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PLANILLAS ELECTRNICAS

1.- PLANILLA ELECTRNICA

La Planilla electrnica es el documento llevado a travs de medios electrnicos, presentado

mensualmente a travs del medio informtico desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra
registrada la informacin de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, prestador de
servicios - modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes.

La Planilla Electrnica es un obligacin laboral formal que legalmente debe ser enviada al MTPE,
pero en virtud del encargo establecido en el Decreto Supremo N 018-2007-TR, la SUNAT lo
recibir a nombre del MTPE y deber presentarse en los plazos sealados en el cronograma
establecido por la SUNAT para la declaracin y pago de las obligaciones tributarias de
periodicidad mensual.

Una vez adquirida la obligacin de utilizar la Planilla Electrnica, deber seguir emplendose este
medio an cuando ya no se cumplan las condiciones establecidas para estar inicialmente
comprendido en la obligacin. Esta lgica es la misma que informa el uso de los dems
Programas de Declaracin Telemtica PDTs.

Los PDTs vinculados con el impuesto a la renta y las contribuciones sociales, de las personas que
generan rentas de cuarta y quinta categora, respectivamente, son obligaciones tributarias
formales que por ley deben remitirse a la SUNAT.

No obstante esta diferencia jurdica, relevante para efectos de determinar ante qu entidad se
est cumplimiento la obligacin, se ha diseado un solo aplicativo informtico cuyo envo tendr
por efecto legal el cumplimiento de ambas obligaciones referidas; la obligacin laboral formal y
la obligacin tributaria formal.

Si una empresa ya no cuenta con trabajadores, la obligacin de presentar la Planilla Electrnica

se mantiene en tanto el declarante no haya comunicado a la Administracin la baja de los
conceptos tributarios y no tributarios que se declaran a travs de dicho medio.

2.- IMPLICANCIAS TIENE LA PLANILLA ELECTRNICA PARA LAS EMPRESAS

Es una obligacin laboral formal.

Es una obligacin de periodicidad mensual.
Sustituye a las planillas de pagos y remuneraciones, que son llevadas en libros, hojas
sueltas o microformas.
Su llevado hace que se considere cumplida la obligacin establecida en el artculo 48 de
la Ley N 28518, referida a la inscripcin de los beneficiarios de las diferentes
modalidades formativas mediante un libro especial y la autorizacin de ste por el MTPE.

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No requiere se autorizada por la Autoridad Administrativa de Trabajo; se remite

directamente a travs de aplicativo informtico descargado del portal de la SUNAT y el
MTPE.

3.- VENTAJAS DE LA PLANILLA ELECTRNICA

La Planilla Electrnica tendr diversos efectos positivos entre los que se puede destacar:

a. Eliminar el costo de tramitacin de las planillas de pago y del libro especial de

modalidades formativas.- A diferencia del libro de planillas (que debe ser autorizado
por la Autoridad Administrativa de Trabajo, o por Jueces de Paz Letrados en los lugares
donde no haya dicha Autoridad); la planilla electrnica no requiere de autorizacin
alguna.

Ello significa que el costo que representa la autorizacin del libro de planillas (que hasta
la dacin de la Resolucin Ministerial N 285-2007-TR, vino siendo de 1% de la Unidad
Impositiva Tributaria UIT, por cada 100 pginas; y que a partir de la modificacin
introducida por sta es de 0.32% de la UIT por cada 100 pginas), desparecer.

En unidades en que el nmero de personal es elevado, el efecto de la eliminacin de

este costo ser sumamente importante. Lo mismo sucede con el libro especial donde se
registran los beneficiarios de las diferentes modalidades formativas. Con el llevado de la
planilla electrnica, el costo que representa la autorizacin de este documento por la
Autoridad Administrativa (que tambin ascenda a 1% de la Unidad Impositiva Tributaria
UIT, por cada 100 pginas; y que por efecto de la Resolucin Ministerial citada, es de
0.67% de la UIT por cada 100 pginas), se ver suprimido.

b. Consolidacin de obligaciones laborales.- La obligacin de llevar libro de planillas, en

los trminos del Decreto Supremo N 001-98-TR, y Libro de Modalidades Formativas, en
los de la Ley N 28518, se considerar cumplida mediante la presentacin de la planilla
electrnica.
As, laboralmente, una sola declaracin sustituir dos obligaciones que antes deban
cumplirse de manera separada, generando costos diferenciados a las empresas
obligadas.

c. Desaparicin del costo para almacenamiento fsico de las planillas.- Con el llevado
de la Planilla Electrnica, se eliminar el costo que genera la obligacin de
almacenamiento fsico de documentacin. As, los obligados a llevar el documento
electrnico, no debern destinar ms recursos, fsicos como humanos, para la
conservacin segura de los libros de planillas por el plazo exigido por la normativa
vigente.

d. Contribucin a los fines de la administracin de justicia: reduccin de los

tiempos de procesos judiciales.- La planilla electrnica contribuir a mejorar
sustancialmente el servicio de administracin de justicia. El Poder Judicial podr acceder

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a la informacin que le proporcione el Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo,

tanto en el marco de convenios de cooperacin, como en el de cumplimiento de
mandatos judiciales (si es que un rgano jurisdiccional requiriese informacin adicional a
la que le fue remitida), respecto de aquellos datos contenidos en la planilla electrnica
que resulten de utilidad para la resolucin de las causas que son de su conocimiento.

El acto revisorio de planillas, y la emisin del informe a partir del mismo, cuyo plazo
mximo de acuerdo a la Ley Procesal del Trabajo, es de 20 das, pero que en la prctica
suele implicar un lapso mayor, se ver notablemente simplificado, contribuyendo a
reducir la duracin de los procesos judiciales; y con ello, al cumplimiento de unos de los
principios que inspiran el proceso del trabajo: el de celeridad.

e. Fortalecimiento de la inspeccin del trabajo.- Permitir el fortalecimiento de la

inspeccin del trabajo, al posibilitar el trnsito de la visita de inspeccin a una
fiscalizacin iniciada en el MTPE. Como se sabe, la Ley N 28806, Ley General de
Inspeccin del Trabajo, ha contemplado como posible medida de investigacin la
comprobacin de datos obrantes en el Sector Pblico. Esta herramienta, cuyo empleo
en el contexto actual, tiene alcance limitado; se ver potenciada con la entrada en
vigencia de la obligacin de llevar la planilla electrnica.

La fiscalizacin laboral se podr iniciar, eficientemente, a partir de la informacin

actualizada con la que contar la Autoridad de Trabajo, la que le permitir, de un lado,
dirigir la actividad inspectiva hacia sectores sensibles, y, del otro, que la misma se origine
contando con toda la informacin de lo que ocurre al interior de las empresas
comprendidas.

f. Informacin de calidad para el establecimiento de polticas y legislacin ajustada

a la realidad.- El Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo contar con
informacin de calidad para el diseo de polticas pblicas. Podr conocer con mayor
detalle los niveles de mano de obra en relacin con las actividades empresariales y los
ingresos; el grado de tercerizacin e intermediacin; identificar la inexistencia de
trabajadores en el ncleo del negocio; conocer la vida laboral de los trabajadores y
prestadores de servicios y la dependencia econmica de estos ltimos

g. Acceso a los sistemas de seguridad social en pensiones.- Desde la perspectiva de la

seguridad social en pensiones, en el mediano plazo, la planilla electrnica posibilitar
que las entidades competentes en la materia evalen de manera automatizada e
inmediata el cumplimiento de los requisitos exigidos por los diversos regmenes
pensionarios, procediendo al otorgamiento de pensiones en las situaciones en que
resulte procedente.

A este respecto, debe sealarse que el Decreto Supremo N 018-2007 ha establecido en

su artculo 6, que el Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo podr emitir
disposiciones o celebrar convenios con entidades estatales u organizaciones a fin de
proveer la informacin incluida en la Planilla Electrnica, siempre que no se vulneren las

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excepciones reguladas en el Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso

a la Informacin Pblica, aprobado mediante Decreto Supremo N 043-2003- PCM.
Entre tales instituciones se encuentran, precisamente, aquellas que tiene a su cargo la
administracin de los diversos regmenes pensionarios existentes; las que podrn ser
destinatarias de la informacin de la planilla electrnica.

4.- BENEFICIOS PARA OTRAS ENTIDADES.-

La Planilla Electrnica ser igualmente de importancia para el cumplimiento de las funciones

legalmente atribuidas a Entidades como:
El Seguro Social de Salud EsSalud
El Ministerio del Interior - Direccin General de Migraciones
La Superintendencia de Banca, Seguros y AFP
La Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud

Para este fin, el Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo suscribir los convenios y emitir
las disposiciones correspondientes.

5.- EMPLEADORES OBLIGADOS A ENVIAR LA PLANILLA ELECTRNICA

Estn obligados a llevar la Planilla Electrnica los siguientes empleadores:

a) Las personas jurdicas.

b) Las personas naturales que cumplan con alguno de los siguientes supuestos:
c) Cuenten con ms de tres (3) trabajadores.
d) Cuenten con uno (1) o ms prestadores de servicios y/o personal de terceros.
e) Cuenten con uno (1) o ms trabajadores o pensionistas que sean asegurados
obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones.
f) Cuando estn obligados a efectuar alguna retencin del Impuesto a la Renta de cuarta o
quinta categora.
g) Tengan a su cargo uno (1) o ms artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley N 28131.
h) Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud EPS u otorguen
servicios propios de salud conforme lo dispuesto en la Ley N 26790, normas
reglamentarias y complementarias.
i) Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud - EsSalud un contrato por Seguro
Complementario de Trabajo de Riesgo.
j) Gocen de estabilidad jurdica y/o tributaria.
k) Cuenten con uno (1) o ms prestadores de servicios modalidad formativa

Es decir que todos los empleadores obligados a presentar la Planilla Electrnica se encuentran
todas las entidades del Sector Pblico Nacional, inclusive aqullas a las que se refiere el Decreto
Supremo N 027-2001-PCM, Texto nico Actualizado de las Normas que rigen la obligacin de
determinadas entidades del Sector Pblico de proporcionar informacin sobre sus adquisiciones,
y respecto de cualquier trabajador, servidor o funcionario pblico, bajo cualquier rgimen
laboral, y de sus prestadores de servicios.

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En el caso de empleadores que tengan diversos centros de trabajo, su registro y envo se realiza
en un solo acto, no pudiendo realizarse diferentes envos por cada centro de trabajo o
categoras de trabajadores. En caso de grupos de empresa, la planilla electrnica se lleva por
cada persona jurdica que la integra.

6.- BOLETAS DE PAGO

La obligacin de entregar la boleta de remuneraciones al trabajador se mantiene, en los

trminos del Decreto Supremo N 001-98-TR. Ello implica que, con prescindencia del llevado de
la Planilla Electrnica, los empleadores debern cumplir con entregar el original de la boleta al
trabajador a ms tardar el tercer da hbil siguiente a la fecha de pago.

Entre las funcionalidades de la Planilla Electrnica se encuentra la emisin de una boleta de pago
en base a la informacin registrada. Los empleadores podrn optar por utilizar dicha boleta o
seguir emitindola a travs del medio que lo han venido haciendo. En caso de utilizarla, debern
tener en cuenta lo siguiente:

a. Podrn hacerlo slo cuando la periodicidad del pago sea mensual; y siempre que el
periodo de pago coincida con el inicio y el fin del mes calendario.
b. Con relacin al nmero de horas de trabajo en el periodo, la boleta debe reflejar de
manera exacta el contenido del registro de control y asistencia.
c. El contenido de la boleta generada a partir del aplicativo, constituye un referente de la
informacin mnima que debe contener las boletas emitidas por otros medios.

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