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Representacin grfica
En este mdulo describiremos algunas de estos instrumentos bsicos a travs del empleo de las
representaciones grficas.
Pero, qu son representaciones grficas? segn Lardent (Tcnicas de Organizacin, Sistemas y Mtodos, pg.
65) la representacin grfica es la sistematizacin simblica de situaciones pasadas, presentes o planeadas.
Los grficos a su vez presentan ventajas por medio de la utilizacin de smbolos o esquemas, describiendo
situaciones atemporales que facilitan la comprensin, anlisis y diseo de las actividades o estructuras
organizacionales. Son ms deductivos, si estn bien realizados, que la lectura de textos descriptivos, ya el lector
puede perderse en la narracin si son muy extensos o complejos.
Los grficos presentan distintos tipos de clasificaciones segn el fin que se persigue. En este mdulo
seguiremos la lnea adoptada por los autores de la bibliografa bsica, as que lo definiremos de acuerdo a su
contenido y por la situacin que describe o representa.
Puros: su contenido est constituido en su mayora por expresiones simblicas, pudiendo contener partes
literales y/o numricas en caso que se necesite alguna explicacin. Por ejemplo: cursograma a nivel operativo
(no literal).
Literales: se caracterizan por contar en su mayora con exposiciones literales y/o numricas, interrelacionadas
por lneas de secuencia. Ejemplo, el cursograma literal.
Mixtos: emplea tantos expresiones simblicas como literales y/o numricas, complementndose uno a otros.
Por ejemplo: manual de procedimientos.
Organigramas: es una representacin grfica de la estructura orgnica de una organizacin que refleja, en
forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de
asesora.
Grficos de secuencia: se utilizan para describir actividades, procedimientos, como as tambin, planificacin de
tiempos y distribucin de componentes fsicos operativos o administrativos.
En esta ltima clasificacin cada tpico mencionado se desarrollar en forma exhaustiva en cuanto a concepto
y elementos que los constituyen.
Grficos de estructuras: representa la estructura jerrquica formal de una organizacin. Se emplea para
mostrar distintos tipos de departamentalizacin.
Grficos de funciones: se emplea para exponer la estructura jerrquica de un rea y describir las funciones que
en ellas se desarrollan.
GRAFICO DE FUNCIONES
Gerencia COMERCIAL
Departamento
DIRECTORIO
En las organizaciones existen interlocutores que ejecutan tareas en forma secuencia y sistemticas. Si las
actividades no son plasmadas a travs de herramientas adecuadas esto produce prdida de rendimiento y
control. Como solucin, se emplean una serie de instrumentos
Cabe aclarar que no existe un nico criterio de diagramacin o rutina, dado que cada administrador adapta a las
herramientas grficas segn la problemtica a resolver o circuito a exhibir.
Son representaciones grficas que se utilizan para mostrar rutinas o procedimientos administrativos.
Los cursogramas no solamente se emplean para formalizar procedimientos vigentes, sino que adems es una
herramienta til para diagnosticar y proponer circuitos administrativos.
Los grficos administrativos se diagraman mediante convenciones preestablecidas, aunque los administradores
de las organizaciones suelen aadir nuevos elementos, pero en general se respetan los acuerdos, como por
ejemplo en Argentina las normas IRAM.
En este caso y para realizar la representacin grfica de los cursogramas, nos basaremos en las normas IRAM
nmeros:
El desplazamiento de las operaciones se deber realizar en forma descendente (cuando las operaciones se
realicen dentro de una misma columna o unidad funcional) y en forma horizontal (cuando la informacin se
traspase de una unidad funcional o columna a otra). Como la determinacin de los sectores funcionales se va
colocando en columnas comenzando por la izquierda de la hoja a medida que van apareciendo, el
desplazamiento del diseo tiene una orientacin de izquierda a derecha.
Los smbolos se ubicarn dentro de columnas que representan, cada unidad o sector funcional. Las columnas se
separan con rayas, y los smbolos debern graficarse centrados en cada columna donde se desarrollen las
actividades que representan.
Se dibujan utilizando lneas rectas continuas o de trazos segn corresponda, indicando el sentido con una flecha.
En lo posible debe evitarse el cruce de lneas verticales y horizontales. Cuando sea inevitable, se utilizarn
puentes en forma de media circunferencia (concavidad).
Las uniones de lneas de secuencia, tanto de traslado como de toma de informacin siempre se efectan en
ngulo recto.
6. Accin conjunta:
Cuando dos acciones se ejecutan conjuntamente pero cada una en una unidad funcional diferente.
La entrada de lneas a los smbolos podr efectuarse por la parte superior o lateral izquierda, y su salida por la
parte inferior o lateral derecha. En el caso del smbolo de alternativa, la entrada se realiza por el vrtice
superior y sus salidas son los restantes tres vrtices (si tiene ms de tres opciones, sale una sola lnea desde el
smbolo, la cual se ramifica en tantas lneas como sea necesario).
A cualquier smbolo slo puede entrar una lnea de traslado y slo puede salir una, salvo excepcin en el
smbolo de alternativa.
Todo formulario que representa un elemento portador de informacin puede contener o no copias.
La emisin se representa con el signo de operacin y a continuacin la designacin del formulario. Cuando
haya que dibujar varios ejemplares se dibujarn superpuestas y desplazadas hacia abajo y hacia la derecha
tantas figuras como ejemplares intervengan en la accin, identificndolos, numerndolos partiendo desde 0
(cero) o 1 (uno).
Para la distribucin se grafican las lneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de
ellos que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una lnea diagonal los vrtices de los ejemplares, de
cuyo centro partir la lnea de traslado. Para evitar cruces de lneas, puede alterarse el orden natural de los
ejemplares.
De acuerdo a las necesidades de diagramacin los smbolos pueden ocupar una posicin inicial, media o final
en el cursograma.
Por medio de la presente tabla mostramos las posibles posiciones que pueden ocupar cada uno de ellos:
Traslado X
Toma de informacin X
Conector X X
b) Mrgenes
c) Plegado de formularios
Como sntesis de lo expuesto a continuacin mostramos los puntos a tener en cuenta para su construccin:
2. Se incorporan los smbolos secuencialmente dentro de cada columna de acuerdo a las actividades que
se desarrollan y quieren representarse
A modo de ejemplo se exhibe una imagen de un cursograma que representa el procedimiento de ventas de
una organizacin:
Sectores Intervinientes
Simbologa
Es una variante del cursograma simblico o multicolumna que expresa en forma literal o narrativa las acciones
e interacciones de los sectores involucrados en un procedimiento.
El cursograma literal simplifica al lector de conocer las normativas de diagramacin ya que excluye totalmente
el empleo de smbolos.
En la actualidad se emplea en grandes centros comerciales para estudiar el recorrido de las personas dentro
del local y ubicar posteriormente sus mercaderas en lugares estratgicos para incentivar la compra.
Ahora bien, cundo se considera trabajar en equipo? consideraremos que existe equipo de trabajo cuando
dos o ms personas y/o mquinas trabajen simultneamente efectuando las mismas tareas o
complementndose para el logro de un objetivo en comn.
Cul es su funcin? esta herramienta estudia en unidades de tiempo el desarrollo de una actividad que
efecta un equipo de trabajo.
De la aplicacin de este grfico se analizan: tiempos productivos, ociosos e inactivos. Cabe recordar que tiempo
productivo se considera cuando se efectiviza una actividad por parte de un equipo de trabajo. Ocioso cuando
El objetivo es optimizar la productividad, minimizando los tiempos de ociosidad e inactividad. Esto se puede
lograr reorganizando los equipos, agregando personal o maquinarias, pero siempre se debe tener en cuenta los
costos fijos y variables que implica cada variacin. Es decir, que se busca maximizar la productividad
manteniendo o bajando los costos totales actuales.
1.1.6. Cronogramas
Estos diagramas se utilizan para la administracin de proyectos, es decir su planificacin y seguimiento de
ejecucin.
Son grficos que muestran secuencialidad de las actividades o procesos en funcin de una variable que es el
tiempo, especificando el momento calendario en que debe ejecutarse.
Diagrama de Gantt
Pert
El diagrama de Gantt es un instrumento bsico en la gestin de proyectos, con la finalidad de representar las
diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de
tiempo en las diferentes actividades haciendo el mtodo ms eficiente.
A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la
posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e
interdependencias.
PERT:
El PERT es un mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el
tiempo para concluir cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para cumplimentar el proyecto total.
Esta herramienta, cuando se la construye, forma una red de actividades que se interrelacionan a travs de
lneas de tiempo. Cada relacin de actividades conforman los distintos caminos de la red.
Cabe aclarar, que para el desarrollo de un proyecto, se deben ejecutan todos los caminos de la red.
Cmo se realiza el PERT? Para la diagramacin del PERT se utilizan dos mtodos que son igualmente
aceptados:
Actividad en el Arco
Actividad en el Nodo
Nombre de la actividad
Holgura de la actividad
Por convencin los arcos se dibujan siempre con orientacin hacia la derecha, hacia el nodo de trmino del
proyecto, nunca retrocediendo. El dibujo de una red PERT se comienza en el nodo de inicio del proyecto. A
partir de l se trazan las actividades que no tienen actividades precedentes, o sea, aquellas que no tienen que
esperar que otras actividades terminen para poder ellas iniciarse. A continuacin se dibujan las restantes
actividades cuidando de respetar la precedencia entre ellas. Al terminar el esquema de la red preliminar,
existirn varios nodos ciegos, nodos terminales a los que llegan aquellas actividades que no son predecesoras
de ninguna otra, es decir aquellas que no influyen en la fecha de inicio de ninguna otra, stas son las
actividades terminales y concurren por lo tanto al nodo de trmino del proyecto.
No mostraremos como se calcula todo un proyecto a travs del PERT, porque no es el objetivo que
perseguimos en esta materia y adems que se desarrollar en otra asignatura en forma exhaustiva. No
obstante expondremos la informacin que se obtiene de la aplicacin de
Duracin esperada del proyecto: es el tiempo de duracin total de un proyecto desarrollando todas
las actividades que lo constituyen.
Holgura: se denomina holgura de una actividad, al tiempo que tiene sta disponible para, ya sea,
atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de ejecucin, sin que ello
provoque retraso alguno en la fecha de trmino del proyecto.
Actividades crticas: una actividad es crtica cuando la holgura es nula y por lo tanto, si se retrasan en
su fecha de inicio o se alargan en su ejecucin ms all de su duracin esperada, provocarn un
retraso exactamente igual en tiempo en la fecha de trmino del proyecto.
Camino crtico: el camino crtico lo conforma la secuencia de actividades (o nodos) crticas que la
componen. Recuerde que un proyecto puede tener ms de un camino crtico pero a lo menos tendr
siempre uno.
Para diagramar la carta de proceso se necesita contar con informacin del recorrido o circuito del proceso a
desarrollar y la elaboracin de una tabla que contenga los valores promedio de los tiempos que insume cada
sector afectado en el universo del circuito documental.
Cartesianas ortogonales: mediante rectas con valores que se entrecruzan, se exhiben tendencias.
Por ejemplo: ventas mensuales.
Grficos de barras: mediante bastones o barras verticales sobre rectas entrecruzadas con valores
muestran tendencias de la variable graficada. Por ejemplo: costo de la produccin mensual.
Pictogramas: consiste en un grfico de valores comparativos. Los valores que toman las variables
se representan por un dibujo o pictograma que cambia de tamao de acuerdo al valor adquirido.
A superiores valores de la variable mayor tamao proporcional tendr el dibujo. Por ejemplo:
representacin de la relacin costo/venta de un ejercicio comercial.
Recuerde que las herramientas estudiadas en este mdulo le permitir a usted, no slo relevar y diagnosticar el
estado de situacin de la organizacin en que se encuentra, sino tambin, mejorar la eficacia y eficiencia en
pos de una mayor productividad y utilizacin de los recursos.