UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAO

DEPARTAMENTO DE CINCIAS DA INFORMAO
COMISSO DE GRADUAO EM ARQUIVOLOGIA

Pmela Gonalves Andres

POLTICA DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS:

O caso do Tribunal Regional Federal da 4 Regio

Porto Alegre
2011
 Pmela Gonalves Andres

POLTICA DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS:

O caso do Tribunal Regional Federal da 4 Regio

Trabalho de Concluso de Curso de

Graduao, realizado como requisito
parcial para obteno do grau de Bacharel
em Arquivologia pelo Departamento de
Cincias da Informao da Universidade
Federal do Rio Grande do Sul.

Orientadora Profa. Flvia Helena Conrado

Porto Alegre
2011
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL
Reitor: Prof. Dr. Carlos Alexandre Netto
Vice-Reitor: Prof. Dr. Rui Vicente Oppermann

FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAO

Diretor: Prof. Ricardo Schneiders da Silva
Vice-Diretora: Profa. Dra. Regina Helena Van der Lann

DEPARTAMENTO DE CINCIAS DA INFORMAO

Chefe: Profa. Dra. Ana Maria Moura
Chefe Substituta: Profa. Dra. Helen Rozados

L912d Andres, Pmela Gonalves

Poltica de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais: o

caso do Tribunal Regional Federal da 4 Regio / Pmela Gonalves
Andres. Porto Alegre, 2011.
56 p.

Orientadora: Flvia Helena Conrado.

Trabalho de Concluso de Curso (Graduao) Universidade
Federal do Rio Grande do Sul. Faculdade de Biblioteconomia e
Comunicao Curso de Graduao em Arquivologia, 2011.

1. Preservao digital. 2. Documentos digitais. I. Ttulo. II. Flvia

Helena Conrado.

CDU: 930.25
 Pmela Gonalves Andres

POLTICA DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS:

O caso do Tribunal Regional Federal da 4 Regio

Trabalho de Concluso de Curso de

Graduao, realizado como requisito
parcial para obteno do grau de Bacharel
em Arquivologia pelo Departamento de
Cincias da Informao da Universidade
Federal do Rio Grande do Sul.

Data de Aprovao:______/______/_________.

Banca examinadora:

_________________________________________________________
Profa. e Orientadora Flvia Helena Conrado, UFRGS

________________________________________________________
Profa. Maria do Rocio F. Teixeira, UFRGS

_________________________________________________________
Profa. Marlise Maria Giovanaz, UFRGS
 AGRADECIMENTOS

Agradeo a todos que me apoiaram na realizao deste trabalho,

especialmente a minha famlia e ao meu namorado pela base e fora nos momentos
difceis. Agradeo a Professora e Orientadora Flvia Helena Conrado, pela
disposio e ateno no auxlio da elaborao e rumo deste trabalho. No poderia
deixar de agradecer a simpatia, gentileza e ateno dos servidores do TRF4 com
quem tive a oportunidade de conversar sobre o objeto de estudo do presente
trabalho, contribuindo ento para que este se tornasse uma realidade.
 RESUMO

O Presente Trabalho de Concluso de Curso de Graduao em Arquivologia

apresenta o tema sobre Polticas de preservao de documentos arquivsticos
digitais. O objetivo deste estudo verificar a existncia de uma Poltica de
preservao de documentos digitais no Tribunal Regional Federal da 4 Regio
TRF4. Bem como analisar o nvel de preocupao com a questo de preservao e
identificar possveis procedimentos e estratgias de preservao de documentos
digitais adotados pela instituio. A justificativa o contexto atual do TRF4, onde os
documentos das atividades-meio e atividades-fim esto sendo produzidos somente
em meio digital e a necessidade de garantir sua preservao a longo prazo. A
fundamentao terica expe o TRF4 e sua histria. Conceitua documento
arquivstico convencional e digital. Apresenta recomendaes acerca de polticas e
estratgias para a preservao dos documentos arquivsticos digitais. A metodologia
utilizada um estudo de caso no TRF4 realizado atravs de entrevistas na
instituio com a finalidade de coletar dados para o estudo. Analisa as informaes
coletadas comparando teoria arquivstica. Considera os benefcios oferecidos
atravs da virtualizao das atividades da instituio, dentre eles, eficincia e
otimizao de atividades, bem como rapidez na tomada de decises. Atenta para a
importncia da implementao de polticas e estratgias de preservao de
documentos digitais com a finalidade de manter os documentos ntegros, autnticos
e acessveis a longo prazo. Na qual consiste em uma tarefa que exige recursos
financeiros, esforo e colaborao entre os profissionais da arquivologia, tecnologia
da informao e produtores dos documentos digitais.

Palavras-chave: Polticas. Estratgias. Preservao de Documentos Digitais. TRF4.

 ABSTRACT

This graduation paper presents the subject on of digital arquivsticos document

preservation policy. The objective of this study is to verify the existence of one digital
document preservation policy in the Federal Regional Court of 4 Region - TRF4. As
well as analyzing the level of concern with the preservation question and identifying
to possible procedures and strategies of digital document preservation adopted by
the institution. The justification is the current context of the TRF4, where the
documents of the activities-half and activity-end are being only produced in digital
way and the necessity to guarantee its preservation in the long run. The theoretical
recital displays the TRF4 and its history. It appraises conventional and digital
document. It presents recommendations concerning policy and strategies for the
preservation of digital documents. The applied methodology is a study of case in the
TRF4 carried through interviews in the institution with the purpose to collect given
data for the study. It analyzes the collected information comparing with the archival
theory. It considers the benefits offered through the virtualization of the activities of
the institution, amongst them, efficiency and optimization of activities, and rapidity in
the taking of decisions as well. Intent for the importance of the implementation of a
politicy and strategies of digital document preservation with the purpose to keep
complete, authentic and accessible documents in the long run. It consists of a task
that demands financial resources, effort and contribution enter the professionals of
the archival, technology of the information and producers of digital documents.

Keywords: Policy. Strategies. Digital Document Preservation. TRF4.

 LISTA DE ABREVIATURAS

CJF Conselho da Justia Federal

CNJ Conselho Nacional de Justia
Conarq Conselho Nacional de Arquivo
CTDE Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos
DGARQ Direo-Geral de Arquivos
e-Arq Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Aquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil
e-Proc Sistema de Processo Judicial Eletrnico
e-Proc V1 Sistema de Processo Judicial Eletrnico Verso 1
e-Proc V2 Sistema de Processo Judicial Eletrnico Verso 2
INSS Instituto Nacional de Seguridade Social
InterPares Projeto Internacional sobre Documentos Arquivsticos Autnticos
Permanentes em Sistemas Eletrnicos
JE Justia Federal
JEFs Juizados Especiais Federais
MoReq-Jus Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de
Processos e Documentos da Justia Federal
OAIS - Open Archival Information System
RPVs Requisitrios de pequeno valor
SEI Sistema Eletrnico de Informaes
STJ Superior Tribunal de Justia
TRF4 Tribunal Regional Federal da Federal da 4 Regio
 SUMRIO
1 INTRODUO .........................................................................................................7
1.1 DEFINIO DO PROBLEMA ................................................................................................................. 9
1.2 OBJETIVOS.............................................................................................................................................. 10
1.2.1 Objetivo geral ..................................................................................................................................... 10
1.2.2 Objetivos especficos........................................................................................................................... 10
1.3 JUSTIFICATIVA ..................................................................................................................................... 10
2 FUNDAMENTAO TERICA .............................................................................12
2.1 A INSTITUIO ...................................................................................................................................... 12
2.2 DOCUMENTO ARQUIVSTICO CONVENCIONAL E DIGITAL ................................................... 16
2.3 PRESERVAO DIGITAL .................................................................................................................... 20
2.4 POLTICA DE PRESERVAO DOCUMENTOS DIGITAIS........................................................... 23
2.4.1 Estratgias de Manuteno Digital .................................................................................................... 25
2.4.2 Estratgias de Preservao Digital .................................................................................................... 26
2.4.2.1 Uso de padres .........................................................................................................................................27
2.4.2.1.1 Formatos autodescritivos.................................................................................................................27
2.4.2.1.2 Encapsulamento ...............................................................................................................................27
2.4.2.1.3 Restrio da gama de formatos a serem geridos (normalizao) .............................................28
2.4.2.1.4 Converso..........................................................................................................................................28
2.4.2.1.5 Migrao ............................................................................................................................................29
2.4.2.2 Dependncia tecnolgica.........................................................................................................................30
2.4.2.2.1 Preservao da tecnologia..............................................................................................................30
2.4.2.2.2 Confiana na compatibilidade descendente ou reversa .............................................................31
2.4.2.2.3 Reengenharia de software ..............................................................................................................31
2.4.2.2.4 Visualizadores e converso no ponto de acesso.........................................................................31
2.4.2.2.5 Emulao ...........................................................................................................................................31
2.4.2.2.6 Abordagens no digitais ..................................................................................................................32
2.4.2.2.7 Restaurao de dados (arqueologia digital) .................................................................................32
2.4.3 Metadados de preservao ................................................................................................................. 33
3 METODOLOGIA ....................................................................................................34
4 ANLISE DOS DADOS COLETADOS .................................................................35
4.1 A GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS NO TRF4 ......................................... 35
4.2 PRESERVAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NO TRF4 ............................ 40
5 CONSIDERAES FINAIS ...................................................................................44
REFERNCIAS.........................................................................................................46
APNDICE A Roteiro de Entrevista ....................................................................49
APNDICE B Termo de Consentimento Livre e Esclarecido ...........................52
 7

1 INTRODUO

As instituies pblicas e privadas cada vez mais aplicam as tecnologias de

informaes no ambiente administrativo, tanto para as funes gerenciais, quanto
para as operacionais. Isto ocorre devido aos diversos benefcios oferecidos por
essas tecnologias como a qualidade e agilidade na execuo de atividades, o
aumento de produtividade, facilidade de acesso as informaes, rapidez na tomada
de decises e economia de custos.
A informatizao das atividades administrativas leva h um crescimento da
quantidade de documentos arquivsticos produzidos e armazenados em meio
eletrnico. Praticamente todas as esferas da sociedade produzem informaes
digitais, no setor privado quase a sua totalidade e em diversos rgos pblicos, a
informatizao cresce a cada dia, onde o desempenho de funes importantes e
essenciais para a sociedade depende do bom funcionamento dos sistemas de
informaes.
No entanto, em meio s vantagens oferecidas pelo uso das tecnologias de
informaes, surgem novos problemas como a garantia de segurana da
informao, a dependncia de meios tecnolgicos para o acesso e visualizao de
documentos, os diversos formatos digitais existentes, bem como a integridade e
autenticidade dos mesmos e a preservao dos documentos em meio digital. Alm
disso, existem outros problemas referentes ao gerenciamento dessas informaes,
pois o controle da criao dos documentos em ambiente digital consiste em uma
tarefa mais rdua para o arquivista. Muitos profissionais se deparam com a seguinte
realidade: documentos gerados sem controle e em vrias verses, duplicao da
informao, dificuldades de acesso devido m indexao dos documentos, perdas
de informaes, entre outras situaes.
Dessa forma, frente s mudanas, os arquivistas devem buscar novos
mtodos para o gerenciamento dos documentos digitais, assim como expe Lopes:

A chegada da era digital,[...], determina que os arquivistas repensem os

seus objetos, mtodos e meios de trabalho. No mais possvel esquecer
o virtual, a informao registrada em meio digital e a presena, cada vez
maior, dos computadores e perifricos como as principais ferramentas de
trabalho de nosso tempo. (LOPES, 2000, p.290)
 8

O objeto de trabalho do arquivista mudou na medida em que os documentos

deixam de ser convencionais e passam a ser digitais, com novas caractersticas e
maior complexidade. Alm disso, os documentos no so mais arquivados em um
local de guarda sob a responsabilidade do arquivista. O arquivo agora
representado em meio digital, permanecendo na administrao. Para tanto, Jardim
(1998) afirma que os arquivistas necessitam de atualizao constante, unio com os
profissionais da tecnologia da informao para a realizao de pesquisas que
possam resultar em possveis solues a tais problemas arquivsticos.
Entretanto, a essncia do objeto de trabalho dos arquivistas no mudou, pois
continua sendo a informao arquivstica. Neste sentindo, h uma maior
aproximao com a verdadeira funo do arquivista, ou seja, gerir a informao
arquivstica independentemente de seu suporte, tarefa to fundamental para as
organizaes e, consequentemente, para a sociedade.
Naturalmente que nem tudo deve ser preservado por um longo prazo, porm
aquilo que deve gozar de tal privilgio ser feito de forma mais completa e
detalhada, atravs de uma correta identificao dos documentos digitais. Mas como
garantir a preservao desses documentos digitais? Devido obsolescncia
tecnolgica no basta apenas preservar o suporte onde as informaes esto
registradas, existem outros fatores que dificultam a preservao desses
documentos. Ento vivemos nesse dilema entre os benefcios oferecidos atravs
das tecnologias, que tornam mais eficientes o acesso e a descrio dos
documentos, e os problemas decorrentes da fragilidade das tecnologias. Ao mesmo
tempo em que so to poderosas por oferecem recursos que facilitam em tudo
nossas vidas, apresentam-se como frgeis, podendo os seus recursos serem
temporrios.
Para tanto, necessria a aplicao da gesto documental onde sejam
abrangidos estes documentos, dessa forma haver mais garantias para a
preservao das informaes. Com um planejamento adequado, haver maior
garantia de autenticidade, integridade, segurana e acesso as informaes, o que
contribuir para a preservao dos documentos que devero ser guardados por um
longo prazo ou permanentemente.
Muitas vezes, no h preocupao por parte das organizaes com a questo
da preservao dos documentos arquivsticos digitais, por falta de orientao
especfica e conhecimento frente s tecnologias da informao e por ser suficiente
 9

mant-los preservados apenas pelo tempo em que esto sendo teis

administrao. No entanto, alguns documentos criados em meio digital necessitam
serem guardados por um longo tempo ou, quando possuem valor histrico,
permanentemente, por isso se faz necessrio que existam solues para a
preservao dos documentos digitais. Alm disso, ocorrem muitos casos onde no
h gerenciamento dos documentos digitais, resultando em perdas antes de
completarem os seus objetivos administrativos. Portanto, extremamente
necessrio que sejam implementadas polticas de preservao dos documentos
arquivsticos digitais, principalmente a longo prazo, com estratgias e mecanismos
que garantam a longevidade de tais informaes e no faa com que os recursos
humanos e financeiros empenhados na informatizao das atividades sejam
desperdiados.

1.1 DEFINIO DO PROBLEMA

Retomando o que foi exposto anteriormente, no mbito da administrao

pblica a maior parte dos documentos esto sendo produzidos em meio digital,
seguindo uma tendncia atual onde as instituies devem investir na digitalizao de
seus documentos a fim melhorar o acesso aos mesmos. Dessa forma, as
instituies pblicas se caracterizam como modernas e eficientes na realizao de
suas atividades, mas ser que se preocupam com a preservao a longo prazo
desses documentos digitais? Uma vez que dificilmente preocuparam-se com a
implantao de uma poltica de preservao para os documentos fsicos, o que dizer
ento de uma poltica de preservao para os documentos digitais?
Neste contexto, ser realizada uma pesquisa em uma instituio pblica no
mbito do Poder Judicirio, com intuito de verificar se h uma poltica para a
preservao dos documentos gerados em meio digital ou se, ao menos, existe a
preocupao com a preservao dos mesmos. A instituio a ser pesquisada ser o
Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4), onde os processos judiciais e
documentos administrativos esto sendo gerados somente em meio digital e no h
mais tramitao em meio fsico. A utilizao das tecnologias da informao e
mudana na tramitao dos documentos ocorreu com o objetivo de tornar mais
geis as atividades e tomadas de decises. Com isso, os processos fsicos que
 10

ainda esto em tramitao so digitalizados e transformam-se em processos digitais,

assim como os documentos criados e anexados posteriormente.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo geral

Verificar a existncia de uma poltica de preservao dos documentos digitais

no Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4).

1.2.2 Objetivos especficos

a) Pesquisar na literatura as recomendaes acerca de polticas e estratgias

para a preservao dos documentos arquivsticos digitais;
b) Pesquisar no Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4) se existe uma
poltica de preservao de documentos arquivsticos digitais;
c) Pesquisar a existncia de procedimentos que garantam a preservao das
informaes digitais;
d) Comparar se os procedimentos de preservao so calcados na teoria
arquivstica de acordo com a literatura da rea.

1.3 JUSTIFICATIVA

No TRF4, todos os documentos arquivsticos esto sendo produzidos e

tramitados exclusivamente em meio digital com a finalidade de agilizar a execuo
de atividades administrativas e judiciais, de tal forma a tornar mais rpido e
acessvel o servio jurisdicional prestado sociedade. O TRF4 um rgo inovador
e em sua trajetria sempre investiu empenho e recursos para tornar eficaz a
realizao de suas atividades, visando executar um servio jurisdicional com
qualidade e agilidade sociedade.
O acervo documental gerado na instituio constitudo por documentos
pblicos que devero ser guardados por um longo perodo ou, no caso de
documentos de carter histrico, permanentemente. Essa documentao de
extrema importncia sociedade e memria do judicirio, constituindo um
 11

patrimnio histrico cultural que dever ser preservado e disponibilizado pela

administrao judiciria.
No contexto atual da instituio, onde os documentos so gerados
digitalmente e considerando a fragilidade das tecnologias de informaes, h o
questionamento sobre a preservao a longo prazo desses documentos. Ento,
importante para a sociedade tomar cincia do nvel de preocupao por parte da
instituio e de medidas aplicadas para preservar, autntico e ntegro, o patrimnio
documental digital do judicirio.
Portanto, foi realizada uma pesquisa visando averiguar se o TRF4 preocupa-
se com a preservao a longo prazo de seus documentos digitais e a existncia de
uma poltica de preservao digital. A presente pesquisa ser importante para ter-se
uma idia de como est sendo abordada a questo da preservao dos documentos
arquivsticos digitais no Poder Judicirio, utilizando como exemplo o TRF4.
Esta pesquisa foi realizada com o intuito de ser relevante para a
conscientizao da importncia da preservao dos documentos digitais e atentar
para a criao e implementao de polticas de preservao a longo prazo dos
mesmos. Alm disso, apresenta as recomendaes sobre polticas e estratgias de
preservao digital, embasada na literatura, possibilitando construir conhecimento
referente questo.
Para que a situao atual seja analisada devidamente, alguns conceitos
devem ser abordados, tais como: documentos arquivsticos convencionais e digitais;
a preservao dos documentos arquivsticos digitais; polticas de preservao de
documentos digitais; estratgias de preservao; a fim de contextualizar o presente
trabalho. Aps, sero apresentados e analisados os resultados da pesquisa.
 12

2 FUNDAMENTAO TERICA

2.1 A INSTITUIO

O Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4) est sediado em Porto

Alegre, mas possui jurisdio nos Estados do Rio Grande do Sul, Santa Catarina e
Paran. constitudo de 27 Desembargadores Federais vitalcios, escolhidos entre
os Juzes Federais de 1 Instncia, membros do Ministrio Pblico e representantes
da Ordem dos Advogados do Brasil, nomeados pelo Presidente da Repblica, nos
termos da Constituio Federal.1
A criao do Tribunal Regional Federal (TRF) da 4 Regio foi oficializada em
assentamento na Carta de 1988. Fora determinada a substituio do antigo Tribunal
Federal de Recursos (TFR), que tinha sede em Braslia, por cinco TRFs espalhados
pelo Brasil. A meta dos parlamentares constituintes era descentralizar e agilizar os
servios oferecidos por aquela corte que seria extinta , ampliando o acesso da
populao ao Judicirio.2
A principal competncia atribuda s cinco instituies julgar os recursos
contra decises judiciais em processos que envolvam a Unio ou as autarquias,
fundaes e empresas pblicas federais, atuando como a segunda instncia da
Justia Federal. Entre suas outras responsabilidades est, por exemplo, a anlise de
habeas corpus e mandados de segurana contra atos de juzes federais.
De acordo com o Art. 108 da Constituio Federal de 1988, compete aos
Tribunais Regionais Federais processar e julgar:

I - processar e julgar, originariamente:

a) os juzes federais da rea de sua jurisdio, includos os da Justia
Militar e da Justia do Trabalho, nos crimes comuns e de
responsabilidade, e os membros do Ministrio Pblico da Unio,
ressalvada a competncia da Justia Eleitoral;
b) as revises criminais e as aes rescisrias de julgados seus ou
dos juzes federais da regio;
c) os mandados de segurana e os "habeas-data" contra ato do
prprio Tribunal ou de juiz federal;
d) os "habeas-corpus", quando a autoridade coatora for juiz federal;
e) os conflitos de competncia entre juzes federais vinculados ao
Tribunal;

1
Em: <http://www.trf4.jus.br/trf4/institucional/institucional.php?no=1>. Acesso em: 08 jun. 2011.
2
BRASIL. Tribunal Regional Federal da Quarta Regio. Pequena grande histria: TRF 4 Regio:
15 anos: 1989/2004. Porto Alegre, 2004. Disponvel em:
<www.trf4.jus.br/trf4/upload/15anospdf.pdf>. Acesso em: 08 de jun. de 2011.
 13

II - julgar, em grau de recurso, as causas decididas pelos juzes

federais e pelos juzes estaduais no exerccio da competncia federal
da rea de sua jurisdio.

O TRF4 (online) em seu atual plano estratgico tem como misso garantir
sociedade uma prestao jurisdicional rpida, acessvel e efetiva no mbito da
Justia Federal da 4 Regio.3 Alm disso, tem como viso consolidar-se perante a
sociedade at 2014 como modelo de efetividade na prestao jurisdicional,
transparncia e segurana jurdica.4 A instituio preza pelos seguintes valores:
comprometimento com a Instituio e com o resultado; tica; respeito ao ser
humano; transparncia; respeito ao bem comum e inovao.5
O TRF4 composto de 24 gabinetes julgadores, divididos em quatro sees,
onde cada seo possui duas turmas. Elas se encontram assim distribudas:
1 Seo Trabalhista e Tributria Composta pela 1 e 2 turmas;
2Seo Administrativa, Civil e Comercial - Composta pela 3 e 4 turmas;
3 Seo - Previdncia e Assistncia Social - Composta pela 5 e 6 turmas;
4 Seo Penal - Composta pela 7 e 8 turmas.
Alm destas turmas, ainda existem a Presidncia, Vice-Presidncia e
Corregedoria Regional, tambm compostas por Desembargadores Federais, que as
ocupam em sistema de rodzio.
O TRF4 importante histria nacional, devido sua abrangncia, ao seu
pioneirismo e sua grande relevncia social. Os temas analisados possuem impacto
entre os cidados, como aposentadorias e benefcios do INSS, financiamentos de
casa prpria e desapropriaes de terras, por exemplo. O TRF4 um tribunal novo,
no entanto a Justia Federal (JF) tem razes mais do que centenrias no Brasil. O
Judicirio era unitrio e nacional durante a poca do Imprio, marcada pela
concentrao de poderes. Em decorrncia da proclamao da Repblica, em 1889,
houve uma subdiviso entre a Justia Estadual e a JF, instituda pelo Decreto 848,
de 1890.6
Em 1937, Getlio Vargas instaurou no pas o Estado Novo, regime de
exceo que enfraqueceu a autonomia das unidades federativas e fortaleceu o papel
decisrio do governo central. A Justia Federal foi extinta, cujas atribuies foram

3
Em: <http://www.trf4.jus.br/trf4/institucional/institucional.php?no=637>. Acesso em: 08 jun. 2011.
4
Ibid. Acesso em: 08 jun. 2011.
5
Ibid. Acesso em: 08 jun. 2011.
6
Cf. BRASIL, 2004.
 14

transferidas para os juzes estaduais. Nos processos envolvendo a Unio, os

recursos eram julgados diretamente pelo Supremo Tribunal Federal (STF), com
exceo dos casos criminais.7
O STF ficou sobrecarregado com o volume excessivo de aes, a
Constituio de 1946 criou o Tribunal Federal de Recursos (TFR), instncia
intermediria para julgar, em segundo grau, apelaes de processos de interesse
federal.8 A corte, precursora dos TRFs foi instalada na capital nacional.

Na primeira instncia, porm, a JF foi reinstalada s a partir da Lei 5.010/66

e da Constituio de 1967. Nos anos 80, o TFR estava assoberbado de
processos. Para desafog-lo e facilitar o acesso dos cidados, a Carta de
1988 descentralizou os servios da instituio, substituindo-a por cinco
Tribunais Regionais Federais. (BRASIL, 2004, p.11)

Com o passar dos anos o nmero de processos julgados aumentava, em

2000 foi constatado 114 mil aes distribudas. Para enfrentar o aumento constante
de aes, no decorrer dos anos o quadro de magistrados cresceu, criou-se o cargo
de corregedor-geral, a Corte Especial, as unidades foram especializadas e criaram-
se mais turmas, at chegar configurao atual.
Conforme o TFR4 expandia-se, foi se espalhando em diversos prdios em
Porto Alegre. A descentralizao demandava altos custos e prejudicava os
servidores, os usurios e o processo de trabalho. A centralizao da sede do TRF4
ocorreu em 16 de dezembro de 2002, aps quatro anos de obras. O prdio atual
localiza-se na Rua Otvio Francisco Caruso da Rocha, n 300, no bairro Praia de
Belas, em Porto Alegre, no chamado Centro Administrativo Federal.
Em 2003, o TRF4 inovou sua metodologia e implantou a requisio eletrnica
de precatrios e RPVs:

Com o novo sistema, as varas federais encaminham por meio digital todos
os dados necessrios para o processamento, como valores, rgos
devedores e nome dos beneficirios. Para reduzir a possibilidade de erro, a
tecnologia de segurana impede que haja interferncia humana nessas
informaes. A digitalizao das requisies representa um grande avano
para o Judicirio por proporcionar economia de tempo e de dinheiro nos
procedimentos. (BRASIL, 2004, p. 30)

7
Cf. BRASIL, 2004.
8
BRASIL, 2004, p.11
 15

Em 1991, comearam a utilizar o Sistema de Acompanhamento Processual

(Siapro) informatizado. Com isso, a partir de 1993, j era possvel realizar a consulta
de aes atravs do acesso ao seu banco de dados, mas com algumas restries
do sistema. Aos poucos, melhoraram o sistema permitindo aos advogados
acessarem a movimentao dos processos por 24 horas, recebendo as informaes
em suas caixas postais eletrnicas. Alm disso, em 1995, instalaram terminais de
auto-atendimento no TRF4, onde emitiam extratos de tramitao dos processos.
Rumo informatizao:

Em 1998, o tribunal da 4 Regio foi o primeiro TRF do pas a implantar o

novo Siapro, que utiliza um banco de dados relacional, operando melhor
com redes internas e Internet. Posteriormente, a inovao permitiu a
disponibilizao, na homepage, do inteiro teor de acrdos digitalizados.
Em 1999, a corte foi a primeira fora de Braslia a enviar decises por meio
eletrnico para a Imprensa Nacional, acelerando a publicao. (BRASIL,
2004, p.32)

Em 1997, foi lanada a pgina da corte na internet com dados da instituio.

Em 1999, o site foi reformulado, oferecendo mais informaes e melhores servios
como a consulta processual on-line. Os advogados poderiam receber via e-mail,
informaes sobre suas aes no tribunal, atravs do sistema Push. Em 2003,
entrou no ar a verso atual do site do TRF4, oferecendo novos servios.
O TRF4 instalou a videoconferncia nas trs capitais do Sul. Os
equipamentos podem servir para reunies administrativas, eventos e treinamento,
visando agilizao da tramitao processual, qualificao dos servios prestados
aos cidados e economia de gastos futuros.
O processo judicial eletrnico (e-Proc) foi implantado nos Juizados Especiais
Federais (JEF) em quatro cidades da Regio Sul em 2003. O acesso ao e-Proc pelo
usurio, atravs da internet. A ao inteiramente virtual, pois todos os atos
processuais so realizados em meio digital, desde a petio inicial at o
arquivamento. O custo para a instalao do e-proc em cada juizado foi de R$ 70 mil
para compra de equipamentos e acessrio9, no entanto comparando-se aos gastos
do processo em papel, estima-se que em um ano foi pago o valor do investimento.

9
BRASIL, 2004, p.36
 16

2.2 DOCUMENTO ARQUIVSTICO CONVENCIONAL E DIGITAL

O documento em si consiste em um registro de informaes sem levar em

conta a sua natureza e o suporte onde foi registrado. Portanto, um documento
considerado como qualquer informao, idia ou mensagem, registrada em um
suporte, seja qual for o material. Assim como a definio encontrada no Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica, o documento uma unidade de registro de
informaes qualquer que seja o suporte. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73).
Essa definio no se aplica ao documento arquivstico, objeto de estudo da
Arquivologia, pois este possui a caracterstica de ser orgnico e constituir prova de
atividades. Ou melhor, consiste no documento produzido (elaborado ou recebido),
no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e
retido para ao ou referncia. (CMARA TCNICA DE DOCUMENTOS
ELETRNICOS, 2010, p.12).
Para Cox, os documentos arquivsticos so:

Todos os livros, papis, mapas, fotografias ou outros materiais

documentrios, independente da forma fsica ou caracterstica, feitos ou
recebidos por qualquer instituio pblica ou privada, no exerccio de suas
obrigaes legais, ou em conexo com a transao dos seus prprios
negcios, e preservados (....) por aquela instituio ou por seu legtimo
sucessor, como prova de suas funes, polticas, procedimentos, operaes,
ou outras atividades, ou por causa do valor dos dados ali contidos. (Cox apud
Rondinelli, 2002, p.50)

O Comit de Documentos Eletrnicos do Conselho Internacional de Arquivos

(CIA), define documento arquivstico como informao registrada, independente da
forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma
instituio ou pessoa e que possui contedo, contexto e estrutura suficientes para
servir de evidncia dessa atividade. (Commitee on Eletronic Records apud
Rondinelli, 2002, p.47)
A definio apresentada anteriormente considerada a mais completa, pois
as informaes originam-se de forma natural como consequncia da procedncia de
atividades realizadas tanto por pessoas fsicas, quanto jurdicas, e registradas em
algum suporte configurando um documento arquivstico. Este um produto da
realizao de atividades e que poder servir como prova de um fato. A caracterstica
 17

probatria agregada aos documentos arquivsticos, decorre de algumas

caractersticas apresentadas por Fonseca (apud Rondinelli, 2002, p. 47):

Autenticidade: a autenticidade est ligada ao processo de criao,

manuteno e custdia; os documentos so produtos de rotinas
processuais que visam ao cumprimento de determinada funo, ou
consecuo de alguma atividade, e so autnticos quando criados e
conservados de acordo com procedimentos regulares que poder
comprovados, a partir de rotinas estabelecidas.
Naturalidade: os registros arquivsticos no so coletados artificialmente,
mas acumulados de modo natural nas administraes, em funo dos seus
objetivos prticos; os registros arquivsticos se acumulam de maneira
contnua e progressiva, como sedimentados de estratificaes geolgicas,
e isto os dota de um elemento de coeso espontnea, embora estruturada
(organicidade).
Inter-relacionamento: os documentos estabeleceram relaes no decorrer
do andamento das transaes para as quais foram criados; eles esto
ligados por um elo que criado no momento em que so produzidos ou
recebidos, que determinado pela razo de sua criao e que
necessrio sua prpria existncia, sua capacidade de cumprir seu
objetivo, ao seu significado e sua autenticidade; registros arquivsticos
so um conjunto indivisvel de relaes.
Unicidade: cada registro documental assume um lugar nico na estrutura
documental do grupo ao qual pertence; cpias de um registro podem existir
em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu
lugar, porque o complexo de suas relaes com os demais registros do
grupo sempre nico.

Alm dessas caractersticas, Duranti (apud SANTOS, 2002, p.36) considera a

imparcialidade como mais uma particularidade inerente aos documentos, devido ao
fato de serem verdadeiros. Apesar de tal fora probatria, se faz necessrio
esclarecer que o documento arquivstico fonte de prova, e no prova em si.
(RONDINELLI, 2002, p.47). Para obter-se a prova das atividades de que
representam, so necessrios certos elementos suficientes para compor um
documento arquivstico como o contedo, a estrutura e o contexto.
O documento arquivstico convencional aquele produzido, tramitado e
armazenado em formato no digital, como por exemplo, os registrados em papel,
pelcula, pergaminho, entre outros. Portanto, consiste em um documento de arquivo,
possuidor de todas as caractersticas descritas anteriormente, onde as informaes
esto registradas em suportes no digitais.
O documento arquivstico eletrnico, segundo Roberts (1993 apud Santos,
2002, p.34):

uma informao criada e usada em transao de negcios, mantida

como evidncia de um negcio, capaz de ser processada em um sistema
 18

de computador, armazenada a qualquer instante em um suporte que

requer equipamento eletrnico ou computador para ser recuperada.

importante ressaltar que nem todos os documentos eletrnicos so

considerados documentos de arquivo. Para configurar-se como tal, devero possuir
os mesmos elementos constitutivos dos documentos arquivsticos convencionais.
Segundo RONDINELLI (2002), esses elementos encontrados tanto nos documentos
arquivsticos convencionais quanto nos eletrnicos so o suporte, o contedo, a
forma (ou estrutura), a ao, as pessoas, a relao orgnica e o contexto. Tais
elementos so identificados e analisados atravs da anlise diplomtica.
Os documentos eletrnicos, segundo Dollar (apud SANTOS 2002, p.40) s
existem quando aparecem em uma tela ou impressos. Este conceito chamado de
registro virtual, que conota a existncia temporria em um determinado ponto de
tempo. O conceito de documento arquivstico eletrnico consiste na sua codificao
em forma analgica ou em dgitos binrios, no qual s acessvel por meio de um
equipamento eletrnico. A fita audiomagntica, a fita videomagntica, os
documentos processados por computador, so exemplos de documentos
arquivsticos eletrnicos, pois precisam de equipamentos eletrnicos para serem
acessados.
O documento digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios
e acessvel por meio de sistema computacional. (CTDE, 2010, p.13). No mbito da
literatura arquivstica, h diferenciao entre documento digital e o digitalizado. O
documento digital pode ser gerado digitalmente, o qual consiste em um documento
nato como, por exemplo, um documento PDF10. Ou pode ter sido convertido do meio
fsico para o digital, por exemplo, um documento digitalizado. Digitalizao o
processo de converso de um documento para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.69). Percebe-se que o
documento eletrnico igualado ao documento digital, mas, o segundo termo
abrange os documentos digitalizados. Sob a tica tecnolgica, h diferenciao
entre termos como explica a CTDE (online):

10
Portable Document Format (PDF) um formato aberto formal conhecido como ISO 32000, o
padro desenvolvido com o objetivo de proteger a integridade e a longevidade do formato PDF.
Em: <http://www.adobe.com/br/products/acrobat/adobepdf.html> Acesso em: 13 jun. 2011.
 19

Um documento eletrnico acessvel e interpretvel por meio de um

equipamento eletrnico (aparelho de videocassete, filmadora, computador),
podendo ser registrado e codificado em forma analgica ou em dgitos
binrios. J um documento digital um documento eletrnico caracterizado
pela codificao em dgitos binrios e acessado por meio de sistema
computacional. Assim, todo documento digital eletrnico, mas nem todo
11
documento eletrnico digital.

Portanto, para o presente estudo convm utilizar o termo documentos

digitais, o qual abrange documentos digitais e eletrnicos natos, bem como os
documentos transformados em digitais.
importante apresentar o conceito de objeto digital, consiste em um objeto de
informao representado a partir de uma sequncia de dgitos binrios12. definido
como:

Conjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o contedo do

objeto e de seus metadados associados. A anatomia do objeto digital
percebida em trs nveis: a) nvel fsico refere-se ao objeto digital
enquanto fenmeno fsico que registra as codificaes lgicas dos bits nos
suportes (por exemplo: no suporte magntico, o objeto fsico a sequncia
do estado de polaridades negativa e positiva e, nos suportes pticos, a
sequncia de estados de translucidez transparncia e opacidade); b) nvel
lgico refere-se ao objeto digital enquanto conjunto de sequncias de bits,
que constitui a base dos objetos conceituais; c) nvel conceitual refere-se
ao objeto digital que se apresenta de maneira compreensvel para o
usurio, por exemplo, o documento visualizado na tela do computador.
(CTDE, 2010, p.18)

No contexto do presente trabalho, o conceito de arquivo digital utilizado o de

uma estrutura que compreende tecnologia, recursos humanos e um conjunto de
polticas para incorporar, gerir e acessibilizar numa perspectiva continuada objetos
digitais de natureza arquivstica. (BARBEDO, 2005, p.12). Diferentemente de outros
significados atribudo ao termo arquivo digital. Isto se explica porque as informaes
constituintes do arquivo digital so configuradas em documentos arquivsticos, dos
quais estabelecem provas de fatos administrativos.

11
Em:<http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10>
Acesso em: 13 jun. 2011.
12
Dgitos binrios so os bits (0 ou 1). O bit a menor unidade de informao que pode ser
armazenada ou transmitida. Em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Bit> Acesso em: 13 jun. 2011.
 20

2.3 PRESERVAO DIGITAL

A preservao de documentos consiste na atividade de preveno da

deteriorao e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental
e/ou tratamento fsico e/ou qumico. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 135).
Considera-se a preservao uma ao extremamente importante para a anlise da
histria do ser humano e para o registro da identidade cultural dos povos, pois
atravs dela os documentos podem ser conservados e acessados por um longo
tempo. Entretanto, essa tarefa no se faz sem obstculos: alm da dificuldade em
armazenar os documentos arquivsticos em condies adequadas para a sua
conservao, a fragilidade dos suportes impe um severo compromisso de luta
contra o tempo.
De fato, a preservao de documentos arquivsticos convencionais uma
tarefa difcil, mas no to complexa e difcil quanto a de manter preservados os
documentos digitais. Em relao aos documentos convencionais, basta garantir a
preservao dos de seus suportes, o que no se aplica aos documentos digitais
devido as suas caractersticas e peculiaridades, assim como afirma o Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ, 2009):

Nos documentos convencionais, contedo e suporte esto

intrinsecamente ligados, de modo que a manuteno do suporte
garante a preservao do documento. Por outro lado, nos
documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do
acesso, que pode implicar mudana de suporte e formato, bem como
atualizao do ambiente tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e
a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem
intervenes peridicas.

fato que os documentos digitais so frgeis e sofrem, no decorrer do

tempo, degradao fsica e obsolescncia tecnolgica, podendo estar
relacionado a hardware, software e formatos digitais, mas garantem um fcil acesso
s informaes e agilidade na tomada de decises.
A preservao digital pode ser definida como um conjunto de aes
gerenciais e tcnicas exigidas para superar as mudanas tecnolgicas e a
fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretao de documentos
digitais pelo tempo que for necessrio. (CTDE, 2010, p.19). Devem abranger todas
 21

as caractersticas essenciais: fsicas (suporte), lgicas (software e formato) e

conceituais (contedo exibido).
O ideal que tais aes de preservao digital sejam incorporadas desde a
produo do documento. O foco da preservao dos documentos digitais a
manuteno da autenticidade e da acessibilidade. As aes de preservao podem
resultar em mudanas de suporte e formatos digitais, bem como atualizao do
contexto tecnolgico. A fragilidade do suporte digital e a obsolescncia tecnolgica
de hardware, software e formato exigem essas intervenes peridicas, nas quais
exigem recursos financeiros.
Segundo Barbedo (2005), a comunidade arquivstica reagiu diante de tal
situao e no decorrer do tempo surgiram algumas iniciativas de diversos pases
com intuito de estudar solues para a preservao dos documentos digitais. A partir
de 1999, alguns projetos esboam solues seguras em relao preservao
digital e so abordados pelo autor. Entre esses projetos esto: o OAIS e o
InterPARES.
O Open Archival Information System (OAIS) foi produzido pelo Consultative
Committee for Space Data Systems (CCSDS) e uma norma internacional que visa
a identificao dos principais componentes funcionais e objectos de informao
presentes num sistema de arquivo com pretenses de preservao a longo prazo.
(FERREIRA, 2006, p.62). O modelo foi aprovado como uma norma internacional em
2003 ISO Standard 14721:2003. (CCSDS apud FERREIRA, 2006);
O Projeto InterPARES (International Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems) desenvolvido por uma equipe multidisciplinar e
multicontinental com investigadores provenientes da Amrica, Europa, sia e
Oceania e liderado pela Universidade de British Columbia. (BARBEDO, 2005, p.10).
Este projeto foi lanado em 1999 e constitudo de trs fases, das quais duas
consistem em:

InterPARES 1 (1999-2001) foi conduzido do ponto de vista do preservador e

fez pesquisas sobre a preservao de documentos arquivsticos
administrativos autnticos produzidos e mantidos em bases de dados e
sistemas de gesto de documentos, e que no eram mais necessrios para
atender aos propsitos de seu produtor.
InterPARES 2 (2002-2007) tomou como perspectiva o ponto de vista do
produtor do documento arquivstico, com o objetivo de desenvolver teoria e
mtodos capazes de garantir a confiabilidade, a acurcia e a autenticidade
dos documentos digitais, desde sua produo at sua preservao. O foco do
projeto foi em documentos complexos, tipicamente produzidos em sistemas
 22

digitais interativos, experienciais e dinmicos, produzidos no curso de

atividades artsticas, cientficas e de governo eletrnico. O InterPARES 2
tambm buscou desenvolver a conscincia sobre assuntos tais como
propriedade intelectual e privacidade dos dados, por meio de um dilogo
contnuo com indivduos e organizaes. (INTERPARES 2, p.10)

Desde 2007 o Projeto est em sua terceira fase, possui previso para
concluso em 2012. O InterPARES 3 visa:

capacitar as organizaes arquivsticas pblicas e privadas de mdio e

pequeno porte, bem como programas, que so responsveis por documentos
arquivsticos digitais resultantes de atividades de governo, dos negcios, da
pesquisa, da arte e do entretenimento, sociais e/ou comunitrias, a preservar
ao longo do tempo documentos arquivsticos autnticos, que satisfaam as
necessidades da instituio e da sociedade de ter um registro confivel de
seu passado. (INTERPARES 3, 2007, p.1)

No mbito nacional, destaca-se a elaborao do e-Arq Brasil, que consiste no

Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos, elaborado pela CTDE do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) em
2006, e atualizado em 2009 quando foi includo o esquema de metadados. No um
projeto exclusivamente sobre preservao de documentos digitais. O e-Arq um
modelo de requisitos a serem aplicados no desenvolvimento de novos sistemas ou
para avaliao de sistemas existentes, os quais produzam e mantm documentos
arquivsticos digitais. aplicvel a qualquer tipo de organizao e diferentes
documentos desde que haja um programa de gesto arquivstica de documentos.
Dentre os requisitos arquivsticos estabelecidos est o de gesto de preservao
com referncia na norma ISO 14721:2003, Reference model for an open archival
information system (OAIS). O e-Arq est em consonncia com a poltica do
Conselho Nacional de Arquivos, que verifica a proteo especial dos documentos de
arquivo e, particularmente, a preservao do patrimnio arquivstico digital.
(CONARQ, 2009, p.13). Compe a necessidade de garantir que os documentos
arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confivel, autntica, e
permaneam acessveis. (CONARQ, 2009, p.13).
 23

2.4 POLTICA DE PRESERVAO DOCUMENTOS DIGITAIS

Uma poltica de preservao de documentos digitais consiste na criao de

um documento formal de planejamento estratgico, onde so definidos
procedimentos, normas e estratgias que estabeleam uma estrutura tcnica e
organizacional que permita preservar os documentos digitais continuamente,
conservando sua forma fsica e intelectual de maneira que mantenha-os autnticos,
ntegros e acessveis. Alm da definio dos procedimentos e estratgias de
preservao, uma poltica estabelece como estes sero implementados. Para definir
uma poltica de preservao considera-se as atividades de gesto documental.

A definio de uma poltica de preservao envolve, geralmente, todas as

facetas de um arquivo. Implica a criao de polticas de avaliao e
seleco de materiais, a identificao de esquemas de metainformao
apropriados (e.g. metainformao descritiva, tcnica, de disseminao,
estrutural e de preservao), a definio de estratgias de preservao
adequadas a cada classe de objectos digitais, a criao de planos de
sucesso para a eventualidade da organizao detentora da informao
interromper a sua actividade, a utilizao de modelos sustentveis de
financiamento, entre outros. (FERREIRA, 2006, p. 66)

A elaborao de uma poltica de preservao de documentos digitais ocorre

com a colaborao entre as unidades orgnicas referentes ao arquivo (gesto
documental) e informtica (tecnologias da informao), com a participao de
todas as unidades orgnicas afectadas pelo processo ou que produzam informao
electrnica. (DGARQ, 2010, p.8). Tambm podero ser previstos e elaborados
manuais, informaes e referncias alm de treinamento de funcionrios para
assegurar que a estratgia de preservao seja implementada corretamente. [...] o
treinamento dever ser estendido a todas as reas operacionais. (CASTRO, A. et.
al., 2007, p. 115).
Em relao elaborao de uma poltica de preservao, existem manuais
contendo recomendaes e requisitos para execuo de tal planejamento. Dentre
esses, h um manual da Direo-Geral de Arquivos (DGARQ)13 de Portugal,
intitulada Recomendaes para a produo de Planos de Preservao Digital
(2010), sob coordenao de Barbedo, Francisco. A princpio, so apresentados
alguns pr-requisitos necessrios para a instituio definir uma poltica de
preservao. O pr-requisito que haja a gesto documental na instituio, com o

13
Para mais informaes, consultar: <http://dgarq.gov.pt/>Acesso em: 13 jun. 2011.
 24

plano de classificao de documentos e a tabela de temporalidade definidos. Os

instrumentos sero implantados ao sistema de informaes. O plano de
classificao serve para organizar e relacionar as informaes no sistema, bem
como para facilitar a recuperao. Como resultado da avaliao documental criada
a tabela de temporalidade que ser implantada ao sistema para definir prazos de
reteno relacionados s sries de informaes, e aes de eliminao ou
transferncia de informao arquivstica.
Se a instituio cumprir com o pr-requisito, conforme DGARQ (2010) dever
seguir uma metodologia contendo as fases do processo de elaborao do Plano de
Preservao de Digital (PPD), as quais consistem em cinco fases:
Fase 1. Apresentao da metodologia para elaborao de PPD;
Fase 2. Identificao dos sistemas de informao;
Fase 3. Avaliao arquivstica dos sistemas de informao;
Fase 4. Caracterizao tecnolgica dos sistemas de informao que vo ser
objeto de PPD e sua avaliao;
Fase 5. Planejamento da estratgia de preservao no mbito da elaborao
do PPD: definio das estratgias de preservao a serem utilizadas, do
armazenamento e cpias de segurana e a da segurana das informaes.
Alm de apresentar requisitos e recomendaes para elaborao de um PPD,
tambm auxilia em sua implementao na instituio. Para tanto, so praticadas as
seguintes atividades: teste da soluo proposta; produo de cpias de segurana;
aplicao das estratgias de preservao; medidas de monitorao e auditorias
internas.
O Projeto InterPares 2 elaborou manuais com diretrizes para a preservao
de documentos arquivsticos digitais. Um manual destinado aos documentos
correntes e intermedirios, contendo diretrizes para elaborao e manuteno dos
documentos digitais. Outro manual orienta na preservao dos documentos de
carter permanente, apresentando diretrizes a serem seguidas para preservar os
documentos digitais permanentemente.
Adiante sero abordadas as estratgias existentes para manter os
documentos digitais ntegros, autnticos e acessveis para que, depois de avaliados,
os documentos permanentes passem a integrar o sistema de preservao confivel
estabelecido pelos responsveis por sua custdia, onde os documentos sero objeto
de estratgias de preservao digital, apresentadas adiante. As organizaes
 25

devero escolher e definir as estratgias mais adequadas a serem aplicadas ao seu

arquivo digital. Normalmente as estratgias so mais eficientes se forem utilizadas
vrias, uma complementando a outra, pois uma estratgia apenas no tem eficcia.

2.4.1 Estratgias de Manuteno Digital

Existem estratgias de manuteno a serem adotadas com a finalidade de

manter e proteger a acessibilidade de cpias autnticas de documentos digitais, com
o objetivo de garantir a existncia dos componentes digitais dos documentos durante
o tempo necessrio at a aplicao de estratgias de preservao. Consiste no
conjunto coerente de objetivos e mtodos para a proteo e manuteno da
acessibilidade de cpias autnticas de documentos arquivsticos digitais ao longo
dos estgios iniciais na cadeia de preservao.(INTERPARES 2, 2002-2007).
As estratgias de manuteno recomendadas pelo InterPARES 214 foram
reproduzidas na seguinte tabela15:

Atribuio clara de responsabilidade

Atribuir a uma pessoa, de forma no ambgua, ou unidade administrativa a responsabilidade de gerir

o armazenamento e a proteo de documentos.

Fornecimento de infra-estrutura tcnica adequada

Inclui todos os recursos fsicos e administrativos que possibilitam os processos de manuteno de

documentos arquivsticos (edificaes, hardwares, redes de computadores e os funcionrios
auxiliares necessrios para mant-los).

Manuteno, suporte e substituio do sistema

A implementao de um plano para manuteno, atualizao e/ou substituio de hardware e

software.

Transferncia regular de dados para novos meios de armazenamento

A implementao de um plano para copiar dados de um meio de armazenamento para outro a fim de
evitar o impacto da deteriorao dos suportes. Estas transferncias devem ser feitas de forma
sistemtica.

14
INTERPARES 2 PROJECT. Diretrizes do preservador. A preservao de documentos
arquivsticos digitais: diretrizes para organizaes. TEAM Brasil. Disponvel em:
<http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_preserver_guidelines_booklet--
portuguese.pdf> Acesso em: 13 jun. 2011
15
Representao grfica criada pela autora.
 26

Adote condies adequadas para meios de armazenamento

A taxa de deteriorao dos meios pode ser dramaticamente reduzida pela adoo de condies
ambientais adequadas. Por exemplo, calor excessivo, umidade e poeira colocam em perigo os meios
de armazenamento.

Redundncia e localizao geogrfica

A duplicao de entidades digitais e o armazenamento de cpias mltiplas resultantes em meios
fsicos diferentes as protegem de problemas nos suportes. O armazenamento em diferentes locais
fsicos tambm as protege de condies ambientais adversas, fogo, enchentes, entre outros.

Segurana do sistema

Devem ser implementados controles para assegurar que os componentes digitais dos documentos
arquivsticos estejam expostos apenas a usurios e/ou processos autorizados. Tais controles devem
incluir restries de acesso fsico a locais onde os computadores esto guardados, bem como
restries de acesso aos documentos arquivsticos digitais nos prprios computadores. Esta ltima
restrio poder ser posta em prtica de diversas formas, incluindo o uso de senhas e/ou
autenticao biomtrica para se acessar o sistema.

Planejamento em caso de desastre

Mesmo com condies perfeitas de armazenamento e excelentes protocolos de utilizao, acidentes
ainda podem acontecer. Um plano de recuperao de desastres deve conter procedimentos
detalhados para restaurar um sistema danificado e para orientar a recuperao efetiva dos sistemas
de manuteno e/ou preservao de documentos arquivsticos aps um acidente.

2.4.2 Estratgias de Preservao Digital

As estratgias de preservao de documentos digitais, segundo o InterPARES

2, consistem em:

Conjunto coerente de objetivos e mtodos para a manuteno, ao longo do

tempo, dos componentes digitais e das informaes a eles relacionadas, e
para a reproduo dos documentos arquivsticos autnticos e/ ou
agregaes arquivsticas relacionados a esses componentes e
informaes.(INTERPARES 2, 2002-2007)

Os documentos digitais sofrem ameaas de fatores de deteriorao, como os

efeitos da temperatura, umidade, poluio do ar, ameaas biolgicas, ameaas
fsicas como danos provocados pelo uso indevido e o uso regular, as catstrofes
naturais e a obsolescncia tecnolgica. Portanto, fundamental que sejam
aplicadas estratgias de preservao para documentos digitais, pois apenas dessa
forma haver garantia a longo prazo, de acesso, confiana e integridade dos
documentos.
 27

2.4.2.1 Uso de padres

Para aumentar a probabilidade de estabilidade e obter um suporte mais

duradouro, devero ser utilizados padres altamente disponveis e utilizados.
Segundo o InterPARES 2, os padres existem em dois tipos: o padro de direito,
adotado por rgos oficiais de padronizao, como o padro PDF/A (padro PDF
para arquivamento); o padro de fato consiste em padro no adotado por nenhum
rgo oficial de padronizao, mas que altamente usado e reconhecido pelos
usurios como tal, como o PDF, TIFF, DOC e ZIP. Os padres podem ser aplicados
a muitos aspectos de um sistema de preservao, incluindo mtodos de codificao,
formatos de arquivo, meios fsicos de armazenamentos etc. (INTERPARES 2, 2002-
2007) As estratgias includas nessa categoria so aplicadas na preservao da
parte lgica, conceptual do documento, ou seja, visa preservar a informao
arquivstica.

2.4.2.1.1 Formatos autodescritivos

Anlise e marcao de documentos arquivsticos de forma que as funes,

relacionamentos e estrutura dos elementos especficos possam ser descritos.
(INTERPARES 2, 2002-2007). Dessa forma a representao do contedo
documento torna-se independente de softwares especficos, podendo ser
visualizado atravs de diversos aplicativos conforme muda a tecnologia.

2.4.2.1.2 Encapsulamento

Consiste em agrupar um objeto digital aos meios aos quais possa acess-lo,
normalmente so agrupados a um wrapper que o descreve atravs de metadados,
ou que remete s ferramentas adequadas, de forma que possa ser compreendido
por muitas tecnologias.
H outro mtodo de preservao que apresenta uma particularidade que o
torna invivel para preservao convencional. Muitas vezes difcil determinar o
valor adequado, prprio ou essencial de determinado objeto digital, podendo passar
 28

anos at que haja a necessidade de consulta ou desembaraamento da informao

ali contida.
Durante esse tempo, o material custodiado poder nunca ser consultado.
Neste tipo de cenrios, as estratgias de preservao que carecem de uma
diligncia contnua (e.g. migrao) podero revelar-se demasiado onerosas.
(FERREIRA, 2006, p.43) O mtodo de encapsulamento visa solucionar esse
problema, mantendo os objetos digitais inalterados at ao momento em que se
tornam efetivamente necessrios.
Como no h garantia nem previso de que determinado material ser
consultado, necessrio preservar, juntamente com o objeto digital, toda a
informao necessria e suficiente para permitir o futuro desenvolvimento de
conversores, visualizadores ou emuladores. Alm disso, o encapsulamento deve ser
utilizado em conjunto com a migrao ou emulao para assegurar acessibilidade
contnua aos documentos.(CASTRO et. al., 2007, p. 117)

2.4.2.1.3 Restrio da gama de formatos a serem geridos (normalizao)

Consiste em definir e limitar os formatos de objetos digitais utilizados no

mbito da preservao digital. A seleo de formatos aceitveis pode continuar a
incluir novos formatos proprietrios ou novas geraes de formatos proprietrios
existentes, ou pode se restringir a formatos no proprietrios(InterPARES 2),
visando a padronizao. O ideal no utilizar formatos proprietrios para
armazenamento e preservao digital a longo prazo.

2.4.2.1.4 Converso

Consiste na transferncia de cdigos digitais de uma gerao de hardware

ou software para outra. [...] a converso implica transformar a forma lgica de um
objeto digital para que o objeto conceitual possa continuar a ser corretamente
exibido ou apresentado pelo novo hardware ou software. (INTERPARES 2, 2002-
2007). Os objetos digitais tem os seu formato de dados transformado
permanentemente em outro que seja adequado a preservao a longo prazo e de
acordo com as mudanas tecnolgicas, de forma que todos os objetos convertidos
possam ser apresentados com a tecnologia predominante. Tambm possvel
 29

propor um modelo de converso sob demanda ou de converso no ponto de

acesso. (INTERPARES 2, 2002-2007).

2.4.2.1.5 Migrao

Consiste na transferncia de documentos contidos num determinado suporte

ou formato para outro suporte ou formato mais actualizado.(DGARQ, 2010, p. 55).
O principal objetivo da migrao manter a compatibilidade dos objetos digitais com
tecnologias atuais, possibilitando usurios comuns utilizarem e interpretar
informaes armazenadas sem a necessidade de recorrer a equipamentos e/ou
meios menos convencionais.
Os componentes de um objeto digital so reorganizados. Esse processo
centra-se, sobretudo, na preservao do seu contedo intelectual, ou seja, na
preservao do objecto conceptual e na verificao frequente da integridade dos
suportes fsicos. (DGARQ, 2010, p.55-56)
No entanto, devido ao processo de migrao repetidamente algumas
caractersticas de formatos de dados podero ser perdidas e demanda alto
investimento em recursos para sua realizao reiteradas vezes.
Existem diversas variantes de migrao que podero ser consideradas:
migrao para suportes analgicos, atualizao de verses, converso para
formatos concorrentes, normalizao, migrao a-pedido e migrao
distribuda.(FERREIRA, 2006, p.37).
O DGARQ (2010, p.57) apresenta algumas variantes da seguinte forma:

Actualizao de verses: Caracteriza-se pela actualizao dos formatos

utilizando software retrocompatvel (por exemplo, a utilizao do Word 6
para actualizar um documento criado com o Word 5);
Converso para formatos concorrentes: Permite ultrapassar o risco de
descontinuidade de formatos, convertendo OD para formatos anlogos,
independentemente da aplicao utilizada na sua criao (por exemplo,
converter um documento Word para PDF);
Normalizao: Corresponde migrao para um nmero reduzido de
formatos compatveis, o que poder evitar futuras complicaes a nvel de
direitos de autor ou pagamento de royalties. Promove, tambm, a
interoperabilidade entre sistemas distintos.

A Migrao a pedido consiste na migrao realizada sempre a partir do

original, e no de verses j atualizadas. Dessa forma pretende-se evitar a
deformao de objetos digitais.
 30

A Migrao distribuda consiste na converso de objetos digitais atravs do

desenvolvimento e distribuio de conversores disponibilizados atravs da internet.
H, ainda, o processo de mudana de suporte denominado refrescamento, o
qual difere da migrao porque nesta ocorre a mudana de formato do objeto digital.
Um objeto digital torna-se persistente no momento em que inscrito num suporte
fsico de armazenamento. (FERREIRA, 2006, p.33) importante assegurar a
integridade do suporte para que a informao nele armazenada possa ser
interpretada de maneira eficaz. Caso o suporte fsico se deteriore ou torne-se
obsoleto a ponto de deixarem de existir perifricos capazes de extrair a informao
nele armazenada, a informao poder ser perdida para sempre, segundo Ferreira
(2006).
O processo de refrescamento nada mais do que a transferncia de
informao de um suporte fsico de armazenamento para outro mais atual. Tal
medida se faz necessria para resguardar determinada informao antes que o
primeiro suporte se deteriore ou se torne obsoleto. Isso descaracteriza o
refrescamento como uma estratgia de preservao por si s. Segundo Ferreira
(2006), ele dever, em vez disso, ser entendido como um pr-requisito para o
sucesso de qualquer estratgia de preservao. A integridade de cada suporte fsico
dever ser testada e verificada constantemente, bem como seu refrescamento,
garantindo assim a longevidade da informao ali contida.

2.4.2.2 Dependncia tecnolgica

As estratgias apresentadas adiante esto fundamentadas em preservar o

hardware e/ou software original, sem alterar os documentos arquivsticos. So
estratgias baseadas no objeto fsico/lgico.

2.4.2.2.1 Preservao da tecnologia

A primeira estratgia, segundo Ferreira (2006) consiste na conservao do

contexto tecnolgico utilizado originalmente na concepo dos objetos digitais que
se procuram preservar. Esta estratgia est relacionada conservao e
manuteno de todo o hardware e software necessrios correta apresentao dos
 31

objetos digitais. Manuteno do software e do hardware originais com os quais os

documentos foram apresentados. (INTERPARES 2, 2002-2007)
Contudo, a histria da computao demonstra que qualquer plataforma
tecnolgica, mesmo a mais popular, acaba, inevitavelmente, por se tornar obsoleta,
caindo parcialmente ou, por vezes, em total desuso. Por tal motivo, este tipo de
estratgia introduz dificuldades ao nvel da gesto do espao fsico, manuteno e
custo de operao, tornando-as inadequadas para aplicao a longo prazo.

2.4.2.2.2 Confiana na compatibilidade descendente ou reversa

Consiste na confiana de um software ter a capacidade de interpretar e

reproduzir a apresentao dos componentes digitais de forma correta a partir de
suas verses anteriores, mas do mesmo software. Nesta estratgia, a apresentao
est limitada a uma converso temporria para fins de visualizao ou para fins de
cpias no destinadas a arquivo, enquanto a converso altera permanentemente os
documentos para o formato da verso atual do software. (INTERPARES 2, 2002-
2007)

2.4.2.2.3 Reengenharia de software

Transformao do software medida que a tecnologia muda. Pode incluir

desde a recompilao do cdigo-fonte para uma nova plataforma at a recodificao
do software, a partir do zero, para outra linguagem de programao. (INTERPARES
2, 2002-2007)

2.4.2.2.4 Visualizadores e converso no ponto de acesso

O uso de ferramentas de software ou mtodos de transformao que

oferecem acessibilidade temporria quando necessrio, usando a cadeia de dados
original. (INTERPARES 2, 2002-2007)

2.4.2.2.5 Emulao
 32

A emulao utiliza um software que simula o ambiente operacional do

documento original de forma a permitir o uso do programa original no sistema de
computador corrente. (CASTRO, A. et. al., 2007, p. 117) A estratgia de emulao
oportuniza preservar o formato de dados original e que poder ser visualizado com o
aspecto do documento original.
Para Ferreira (2006) as tcnicas de emulao tambm centram-se na
preservao do objeto lgico no seu formato original. Todavia, esta est isenta do
problema de envelhecimento do hardware. Existem dois tipos de emuladores: o que
emula o sistema operacional e reproduz o sistema por completo; e de hardware que
possibilita a execuo de vrios sistemas operacionais em um nico emulador.
A emulao uma tarefa complexa, cara e que exige programadores
altamente qualificados. Alm disso, os emuladores tambm sofrem com a
obsolescncia tecnolgica e a criao de especificaes incompletas e imprecisas
poder inviabilizar futuramente, o emulador.

2.4.2.2.6 Abordagens no digitais

Esta estratgia consiste em copiar os documentos digitais para meios

analgicos de longa durao, como papel, microfilme ou outro suporte analgico,
dessa forma o encargo da preservao transferido do objeto digital para uma cpia
analgica.
O problema desta estratgia que no pode ser aplicada aos objetos
interativos ou dinmicos, apenas para os objetos digitais que possuam a aparncia
aproximada em suportes analgicos.

2.4.2.2.7 Restaurao de dados (arqueologia digital)

Consiste na recuperao recursos digitais a partir de suportes fsicos,

seguida de passos para restaurar a inteligibilidade dos documentos recuperados.
mais frequentemente empregada na recuperao de dados de suportes degradados,
danificados ou falhos, mas os mtodos de restaurar a inteligibilidade tm sido
usados para resgatar documentos em formatos obsoletos. (INTERPARES 2, 2002-
2007) Portanto no uma estratgia por si mesma, mas aplicada na substituio
de materiais digitais que no foram includos em polticas de preservao.
 33

2.4.3 Metadados de preservao

A utilizao de metadados de preservao constitui uma estratgia de

preservao digital essencial porque possibilita que as informaes descritivas dos
objetos digitais estejam documentadas, fazendo parte do documento digital a fim de
preserv-lo a longo prazo. Os metadados so definidos como dados estruturados
que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar
documentos arquivsticos ao longo do tempo. (CTDE, 2010, p.17)
Aborda-se essa estratgia de preservao digital da seguinte maneira:

A metainformao de preservao tem como objectivo descrever e

documentar os processos e actividades relacionadas com a preservao de
materiais digitais. Ou seja, a metainformao de preservao responsvel
por reunir, junto do material guardado, informao detalhada sobre a sua
provenincia, autenticidade, actividades de preservao, ambiente
tecnolgico e condicionantes legais. (FERREIRA, 2006, p. 54)

Existem vrios modelos de metadados de preservao propostos por

organizaes internacionais. A Open Archival Information System (OAIS) constitui-se
hoje um modelo de referncia. De acordo com Arellano (2004), a estrutura
conceitual da OAIS para metadados de preservao utilizada por inmeras
organizaes com o propsito de identificar seus elementos de metadados
especficos, como, por exemplo, Cornell University, as Bibliotecas Nacionais da
Austrlia e da Nova Zelndia, Online Computer Library Center (OCLC), Michigan
Institute of Technology (MIT) entre outras. Os metadados so essenciais para a
preservao dos documentos digitais, pois definem elementos a serem
implementados em uma poltica de preservao
 34

3 METODOLOGIA

Com vistas a atingir os objetivos propostos, foi utilizada a metodologia de

pesquisa qualitativa conduzida atravs de estudo de caso simples e de carter
exploratrio. As pesquisas de carter exploratrio proporcionam maior familiaridade
com a problemtica, [...] tm como objetivo principal o aprimoramento de idias ou a
descoberta de intuies. (GIL, 2002, p.41). Portanto, com o intuito de atingir o
objetivo do presente trabalho que consiste em verificar a existncia de polticas de
preservao de documentos digitais no mbito dos rgos pblicos e identificar o
nvel de preocupao com a questo, realizou-se uma pesquisa exploratria.
Com a finalidade de obter conhecimento acerca das iniciativas tomadas por
parte das organizaes frente problemtica de preservao dos documentos
digitais, foi utilizado um estudo de caso simples em uma instituio pblica, neste
caso, no Tribunal Regional Federal da 4 Regio. Em relao ao estudo de caso, Yin
(2001) indica que um mtodo de pesquisa utilizado para investigar um fenmeno
contemporneo inserido no seu contexto, principalmente quando no se percebe
claramente as fronteiras entre o fenmeno e o contexto. Faz parte desta
metodologia a tcnica de observao direta e o uso do questionrio, sendo que uma
de suas principais caractersticas lidar com um grande nmero de evidncias.
Trata-se da anlise histrica de procedimentos do tipo como e porque, e verificam
questes operacionais que precisam ser estudadas. o caso do presente trabalho.
Procura observar e tirar concluses de uma situao especfica, sem pretender
representar ou projetar aquele evento para o mundo, segundo Flick (2004).
Para o levantamento de dados foram realizadas entrevistas com servidores
na instituio os quais tiveram experincias prticas com o problema pesquisado
(GIL, 2002, p.41), para tanto foi desenvolvido um roteiro de entrevista (APNDICE
A). As entrevistas foram realizadas com servidores dos setores de arquivo, gesto
do conhecimento e tecnologia da informao. Alm disso, foi indispensvel a
elaborao de um Termo de consentimento livre e esclarecido (APNDICE B), a fim
de haver consentimento por parte dos servidores para a realizao das entrevistas.
Os dados de pesquisa coletados encontram-se no captulo Anlise dos dados
coletados, adiante.
 35

4 ANLISE DOS DADOS COLETADOS

4.1 A GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS NO TRF4

Constatou-se que no TRF4, os processos judiciais e documentos

administrativos esto sendo gerados somente em meio eletrnico e no h mais
tramitao em meio fsico. Todas as atividades desenvolvidas pela instituio esto
informatizadas e produzem documentos eletrnicos, tanto a atividade-fim quanto as
atividades-meio. Houve uma total virtualizao dos processos, medida esta que
consiste em uma meta alcanada referente proposta do TRF4 que consiste em
otimizar os processos de trabalho.
A utilizao das tecnologias da informao e mudana na tramitao dos
documentos, que passou a ser somente em meio digital, ocorreu com o objetivo de
tornar mais geis as atividades e tomadas de decises. Com isso os processos
fsicos que ainda esto em tramitao so digitalizados e transformam-se em
processos digitais, bem como os documentos em outros suportes que precisam ser
anexados posteriormente devero ser digitalizados e arquivados para cumprirem
com sua temporalidade e receberem a destinao final. Aos processos digitalizados
ou aos que foram anexados documentos digitalizados, consta um registro desta
ao informando que parte do processo encontra-se arquivada em outro suporte.
Esta medida tambm aplicada aos documentos administrativos. Existem dois
setores de digitalizao um abrangendo a rea judicial e outro atendendo a
demanda administrativa.
Essa virtualizao de processos tanto judiciais quanto administrativos, de
certa forma, ocorreu em um curto espao de tempo. Desde 2003, o processo judicial
eletrnico vem sendo gradativamente implantado e utilizado nos Juizados Especiais
Federais da 4 Regio, aplicado com o sistema e-Proc em sua primeira verso, o e-
Proc v1, que somente em 2007 passou a ser utilizado em todas as JEFs da 4
Regio. Logo, criou-se uma nova verso do sistema, o e-Proc v2, possibilitando a
total virtualizao dos processos no TRF e na Justia Federal da 4 Regio, devido
ao fato de que essa nova verso abrange os processos comuns nos quais a ao
mais complexa e diversa em relao dos JEFs. O processo eletrnico, e-Proc v2,
foi implantado primeiramente como projeto piloto em Rio Grande (RS), no dia 20 de
outubro de 2009. A instalao em outras varas foi acontecendo de forma progressiva
 36

concluindo-se em todo o Rio Grande do Sul em 26 de fevereiro de 2010, e nos

estados de Santa Catarina e Paran em 22 de fevereiro de 2010. Agora, com a nova
verso do sistema haver a migrao de suporte do processo eletrnico do e-Proc
V1 para o e-Proc V2, conforme regulamenta a Resoluo TRF4 n. 44, de 17 de maio
de 2011.
O e-Proc um sistema de processo judicial eletrnico da Justia Federal de
1 e 2 graus da 4 Regio, regulamentado pela Resoluo n.17, de 26 de maro de
2010, do TRF4. utilizado software livre, em linguagem PHP, desenvolvido por
tcnicos da rea de TI do TRF4 e da primeira instncia da Justia Federal. O
programa possui criptografia de dados, sistema de protocolo de processos e
documentos com sequncia de caracteres identificveis, logins e senhas rastreveis,
com intuito de garantir a segurana de dados.
Hoje, uma ao em que uma das partes seja um rgo federal pode ser
iniciada virtualmente de qualquer lugar em que haja acesso internet por um
advogado, procurador ou defensor pblico, cadastrado ao sistema, ao qual devero
preencher as informaes necessrias e anexar a petio inicial. A Justia Federal,
em 1 grau, realizar a discusso e anlise das provas e ser produzida uma
sentena com a deciso do juiz. A esta cabe recurso, para tanto, o processo
enviado instantaneamente ao TRF4, 2 grau, onde o recurso discutido em
julgamento colegiado, gerando um acrdo, ou seja, o acordo entre as decises do
colegiado. Ainda em recurso, 3 e ltimo grau de instncia, o processo enviado ao
Supremo Tribunal de Justia (STJ) e ser analisado e julgado, logo, retornar ao
setor de origem para dar baixa e arquivamento. Antes, com os processos judiciais
em papel, essa tarefa demorava meses para ser concluda.
Com isso, houve uma otimizao do fluxo de trabalho e eliminaram-se as
distncias geogrficas. Alm disso, o processo eletrnico pode ser visualizado por
vrias pessoas ao mesmo tempo, tornando mais gil o acesso a justia e a
realizao das atividades administrativas. Enfim, com a incluso das tecnologias
digitais no ambiente de trabalho do judicirio, diminuram as fronteiras e o tempo,
entre outros inmeros benefcios.
Em relao as atividades-meio, ocorre o mesmo processo de virtualizao,
mas utiliza-se outro sistema de gerenciamento de informaes, o qual o Sistema
Eletrnico de Informaes (SEI). Este foi implantado no dia 15 de dezembro de 2009
e institudo oficialmente como sistema nico de gerao, tramitao e publicao de
 37

documentos administrativos no mbito do TRF4, em 08 de fevereiro de 2010, pela

Resoluo n. 6 do TRF4. O SEI tambm foi desenvolvido por uma equipe de
servidores do TRF4, com software livre e em linguagem PHP, portanto seu contedo
est acessvel via web, na intranet, mas para acess-lo o servidor necessita de
identificao do usurio e senha. Tem como objetivos, proporcionar o
processamento eletrnico dos documentos administrativos e gerenciar o
conhecimento institucional e compartilh-lo em toda a 4 Regio da Justia Federal.
Nesse sistema qualquer tipo de documento produzido, at mesmo um e-mail
enviado, considerado como processo administrativo e protocolado, com o intuito
de padronizar a produo dos documentos, bem como tornar as informaes
seguras e acessveis. Outra facilidade de trabalho apresentada pelo sistema foi em
relao s publicaes administrativas, as quais passaram a ser disponveis por
meio do SEI, pois este compatvel com o sistema do Dirio Eletrnico da Justia
Federal da 4 Regio.
Nota-se, ento, que a rea judicial e a administrativa possuem sistemas de
informaes diferentes e muitas vezes os servidores de cada rea de atividades
desconhecem as especificidades do outro sistema. importante ressaltar que em
relao coleta de dados para o presente trabalho foi possvel a realizao de
entrevistas apenas na rea administrativa do TRF4, portanto foram coletas mais
informaes referentes ao processo eletrnico administrativo e poucas em relao
ao processo eletrnico judicial. Mesmo assim, o objetivo deste estudo no foi
prejudicado, pois toda a documentao produzida nos sistemas e-Proc V2 e no SEI,
a constar, todos os processos eletrnicos judiciais da JF da 4 Regio e todos os
processos administrativos do TRF da 4 Regio, so geridos pelo TRF4, por seus
servidores de TI. Ao passo que o importante verificar a existncia de uma poltica
para a preservao dessa documentao digital, a qual est centralizada no TRF4.
Os sistemas de informaes utilizados no TRF4 foram criados de acordo com
os requisitos mnimos estipulados no Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto de Processos e Documentos do Poder Judicirio (MoReq-
Jus), que possam garantir documentos autnticos e acessveis. O MoReq-Jus foi
institudo pela Resoluo n. 91, de 29 de setembro de 2009, do Conselho Nacional
de Justia (CNJ), onde no Art. 2 resolve que os novos sistemas a serem
desenvolvidos ou adquiridos para as atividades judicirias e administrativas do
Conselho e dos rgos integrantes do Poder Judicirio devero aderir integralmente
 38

aos requisitos do MoReq-Jus. Esta medida para garantir a padronizao da

gesto documental dos documentos digitais. O MoReq-Jus tem por objetivo
fornecer especificaes tcnicas e funcionais, para orientar a aquisio, o
detalhamento e o desenvolvimento de sistemas de gesto de processos e
documentos no mbito da Justia Federal. (BRASIL, 2007, p.13) Estabelece os
requisitos e metadados conforme os seguintes aspectos de funcionalidade:
organizao dos documentos, que consiste no plano de classificao; captura;
armazenamento; segurana; preservao; tramitao e fluxo de trabalho; funes
administrativas; desempenho; avaliao e destinao; recuperao da informao;
usabilidade; interoperabilidade e disponibilidade.16
No mbito da administrao da Justia Federal em 1 e 2 graus, a gesto
documental est presente desde 1999, quando foi institudo o Programa de Gesto
de Documentos da Administrao Judiciria pela Resoluo CJF n. 217, de 22 de
dezembro de 1999, bem como o Plano de Classificao e a Tabela de
Temporalidade (PCTT) da Documentao da Administrao da Justia Federal. Esta
foi complementado pela Resoluo CJF n. 393, de 2004.
Em relao s atividades judiciais, foi criada a Tabela nica de Assuntos da
Justia Federal (TUA), com o objetivo de implantar a classificao dos processos
judiciais, por assunto, e possibilitar a aplicao da gesto documental instituda pela
Resoluo CJF n. 317, de 2003. Alm disso, h a Tabela nica de Classes da
Justia Federal (TUC) aprovada pela Resoluo CJF n. 328, de 2003, atravs desta
os processos so classificados conforme a legislao processual. As Resolues
CJF n. 359 e n. 393, de 2004, estabelecem a poltica de gesto das aes judiciais,
bem como a temporalidade dos mesmos.
Em 2008 foi publicada a Resoluo CJF n. 23, que estabelece a
Consolidao Normativa do Programa de Gesto Documental da Justia Federal de
1 e 2 graus, de suas atividades judiciais e administrativas. Tem por objetivo aplicar
o gerenciamento arquivstico de documentos digitais aos sistemas, visando que
sejam assegurados a autenticidade, a integridade, a segurana, a preservao e o
acesso de longo prazo dos documentos e processos, em face das ameaas de

16
BRASIL. Conselho Nacional de Justia. Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de
Gesto de Processos e Documentos do Poder Judicirio MoReq-Jus. Braslia, dezembro de 2007.
Disponvel em: http://www2.cjf.jus.br/portal/publicacao/download.wsp?tmp.arquivo=1473. Acesso
em: 10 jun. 2011.
 39

degradao fsica e de rpida obsolescncia tecnolgica de hardware, software e

formatos. (CJF, Resoluo n.23, 2008). Portanto, a gesto documental est
aplicada nos sistemas de informaes utilizados na JF em 1 e 2 graus da 4
Regio e acredita-se que essas novas ferramentas podero tornar a gesto
documental mais gil.
Neste caso, um documento digital produzido, identificado e tramita
eletronicamente a fim de cumprir com sua funo, aps arquivado pela unidade
produtora, mas continua acessvel aguardando a sua destinao final. O sistema
produz relatrios de movimentao e situao dos documentos digitais, dessa forma
poder ser emitida uma relao contendo os prazos de guarda atribudos e os
documentos que podero ser eliminados. Porm, esta uma medida prevista pelo
sistema, pois a avaliao dos documentos eletrnicos ainda no ocorreu na prtica.
Alm disso, houve uma deciso do TRF4 determinando que todos os documentos
administrativos eletrnicos produzidos nos dois primeiros anos de existncia do
sistema sero de guarda permanente. O que atenta ainda mais para as medidas de
preservao desses documentos.
Contudo, em relao rea administrativa do TRF4, percebeu-se que os
arquivistas no participam da gesto arquivstica do SEI. Este gerido apenas por
servidores de TI e gesto do conhecimento, com a finalidade de aliar o
conhecimento tcnico informtico s especificidades das atividades administrativas.
Seria importante a atuao dos arquivistas no desenvolvimento e gerenciamento dos
sistemas de informao, para inclurem o seu conhecimento arquivstico e
possivelmente garantir a gesto e preservao dos documentos digitais.
A apresentao do contexto atual de produo e tramitao de documentos
digitais do TRF4 foi importante a fim de abordar a questo da preservao desses
documentos. Justifica-se pelo fato de que necessrio conhecer os sistemas de
informaes onde os documentos so produzidos e como so gerenciados, pois os
procedimentos aos quais so executados influenciam em sua preservao. Se
houver normas aplicando os procedimentos adequados para a produo, tramitao,
uso e acesso de documentos digitais aliada a gesto documental, a preservao a
longo prazo desses estar mais garantida.
 40

4.2 PRESERVAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NO TRF4

Em relao preservao dos documentos digitais, constatou-se que o TRF4

preocupa-se com esta questo, mas ainda no h uma poltica de preservao de
documentos digitais. Existem apenas algumas diretrizes definidas pela instituio, as
quais orientam sobre procedimentos a serem seguidos pelos servidores com a
finalidade de tornar os documentos seguros e conservados, mas no h um controle
rgido de sua aplicao. Na verdade, utilizam estratgias de manuteno de
documentos digitais.
No entanto, a instituio est consciente de que dever manter seus
documentos digitais preservados por um longo prazo, autnticos, ntegros e
acessveis, na qual no ser uma tarefa fcil e muito menos isenta de custos,
considerando a grande quantidade de documentos. Sobretudo, o TRF4 est
empenhado em investir os recursos humanos e financeiros necessrios para manter
os documentos digitais preservados, pois no se comparam aos benefcios obtidos
com a virtualizao de suas atividades. Sabe-se que para manter um processo
eletrnico demanda muito mais recursos financeiros do que um processo em papel,
mas a eficincia resultante da utilizao dessas tecnologias, alm de inmeros
outros benefcios, at mesmo ambientais pelo fato de no utilizarem mais o papel,
compensa o alto investimento. consenso que voltar a gerar informaes
arquivsticas em suporte papel, seria um retrocesso.
Portanto, se faz necessria a criao de uma poltica de preservao de
documentos digitais, o qual consiste em um documento de planejamento, onde so
definidas regras e diretrizes que estabeleam uma estrutura tcnica e organizacional
que permita preservar os documentos digitais continuamente e conservando sua
forma fsica e intelectual. Isso possibilitar identificar as funcionalidades essenciais
que devero ser implantadas para sustentar a integridade e usabilidade dos
documentos digitais, e a maneira de como execut-las.
As polticas concernentes aos documentos arquivsticos da Justia Federal
so definidas pelo Conselho de Justia Federal (CJF) e atravs do Programa de
Gesto Documental da Justia Federal de 1 e 2 graus, conforme estabelece a
Resoluo CONARQ n.23, 2008. Aps definidas as polticas, a aplicao adequada
na organizao fica sob responsabilidade dos servidores e magistrados. No art. 21
da Resoluo n.23, de 2008, o CJF determina que os documentos arquivsticos
 41

digitais devam ser objeto de polticas de segurana da informao que visem

garantir a sua integridade e acessibilidade de longo prazo, evitando-se a degradao
fsica e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formatos. (CJF,
Resoluo n.23, 2008). Nisso percebe-se a preocupao em manter os documentos
digitais ntegros e acessveis a longo prazo, portanto, seria ideal que determinassem
tambm a criao de polticas para a preservao desses documentos, pois grandes
organizaes devem ter mltiplas polticas para atender a diferentes reas de
arquivos digitais. (CASTRO, A. et. al., 2007, p 79).
O TRF4 aguarda determinaes do CJF, enquanto isso executa
procedimentos internos que possibilitaro a preservao dos documentos digitais.
Como j foi mencionado, o TRF4 utiliza softwares cdigo-aberto que suportam todos
os tipos de formatos, h interoperabilidade. Foram desenvolvidos na linguagem PHP
que possui independncia de plataforma e desenvolvimento web. O padro adotado
para a criao dos documentos o formato PDF, mas podem ser criados em outros
formatos conforme a necessidade do tipo de documento. Os sistemas so
compatveis com verses anteriores. A arquitetura do sistema est documentada,
mas as atualizaes realizadas ainda no foram registradas. De acordo com as
recomendaes, importante registrar as atualizaes do sistema para manter a
acessibilidade ao mesmo, sempre que for necessrio.
Os sistemas de informaes passam por avaliaes semanais e so
atualizados constantemente. So gerados relatrios de todas as suas funes como,
por exemplo, de ocorrncias sobre o sistema, dados, sistema de armazenamento
etc. Portanto existem rotinas de auditoria e toda a semana so realizadas reunies
com a finalidade verificar as ocorrncias e tentar melhorar o sistema.
Existem orientaes e controles sobre a produo, transferncia, manuteno
e reproduo de documentos digitais. Os servidores passaram por treinamentos
para a utilizao do sistema e para identificarem os documentos de maneira correta
a fim de facilitar a sua localizao, alm disso, recebem suporte quando necessrio.
Os processos so gerados a partir de modelos predefinidos de acordo com o tipo de
documento, dessa forma h uma variabilidade limitada. Segundo o InterPARES 2, a
variabilidade limitada consiste em determinar regras fixas para a seleo de
contedo e forma documental permitindo poucas variaes e garantindo
documentos estveis e fixos tanto na forma quanto no contedo, sempre que forem
recuperados e visualizados. Os sistemas controlam a tramitao de documentos e
 42

podem ser gerados relatrios de movimentao. Os documentos quando criados so

utilizados atravs do sistema e podem ser visualizados por diversas pessoas ao
mesmo tempo. H como verificar quantas pessoas consultam um documento ao
mesmo tempo.
Existem padres definidos de metadados de controles de autenticidade,
identidade do documento e de integridade de mdias. Depende do tipo de
documento a quantidade de metadados a serem inseridos pelo produtor e tambm
podem ser adicionados mais do que o estabelecido se for necessrio, alm dos que
esto inseridos automaticamente. Para garantir a integridade dos documentos e
evitar perda ou corrupo dos objetos digitais, utiliza-se um cdigo detector de erros
de transmisso ou armazenamento, o Cyclic Redundancy Check (CRC), este
identifica quando houve alguma modificao e busca no backup (cpia de
segurana) o documento sem alteraes ou erros. Os documentos podem ser
alterados pelos produtores, mas necessita de confirmao e h um histrico de
alteraes.
No TRF4 a custdia dos documentos digitais fica sob responsabilidade do
setor de TI. O acesso lgico e fsico ao sistema restrito. O arquivo digital est
armazenado em rede no Storage Area Network (SAN) que consiste em uma rede
que visa transferncia de dados entre computadores de forma segura e
controlado via software. Mas logo, ser utilizado outro sistema de armazenamento, o
Content-Addressable Storage (CAS), este mais simples e sem limitaes de um
sistema, baseia a recuperao s informaes pelo contedo e no atravs da
localizao de armazenamento.
realizado um backup total, completo, semanalmente, aos sbados, e um
backup incremental dirio noite, copia apenas os dados que foram modificados
desde o ltimo backup. O software de backup e restaurao utilizado o Tivoli
Storage Manager verso 6.2 (ITSM V6.2 IBM). utilizada a estratgia de replicao
de dados na JF dos estados e regional no TRF4, as cpias so guardadas em locais
distintos por uma medida de segurana. Tambm realizada a tcnica de
espelhamento, na gravao dos dados na cpia de segurana so utilizadas duas
mdias de armazenamento para o caso de uma falhar, a outra conclui a gravao
dos dados. As estratgias de preservao utilizadas so a atualizao de verses,
converso e migrao de mdia.
 43

Em relao segurana do sistema, so utilizados logins e senhas de acesso

rastreveis por isso o sistema est limitado atravs de um sistema de autenticao
de utilizadores. No SEI, recentemente foi criado um mdulo de sigilo para tramitao
que garante a inviolabilidade das informaes. utilizado um sistema de criptografia
de dados.
 44

5 CONSIDERAES FINAIS

De acordo com o objetivo deste estudo, verificou-se que o TRF4 ainda no

possui uma poltica de preservao de seus documentos digitais, no entanto h
preocupao com a problemtica de preservao digital a longo prazo. Alm disso,
h uma gesto arquivstica de documentos digitais consolidada, resultando em boas
prticas na produo e manuteno dessa documentao. Conforme o terceiro
objetivo especfico foi identificado procedimentos padres e rotineiros realizados
pelos servidores do TRF4 que possibilitam manter a autenticidade, confiabilidade,
integridade e acessibilidade aos documentos digitais, garantindo assim maior
probabilidade para a preservao dessas informaes arquivsticas. Alm disso,
existem polticas de segurana da informao e dos sistemas e so utilizadas
tecnologias adequadas a um gerenciamento eficiente das informaes. Portanto,
existem estratgias para a preservao digital e algumas diretrizes, mas no h uma
poltica formal e consolidada de preservao digital.
Referente ao primeiro objetivo especfico de pesquisar na literatura da rea as
recomendaes acerca de polticas e estratgias para a preservao digital,
constatou-se que possvel preservar por longo prazo os documentos digitais,
desde que sejam aplicadas normas e estratgias aos documentos atravs de uma
poltica de preservao digital. Na qual consiste em uma metodologia de trabalho
contnuo, de empenho e ateno, alm de exigir recursos financeiros, humanos e
tecnolgicos.
Como muitos documentos do TRF4 possuem prazos de guarda extensos e de
guarda permanente, extremamente importante que haja uma poltica de
preservao para garantir longevidade aos documentos que constituiro a memria
da administrao judiciria e da justia federal da 4 Regio. Portanto, recomenda-
se a elaborao como documento formal e implementao de uma poltica de
preservao de documentos digitais no TRF4, abrangendo a documentao de toda
a Justia Federal da 4 Regio. O planejamento e implementao de uma poltica de
preservao de documentos digitais deve ser uma tarefa realizada por arquivistas
com a colaborao de profissionais da tecnologia da informao e produtores dos
documentos. A virtualizao dos documentos tornou os processos de trabalho mais
eficientes e agilizou a tomada de decises. Com uma boa gesto e preservao dos
 45

documentos digitais, a instituio poder usufruir dos benefcios obtidos atravs da

utilizao das tecnologias de informao, sem maiores consequncias.
 46

REFERNCIAS

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de Biblioteconomia Arquivstica e Documentao Cadernos BAD. Lisboa. N. 2
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informatizados de gesto arquivstica de documentos - e-ARQ Brasil.
Disponvel em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm> Acesso em
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CONSELHO NACIONAL DE JUSTIA. Institui o Modelo de Requisitos para

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e disciplina a obrigatoriedade.... Resoluo n. 91, de 29 de setembro de 2009.
 47

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<http://bdjur.stj.gov.br/xmlui/bitstream/handle/2011/35449/Res_91_2009_CNJ.pdf?se
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Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002.
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YIN, Robert K. Estudo de Caso: Planejamento e Mtodos. Porto Alegre: Bookman,

2001
 49

APNDICE A Roteiro de Entrevista

Projeto: POLTICAS DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL

Curso: Arquivologia

Visita de Campo ao Tribunal Regional Federal da 4 Regio

Nome do entrevistado:
Cargo/ Funo:
Data da entrevista:
Tempo de durao:

Questes:

I Gesto Arquivstica de Documentos Digitais

1 Hoje, pode-se afirmar que todas as atividades desenvolvidas no TRF 4 Regio

esto informatizadas?

2 Todos os documentos administrativos e judiciais so produzidos e armazenados

em meio digital?

3 Quais so os Sistemas de Informaes utilizados na instituio?

4 A gesto arquivstica de documentos est aplicada aos Sistemas de

Informaes?

5 A avaliao de documentos est aplicada aos documentos digitais, onde, atravs

do sistema possam ser identificados os documentos de valor permanente ou de
preservao a longo prazo?
 50

II Polticas de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais

1 No TRF 4 Regio existe uma poltica ou programa de preservao de

documentos digitais? Se no houver, ao menos, h preocupao em garantir a
preservao a longo prazo dos documentos digitais?

2 Existem procedimentos que garantam a preservao das informaes digitais?

3 Quem responsvel por definir uma poltica voltada para os documentos

arquivsticos e quem responsvel por implement-la?

4 Quais so os procedimentos para garantir que todas as partes interessadas

estejam cientes, compreendam e apliquem a poltica voltada para os documentos
arquivsticos?

5 Qual o relacionamento entre o arquivo e os produtores dos documentos?

6 Qual a relao entre as unidades envolvidas com a criao e a gesto dos

documentos arquivsticos? Existe colaborao? Em caso positivo, em que termos?
Com que freqncia?

7 Existem orientaes e controles sobre a produo, transferncia, manuteno e

reproduo de documentos digitais?

8 Em que formatos os documentos digitais existem? Podem ser gerados em vrios

formatos?

9 Quais so os componentes digitais destes documentos digitais?

10 Que medidas so tomadas para assegurar a acessibilidade, confiabilidade,

autenticidade e integridade dos documentos digitais, bem como para evitar a perda
ou corrupo dos mesmos?
 51

11 Uma vez que um documento digital foi criado, como utilizado e onde
armazenado?

12 Como so feitas e registradas as alteraes nestes documentos digitais?

13 Quem responsvel pela custdia dos documentos digitais?

14 Os Sistemas de Informaes foram desenvolvidos de acordo com os

procedimentos e requisitos estabelecidos pelo Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gesto de Processos e Documentos da Justia Federal (MoReq-
Jus)?

15 Os softwares so de cdigo aberto? Existem manuais que descrevam as

especificaes dos softwares? Qualquer atualizao de software documentada?

16 Os Sistemas de Informaes so avaliados e atualizados constantemente?

17 Existem padres definidos de metadados de controles de autenticidade,

identidade do documento e de integridade de mdias?

18 Quais metadados so inseridos manualmente aos documentos arquivsticos

pelo seu autor? Quais metadados so produzidos automaticamente e associados ao
documento?

19 Existem estratgias de preservao a longo prazo de documentos digitais?

20 So realizadas cpias de segurana do sistema (backup)? Com que

freqncia? So armazenadas em diferentes locais fsicos?

21 So realizadas migraes de mdia?

22 O acesso lgico e fsico ao sistema restrito?

 52

APNDICE B Termo de Consentimento Livre e Esclarecido

Pesquisador: Pmela Gonalves Andres

Ttulo da pesquisa: Polticas de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais
Nome do Participante:

Caro participante:
Eu, Pmela Gonalves Andres, gostaria de convid-lo a participar como voluntrio da
pesquisa intitulada Polticas de Preservao de Documentos Arquivsticos Digitais, que
refere-se a um projeto de Trabalho de Concluso de Curso de Graduao, o qual pertence
ao curso de Arquivologia da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS).
Esta pesquisa pretende verificar se no Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4)
h uma poltica de preservao dos documentos digitais; averiguar quais so os
procedimentos utilizados para contribuir na preservao dos mesmos. Acredita-se que ela
seja importante porque atenta para a questo da problemtica de preservao dos
documentos digitais, bem como investiga se a presente instituio preocupa-se com esta
questo. Para sua realizao ser feito o seguinte: entrevistas com o intuito de coletar os
dados necessrios referente criao e manuteno de documentos eletrnicos. Sua
participao constar de uma entrevista atravs de perguntas previamente definidas e com
durao de no mximo 1 hora.
Seu nome no ser utilizado em qualquer fase da pesquisa o que garante seu
anonimato.
No ser cobrado nada; no haver gastos nem riscos na sua participao neste
estudo; no esto previstos ressarcimentos ou indenizaes; no haver benefcios
imediatos na sua participao.
Os benefcios esperados pelo estudo so: conscientizar para a importncia de manter
os documentos digitais preservados, bem como a implementao de polticas que possam
garantir sua preservao a longo prazo, alm de evitar a perda de documentos e
desperdcios financeiros.
Gostaramos de deixar claro que sua participao voluntria e que poder recusar-se
a participar ou retirar seu consentimento, ou ainda descontinuar sua participao se assim, o
preferir.
 53

Desde j agradeo sua ateno e participao e coloco-me disposio para maiores

informaes.
Em caso de dvida(s) e outros esclarecimentos sobre esta pesquisa voc poder
entrar em contato com o responsvel principal:
Nome: Pmela Gonalves Andres
Endereo: Julio Verne, 190 So Joo, Porto Alegre, RS.
Telefones: (51)9757.9592 / (51)3337.0424
E-mail: pami_a@hotmail.com

Autorizao:

Eu,____________________________________________, aps a leitura deste documento

e ter tido a oportunidade de conversar com o pesquisador responsvel, para esclarecer
todas as minhas dvidas, acredito estar suficientemente informado, ficando claro para mim
que minha participao voluntria e que posso retirar este consentimento a qualquer
momento sem penalidades ou perda de qualquer benefcio. Estou ciente tambm dos
objetivos da pesquisa, dos procedimentos aos quais serei submetido, dos possveis danos
ou riscos deles provenientes e da garantia de confidencialidade e esclarecimentos sempre
que desejar. Diante do exposto expresso minha concordncia de espontnea vontade em
participar deste estudo.

Porto Alegre, de junho de 2011.

(Assinatura do participante)