Boekhouding & Bedrijfsadvies

www.refibo.be

Het correct opstellen van facturen

1. Wat is een factuur?

Een factuur beschrijft een dienst of levering en is een uitnodiging om het verschuldigde
te regelen. Betreft het een verplichte factuur volgens het BTW-Wetboek (W.BTW), dan
moeten daarop alle gegevens betreffende de verkoper of de dienstverstrekker worden
vermeld.

Met de factuur kan u controleren, vooraleer te betalen, of het aangerekende bedrag juist
en billijk is. Komt het overeen met het bestek dat vr de werken werd opgemaakt?
Komt het BTW-tarief overeen met het tarief waarop u recht hebt? Komen de facturen
overeen met de kostencalculatie die u hebt gemaakt?

Ze is een aankoopbewijs voor de eindgebruiker, ingeval op voorhand geen bestek of

geen bestelbon werd opgemaakt, of ingeval gerechtelijke stappen worden ondernomen.

Een factuur of een bewijsdocument mag altijd worden gevraagd, hoewel ze niet altijd
noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer een ander betalingsbewijs, zoals het kasticket,
volstaat (aankoop van een krant, boodschappen in de supermarkt,...).

Maak uw facturen steeds in het dubbel op en verzeker er u als ontvanger van dat u de
originele factuur in handen heeft. De originele factuur is steeds de basis voor
aftrekbaarheid en voor eventuele gerechtelijke stappen.

2. Wanneer is een factuur verplicht?

De factuur is verplicht:

indien een goed of een dienst wordt gekocht voor beroepsdoeleinden;

in het kader van de BTW-wetgeving, indien goederen en diensten worden
aangekocht voor priv-gebruik, zoals onder meer:
o de verkoop, het onderhoud en de herstellingen van een auto of een moto
(vanaf 62, BTW inbegrepen)
o aankopen in groothandelszaken
o de aannemingswerken in de bouwsector
o verkopen of afbetaling, huurkopen
o leveringen die kennelijk (bijvoorbeeld door de verkochte hoeveelheden)
bedoeld zijn voor het uitoefenen van een economische activiteit
o goederen die geleverd worden op plaatsen die normaal niet voor
particulieren toegankelijk zijn
o leveringen door grossiers
o verhuizingen, meubelbewaringen.

Als het niet duidelijk is of een klant handelt als particulier, is het verstandig om voor alle
zekerheid een factuur uit te reiken. Verkoop aan vzws moet altijd gefactureerd worden.
Verder regelt art. 13 KB nr. 1 de vereenvoudigde factuur: ook op basis hiervan kan u tot
aftrek van BTW overgaan.
Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be

Vraagt u een factuur, en is de verkoper of de dienstverstrekker niet verplicht u die te

geven, dan mag hij u facturatiekosten aanrekenen, binnen redelijke grenzen. Ingeval
van een verplichte factuur daarentegen, mogen geen kosten worden aangerekend.

Een factuur is niet verplicht voor de persoon die uitsluitend goederen of diensten levert
die vrijgesteld zijn van BTW en waarvoor dus ook geen recht op BTW-aftrek geldt.

3. Tijdstip waarop een factuur uitgereikt moet worden

De factuur moet worden uitgereikt binnen de vijf werkdagen volgend op de maand

waarin de BTW opeisbaar is geworden. De BTW wordt opeisbaar op het ogenblik dat de
goederen geleverd worden of de dienst is voltooid (wordt de prijs of een deel ervan vr
deze tijdstippen gefactureerd of ontvangen, dan wordt de BTW opeisbaar over het
gefactureerde of ontvangen bedrag). Volgens de BTW-Administratie is de zaterdag
overigens een werkdag.

4. De betaling

In principe dient u te betalen na de levering of na voltooiing van de werken, tenzij u met

de andere partij een latere termijn hebt afgesproken.

De bijzondere betalingsmodaliteiten vermeld in de algemene voorwaarden op de

achterzijde van de factuur moeten evenwel worden gerespecteerd, op de dubbele
voorwaarde:
dat u die modaliteiten op de ene of andere manier, of toch zeker stilzwijgend,
hebt goedgekeurd bij de afsluiting van het contract (best aan de hand van een
handtekening op de bestelbon);
dat ze niet afwijken van de betalingsvoorwaarden die u op voorhand met de
verkoper of de dienstverstrekker had afgesproken.

In het eventuele geval dat:

het factuurbedrag niet overeenstemt met het oorspronkelijke bestek, terwijl de
uitgevoerde werken er wel mee overeenkomen, kan u de betaling van de factuur
geheel of gedeeltelijk schorsen, naargelang het geval, voor zover u de andere
partij per aangetekende brief de redenen uitlegt waarom u de factuur of een
gedeelte ervan niet betaalt, zodat deze daarop desgewenst kan reageren.
u van een verkoper of een dienstverstrekker een factuur ontvangt, hoewel u niets
besteld hebt, kan u deze best onmiddellijk betwisten per aangetekende brief. De
verkoper of de dienstverstrekker zal dan het bestaan moeten bewijzen van de
verbintenis die u zogenaamd bij hem bent aangegaan. Weet ook dat uw
nietsdoen kan worden genterpreteerd als een stilzwijgend aanvaarden van de
factuur, met alle gevolgen daaraan verbonden.

Opgelet! Ga er nooit mee akkoord om BTW te omzeilen door belangrijke diensten of

producten te betalen zonder factuur. U zou immers geen enkel bewijs van uw aankoop
hebben en dus weinig elementen in uw verdediging hebben in geval van een eventueel
geschil met de handelaar of de dienstverstrekker. U riskeert bovendien een boete indien
de fiscus het zou ontdekken.
Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be

5. Verwijlinteresten en verjaringstermijnen

Indien niet binnen de gestelde termijn wordt betaald, kan de verkoper of de

dienstverstrekker verwijlinteresten aanrekenen, zelfs al wordt in de algemene
voorwaarden geen enkele schadevergoeding bepaald.

Ofwel wordt in de algemene voorwaarden niets bepaald, en bent u

verwijlinteresten verschuldigd zodra de verkoper of de dienstverstrekker u in
gebreke stelt door een aanmaning van de deurwaarder of een aangetekende brief.
Hij kan u dan interesten aanrekenen tegen het wettelijk percentage (10,5%);
Ofwel wordt in de algemene voorwaarden bepaald dat in geval van
betalingsachterstand automatisch interesten zullen worden aangerekend. In dat
geval dient u die te betalen zonder te wachten dat u in gebreke wordt gesteld en
zelfs indien het toegepaste percentage hoger ligt dan het wettelijk percentage
(maar niet onredelijk veel hoger).

In de algemene voorwaarden kan eveneens een bijkomende vergoeding worden

voorzien in geval van betalingsachterstand. Een dergelijke clausule is enkel geldig indien
een gelijkaardige vergoeding wordt bepaald ten laste van de verkoper of van de
dienstverstrekker, indien die hun verplichtingen niet nakomen (laattijdige levering, ...).
Dergelijke vergoeding moet ook in verhouding blijven tot de geleden schade.

Wat de verjaringstermijn van facturen betreft, geldt de volgende algemene regel:

Als een schuld gemaakt is in het kader van een contract, dan geldt een
verjaringstermijn van 10 jaar;
Als een schuld niet gemaakt is in het kader van een contract, dan bedraagt de
verjaringstermijn 5 jaar.

Verder zijn er volgende uitzonderingen:

Voor alles wat de zakelijke rechtsvorderingen aangaat, d.w.z. ondermeer

betreffende de eigendomsrechten van een gebouw, geldt nog altijd een
verjaringstermijn van 30 jaar.
Specifiek: kredietovereenkomsten: in principe bedraagt de verjaringstermijn 10
jaar, maar de termijn voor de nalatigheidinteresten duurt 5 jaar. Toch geldt de
termijn van 5 jaar voor de totaliteit van de maandelijkse afbetaling wanneer deze
laatste bestaat uit een deel van het kapitaal en een deel van de intresten (Hof van
Cassatie, 24.04.1998).
Facturen van elektriciteit, water, de levering van energie in het algemeen: 10
jaar.
Factuur van een handelaar aan een particulier die geen handelaar is: 1 jaar (maar
als het gaat om de plaatsing van bijvoorbeeld een cv-ketel, dan kan men niet
spreken van een gewone verkoop van een goed of een artikel. Dan spreekt men
van een aannemingscontract en de verjaringstermijn hiervoor is 10 jaar).
Facturen van dokters en ziekenhuizen: 2 jaar. Opgelet: als de mutualiteit u niet
de geldsom terugstort waarop u meent recht te hebben, en als het gaat om een
medische schuldeis, dan geldt ook voor u de verjaringstermijn van twee jaar. Met
andere woorden: reageer zo snel mogelijk.
Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be

Alimentatie (achterstallige): 5 jaar.

Huur (achterstallige): 5 jaar, huur (bedrag van de indexering): 1 jaar.
Erelonen van advocaten en experts: 5 jaar.
Erelonen van gerechtsdeurwaarders: 1 jaar.
Verzekeringen: 3 jaar.
Hotel- en restaurantrekeningen: 6 maanden.

Let op wanneer een schuldeiser u dagvaardt voor een verjaarde schuldeis. De

verjaring wordt namelijk niet automatisch toegekend door de rechter. Met andere
woorden, u moet u ofwel voor de rechtbank melden, ofwel u laten vertegenwoordigen
door een advocaat en de verjaring argumenteren. Als u niet reageert en u afwezig bent
of u niet laat vertegenwoordigen op de zitting, dan zal de schuldeiser uw veroordeling
bekomen, zelfs als de schuldeis verjaard is.

De verjaring wordt onderbroken (met andere woorden, de tellers worden weer op nul
gezet) als:

U een schuldbekentenis ondertekent. Het vragen van uitstel voor betaling komt
neer op een expliciete of een stilzwijgende schuldbekentenis.
De schuldeiser juridische stappen zet (dagvaarding, veroordeling of beslagname).
De verjaring wordt niet onderbroken door een gewone brief, een aangetekend
schrijven, een ingebrekestelling van de schuldeiser of het incassobureau belast
met het recupereren van het geld.

Het is hoe dan ook aan te raden al uw facturen en betalingsbewijzen gedurende 10 jaar
te bewaren, alhoewel in het BTW-Wetboek wordt bepaald dat enkel de verplichte
facturen zo lang dienen bewaard te worden.

6. De verplichte factuurvermeldingen

Overeenkomstig KB nr. 1, artikel 5 moet een factuur de volgende vermeldingen

bevatten.

1. De datum waarop ze wordt uitgereikt en een volgnummer. Volgens dit

volgnummer worden de facturen ingeschreven in het boek voor uitgaande
facturen van de leverancier.

2. Naam of maatschappelijke benaming van de leverancier, het volledig adres

van zijn administratieve of maatschappelijke zetel en zijn
ondernemingsnummer.

3. Naam of maatschappelijke benaming van de klant (medecontractant), het

volledig adres van zijn administratieve of maatschappelijke zetel en zijn
ondernemingsnummer.

4. Eventueel het adres en de hoedanigheid van de wettelijke vertegenwoordiger

van de leverancier of de medecontractant in Belgi (indien de leverancier of klant
Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be

zelf niet in Belgi gevestigd is en wel een wettelijke vertegenwoordiger in Belgi

heeft).

5. De datum van de levering van de goederen of de dienstverrichting, of de datum

van de incassering van de prijs of een deel ervan (voorzover die datum is
vastgesteld n verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur). Wanneer de
datum van levering niet op de factuur vermeld staat, wordt veronderstelt dat de
levering doorging op de datum van uitreiking van de factuur (punt 1).

6. De gegevens die nodig zijn om de handeling te determineren en om het tarief van

de verschuldigde belasting vast te stellen. Met andere woorden: de gebruikelijke
benaming van de geleverde goederen of gepresteerde diensten, hun
hoeveelheid en het voorwerp van de diensten.

7. Specifieke vereisten wanneer het de levering van nieuwe of tweedehandse

vervoermiddelen betreft (vermelding van merk, model, jaartal, cilinderinhoud,
motorsterkte, enz).

8. Voor elk tarief of vrijstelling de eenheidsprijs exclusief belasting (maatstaf

van heffing). Ook de eventuele vooruitbetalingskortingen en prijskortingen
(restornos en discontos) indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.

9. De tarieven van de verschuldigde belasting en het totaalbedrag van deze

belasting; de verschuldigde BTW dus, zowel in procent (BTW-voet) als in euro.

10. De reden van vrijstelling of afwijking van belasting met referentie naar de
nationale reglementering (art. 39-42 en art. 44 W.BTW: vrijstellingen met en
zonder recht op aftrek).

11. Een verwijzing naar het vroeger uitgereikte stuk of stukken indien voor
dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgesteld.

12. Verder is iedere munt toegelaten, maar indien andere dan euro moet ook het
bedrag van de BTW steeds in euro vermeld staan.

Uit de rechtspraak blijkt dat een aantal van bovenstaande vermeldingen essentieel zijn
om de juiste inning van de BTW en de controle erop te waarborgen. Deze essentile
verplichtingen zijn:

De identiteit van de betrokken partijen

De datum van de belastbare handeling
De juiste omschrijving van de belastbare handeling
De maatstaf van heffing
De belasting volgens elk afzonderlijk tarief
De reden van vrijstelling indien geen BTW wordt aangerekend.

Dit wil echter niet zeggen dat een factuur als regelmatig wordt beschouwd indien zij
enkel deze essentile vermeldingen bevat. Het is aan te raden alle verplichtingen te
vermelden, met daarbovenop nog de volgende (niet-verplichte) zaken:
Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be

De betalingstermijn
De vervaldatum van de factuur
Het International Bank Account Number (IBAN)
De Bank Identificatie Code (BIC)
Algemene voorwaarden.

Een factuur is dus niet zomaar een velletje papier met een bepaald bedrag erop. Er zijn
wel degelijk veel standaardvereisten waaraan uw factuur moet voldoen. Bovendien
leggen ook andere wetgevingen (de vennootschapswet, de handelswetgeving, de
wetgeving rond het taalgebruik) aan de factuur bepaalde verplichtingen op.