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31/03/2016 Implantaode5Semescritrios

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Metodologiade Implantaode5Semescritrios
Implantao

1.VisoGeralda Aprticado5Semambientesadministrativossemprefoiumtemapolmico.Orasequestionasobreopotencialrealde
Implantao ganhonestesambientes.Ora,seistonoseriaumaagressoacriatividadeeataliberdadedosprofissionaiscomfunes
puramenteadministrativas.Averdadequeforadosambientesindustriais(denominadasaquicomoreasoperacionais)o
2.Estruturaoparaa 5Stempoucaaceitaoelongevidade,atmesmonoJapoondeteveorigemesteprocessoeducacional.
Implantao
Particularidadesdasreasadministrativas
3.Preparativosparaa
Implantao
Noambienteadministrativo,o5Smereceumaabordagemespecficaemrelaoaodasreasoperacionais.Atabela1
4.Treinamentos mostraasprincipaisdiferenasentreestesdoistiposdereas(operacionaiseadministrativas),justificandose,portanto,um
introdutrios tratamentodiferenciadoparaaimplementaodasaesde5S.

5.Preparativosparao
Lanamento

6.Planejarreasde
descarte

7.Execuodo
Lanamentodo5S

8.Sistemticaparaa
prticados3S

9.Planejamentode
auditoriasde5S

10.Atividades
promocionaisapso
Lanamentodo5S

11.Divulgaode
resultadose
estabelecimentodemetas

12.Sistemticade
Reconhecimento

13.Planejamentopara
implementaodosltimos
s

14.Implantaode5Sem
escritrios

PerguntaseRespostas

Iniciode
Implantao

Como
Escolhero Principaisatividadesebenefciosdo5Semreasadministrativas
Gestor
Seiri
Dificuldades
daImplantao Principaisatividades

Preocupaes Descartederecursosedocumentosobsoletos
Iniciais Reduodepapissobremesasearmrios
Reduo do consumo de itens de escritrio (caneta, papel, tinta de impressora, toner de copiadora, energia para
Quala iluminaoearcondicionado,coposdescartveis,etc.).
amplitudede
atuaodo5S
Principaisbenefcios

Quala
Reduo,eateliminao,dodesperdcio
diferenade5S
para Melhorutilizaodosespaos.
Housekeeping?
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Housekeeping?
Seiton
Qualopapel
doNmero Principaisatividades
1?
Revisodolayout
Quaisas Identificaoesinalizaodecompartimentoseambientes
preocupaes
Definiodelocaisdeguarda
iniciaisparaa
implantaodo Ordenaodosrecursosedosdocumentosnasmesas,armrioselocaisfechados.
5S?
Principaisbenefcios
Apso
Lanamento Reduodotempoedosdesgastesfsicosementaisparaacessarquiloquesedeseja,gerandomaiorprodutividade.

Comoas Seiso
empresasse
comportam Principaisatividades
apso
Lanamento
Reciclagemdepapis
Coletaseletiva
Comopraticar
Manutenodalimpezaemespaosdeusocoletivocomosaladocaf,copiadoras,reunioebanheiros.
oSeiri
Principaisbenefcios
Comopraticar
oSeiso
Imagempositivadoambiente
Comopraticar Bemestar,incluindoosespaoscoletivos.
oSeiton
Seiketsu
Auditorias
Principaisatividades
Comoauditar
oSeiketsu Padronizaodeidentificaesesinalizaes
Avaliaodaergonomiaorganizaodosarquivosvirtuais
Comoauditar Definioderegrasdeconvivncia
oSEITON? Campanhasvoltadasparaasadenorelacionadaaotrabalho(obesidade,dependnciaqumica,sedentarismo,stress,
integraodogrupo,etc.).
Comoauditar
oSeiri Principaisbenefcios

Comoauditar Estabelecimentoderegrasquebeneficiamspessoas
oSeiso Preocupaocomahigienedotrabalho(ergonomia)
Ampliaodo5Sparaosmeiosvirtuais.
Comoauditar
oShitsuke
Shitsuke

Comofazer
Principaisatividades
umaanlise
dosresultados
Levantamentodesatisfaodosclientesinternoseexternos
Como Cumprimentosderegrasdeconvivncia
procederantes Manutenodaordemedalimpeza
daauditoria Tratamentoadequadoparaosarquivosvirtuais

Como Principaisbenefcios
procederaps
aconclusoda Maiorotimizaodotempoemfunodeumamaiorpontualidade
auditoria Liberaodetempoparaatividadespessoaisforadohorriodetrabalho
Aumentodasatisfaodosclientesinternoseexternos
Como Desenvolvimentodeespritodeequipe
procederaps
avisitada
auditoria Estratgiaparaaprticado5Semreasadministrativas

Como Aestratgiaparaestimularaprticasistemticado5Semreasadministrativaspodeserdivididaemduasdimenses:
proceder
durantea 1aDimenso5SdoAmbienteAdministrativo
auditoria
Soasprticasdo5Sdesenvolvidasemtudooquematerial,ouseja,noambientefsico.umaboaformaparainiciaro5S
Como por conta das mudanas evidentes do ambiente e por fazer com que as pessoas usem seus sentidos naturais como
procederno mecanismodeaprendizagememotivao.
fechamentoda
auditoria
2a.Dimenso5SdaFunoAdministrativa

Oqueuma
Soasprticasdo5Sdesenvolvidasemtodasasfunesadministrativas.importanteparaqueosganhospotenciaisnas
auditoriade5S
atividadesadministrativasrealmenteocorram,gerandomaiorprodutividade.
Quaisas
benefciosde Aseguirestas2dimensesestodetalhadas.
umaauditoria
de5S 1a.Dimenso5Sdoambienteadministrativo

Quaisas SeiriCombateaodesperdcioderecurso!
caractersticas
deumauditor Dicasdeaplicao
de5S

Quala Analisecadarecursoquevocmantmnoambiente.Retiretodasascoisasedocumentosdasgavetas,armriose
diferenadese outroscompartimentos.Coloquedevoltaapenasoquevocusa.Mantenhaprximodevocapenasoquevocusa
auditaros3Se
commuitafreqnciaenaquantidadeadequada.Oquevocusadevezemquando,deixeemumlocalmais
os5S
afastadoequepossaserusadoporoutraspessoas.Aquiloquevocnousamais,descarteodoambiente,
enviandooparapossveisinteressadosoucolocandoonolixo.Verificarseohistricodeconsumojustificaa
ArtigosHaroldoRibeiro
manutenodaquantidadeobservadanolocal.

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5SAAbasepara Eviteexcessos.Tenhasomenteonecessrioenaquantidadenecessria.
aMelhoria
Contnua Evitedescartaraquiloqueaindapodeserusado.

5SAdministrativo Evitemanternolocaldetrabalhoobjetosoudocumentospessoaisquevocnousacomfreqncia.

Mantenhaasinstalaeseosrecursosemboascondiesdeuso,deformaquenogeremriscosouperdas.
5Scomofator
competitivo
SeitonCombatebagunaeaodesperdciodetempo!
5SeaQualidade
Dicasdeaplicao
5SOAmigoda
Segurana
Umlugarparacadacoisa,cadacoisanoseulugar.Definaolocaldeguardadecadarecursomvel,visandoa
5SOAmigodo facilidadedeacesso,areposio,asegurana,oconfortoeapreservao.Istoincluiobjetospessoaiscomobolsa,
Lean
pasta,casaco,palet,sobretudo,guardachuva,sapatos,etc.
Manufacturing
Guardeosrecursosdeformaquesejafcilasualocalizaovisual.Recursoscolocadosportrs,muitoacimaou
5SOAmigodo muitoabaixodalinhadevisodousurionaposiodep,obrigandooainclinarseousubiremumsuporte(banco
MeioAmbiente
ouescada),dificultamalocalizaovisual.

5SOAmigodo Evitemisturarrecursosdecaractersticasmuitodiferentesoulargarosrecursosteisdiretamentenopisoousobre
TPM armrios.

5SeRH Identifiqueesinalizerecursos,locaisepostosdetrabalhoparaevitarperdadetempoeriscosparavoceparaoutras
pessoasquefreqentamoambienteouutilizamosrecursos.Aidentificaotambmdeveserfeitaparaque
5SemEscritrios substitutoseventuaisouefetivostenhamamesmafacilidadedeacessoquevoc.

5Sna Facilitealocalizaoeoacessoaosrecursosedocumentosfsicos,aperfeioandoaidentificaoesinalizao.
Manuteno
Guardeosrecursosdeacordocomafreqnciadeuso.Aquiloquevocusadevezemquandopodeserguardado
5Sna deformamaiscompactaeemlocaismaisaltos,maisbaixosouportrs,desdequeoacessonocausemaiores
Manuteno transtornosesejaemnomximo30segundos.Aquiloquevocusacomfreqnciadeveseracessadoem,no
mximo,8segundos.
5SnaVida
Pessoal Eviteempilhamentoderecursosdiferentes,umsobreooutro,dificultandooacessoeareposio,facilitandoa
desordem.
5Spara
Quandoovolumeincompatvelcomoespaoreduzaovolume,aumenteoespaoouutilizemelhoroespao
Lideranas
vertical.
5SXPrograma Discutacomosdemaisusuriosdoambienteamelhorformadeorganizarosrecursospermanentesparafacilitaro
deOrdeme
acesso,acirculao,alimpeza,aseguranaeoconforto.
Limpeza

Comofazer5S SeisoCombatesujeira!
nos
Computadores
Dicasdeaplicao
Motivosde
Fracassodo5S
Amelhorpessoaparamanteroambientelimpovoc.Alimpezafeitapeloprpriousuriodoambientecontribui
OMovimentoda paraareduodasujeira,ocombatefontedesujeira,aidentificaoeeliminaodelocaisdedifcilacesso,a
Qualidadeno identificaodeproblemasdeconservao,aidentificaodemalefciosprovocadospelasujeiraeamelhoriado
Brasil ambientedetrabalho.

Mesmoquandoalimpezadoambientefeitaporpessoalespecializado,cabeavocevitarageraodesujeirae
indicarospontosondeasujeiraseesconde.

Useadequadamenteoslocaisdeusocoletivo,comobanheiros,copa,espaodocaf,salasdereunio,mquina
copiadora,impressoracompartilhadas,corredores,etc.Casoestesambientesofereamlimitaesparasemanterem
limpos,procureoresponsveledsugestesdemelhorias(conservao,lixeiras,papel,layout,avisos,odor,
recursosparaalimpeza,tapetes,etc.).Semprequesairdesteslocais,deixeoslimposeorganizados,adequados
paraseremusadosporoutros.

Analiseseaslixeiraseoutroscoletoresderecursosinteisaoambienteparafacilitamamanutenodalimpezaea
remoodomaterialdescartado(quantidade,localizao,conservao,higiene,tipo,tamanho,sinalizao,
identificao,freqnciaderetiradadolixoeprticadacoletaseletiva.Dsugestesdemelhorias.

SeiketsuUmambientedetrabalhomaissaudvel

Dicasdeaplicao

Identifiqueosrecursosdeacordocomumpadro.Casoaindanoexistamalgunsdeles,dsugestes.

DiscutacomaequipeasRegrasdeConvivnciaparaoscomportamentosqueincomodamalgumaspessoas,at
chegaraumconsenso.

Tenhaumapreocupaoefetivaeprativacomrelaosadeehigienedotrabalho.Verifiqueseexistem
problemasdeergonomia.Sehdesconfiana,soliciteumestudodeumespecialista.

Invistanasuasadefsicaemental.Exemplos:Cuidedahigienepessoal(limpezadasroupasecalados,barba,
cabelo,higienebucal,etc.)PratiqueexercciosderelaxamentoPrevinae/oueliminedoenascontradasforado
trabalho(obesidade,dependnciaqumica,cncer,stress,sedentarismo,etc.)Crieohbitodeseintegrarcomoutros
colegasdetrabalho(confraternizaes,torneiodejogos,etc.)Discutacomaequipeumadecoraoadequadapara
oseuambiente(quadros,plantas,fotoseoutroselementosornamentais),etc.

ShitsukeAtitudesdequalidade

Dicasdeaplicao

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Honreasuapalavra.Elasagrada.Cumprarigorosamentetodososcompromissosassumidosnadataehorrio
definidos.Naimpossibilidade,faacontatoomaisrapidamentepossvelcomaspessoasafetadas,tentandocontornar
oatrasoeatestabelecendoumnovoacordo,quandoforocaso.Eviterepetirimpontualidades.

Cumprarigorosamenteosacordos,normaseregrasindependentedecobranas.Aquiloquevocnoconcorda,
apresentesugestesaosresponsveis,masrespeiteoquefoiconsensadoe/oudefinido.

Analiseseassuasatitudesestoprejudicandooutraspessoas,diretaouindiretamente.Sejahumildeetentemudara
formadeagirquandoasuaconscinciareconheceisto.Peaoapoiodaspessoasmaisprximas,poisnofcil
mudarumahbitoadquiridoepraticadoaolongodetodaasuavida.

2a.Dimenso5SdaFunoAdministrativa

Esta dimenso praticada em duas etapas. A primeira envolve os arquivos virtuais e a segunda a prpria funo das
pessoasquetrabalhamemreaadministrativas.Aseguirsoapresentadasasdicasparacadaumadelas.

Etapa15SnocomputadorAs10RegrasdeOuroparafazeroseucomputadorumaFbricaVirtualdeExcelncia!

DicasdeAplicao

1.Oacessoaosarquivosvirtuaisdeveobedeceramesmalgicaqueosarquivosfsicos.
2.Dediqueumdiaparaanalisartodososdocumentosderede,emaileCPU.Excluaaquelesquevocnousa.Para
facilitar,coloqueosemordemcronolgicaesuspeitedaquelesmaisantigos.
3.Verifiqueseosarquivosteisestosalvoscomdenominaesfacilmentecompreensveiseseestoguardadosnos
diretrioapropriados.
4.Dumadenominaoaosarquivosvirtuaisdeformaquesejamreconhecidossemprecisarabrilos.
5.Separeosarquivosparticularesdosarquivosdasuafunoemdiretriosdiferentes.
6.Definaumpadrodedenominaoparatodososarquivosediretrioscompartilhados.
7.Acostumeseemnoguardararquivosdesnecessariamenteemnoacumularemailemcaixasdeentradaemesvaziar
a lixeira em no passar "correntes" em no enviar cpias desnecessariamente e em no arquivar, em dois lugares, os
anexosrecebidos.
8.Dumdestinoefetivonoprimeirocontatocomoemail.Lembresequeesteomomentomaisadequadoparavoc
tratlo.Faaumacrticaquandoreceberemailsdesnecessriosecarregadosdefigurasemquenadaacrescentam.
9.Estabeleaumperodoparafazerumaanlisedosarquivosguardadosbuscandoeliminarosdesnecessrios.
10.Evitedeixarparaodiaseguintearespostaparaosemailrecebidoshoje.

Etapa25SnoFunoAs10RegrasdeOuroparafazerdoseuEscritrioumaFbricadeInformaes

DicasdeAplicao

1.Identifiqueparaque(objetivo)eparaquem(processoseguinte)vocrealizacadaumadesuasatividadesderotina,
iniciandoporaquelasquemaisconsomemoseutempo.
2.Verifiquecomoprocessoseguintequaisasnecessidadesdele(comoeleprecisariaseratendido)edequeformavoc
estatendendoatualmente,levandoemconsideraoosseguintesaspectos:qualidade,meiodeinformaoeprazo.
3.Planejeumaformadeatendloatuandonascausasqueatualmentedificultamoatendimento.Exemplo:
FaltaderecursosProvidencieosrecursosadequados.Senecessrio,discutacomoseulder
Falta de conhecimento ou habilidade Planeje uma forma de corrigir esta deficincia com autoaprendizagem, com
outroscolegase,senecessrio,participandodeumcursoespecfico
DeficinciadeoutrasreasoupessoasComportesecomoumclienteinterno,apresentandosoutrasrease/ou
pessoasassuasnecessidades(qualidade,meiodeinformaoeprazo).
FaltadetempoDesconfiedotempoquevocperdepornopraticaro5Souporserafetadoporpessoasquenoo
pratica.Lembresequeosomatriodepequenasperdaspoderrepresentarumagrandeperdanofinaldodia,dasemanae
doms.Estejasegurodequevocestrealmentesobrecarregadoantesdeargumentarparaoseulder.
4.Procuresimplificaraomximooseudiaadia,evitandoacumularpendnciasesendoeficaznacomunicao,utilizando
omeiomaisapropriado(contatopessoal,contatotelefnico,documentofsicoedocumentovirtual).
5.Sejaeficaznasreunies.Sejaseletivo,verificandoanecessidaderealdareunio,dasuaparticipao,daduraoedas
informaesnecessrias.Resistaacomparecerareuniesmarcadasemcimadahora.Sejapontualecobrepontualidade
noincioenofinal.Critiqueaculturadesemarcarumhorrioparasecomearemoutroedeseestenderareunioalmdo
horrioprevisto.
6.Sejacordial,masobjetivo,nasconsultasenoscontatos.Nopermitaqueaspessoasroubem,commuitafacilidade,um
deseusrecursosmaispreciosos,otempo.
7. A sua mente obedece ao seu hbito. Acostumese a dimensionar o seu tempo para 80% do horrio de trabalho.
Estabeleacompromissosemhorriosdesadadotrabalho(curso,esporte,encontrossociais,etc.).
8.Dediquepartedeseutempoparaatividadesestratgicasedemelhorias.
9.Dediquepartedeseutempoparaatividadesdedescontrao(cafezinho,almoo,confraternizaonotrabalho,etc.).
10.Evitelevartrabalhoparacasa.

Estratgiaparaaimplantaodo5Semreaspuramenteadministrativas

Aestratgiadeimplantaodo5Spropostapressupequeointeressadoconheceametodologiadeimplantaoemuma
organizao.

A implantao do 5S em ambientes administrativos feita seguindo as mesmas fases que as reas operacionais,
adequandosenosseguintespontos:

SensibilizaodasPessoasEstratgicas

GarantirqueosprincipaislderesresponsveispelasreasincludasnoProjetoconcordemcomaimplantao.Istopodeser
feitoatravsdeumaapresentaoporumdoslderes,inclusivedoNmero1,durante30a40minutos,aproveitandoseuma
reunioperidicajexistente.

EstruturaodaImplantao

ElegerumCoordenadordoProjetoesolicitaracadalderelegerumfacilitadoroqualcomporoComitde
Implantao.importantequeestegrupotenhaumaboaimagemepenetraojuntoaoscolegaseaosrespectivos
lderes.

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Desenvolverumcronogramadeimplantao,mascoteemateriaisdidticos.

Treinamentos

CoordenadordoProjetoeFacilitadoresAtravsdeumprofissionalquetenhaexperinciacomprovadadeimplantaodo
5Semreasadministrativas.Estetreinamentopodesercomplementadoporleituraevisitaoutrasreasouorganizaes
comumpadromaisavanado.
FuncionriosPeloCoordenadordoProjetoquandoaquantidadedefuncionriosforrelativamentegrande,encarecendoa
contrataodeumprofissionalespecializado.

Garantiraparticipaoplenaatravsdeconvocaoelembretesfeitospelonmero1.Deveserprevista,masno
divulgada,umarepescagemcomaquelesquenoparticiparampormotivodeviagem,friasououtrosmotivos.

Lanamentodo5S

Fazerregistrosfotogrficosdasituaoatual.Seforviveleconomicamente,contratarumdiagnsticoparase
registraropadroatualdo5Snosdiversosambientescomoobjetivodesemediraevoluoaolongodotempo.

Estesregistrospoderoserutilizadosnafasededivulgaoeposteriormenteparacompararosavanos

PrepararoDiaD,programandoasatividades(infraestruturaeeventos)efazendoadivulgao,principalmente
criandoaexpectativaparaoDia.Tomarosseguintescuidadosparagarantiraeficciadestedia:

ReservaroDiacomoNmero1,umavezquenestediaasatividadesderotinaserosuspensas.
Elaboraredivulgarosprocedimentosparaodescarte.aconselhvelquesecrieumaoumaisreasdedescarte.
Providenciar materiais de limpeza necessrios para que as pessoas possam limpar o ambiente de trabalho, aps o
descarte.

CriarexpectativaparaoDiaDatravsdequadrosdeavisoemensagensnocomputador(levesecriativas).

ExecutaroDiaD,principalmentecomatividadesdedescartedodesnecessrio.TerminaroDiacomumeventode
integraoecomumbalanodoDia

Determinarumprazoparaoaproveitamentointernodosmateriaisdescartados.Apsesteprazo,definirodestinode
cadamaterial

Prticasistemticados3primeirosS

Implementarsistemticaparaavaliaesinternasdos3primeirosS,incluindooscritriosdeavaliao,aformao
dosauditoresinternos(quepoderoserosprpriosfacilitadores)eosistemadecompilaodosresultados

Fazerauditoriascruzadasmensaisatqueonveldetodososambientessejasuperior90%(dividiraquantidade
depontosobtidospelaquantidadedepontospossveis)

Divulgarosresultadosedefinirmetasparaaprximaauditoria

Praticaros3primeirosSatasuaconsolidao.

Certificaode3S

RealizarumaauditoriadeCertificaoem3S(padroigualousuperior90%),fazendoumeventode
reconhecimentoparaaentregadoCertificadode3S

PlanejamentoparaosdoisltimosS

PlanejaraimplementaodosdoisltimosS,definindoalgumascondiesgeraisdepadronizao,regrasde
convivncia,sadeehigiene,sistemticadeManutenodo5Seutilizaodecomputadores.Paratanto,devemser
consultadosalgunsprofissionaisespecializados(MedicinaeSeguranadotrabalho,Informtica,ServiosGerais,
etc.).

Envolveronmero1paraoannciodanovafaseeachamadaparaostreinamentosdereforo

Capacitaraspessoasparaamanutenodos3primeirosS,aprticadosdoisltimosSeaintroduodo5Sda
FunoAdministrativa

Reciclarosauditoresparaasauditoriasdetodosos5S.

ImplementaodosdoisltimosS

AdequarasRegrasGeraisssituaesdecadaequipe.IstocoordenadopeloFacilitadorcomoavaldorespectivo
lder

OCoordenadordoProjetodevereunirosFacilitadoresparafazeralgunsajustesdoquefoiplanejado,apsa
discussodasRegrascomsuasrespectivasequipes

PrticasistemticadosdoisltimosS

Fazerauditoriasbimestrais,destavezincluindotodosos5S.O5SdaFunomonitoradoatravsdeauto
avaliaesepesquisa

http://www.pdca.com.br/site/comoseimplantao5s/14implantacaode5semescritorios.html 5/6
31/03/2016 Implantaode5Semescritrios
Divulgarosresultadosedefinirmetasparaaprximaauditoria

Praticaro5Snodiaadia.

Certificaode5S

RealizarumaauditoriadeCertificaoem5S(padroigualousuperior90%emcadaumdosS),fazendoum
eventodereconhecimentoparaaentregadoCertificadode5S

RealizarauditoriassemestraissurpresaparaverificaodopadrodeCertificaode5S(casoainstalaono
mantenhaperdeocertificadoporumperodode2mesesquandopoderserrealizadaumaoutraauditoriasurpresa).

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