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Controle de

Aquisies
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Este manual no pode ser reproduzido, total ou parcialmente, sem autorizao da Softplan.
Clientes que adquiriram o software Sienge esto autorizados a reproduzir o manual para uso
interno a fins didticos.

Elaborao e redao: Equipe de Ensino e Documentao Sienge.


Esta apostila foi desenvolvida para apoi-lo durante e aps o trmino das aulas. O contedo
baseado no curso de Controle de Aquisies e engloba as caractersticas principais deste
sistema. Se durante as aulas surgirem dvidas relacionadas a campos especficos, faa uma
pesquisa no menu Ajuda que est localizado dentro do software Sienge. L voc encontrar a
resposta para muitas de suas dificuldades de forma rpida e eficiente.

Lembre-se que a apostila um material de apoio e no abrange animaes, exerccios e


simulaes, portanto no deixe de realizar as aulas e aproveitar todos os recursos interativos!

Mdulo Gesto da Qualidade > Sistema Controle de Aquisies

O sistema de Controle de Aquisies possibilita a implantao de padres e parmetros para


os servios da obra.

Cadastros Iniciais

Os cadastros iniciais so essenciais para dar incio utilizao do mdulo Gesto da


Qualidade. Embora estes cadastros no sejam usados nos servios controlados da obra e em
qualificaes de pr-fornecedores, muito importante que voc conhea onde cadastrar e
quais so as principais caractersticas dos mesmos.

Cadastro de Colaboradores

Acesso
Apoio > Pessoas > Cadastro de Credores

O tipo Colaborador indica que o credor um colaborador. O colaborador utilizado para


acesso s funcionalidades no sistema Pr-Vendas e para montagem de equipes de trabalho no
Gesto da Qualidade.

Ateno: importante lembrar que, caso o colaborador j esteja cadastrado com o tipo
Fornecedor, no h necessidade de cadastr-lo novamente. Basta acessar o cadastro e
marcar tambm a opo Colaborador.

No link Complementos, dever estar marcada a opo Colaborador ser utilizado no Mdulo
Gesto da Qualidade.

No campo Usurio do Sienge, voc indica que o usurio est vinculado ao sistema.

Para cadastrar um usurio no Sienge, acesse: Menu > Segurana > Usurios > Cadastros.

Dica: A associao de um usurio Sienge ao colaborador importante para usurios que


utilizam o sistema possam receber as notificaes no Mural de Avisos.

O campo Colaborador ser utilizado no mdulo de Gesto da Qualidade deve ser marcado
para indicar que o credor (colaborador) ser utilizado no mdulo de Gesto da Qualidade.

No link Complementos, em Outros Contatos, importante que haja no mnimo um e-mail


cadastrado como e-mail principal para o colaborador.

Cadastro de Cargos e Funes


Acesso
Apoio > Pessoas > Cargos e funes

Este cadastro permite incluir cargos e funes que sero utilizados no Sienge.

A coluna CBO significa Cadastro Brasileiro de Ocupaes e pode ser preenchida conforme a
tabela padro de ocupaes.

A coluna Viso geral Pr-vendas, quando marcada, indica que o credor/colaborador ser
utilizado no sistema Pr-Vendas.

A coluna Ativo permite ativar/desativar um Cargo e Funo.

Cadastro de Setores e Obras

Acesso
Apoio > Obras/ Centro de Custo > Setores e Obras

necessrio cadastrar os setores e obras para que, posteriormente, seja possvel convocar e
registrar reunies para um determinado setor e realizar consultas sobre o desempenho dos
indicadores. Os setores/obras so subdivises da empresa e podem ter controle de qualidade
especfico.

A opo Desativar Setor/Obra permite bloquear o uso do setor/obra para novos registros nos
sistemas do mdulo Gesto da Qualidade e no sistema Patrimnio.

Os setores/obras inativos continuaro aparecendo nas consultas e em relatrios de registros j


cadastrados.

Sistemas da Qualidade

Acesso
Gesto da qualidade > Apoio > Sistemas da Qualidade

O Sistema da Qualidade um conjunto de elementos inter-relacionados utilizado para dirigir e


controlar uma organizao no que se refere qualidade, estabelecendo polticas, objetivos e
recursos para atingir estes objetivos.

possvel cadastrar diversos sistemas da qualidade. Isso vai depender das necessidades de
cada empresa.

No campo Sigla, dever ser informada a sigla do sistema que ser cadastrado.

No campo Sistema de Gesto, voc dar um nome ao sistema.

No campo Representante da direo, voc dever selecionar o responsvel pelo sistema.

Controle de Servios da Obra (Servios Controlados)

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Servios
Atravs deste cadastro possvel definir (para os servios controlados) as condies para que
o servio seja executado corretamente. Por exemplo: possvel estabelecer o que deve estar
pronto para que o servio seja executado; os materiais necessrios; as equipes e ferramentas
que devem ser utilizadas; os itens de segurana que devem ser observados; qual sequncia de
tarefas deve ser seguida e quais padres de qualidade devem ser atingidos.

Ateno: importante lembrar que, antes de iniciar o cadastro em Controle de Aquisies, os


servios j devem estar cadastrados no sistema Custos Unitrios, do mdulo Engenharia.

Para cadastrar um servio, acesse: Menu > Engenharia > Custos Unitrios > Servios >
Cadastros.

Entende-se por servio todas as tarefas efetuadas na execuo de uma obra. Estas
tarefas consomem mo de obra, materiais ou equipamentos para serem realizadas.

Ao cadastrar um servio, obrigatrio o preenchimento dos campos: Tipo de obra, Descrio,


Unidade de medida, Grupo de servio e Tipo de preo.

Os servios passam a ser controlados a partir do momento em que as normas e os


procedimentos so informados.

Aps realizar esta operao, voc j pode inserir as regras para cada servio.

Itens de Ferramentas

Acesso
Gesto da Qualidade > Normas e Procedimentos > Servios > Itens de Ferramentas

Esta opo permite cadastrar as ferramentas necessrias para a execuo do servio.

preciso definir a descrio, a unidade de medida e se o item de ferramenta est ativo ou no.

Itens de Padres

Acesso
Gesto da Qualidade > Normas e Procedimentos > Servios > Itens de Padres

Esta opo permite cadastrar os itens de padres de qualidade. Essa informao deve ser
vinculada no prximo passo, quando o padro de qualidade for informado no servio controlado
da obra. necessrio indicar a descrio, a unidade de medida, se o padro numrico e se o
item de padro est ativo ou no.

Servios Controlados

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Servios > Cadastros

Os servios consultados neste local so pertencentes obra, portanto, eles devem estar
previamente vinculados atravs do sistema Oramento.

Aps clicar em Salvar, os servios passaro a ser controlados e surgiro novos links na parte
superior para que possam ser cadastradas as normas, os padres e os procedimentos.
Servio controlado pelo grupo de servio: Caso seja marcada esta opo, o servio
estar sujeito s normas do grupo de servios. Dessa maneira, as normas
determinadas no grupo de servios prevalecero sobre as que forem configuradas no
prprio servio controlado.
Servio inspecionado: Ao marcar esta opo, voc indica que o servio controlado
dever passar obrigatoriamente por inspeo.

Precedncias: o que precisa estar pronto para que o servio possa ser iniciado
corretamente. Para adicionar novas precedncias, clique no boto Adicionar e informe a
descrio da precedncia.

Ferramentas: So as ferramentas necessrias para a execuo do servio. Para adicionar


novas ferramentas, clique no boto Adicionar, selecione as ferramentas e a quantidade e clique
no boto Salvar.

Ateno: Os itens de ferramentas devem estar previamente cadastrados em Normas e


Procedimentos > Servios > Itens de Ferramentas.

Segurana: Itens que garantem a estabilidade e a segurana na execuo do servio.

Tarefas: Sequncia de tarefas que deve ser realizada para que o servio seja executado com
sucesso.

Padres de Qualidade: Padres estabelecidos para garantir a qualidade do servio prestado.

Ateno: Os itens de padres devem estar previamente cadastrados em Gesto da Qualidade


> Normas e Procedimentos > Servios > Itens de Padres.

No campo Tolerncia, voc deve preencher a tolerncia de erro permitida.

No campo Como aferir, voc informa como ser feita a conferncia do item padro (Exemplo:
para verificar se o espaamento entre lajotas est dentro da tolerncia permitida).

Anexos: Nesta opo possvel anexar algum documento indispensvel ao servio


controlado.

Servios Inspecionados

Os servios que tiveram a opo Servios inspecionado marcada em seu cadastro necessitam
de verificao para avaliar se esto em conformidade com os padres de qualidade. A
inspeo realizada na medio do servio, nos sistemas Acompanhamento e Contratos e
Medies.

Antes de inspecionar o servio, necessrio cadastrar um local da obra e definir a autorizao


para o usurio que realizar a inspeo.

Locais: No Apoio dos mdulos Suprimentos e Engenharia, possvel cadastrar os locais


da obra. Nestas pginas, voc cadastra diferentes locais atravs do boto Adicionar,
ou exclui, clicando na lixeira e depois em Salvar.
Autorizaes de Usurio para Suprimentos: Em Segurana > Autorizaes >
Usurios > Suprimentos, na opo Medies de Contratos, verifique a opo Permitir
registro de medies com inspeo no conforme para os servios controlados.
Com a opo no marcada, se o usurio medir um servio no conforme,
automaticamente a medio fica desautorizada para a liberao. Caso contrrio, o
usurio medir o servio no conforme, e a medio ser liberada normalmente.

Inspeo de Servios em Contratos e Medies e Acompanhamento

Acessos
Suprimentos > Contratos e Medies > Medies > Cadastros

Engenharia > Acompanhamento > Registros de Medies

O servio medido em medies nos sistemas Contratos e Medies e Acompanhamento,


devem obrigatoriamente passar por uma inspeo dos seus padres de qualidade. Os padres
so os mesmos cadastrados anteriormente no cadastro de servio controlado. At que a
inspeo seja realizada, as medies ficam incompletas, e o boto Liberao, necessrio para
concluir o processo de medio, fica desabilitado.

Para cada padro, voc pode selecionar uma verificao, ou inserir uma observao. Aps
inspecionada a conformidade do servio controlado, o boto de Liberao fica habilitado para
que a medio seja liberada.

Em Contratos e Medies, se constatada a no conformidade, e o usurio no tivesse a


autorizao para registrar medies com inspeo no conforme, o boto ficaria desabilitado.

Para habilit-lo, seria necessrio que um usurio com autorizao (para liberar a medio
mesmo com inspeo no conforme) fizesse a liberao. A outra opo seria realizar uma nova
inspeo e constatar a conformidade de todos os padres de qualidade.

Em Acompanhamento, basta inspecionar os servio (conforme ou no), que o boto Liberao


ficar habilitado.

Relatrio de Servios Controlados

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Relatrios > Servios

Este relatrio permite visualizar todas as informaes cadastradas para os servios controlados
das obras.

Planilha de Inspees de Servio

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Relatrios > Planilha de Inspees de
Servios

Este relatrio traz os campos para a inspeo, os padres de qualidade do servio controlado e
os campos para assinatura. Ele pode ser emitido pelo responsvel por fazer a inspeo, que
pode lev-lo impresso obra para realizar a inspeo dos servios controlados. Depois que os
servios forem inspecionados, basta apenas retirar os dados da planilha de inspeo de
servio e inserir no Sienge.
O relatrio permite definir trs assinaturas. Se julgar necessrio, voc pode torn-las padro
atravs do boto Padro.

Fichas de Inspees de Servio

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Relatrios > Ficha de Inspees de Servio

Este relatrio apresenta as inspees do servio controlado, com formas de apresentao


sinttica ou analtica.

Na forma sinttica, a data em que a inspeo foi realizada, o responsvel e o resultado da


inspeo so apresentados.

Na apresentao analtica, alm das informaes do relatrio sinttico, so detalhados os


padres de qualidade que foram verificados na inspeo e possveis observaes.

Atualizao

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Servios > Atualizao

Esta opo permite atualizar os servios controlados da obra tornando-os iguais aos servios
controlados do cadastro geral.

Dessa maneira, as precedncias, itens de segurana, ferramentas, tarefas e padres de


qualidade cadastrados no Normas e Procedimentos sero atualizados nos servios controlados
da obra que voc informar no campo acima.

Qualificaes de Pr- Fornecedores

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Fornecedores > Qualificaes

Nesta opo possvel elaborar metodologias que permitiro a avaliao dos pr-fornecedores
que, se aprovados, podero fornecer produtos para a empresa.

Metodologias

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Fornecedores > Qualificaes > Metodologias

Esta pgina permite cadastrar a sequncia de perguntas que deve ser feita aos pr-
fornecedores para que seja possvel avaliar a qualidade dos mesmos.

Em Tipo de campo, voc deve informar se a resposta para a pergunta cadastrada numrica,
alfanumrica ou de mltipla escolha.

Selecionando a opo numrico, a resposta deve ser preenchida somente com


nmeros.
Selecionando a opo alfanumrico, a resposta deve conter letras e/ou nmeros.
Ao selecionar a opo mltipla escolha, voc deve informar respostas separadas por
ponto e vrgula.

O campo Ordem preenchido automaticamente, mas, ao alterar a ordem, a ordenao das


metodologias no cadastro das qualificaes ser modificada. As metodologias sero
apresentadas numericamente em ordem crescente.

Atividades

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Fornecedores > Qualificaes > Atividades

Nesta pgina voc cadastrar as aes que devero ser realizadas pela empresa,
possibilitando a avaliao e qualificao dos pr-fornecedores.

O Tipo de campo funciona como na opo Metodologias.

Parmetros Importantes

Acesso
Segurana > Administrao > Parmetros

Os parmetros 564, 565 e 582 definem obrigatoriedades no cadastro de pr-fornecedores. O


primeiro indica a obrigatoriedade das informaes de endereo, e o segundo a obrigatoriedade
do CNPJ/CPF e inscrio estadual/identidade.

J o 582 determina se obrigatrio cadastrar contatos para pr-fornecedores. Se for


obrigatrio, deve ser cadastrado, no mnimo, 1 contato para cada pr-fornecedor.

O 583 indica o nmero mnimo de referncias de empresas que deve ser cadastrado
obrigatoriamente nas qualificaes de pr-fornecedores. Para que no tenha nmero mnimo,
informe 0 (zero).

O parmetro 1056 determina se obrigatrio registrar informaes bancrias no cadastro do


pr-fornecedor.

Pr - Fornecedores

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Fornecedores > Qualificaes > Pr
Fornecedores

O cadastro de pr-fornecedores pode ser preenchido de duas formas: completo ou


simplificado. Ao inserir um novo pr-fornecedor, por padro, o Sienge oferece o cadastro
completo.

Caso voc opte por um cadastro com menos detalhes, clique em Cadastro Simplificado.

Contatos: Nesta pgina so cadastrados os contatos do pr-fornecedor. Lembre-se que para


tornar obrigatrio ao menos 1 contato, o parmetro 582 dever estar configurado com 1.
Complementos: Na aba Complemento, so cadastradas as informaes bancrias do pr-
fornecedor.

Qualificaes: Na aba Qualificaes possvel qualificar o pr-fornecedor. necessrio


informar a rea de atuao, se possui algum sistema de gesto da qualidade para o produto
oferecido e tambm as referncias.

Em Informaes Adicionais constam todas as metodologias previamente cadastradas. Voc


deve selecionar a resposta referente ao pr-fornecedor.

Aps qualificar o pr-fornecedor, basta salvar as informaes.

Anexos: Em Anexos, voc pode vincular os documentos importantes da relao comercial


entre a empresa e o pr-fornecedor.

Aprovaes

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Fornecedores > Qualificaes > Aprovaes

Nesta pgina so apresentadas todas as informaes cadastradas anteriormente no link Pr-


Fornecedores. Para aprovar o pr-fornecedor, acesse a aba Aprovao e preencha os
encaminhamentos em Atividades para aprovao.

Aprovado:

Sim, este registro passar a ser de um fornecedor da empresa.


No.

Ao aprovar o pr-fornecedor, este ser automaticamente inserido no cadastro de credores e


poder ser selecionado como fornecedor em futuras compras.

Relatrio de Qualificaes de Fornecedores

Acesso
Gesto da Qualidade > Controle de Aquisies > Relatrios > Qualificaes

Este relatrio possibilita uma viso geral dos pr-fornecedores qualificados ou reprovados no
perodo selecionado.

A forma de apresentao pode ser sinttica ou analtica. Na apresentao analtica,


destacam-se as informaes de rea de atuao, sistema de qualidade, referncias e
informaes adicionais. Nesta forma de apresentao possvel inserir trs campos de
assinatura, se for necessrio.