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Grce ce livre :
Construisez des bases de donnes partir de zro ou en vous aidant
des modles.
2010
changez des donnes avec dautres bases ou dautres documents Office.
2010
Crez des formulaires pour simplifier la saisie des donnes.
Utilisez les filtres et les requtes pour trouver et analyser les informations.
r is e z r a p idement
Concevez des tats qui mettent vos donnes en valeur. Mat le
010 avec
Et bien plus encore...
Access 2 iel
livre ofc
oft Press
de Micros
Access
1 Le texte vous guide pas pas
2 Les captures dcran
vous aident vrifier votre travail
3 Les trucs et astuces
vous donnent de prcieux conseils
4 Les fichiers tlchargeables
vous permettent de vous entraner
Joan Lambert
Joyce Cox
Sommaire
Sommaire
Sommaire
Sommaire
Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
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Partie 1
Techniques de bases
de donnes simples
1 Explorer une base de donnes Access 2010 ..............................................................3
Microsoft Access 2010 fait partie de la suite Microsoft Office 2010, si bien que
linterface de base (barre doutils Accs rapide, ruban, mode Backstage et botes
de dialogue) vous est familire si vous avez dj utilis dautres applications de la
suite Office 2010. Cependant, Access a plus de fonctionnalits que la plupart des
autres programmes de la suite et il parat donc plus complexe tant que vous ne
lavez pas pris en main.
Astuce Si vous avez effectu une mise niveau dune version antrieure dAccess,
lisez la section Introduction Microsoft Access 2010 au dbut de ce livre pour
apprendre les diffrences entre les versions antrieures et Access 2010.
Tout au long de cet ouvrage, vous allez travailler avec des bases de donnes qui
contiennent des informations sur les employs, les produits, les fournisseurs et les
clients dune entreprise fictive. Au fur et mesure que vous effectuez les exercices
de ce livre, vous allez dvelopper un ensemble de tables, de formulaires, de
requtes et dtats, que lon appelle objets de base de donnes. Ces objets peuvent
tre utiliss pour saisir, modifier, et manipuler les informations dune base de don-
nes de nombreuses faons.
Dans ce chapitre, vous allez explorer Access et apprendre les concepts et lorgani-
sation du stockage des donnes dans cette application, notamment les types de
base de donnes, les types dobjets de base de donnes, et les relations entre les
objets. Vous allez examiner les objets dune base de donnes fonctionnelle,
apprendre les fonctionnalits intressantes dAccess, mais aussi des fonctionnali-
ts que vous explorerez plus en dtail dans les chapitres suivants.
3
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En cliquant sur longlet Fichier on affiche le mode Backstage o vous pouvez grer
les fichiers de base de donnes et personnaliser le programme.
partir de la page Nouveau du mode Backstage, vous pouvez crer une base de
donnes vide ou bien crer une nouvelle base de donnes partir dun modle
fourni par Access, dun modle tlcharg sur le site Web Office.com, ou dun
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modle personnalis enregistr sur votre ordinateur ou sur votre rseau. En mode
Backstage, vous pouvez aussi ouvrir une base de donnes sur laquelle vous avez
travaill rcemment, ou naviguer vers nimporte quelle base de donnes de votre
ordinateur et louvrir.
Lorsquon cre ou que lon ouvre une base de donnes, elle saffiche dans la fen-
tre du programme.
Dpannage Lapparence des boutons et des groupes sur le ruban change en fonc-
tion de la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la
modification de lapparence du ruban pour quelle corresponde nos figures,
reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce
livre.
Linterface de la base de donnes est conue pour reflter de manire plus fidle
la faon dont les gens travaillent avec une base de donnes ou un objet de base
de donnes. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec cette interface, qui a t
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introduite avec Microsoft Office Access 2007, voici un bref rcapitulatif des l-
ments de la fentre du programme :
Dans cet exercice, vous allez faire le tour de lorganisation des commandes
dAccess 2010.
aborderons les tches que lon peut effectuer en mode Backstage dans
dautres chapitres de cet ouvrage.
2. Dans le volet gauche du mode Backstage, cliquez sur Ouvrir. Puis dans la
bote de dialogue Ouvrir, naviguez vers le dossier des fichiers dexercices
Chapitre01, et faites un double clic sur la base de donnes
EntrepriseGarden01_base.
La base de donnes souvre dans la fentre du programme. Un avertisse-
ment de scurit apparat sous le ruban.
3. Dans lavertissement de scurit, cliquez sur Activer le contenu.
Important Assurez-vous de lire lencadr Activation des macros et des
autres contenus de base de donnes plus loin dans ce chapitre pour en
apprendre plus sur les options de scurit dAccess.
Nous allons enregistrer la base de donnes de manire pouvoir lexplorer
sans crainte dcraser le fichier dexercice original.
4. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, cliquez sur
Enregistrer la base de donnes sous, puis dans la bote de dialogue Enre-
gistrer sous, enregistrez la base de donnes dans votre dossier des fichiers
dexercices Chapitre01 avec le nom EntrepriseGarden01.
Astuce Dans ce livre, nous supposons que vous allez enregistrer les fichiers
dans vos dossiers des fichiers dexercices, mais vous pouvez les enregistrer o
bon vous semble. Lorsque nous faisons rfrence vos dossiers des fichiers
dexercices dans les instructions, substituez simplement lemplacement
denregistrement que vous avez choisi.
Dans la fentre du programme, la barre de titre indique que vous pouvez
travailler avec cette base de donnes aussi bien dans Access 2007 que dans
Access 2010. Sur la gauche, le volet Navigation affiche une liste de tous les
objets de cette base de donnes. Occupant le haut de la fentre, le ruban
inclut cinq onglets : Fichier, Accueil, Crer, Donnes externes, et Outils de
base de donnes. Longlet Accueil est actif par dfaut. Comme aucun objet
de base de donnes nest ouvert actuellement, aucun des boutons de
longlet Accueil nest disponible.
Astuce Les bases de donnes cres avec Access 2010 utilisent le format de
stockage de fichier introduit avec Access 2007, et leurs fichiers ont lexten-
sion.accdb. Vous pouvez ouvrir des fichiers de base de donnes crs dans des
versions antrieures dAccess (qui possdent lextension .mdb) dans Access
2010. Vous pouvez travailler avec ces fichiers et les enregistrer dans lancien
format ou bien travailler avec et les enregistrer dans le nouveau format. Si
vous les convertissez, vous ne pourrez plus les ouvrir dans des versions ant-
rieures Access 2007. Pour plus dinformations sur le format ACCDB, recher-
chez accdb dans laide dAccess.
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5. Dans la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur Tous les objets
Access, puis sous le menu Filtrer par groupe, cliquez sur Tables.
Le volet Navigation liste dsormais uniquement les tables de la base de
donnes.
6. Dans le volet Navigation, sous Tables, faites un double clic sur Catgories.
La table Catgories souvre dans un document onglets. Comme une table
est affiche, deux onglets contextuels dans Outils de table (Champs et Table)
apparaissent sur le ruban. Ces onglets contextuels sont affichs uniquement
lorsque vous travaillez avec une table.
Noms des onglets du ruban Noms des onglets contextuels Noms des groupes
Volet Navigation Barre de navigation Table dans un document Barre doutils Afficher
filtr des enregistrements onglets les raccourcis
Onglet Crer.
Le fait de cliquer sur nimporte quel onglet (dans ce cas, longlet Donnes
externes) affiche le ruban temporairement.
Astuce Pour rendre les images de ce livre lisibles, nous travaillons dans une
fentre de programme qui est plus petite que le plein cran. Ainsi, les groupes
Collecter les donnes et Listes lies SharePoint sont reprsents dans cette
image sous la forme de boutons. Pour plus dinformations, reportez-vous la
section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.
12. Cliquez nimporte o dans la table ouverte.
Le ruban disparat nouveau.
13. Faites un double clic sur longlet Outils de base de donnes.
Faire un double clic sur un onglet affiche de faon permanente le ruban et
active cet onglet. Les boutons reprsentant les commandes lies la ges-
tion, lanalyse, et la fiabilisation des donnes sont organiss sur longlet
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Avertissement de scurit.
Tant que lavertissement de scurit est affich, les macros de la base de don-
nes sont dsactives. Vous pouvez activer les macros de trois faons
diffrentes :
l En autorisant les macros de la base de donnes pour les utiliser dans la
session de base de donnes actuelle.
l En ajoutant lditeur de la base de donnes la liste des diteurs approu-
vs. Cette option est disponible uniquement si la signature lectronique
de lditeur est attache la base de donnes. Access autorisera alors
automatiquement le contenu des macros de toute base de donnes
signe par cet diteur.
l En plaant la base de donnes dans un emplacement approuv. Access
autorise automatiquement le contenu des macros de toute base de don-
nes enregistre dans cet emplacement. Les emplacements approuvs
que vous spcifiiez dans Access ne sont pas approuvs par les autres pro-
grammes Office.
Si vous prfrez, vous pouvez modifier la faon dont Access gre les macros
dans toutes les bases de donnes :
1. Affichez le Centre de gestion de la confidentialit, puis dans le volet gau-
che, cliquez sur Paramtres des macros.
2. Slectionnez loption pour quAccess gre les macros comme vous le
souhaitez :
m Dsactiver toutes les macros sans notification Si une base de
donnes contient des macros, Access les dsactive et naffiche pas
lavertissement de scurit pour vous donner la possibilit de les
activer.
m Dsactiver toutes les macros avec notification Access dsactive
toutes les macros et affiche lavertissement de scurit.
m Dsactiver toutes les macros lexception des macros signes
numriquement Access active automatiquement les macros signs
numriquement.
m Activer toutes les macros Access autorise toutes les macros (ceci
nest pas recommand).
3. Cliquez sur OK pour fermer le Centre de gestion de la confidentialit, puis
cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Access.
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Une table nest quun des types dobjets avec lequel vous pouvez travailler dans
Access. Les autres types dobjets incluent les formulaires, les requtes, les tats, les
macros et les modules.
Parmi tous ces objets, un seul (la table) est utilis pour stocker des informations.
Le reste des objets est utilis pour saisir, grer, manipuler, analyser, rechercher, ou
afficher les informations stockes dans une table.
Au fil des annes, Microsoft a fait de nombreux efforts pour faire dAccess un pro-
gramme de base de donnes grand public trs puissant, mais galement facile
apprendre et utiliser. Comme Access fait partie dOffice 2010, vous pouvez uti-
liser la plupart des techniques que vous utilisez avec Word et Excel. Par exemple,
vous pouvez utiliser les commandes, les boutons et les raccourcis clavier familiers
pour ouvrir et modifier les informations dans les tables Access. Et vous pouvez
facilement partager les informations entre Access et Word, Excel, ou les autres
programmes Office.
Dans sa forme la plus basique, une base de donnes est lquivalent lectronique
dune liste organise dinformations. Typiquement, ces informations ont un sujet
ou un but commun, comme la liste des employs illustre dans le tableau suivant.
Cette liste est organise dans une table forme de colonnes et de lignes. Chaque
colonne reprsente un champ (un type dinformations spcif ique sur un
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Si une base de donnes ne faisait rien de plus que de stocker des informations
dans une table, elle ne serait pas plus utile quune liste papier. Mais comme la base
de donnes stocke les informations dans un format lectronique, vous pouvez les
manipuler dans tous les sens et les exploiter de faon trs puissante.
Par exemple, supposez que vous souhaitiez trouver le numro de tlphone dune
personne vivant dans votre ville. Vous pouvez consulter cette information dans
lannuaire, puisque cet outil est prvu pour cela. Si vous souhaitez trouver le
numro de tlphone de quelquun qui vit dans un autre dpartement, vous pou-
vez aller la poste, qui possde probablement un annuaire des dpartements
limitrophes. Cependant, si vous voulez trouver le numro de tlphone de tous
les gens ayant le mme nom que vous dans tous les dpartements du pays, ou si
vous souhaitez trouver le numro de tlphone du voisin de votre grand-mre,
ces annuaires imprims ne vous serviront pas grand-chose, car ils ne sont pas
organiss pour trouver facilement cette information.
Lorsque les informations publies dans un annuaire sont stockes dans une base
de donnes, elles prennent bien moins de place, cela cote moins cher repro-
duire et distribuer, et si la base de donnes est conue correctement, les infor-
mations peuvent tre retrouves de nombreuses faons diffrentes. Le vrai
pouvoir dune base de donnes nest pas dans sa capacit stocker des
informations ; il rside dans sa capacit retrouver rapidement les informations
exactes que vous souhaitez extraire de la base de donnes.
Lorsquon visualise une table en Mode Feuille de donnes, on voit les donnes de
la table en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements). La premire ligne
contient les en-ttes des colonnes (les noms des champs). Dans ce format, la table
est souvent simplement appele feuille de donnes.
Champ Enregistrement
une feuille de donnes Commandes dans une table Clients de manire pouvoir
voir les commandes que chaque client a passes.
Dans cet exercice, vous allez ouvrir les tables dune base de donnes et explorer la
structure des tables dans diffrents modes.
1. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Produits. Puis tout droite
de la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer
la barre de redimensionnement de manire voir plus de champs de la
table.
La table Produits est affiche en Mode Feuille de donnes.
2. Dans la ligne des noms de champs en haut de la table, pointez sur la bor-
dure droite du nom du champ NomProduit, puis lorsque le pointeur se
transforme en une flche double tte, faites un double clic sur la bordure.
Access ajuste la largeur du champ son entre la plus longue. Notez que le
Produit 1, Magic Lily, et le Produit 2, Autumn crocus, appartiennent la
catgorie Bulbs.
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Sous-feuille de donnes
Le Mode Feuille de donnes affiche les donnes stockes dans la table, alors
que le Mode Cration affiche la structure de la table sous-jacente.
On peut dplacer les fentres dobjet en faisant glisser leurs barres de titre, et
on peut les redimensionner en faisant glisser leurs cadres. On peut galement
arranger les fentres en utilisant les options disponibles lorsquon clique sur le
bouton Changer de fentre du groupe Fentre (ce groupe est ajout
longlet Accueil lorsque vous slectionnez Fentres superposes dans la bote
de dialogue Options Access).
Access
Le meilleur moyen dapprendre Microsoft Access 2010,
tape par tape !
Microsoft Microsoft
Crez et grez facilement et rapidement vos bases de donnes avec
Microsoft Access 2010.
Grce ce livre :
Construisez des bases de donnes partir de zro ou en vous aidant
des modles.
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changez des donnes avec dautres bases ou dautres documents Office.
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Crez des formulaires pour simplifier la saisie des donnes.
Utilisez les filtres et les requtes pour trouver et analyser les informations.
r is e z r a p idement
Concevez des tats qui mettent vos donnes en valeur. Mat le
010 avec
Et bien plus encore...
Access 2 iel
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1 Le texte vous guide pas pas
2 Les captures dcran
vous aident vrifier votre travail
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