Acc Bas 2010 Mod4

Mdulo 4: Formularios e informes
Material de estudio
Pontificia Universidad Catlica del Per 1

Jorge Lus Caldern Valverde
ndice
Tema 1: Diseo de formularios ........................................................................................... 3

1.1 Creacin de formularios ................................................................................................ 3
1.1.1 Qu es un formulario?................................................................................... 3
1.1.2 Cmo crear un formulario utilizando el asistente? ......................................... 4
1.1.3 Cmo crear un formulario sin asistente? ....................................................... 8
1.1.4 Cmo manejar los campos y elementos dentro de un formulario? .............. 11
Ejercicio sugerido 1..................................................................................................... 13
1.2 Controles y propiedades de los formularios ................................................................ 13
1.2.1 Qu son los controles de un formulario? ..................................................... 13
1.2.2 Cules son los principales controles? ......................................................... 14
1.2.3 Principales propiedades del formulario .......................................................... 15
1.2.4 Cmo crear cuadros combinados?.............................................................. 17
1.2.5 Cmo crear botones de comando? ............................................................. 21
1.3 Creacin de subformularios ........................................................................................ 23
1.3.1 Cmo creamos un subformulario utilizando asistente? ............................... 23
Tema 2: Diseo de Informes ............................................................................................. 28
2.1 Creacin de informes sencillos utilizando el asistente para informes .......................... 28
2.1.1. Qu es un informe?..................................................................................... 28
2.1.2. Cmo crear un informe mediante el asistente? ........................................... 28
2.2 Personalizacin de informes ....................................................................................... 33
2.2.1. De qu se compone un informe? ................................................................ 33
2.2.2. Cmo mover elementos dentro del informe? ............................................... 35
2.2.3. Cmo insertar un logotipo en el encabezado de pgina? ............................ 35
Tema 3: Importacin y Exportacin de Datos .................................................................. 37
3.1 Importacin de datos mediante MS Excel ................................................................... 37
3.1.1. Importacin Copiando y Pegando ................................................................. 37
3.1.2. Usando Datos Externos ................................................................................ 38
3.2 Exportacin de datos a MS Excel y MS Word ............................................................. 41
2 Instituto de Informtica - INFOPUC

Manejo de Base de Datos con MS Access
Tema 1: Diseo de formularios
1.1 Creacin de formularios
Hasta el momento hemos ingresado la informacin a travs de las tablas que se han ido
creando, lo cual, si bien es una forma de hacerlo no es la ms ptima. Los formularios son
interfaces entre el usuario y la informacin que nos permiten manejar esta ltima en un
entorno agradable y eficiente, todo esto a travs de controles que manejamos a diario en el
sistema operativo (botones, listas, cuadros de texto, etc.). En esta seccin aprenderemos los
pasos iniciales para crear un formulario y reconoceremos las secciones ms importantes de
stos en su diseo.
1.1.1 Qu es un formulario?
Como se dijo anteriormente, ingresar la informacin a travs de las tablas que se
han ido creando, no representa la manera ms ptima de llevarlo a cabo. As, la
mejor forma de hacerlo es a travs de un formulario. Un formulario es un objeto de
Microsoft Access en donde se colocan objetos, llamados controles, los cuales
sirven para introducir, presentar y editar datos en los campos de tablas o consultas.
En el siguiente ejemplo veremos un formulario clsico donde encontraremos:
a. Selector de registro
b. Botones de desplazamiento
c. Etiqueta
d. Cuadro de texto
e. Cuadro combinado

En el ejemplo anterior se muestran solo algunos elementos. Existen

muchos ms controles que se pueden incluir, como botones de
comando, imgenes, listas, casillas de verificacin, etc.
1.1.2 Cmo crear un formulario utilizando el asistente?

A continuacin veremos la forma de crear un formulario utilizando el asistente para
formularios, lo que tal vez sea la manera ms sencilla de hacerlo:
1. Haga clic en la cinta Crear y, a continuacin, De la lista Ms formularios

escoja Asistente para formularios.
2. En el cuadro de dilogo Asistente para formularios seleccione la tabla que

desea utilizar en el formulario de lista Tablas/Consultas.
3. De la lista Campos disponibles seleccione los campos que desea que
aparezcan en el formulario y pselos a la lista Campos seleccionados
utilizando el botn .
Si desea todos los campos puede utilizar el botn .

Tambin puede usar los botones o para regresar los
campos a la lista Campos disponibles.

3 4
4. Haga clic en el botn Siguiente >.

5. En la siguiente ventana deber escoger la distribucin de la informacin en el
formulario.

Vamos a ver los tres principales tipos de distribucin:
Distribucin En columnas
Distribucin Tabular
Distribucin Hoja de datos

7. Ahora, escoja el estilo que desea dar a su formulario, este estilo no incide en
el funcionamiento del formulario pero s en la forma como se presentar la
informacin.


9. En la siguiente ventana escriba el ttulo que tendr el formulario.
10. Escoja si desea ingresar informacin en el formulario o entrar al diseo.
11. Haga clic en Finalizar.
1
0
1
1
1
2

Dependiendo de lo que haya escogido en el punto 11 nos podemos

encontrar en la Vista Diseo o en la Vista Formulario. Para pasar de
una vista a otra puede usar la cinta Diseo Vista Formulario.
12. Si se encuentra en la Vista Formulario observar, la siguiente ventana:
Le sugerimos que revise el Demo Creacin de formularios utilizando el

asistente, que se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP.
1.1.3 Cmo crear un formulario sin asistente?

En el punto anterior hemos aprendido a crear un formulario utilizando el asistente,
sin embargo, hay ocasiones en las cuales el asistente, por alguna razn, no est
instalado en nuestra PC. Son en estos casos cuando debemos recurrir a esta
segunda posibilidad para crearlo, lo cual no es tan sencillo como tener el asistente
pero tampoco es complicado. Veamos cules son los pasos para lograr nuestro
objetivo:
1. En el panel de exploracin, haga clic en la cinta Crear y, a continuacin, haga

clic en el botn Diseo de formulario.
2. Haga clic en Aceptar.

3. Haga clic en el botn Hoja de propiedades de la cinta Diseo.
4. En el panel de propiedades escoja de la lista Origen de registro la tabla o

consulta a utilizar en el formulario.
5. Haga clic en el botn Agregar campos existentes de la cinta Diseo.
6. En la Vista Diseo. Adems, tendr a disposicin los campos, a travs de la

Lista de campos, tal como veremos a continuacin.
Seccin Lista de
Detalle campos

Si no aparece la lista de campos puede usar la cinta

Diseo Agregar campos existentes.
7. Arrastre los campos que desea incluir en el formulario desde la lista de

campos hacia la seccin Detalle del formulario.
Trate de arrastrar los campos al centro del formulario para que

las etiquetas no se sobrepongan con los cuadros de texto.
El resultado despus de agregar los campos deber ser como el que se

muestra a continuacin:

8. Escoja el botn Autoformato de la cinta Organizar para aplicar un estilo

de formato al formulario (paso 8 de la pregunta Cmo crear un formulario
utilizando el asistente?).
1.1.4 Cmo manejar los campos y elementos dentro de un formulario?

Una vez que hemos agregado los campos al formulario debemos tener en cuenta
algunas acciones que nos van a permitir la mejor presentacin de la informacin.
As tambin, todas estas acciones las debemos realizar en la Vista Diseo (cinta
Diseo, lista Ver, comando Vista Diseo).
Seleccionar un campo:
Normalmente un campo se compone de un cuadro de texto y una etiqueta (vea la
pregunta Qu es un formulario?). Para poder seleccionar estos elementos
debemos hacer lo siguiente:
1. Haga un clic dentro del cuadro de texto o etiqueta. Cuando un elemento est
seleccionado se muestran 6 cuadrados pequeos alrededor de este.
2. Puede seleccionar varios elementos manteniendo presionada la tecla SHIFT y
haciendo clic en los elementos que desea seleccionar.
Elemento
seleccionado

Cambiar el formato de texto a un elemento

1. Seleccione el elemento.
2. Cambie el tipo de letra, tamao, estilo, color, borde, etc., utilizando para ello la
cinta Diseo.
Cambiar el tamao de un elemento

2. Arrastre el elemento a partir de cualquiera de los cuadrados pequeos
(observe que aparece un puntero de la forma de una flecha).
Mover un elemento
2. Arrastre el elemento a partir de cualquier borde sin colocarse encima de los
cuadrados (observe que aparece un puntero de la forma de una mano
extendida). Normalmente al realizar esta accin se mueve el campo con la
etiqueta.
3. Si desea mover un elemento de forma independiente deber arrastrar desde

el cuadrado grande ubicado en la parte superior izquierda del elemento.
4. Si desea mover un elemento de forma independiente deber arrastrar desde
el cuadrado grande ubicado en la parte superior izquierda del elemento.
Cambiar el texto de una etiqueta

1. Seleccione la etiqueta.
2. Presione la tecla F2 o haga otro clic dentro de la etiqueta.
3. Escriba el nuevo texto.
4. Presione la tecla Enter.

Solo cambie el texto a las etiquetas. Los textos de los campos son la
referencia del nombre de los campos en la tabla; si los cambia, esta
referencia se pierde. Para eliminar un elemento haga clic en l y
presione la tecla Suprimir.
Le sugerimos que revise el Demo Tamao y alineacin de los

campos, el cual se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP.
Ejercicio sugerido 1
Descargue la base de datos Personal_3.accdb que se encuentra en la
plataforma educativa Paideia PUCP y cree un formulario para la tabla
Unidades. Tome en cuenta el manejo de campos y elementos.
1.2 Controles y propiedades de los formularios
Una vez que se ha creado un formulario y que se han incluido los campos podemos dar un
refinamiento a este trabajando con las propiedades o incluyendo otros controles como
botones o cuadros combinados. A continuacin veremos las acciones bsicas para incluir
estos elementos y poder manejar correctamente sus propiedades.
1.2.1 Qu son los controles de un formulario?

Todo elemento que se agregue a un formulario se denomina control. Hasta el
momento hemos visto cuadros de texto y etiquetas, pero existen muchos ms:
grupo de opciones, botn de opcin, casilla de verificacin, botn de alternar,
cuadro combinado, cuadro de lista, botn de comando, imagen, marco de objeto
dependiente, marco de objeto independiente, subformulario, rectngulo y controles
personalizados ActiveX.
Toda la informacin de un formulario est contenida en los controles. Los controles

son objetos de un formulario o informe que muestran datos, realizan acciones o
decoran el formulario o el informe. Por ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto en
un formulario o informe para mostrar datos, un botn de comando en un formulario
para abrir otro formulario, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar
controles con el fin de hacerlos ms legibles.

Estos controles los podemos ubicar en la seccin Controles de la cinta Diseo.

Observe que existen dos botones que no son controles pero que son de utilidad en
el manejo de los mismos: Seleccionar y Utilizar Asistentes para controles, el ltimo
de los cuales se activa o desactiva haciendo clic en l.
Seleccin
Asistente para
controles
1.2.2 Cules son los principales controles?

A continuacin mencionaremos los controles ms utilizados en los formularios:
Etiquetas
El usuario utiliza etiquetas en un formulario o informe para presentar texto de tipo
descriptivo, como ttulos, rtulos o breves instrucciones. Las etiquetas no presentan
valores de campos o expresiones; siempre son independientes y no cambian
cuando cambia de un registro a otro. Normalmente aparecen adjuntas a los campos
pero pueden incluirse a travs del botn del cuadro de herramientas.
Etiqueta independiente
Etiquetas dependientes
Cuadros de texto
Los cuadros de texto se utilizan en un formulario para presentar los datos de una
tabla. Normalmente los cuadros de texto presentan los datos de un campo, a estos
se les denomina Dependiente, en contraparte los cuadros de texto tambin pueden
ser independientes. Por ejemplo, puede crear un cuadro de texto Independiente
para presentar los resultados de un clculo. Los datos de un cuadro de texto
independiente no se guardan en ningn sitio.
Cuadros de texto dependientes
Cuadro de texto independiente

Cuadros combinados
En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que
recordar un valor para ingresarlo por teclado. Con un cuadro combinado, podemos
hacer una de las dos cosas sin utilizar demasiado espacio en un formulario. Un
cuadro combinado es un cuadro de texto y un cuadro de lista combinados, es decir,
puede escoger un valor o escribirlo.
Botones de comando
Un botn de comando se utiliza en un formulario para iniciar una accin o un
conjunto de acciones. Por ejemplo, puede crear un botn de comando que abra otro
formulario o para que cierre este.
1.2.3 Principales propiedades del formulario

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las caractersticas
de los diferentes elementos dentro de un formulario. Al igual que los objetos de la
vida real, en las propiedades se determinan su estructura, aspecto y
comportamiento, as como las caractersticas del texto o los datos que contiene.
Las propiedades se establecen mediante la Hoja de propiedades. As por ejemplo,
la siguiente figura muestra la hoja de propiedades del formulario, observe que estas
estn agrupadas en fichas para un mejor manejo.

Para acceder a las propiedades del formulario deber seguir los siguientes pasos:
1. Abra el formulario en Vista Diseo.

2. Haga clic en el Selector de formularios ubicado en la parte superior izquierda.
Selector de formularios
3. Escoja el comando Hoja de Propiedades de la cinta Diseo
Tambin puede acceder a las propiedades haciendo doble clic

en el Selector de formularios
A continuacin veremos las propiedades ms importantes del formulario:
Propiedad Ficha Descripcin

Ttulo Formato Ttulo que aparecer en la barra de ttulo
de la ventana cuando el formulario est
en vista Hoja de Datos.
Selectores de registro Formato Indica si se muestra o no el selector de
registro en el formulario.
Botones de Formato Indica si se muestran o no los botones de
desplazamiento desplazamiento (ir a primer registro, ir a
anterior, ir a siguiente, ir a ltimo, etc.).

Propiedad Ficha Descripcin

Separadores de registro Formato Indica si se muestra o no la lnea que
separa a cada registro.
Imagen Formato Indica la imagen de fondo que tendr el
formulario (debe escoger la imagen
haciendo clic en el botn ).
Origen del registro Datos Indica de dnde se obtendrn los datos
del formulario. Puede escoger una tabla,
consulta o puede generar su origen
haciendo clic en el botn
Permitir ediciones Datos Indica si se permitirn ediciones de los
datos dentro del formulario.
Permitir eliminacin Datos Indica si se permitirn eliminar registros
dentro del formulario.
Permitir agregar Datos Indica si se permitirn agregar nuevos
registros dentro del formulario.
Le sugerimos que revise el Demo Aplicacin de propiedades

del formulario, el cual se encuentra en la plataforma educativa
Paideia PUCP.
1.2.4 Cmo crear cuadros combinados?

1. Asegrese de que el botn de asistente para controles est activado en el
cuadro de herramientas.
2. Haga clic en el botn Cuadro combinado de la cinta Diseo.
3. Haga un clic en un lugar vaco dentro del formulario.
4. En la ventana Asistente para cuadros combinados, escoja la opcin Deseo
que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta.
5. Haga clic en Siguiente >.

6. Escoja la tabla o consulta de donde se obtendr la informacin.

8. Pase a la lista Campos seleccionados los campos que desea mostrar en la

lista, incluyendo los datos que se almacenarn (por lo general, es la clave
principal).

10. Si su versin de Office es 2003, puede ordenar la lista escogiendo uno o ms

campos
12. Especifique el ancho de las columnas arrastrado desde el lmite derecho de

estas. Normalmente la clave principal se oculta, pero mantenga esta opcin
as.

14. Seleccione la opcin Almacenar el valor en el campo y escoja de la lista el

campo en donde se almacenar la informacin (el valor almacenado es el
correspondiente al primer campo de la lista de Campos seleccionados en la
tercera ventana del asistente).
16. Escriba una etiqueta para el cuadro combinado.

1.2.5 Cmo crear botones de comando?

1. Asegrese de que el botn de asistente para controles est activado en el
cuadro de herramientas.
2. Haga clic en el botn: Botn de comando de la cinta de opciones diseo.
3. Haga un clic en un lugar vaco dentro del formulario.

4. En la ventana Asistente para botones de comando escoja la categora y
dentro de estas la accin que desea realizar, por ejemplo, Buscar registro.

6. Elija si desea mostrar un texto o una imagen. En el primer caso escriba el

texto que aparecer en el botn y en el segundo escoja la imagen.
8. Escriba un nombre para identificar al botn cuando trabaje en una macro o

mdulo (programacin). Si lo desea puede dejarlo con el nombre propuesto.
Le sugerimos que revise el demo Creacin de cuadros combinados, el

cual se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP.
Descargue la base de datos Personal_3.accdb de la carpeta Insumos
en la seccin Documentos del Campus Virtual PUCP. Abra en Vista
Diseo el formulario de Unidades y cree en l los siguientes botones:
Ir al primer registro
Ir al registro anterior
Ir al registro siguiente
Ir al ltimo registro
Adems, busque en las propiedades del formulario Botones de
desplazamiento y colquelos en No.

1.3 Creacin de subformularios
Una de las ventajas de trabajar con formularios es que podemos almacenar informacin en
varias tablas relacionadas a la vez. Una manera de poder realizar esta tarea es a travs de
los subformularios, los cuales nos permiten incrustar un formulario dentro de otro.
1.3.1 Cmo creamos un subformulario utilizando asistente?

Lo primero que debemos tener es un formulario creado al cual denominaremos
Formulario principal. Adems debemos asegurarnos que existe una relacin entre
la informacin que maneja el formulario principal y el formulario a incrustar.
Por ejemplo, si tenemos una tabla que almacena cabeceras de facturas (Nmero de
factura, fecha de emisin y cdigo del cliente) y una que guarda las cantidades y
productos vendidos en cada factura (detalle de la factura), podran funcionar muy
bien con el esquema de subformularios.
Observe en la siguiente ilustracin como se relacionan estas dos tablas:
Ahora para aplicar el subformularios debemos crear el formulario principal de la

tabla Facturas (Observe que hemos dejado un espacio debajo de los tres campos).
Ahora, en la vista Diseo seguiremos los siguientes pasos

1. En la cinta Diseo haga clic en el botn Subformulario, dentro de la seccin

Controles.
2. Forme un rectngulo debajo de los tres campos insertados (Observe que el

puntero del ratn tiene la forma del control.
3. Observe que aparece el denominado asistente para subformularios.

4. En la primera pantalla usted podr elegir entre una tabla u otro formulario
como fuente de datos para el subformulario a crear, en nuestro ejemplo
usaremos la opcin usar tablas y consultas existentes.

5. Haga clic en Siguiente y en la segunda pantalla elija la tabla y los campos de

la tabla correspondiente al formulario incrustado, en nuestro ejemplo sera
Detalle. Luego haga clic en Siguiente.
6. Ahora deber establecer la relacin que existe entre el formulario principal y

el subformulario. Access tratar de encontrar dicha relacin, tal como se
muestra en la siguiente imagen.
7. Si es que no estamos seguros de la relacin que establece Access podemos

definir la relacin haciendo clic en la opcin Definir la ma propia. Una vez que
definimos la relacin hacemos clic en Siguiente.

8. Por ltimo, le indicaremos cual ser el nombre que se le dar al formulario

(ese nombre tambin ser nombre del formulario que se crear
automticamente y la etiqueta que se mostrar en el formulario principal.
Hacemos clic en Finalizar.
9. Observe el diseo del formulario en donde observar un formulario

incrustado, al hacer clic en la vista Formulario observar que por cada registro
del formulario principal solo se muestran los registros relacionados en el
formulario incrustado (subformulario).

No olvide verificar que el asistente para controles est activo al

momento de crear el subformulario.

Tema 2: Diseo de Informes
2.1 Creacin de informes sencillos utilizando el asistente para

informes
En esta parte aprender a elaborar reportes sencillos utilizando el asistente para informes. A
travs de este proceso podr agrupar, ordenar y seleccionar informacin y mostrarla de
forma clara y ordenada.
2.1.1. Qu es un informe?
Un informe es un medio de Microsoft Access que permite presentar la informacin
de una base de datos a travs de una interfaz preparada, en especial, para imprimir
dicha informacin de manera clara y ordenada. Esta informacin puede ser sujeta a
agrupamientos y ordenamientos definidos por los usuarios. Para acceder a los
informes debemos ubicarnos en la seccin Informes dentro del panel de
exploracin, tal como se muestra a continuacin:
2.1.2. Cmo crear un informe mediante el asistente?

Veamos a continuacin la forma en la cual creamos un informe mediante el
asistente. Siga los pasos detallados a continuacin:
1. En la cinta Crear haga clic en el botn Asistente para informes.

2. En la pantalla que se muestra a continuacin deber pasar los campos que

se quiera mostrar en el informe, desde la lista Campos disponibles, hacia la
lista Campos seleccionados. Para realizar esta accin deber utilizar los
botones pasar uno , pasar todos , regresar uno y regresar
todos .
3. Una vez que tenga todos los campos que desea mostrar en el informe dentro
de la lista Campos seleccionados haga clic en el botn Siguiente.
4. En la siguiente pantalla seleccione un campo por el cual desee agrupar la
informacin y haga clic en el botn . Observe la vista preliminar que
aparece al lado derecho del cuadro de dilogo.
5. Una vez que haya agregado los campos necesarios haga clic en el botn
Siguiente.

6. En la ventana que se muestra a continuacin podr escoger un ordenamiento

a aplicar dentro del informe, el cual puede ser ascendente o descendente.
Para ello, haga clic en los botones o
respectivamente. Puede ordenar hasta por cuatro campos.
Puede, de forma opcional, colocar un resumen al final de cada

grupo de la informacin mostrada haciendo clic en el botn
Opciones de resumen (vea la imagen anterior). En el cuadro de
dilogo Opciones de resumen, el asistente mostrar los campos
de tipo numrico y en ellos podr escoger el tipo de resumen:
suma, promedio, mximo o mnimo valor. Observe la siguiente
imagen, donde se indica que se muestre al final de cada unidad
el promedio del nmero de hijos:
7. Una vez que haya escogido los campos a ordenar haga clic en Siguiente.

8. En la siguiente ventana deber escoger una distribucin adecuada a la

cantidad de informacin que se va a mostrar. Haga clic en una de las
opciones de la seccin Distribucin. Si tiene muchos campos a mostrar se
recomienda utilizar la distribucin Alinear a la izquierda 1 o Alinear a la
izquierda 2.
9. Si los campos son numerosos tambin puede cambiar la orientacin de la
pgina en la seccin Orientacin.
10. Una vez escogidas estas opciones, haga clic en el botn Siguiente.
11. A continuacin deber escoger el estilo que desea aplicar al formato del
informe. Estas opciones son muy tiles debido a que nos ahorran mucho
tiempo en la aplicacin de formatos (tipo de letra, tamao, lneas, colores,
etc.). Solo escoja un estilo de la lista de la parte derecha y haga clic en el
botn Siguiente.
1
1

12. Finalmente deber asignar un ttulo al informe, el cual tambin ser el nombre
con el que se guardar. Este ttulo debe ser bastante explcito, debido a que
se mostrar en el encabezado del informe.
1
2
1
3
13. Haga clic en Finalizar. Es aqu donde observar el resultado, es decir, la vista
preliminar del informe. Observe la siguiente imagen:
Ttulo del informe
Encabezado de
grupo
Detalle
Resumen
14. Al encontrarse en la vista preliminar podr observar la cinta Vista preliminar,

la cual detallamos a continuacin:

Botn Sirve para
Cerrar y pasar a la Vista Diseo del

informe para realizar cambios en los
campos o formato.
Imprimir el informe.
Cambiar la visualizacin del informe (ms

pequeo o ms grande).
Visualizar en una pantalla una, dos o ms

pginas.
Configurar la impresin, como los

mrgenes u orientacin de la pgina.
Llevar la informacin a un documento de

Word o un libro de Excel.
Le sugerimos que revise el Demo Creacin de informes, el cual

se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP
2.2 Personalizacin de informes
Una vez que hemos creado el informe mediante el asistente es probable que se requiera
hacer algunos ajustes en el diseo, tales como agregar un logotipo o mover algn campo.
A continuacin veremos algunas de estas opciones.
2.2.1. De qu se compone un informe?

Cuando nos encontramos en la vista preliminar de un informe podemos pasar a la
Vista Diseo haciendo clic en el botn . Una vez en la Vista Diseo

encontraremos que el informe se compone de varias partes denominadas

Secciones, las cuales son:
1. Encabezado y pie de informe: en esta seccin se insertarn todos los

elementos que quisiramos aparezcan solo al comienzo del informe, tiene su
complemento en el pie del informe.
2. Encabezado y pie de pgina: en estas secciones se va a insertar todos los
elementos que quisiramos aparezcan al inicio y al final de cada pgina del
informe.
3. Encabezado de grupo: cuando en el asistente hemos escogido uno o varios
campos para agrupar la informacin, cada uno de estos forma un
Encabezado de grupo, el cual se identifica con el texto Encabezado [nombre
del campo], por ejemplo: Encabezado Cdigo de Unidad. En esta seccin se
muestra toda la informacin que aparecer al iniciar cada grupo.
4. Detalle: en esta seccin se muestra la informacin correspondiente a cada
grupo, generalmente se muestra de forma horizontal.
5. Pie de Grupo: en contraparte al encabezado de grupo, aqu se muestra la
informacin que aparecer al finalizar cada grupo, por lo general un resumen
(estas caractersticas se configuraron en Opciones de resumen).
2
3
Observe que en el ejemplo el Encabezado de pgina aparece

pegado al Encabezado de grupo. Si desea cambiar el tamao de
una seccin puede ubicar en la parte inferior de la seccin y
arrastrar el puntero del ratn (mouse).

2.2.2. Cmo mover elementos dentro del informe?

Para mover elementos (etiquetas o cuadros del texto) dentro del informe deber
hacer lo siguiente:
1. Seleccione el elemento que desea mover. Haciendo un clic dentro del

elemento, observe que aparecen unos pequeos cuadrados alrededor del
elemento.
2. Ubique su puntero del ratn (Mouse) justo encima del cuadrado ms grande,
ubicado en la parte superior izquierda y a partir de all mueva el elemento.
3. Si desea cambiar el tamao del elemento puede arrastra a partir del cualquier
cuadrado pequeo.
4. Si desea eliminar bastar con seleccionar el elemento y presionar la tecla
SUPR o DEL.
Si desea cambiar el formato de un elemento seleccinelo y utilice

los elementos de la cinta Diseo.
2.2.3. Cmo insertar un logotipo en el encabezado de pgina?

Si deseamos insertar un logotipo o una imagen en general dentro del informe
debemos seguir los siguientes pasos:
1. Haga clic en la cinta Diseo logotipo.

2. Selecciones del cuadro de dilogo Insertar imagen la imagen que desea
insertar.

3. Una vez insertada la imagen cambie el tamao y ubquela en la seccin

deseada.
Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos realizar
el siguiente ejercicio:
Cree, en la base de datos Personal_3.accdb, un informe de acuerdo a
los procedimientos descritos en este tema, e inserte una imagen como
logo.

Tema 3: Importacin y Exportacin de Datos
En esta parte aprender dos temas sencillos pero bastante tiles: Importacin y Exportacin
de Datos. En el caso de la importacin usaremos MS Excel y lo llevaremos a MS Access, en
el caso de la exportacin pasaremos la informacin a MS Word y MS Excel
3.1 Importacin de datos mediante MS Excel
Existen dos maneras de importar informacin desde Excel que detallaremos a continuacin:
3.1.1. Importacin Copiando y Pegando

La opcin ms sencilla para pasar informacin es seleccionando la informacin en
Excel y pegndola en la tabla de Access tal como se describe a continuacin:
1. Ingrese a MS Excel y seleccione los datos a importar sin considerar las

cabeceras.
2. Regrese a MS Access y abra la tabla en donde va a pegar la informacin.
3. Seleccione la ltima fila de la tabla (fila correspondiente a un nuevo registro) y

haga clic en Pegar.
4. Aparecer un mensaje indicando la cantidad de registros a pegar.

5. Haga clic en S y vea los resultados.
Recuerde que lo que va a pegar debe coincidir con el nmero de

campos de la tabla destino.
3.1.2. Usando Datos Externos

Otra opcin es utilizando la ficha Datos Externos:
1. Ingrese a MS Excel y Nombre el rango de datos.
2. Guarde el archivo y en MS Access ubquese en la ficha Datos externos, seccin

Importar y vincular. Haga clic en el botn Excel.

3. En la ventana Obtener datos externos: Hoja de clculo de Excel ubique el

archivo (a), escoja la segunda opcin (b) y elija la tabla en donde se importarn
los datos (c). Haga clic en Aceptar.
4. Escoja la opcin Mostrar rangos con nombre y escoja el rango creado en el

punto 1. Haga clic en Siguiente.

5. Si fuera necesario podr escoger si la primera fila contiene los encabezados de

los campos (si coincide con los campos de la tabla esta opcin aparecer
desactivada. Haga clic en Siguiente.
6. Finalmente confirme el nombre de la tabla en donde se importarn los datos y

haga clic en Finalizar.

7. Observe los resultados abriendo la tabla.
Si algn registro no se pudo importar, aparecer en una tabla

especial llamada errores de pegado.
3.2 Exportacin de datos a MS Excel y MS Word
Si bien podemos exportar datos usando el clsico copiar pegar datos, podemos hacer
a travs de la ficha Datos externos de la siguiente manera:
1. Seleccione la tabla a exportar.
2. En la ficha Datos externos haga clic en los botones Excel o en la lista Mas escoja
Word.
3. Segn lo que haya escogido coloque un nombre al archivo (a) y en formato (b).

4. Abra el archivo exportado y compruebe el resultado.
Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos realizar
el siguiente ejercicio:
En la base de datos Personal_3.accdb exporte una de las tablas a
Excel, cambie los registros exportados por nuevos datos en la hoja de
clculo exportada e imprtela a la base.

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Mdulo 4: Formularios e informes

Pontificia Universidad Catlica del Per 1

Tema 1: Diseo de formularios ........................................................................................... 3

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Tema 1: Diseo de formularios

1.1 Creacin de formularios

En el siguiente ejemplo veremos un formulario clsico donde encontraremos:

Pontificia Universidad Catlica del Per 3

En el ejemplo anterior se muestran solo algunos elementos. Existen

1.1.2 Cmo crear un formulario utilizando el asistente?

1. Haga clic en la cinta Crear y, a continuacin, De la lista Ms formularios

2. En el cuadro de dilogo Asistente para formularios seleccione la tabla que

Si desea todos los campos puede utilizar el botn .

4 Instituto de Informtica - INFOPUC

4. Haga clic en el botn Siguiente >.

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Vamos a ver los tres principales tipos de distribucin:

Distribucin Hoja de datos

6. Haga clic en el botn Siguiente >.

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8. Haga clic en el botn Siguiente >.

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Dependiendo de lo que haya escogido en el punto 11 nos podemos

12. Si se encuentra en la Vista Formulario observar, la siguiente ventana:

Le sugerimos que revise el Demo Creacin de formularios utilizando el

1.1.3 Cmo crear un formulario sin asistente?

1. En el panel de exploracin, haga clic en la cinta Crear y, a continuacin, haga

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3. Haga clic en el botn Hoja de propiedades de la cinta Diseo.

4. En el panel de propiedades escoja de la lista Origen de registro la tabla o

5. Haga clic en el botn Agregar campos existentes de la cinta Diseo.

6. En la Vista Diseo. Adems, tendr a disposicin los campos, a travs de la

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Si no aparece la lista de campos puede usar la cinta

7. Arrastre los campos que desea incluir en el formulario desde la lista de

Trate de arrastrar los campos al centro del formulario para que

El resultado despus de agregar los campos deber ser como el que se

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8. Escoja el botn Autoformato de la cinta Organizar para aplicar un estilo

1.1.4 Cmo manejar los campos y elementos dentro de un formulario?

Pontificia Universidad Catlica del Per 11

Cambiar el formato de texto a un elemento

Cambiar el tamao de un elemento

3. Si desea mover un elemento de forma independiente deber arrastrar desde

Cambiar el texto de una etiqueta

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Le sugerimos que revise el Demo Tamao y alineacin de los

1.2 Controles y propiedades de los formularios

1.2.1 Qu son los controles de un formulario?

Toda la informacin de un formulario est contenida en los controles. Los controles

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Estos controles los podemos ubicar en la seccin Controles de la cinta Diseo.

1.2.2 Cules son los principales controles?

Cuadros de texto dependientes

Cuadro de texto independiente

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1.2.3 Principales propiedades del formulario

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1. Abra el formulario en Vista Diseo.

3. Escoja el comando Hoja de Propiedades de la cinta Diseo

Tambin puede acceder a las propiedades haciendo doble clic

A continuacin veremos las propiedades ms importantes del formulario:

Propiedad Ficha Descripcin

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