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Rotinas Trabalhistas

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Prazos de guarda de documentos trabalhistas


- 2 anos
- 3 anos
- 5 anos
- 10 anos
- 20 anos
- 30 anos

Rotinas

- Acordo de compensao
- Acordos ou Convenes Coletivas
- Agenda trabalhista e previdenciria
- Arquivamento das folhas de Pagamento
- Autnomos
- Clculos Trabalhistas
- Comunicao do Acidente de Trabalho CAT
- Carto de Ponto
- CIPA
- Certido Negativa de Dbito CND (previdencirio)
- Certido negativa de Dbito Trabalhista CNDT
- Contrato de Experincia
- Contribuio sindical dos empregados
- Cooperativas mdicas
- Certificado de Regularidade do FGTS CRF
- Descanso Semanal Remunerado
- Descontos salariais
- Documentao do Empregado
- Emprstimos a empregados
- Equiparao salarial
- Fundo de amparo do Trabalhador FAT
- Frias
- FGTS e INSS
- Ficha de Registro
- GFIP
- Guarda de Documentos Trabalhistas
- Horas Extras
- Horas Noturnas
- Intervalos de Jornadas
- IBF
- Livro de Inspeo do Trabalho
- Normas de Segurana e Sade do Trabalho
- Quadro Horrio de Trabalho
- Programa de Alimentao do Trabalhador PAT
- PCMSO Exames Mdicos
- PPP
-PPRA
-RAIS e CAGED
- Recibos Salariais
- Reclamatrias Trabalhistas
- Resciso de contratos de Trabalho
- Salrio Famlia
- Salrio- maternidade
- Salrios
- Telefonistas e outras categorias diferenciadas
- Terceirizao de atividades
- Trabalho aos domingos e feriados
- Trabalho de Menores
- Trabalho Voluntrio
- Vale Transporte
Prazos de guarda de documentos trabalhistas

As empresas precisam manter seus arquivos de documentos em boa ordem e em locais adequados. Livros, guias, declaraes
e documentos precisam ser guardados, conforme os prazos da tabela abaixo, para atender legislao trabalhista.
Contudo, quando os documentos estiverem vinculados a processos ainda pendentes de julgamentos, as empresas devem
manter tais documentos arquivados at sua deciso definitiva, ainda que esta seja proferida aps o prazo prescricional.

2 anos Pedido de Demisso, Aviso Prvio e Termo de Resciso de Contrato de Trabalho.

3 anos Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

5 anos Atestado Mdico; Acordo de Compensao de Horas; Acordo de Prorrogao de Horas; Cartes, Fichas ou
Livros Ponto; Comunicao de Dispensa; Termo de Responsabilidade do Imposto de Renda; Eleies da
CIPA; Guias de Recolhimento e Relao de Contribuio Sindical, Assistencial e Confederativa; Mapa Anual
de Acidente do Trabalho; Recibo de Adiantamento e Pagamento de Salrios; Solicitao da 1 Parcela,
Recibo de Adiantamento e Pagamento do 13 Salrio; Solicitao do Abono, Recibo do Abono e do
Pagamento de Frias; Vale Transporte; Cpia do Arquivo Magntico e Recibo de Entrega da RAIS.

10 anos Folha de Pagamento; Recibo e Ficha de Salrio Famlia; Guias de Recolhimento do INSS, Salrio Educao,
PIS/PASEP; Atestado Mdico relativo a afastamento por incapacidade ou salrio-maternidade.

20 anos Exames Mdicos Admissional, Peridico, de Retorno ao Trabalho, Mudana de Funo e Demissional;
Avaliao Clnica e Exames Complementares.
30 anos Documentos relativos ao FGTS.

Prazo Contrato de Trabalho; Livros ou Fichas de Registro de Empregados; Livros de Inspeo do Trabalho; Livros
Indeterminado de Atas da CIPA e RAIS.

Tabela das rotinas Trabalhistas


Rotinas Trabalhistas
Acordo de compensao Verificar se os acordos de compensao de horas (sbados) esto formalizados e
jornada normal previstos em acordo ou conveno coletiva de trabalho.
Acordos ou Convenes Observar exigncias do Acordo ou Conveno Coletiva, tais como a aplicao de
Coletivas reajustes salariais, normas especficas sobre benefcios e outros itens negociados.
Agenda trabalhista e Acompanhar, mensalmente, os recolhimentos e cumprimento das obrigaes
previdenciria trabalhistas e previdencirias.
Arquivamento das folhas de
Sistema eletrnico verificar atendimento da Portaria INSS-DIREP 42/2003.
pagamento
Especial cuidado para que a relao de trabalho (autnomo) no seja caracterizada
como relao de emprego (empregado).
Autnomos
Verificar tambm reteno e recolhimento de 11% no pagamento a tais profissionais,
bem como o IRF devido, alm da contribuio por parte da tomadora.
Frias, 13 salrio, DSR, descontos legais, etc.
Clculos trabalhistas
Verificar se o programa informatizado atende e calcula todas as variveis exigidas.
A emisso da CAT at o primeiro dia til seguinte ao da ocorrncia e, em caso de morte, de
imediato, autoridade competente, sendo:
Comunicao do Acidente 1 via: ao INSS;
de Trabalho - CAT 2 via: ao segurado ou dependente;
3 via: ao sindicato dos trabalhadores; e
4 via: empresa.
Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores ser obrigatria a anotao da
hora de entrada e de sada. Tal procedimento deve ser observado por todos os
Carto ponto trabalhadores sujeitos ao controle de jornada, independentemente do porte da
empresa, visando resguardar-se em aes trabalhistas (horas extras e outras
reclamaes).
Verificar a obrigatoriedade da semana de preveno de acidentes de trabalho e da
instituio da comisso interna.
CIPA
Elaborar o Mapa de Riscos Ambientais;
Inspeo Prvia de funcionamento do estabelecimento.
Comprova a regularidade em relao s contribuies previdencirias.
Certido Negativa de Dbito O pedido da certido pode ser efetuado via internet ou em uma unidade de
- CND (Previdencirio) atendimento da Receita Federal.
Se no houver restries a certido emitida automaticamente.
De acordo com a Lei 12.440/2011 as empresas interessadas em participar das licitaes
Certido Negativa de Dbito e firmar contratos com o Poder Pblico esto obrigadas a apresentar, dentre o rol de
Trabalhistas - CNDT documentos exigidos, a CNDT. O sistema para emisso da certido j se encontra
disponvel no portal do Tribunal Superior do Trabalho, no link Emitir Certido.
Contratao de deficientes Observar a obrigatoriedade de contratao.
Modalidade de contrato por prazo determinado, no poder exceder o limite de 90
Contrato de Experincia (noventa) dias, j incluso neste prazo possvel prorrogao.
Controle do vencimento do contrato.
Contribuio sindical dos Em maro de cada ano descontam-se 1/30 do salrio base para o sindicato da categoria
empregados profissional representativa.

Verificar o recolhimento do INSS sobre o pagamento s cooperativas que atuam em


Cooperativas mdicas
sade.

Comprova a regularidade perante o Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS,


Certificado de Regularidade sendo emitido exclusivamente pela CAIXA.
do FGTS - CRF O CRF ser fornecido, mediante consulta por meio da Internet, para o empregador que
se encontre regular.
O prazo de anotao e devoluo da CTPS de 48 (quarenta e oito) horas a partir do
seu recebimento, mediante recibo de entrega.
CTPS
Principais anotaes: Data de Admisso/Demisso, Frias, Contribuio Sindical,
Alteraes Salariais e demais anotaes que se fazem necessrias.
Descanso Semanal
Verificar se o DSR est sendo pago para horistas e para os comissionados.
Remunerado
Caso o empregador mantenha convnios e o empregado queira usufruir dos
Descontos salariais
mesmos, precisa haver autorizao POR ESCRITO do empregado.
Documentao do Estipular normas para que toda a documentao do empregado, na admisso, seja
empregado realizada de forma completa e o registro seja feito de imediato.
Emprstimos a empregados Devem ser contratados por escrito.
Analisar desnveis salariais que poderiam justificar uma ao trabalhista de
Equiparao salarial equiparao. Para tanto, desenvolva um plano de cargos e salrios com base no ramo
de atividade ou rea territorial em que a empresa atua.
FAT um fundo especial, de natureza contbil-financeira, vinculado ao MTE, destinado
Fundo de Amparo do ao custeio do Programa do Seguro-Desemprego, do Abono Salarial e ao financiamento
Trabalhador - FAT de Programas de Desenvolvimento Econmico.
A principal fonte de recursos do FAT composta pelas contribuies para o PIS e PASEP.
Verificar e planejar as frias anuais de modo a no incidncia do pagamento de frias
em dobro.
Frias
As frias podem ser concedidas em 2 vezes (no mximo e em casos excepcionais) e
cada perodo no pode ser inferior a 10 dias corridos.
Verificar regularidade de recolhimento e correto preenchimento da GFIP/SEFIP.
FGTS e INSS
Sugere-se a obteno de certido negativa a cada 6 meses.
Ficha de registro Verificar correto preenchimento e atualizao de dados dos empregados.
Entregar, mensalmente, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informaes
GFIP
Previdncia Social.
Guarda de Documentos
Respeitar o prazo mnimo de arquivamento.
Trabalhistas
Especial ateno neste item. As horas extras habituais geram uma srie de novos
direitos e precisam ser analisados, quanto necessidade e dispendiosidade. O
Horas extras
pagamento habitual tambm pode assegurar o direito a indenizao no caso
de supresso das horas.
Trabalhadores que atuam entre 22 horas e 5 horas remunerao adicional mnimo de
Horas noturnas
20%.

Intervalos de jornadas Verificar o perodo mnimo de 1 hora no almoo e 11 horas entre uma jornada e outra.

Verificar a correta reteno na folha de pagamento e recolhimento a Receita Federal.


IRF Declarao de dependentes para Imposto de Renda (admisso, alterao no ms de
janeiro de cada ano) ou quando do nascimento do filho (a).
Livro de Inspeo do
Verificar a existncia e a disponibilidade em caso de fiscalizao.
Trabalho
Normas de Segurana e
Verificar quais as normas so exigveis para a aplicao e treinamento dos empregados.
Sade do Trabalho
Verificar existncia, preenchimento e atualidade. Conhea as situaes que
Quadro Horrio de Trabalho
dispensam sua obrigatoriedade.
Programa de Alimentao Para adeso ao PAT, dever adquirir o formulrio oficial nas agncias da Empresa de
do Correios e Telgrafos (ECT) e encaminh-lo ao Ministrio do Trabalho e Emprego
Trabalhador - PAT Manter o recibo de postagem e a cpia do formulrio, nas dependncias da empresa,
matriz e filiais, disposio da fiscalizao, ou efetuar sua inscrio via Internet
(www.mte.gov.br).
Obrigatoriedade de elaborao e implementao, por parte de todos os empregadores e
instituies que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle
Mdico de Sade Ocupacional - PCMSO.
Admissional;
PCMSO - Exames Mdicos
Peridico;
Retorno ao trabalho;
Mudana de funo;
Demissional.
PPP Entregar na ocasio do desligamento do empregado.
Efetuar sempre que necessrio e pelo menos uma vez ao ano, uma anlise global pra
PPRA fins de avaliao do seu desenvolvimento e realizao dos ajustes necessrios e
estabelecimento de novas metas e prioridades.
RAIS e CAGED Verificar entrega regular de tais informaes junto ao MTE.
Recibos salariais Observar assinaturas nos holerites e respectivo arquivamento mensal.
Acordos: atentar para o recolhimento mensal do INSS (de acordo com o pagamento de
cada parcela) se for o caso.
Reclamatrias trabalhistas
Verificar a possibilidade de realizar conciliao prvia sindical em caso de previso
convencional.
Resciso de contratos de
Atentar para prazo do pagamento rescisrio e homologao sindical.
trabalho
Manuteno das fichas de Salrio Famlia e comprovao de vacinaes peridicas
(Carto da Criana) e matrcula escolar;
Salrio Famlia
Reteno dos documentos necessrios da criana (at 14 anos) para o recebimento do
benefcio.
Salrio-maternidade Observar se as normas do INSS esto sendo atendidas.
Piso Estadual - Verificar se o piso da categoria e do respectivo Estado est sendo
respeitado. O piso estabelecido em conveno prevalece sobre o piso estadual, ainda
Salrios
que aquele seja inferior.
Pisos de categorias diferenciadas.
Telefonistas e outras
Verificar cumprimento do horrio reduzido de trabalho.
categorias diferenciadas

Fiscalizar as condies em que os trabalhadores terceirizados atuam, especialmente em


relao s normas de segurana do trabalho, bem como quanto ao cumprimento das
Terceirizao de atividades
obrigaes trabalhistas, sob pena de a tomadora ser condenada ao pagamento de
verbas no pagas pelas terceirizadas.
Trabalho aos domingos e
Verificar escala dominical e remunerao extraordinria nos feriados.
feriados
Trabalho de menores Verificar as normas especficas para este grupo de trabalhadores.
Para pessoas que executam atividades administrativas regulares em entidades com
Trabalho voluntrio
finalidades no lucrativas - estipular termo de adeso.
Verificar a existncia de opo ou no deste benefcio,
Vale transporte
O empregado precisa se manifestar por escrito.
Ajuda de custos, benefcios, entre outros precisam ser reavaliados para que no possam
Verbas extra-salrio
surgir contingncias (incorporao ao salrio).

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