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Primera Versin - Marzo 2011
Gua de Asistencia Metodolgica 2011
Sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin
Secretara Ejecutiva de Desarrollo Digital Direccin de Presupuestos
Contenidos
I. Introduccin ....................................................................................................................................................... 3
1.1 Sistema de Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin .................................................. 3
1.2 Gua Metodolgica del sistema de Gobierno Electrnico ............................................................... 4
II. Diagnstico ......................................................................................................................................................... 5
2.1 Que registrar al Actualizar Procesos....................................................................................................... 6
2.2 Que registrar al Caracterizar Procesos y Problemas.......................................................................... 7
2.3 Que registrar al Desarrollar Iniciativas ............................................................................................... 12
2.3.1 Cuadro N 1: Costos generales en proyectos TI ........................................................................... 14
2.3.2 Cuadro N 2: Tabla de desagregacin presupuestaria............................................................... 15
2.4 Que registrar en Priorizacin de cartera ............................................................................................ 16
III. Planificacin .................................................................................................................................................... 18
3.1 Que registrar al elaborar el Plan de Mejoramiento con uso de TIC ........................................... 18
3.1.1 Para declarar el Objetivo General del Proyecto .......................................................................... 19
3.1.2 Para declarar los Objetivos Especficos .......................................................................................... 19
3.2 Que registrar al elaborar el Programa de Trabajo Anual .............................................................. 20
3.2.1 Que registrar al elaborar los indicadores de desempeo, metas y plazos .......................... 21
3.2.2 Cuadro N 3: Detalle de Indicadores obligatorios de analizar ................................................. 22
3.2.3 Para declarar el Cronograma de Trabajo ....................................................................................... 23
3.2.4 Para declarar el Programa de Monitoreo ...................................................................................... 24
3.2.5 Para declarar Cumplimiento de Normativa .................................................................................. 25
3.2.6 Para declarar el Plan de Mitigacin de Riesgos ........................................................................... 26
IV. Implementacin......................................................................................................................................... 28
4.1 Que registrar en el Programa de Monitoreo .................................................................................... 28
4.2 Que registrar en el Seguimiento de Gastos ....................................................................................... 29
4.3 Para realizar Solicitudes de Modificacin de Implementacin .................................................. 30
V. Evaluacin ........................................................................................................................................................ 31
5.1 Que registrar en la evaluacin de resultados de los proyectos (Objetivos especficos) ..... 31
5.1.1 Para registrar resultados de indicadores y metas ...................................................................... 32
5.1.2 Para especificar posibles brechas y propuestas de mejoras .................................................. 32
5.2 Para declarar anlisis en Informe Ejecutivo ...................................................................................... 33
5.3 Que registrar en las acciones de Difusin del Proyecto ................................................................ 35
5.4 Que registrar en la Evaluacin de Gestin del Proyecto ............................................................... 36
5.5 Para registrar en el Retorno de la Inversin .................................................................................... 37
5.6 Para realizar Solicitudes de Modificacin de Evaluacin ............................................................. 37
Anexo N 1 ................................................................................................................................................................ 39
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Sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin
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I. Introduccin
Las razones para crear este sistema, integrado a la Calidad de Atencin a Usuarios, son
bsicamente las siguientes:
El Gobierno Electrnico se concibe como un foco muy importante de desarrollo y
materializacin de una sociedad de la informacin.
Un desarrollo desigual del Gobierno Electrnico entre los diferentes servicios, dificultara
gravemente la operacin del Estado como un todo.
Por otra parte, la Ley N 19.880 sobre Bases Generales de los Procedimientos Administrativos
impone un conjunto de exigencias al Estado, en relacin con los servicios que presta a los
ciudadanos. El cumplimiento de esta ley ser facilitado mediante un adecuado desarrollo del
Gobierno Electrnico y una amplia conectividad entre los diferentes servicios pblicos.
As, el sistema de Gobierno Electrnico considera no slo al usuario final de un servicio pblico,
sino tambin a usuarios al interior de la Administracin, logrando finalmente que todas las
instituciones del sector pblico participen de l, correspondindole a la Secretara Ejecutiva de
Desarrollo Digital, dependiente del Ministerio de Economa, Fomento y Turismo, ser la encargada
de impulsar y validar el desarrollo de este sistema, realizando las acciones necesarias para entregar
una adecuada orientacin y asistencia a los distintos servicios pblicos.
Esta gua metodolgica constituye una herramienta de apoyo para la implementacin del
sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin, el cual forma parte del rea Calidad de
Atencin a usuarios 2011. El objetivo central de este sistema es Contribuir a la ptima utilizacin
de tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) para simplificar y mejorar los servicios e
informacin ofrecidos por el Estado a sus usuarios/clientes/beneficiarios, y aquellos procesos
transversales relevantes de las instituciones pblicas, focalizando los esfuerzos en la calidad del
servicio entregado, la pertinencia de los proyectos y la interoperabilidad del Estado, permitiendo la
existencia de informacin sistematizada, oportuna y de calidad que apoye los procesos de toma de
decisin de polticas pblicas. De esta manera, el sistema se compone de 4 etapas de desarrollo,
las que abarcan el diagnstico, diseo, implementacin y evaluacin de proyectos TIC orientados,
preferentemente, a facilitar los trmites de los ciudadanos con el Estado, los cuales pueden
corresponder proyectos de interoperabilidad, si corresponde.
Cabe sealar que esta gua slo constituye un acompaamiento metodolgico, que sugiere
recomendaciones de buenas prcticas para el desarrollo e implementacin de proyectos TI en el
Estado, en el marco de los objetivos de gestin establecidos para el sistema de Gobierno
Electrnico Tecnologas de Informacin 2011, y el no cumplimiento de las sugerencias que aqu
se sealan no implica la no validacin del sistema, puesto que lo nico que permite validar el
sistema al momento de su evaluacin, es el cumplimiento de los objetivos de gestin y del estndar
establecido a travs de los requisitos tcnicos del mismo.
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II. Diagnstico
En base a los resultados del diagnstico realizado, la institucin, con la aprobacin del Jefe
Superior del Servicio, propone a la Red de Expertos una priorizacin de los proyectos de
mejoramiento con uso de la TIC para su validacin tcnica, y los registra en el Sistema de
Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red de Expertos.
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Para desarrollar el anlisis diagnstico con una mirada de proceso, se presentar una gua
metodolgica, preparada por el Organismos Tcnico Validador siguiendo las actividades de
presentacin establecida en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red
de Expertos.
En este primer paso es necesario identificar y/o actualizar los procesos de provisin de
productos estratgicos y los procesos de apoyo transversal que existen en la institucin. Se
establece una definicin base de proceso como una cadena de Actividades que agregan valor y
permiten la entrega de un producto o servicio en un cierto periodo de tiempo.
Para identificar y/o actualizar los procesos, corresponde hacer un mapeo de procesos
institucional, asocindolo a los productos estratgicos o reas transversales existentes y verificando
la continuidad o modificacin respecto de los aos anteriores. Al concluir esta accin, corresponde
definir para cada uno de los procesos existentes en el ciclo de anlisis en curso, lo siguiente:
Resultados: Es el o los productos esperados gracias a una adecuada ejecucin del proceso.
Transformacin que se realiza en el proceso: Son las acciones ordenadas en trminos lgicos y
secuenciales dentro del proceso que permiten obtener sus resultados.
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Susceptible de Mejora con TIC: Declarar la oportunidad de mejorar y apoyar con tecnologa el
proceso en cuestin.
Ser seleccionado para Diagnstico: Indicar la decisin de seleccionar el proceso para ser
diagnosticado en el presente periodo.
Desde esta perspectiva, la informacin para la gestin pblica no es slo un recurso para
monitorear el proceso. Ms all del control y la evaluacin, interesa que stos provean de
informacin significativa para que las autoridades del servicio y del gobierno, en general, puedan
tomar decisiones que incrementen el valor pblico de los procesos, productos, programas y
polticas.
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1 Metcalfe y Richards, citado en Los instrumentos de informacin para la gestin pblica. Principales deficiencias y propuestas de
reforma. Aurelia Valio Castro. Disponible en: http://eprints.ucm.es/6663/1/9819.pdf (09 de abril de 2010).
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Cantidad: Este nmero da cuenta del total de datos que se traspasan al realizar cada frecuencia
mensual.
Un ejercicio muy sencillo, y que ayudar a conocer una parte importante del intercambio de
informacin que se realiza, es revisar paso a paso el flujo completo de un proceso y detectar las
actividades en las cuales, para el correcto desarrollo del proceso, se demanda informacin de otra
institucin y las actividades en las que se ofrece informacin a otra institucin. Esto proporcionar
muchos datos que servirn para caracterizar la informacin intercambiada. Por ejemplo, permitir
conocer los documentos y cual es la informacin que se intercambia en mayor medida, la
frecuencia y el volumen de intercambio de dichos documentos y cuales son las instituciones con las
que se intercambia informacin de manera ms frecuente.
Finalmente, si s indica que un proceso es declarado para diagnstico, para el cual ya fue
descrita una definicin y su particularidad, es necesario determinar los problemas u oportunidades
que pueden ser abordadas con el apoyo de Tecnologa, pudiendo con ello generar una mejora
sustantiva en la calidad del servicio y/o productos que se desprenden de l.
Al respecto, se entiende como problema todo aquello que dificulta una adecuada ejecucin del
proceso y afecta negativamente la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de polticas
institucionales y en las expectativas de los clientes/usuarios/beneficiarios, y que puede ser resuelto
con resideo e incorporacin de TIC. Se entiende como oportunidad a la incorporacin de
modificaciones que no necesariamente surgen de la identificacin de un problema, sino que de una
posibilidad de mejora o una nueva mirada a la gestin de los procesos.
Nombre del Problema u Oportunidad de Mejora: Nombre corto que permite comprender el
problema ha declarar.
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Descripcin del Problema: Especifica en detalle las situaciones que son necesarias de modificar
para que el proceso contribuya de mejor manera al logro de los objetivos estratgicos de la
institucin, identificando la actividad o interfaz que est afectando dentro del proceso.
Para cada uno de los problemas declarados, se debe establecer indicadores que den cuenta
de la situacin actual, siendo aquellos que permitan medir el desempeo de los procesos
seleccionados (o registros de informacin), lo cual permita mostrar clara y objetivamente los
niveles de mejora logrados, que afectan positivamente su desempeo y su contribucin a los
objetivos estratgicos de la institucin, una vez que el problema fue superado.
Los indicadores de medicin mnimos requeridos en este punto son el Tiempo y Gasto (o
Costo) mensual requeridos para la ejecucin del proceso o servicio, por parte de los
Usuarios/Clientes/Beneficiarios (Ciudadana) y el Estado, los cuales se detallan a continuacin:
Medicin directa en terreno para calcular tanto las horas requeridas para hacer
actividades en forma presencial como los costos involucrados, que con el rediseo de
proceso y el uso de TIC se eliminarn. Esto permitir tener una lnea base y parmetros
exactos para el clculo solicitado.
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Estadsticas institucionales, tanto de los trmites totales, trmites por medios remotos
particularmente en lnea va Internet-, tiempos totales de proceso para cada trmite,
costos unitario por tipo de trmite, etc., las que permiten medir la informacin
solicitada
Nombre Indicador: Aspecto especfico del desempeo que ser cuantificado en cada proceso
seleccionado y su contribucin a los objetivos estratgicos de la institucin.
Valor Actual: Lnea base o medicin inicial, para evaluar el desempeo de los procesos
seleccionados.
Valor deseado: Valor que cada uno de los indicadores definidos, deber tener para que el
desempeo de los procesos seleccionados sea el adecuado
Dado que existen metas globales de ahorros de tiempo y costos en los proyectos de gobierno
electrnico de Desarrollo Digital para el periodo, se debern incorporar obligatoriamente cuatro
indicadores, con el propsito de establecer la lnea base al ao 2011, utilizar esta estimacin en el
anlisis de factibilidad de iniciativas, y definir los indicadores en la fase de Planificacin. Los
indicadores a establecer son los siguientes:
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Al especificar las iniciativas con TI es necesario indicar las Alternativas Tecnolgicas que se
considerarn, con el objeto de contar con una visin agregada del tipo de TI a ser utilizadas en los
proyectos y detectar oportunidades de transferencia o sinergia entre ellos.
Como parte del Desarrollo de las Iniciativas, y habiendo declarado las tecnologas requeridas para
su ejecucin, corresponde ahora realizar un Anlisis de Factibilidad desde el punto de vista
econmico financiero, con el propsito de fundar la decisin de hacer la inversin.
El anlisis de factibilidad se inicia clasificando los costos y beneficios - tanto directos como
indirectos - asociados a la iniciativa, con el fin de tener indicadores y mtricas comunes, para lo
anterior deben incorporar los siguientes antecedentes: .
Costo de Inversin (miles de pesos): Corresponde a todos los costos en que se incurrir en el
proyecto, los cuales deben ser detallados de acuerdo al plan de cuentas de DIPRES. Las inversiones
ms recurrentes son en hardware, software, conectividad, consultora de estudios y/o diseo. Esta
informacin se debe ingresar, segn se muestra en Cuadro N 2, en trminos de cantidad de horas
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aplicadas internamente al proyecto y los costos calculados para el periodo de inversin y dos aos
de operacin.
Calcular Costos: Sobre la base del plan de cuentas de DIPRES se ingresan los costos de la
iniciativa calificada como factible de implementar, lo que es considerado en esta instancia como un
proyecto. (Para una presupuestacin ms analtica se recomienda tener como referencia los tipos
de costos detallados ms adelante que sean aplicables a cada proyecto en el Cuadro N 1)
Una vez estimados, para la iniciativa propuesta, tanto los beneficios expresados en ahorros
directos en miles de pesos para los ciudadanos y la institucin como los costos asociados a ella, se
tiene una base para el clculo de mtricas a utilizar en la evaluacin de la factibilidad econmico
financiera de implementar cada una de las iniciativas propuestas. La mtricas propuestas para
estos efectos son:
Retorno de la Inversin (ROI: Razn del beneficio neto ms la inversin inicial / por la
inversin inicial2.
Pay Back:. Longitud del tiempo hasta que el costo de una inversin se equilibra, siendo esto,
cuanto tiempo, en meses, se recupera la inversin inicial
Se entiende por beneficios netos el total de los beneficios menos el total de gastos durante la
vida esperada de la inversin. Si el beneficio neto es cero en la vida del proyecto, entonces el ROI
indicar que no hay retorno de la inversin.
Factibilidad: Si/No: Esta decisin se decide sobre el anlisis realizado a las mtricas obtenidas
en la evaluacin de la factibilidad econmico financiera, ms los antecedentes de la prioridad
institucional y el impacto en los ciudadanos de la iniciativa, lo cual debe responder si un proyecto
es factible o no.
Ahora bien, con el propsito de identificar y estimar los principales costos que involucra un
proyecto, se presenta un listado costos potenciales en que se incurre en las fases investigacin,
2
Fuente: Curley, Martin. Managing Information Technology for Business Value Intel Press
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02.SOFTWARE
03.CONECTIVIDAD
22.11.999 Otros
07.PUBLICIDAD Y DIFUSIN
22.07.001 Servicios de Publicidad
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08.TRANSFERENCIAS CORRIENTES (Considera la ejecucin de Programas (tem 24.03) relacionados al diseo y desarrollo
de Sistemas de Informacin; de Equipamiento de hardware y software; y de infraestructura informtica en general).
La fase final del diagnstico es la priorizacin de las iniciativas, la cual se realiza sobre la base
de criterios que permiten fundar la prelacin de las iniciativas desde la que agrega ms valor
hasta aquella que tiene un aporte menor.
Lo relevante en esta etapa es que exista una consistencia tanto con las directrices de gobierno,
como con las prioridades institucionales.
Estimacin de recursos involucrados para cada uno de los proyectos, es decir la cantidad y
disponibilidad de stos y que permiten conseguir los beneficios declarados en el proyecto a
implementar.
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Relevancia del proyecto en trminos de impacto ciudadano y apoyo a las reas estratgicas
de la institucin, es decir, que la iniciativa aporta significativamente tanto a la provisin de
productos y servicios a los usuarios/beneficiarios como a la gestin eficaz y eficiente de los
procesos asociados a los productos estratgicos de la institucin.
Relevancia del producto y/o servicio que se proveen a travs del proceso que se quiere
mejorar con el uso de TIC. Este criterio permite fundar la priorizacin de iniciativas
teniendo en cuenta que la o las herramientas tecnolgicas a incorporar, apoyan
significativamente a optimizar los productos y/o servicios estratgicos de la institucin
Relevancia de la poltica pblica que se quiere mejorar con el uso de TIC, cuando
corresponda. Este criterio se refiere a la prioridad que la autoridades institucional y de
gobierno otorgan a la iniciativa a priorizar, identificando claramente que su contribucin
est directamente vinculada con los compromisos institucionales de gobierno asumidos
por la respectiva institucin.
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III. Planificacin
Al concluir la cartera de proyectos priorizada en el Diagnstico sobre la base del anlisis de
factibilidad tcnico - econmica, se debe establecer el Plan Global en TI para la institucin y su
Programa de Trabajo Anual, estableciendo cronograma de actividades, objetivos, metas y plan de
riesgo, que permitan asegurar el xito de los proyectos.
La institucin define los indicadores de desempeo para evaluar los resultados de los proyectos
priorizados segn el Plan de mejoramiento y uso de Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones (TIC) e incorporados en el Programa de Trabajo aprobado por el Jefe de
Servicio, y lo registra en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red
de Expertos.
El Plan de Mejoramiento y uso de TIC, est compuesto por el grupo de proyectos que tienen
una prioridad mayor en la cartera de proyectos institucional definida en la etapa de Diagnstico, en
donde la definicin del nmero de proyectos que conforman ese grupo, viene dada por las
definiciones tcnico estratgica de la Institucin para los prximos aos. El plan contiene los
proyectos que la institucin busca desarrollar en el mediano y largo plazo, es por esto que deben
aparecer los proyectos que tienen la mayor prioridad para la institucin.
Para un proyecto que forma parte del Plan de Mejoramiento, se debe definir un Objetivo
General claro y preciso, objetivos especficos que ayudarn a cumplir el objetivo general definido
anteriormente y el tiempo estimado de implementacin, que puede ser de un ao.
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El objetivo general debe entregar un resumen de los elementos centrales del proyecto. En no
ms de 25 palabras debe ser capaz de describirlo en funcin de su costo, tiempo y desempeo
esperado.
El objetivo general del proyecto es capaz de mostrar la importancia de que sea llevado a cabo
a los miembros de la organizacin, debe ser aceptado y conocido por todos y se deben realizar
todos los esfuerzos por mantenerlo siempre presente y visible para el equipo y dems involucrados
en su realizacin.
Por supuesto, el objetivo general del proyecto debe contribuir a alcanzar de mejor manera los
objetivos estratgicos de la institucin. Si aceptamos que un proyecto busca crear valor en la
organizacin, esa creacin de valor est en gran medida definida por los objetivos estratgicos a
los que se vincula. Adicionalmente, es importante revelar esta relacin para que todos los
involucrados entiendan el aporte que, en el contexto mayor de la organizacin, significa la
realizacin del proyecto. En este sentido, es fundamental que los directivos de la organizacin
tengan claridad sobre este punto, cuestin que ya debi ser trabajado como insumo para el
proceso de priorizacin de iniciativas y generacin del plan de trabajo.
Para cada uno de los proyectos que se haya priorizado es necesario declarar uno o ms
objetivos especficos, que describen los logros concretos que se deben obtener para alcanzar el
objetivo general planteado en el punto anterior. Estos objetivos se construyen a partir de los
beneficios directos que se espera lograr con el proyecto, y estn por tanto directamente vinculados
a los problemas y oportunidades de mejora identificados en la etapa Diagnstico. Los objetivos
especficos deben estar asociados tanto a los productos esperados del proyecto como a los
resultados declarados en la caracterizacin del proceso en la primera etapa del Diagnstico, y que
es lo que, en concreto, se pretende mejorar en cada una de las reas claves del proceso que se
interviene. Adems, define claramente cual es el alcance real de los resultados esperados con el
proyecto.
manera de hacerlo es comenzar con un verbo en infinitivo que indique la accin principal que el
proyecto llevar a cabo en cada uno de los aspectos clave del proceso que se busca mejorar.
Los objetivos especficos obligatorios a alcanzar con el proyecto, deben dar cuenta de Ahorros
en Horas y gastos para el Cliente/Usuario/Beneficiario y/o el Estado (dependiendo s es de
impacto en los servicios que ofrece la institucin o de gestin interna).
Recuerde que el proyecto no es el objetivo en s, sino las mejoras que buscamos con su
implementacin, por lo tanto evite objetivos que slo den cuenta de la implementacin del
proyecto o de alguna de sus funcionalidades (por ejemplo, Contar con un registro centralizado de
la informacin, Ingresar todos los documentos en el sistema, etc), as como aquellos que slo
dan cuenta del uso del mismo (por ejemplo, N de certificados entregados por sistema / Total de
certificados entregados).
Los objetivos que dan cuenta de los problemas y oportunidades de mejora que se busca
satisfacer constituyen quizs las definiciones ms sensibles de su proyecto, pues reflejan de una
forma concreta y mesurable el modo en que el servicio mejorar su gestin. Es especialmente
relevante que los objetivos sean especficos, alcanzables y medibles, relevantes, y en un plazo
determinado, de forma tal que sea posible verificar su cumplimiento.
El Programa de Trabajo anual debe reflejar TODOS los proyectos de desarrollo tecnolgico que
la institucin tiene planeado ejecutar el ao siguiente, en donde, corresponde tener como punto
de referencia la propuesta y solicitud presupuestaria a presentar en julio de cada ao a la Direccin
de Presupuesto (DIPRES), en una primera instancia, y la Ley de Presupuesto (asignacin
presupuestaria) en Diciembre, cuando se cierra el envo de informacin para validacin a la Red de
Expertos.
Es necesario precisar que este Programa tiene que considerar la cartera de proyectos de
desarrollo tecnolgico que sern ejecutados por terceros, como tambin, los que sern
ejecutados internamente, es por ello que el monto presentado al Sistema de Gobierno Electrnico
Tecnologas de Informacin, siempre debe ser superior al total de la asignacin presupuestaria en
los tems de desarrollo TI para la Institucin. Cuando esta situacin no se cumple, es necesario
justificar las diferencias expuestas, pues el anlisis se har por tems.
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La definicin que ha realizado de los objetivos especficos del proyecto delimit su alcance y
estableci distintas dimensiones o aspectos claves que se buscan mejorar, pero hasta el momento
es slo una definicin nominal. Ahora necesitamos una definicin operativa que nos indique en
forma precisa el significado prctico de cada objetivo o, en otras palabras, que defina como vamos
a evaluar el cumplimiento de cada uno de los objetivos especficos del proyecto.
Cada indicador debe tener una frmula de clculo que debe estar asociada a las variables
sobre las cuales captura informacin y las operaciones que se deben realizar para obtener un valor
del indicador en un momento determinado. Su definicin tiene que ser precisa para que no se
requiera del criterio del observador para interpretar su resultado, y que cualquiera que tenga
acceso a los datos necesarios pueda llegar a los mismos resultados y, adems, permita asegurar
que mide aquello para lo que ha sido diseado.
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Por otro lado, la definicin final de los objetivos especficos requiere establecer una meta para
el valor de cada uno de los indicadores que permita observar las variables que operacionalizan lo
que queremos mejorar. La meta, es el valor esperado para cada uno de los indicadores en un plazo
conocido en el cual esperamos cumplirla. La meta que se plantee deber corresponder, por tanto,
a un valor ubicado entre el valor actual del indicador y el valor deseado definido en el problema, y
si bien es cierto debe ser realista y alcanzable, tambin debe ser ambiciosa, para lo cual es
recomendable establecer metas incrementales y secuenciales.
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mensuales
Disminucin de Suma de disminucin de las horas de trabajo Horas mensuales
las horas de de funcionarios que participan en atencin
trabajo de presencial, procesamiento, y entrega de lo
funcionarios solicitado relacionadas con los procesos que
son mejorados tecnolgicamente, calculados
sobre la base de tiempo promedio
multiplicado por la cantidad de trmites
mensuales
Disminucin en Suma de disminucin en gastos de: Miles de pesos
gastos asociados impresin; remuneraciones del personal; mensuales
al proceso / asociados al trmite, espacio fsico de
trmite atencin de pblico, y almacenamiento,
calculados sobre cada tipo de gasto promedio
(ver anexo) multiplicado por nmero de
trmites mensuales
Nota: algunos parmetros para este clculo se presentan en el Anexo N 1
Es necesario definir los principales hitos o productos intermedios del proyecto, la secuencia de
actividades requeridas para completarlos, los plazos acordados y la identificacin de los
responsables de su ejecucin.
Para efectos del sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin, deber construir
un cronograma de trabajo, indicando los siguientes antecedentes:
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adecuadamente los esfuerzos requeridos en completar el proyecto. Adems, para una buena
implementacin de un proyecto, los plazos de cada actividad no deberan superar las tres semanas.
Fecha de inicio y trmino: Las fechas de inicio y trmino esperadas de cada una de las
actividades y tareas del cronograma.
Responsable: La unidad o cargo responsable del trmino exitoso de cada actividad del
cronograma.
Una correcta definicin de dichos elementos requiere la participacin, por una parte, de
personas que tengan experiencia en el desarrollo de proyectos similares, y por otro lado, de
personas con la autoridad suficiente como para asegurar los recursos requeridos para completar
cada actividad.
Adems, una adecuada definicin de los entregables, requisitos, supuestos y restricciones del
proyecto, considera los factores ambientales y culturales de la organizacin, como tambin, que se
tenga claridad sobre el total de trabajo requerido para cada uno de los recursos por los dems
proyectos y operaciones en marcha.
Se recomienda tener presente los tiempos asociados a la licitacin de los proyectos que se
contratan externamente, pues su adjudicacin implica tiempos de aprobacin, revisin jurdica, y la
documentacin oficial que genera el contrato. Estos tiempos son relevantes para un cronograma
de trabajo.
Es importante destacar que, para efectos del sistema Gobierno Electrnico Tecnologas de
Informacin, se entender finalizada la implementacin de un proyecto cuando concluya el hito
Puesta en Operacin, el que se presenta por defecto en todo Cronograma de Trabajo incorporado
al Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI, dispuesto por la Red de Expertos.
Uno de los beneficios del programa de monitoreo es que en l se puede cuantificar los costos
involucrados en una posible reprogramacin de actividades, que evidencia la cantidad de recursos
no presupuestados inicialmente, y que se gastan porque no se cuenta con informacin que permita
afinar el diseo de los programas de trabajo. Para controlar esta situacin es necesario monitorear
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el avance del proyecto para detectar oportunamente las desviaciones ocurridas y tomar medidas
para cumplir con la asignacin original de recursos.
Requisitos para aceptacin conforme del hito de control: Al ejecutar un programa de trabajo
se debe tener claridad acerca del resultado esperado y las condiciones de satisfaccin a cumplir por
los entregables del hito, de tal manera que se pueda realizar el cierre para cada hito propuesto. As,
se asegura no slo el avance del proyecto, sino tambin la calidad de las actividades desarrolladas.
De esta forma, los requisitos para la aceptacin conforme de cada hito de control, corresponden al
resultado esperado que determina la satisfaccin del cumplimiento de un hito, por ejemplo: las
condiciones que debe cumplir un cierto producto, un informe, el mdulo de un sistema, entre
otros.
Responsables de los hitos de control: Aunque los hitos de control agrupen algunos elementos
definidos en la planificacin, o si difieren de las actividades o hitos principales presentados en los
programas de trabajo, siempre es necesario especificar los responsables asociados para cada uno
de ellos, destacando la unidad o cargo responsable del trmino exitoso de cada hito.
En cada uno de los proyectos que son parte del Programa de Trabajo Anual, se debe gestionar
el cumplimiento de la Normativa respectiva que regule el mbito en el cual se enmarcan los
proyectos. Para esto, es necesario incluir en nuestro cronograma de trabajo, hitos o actividades
que consideren las acciones que signifiquen cumplir con la normativa necesaria.
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Las preguntas de caracterizacin que existen y que debern ser contestadas en caso que un
proyecto considere el Traspaso de documentos entre instituciones, son:
Un Plan de Mitigacin de Riesgos para todo el proyecto constituye una herramienta de gestin
de proyectos, normalmente utilizada para identificar en las actividades ms importantes de un
proyecto, el tipo y nivel de riesgos inherentes a ellas, con sus factores exgenos y endgenos
(factores de riesgo).
Es necesario establecer un marco de trabajo que asegure una adecuada identificacin tanto de
los riesgos como de las acciones necesarias para enfrentarlos. El Plan de Mitigacin de Riesgos,
requerido en el contexto del sistema de Gobierno Electrnico Tecnologas de Informacin,
considera elementos mnimos para su definicin, estos son:
Riesgo: Consiste en una situacin o hecho contingente que puede constituir una amenaza para
el desarrollo adecuado del proyecto o la entrega de sus productos finales segn lo planificado.
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Fecha de Evaluacin: Indica la fecha en que las acciones deberan ser evaluadas en sus
resultados, estimndose de los riesgos declarados y su posible activacin.
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IV. Implementacin
En caso que ocurra algn tipo de desviaciones es necesario sealar los motivos que provocaron
las desviaciones en el anlisis de brechas. En detalle,
El anlisis de brechas est orientado a registrar las causas que provocaron desviaciones de la
planificacin original en el desarrollo de los proyectos, los que pueden producirse por mltiples
factores. Los ms recurrentes son:
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Desviaciones en los recursos del proyecto (horas de trabajo u otros recursos econmicos)
superiores a los presupuestados.
Desviaciones en la duracin de las actividades planificadas.
Desviaciones respecto de la calidad y satisfaccin esperada de los productos resultantes de las
actividades.
Contingencia que obligan a cambiar el cronograma de trabajo (ej. Grandes catstrofes
naturales)
Cuando ocurre una desviacin de lo ejecutado es necesario establecer acciones para minimizar
el riesgo de cumplimiento segn lo planificado. En detalle,
Nota importante:
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Las solicitudes de modificacin deben ser aprobadas por el jefe de servicio, y enviadas a la Red
de Expertos en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI, quienes ponderarn los
antecedentes para resolver su aprobacin o rechazo.
La decisin de la Red de Expertos ser comunicada por el mismo Sistema de Control de Gestin
de Proyectos TI, la cual deber ser aceptada por la contraparte tcnica institucional del sistema,
con lo cual se harn las respectivas modificaciones en el caso de haber sido aceptada la respectiva
solicitud de modificacin.
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V. Evaluacin
La institucin evala los resultados de cada proyecto concluido del programa de trabajo del
ao anterior, considerando la medicin de los indicadores de desempeo, y lo registra en el
Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI dispuesto por la Red de Expertos.
La institucin evala los procesos vinculados a la administracin y/o gestin de cada proyecto
durante su implementacin, y lo registra en el Sistema de Control de Gestin de Proyectos TI
dispuesto por la Red de Expertos.
La institucin deber al menos mantener el grado de desarrollo del sistema de acuerdo a cada
una de las etapas tipificadas.
La accin de evaluar resultados tiene como propsito realizar un anlisis comparativo entre los
objetivos y metas definidas en la planificacin, y los resultados que se obtuvieron en la prctica. De
esta forma, se puede determinar en qu medida se cumpli con lo planificado, haciendo posible
aprender de la experiencia.
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Esta actividad consiste en hacer un anlisis de los resultados de cada iniciativa, en relacin
con la lnea base de cada una y los objetivos establecidos en su planificacin. En caso que ocurra
algn tipo de desviaciones es necesario sealar los motivos que provocaron las desviaciones en el
anlisis de brechas. El anlisis de brechas est orientado a registrar las causas que provocaron
desviaciones de las metas definidas en la planificacin original, las que pueden producirse por
mltiples factores.
Cuando ocurre una desviacin en los resultados operativos es necesario establecer acciones
para minimizar el riesgo de cumplimiento segn lo planificado. La propuesta de mejoras y/o
recomendaciones est dirigida a presentar las medidas adoptadas para solucionar las eventuales
brechas producidas y a indicar posibles recomendaciones que permitan evitar situaciones similares
en desarrollos futuros. Estas propuestas adquieren relevancia cuando las brechas son significativas
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y existen dificultades para cumplir con las metas definidas en la planificacin del proyecto. En tales
casos es necesario sealar los nuevos compromisos necesarios para el buen trmino del proyecto.
Nota importante:
Como se indicara al inicio de este captulo, uno de los objetivos principales de la etapa de
evaluacin es aprender de la experiencia del desarrollo de los proyectos. Para disponer de este
conocimiento, se requiere contar con un conjunto de criterios bsicos que permitan guiar el
proceso de evaluacin. Es conveniente destacar que no se trata de categoras exclusivas o
exhaustivas (podran considerarse otros aspectos), sino de conceptos elementales que permiten
orientar la evaluacin.
En esta seccin, se especifican cuatro criterios necesarios de observar y comentar para guiar la
elaboracin de informes ejecutivos de los proyectos implementados en el perodo anterior:
Eficacia: Es una medida del cumplimiento de los objetivos especficos sealados para el
proyecto, expresados mediante sus resultados, sin considerar los recursos utilizados para
obtenerlos. La determinacin de la eficacia exige la definicin clara y precisa de los resultados, as
como de los tiempos previstos. Debido a esto, se requiere de una especificacin adecuada de las
metas planteadas para cada indicador en la etapa de planificacin, que deben incluir un valor y un
plazo de cumplimiento en su definicin.
Para guiar la evaluacin de la eficacia del proyecto, se sugiere plantear las siguientes preguntas
para anlisis:
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Eficiencia: Es una medida del logro de los resultados del proyecto en relacin con los recursos
requeridos para obtenerlos. Al maximizar la eficiencia, se busca una combinacin ptima de
recursos econmicos, materiales, tcnicos y humanos que permita obtener los mejores resultados.
Para guiar la evaluacin de la eficiencia del proyecto, se sugiere plantear las siguientes
preguntas para anlisis:
Para guiar la evaluacin del impacto del proyecto, se sugiere plantear las siguientes preguntas
para anlisis:
Sustentabilidad: Mide el grado en que los efectos positivos derivados del proyecto continan
una vez que la implementacin ha concluido. En muchos casos, los proyectos provocan mejoras
permanentes. Sin embargo, existen otros casos en los que se requiere de cambios en la forma de
operar, de cooperacin por parte de otros actores involucrados, de inversin de recursos
adicionales asociados a la mantencin de las modificaciones implementadas, etc.
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Para guiar la evaluacin de la sustentabilidad, se sugiere plantear las siguientes preguntas para
anlisis:
Puede asegurarse que los resultados actuales del proyecto se mantendrn en el tiempo?
Se requiere de actividades adicionales a las ya realizadas para mantener el nivel de resultados
actual?
Se requiere de recursos adicionales a los ya invertidos para mantener el nivel de resultados
actual?
Con los criterios establecidos previamente, la elaboracin de los informes ejecutivos contendr
una visin ms amplia del logro de resultados. Estos informes deben presentar las conclusiones
obtenidas en forma clara y deben tener una difusin apropiada para que sean tiles en la toma de
decisiones relacionadas con la implementacin de nuevos proyectos.
Por esto, es necesario que se considere como parte de la evaluacin, los resultados del plan
ideado para difundir los beneficios de los proyectos implementados, el que detalle al menos los
siguientes aspectos:
Pblico objetivo (involucrados): Son los usuarios y beneficiarios directos y los que aplican
operacionalmente los proyectos. En este tem es posible identificar ms de un grupo especfico de
usuarios, segn las caractersticas de cada proyecto. Se debe diferenciar entre uno y otro grupo, ya
que un usuario interno puede requerir un mensaje y/o un canal de comunicacin distinto que un
usuario externo.
cmo acceder a l. Eventualmente, es recomendable redactar un mensaje especfico para cada tipo
de usuario definido como pblico objetivo.
Fecha programada y real de difusin: Se debe especificar la fecha programada para su difusin
y la fecha real en que se difundi el mensaje, a cada pblico objetivo, plazo que depender de la
fecha de trmino de los proyectos y de las caractersticas del plan de difusin elaborado.
En particular, en el informe final del sistema se debe evaluar el cumplimiento en los siguientes
aspectos:
Costo: Es necesario que realice una evaluacin sobre los costos planificados del proyecto y los
costos reales del mismo. Haciendo un anlisis de brechas tendiente a identificar claramente las
razones que explican una eventual diferencia, positiva o negativa, entre costos planificados y
costos reales. Adems, en caso que se haya producido una brecha, se debe evaluar la manera en
que la propuesta de mejora diseada, ayudo a cumplir en este aspecto con el proyecto.
Tiempo: Es necesario que realice una evaluacin sobre los plazos planificados del proyecto y los
tiempos reales de desarrollo del mismo, haciendo un anlisis de brechas tendiente a identificar
claramente las razones que explican una eventual diferencia, positiva o negativa, entre plazos
planificados y reales. Adems, en caso que se haya producido una brecha, se debe evaluar la
manera en que la propuesta de mejora diseada, ayudo a cumplir en este aspecto con el proyecto.
Desempeo: Este desempeo tiene que ver con aspectos como calidad, caractersticas,
funcionalidades, alcances y objetivos inicialmente planificados para los proyectos, Es necesario que
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realice una evaluacin sobre el desempeo planificado del proyecto y el desempeo final del
mismo., y si se implementaron tal como se haban definido al inicio del proyecto. Debe evaluar si
existieron brechas, positiva o negativa, entre el desempeo esperado y el real. Por ltimo, en el
caso que haya existido diferencia, debe evaluar si la propuesta de mejora que diseada, ayud a
cumplir en este aspecto con el proyecto.
Finalmente, en forma adicional y producto del anlisis realizado en esta etapa se pueden
establecer, si corresponde:
Nuevos compromisos asociados a las recomendaciones y a los plazos de implementacin.
Otros aspectos del plan, no incorporados en el programa inicial, que consideren propuestas
que mejoren an ms la gestin.
La utilizacin de mtodos ms formales y estandarizados, que permitan la evaluacin del
proyecto, sus procesos y mecanismos asociados, de tal manera de generar, a travs de la
propuesta de nuevas mejoras, una evolucin hacia niveles superiores de madurez, eficacia y
eficiencia.
Es aconsejable que los resultados de la evaluacin se difundan a todos los actores relevantes,
considerando a los gestores del proyecto, las autoridades y tambin los beneficiarios.
Corresponde indicar el retorno de la inversin ex post del proyecto de acuerdo con las
mtricas calculadas en el anlisis de factibilidad. Este reporte es muy relevante para evaluar el
proyecto y medir la contribucin econmica (valor social) del proyecto y de los recursos
econmicos involucrados
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Indicadores, metas y plazos: Las circunstancias y/o contingencias en el desarrollo del proyecto
requieren modificar los indicadores propuestos, las metas comprometidas, y la necesidad de
reprogramar las actividades declaradas en el cronograma de trabajo.
Las solicitudes de modificacin deben ser aprobadas por el jefe de servicio, y enviadas a la Red
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antecedentes para resolver su aprobacin o rechazo.
La decisin de la Red de Expertos ser comunicada por el mismo Sistema de Control de Gestin
de Proyectos TI, la cual deber ser aceptada por la contraparte tcnica institucional del sistema,
con lo cual se harn las respectivas modificaciones en el caso de haber sido aceptada la respectiva
solicitud de modificacin.
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Anexo N 1
Parmetros de valorizacin para el modelo de clculo de los indicadores de ahorro
Es importante contar con factores que permitan valorar las variables de impacto estimadas por
los Organismos Pblicos. En particular, estos parmetros de valoracin corresponden a la tasa de
salario de los funcionarios pblicos (por tipo de funcionario), la tasa de salario representativa del
nivel socioeconmico (NSE) de la persona que hace el trmite ante el Organismo Pblico, el costo
de impresin y el precio de un pasaje de bus en la zona urbana.
Estos parmetros pueden ser aportados por el Organismo Pblico o, en subsidio, por el
Administrador de la herramienta de clculo. A modo de ejemplo, se entrega un valor referencial
que sirve como aproximacin al promedio de cada estrato de funcionario.
Tasa de Salario por hora funcionario pblico profesional: Equivalente en $/hora del grado 15 de
la Escala nica.
Tasa de Salario por hora funcionario pblico tcnico: Equivalente en $/hora del grado 20 de la
Escala nica.
Tasa de Salario representativa de ciudadanos solicitantes de trmites: Equivalente en $/hora
del grado 25 de la Escala nica (a menos que por NSE corresponda una tasa mayor).
Costo de producir una hoja impresa: Corresponde a una estimacin del ahorro que genera el
uso de la tecnologa en trminos de papel impreso. Para su estimacin (aproximada), puede
usarse el siguiente mtodo:
o Un tner tiene un determinado rendimiento en trminos de nmero de hojas impresas
o El uso de impresora para imprimir ese nmero de hojas, tiene un costo en materia de
energa elctrica
o Las hojas de papel utilizadas tienen un costo determinado.
o Luego, si se suma el costo del tner, ms el costo de las hojas de papel, ms el costo de
la energa elctrica requerida para que ese tner se utilice completamente, y se divide
por el nmero de pginas impresas, se obtiene una estimacin del costo unitario del
papel impreso.
Valor del pasaje en bus: Costo de un viaje en bus para acceder a la oficina de atencin de
pblico (central o sucursales) del Organismo.
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