Sesion3 - Material de Lectura

Taller de MSProject2010 para la Gestin de Proyectos Sesin03 Material de Lectura
SESIN
REVISIN Y AJUSTE DEL PLAN DE
PROYECTO
3

IDENTIFICACIN DE LA RUTA CRTICA DEL PROYECTO
AJUSTE DEL PROYECTO
NIVELACIN DE RECURSOS
3.1 IDENTIFICACIN DE LA RUTA CRTICA DEL PROYECTO
CONFIGURACINDE LA RUTA CRTICA
La ruta crtica es una representacin visual que se utiliza para identificar las tareas
que deben completarse a tiempo para que el proyecto est completo en la fecha de
trmino. Cualquier falla al momento de empezar una tarea a tiempo o una tarea que
dura ms de lo estimado, tiene como efecto que el proyecto termine ms tar de de
lo planificado.
Conocer la ruta crtica es importante porque ayuda a todos a tener conocimiento de
las fechas lmites y tambin le hace comprender todos los factores que estn
involucrados en la finalizacin del proyecto.
Para configurar la Ruta Crtica:
1. Seleccione pestaa Formato grupo Formato, Estilos de Texto Se

muestra el cuadro de dialogo de Estilos de Texto.
2. En la opcin Cambiar despliegue la lista de tems escoja Tareas Crticas.
Tambin se puede cambiar otros tems que se muestran en la lista desplegable.
3. En la opcin Color, despliegue la lista seleccione el color de su preferencia
para ver la Ruta Critica haga clic en Aceptar. Usted tambin puede cambiar
Color de fondo, Trama de fondo como se muestra en el cuadro de dilogo.
Otra manera de acceder a la ruta crtica sera la siguiente:
1. Seleccione la pestaa Formato grupo Estilos de Barra Marque tareas
Crticas.
Otra forma de distinguir la ruta crtica es escoger la

Seleccione la pestaa Formato, estilo de
pestaa Formato. En el grupo de Estilos de Barra,
texto y en la opcin cambiar elegir
escoger Tareas Crticas. Tambin puede escoger la
tareas crticas. Especifique el color y el
opcin Demora.
tamao.
FIGURA1: Configuracin de la Ruta Crtica
Cuando haga clic en demora, se colocan las holguras en el Diagrama de

Nota Gantt con una raya negra.
HALLANDO LA RUTA CRTICA

1. Dirjase la pestaa Tarea Grupo Ver despliegue la lista de la parte
inferior del botn Diagrama de Gantt Seleccione Gantt de Seguimiento.
FIGURA2:RutaCrtica
En la vista Gantt de seguimiento, se ver la ruta crtica en color rojo. Esta

caracterstica no se transmite al resto de vistas, es decir, la ruta crtica en
Nota el resto de visitas no se ver de color rojo.
EJERCICIO1:Configuracin -Visualizacindela RutaCrtica

Para este ejercicio dirjase al CD del curso 1.Materiales de Lectura en la
Sesin3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Restauracin
De Ventanas.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los
cambios
Su equipo ha encontrado recientemente problemas inesperados en el proyecto.

Usted, como Director de Proyecto (Project Manager), tiene como responsabilidad
asegurar que todas las tareas se cumplan de acuerdo a lo establecido en el
cronograma. Por ello se le ha pedido que identifique la ruta crtica para as poder
visualizar que tareas deben de completarse a tiempo para que el proyecto se
encuentre completo en la fecha de trmino. El primer paso a realizar, es configurar
las tareas crticas de color rojo, seguidamente podemos seleccionar la vista Gantt de
seguimiento para visualizar la ruta crtica.
a) Cuntas tareas crticas hay en el cronograma de Restauracin de

ventana?
b) Existe alguna fase en el proyecto que este conformada por puras tareas
crticas? Cules?
3.2 AJUSTE DEL PROYECTO

En la mayora de los proyectos es necesario ajustar el cronograma del proyecto
debido a que en muchas circunstancias lo planificado al inicio no logra alcanzar los
objetivos de tiempo planteados en los documentos de iniciacin del proyecto. Debe
tener en conocimiento que no solo se trata de tiempo, tambin de lmites de
recursos, lmites de financiamiento, riesgos, etc.
INFORMACIN NECESARIA PARA EMPEZAR:

Restricciones de tiempo total y parcial : del Acta de Constitucin del Proyecto
(Project Charter) y/o Enunciado del alcance.
Restricciones de Costo totales y parciales : del Acta de Constitucin del Proyecto
y/o Enunciado del Alcance.
Restricciones de Recursos : sobre-asignaciones y/o sub-asignaciones mximas
permitidas, entendidas implcitamente, o expresas explcitamente en los
supuestos y/o restricciones del
ActadeConstitucindelProyectoy/oEnunciadodelAlcance.
AJUSTE DEL TIEMPO DEL PROYECTO

En la mayora de los proyectos ser necesario ajustar el tiempo del proyecto debido
a que el cronograma inicial no logra alcanzar los objetivos de tiempo planteados en
los documentos de iniciacin del proyecto.
Por ejemplo : El tiempo total del proyecto est dentro de lo requerido pero hay una
fase o entregable particular que se debe entregar en una fecha especfica y habr
que ajustar este tiempo o el objetivo de tiempo del proyecto es 12meses y nuestro
cronograma inicial nos da 14 meses, por lo tanto habr que ajustar el tiempo para
tratar de llegar a los 12 meses requeridos.
Configuracin Previa para el Ajuste

1. Seleccione la pestaa Formato en el grupo Mostrar u ocultar, d clic en la
opcin : Tarea resumen del proyecto Clic en la opcin : Tareas de resumen.
Se elige estas dos opciones para que se muestre una tarea resumen del proyecto
con detalles finales como costos finales, duracin final, etc, tal como se muestra
en el cuadro Estadsticas.
FIGURA 3 : Configuracin Previa al Ajuste del Proyecto.

2. Seleccione la pestaa Archivo Clic en Opciones.
La pestaa Archivo muestra varias opciones como Guardar, Abrir,

Cerrar, etc, como se muestra en la imagen.
FIGURA4: Configuracin previa al Ajuste del MS Project.
3. Seleccione Programacin Verifique que la opcin de Acumulacin de costos

fijos predeterminada se encuentre establecida como Prorrateo. haga clic en
Aceptar. Se recomienda que se encuentre establecida como Prorrateo para
que los costos se distribuyan uniformemente durante todo el proyecto. Tambin
se puede elegir la opcin Comienzo o Fin las cuales sern seleccionadas de
acuerdo al criterio del Director del Proyecto (Project Manager).
FIGURA 5 : Verificacin Costo fijo
Reducir el Tiempo del Proyecto
Acortar la duracin de un proyecto puede resultar en un final temprano. Pero

tambin puede significar empezar tarde. Obviamente, la segunda alternativa es
ms arriesgada, particularmente si no est seguro de sus estimaciones. Si usted es
nuevo en la Direccin de Proyectos, probablemente no debera planear empezar
tarde; por lo contrario, utilice las herramientas de la Direccin de Proyectos para
evaluar la exactitud de sus habilidades. Despus de un tiempo, sabr cun acertadas
son sus estimaciones y podr tomar el riesgo de empezar un proyecto ms tarde de
lo inicialmente planificado.
Primero, revisaremos las restricciones de fechas que hayamos fijado en la
programacin, en especial las que afectan a las tareas crticas. Aqu es donde se
pueden producir los cambios ms significativos en la fecha lmite de la tarea.
1. Seleccione la pestaa Proyecto grupo Propiedades Informacin del
Proyecto.
2. Haga clic en el botn Estadsticas.
FIGURA6:Informacindelproyecto
3. En el cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto, debe revisar la duracin,

trabajo, fin del proyecto.
FIGURA7 : Estadsticas del proyecto ; Fin, Duracin y Trabajo
Existen varias alternativas para reducir el tiempo de un proyecto. Entre ellas

encontramos:
Eliminar una Tarea Crtica

Eliminar una tarea crtica, se entiende que dicha tarea se retirar del Alcance del
Proyecto.
1. Hagaclicderechosobrelatarea crtica SeleccioneEliminar Tarea.
Al eliminar la tarea crtica, podra suceder uno de dos escenarios:
a. La ruta crtica continua siendo la misma y la duracin del proyecto se reduce
en la cantidad de tiempo que duraba la tarea eliminada.
b. La ruta crtica deja de ser crtica, dando paso a una nueva ruta crtica .La
reduccin de tiempo en el cronograma ser menor a la duracin de la tarea
eliminada. Cuando la ruta crtica ya no es crtica cambia de color, pasa del

rojo al azul y la nueva ruta crtica cambia de color a rojo.
Cuando se elimina una tarea crtica la informacin de sucesoras y

Nota predecesoras se modifica.
FIGURA 8 : Eliminar tarea crtica
Recortar el Alcance de una Tarea Crtica

El principal objetivo de recortar el alcance de una tarea crtica es generar que la
tarea abarque menos profundidad de trabajo y, por ello, reduce el trabajo y la
duracin. Por lo tanto, un recorte en el alcance se refleja en un cronograma como la
reduccin de la duracin de la tarea afectada. Para reducir la duracin de una tarea
proceda de la siguiente manera:
1. D clic sobre la tarea crtica recortar Dirjase a la pestaa Tarea Grupo
Propiedades Informacin.
2. En la pestaa General, disminuir la duracin de la tarea.
Se reduce el alcance de la tarea

crtica, obteniendo una menor
Tareacrtica duracin.
FIGURA 9 : Recortar el alcance de una tarea crtica.
Tambin se puede acceder al mismo cuadro de dialogo dndole doble clic

Nota sobre la tarea crtica.
Al eliminar la tarea crtica, podra suceder uno de dos escenarios:

a. La ruta crtica contina siendo la misma y la duracin del proyecto se reduce en
la cantidad de tiempo que se redujo la tarea crtica.
b. La ruta crtica deja de ser crtica, dando paso a una nueva ruta crtica. La
reduccin de tiempo en el cronograma ser menor a la reduccin de la tarea
crtica. Cuando la ruta crtica ya no es crtica cambia de color, pasa del rojo al
azul y la nueva ruta crtica cambia de color a rojo.
Asignar ms Recursos a una Tarea

Agregar recursos a una tarea puede reducir el tiempo que es necesario para
completarla. Cuando se activa la opcin Condicionada por el esfuerzo, MSProject
reasigna el trabajo entre varios recursos.
Para asignar ms recursos a una tarea, debe acceder al cuadro de dilogo
Informacin, mediante los siguientes pasos:
1. D doble clic sobre la tarea crtica que desee modificar vaya a Pestaa
Avanzado haga clic en Condicionada por el esfuerzo haga clic en
Aceptar.
FIGURA10 : Configuracin para asignar ms recursos a las tareas.
1. Seleccione la pestaa Recursos, en la columna Nombre del recurso asigne

ms recursos a la tarea. Finalmente, haga clic en Aceptar.
2. Por ejemplo, si usted tiene una tarea que dura 2 das con un solo recurso,
puede asignar un recurso ms para reducir la duracin de la tarea a la mitad.
FIGURA 11: Asignarmsrecursosa lastareas
Al asignar ms recursos a una tarea, podra suceder uno de dos escenarios:

a. La ruta crtica continua siendo la misma y la duracin del proyecto se reduce en
la cantidad de tiempo que se reduce la duracin de la tarea.
reduccin de tiempo en el cronograma ser menor a la reduccin de la duracin
de la tarea, la cual ahora tiene ms recursos asignados. Cuando la ruta crtica ya
No es crtica cambia de color, pasa del rojo al azul y la nueva ruta crtica
cambia de color a rojo.
Incrementar las Horas de Trabajo

Se puede resolver el conflicto de un recurso (sobre-asignacin) programando horas
extra. Cuando nos referimos al trmino horas extra en el MSProject, es la carga de
trabajo que es programada mas all de la carga regular del recurso.
Programar horas extra permite a un recurso en particular terminar una tarea antes
de lo previsto y a la vez eliminar el conflicto existente (no por hacer horas extra
setermina ms rpido).
Para incrementar las horas de trabajo de una tarea especfica debe seguir los
siguientes pasos:
1. D clic sobre la tarea a la cual se le va a incrementar las horas de trabajo.
2. Dirjase a la pestaa Tarea Grupo Propiedades Seleccione Muestra
detalles de la tarea .
3. Haga clic derecho sobre la vista Formulario Detalles de tarea Seleccionar
Trabajo.
4. Programar las horas extra en la columna Trabh extra.
Grupo Propiedades : Muestra

Seleccione la Tarea a la cual se le va a programar. detalles de la tarea.
Es en este recuadro donde se Clic derecho sobre el rea de Formulario

programan las horas extra. Detalles de tarea.
FIGURA12 : Incrementar las horas de trabajo

Al incrementar las horas de trabajo, podra suceder uno de dos escenarios:

a. La ruta crtica continua siendo la misma y la duracin del proyecto se reduce en
la cantidad de tiempo programado como horas extra.
reduccin de tiempo en el cronograma ser menor a la duracin del trabajo
programado en horas extra. Cuando la ruta crtica ya no es crtica cambia de
color, pasa del rojo al azul y la nueva ruta crtica cambia de color a rojo.
EJERCICIO 2: Ajuste de tiempo del proyecto

Sesin 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Restauracin
de Ventanas.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los
cambios
Usted es asignado como Director de Proyecto (Project Manager) a un proyecto, y

tiene algunos problemas con la fecha de finalizacin de algunos entregables del
proyecto, para eso usted ha decidido ajustar el tiempo del proyecto.
Eliminar las tareas crticas:

Establecer entorno de trabajo (Fila13).
Esperar que el desmantelamiento termine (Fila 20).
Recortar el alcance de una tarea:

Esperar que el pegamento seque, cambiar duracin a 4 hrs(Fila24).
Esperar que el vidrio pegue, cambiar duracin a 4 hrs(Fila34).
Incrementar las horas de trabajo:

Insertar el vidrio en la ventana (Fila33), se encuentran dos recursos, a
cada uno se le asignara 1hr de trab extra.
Asignar ms recursos aunatarea:

Pintar los rieles de la ventana (Fila38), agregar el recurso Diana Suarez.
Esperar que la pintura seque (Fila39), agregar el recurso Diana Suarez.
Despus de los ajustes realizado, identifique la siguiente informacin:
Cul es la nueva fecha de fin del proyecto?

Cul es la nueva duracin del proyecto?
Cul es el nuevo trabajo del proyecto?
Adicionar Tiempo de Adelanto entre Tareas

Insertar un tiempo de adelanto entre dos tareas secuenciales en algunos casos
resuelve las sobre-asignaciones, pero en otros casos no, ya que cuando es asignado
un recurso a varias tareas secuenciales insertar un tiempo de adelanto causara
incrementar la sobre-asignacin del recurso. Siga los pasos para insertar tiempo de
adelanto:
1. D doble clic en la tarea.

2. Dirjase a la pestaa Predecesoras. En la columna Pos, Insertar el tiempo de
adelanto negativo.
FIGURA13 : Insertar tiempo de adelanto
Se crea tiempo de adelanto ingresando una duracin negativa en la

columna Pos. La duracin positiva en la columna Pos es tiempo de retraso
de la actividad.
Nota
Las imgenes a continuacin muestran los tipos de secuencias entre tareas:
Tareas con secuencia

normal (holgura libre
0):
Tareas con lead o

adelanto (holgura
libre negativa):
Tareas con lag o retraso

(holgura libre positiva):
Cambiar Tipo de Vnculo deTareas

Para cambiar tipo de Vnculo de tareas debe de seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione la tarea D doble clic sobre la tarea seleccionada.
2. Aparecer el cuadro de dialogo Informacin de la tarea Dirjase a la
pestaa Predecesoras En la columna Tipo puede generar el cambio tipo de
vnculo de tareas (Fin a Comienzo, Comienzo a Comienzo, Fin a Fin y
Comienzo a Fin).
FIGURA14: CambiarVnculo de las tareas.
EJERCICIO 3 : Adicionar Tiempo de Adelanto y cambiar tipo de vnculo

de tareas.
Para este ejercicio dirjase al CD del curso 1. Materiales de Lectura en la

Sesin 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Restauracin
cambios
Un cliente est preocupado debido a que no se estn cumpliendo con las fechas de
entrega de los avances del proyecto, ha decidido hacer una reunin con los
Interesados (Stakeholders) y el Patrocinador del Proyecto (Sponsor) para tomar
una decisin sobre estos inconvenientes. Se ha tomado la decisin de ajustar el
tiempo del proyecto y se le ha designado al Director del Proyecto (Project Manager)
tomar las medidas necesarias para hacerlo, las tareas seleccionadas son:
Adicionar tiempo de adelanto entre tareas:

Esperar que el desmantelamiento termine: 1 da de adelanto (Fila 21).
Esperar que el pegamento seque: 1 da de adelanto (Fila26).
Cambiar tipo de vinculo entre tareas:

Esperar que el aceite de linaza seque (Fila28): 27 FF
Esperar que el vidrio pegue (Fila36) : 30 FF
Luego de los ajustes realizados verificar la siguiente informacin:

Cul es la nueva fechade fin del proyecto?
Cul es el nuevo trabajo del proyecto?
AJUSTE DEL COSTO DEL PROYECTO

En la mayora de los proyectos ser necesario ajustar el costo del proyecto debido a que no
se alcanzan los objetivos de costo planteados en los documentos de iniciacin del proyecto.
Por ejemplo : el objetivo de costo del proyecto es $90,000 y nuestro presupuesto

inicial nos da $100,000, por lo tanto habr que ajustar el costo para tratar de llegar
a los $90,000 requeridos.
Cunto cuesta el proyecto?

Antes de realizar el ajuste del costo del proyecto, tenemos que revisar cunto es el
costo actual. Para eso podemos identificarlo siguiendo estos pasos:
1. Dirjase a la pestaa Proyecto Seleccione Informacin del proyecto.

2. Clic en Estadsticas.
FIGURA15 : Cuadro de dilogo Informacin del proyecto
3. En el cuadro Estadsticas del proyecto, se puede ver el costo del proyecto

actual como se muestra en la imagen.
FIGURA16 : Estadsticas del proyecto
Alternativas para Reducir el Costo del Proyecto

Existen dos mtodos en MS Project 2010 para reducir el costo del proyecto:
Recortar el Alcance de una Tarea

Por ejemplo, reducir el alcance de una tarea de levantamiento de informacin,
considerando que se entreviste a menos personas de las inicialmente consideradas,
obtenindose menor duracin, trabajo, y costo.
1.Haga clic sobre la Tarea cuyo alcance desea recortar Dirjase a la pestaa
Tarea Grupo Propiedades Seleccione Informacin.
Se reduce el alcance de la tarea crtica,

Tareacrtica obteniendo una menor duracin.
FIGURA17: Recortar el alcance de una tarea crtica.

Reasignar Recursos
Para reducir los costos del proyecto, tambin se puede optar por reasignar recursos
menos costosos. Por ejemplo, si tenemos en una tarea asignado a un Ingeniero,
podemos reducir el costo reasignando a la misma tarea 2 practicantes que realicen
su trabajo. Para reasignar recursos a una tarea se sigue los siguientes pasos:
1. Seleccione la tarea donde se reasignaran los recursos haga doble clic, se
muestra el cuadro de dialogo Informacin de la tarea.
2. Dirjase a la pestaa Recursos Despliegue la lista Nombre del recurso
Asigne a los nuevos recursos.
3. D clic en Aceptar. En caso se est utilizando nuevos recursos en la
reasignacin, deber primero registrarlos en la hoja de recursos para luego poder
asignarlos.
FIGURA18: Reasignar recursos.
Reasignar recursos en el proyecto tiene un nivel de impacto en cuanto a la

duracin de la tarea, ya que as sean dos recursos en vez de uno, estas
tendrn que pasar por una curva de aprendizaje y demorar ms en
aprender que una sola.
Nota
EJERCICIO4: Ajuste del costo del proyecto.

Sesin 3 ,elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Restauracin
cambios
Usted como Director del Proyecto aun est trabajando en el desarrollo del
Cronograma del Proyecto, el cual ya lo tiene en una primera versin, sin embargo
se da cuenta que excede el presupuesto de $26,000.00 que le ha asignado la
Gerencia a su proyecto, es por ello que revisando el cronograma usted plantea
realizar el siguiente ajuste del costo:
Reasignar recursos:
Desmontar la ventana (Fila19) : Modificar el recurso EL por el recurso

P1.
Desmantelar ventana (Fila20): Modificar el recurso EL por el recurso P2.
Insertar vidrio en la ventana (Fila 35) : Modificar el recurso EL por el
recurso P1 y el recurso DS por el recurso P2.
Pintar los rieles de la ventana (Fila40): Modificar el recurso EL por el
recurso P1.
Esperar que el esmalte seque (Fila41): Modificar el recurso EL por el
recurso P1.
Recortar el alcance de una tarea:
Esperar que el esmalte seque (Fila 39): Recortar duracin a 4h

Esperar que la pintura seque (Fila41) : Recortar duracin a 4h
Esperar que el esmalte seque (Fila 45): Recortar duracin a 4h
Luego de los ajustes en el costo del proyecto, verifique la siguiente informacin:
En cunto dinero se ha reducido el costo del proyecto?
En cuntos das se ha reducido la duracin del proyecto?
3.3 NIVELACINDERECURSOS
La nivelacin de recursos es una tcnica de programacin basada en resolver las
sobre asignaciones o conflictos de un recurso mediante la programacin de tareas
basada en la disponibilidad del recurso. La idea es reducir las sobreasignaciones por
debajo de la Lnea de Capacidad Mxima para cada recurso, la cual tiene como
resultado la reprogramacin de las tareas.
Aunque MSProject tiene herramientas de nivelacin automtica, es recomendable el
enfoque manual. Puede analizar los conflictos de los recursos y tomar Acciones
Correctivas reemplazando a los recursos sobreasignados con un recurso disponible o
tambin mediante la reprogramacin de la tarea.
Factores Importantes en la Redistribucin

Cuando usa la nivelacin en el MSProject2010, tenga en consideracin los siguientes
factores que son tomados en cuenta durante la reprogramacin de las tareas con los
recursos sobre asignados:
Prioridad.
Restriccin.
Predecesoras.
Demoratotal.
Fecha de Inicio.
Slo despus de nivelar el cronograma obtendremos el tiempo real en que se puede

terminar el proyecto.
Nota Es conveniente nivelar semanalmente en lugar de diariamente para no micro-

gestionar el proyecto.
Para acceder a las opciones de Redistribucin:

1. Dirjase a la pestaa Recurso Grupo Redistribuir d clic a Opciones de
redistribucin.
2. La opcin Redistribucin, presenta dos botones : Automtica y Manual, si
usted elije Automtica permitir que el MSProject2010 elija las tareas para
retrasar o dividir. De lo contrario, al elegir Manual, puede examinar el
proyecto e identificar tareas que est dispuesto a retrasar o dividir y despus
resolver el conflicto usted mismo.
3. En la opcin mbito de la redistribucin, usted establece desde cundo se
redistribuye el proyecto. Tiene dos opciones: Proyecto completo o
Redistribuir desde fechas establecidas por usted.
4. Haga clic en Aceptar.
FIGURA19 : Redistribuir recursos
Encontrar recursos sobreasignados

Lo primero que tenemos que hacer es verificar las sobreasignaciones o sub-
asignaciones de recursos contra los supuestos y restricciones del proyecto. Eso lo
puede visualizar en la vista Uso de recursos, mediante los siguientes pasos:
1. Dirjase a la pestaa Vista Grupo Vistas de recursos Haga clic en Uso de
recursos.
FIGURA20 : Vista Uso de recursos
Se reconocen a los recursos sobreasignados seleccionando la vista Hoja de

recursos, aquellos recursos se muestran de color rojo.
En lavista Uso de recursos, puede editar cmo son distribuidas las horas
Nota en cada celda.
Formulario de recursos
Como en el Diagrama de Gantt, se puede crear vistas de pantalla dividida. Pero en
la vista Hoja de recursos, en vez de mostrar el Formulario de Tarea, MSProject2010
muestra el Formulario de Recursos.
Para Acceder al Formulario de Recursos en la parte inferior de una pantalla dividida,

siga estos pasos:
1. Active la vista Hoja de recursos (Dirjase a la pestaa Vista grupo

Vistas de recursos Hoja de recursos).
2. Dirjase al grupo Vista en dos paneles Seleccione Detalles. Saldr la
vista Formulario de Recursos en la parte inferior de la pantalla como
resultado de esta operacin.
FIGURA21: Formulario de recursos
Grfico de recursos
La vista Grfico de recursos permite visualizar las horas extra asignadas a un
recurso en comparacin a su lnea de capacidad mxima. Como sabemos, la
capacidad mxima es la lnea que el MSProject2010 usa para determinar si un
recurso ha sido sobreasignado.
Trabajar en el Grfico de recurso en conjunto con el Formulario de recursos le
permite analizar dnde se encuentran las sobreasignaciones de una manera ms
visual. Siga los pasos para visualizar la Grfica de recursos:
1. Seleccione la pestaa Vista grupo Vistas de recursos despliegue la lista
Otras vistas seleccione Grfica de recursos
2. En el grupoVista en dos paneles, seleccione Detalles.
3. En la vista Grfico de recursos con la barra de desplazamiento que se indica
en la Figura 22 puede cambiar de un recurso a otro.
Barra de desplazamiento
FIGURA22: Grfico de recursos
EJERCICIO5:Identificar recursos sobreasignados

Sesin 3 ,elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Steve
Martnez Reclinable y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los
cambios
Usted recin esta asumiendo el Proyecto, el cual se encuentra en plena

planificacin, para ello desea revisar en que estado se encuentra el cronograma del
proyecto y sabes si los recursos que tiene son los suficientes para el desarrollo del
proyecto, para ello procede a revisar la Hoja de Recursos.
Identifique cuntos recursos estn sobreasignados en el proyecto?
Nivelacin Manual
Existen variasalternativas para nivelarrecursos:
Modificar Secuenciamiento
Mediante el cambio de secuenciamiento, puede acortar el cronograma y eliminar los
conflictos. Si conecta tareas que no necesitan ser conectadas sin prevenir, puede ser
que cree una situacin en la cual no tenga los recursos necesarios para completar
dichas tareas. Como resultado, el cronograma del proyecto se retrasa. Si descubre
conexiones innecesarias, puede reemplazar las. Cuando reemplaza las
dependencias, puede ocurrir que encuentre vacos en el cronograma del proyecto
donde el trabajo es realizado. Despus de que reemplace dependencias
innecesarias, podr mover esas tareas y ocupar esos vacios.
Puede visualizar grficamente las dependencias si utiliza la vista Diagrama de
relaciones en combinacin con el diagrama de Gantt. La vista Diagrama de
Relaciones muestra las tareas seleccionadas y su predecesora y sucesora. Utilice los

siguientes pasos para combinar la vista:
1. D clic en la pestaa Tarea Haga clic en el Diagrama de Gantt para mostrar

la vista Diagrama de Gantt.
2. En el grupo Propiedades, d clic en el botn Muestra detalles de tarea .

Project 2010 divide la vista y muestra el Formulario Detalles de Tarea.
3. Haga clic en el panel inferior Haga clic derecho en la barra gris que se
encuentra a la izquierda del panel inferior y seleccione Mas vistas.
4. Seleccione Diagrama de relaciones y haga clic en Aplicar.
5. En el panel superior (vista Diagrama de Gantt), haga clic en cada una de las
tareas de su proyecto para revisar sus dependencias grficamente en el panel
inferior.
FIGURA23:Visualizar elSecuenciamiento.
Para modificar el secuenciamiento y poder eliminar la sobreasignacin, siga los

siguientes pasos:
1. D doble clic sobre la tarea con sobreasignacin dirjase a la pestaa
predecesoras y en la columna Id modifique dos tareas paralelas hechas por el
mismo recurso (sobre-asignadas) para que se hagan secuenciales por el mismo
recurso (eliminndola sobre-asignacin). Podra tambin asignar una de las
tareas a otro recurso.
FIGURA24: Modificar elSecuenciamiento.
Dividir una Tarea

Dividir una tarea puede ser la mejor opcin para resolver un conflicto de
programacin. Se puede dar el caso de que no pueda completar la tarea en das
consecutivos, pero puede empezar una tarea, parar de trabajar en ella por un
periodo de tiempo y luego regresar a la misma tarea. MSProject2010 le permite
dividir una tarea en cualquier momento que sea necesario para realizar este tipo de
modificacin. Siga estos pasos para dividir una tarea:
1. Cambie a la vista Diagrama de Gantt.

2. D clic en la pestaa Tarea, dentro del grupo Programacin, clic en el botn
Dividir tarea .
3. Arrastre el puntero del mouse sobre la barra que quiera dividir, a medida que el
puntero del mouse se mueve sobre la barra elegida, las fechas tambin se
mueven.
4. Suelte el mouse cuando la informacin de la barra haya alcanzado la fecha en la
cual va a dividir la tarea.
La fecha se mueve de acuerdo al puntero del

Seleccione la tarea a dividir.
mouse.
FIGURA25: Dividir una tarea

Reasignar Recursos
Para remover la asignacin de un recurso, siga estos pasos:
1. Utilizando la vista Diagrama de Gantt, seleccione la tarea de la cual se desea

quitar al recurso asignado.
2. Haga clic en la pestaa Recurso, en el grupo Asignaciones, d clic en el
botn Asignar recursos para mostrar el cuadro de dialogo Asignar
recursos.
3. Resalte el recurso que necesite quitar de la tarea y haga clic en Quitar.
Cambia la duracin de la tarea a menos que sea de duracin fija.
4. Haga clic en Cerrar.
FIGURA 26: Quitar o reemplazar la asignacin de un recurso.
EJERCICIO6:Nivelacin Manual
Sesin3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Steve
cambios
Su compaa estaba llevando a cabo un proyecto de implementacin de un

contactor giratorio para un cliente muy importante de su compaa. Durante la
planificacin, usted como Director del Proyecto se da cuenta de que existen
recursos sobre asignados, por lo que debera de hacer una nivelacin de recursos
para eliminar la sobre asignacin. Usted ha elegido las siguientes tareas para
eliminar las sobre asignaciones:
Diseo (Fila 49) tendr como predecesora a la actividad Sistema Integrado

(Fila 47), con secuenciamiento Fin a Comienzo.
Prueba inicial de durabilidad (1 set 3X life) (Fila10), modificar recurso de
Tcnico de Laboratorio por Tcnico de Proceso.
Prueba de durabilidad (Fila15), modificar recurso de Tcnico de Laboratorio
por Tcnico de Proceso al 100%.
Dividir la tarea PPAPSumision (Fila26), para que ahora tenga una duracin
de 1.2 semanas, y la segunda parte de la tarea se desarrolle luego de
terminada la tarea Herramienta de Construccin (Fila25).
Luego de la nivelacin manual, verifique la siguiente informacin:
Cul es el nuevo costo del proyecto?
Cul es la nueva fecha de fin del proyecto?

Modificar Cargas de Trabajo

Se utiliza este mtodo para modificar dos tareas paralelas hechas por el mismo
recurso al 100% (sobreasignadas), para que se hagan por el mismo recurso pero al
50% (eliminando la sobreasignacin). Siga los pasos para modificar la carga de
trabajo:
1. Haga doble clic en la tarea donde se encuentra el recurso sobreasignado.
2. D Clic en la pestaa Recursos en la columna Unidades, modifique la
carga de trabajo.
FIGURA27 : Modificar cargas de trabajo.
Cuando modifica la carga de trabajo de un recurso en una actividad

pueden suceder dos casos. El primero es cuando se reduce la carga de
trabajo por ejemplo, de 100% a 50% y se ha establecido un
calendario con un horario de 8 horas, este recurso trabajar slo 4
horas. El segundo caso es cuando se incrementa la carga de trabajo,
por ejemplo, de 100% a 200% y se ha establecido un calendario de 8
Nota horas, este tipo de recurso tendr ms de una persona a su
disposicin.
Insertar Tiempo de Retraso

El tiempo de holgura es la cantidad de tiempo que una tarea puede demorarse antes
de afectar la fecha de su tarea sucesora o la fecha final del proyecto. Holgura libre
es la cantidad de tiempo que una tarea puede demorarse sin retrasar otra tarea. La
mayora de proyectos contienen tareas no crticas con tiempo de holgura. Si tiene un
tiempo de holgura en su cronograma, tendr la opcin de mover tareas para
balancear las fases del cronograma que no tienen tiempo de holgura con las fases
que tienen mucho.
Los valores de tiempo de holgura tambin pueden ayudar a identificar

las inconsistencias en su cronograma.
Nota
Insertar un tiempo de retraso entre dos tareas secuenciales es hecho para que el
recurso sobreasignado elimine la sobreasignacin. Siga los pasos para insertar
tiempo de retraso:
1. D doble clic en la tarea.
2. Dirjase a la pestaa Predecesoras, en la columna Pos Insertar el tiempo de
retraso positivo.
FIGURA28:Insertartiempodeatraso
EJERCICIO 7: Insertar tiempo de retraso y modificar carga de trabajo de

las tareas
Sesin3 , elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Steve
cambios
La Alta Gerencia ha planificado una reunin para revisar el cronograma de su

proyecto. Se desea insertar tiempo de retraso para que los recursos del proyecto
tengan tiempo de holgura para terminar su trabajo sin retrasar el final del proyecto.
Para insertar el tiempo de retraso se ha seleccionado la siguiente tarea:
Herramienta de construccin (Fila25): 1 da deretraso.
PPAP sumisin (Fila31): 5 das de retraso.
Prueba de Durabilidad (Fila 15), modificar carga de trabajo con
disponibilidad del recurso Tcnico de Laboratorio al 50%.
Prueba de Esfuerzo(Fila16), modificar carga de trabajo con disponibilidad del
recurso Tcnico de Laboratorio al 50%.
Luegodeestoscambios,verifiquelasiguienteinformacin:
Culesel trabajodelproyecto?
Culesla nueva duracindelproyecto?
Nivelacin automtica
Mediante la nivelacin automtica se realiza una nueva programacin dividiendo
tareas y agregando una demora (o delay) a las tareas, hasta que los recursos
asignados a esas tareas dejen de estar sobre-asignados.
Para programar la nivelacin automtica, siga estos pasos:
1. Dirjase a la pestaa Recurso grupo Redistribuir elija Opciones de
redistribucin; se muestra la figura 29.
2. En el cuadro de dilogo Redistribuir recursos en la opcin Redistribucin
Realice el cambio de Manual a Automtica.
3. En el rea mbito de la redistribucin, se muestran dos opciones. La primera
es Redistribuir el proyecto completo y la segunda es Redistribuir desde una
fecha especfica hasta una fecha lmite de acuerdo a la necesidad requerida.
Escoja la alternativa ms adecuada segn le convenga.
FIGURA29: Nivelacinautomtica
4. Por defecto, se muestra en Orden de distribucin la opcin en Estndar. Se

puede modificar a Slo identificador o prioridad estndar. El orden de
redistribucin elegido en el cuadro de dilogo Redistribuir recursos (estndar,
slo identificador, prioridad, estndar) determina las tareas que se retrasan o
dividen primero. Con el orden de redistribucin estndar, MSProject examina las
dependencias con las predecesoras, el margen de demora, las fechas, las
Delimitaciones y las prioridades. Si se redistribuye por identificador, MSProject

realiza el proceso en la lista de tareas en orden descendente por identificador de
tarea. En el caso de redistribucin por prioridad y estndar, MSProject primero
examina las prioridades de cualquier conjunto de tareas, tarea de resumen o
proyecto, y luego los factores estndar.
5. Haga clic en Aceptar. Verificar la realizacin de la nivelacin automtica.
FIGURA 30: Configuracin de nivelacin automtica.
EJERCICIO 8 : Nivelacin automtica

Sesin 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Steve
cambios
Usted como Project Manager, est trabajando en la planificacin del proyecto, y se

encuentra desarrollando el cronograma, sin embargo se da cuenta que tiene varios
recursos sobreasignados, por ello usted decide aplicar la nivelacin automtica a su
cronograma, luego de hacer esto verifique la siguiente informacin:

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Taller de MSProject2010 para la Gestin de Proyectos Sesin03 Material de Lectura

3.1 IDENTIFICACIN DE LA RUTA CRTICA DEL PROYECTO

CONFIGURACINDE LA RUTA CRTICA

1. Seleccione pestaa Formato grupo Formato, Estilos de Texto Se

Otra forma de distinguir la ruta crtica es escoger la

FIGURA1: Configuracin de la Ruta Crtica

Cuando haga clic en demora, se colocan las holguras en el Diagrama de

HALLANDO LA RUTA CRTICA

En la vista Gantt de seguimiento, se ver la ruta crtica en color rojo. Esta

EJERCICIO1:Configuracin -Visualizacindela RutaCrtica

Su equipo ha encontrado recientemente problemas inesperados en el proyecto.

a) Cuntas tareas crticas hay en el cronograma de Restauracin de

3.2 AJUSTE DEL PROYECTO

INFORMACIN NECESARIA PARA EMPEZAR:

AJUSTE DEL TIEMPO DEL PROYECTO

Configuracin Previa para el Ajuste

FIGURA 3 : Configuracin Previa al Ajuste del Proyecto.

2. Seleccione la pestaa Archivo Clic en Opciones.

La pestaa Archivo muestra varias opciones como Guardar, Abrir,

FIGURA4: Configuracin previa al Ajuste del MS Project.

3. Seleccione Programacin Verifique que la opcin de Acumulacin de costos

FIGURA 5 : Verificacin Costo fijo

Reducir el Tiempo del Proyecto

Acortar la duracin de un proyecto puede resultar en un final temprano. Pero

3. En el cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto, debe revisar la duracin,

FIGURA7 : Estadsticas del proyecto ; Fin, Duracin y Trabajo

Existen varias alternativas para reducir el tiempo de un proyecto. Entre ellas

Eliminar una Tarea Crtica

eliminada. Cuando la ruta crtica ya no es crtica cambia de color, pasa del

Cuando se elimina una tarea crtica la informacin de sucesoras y

FIGURA 8 : Eliminar tarea crtica

Recortar el Alcance de una Tarea Crtica

Se reduce el alcance de la tarea

FIGURA 9 : Recortar el alcance de una tarea crtica.

Tambin se puede acceder al mismo cuadro de dialogo dndole doble clic

Al eliminar la tarea crtica, podra suceder uno de dos escenarios:

Asignar ms Recursos a una Tarea

FIGURA10 : Configuracin para asignar ms recursos a las tareas.

1. Seleccione la pestaa Recursos, en la columna Nombre del recurso asigne

FIGURA 11: Asignarmsrecursosa lastareas

Al asignar ms recursos a una tarea, podra suceder uno de dos escenarios:

Incrementar las Horas de Trabajo

Grupo Propiedades : Muestra

Es en este recuadro donde se Clic derecho sobre el rea de Formulario

FIGURA12 : Incrementar las horas de trabajo

Al incrementar las horas de trabajo, podra suceder uno de dos escenarios:

EJERCICIO 2: Ajuste de tiempo del proyecto

Usted es asignado como Director de Proyecto (Project Manager) a un proyecto, y

Eliminar las tareas crticas:

Recortar el alcance de una tarea:

Incrementar las horas de trabajo:

Asignar ms recursos aunatarea:

Despus de los ajustes realizado, identifique la siguiente informacin:

Cul es la nueva fecha de fin del proyecto?

Adicionar Tiempo de Adelanto entre Tareas

1. D doble clic en la tarea.

FIGURA13 : Insertar tiempo de adelanto

Se crea tiempo de adelanto ingresando una duracin negativa en la

Las imgenes a continuacin muestran los tipos de secuencias entre tareas:

Tareas con secuencia

Tareas con lead o

Tareas con lag o retraso

Cambiar Tipo de Vnculo deTareas

FIGURA14: CambiarVnculo de las tareas.