EJERCICIO OPININ 1 Ltda

Recomendaciones de control interno y otros asuntos

Al 31 de diciembre de 2012
Seor
XXXo
Gerente Financiero
EJERCICIO OPININ 1 Ltda
Bogot

Septiembre 3 de 2012

Referencia: Recomendaciones de control interno

Apreciado seor Palacio:

En mi carcter de revisor fiscal de EJERCICIO OPININ 1 Ltda., me permito acompaar a la

presente, un memorando con algunas recomendaciones para contribuir al mejoramiento
continuo del control interno y de los procedimientos contables y asistir a la administracin para
proteger en forma ms efectiva los activos y los intereses de la Compaa.

Dichas recomendaciones fueron identificadas como consecuencia de mi permanente evaluacin

sobre la estructura y funcionamiento del control interno de la Compaa durante el proceso de
entendimiento y evaluacin de los principales ciclos de negocio que se reflejan en los estados
financieros, no con el fin de expresar un concepto o dar seguridad sobre el mismo, sino para
contribuir a mejorar los actuales procedimientos de seguridad y control establecidos por la
Compaa.

Los hallazgos efectuados como producto de las actividades ejecutadas fueron clasificados tal
como lo definen las normas de auditora generalmente aceptadas, as:

Debilidad Material (DM) - Es una condicin reportable en la cual el diseo y operacin

del componente de control interno especfico no reduce, a un bajo nivel, el riesgo de que
errores o fraudes en montos que seran materiales en relacin con los estados financieros,
puedan ocurrir y no ser detectados en un perodo de tiempo por los empleados en el curso
normal de ejecucin de sus labores de control asignadas.

Condicin reportable / debilidades significativas (CR/DS) - Son temas que

representan deficiencias en el diseo y operacin del control interno que podran afectar
adversamente la habilidad de la Compaa para registrar, procesar, resumir y reportar
informacin financiera consistente con las aserciones de la gerencia implcitas en los estados
financieros.
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3 de Septiembre 2013

Posibles incumplimientos en normas legales (PINL) - Incorrecta aplicacin de las

normas legales a que est sometida la Compaa de acuerdo con la legislacin vigente.

Otras observaciones de control interno / situaciones de negocio (OO/SN) -

Oportunidades de mejora que estn destinadas a ayudar a la Compaa a mejorar su control
interno y lograr eficiencias operacionales.

Como las pruebas de auditora se desarrollaron con base en muestreos, adems de evaluar los
casos especficos que se citan a ttulo de ejemplo, se sugiere que la administracin se asegure de
que estos casos no sean los nicos y que no sucedan en otras reas de la Compaa.

Esta carta es emitida solo para informacin y uso de EJERCICIO OPININ 1 Ltda, y no debe ser
usada por ninguna otra persona.

Agradezco la colaboracin recibida por parte del personal de la Compaa en relacin con la
labor desarrollada por la revisora fiscal, y si considera necesaria informacin adicional al
respecto, con gusto se la suministrar.

Cordialmente,

xxxxx
Revisor Fiscal
Tarjeta Profesional No.11-T

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Para su consideracin, detallo a continuacin por rea y tema evaluado, recomendaciones al control interno y otras observaciones
diseadas para fortalecer los controles y la eficiencia operativa.
(Cifras en miles de pesos)
No. Observacin
Proceso contable
1 Durante la revisin del proceso contable al 31
de diciembre de 2012 observ que la
causacin de los documentos contables no se
registra oportunamente de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente
aceptados. Algunos ejemplos:
Causacin de facturas.
Causacin de proveedores
Causacin de transacciones con
vinculados
Por esta razn se presentaron por parte de la
administracin varias versiones del balance
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Anexo A
Recomendacin Comentarios de la administracin Tipo
La Compaa debe implementar DM
mecanismos de control que le permitan
asegurar que las operaciones se registren
cronolgicamente en la fecha en que se
hubieren realizado como los siguientes:
Conciliacin peridica de la totalidad de
las cuentas contables.
Creacin de plan de cierre mensual que
le permita identificar que todas las
operaciones se registren totalmente y
oportunamente.
Lo anterior en cumplimiento con los
principios de contabilidad generalmente
aceptados y con el objetivo de mitigar
posibles sanciones fiscales (Retencin en la
fuente).
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No. Observacin Recomendacin Comentarios de la administracin Tipo

Costos laborales

2 Durante la revisin de los costos laborales al La Compaa debe implementar Seor Sr. Gmez, contador DS
31 de diciembre de 2011 observ que no mecanismos de revisin en el proceso de
existe un procedimiento de revisin y liquidacin y pago de nmina que le Se implementar la aprobacin de las
aprobacin de las novedades. Algunos permitan garantizar la integridad y exactitud transacciones por el seor Ronal Vlieg,
ejemplos: y actualizacin de las operaciones. gerente y el seor Jos Camacho,
subgerente.
Tipo de novedad Fecha
Pago en cheque de 1 quincena de
Nadia Skiner y Lina octubre
Orjuela.
Vacaciones de Mara 1 quincena de
Borbn y Rosalba octubre
Chiguazaque.
Deduccin por 1 quincena de
libranzas de Carolina octubre
Benavides, Castaeda
Sonia, Luz Stella
Hernndez y Tatiana
Suarez.

Adicionalmente observ que no existe un

proceso formal de revisin, aprobacin y pago
de la liquidacin de nmina.

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No. Observacin Recomendacin Comentarios de la administracin Tipo

Caja y bancos

3 Durante la revisin del corte de caja y bancos
observ que la compaa no ha contabilizado
los comprobantes que afecten las cuentas
bancarias para el ao 2012 por lo anterior no
existe un consecutivo cronolgico de las
operaciones. Algunos ejemplos:
La Compaa debe asegurar que las
operaciones se registren cronolgicamente
en la fecha en que se hubieren realizado, lo
anterior en cumplimiento con los principios
de contabilidad generalmente aceptados.
Seor Sr. Gmez, contador DM
Se tomarn medidas a partir de la
emisin final del ao 2011.

Fecha s/n Concepto Monto

extracto
2 de enero Suministro de $4,194
2012 combustible para
vehculos en B/quilla
3 de enero Pago planilla de $16,499
2012 proteccin social
12 de Pago de nmina $23,811
enero 2012 primera quincena

Control interno

4 Durante el proceso de auditora del ambiente
de control interno observ que:
a. No se deja evidencia de la revisin y
anlisis mensual que realiza la gerencia a
las variaciones de las cuentas reflejadas en
los estados financieros.
Crear mecanismos de control que le
permitan robustecer el control interno en
cada uno de sus componentes:
a. Dejar evidencia del anlisis y las
correcciones producto de las revisiones
realizadas por la gerencia con el objetivo
de que las cifras tomen el curso
respectivo dentro del proceso contable.
Seor Sr. Gomez, contador
a. La Compaa se encuentra
aprobando los Estados Financieros
de 2010, por el seor Roi Joun,
asistente del vicepresidente
financiero corporativo. Este informe
fue enviado el primero de mayo de
2012.

No. Observacin Recomendacin Comentarios de la administracin Tipo

b. No existe un procedimiento de revisin de b. Implementar mecanismos de revisin b. Se tomarn las medidas para DM
los comprobantes manuales que permitan peridicos que permitan ejercer control implementar polticas que
garantizar la integridad y razonabilidad del sobre sus operaciones incluyendo los documenten los niveles de
ajuste. Algunos ejemplos de comprobantes siguientes criterios de revisin sobre los atribuciones y aprobaciones en las

PwC 3
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manuales que no cuentan con revisin ni ajustes manuales: transacciones y en los usuarios de la
aprobacin por un funcionario de nivel contabilidad local.
adecuado son: Existencia y ocurrencia de las
operaciones. c. Debido al poco personal del rea,
Nmero del para los temas locales solo estn
comprobante Monto Concepto Que todas las operaciones realizadas dos personas. A nivel corporativo se
se hayan revisado. maneja unos niveles de
CC -00000009 $1,018,261 Diferencia en aprobaciones interno, por lo tanto a
CC- 00000023 $456,815 cambio Casa
Matriz Que las operaciones representen nivel local no se manejan.
adecuadamente su naturaleza,
clasificacin. Sin embargo, al final de ao, cuando
c. No existe adecuada segregacin de la contabilidad est adelantada se
funciones ni de perfiles de usuario
parametrizados en el sistema. Ejemplo: Que los comprobantes manuales tomarn las medidas e
cuenten con un consecutivo implementaran niveles de
Existe un solo perfil para causacin y aprobaciones y usuarios
aprobacin de registros contables el cual cronolgico.
respectivamente para los usuarios
es utilizado por el analista de contabilidad y contables.
el contador. Que la totalidad de las cuentas
incluidas en los estados financieros
estn adecuadamente conciliadas y
se deje evidencia desde la realizacin
hasta la aprobacin por niveles
adecuados.

c. Evaluar las actividades y definir los

d. El libro de junta directiva se encuentra a
lpiz permitiendo de esta manera posibles
modificaciones no detectables.
accesos en el sistema que incluyan el
principio de segregacin de funciones en
el rea de contabilidad.
d. Que los libros de actas de junta directiva
sean llevados de manera cronolgica,
oportuna usando un medio que evite su
fcil alteracin.

e. No se convoc oportunamente la Junta

de socios como lo estipula el cdigo de
comercio y los estatutos de la compaa

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No. Observacin Recomendacin Comentarios de la Administracin Tipo

5 Durante la revisin detallada de los rubros
incluidos en los estados financieros de la
compaa al 31 de diciembre de 2011,
identifiqu los siguientes errores los cuales
fueron ajustados en los estados financieros:
a. Reintegros de provisiones por $1,221,926
las cuales no correspondan al movimiento
real de la cartera.
b. Subestimacin en el gasto por diferencia
en cambio por $1,769,459.
c. Provisin de cartera subestimada en
$580,460.
Asegurar que la contabilidad se lleve de Seor Sr. Gmez, contador. DM
conformidad con las normas legales y la
tcnica contable que permitan garantizar que La contabilidad fue ajustada al 31 de
todos los hechos econmicos se reconocen diciembre de 2011.
y transmiten de forma correcta a los usuarios
de la informacin la cual debe ser
comprensible, til, pertinente, confiable y
comparable.
Producto de los ajustes realizados en la
contabilidad al 31 de diciembre de 2011, es
necesario actualizar el formulario de
declaracin en la renta.

Intercompaas

6 Durante la revisin detallada de las cuentas
por cobrar con intercompaas y casa matriz
observ que no se lleva un proceso de
conciliacin de las cuentas donde se pueda
evidenciar el seguimiento y anlisis a las
partidas conciliatorias. As mismo en nuestro
proceso de circularizacin no fue recibida la
respuesta por parte del vinculado econmico
Dejar evidencia del seguimiento a las
operaciones realizadas con intercompaas
y casa matriz mediante la realizacin de
conciliaciones mensuales que permitan
garantizar:
Existencia y ocurrencia de las
operaciones.
Integridad de las operaciones.
Anlisis a las partidas conciliatorias y
antigedad de las mismas.
Existe una conciliacin a nivel DM
corporativo, la compaa en Estados
Unidos. El corporativo no se preocupa
por los Estados Financieros locales, por
tal razn no se ve necesario realizar
estas conciliaciones.
Es valida la recomendacin, se
implementaran medidas de llevar la
contabilidad conforme en las
recomendaciones de la revisora fiscal,
una vez se finalice la auditora 2012..

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COSTOS Y GASTOS

7 Durante la revisin detallada de las cuentas Reversar los registros realizados a cuentas DM
por cobrar con intercompaas y casa matriz en pesos colombianos
observ el registro inadecuado de diferencia
en cambio a transacciones que no se realizan
en moneda extranjera a las cuentas pagadas
en nombre de su vinculado econmico

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