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Objetivos o Pregunta al patrocinador cul es la autntica razn por la que quiere organizar
el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificacin
muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos. o Pregntate si es
realmente necesario, ya que es posible que haya una manera ms barata pero igualmente
eficaz de llegar al pblico beneficiario.
Se hace una clara definicin del por que los objetivos,comite de planificacin y el papel del
coordinador,pblico beneficiario,presupuesto,formato y duracin,asistencia prevista,
programacin, y lugar de la celebracin. Dependiendo del tipo de evento, tambin puede
formar parte de la gestin: el desarrollo de una lnea temtica, el registro previo y la
acreditacin de los participantes, la coordinacin de los oradores o conferencistas, la
decoracin del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de
seguridad, baos porttiles, planes de contigencia y de evacuacin, servicios mdicos y
limpieza.
En algunos pases de habla hispana tambin se utilizan las siglas OPC (organizador
profesional de congresos/ certmenes/convenciones) u OPE (organizador profesional de
eventos).
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Contenido
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[editar] Produccin
[editar] Montaje
[editar] Ejecucin
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo
tiempo, comparten las actividades planificadas y demas.
[editar] Desmontaje
PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO: Lo primero que hay que tener claro, es
la razn por la que se va a realizar el evento, cul es el mensaje que se quiere
transmitir.
Otras cuestiones que habra que definir, seran: el perfil de los asistentes, el
nmero de estos que se prevn y la duracin del evento.
Referente a gastos, no hay que olvidar que ser necesario contar con un
seguro de responsabilidad civil.
Por otro lado, programar un evento no es tarea fcil, pues para decidir en qu
fecha celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: perodos
vacacionales, obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes,
das festivos, etc. En definitiva, no resulta nada sencillo acertar con la fecha
cuando el nmero de asistentes oscila entre los 150 y 500. Ya lo dice el refrn:
Nunca llueve a gusto de todos.
Y por ltimo, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia:
las barreras arquitectnicas. El lugar de celebracin del evento, debe estar
completamente adaptado para los asistentes discapacitados. Si deseas mas
informacin sobre eventos de empresas puedes ir a la seccin correspondiente.
Evite discutir sobre temas de poltica o religin, a no ser que el evento lo exija.
Por otra parte, el catering tambin puede estar presente de forma sutil, es
decir, slo creando ambiente, o puede servir de mediador, facilitando que
surjan conversaciones entre los invitados menos atrevidos.
Si deseas conocer mas ideas sobre los eventos de empresas visita la seccin central de Punto
Escena.
Nuevas formas de comunicar en los
eventos
NUEVAS FORMAS DE COMUNICAR: En multitud
de ocasiones, muchos organizadores de
reuniones, conferencias, han tenido que
presenciar una siesta de algn asistente.
En primer lugar, el espacio ha de ser muy grande, con asientos que se puedan
mover, para que se puedan crear grupos ms pequeos y dinmicos.
La clave del xito est en lograr una buena comunicacin. Para ello, se puede
poner en prctica el mtodo Open Space, que consiste en dar protagonismo a
los propios asistentes, proponindoles a quienes lo deseen que formulen una
pregunta. Quien pregunta se sita en una parte de la sala y el resto de los
asistentes se colocarn al lado del formulador que ms le ha inspirado,
creando pequeos grupos de debate. Este sistema es muy flexible, pues los
participantes pueden cambiar de grupo cuando lo deseen.
Para finalizar, otra opcin de formato, sera fingir una especie de entrevista
informal a una o ms personas con la presencia de un moderador. Ellos
estaran sentados en unos sofs, como si estuviesen en una cafetera. Este
ambiente distendido y cercano, animar e invitar a los dems asistentes a
levantar la mano para dar su opinin.
Si el anfitrin no fuma, ni nadie de tu mesa lo hace, hay que respetar a los que
no fuman y salir fuera de la estancia para no molestar.
Si en la fiesta o reunin alguien se excede con las copas y crea algn tipo de
conflicto, nunca entres en la discusin. Y obviamente, para tener un
comportamiento correcto, t tampoco debes beber en exceso y en el caso de
que lo hicieras y provocaras alguna escena desagradable, llama al da siguiente
al anfitrin y pdele disculpas.
Por otro lado, hay que saber en qu momento hay que retirarse. Las seales,
por as decirlo, son: cierre del bar, la orquesta ha dejado de tocar, ya se han
marchado los que trabajan en el catering y tambin los invitados de honor (si
los hay) y los empleados estn comenzando a recoger. Despdete de tu
anfitrin, sin entretenerle demasiado, que tiene que seguir atendiendo al resto
de los invitados.
Adems habr que tener en cuenta el grado de confianza que tenemos con la
otra persona y cunto la conocemos.
Veamos ahora qu podemos regalar en el caso de que unos amigos nos inviten
a su casa a almorzar o a cenar. Es decir, qu debemos llevar. Si son ntimos
amigos, podemos llevar una botella de vino buena, algo para degustar durante
la comida o un postre.
En ltimo lugar, decir que es de bien nacido ser agradecido, por tanto,
siempre que se recibe un regalo, independientemente de que sea de nuestro
agrado o no, hay que agradecerlo.
Los gestos se pueden fingir, pero nuestro cuerpo nos delatar, como cuando
mentimos.
Las personas que son muy cercanas, como familiares o amigos ntimos, son los
nicos que podrn acercarse a una distancia de 50 cm. sta sera la zona
ntima. La zona personal, que es una distancia de 125 cm, se aplica en el
trabajo, en reuniones o en un entorno social. Y finalmente, la llamada zona
social, que seran entre 2 o 3 metros, es la que aplicaramos con las personas
ajenas a nuestro entorno, como el fontanero, el cartero, etc, y transentes.
Por lo general, los que han crecido en zonas rurales, guardan ms distancia a
la hora de entablar una conversacin, que los de las zonas urbanas. Para
consultar cursos sobre tecnicas de lenguaje corporal visita la pagina de
COACHING EXITO de punto escena.
Para romper con las ya muy vistas formas acabadas de los espacios, te
proponemos usar telas en los techos y en las paredes (si se considera
oportuno), que estn iluminadas desde adentro. Jugando bien con las luces se
puede conseguir un efecto increble, envolvente, que encandilar a todos los
invitados.
Otro recurso para decorar son los sistemas modulares de cartn, que se
pueden volver a usar, son reciclables y ecolgicos.
Todas estas ideas magnficas y sin duda originales, las pone a tu disposicin
Puntoescena pudiendo decorar y organizar tu evento.
Hay que verificar que todos los permisos de todos los espacios habilitados
estn en regla.
Infrmate sobre las horas de las que dispones para la celebracin; si el saln
cuenta con DJ propio o lo tienes que contratar aparte y si te podran montar
tarimas en caso de que fuese necesario.
Si has verificado todos estos aspectos y el lugar rene las condiciones ptimas
para poder celebrar tu evento con absoluta tranquilidad, contrtalo y disfruta
de la fiesta. Si deseas ver mas informacin sobre eventos organizacin de
eventos consulta la seccin de eventos de Punto Escena.
Los colores que se usan son el blanco y negro o los neutros, creando armona,
equilibrio y comodidad.
Las empresas son las que ms utilizan la tendencia minimalista para sus
eventos corporativos.
Los espacios adecuados para aplicar este tipo de ambiente son amplios,
simples, con techos muy altos y con ventanales grandes, por la gran
luminosidad que aportan (sobre todo si el evento se celebra de da).
Para comenzar, las normas de cortesa y protocolo dicen que las personas que
no se conozcan entre ellas deben ser presentadas por aquel o aquella que
conozca a ambas, de esta forma evitaremos que se sientan excluidas. Una
excepcin es cuando eres anfitrin/a y no dispones de tiempo para hacer
presentaciones, en cuyo caso, amigos comunes pueden ayudarte a ir
presentando personas que no se conocen entre s.
Estas reglas pueden variar en funcin del entorno, por ejemplo en el entorno
laboral prevalece el cargo al sexo.
Si estamos en una sala y entra una personalidad, ay que ponerse en pie como
seal de respeto.
Se intentar que el nmero de invitados sea par, que haya el mismo nmero
de mujeres que de hombres, pero de no ser posible, se colocarn a dos
hombres juntos, no a dos mujeres juntas.
Por ltimo, se comenzar a comer cuando todos los invitados estn servidos.
En un evento tal como una boda, en el que suele haber mesas individuales, se
empezar a degustar la comida cuando todos los comensales de la mesa estn
servidos.
Para no quedarse corto hemos de tener en cuenta que un botella de vino, suele
valer para unas 8 copas aproximadamente, en el caso del coctel para unas 4
personas y 3 si fuera una cena, si estamos organizando una comida banquete
con mesas de 8 personas, en cada mesa hemos de poner 2 botella de vino
tinto, en el caso de que fuera pescado la botellas serian de vino blanco, suele
ser suficiente y da opcin a repetir si se desea. El agua es fundamental, hemos
de poner 2 botellas de litro sin gas y medio litro con gas, respecto al cava no
suele tomarse ms de dos copas por invitado, con lo cual una botella se puede
consumir ente 6 personas.
Un evento es harto delicado, pues en l todo comunica, por tanto hay que ser
muy meticuloso con los detalles. Cuando organizamos un evento, ste se
convierte en un expositor en el que estamos vendidos. A continuacin, te damos
5 claves que hacen que un evento, sea cual sea, tenga xito.
En primer lugar, debe existir una razn, saber por qu vas a organizar un
evento. No hay que hacerlo slo porque lo tenemos en el planning; hay que tener
claro lo que queremos comunicar.
Para lograr ser un buen anfitrin slo se necesita empata y para ello, debes
preguntarte cmo te gustara ser tratado a ti y qu sensacin, experiencia te
gustara llevarte del evento.
En cuarto lugar, hay que tener presente que los asistentes al evento, son
clientes actuales o futuros, pero que ante todo son personas, invitados que no
hay que descuidar y habr que cuidar detalles tales como la hora de comienzo, la
temperatura del lugar, la comida, la duracin del evento, habilitar una zona con
asientos para el que no desee continuar de pie, etc; pues estos detalles cuidados
o descuidados, harn que los invitados se marchen o permanezcan el tiempo que
dure el evento.
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma ms rpida, fcil y barata de transmitir
al pblico beneficiario tu mensaje de la manera ms eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas
mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional
a los interesados, o usar los medios de comunicacin. Est claro que no se refiere a actividades en las que es
decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking, a los
viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espritu de equipo (conocidas internacionalmente
como team building), o a los eventos organizados por motivos puramente ldicos.
Si has tomado la decisin de seguir adelante, el siguiente paso ser plantearte si lo vas organizar t mismo, sea en
solitario o como coordinador de un comit de planificacin, o si es mejor contratar una agencia de organizacin
o a un experto.
Si eliges la segunda opcin, puede que el experto en cuestin sea una persona con los conocimientos prcticos
necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que
trabajan en el sector organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC),
empresas de gestin de destinos (DMC), agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones,
convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, la organizacin tcnica,
servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.. Cualquier cosa que elijas, puede ser satisfactoria siempre
que los empleados de la empresa estn familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrs que asumir t las
tareas, lo cual puede llevarte a una falsa ilusin de economa, por los previsibles fallos en los que incurrirs.
Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias,
empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociacin profesional, como, por
ejemplo, MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), la AEDMC
(Asociacin Espaola de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting
Association), OPC Andaluca, OPC Spain, o UNAV (Unin Nacional de Agencias de Viajes).
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de seleccin a aquellos profesionales o empresas
asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendacin serias o que te hayan sido recomendados
expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es
aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los convention
bureaus pueden proporcionarte informacin til sobre lugares de celebracin y proveedores.
Tanto si confas en tus propios recursos (organizacin interna) como si prefieres contratar una agencia o a un
experto externo, debers constituir un comit. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible
que est acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que
el coordinador est implicado en el proceso de seleccin, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros
improductivos, incompetentes o conflictivos. Adems, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona
importante, es aconsejable limitar el nmero de integrantes del comit a lo estrictamente necesario.
Una de las primeras decisiones que debe tomar el comit de planificacin es si se va a organizar el evento con
recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, segn Cotterel, se necesitarn con toda
probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, ms dos o tres
jornadas de 18 horas justo antes de su celebracin, para organizar una conferencia de dos o tres das
de duracin para 200 personas.
Si eliges la primera opcin, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organizacin (desde una
sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamao del evento), incluyendo a los intermediarios,
junto con las diferentes fases del proceso de planificacin en las que estar implicado cada uno de ellos. En caso de
elegir la segunda opcin, se suele preparar una peticin de presupuesto (en ingls, Request for Proposal), que
debe incluir tanta informacin como sea posible, como el pblico beneficiario, la asistencia prevista, las estadsticas
de experiencias anteriores, de ser posible, etc.
Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas relacionadas entre s, que han de estar muy
claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formacin o
de preparacin individual, viajes de incentivos, conferencias cientficas o mdicas, reuniones de golf,
actividades de team building, lanzamientos de productos, campaas de publicidad, ferias de muestras: la lista es
inagotable. Adems, no va en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios o hbridos, mezclas de dos o
ms actividades con la intencin de llegar a un pblico ms amplio, ahorrar dinero o generar ingresos adicionales.
Aunque muchas de las decisiones ms importantes sern tomadas por la direccin, debe estar muy claro para
todos los implicados en la planificacin (el coordinador y el comit de planificacin) cules van a ser el formato y
la duracin del evento. Adems, deben saber quines van a asistir y cul es el nmero previsto de asistentes.
Si no ests completamente seguro del pblico al que te vas a dirigir o del nmero de personas que van a asistir (lo
que suele ser el caso cuando no hay estadsticas de experiencias anteriores), la planificacin (y la presupuestacin)
puede ser de pesadilla.
En el caso de las actividades ldicas, cursos/cursillos, reuniones en el da, viajes de incentivos y actividades
de team building, esta cuestin no suele plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sera diferente
en el caso de que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones y coincide con
un perodo vacacional, quiz sea necesario permitir la asistencia de cnyuges e hijos, con los problemas adicionales
de organizacin y, en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el mximo de
este tipo de eventos, vienen acompaados de sus cnyuges, llegando unos das antes de su comienzo y
quedndose unos das despus de su conclusin, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino
extico.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a jefes de cursillo (a veces con mucha antelacin), que quiz
cobren honorarios adems de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intrprete. Lo mismo se puede
decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicacin.
Tambin hay que abordar la cuestin de la dotacin de personal para el evento, que depender de su
envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo
suficientemente amplia, o quiz sea ocasional, lo que es probablemente la alternativa ms barata cuando se
organiza en el extranjero. En el caso de eventos deportivos o torneos, nunca debes pasar por alto la posibilidad de
utilizar a voluntarios. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de
muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por ltimo, hay que
tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalas.
Presupuesto
El siguiente asunto en el orden del da es el presupuesto, que no es solamente una simple hoja de clculo sino un
documento que combina actividades de planificacin y de gestin, incluyendo una lista de gastos previstos,
fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se vern obligados a trabajar
con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que
arroje un beneficio a travs de cuotas de inscripcin, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio,
subvenciones, comercializacin, venta de productos, etc. Si ests organizando un evento sin fines de lucro,
es esencial determinar desde el principio quines, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada
captulo de gastos.
Hablando de gastos, a menudo se pasa por alto la necesidad de contar con un seguro. Aunque las primas son cada
vez ms altas, debes considerar todos los riesgos potenciales antes de determinar qu tipo de cobertura
requerirs, adems de responsabilidad civil, que es imprescindible.
Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partcipe en la
planificacin del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja aadida de mantener al coordinador y
al comit de planificacin siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad
exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificacin preliminar hasta el cierre de cuentas; si
hay demasiados implicados, ser difcil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla
general, el coordinador o la persona responsable de la planificacin del presupuesto debe apartar un 20% para
imprevistos.
Programacin
Por regla general, el xito depender de una buena programacin. Es imperioso establecer un plazo realista para la
planificacin y organizacin. Por desgracia, esto no se respeta la mayora de las veces, sobre todo en el sector
empresarial. En general, se necesita un ao de plazo para planificar y organizar un evento de
envergadura.
Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener
las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebracin y/o actividades ldicas. La flexibilidad es,
adems, una excelente herramienta de negociacin.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los
asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las
mismas fechas o justo antes o despus, das festivos, perodos vacacionales, condiciones meteorolgicas previstas,
etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo
cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercleas si la planificacin
implica la reserva de un sinnmero de billetes de avin y de habitaciones de hotel.
Tanto para la presupuestacin como para otras consideraciones, debes tomar la decisin, al principio del proceso
de planificacin, de dnde celebrar el evento. Es posible que sta la tome unilateralmente la direccin o el
patrocinador, que puede ser preciso (un hotel con encanto en la Serrana de Ronda, por ejemplo), o no tan
conciso (cualquier lugar de celebracin dentro de un radio de 35km de Sevilla), o bastante impreciso: "Cualquier
sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
A no ser que el evento requiera un lugar de celebracin ms aislado, ste debe ser fcilmente accesible: cerca de
una autopista, una estacin de trenes o un aeropuerto internacional. Si vienen en vuelos intercontinentales, los
participantes llegarn con jetlag y la ltima cosa que les apetecer hacer es emprender un largo viaje en coche,
autocar o tren. Ha de ser razonable la distancia entre el aeropuerto y el lugar de celebracin, es decir, a no ms
de dos horas en cualquier modo de transporte.
Ni que decir tiene que el lugar de celebracin debe ser cmodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se est
organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del pblico beneficiario
antes de decidir dnde se va a organizar y qu tipo de lugar de celebracin se debe elegir. Debido a la actual
tendencia hacia lugares de celebracin ms innovadores, hay cada vez ms margen para la originalidad (sin
exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de
celebracin tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebracin alternativos, son cada vez ms populares
los museos, edificios histricos, jardines botnicas, haciendas, teatros y yates, por enumerar slo unos
pocos.
Para ayudar a la direccin a tomar la decisin adecuada, resulta til hacer una seleccin de lugares de celebracin,
incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspeccin ya
no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de
envergadura o resonancia.
Ideas y Consejos
Cmo planificar un evento
Incentivos de empresa
Algunas sugerencias
Cmo ahorrar dinero
Calidad
Informacin til
Tecnologa
Artculos interesantes
Checklists de planificacin
Checklists general
PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO
Empiece lo ms pronto posible
Definir el responsable del evento
Determinar el objetivo del evento
Determinar la audiencia meta
Realizar el presupuesto
Definir opciones de sede
Definir opciones de recintos
Investigar vas de comunicacin que conectan con la sede
Investigar la capacidad hotelera
Solicitar cotizaciones de las opciones de sede
Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
Realizar primera revisin de avances
Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo
(apoyndose en cmaras y asociaciones)
Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias,
cenas, entre otros
A ocho meses del evento
Determinar los comits que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje,
transportacin area y terrestre, alimentos y bebidas,
conferencistas/programa/contenido, promocin y publicidad
Realizar viajes de inspeccin a las sedes preseleccionadas
Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportacin, alimentos y bebidas
Analizar viajes y cotizaciones
Eleccin de sede y recinto
Analizar contrato y reglamento de operacin del recinto seleccionado
Revisar basa de datos
Disear el Manual del Expositor
Definir la imagen general del evento (logo, papelera y programa de produccin)
Disear la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing,
revistas especializadas, radio, televisin, prensa, productos promocionales, etc.)
Definir plan de medios de promocin (calendarizacin)
A seis meses del evento
Negociacin con hoteles, recinto y transportacin
Definicin de la fecha del evento, as como tiempos de montaje y desmontaje
Revisin de presupuesto
Depuracin de la base de datos
Inicio de la promocin del evento (psters, invitaciones por correo directo, relaciones
pblicas, ruedas de prensa, etc.)
Presentacin del evento en medios y a clientes potenciales
Revisin del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas
confirmados
Definir cmo se har el preregistro (invitaciones y/o telemarketing)
Elaborar el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompaantes
Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoracin,
atenciones, souvenirs, fotografa, filmacin, grabacin de videos y memorias del evento,
iluminacin,
escenografa, mamparas, tarimas, edecanes, traduccin, mdulos de recepcin e
informacin, sala de prensa y organizador, publicidad, traduccin simultnea, impresos,
mensajera, mobiliario
A cuatro meses del evento
Enviar correspondencia de promocin
Impresin de programas definitivos
Disear el programa turstico para acompaantes
Primer cierre y monitoreo del preregistro
Continua la depuracin de la base de datos
Redefinir necesidades y ajuste de presupuesto
A tres meses del evento
Planeacin del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)
Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores
Ajustar necesidades de hotelera y transportacin
Continua preregistro y ajuste presupuesto
Entregar Manual del Expositor
A dos meses del evento
Programacin de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguracin, etc.)
Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, sealizacin, gafetes, etc.)
Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto
Verificar avance de materiales impresos
Revisar el presupuesto actual y preregistro
Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores
A un mes del evento
Prueba y confirmacin del men/montajes/colores del mantel
Confirmar habitaciones del hotel
Confirmar transportacin
Revisar equipo de apoyo
Preparar paquetes de informacin para participantes registrados
Primera junta con el recinto para la revisin de la logstica del evento
Labor de telemarketing para quienes no se han registrado
Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo
A una semana del evento
Cerrar cuentas con alimentos y bebidas
Junta final para revisin de la logstica con el recinto: horarios y fechas del montaje y
desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de telfonos y faxes, servicios de copiado,
apoyo en escenografa, sealizacin, estacionamiento, ubicacin del rea de registro,
requerimientos para la inauguracin, rea de invitados especiales, proveedores oficiales,
etc.
Junta con alimentos y bebidas para revisar horarios y tiempos
Junta con hoteles, confirmar ltimos detalles
Junta con empresa de transportacin
Confirmacin de programa de acompaantes
Se siente usted preparado para el evento?
Revise el siguiente listado y confirme:
I. Requerimientos para la inauguracin
Listn, tijeras, micrfono inalmbrico
Presidium/tarima para presidium
Personalizadores para presidium/iluminacin
Equipo de sonido
Iluminacin de podium
Confirmar invitados importantes
Fotgrafo/video
Discurso
II. Equipo
Equipo audiovisual
Iluminacin
Decoracin
Tarimas
Escenografa
Mobiliario especial
Sonido
Requisitos de telfonos/faxes y larga distancia
Servicio de copiado
Circuito cerrado
Traduccin simultnea
Tablero para recados de los participantes
III. Instalaciones
Area de registro: gafetes de preregistro, material a entregar, telfono
Sala de organizadores: telfono, sala, circuito cerrado
Sala VIP de conferencistas: sala, telfono/fax, servicio de caf, circuito cerrado
Sala de prensa: telfono/faxes, mquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito
cerrado, sala, servicio de caf, rea de informacin, estacionamiento, lugares especiales
para las personalidades, sealizacin
IV. Promocin/Memorias
Impresos/publicidad
Atenciones a visitantes
Reconocimientos
Souvenirs
Fotografa
Filmacin
Gafetes de VIPs organizadores y prensa
Grabacin de videos y memorias del evento
V. Personal
Anfitriones de conferencistas e invitados especiales
Edecanes
Programa de edecanes
Traduccin simultnea
Programa de traduccin simultnea
Fotografa y video
Operadores de equipo
Variedad musical
Vigilancia
Limpieza
Le sugerimos:
Antes de tomar cualquier decisin, considere los resultados de una investigacin de
mercados previa
Tenga una lista de proveedores alternativos
Revise con anticipacin los tiempos de correo directo, para que la papelera llegue a
tiempo a los diferentes destinos
Tenga listos varios conferencistas alternativos
Si tiene invitados internacionales, considere las fechas para promocionar el evento con
mayo anticipacin
Es importante realizar juntas peridicas con todos los que participan en la organizacin
para que estn enterados de los avances
No deje de asistir por lo menos a dos juntas con el recinto
Recuerde que al final de revisar la lista de pagos pendientes e incluirlos en el
presupuesto
Aproveche la clausura para anunciar su prximo evento
Enve cartas de agradecimiento a los expositores participantes Pasos a seguir para
planificar la realizacin de un evento
Written by admin on October 8, 2009 0 Comments
0diggsdigg
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Planificar un evento y/ o exposicin requiere de las mismas estrategias que cualquier otro proyecto.
La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las partes que
intervienen en la realizacin de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados
positivos.
Ese plan debe convertirse en una estrategia especfica y consistente, representada por acciones
concretas. Tambin debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos especficos.
Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por
resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y disear medidas de
seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados.
Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco inters y pueden ocasionar prdida de
imagen y dinero y ser muy costoso.
El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboracin del plan.
Muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos
realidad. Por eso para una buena planificacin el grupo organizador requiere conocer la misin,
objetivos, polticas, procedimientos, programas, presupuestos, logstica, estrategias y tcticas.
Las alternativas de accin en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y
soluciones.
Para cualquier tipo de fiestas o eventos, preparar, organizar y detallar con una cierta anticipacin,
previendo nuestras virtudes y defectos, es importante y fundamental tanto asumir
responsabilidades como saber delegarlas.
En la organizacin de una fiesta se busca el xito, y el sabor de boca que deja a su fin, se rige por
nuestra personalidad, ganas e intenciones. Ser esto lo que la har diferente a otras.
Qu festejamos
Como ya dijimos, es la "razn de la fiesta". Pensar en cmo va
a ser, incluye tambin al esquema, lo que pasar en cada
momento, lo que les gustara que ocurriese en ella. Piensen en
una pelcula u obra de teatro, habr un arranque, un nudo o
desarrollo, un desenlace.
Modos de festejo
En este punto no piensen en el acto o fiesta en s, sino en la trascendencia que estn buscando;
ser entonces, elegante y formal o distendido e informal.
Es aconsejable comenzar los preparativos con un ao de anticipacin y ms si se trata de grandes
celebraciones o eventos con cierta envergadura.
Hay un tiempo para cada cosa y una cosa para cada tiempo, improvisar nunca da buenos
resultados.
Es importante que consideren la ayuda que van a necesitar en la celebracin, esto va a pasar por la
contratacin de una cierta cantidad de empresas y servicios para fiestas que la harn posible.
Recordemos supervisar a aquellas personas que deseemos que estn en nuestra fiesta o evento y
que tengan la posibilidad de asistir.
Para calcular la fecha de alquiler de salones, hay 3 puntos vitales: La poca. Sera el mes o estacin
del ao que les interesa hacer su fiesta o evento. Piensen en el fro, calor o lluvias. De esta manera
sabrn si el
evento ser en exterior, (quintas y
estancias) o dentro de un saln de
fiestas o recepcin para fiestas. Adems
van a determinar los horarios y el tipo La organizacin de una fiesta
de vestido de fiesta o traje de novio.
Con cierta anticipacin encontrarn busca el xito y el sabor que deja
hasta las rebajas de temporada. su fin.
Seleccionen las empresas de catering
ms apropiadas de acuerdo al clima de
la poca y el lugar.
Por ltimo conocern de acuerdo a sus intenciones, si es un perodo vacacional la posibilidad de
ausencias y presencias de las personas.
Cuando contratar
Tanto si se trata de casamientos, 15 aos, fiestas de fin de ao,
bar o bat mitzva, luna de miel o la organizacin que fuere, no
siempre las fechas programadas coinciden con la disponibilidad
de los servicios, iglesias, salones de fiesta, catering, fotografa,
hoteles, viajes, salones infantiles, etc.
Tengan en cuenta los tiempos de contratacin de servicios de
agencias