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FERRAMENTA: 5S PARA EMPREENDEDORES

OPERAES E TECNOLOGIA

INDICADO PARA negcios de todos os tamanhos, 2) Seiton: Depois de eliminar o que desnecessrio,
mas esta ferramenta foi desenvolvida considerando os agora o momento de organizar os itens necessrios.
de menor porte. comum ver negcios nascentes bagunados, j que o
empreendedor e seus colaboradores esto apagando
SERVE PARA o empreendedor e seus colaboradores incndios o tempo todo. Da a dificuldade dos
desenvolverem uma disciplina voltada para a ordem e empreendedores adotarem o Seiton em suas empresas.
a organizao do local de trabalho. Mas a falta de tempo no deve ser uma desculpa para
manter a empresa organizada com cada coisa (sempre)
TIL PORQUE permite que o empreendedor em seu lugar.
introduza a disciplina dos 5S em sua empresa
de forma simples. 3) Seis: As coisas precisam estar organizadas, em
seus lugares e sempre limpas (e em timas condies de
SOBRE A FERRAMENTA: Os 5S so uma das uso). De todos os 5S, o Seis mais fcil de ser adotado
tcnicas mais populares de gesto da qualidade no pelo empreendedor. A maioria pode at admitir que a
mundo. Desenvolvidos no Japo por Hiroyuki Hirano1, os sua empresa est bagunada, mas poucos admitem
5S so usados por empresas de todos os portes e at por que esto sujas. A grande meta que todas as coisas da
pessoas fsicas em sua vida pessoal. Mais do que uma empresa estejam limpas.
tcnica, uma filosofia para manter o local de trabalho, a
empresa como um todo e at a vida de forma organizada, 4) Seiketsu: o momento de padronizar a aplicao
limpa e eficiente. Por ser de fcil entendimento, apesar dos 3S anteriores. Muitas pessoas que afirmam usar os
de exigir muita disciplina em sua implantao, pode 5S costumam adotar apenas os trs primeiros conceitos
ser muito til para empreendedores que querem criar de forma espordica, normalmente uma vez ano (quase
organizaes eficientes. Esta ferramenta traduz o conceito sempre no incio ou no final). O Seiketsu a adoo dos
dos 5S em um formulrio simples, que pode ser usado 3S iniciais como prticas rotineiras da empresa. Para isso
pelo empreendedor e tambm por seus colaboradores. preciso definir os padres e procedimentos para que os
Assim como algumas palavras que usamos do ingls2, primeiros 3S ocorram de forma constante na empresa.
os 5S so as letras iniciais das palavras em japons (Seiri, Muitos empreendedores podem defender que o perodo
Seiton, Seis, Seiketsu e Shitsuke) e sua traduo literal inicial de vida da empresa no o momento para criar
para o portugus (Classificar, Organizar, Limpar, Padronizar regras sobre como ela deve funcionar. E ele(a) pode
e Manter) impediria o uso da mesma sigla. estar certo(a). Mas importante que ele(a) tente
aplicar os primeiros 3S seguindo um certo padro de
Como usar: Esta ferramenta trata dos 5S por meio planejamento. Assim, no futuro, quando a empresa
de uma lista de coisas que devem ser mantidas ou estiver maior (e mais complexa), todos aceitaro as
descartadas (etapa Seiri) e um formulrio de avaliao regras de limpeza e organizao.
para as demais fases.
5) Shitsuke: o estgio em que os 4S anteriores se
1) Seiri: Analise sua rea de trabalho, classifique o que tornam uma disciplina e uma cultura da organizao.
relevante e suprfluo e mantenha somente o necessrio Nessa situao, os colaboradores praticam os 4S iniciais
para a execuo da atividade. Esta etapa comea no de forma automtica. Isso passa a fazer parte da rotina
local de trabalho de cada colaborador se expande da empresa e dos funcionrios.
para todas as instalaes fsicas da empresa. Pode
chegar, inclusive, s polticas e aos procedimentos da
organizao. O Seiri importante para manter a empresa 1 ALGUNS AUTORES DEFENDEM QUE O CONCEITO DOS 5S SURGIU NA DCADA DE 1960,
operacionalmente enxuta e eficiente. Com o passar do A PARTIR DAS IDEIAS DE KAORU ISHIKAWA.

tempo, os colaboradores comeam a juntar itens (fsicos 2 COMO MARKETING, DESIGN, VALUATION... MANTER O SIGNIFICADO ORIGINAL USANDO

e virtuais/digitais) em seus locais de trabalho que no APENAS UM NICO TERMO EM PORTUGUS UM GRANDE DESAFIO NESSES CASOS.

tm utilidade para a execuo de sua funo. Isso pode


atrapalhar suas atividades, reduzir sua eficincia e/ou
desviar sua ateno. O mesmo vale para a empresa como
um todo, seja em suas instalaes fsicas ou polticas,
procedimentos ou instrues. Muitos acreditam que os
5S se resumem s atividade de eliminar coisas, mas
esse s o comeo de algo que deve se consolidar na
forma da empresa funcionar.
1
FERRAMENTA: FLUXO DE CAIXA BSICO
OPERAES E TECNOLOGIA

Fonte: Adaptado de Almeida, M. G. Pedagogia empresarial: saberes, prticas e referncias. Rio de Janeiro: Brasport, 2006. P. 98

3 SEMPRE CONSIDERE O DESCARTE CORRETO E AS ALTERNATIVAS PARA AUMENTAR A VIDA TIL DO ITEM OU SUA RECICLAGEM.

4 NO H EXCEO QUANDO SE TRATA DE LIMPEZA.

2
FERRAMENTA: 5S PARA EMPREENDEDORES
OPERAES E TECNOLOGIA

.:DICAS DE USO DA FERRAMENTA


Mantenha as coisas em seu lugar: Neste item
Antes e depois: O pai dos 5S, Hiroyuki Hirano, vale questionar se o local anteriormente designado para o
recomenda: fotografe os locais antes e depois da item , de fato, o melhor. Em boa parte dos casos, h lugares
aplicao dos 5S. Na maioria dos casos, a imagem melhores e mais inteligentes. Quando Steve Jobs pediu
vale, literalmente, mais do que mil palavras. Estoques para eliminar o manual (em papel) dos aparelhos da Apple,
desorganizados, fbricas sujas e mesas bagunadas se eliminou peso e espao desnecessrios. Quem tivesse
transformam e deixam o responsvel pela rea orgulhoso. interesse pelo manual, podia acess-lo pela internet.

Um lugar para cada coisa e todas as coisas 5S, Kanban, Kaizen e Arigat: Se ainda no
em seus lugares: Os defensores dos 5S defendem decorou os 5S em japons, no se preocupe. Com o
que a empresa use slogans como o deste tpico para uso, voc vai se lembrar deles, assim como ocorreu com
disseminar as prticas da ferramenta. outros termos que j so populares nas empresas, como
Kanban e Kaizen. Por coincidncia, as duas abordagens
5S no vm depois do Natal: comum ver podem ser adotadas junto com os 5S. O Kanban uma
empresas incentivarem seus colaboradores a praticar excelente tcnica de gesto de estoques e o Kaizen, uma
os 5S no final ou no incio do ano, quando a empresa filosofia de melhoria contnua da empresa.
para de funcionar. uma prtica saudvel, mas os 5S
no devem ser vistos como uma prtica peridica. Hum? provvel que boa parte dos empreendedores
Eles devem fazer parte da rotina do dia a dia. No que tiveram formao acadmica em escolas de
inteligente ter uma empresa organizada, limpa e negcios e engenharia tenham uma noo do que sejam
eficiente s uma vez por ano. os 5S. So raros, porm, os que a colocam em prtica.
Eles esto sempre apagando outros incndios ou se
O exemplo vem cima: Como os 5S mais do que acostumaram baguna de sua empresa e sua vida.
uma tcnica, mas um comportamento, os melhores Todos os empreendedores, at de negcios nascentes,
exemplos devem vir dos gestores da empresa. No podem se beneficiar da aplicao dos 5S em seus
legtimo para um empreendedor bagunado exigir que negcios, mesmo que a ela seja parcial e concentrada
sua empresa seja organizada. nos primeiros 3S, ou at mesmo conduzida anualmente.

5S na descrio do cargo de cada


colaborador: As prticas sugeridas pelos 5S tendem MATERIAL ADICIONAL RECOMENDADO:

a parecer bvias para os colaboradores mais inteligentes. ALMEIDA, M. G. PEDAGOGIA EMPRESARIAL: SABERES, PRTICAS E REFERNCIAS.
RIO DE JANEIRO: BRASPORT, 2006.
Assim, nada mais natural que incluir esses critrios na CARVALHO, P.C. O PROGRAMA 5S E A QUALIDADE TOTAL. SO PAULO: ALINEA, 2011.
descrio do cargo e nos processos de avaliao de
desempenho do colaborador. HIRANO, H. 5S NA PRTICA. SO PAULO: IMAN, 1992.

HIRANO, H. 5S FOR OPERATORS 5 PILLARS OF THE VISUAL WORKPLACE.


PRODUCTIVITY PRESS, 1996
E o plano de ao? A etapa inicial (Seiri) exige a
classificao das coisas desnecessrias. Para garantir o
descarte correto, inclusive para reso e reciclagem, preciso
que responsvel da rea estruture um plano de ao.

5S tambm nos itens digitais: Apesar de ter


sido desenvolvido para coisas tangveis, os 5S tambm
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passaram a ser aplicados em itens intangveis, como


software instalados no computador, arquivos grandes e
desnecessrios armazenados na memria do PC ou em
servidores e mensagens antigas e sem valor mantidas no
correio eletrnico.
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NAKAGAWA (PROFESSOR E
COORDENADOR DO CENTRO
DE EMPREENDEDORISMO
DO INSPER)
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