MATRIZ DE PRIORIZAO

por Ral Candeloro

Muitas pessoas passam horas e horas no trabalho, sempre resolvendo questes delicadas,
apagando incndios, sem ter tempo para mudar e implementar questes estratgicas que de
fato podem melhorar os seus negcios, inclusive diminuindo o surgimento de problemas.

Existe, hoje, diversas formas de analisar o que deve ser feito primeiro em uma empresa. A
anlise vai muito alm do problema ou soluo em si. Envolve colaboradores, misso
estratgica de negcio e, principalmente, os clientes.

A ferramenta utilizada para a anlise das priorizaes na empresa chama-se matriz de

priorizao. A seguir, veremos o que e como utilizar dois dos modelos dessa ferramenta:

1 ? Matriz G.U.T. (para priorizar problemas a serem tratados)

Considera a Gravidade, a Urgncia e a Tendncia do problema:
Gravidade: impacto do problema sobre operaes e pessoas da empresa. Efeitos que
surgiro a longo prazo em caso de no resoluo.
Urgncia: o tempo disponvel ou necessrio para resolver o problema.
Tendncia: potencial de crescimento (piora) do problema.

necessrio que cada problema a ser analisado receba uma nota de 1 a 5 em cada uma
das caractersticas: gravidade, urgncia e tendncia.

Nota Gravidade Urgncia Tendncia

5 Extremamente Extremamente Se no for resolvido, piora
grave urgente imediatamente
4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo
3 Grave Urgente Vai piorar a mdio prazo
2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo
1 Sem gravidade Sem urgncia Sem tendncia de piorar

Exemplo da aplicao:

Matriz de Priorizao ? G.U.T. ? para priorizao de problemas

Problemas G U T Total Priorizao

Atraso na entrega do fornecedor 4 4 3 11 2
Alto gasto com materiais de escritrio 2 2 1 5 4
Baixo ndice de recompra entre os clientes 5 4 4 13 1
Problemas disciplinares entre vendedores 3 2 3 8 3

De acordo com esse exemplo, a prioridade o de ?baixo ndice de recompra dos clientes?,
pois o que apresenta uma pontuao maior, de acordo com as notas colocadas. Sabendo-
se qual problema deve ser resolvido primeiramente, temos, ento, de identificar as solues
que podem ser colocadas em prtica. Certamente para cada um dos problemas apresentados
acima na Matriz G.U.T., teremos muitas solues sugeridas.

Entramos aqui em uma nova dvida de priorizao: que solues devem ser aplicadas
primeiramente?

2 ? Matriz B.A.S.I.C.O. (para priorizar solues a serem tomadas)

A priorizao das solues importante para permitir a elaborao de um plano de
implantao e de resoluo do problema. A matriz indicada para isso a matriz B.A.S.I.C.O.,
que considera os Benefcios para a organizao; a Abrangncia de pessoas beneficiadas pela
soluo; a Satisfao dos colaboradores; os Investimentos necessrios; Cliente e o efeito
que a soluo ter neles e a Operacionalidade
da soluo. Como na Matriz G.U.T.,
devemos atribuir para cada soluo proposta uma nota de 1 a 5, de acordo com a tabela:

Satisfao
Nota Benefcios Abrangncia Investimentos Cliente Operao
interna
5 De vital Total (de Muito Pouqussimo Impacto Muito fcil
importncia 70% a 100%) grande investimento muito implementar
grande
c/ cliente
Muito grande
Impacto Algum Grande Fcil
4 (de 40% a Grande
significativo investimento impacto implementar
70%)
Impacto Razovel (de Mdio Bom Mdia
3 Mdio
razovel 20% a 40%) investimento impacto facilidade
Poucos Pequena (de Alto Pouco Difcil
2 Pequeno
benefcios 5% a 20%) investimento impacto implementar
Algum Muito
1 Quase
benefcio pequena