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Orientaes prticas para arquivistas auxiliarem os doadores na


preparao de seu arquivo pessoal digital para doao

Rosely Curi Rondinelli | Jorge Phelipe Lira de Abreu

Setembro de 2015
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Orientaes prticas para arquivistas auxiliarem os doadores1 na


preparao de seu arquivo pessoal digital para doao2

Introduo

As pessoas esto cada vez mais incorporando a tecnologia digital em suas


vidas. Essa incorporao se traduz no uso de ferramentas como processadores
de texto, e-mails, blogs e redes sociais. Os documentos produzidos a partir
desses recursos tecnolgicos se constituiro no rastro a ser deixado por esses
indivduos.

importante observar que muitos produtores de arquivos continuaro a


operar num ambiente hbrido, o que quer dizer que seus arquivos contero
documentos tanto em papel como em meio digital. Caber aos arquivistas se
capacitar para trabalhar esses documentos de maneira integrada.

Mas, afinal, o que seriam arquivos pessoais digitais? Uma proposta de


definio seria: documentos produzidos e recebidos em meio digital por um
indivduo durante o curso de sua vida. Arquivos pessoais contm diferentes
tipos de documentos e refletem os diferentes segmentos da vida do indivduo:
carreira, vida familiar e pessoal, interelao com instituies pblicas e
privadas, hobbies e outros interesses.

Assim como os arquivos institucionais, pblicos ou privados, arquivos


pessoais podem se constituir em fontes de interesse para a pesquisa em
diferentes reas do conhecimento. Ocorre que no caso dos arquivos pessoais
produzidos em ambiente digital, ao lado das vantagens de facilidade e rapidez
na produo, transmisso e acesso, tm-se documentos altamente sensveis e
manipulveis, alm de sujeitos rpida obsolescncia tecnolgica e
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No mbito deste documento, doador a pessoa responsvel pela transferncia do arquivo
pessoal digital para a instituio custodiadora, podendo ser o prprio produtor do arquivo, seus
herdeiros ou representantes legais.
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Essas orientaes tomaram por base a publicao Guidelines for library staff assisting donors
to prepare their personal digital archives for transfer to NSLA libraries, disponvel em:
http://www.nsla.org.au/sites/www.nsla.org.au/files/publications/NSLA.Guidelines_donor_digital_
archives_201111.pdf, aqui traduzida com adaptaes, bem como a Resoluo N 24, de 3 de
agosto de 2006, do conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
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fragilidade do suporte. Portanto, sua preservao deve ser estimulada e


orientada pelos profissionais de arquivo. Caber a eles estabelecer uma
interlocuo com potenciais doadores no sentido de conscientiz-los sobre a
importncia dos seus arquivos e para qual instituio encaminh-los.

1. Objetivo

As orientaes prticas ora apresentadas visam expor diretrizes para os


arquivistas guiarem os doadores na preparao dos seus arquivos no momento
da doao para a instituio escolhida. Essas orientaes no so prescritivas,
mas apenas um conjunto de ideias que os arquivistas podem usar ou adaptar.

Cada instituio receptora de arquivos pessoais e seus processos de


aquisio so nicos. Pode ser que sua instituio j tenha comeado a
implantar orientaes desse tipo. Outro aspecto a ser considerado que a
abordagem a ser adotada ser fortemente influenciada pela poltica arquivstica
da instituio. Nesses casos, as orientaes que se seguem podem funcionar
como um instrumento catalisador do que j existe, incrementando as
discusses internas sobre o assunto.

2. Trs coisas que o arquivista pode fazer para orientar os doadores a


preparar seu arquivo pessoal digital para doao:

Estimular um modelo de self-service pelo qual os doadores assumem a


responsabilidade principal pela preparao do seu arquivo para doao;
Fornecer orientaes prticas no site da sua instituio;
Conhecer as prticas bem sucedidas de instituies que recebem
documentos pessoais digitais, informaes e experincias existentes.

3. Tpicos que o arquivista dever considerar antes de conversar com os


doadores:

A sua instituio tem uma poltica de recolhimento de arquivo pessoal


digital? Em caso negativo, desenvolva essa poltica de maneira oficial e
divulgue-a no website institucional. Alm disso, conscientize arquivistas,
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doadores e a comunidade em geral por meio de encontros, conferncias


etc.
Esteja consciente de que as perguntas que voc precisar fazer ao doador
tero que estar de acordo com a poltica arquivstica da sua instituio de
guarda. No h uma receita de bolo.
No espere os arquivos pessoais digitais se acumularem na sua instituio
para comear a trat-los. importante comear logo para superar
problemas causados pela obsolescncia tecnolgica.
Reconhea que recolher documentos arquivsticos digitais significa mais do
que aceitar mdias de transporte (CD, DVD, disquete e pen drive) e coloc-
las numa caixa.
Pense como os arquivos pessoais digitais sero transferidos para a sua
instituio. Solues simples incluem transferncias por meio de CD, DVD,
pen drive e HD externo. H ainda a possibilidade de transferncia online via
servidor ou, em caso de arquivos pequenos, por e-mail. Esteja sempre
atento a questes de autenticidade e segurana, fundamentais quando se
trata de arquivos digitais.
Tenha em vista que ser muito importante estabelecer um dilogo com os
doadores no incio do processo de transferncia a fim de esclarecer
questes de direitos autorais, privacidade, segurana e autenticidade.
Estabelea uma poltica de preservao digital com sustentao legal, de
maneira a possuir infraestrutura organizacional, incluindo recursos
humanos, tecnolgicos e financeiros adequados, para receber, descrever,
preservar e dar acesso aos documentos arquivsticos digitais sob sua
guarda.

4. Alguns aspectos arquivsticos bsicos a serem considerados em


relao a arquivos pessoais digitais

No passado, o conhecimento das tecnologias utilizadas para a produo de


documentos no era necessrio para o seu gerenciamento, por exemplo,
como o papel foi feito ou como a mquina de escrever trabalha. Hoje, para
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lidar com documentos digitais, necessrio saber como o computador


trabalha, o software usado, as funcionalidades do sistema operacional e
outros aspectos.
Arquivos pessoais digitais podem ser ainda mais confusos do que os em
papel por conter grande quantidade de cpias bem como documentos em
diferentes suportes e formatos, envolvendo diversas geraes de
tecnologia.
A teoria e prtica arquivsticas, exatamente como aplicadas em documentos
em papel, so igualmente aplicveis aos digitais. Assim, princpios como
provenincia, ordem original, valor permanente e autenticidade
permanecem vlidos e ganham ainda mais fora no contexto digital.
No encoraje os doadores a imprimir seus arquivos digitais, pois isso
confundiria a identificao dos documentos originais.
Orientaes anteriores doao ajudam produtores e doadores, bem como
o planejamento dos arquivistas no momento do recebimento do arquivo.
Alm disso, permitem que se conhea os mtodos de trabalho adotados
pelo produtor e outras informaes contextuais.
Os documentos digitais precisam ser submetidos a procedimentos de
preservao to logo sejam recebidos pela instituio de guarda e
revisados em intervalos regulares para verificao da sua autenticidade e
acessibilidade. Esteja consciente desse importante compromisso,
especialmente se a instituio recebe arquivos dessa natureza com
frequncia.
A instituio recebedora do arquivo pessoal digital proceder presuno
de autenticidade dos documentos que o compem com base no conceito de
cadeia inquebrvel de custdia3 e nos metadados relacionados a esses
documentos.
Finalmente, os arquivos pessoais digitais recebidos por uma instituio
custodiadora devem estar sob a forma no criptografada ou
descriptografada e sem qualquer outro atributo tecnolgico que impea o
acesso aos documentos.

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Por esse conceito, com base em Jenkinson (1922, pag. 11), entende-se que a manuteno do
arquivo numa cadeia linear de custodiadores, isto , do produtor ao preservador, confere
autenticidade aos documentos que o integram.
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5. Contato com os doadores

O primeiro contato pode partir do doador ou da instituio custodiadora. No


caso de ser o doador, esse contato poder ser feito pelo website da instituio,
pelo telefone ou por correio eletrnico. Caso a instituio tome a iniciativa,
dever se justificar argumentando tratar-se de um arquivo de interesse pblico.
Seja de quem for a iniciativa, um procedimento importante a obteno de
informaes bsicas sobre o doador e o acervo antes da doao oficial,
conforme a seguir.

Nome e endereo para contato do doador.


O doador o produtor? Se no, quem ?
Trata-se de um arquivo hbrido ou apenas digital? Se hbrido, qual a relao
entre os documentos nesses diferentes meios de registro?
Datas-limites do arquivo.
Tamanho do arquivo oferecido (bytes).
Sumrio do contedo do arquivo, bem como das atividades s quais est
associado.
O material ser doado junto com o computador ou ser transferido para
mdias de transporte (CD, DVD, pen drive, HD externo e outros)?
Em que gnero os documentos se apresentam: textual, iconogrfico,
sonoro, audiovisual ou multimdia.
Que programas so usados? Microsoft Office, aplicativos Apple ou outros?
Que sistema de correio eletrnico usado?
Quo organizado est o arquivo? Por exemplo, os arquivos tm nomes? H
uma estrutura de diretrio? Se houver, pea ao doador uma captura de tela
dessa estrutura, eliminando antes as pastas que no so mais teis.
O arquivo passou por backups regulares? Esses backups esto
armazenados em locais seguros?
O arquivo contm documentos de terceiros ou documentos sensveis?

As informaes bsicas acima descritas encontram-se esquematizadas no


formulrio que consta do Apndice A.
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APNDICE A - MODELO DE FORMULRIO PARA DOAO DO ARQUIVO


PESSOAL DIGITAL PARA A INSTITUIO CUSTODIADORA

Este formulrio registra as informaes necessrias para a aquisio, e


posterior tratamento, dos arquivos pessoais digitais.

1. INFORMAES DE CONTATO

1.1 Provenincia

1.2 Produtor:___________________________________________________________

Endereo:__________________________________________________________

Telefone:___________________________________________________________

Email:_____________________________________________________________

1.2.1 Dados biogrficos:


_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

1.2 Herdeiros ou responsveis pelo acervo:

Endereo:__________________________________________________________

Telefone:___________________________________________________________

Email: _____________________________________________________________

2. QUANTIDADE E TIPO DE ACERVO

2.1 Trata-se de um arquivo hbrido (digital e no digital)?

Sim No

2.1.1 Os documentos digitais se relacionam com os no digitais?

Sim No

2.1.2 De que maneira?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
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2.2 Quantidade de suporte de transferncia:

Pen drive(s) Diquete(s) HD(s) externo(s)

CD(s) DVD(s)

Outros (descreva):______________________________________________________

2.3 Tamanho do arquivo (bytes):________

2.4 O arquivo possui backup?

Sim No

2.5 Se sim, os backups tambm foram doados?

Sim No

2.6 Se sim, em que suporte?

Pen drive(s) Diquete(s) HD(s) externo(s)

CD(s) DVD(s)

3. ESCOPO E CONTEDO

3.1 Data-limite:

3.2 Descrio do contedo

Nome do arquivo Data Gnero4 Origem5 Software6

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Textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual ou multimdia (ex.: website).
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Computador pessoal, sistema operacional, plataforma, modelo.
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Incluir a verso.
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3.3 Organizao estabelecida pelo produtor/doador (se houver):

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

3.4 Dados compactados (indicar se existem documentos compactados, o formato e se


possvel incluir uma cpia do programa de descompresso)

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

4. GESTO DE DIREITOS

4.1 H documentos de terceiros?

Sim No

4.2 H informaes sensveis sobre o produtor do arquivo ou sobre terceiros?

Sim No

4.3 O arquivo se encontra em domnio pblico?

Sim No

5. RETORNO DOS SUPORTES7

Se voc deseja a devoluo dos suportes doados, por favor assinale no quadro
ao lado.

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Os documentos arquivsticos digitais recebidos pela instituio custodiadora passaro por
medidas de segurana e de preservao. No primeiro caso, ser feito back up de todo o
acervo, criando a chamada cpia de trabalho. J em relao s medidas de preservao,
estas incluiro converso de formatos, migraes (realizadas sempre que ocorrer
obsolescncia dos programas nos quais os documentos foram produzidos) e transferncia para
um storage ou, preferencialmente, para um repositrio arquivstico digital confivel.