Tic's Iii de W

TIC'S III Dr. Mario E. Chuquitarco P.; MSc.
22/4/2017
TICS III
TEORA Y PRCTICA
TIC'S III Dr. Mario E. Chuquitarco P.; MSc. 22/4/2017
2 UNIDAD 1. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
INTRODUCCIN AL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

El Sistema de Gestin Documental DocPOL versin 2 es una herramienta informtica
desarrollada para servir en apoyo a la gestin documental de la Polica Nacional. Los usuarios
finales del DocPOL realizaran actividades correspondientes al registro de documentos
externos y asignacin de documentos para la gestin interna y su despacho.
3 TRMINOS UTILIZADOS
SUPER ADMINISTRADOR.- Es el usuario que brinda capacitacin y soporte a los

subadministradores DocPOL de cada Unidad Policial, usuarios locales y ciudadanos que
utilizan el sistema.
SUB-ADMINISTRADOR.- Es un usuario designado en cada Unidad Policial, quien se
encarga de administrar el sistema DocPOL, capacitar y brindar el soporte a los usuarios de
su Unidad policial. Deber trabajar en conjunto con la direccin de Documentacin y
Archivo, Direccin de Recursos Humanos y Direccin de Sistemas.
FUNCIONARIO.- Es un usuario perteneciente a alguna de las unidades Policiales

registrados en el Sistema.
CIUDADANO.- Es el usuario externo a la institucin y que no est asociado a ningn
Unidad Policial registrado en el sistema.
DOCUMENTACIN DEL SISTEMA.- Son los documentos que se generan en el sistema:
oficios, memorandos, informes.
BANDEJA DE ENTRADA.- Se refiere a la recepcin de documentacin externa que se va a
registrar en el sistema.
BANDEJA DE SALIDA.- Se refiere a la generacin y emisin de documentacin hacia otras

unidades Policiales o ciudadanos, funcionarios de la propia unidad policial.
6 INGRESO AL SISTEMA DOCUMENTAL
El sistema docPOL funciona adecuadamente en el explorador Mozilla Firefox.

En el navegador de internet, digitamos la siguiente direccin:
https://docpol2.policiaecuador.gob.ec
Despliega la pgina de ingreso al sistema docPOL

En esta pantalla damos clic en Ingresar al Sistema y Despliega la pgina de ingreso al

sistema docPOL.
En esta pantalla, el usuario debe digitar: Nmero de Cdula y Contrasea.
Cdula que es la Cuenta de Usuario.

La Contrasea debe tener como mnimo 8 caracteres entre maysculas, minsculas y nmeros.
Una vez ingresado los datos, dar clic en Ingresar, y despliega la pantalla principal del docPOL.
10 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DOCUMENTAL

11 ELABORACIN DE UN NUEVO DOCUMENTO
Se debe elaborar un nuevo documento en los siguientes casos:

Cuando no se tiene un documento antecedente, y
Cuando el documento antecedente no se encuentre registrado en el docPOL.
Para elaborar un nuevo documento:

1. Seleccionamos la opcin Nuevo
2. Desplegara la pantalla para elaborar el documento con 3 secciones:
1. Informacin del Documento
2. Anexos
3. Opciones de Impresin
12 ELABORACIN DE UN NUEVO DOCUMENTO

13 PASOS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTO
1. Clic en para BUSCAR DE/PARA.

2. Se debe filtrar por el nombre o parte del nombre de la persona a quien se busca como
destinatario.
3. Clic en BUSCAR.
4. Sobre el nombre de la persona que se quiere enviar Clic en PARA, y si se necesita
enviar con copia a otro destinatario, se repite buscando el nombre de la persona a
quien se desea enviar la copia, una vez localizada, se da clic en copia.
Tal como se aprecia en la siguiente pantalla:
Tal como se aprecia en la siguiente pantalla:

Aqu:
1. Se aprecia a quien va dirigido el documento y quien lo realiza.
2. Se contina ingresando informacin del documento.
3. Se redacta el contenido del documento.
4. Se Acepta una vez terminado el documento y pasa a la pantalla Datos del
Documento.

17 ADJUNTAR DOCUMENTOS ANEXOS
1. Clic en Anexos.
2. Clic en Examinar para elegir el archivo que se requiere adjuntar.
3. Clic en abrir.
4. Descripcin del anexo.
5. Tipo de Anexo.
6. Para finalizar se debe dar clic en Aceptar.
18 OPCIONES DE IMPRESIN
19 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO
Una vez elaborado el documento se podr realizar las siguientes acciones:

Vista Previa del Documento
Accin que se debe realizar para visualizar como va a quedar el documento, antes de
firmar y enviar.

Vista previa del documento, antes de reasignar al destinatario o inmediato superior para su
revisin.

Aceptar
Esta accin se realiza para grabar cuando se termina de elaborar el documento, y pasa a
la pantalla de Datos del Documento donde se podr cambiar lo siguiente:

Y realizar las siguientes acciones:

Reasignar
Un documento en elaboracin se reasigna a otro usuario para la revisin y/o firma del
mismo. Solo se da clic en el botn Reasignar y pasa a la pantalla de reasignacin:
Aqu:
Se selecciona a la persona que se va a reasignar, de acuerdo al rea donde labora.
Se puede escribir un comentario, y
Se da clic en Aceptar y sale la siguiente pantalla.

Firmar/Enviar
Esta accin la realiza nicamente el usuario que elabora el documento, dando clic en el
botn Firmar/Enviar
Sale la siguiente pantalla:

1. Firmado manualmente
2. Se puede escribir un comentario.
3. Se da clic en Aceptar.
Una vez realizada la firma manual sucede lo siguiente:

1. El sistema asigna el nmero secuencial oficial y la fecha actual.
2. El documento pasa a la bandeja de Enviados y a la bandeja de Por Imprimir de la
Secretara.
31 FLUJOPARA LA ELABORACIN DE NUEVOS

DOCUMENTOS
32 TRAMITAR UN DOCUMENTO
Todos los documentos internos y externos por tramitar, se presentan en la bandeja de

Recibidos.
Localizar y seleccionar el documento especfico dando clic en popud
Despliega la ventana flotante con la informacin del documento, en la que se puede

realizar.
1. No de Referencia.
2. Nivel de Seguridad.
3. Carpetas virtuales.
4. Notas.
35 ACCIN DE REASIGNAR
Se reasigna un documento cuando el trmite se lo quiere pasar a otro usuario.

La reasignacin se la hace solamente entre usuarios de la misma Unidad, de la misma rea
o de otra rea, respetando la estructura orgnica funcional.
Se da clic en el botn Reasignar y despliega la pantalla de reasignacin, se elige a la
persona que se va a reasignar el documento, se puede escribir un comentario y se da clic
en Aceptar.
36 ACCIN DE RESPONDER
Se responde un documento cuando se va a elaborar la contestacin o trmite del mismo.

Es importante Responder un documento, para que el sistema asocie internamente la(s)
respuesta(s) con el documento antecedente que se est tramitando.
Se da clic en el botn Responder y despliega la pantalla para elaborar la respuesta en la
cual se llenan automticamente los campos: De/Para/Copia, No de Referencia, Asunto y
Cuerpo de Documento.
Una vez elaborado el documento se realiza el mismo procedimiento mencionado
anteriormente en el numeral 3. Elaboracin de un nuevo documento.
37 ACCIN DE REASIGNAR
38 ACCIN DE ARCHIVAR
Se archiva un documento cuando su trmite ha finalizado o cuando NO se va a realizar

un documento de respuesta.
1. Se selecciona el documento.
2. Clic en el botn Archivar.
Despliega la pantalla para ingresar el comentario

3. Se da clic en Aceptar.
Flujo para el trmite de documentos:

41 BANDEJAS Y ACCIONES
Las bandejas estn en el men vertical izquierdo y permiten ubicar los documentos segn
el estado en que se encuentran.
42 BANDEJA EN ELABORACIN
Aqu se encuentran los documentos en edicin y pueden ser modificados.
1. Listado de documentos en elaboracin.

2. Datos principales del documento que se visualiza en el listado.
3. Acciones que se puede realizar con el o los documentos seleccionados.
Acciones de un documento especfico de la bandeja En Elaboracin.
43 ACCIN DE ELIMINAR
Elimina el documento, al dar clic en el botn Eliminar despliega la pantalla:
1. Se escribe la justificacin por la cual se elimina el mismo.

2. Para finalizar, se da clic en el botn Aceptar y este documento pasar a la bandeja de
Eliminados.
44 ACCIN DE EDITAR
Esta accin abre la pantalla para modificar el contenido del documento, destinatarios,
remitentes.
45 BANDEJA RECIBIDOS
Es la bandeja donde van a llegar los documentos que el usuario debe tramitar y se puede
realizar las acciones de: Reasignar, Informar,Archivar, Comentar y Nueva Tarea.
46 BANDEJA RECIBIDOS
1. Listado de documentos recibidos.

2. Datos principales del documento que se visualiza en el listado.
3. Acciones que se puede realizar con el o los documentos seleccionados.
4. Alertas de documentos recibidos.
47 ACCIN DE DAR FSICO
Permite al usuario elaborar un acta con los datos de los documentos y/o anexos fsicos que
llegan a la Unidad, cuando se van a trasladar de un rea a otra. Para ello, se debe realizar los
siguientes pasos:
Una vez seleccionado el documento, se debe dar clic en el botn Dar Fsico
Se despliega una pantalla donde debe seleccionar el rea a donde van a ir los fsicos, el usuario
asignado y el responsable del traslado.
Se establece el estado de los anexos: Bueno, Regular o Malo.
Se digita en el campo comentario, la descripcin detallada de los anexos fsicos que se va a
traspasar.
Para finalizar, se da clic en el botn Aceptar.

Una vez realizada esta accin, se genera el acta con los datos del documento:
50 BANDEJA NO ENVIADOS
Aqu se encuentran los documentos que no se han podido enviar y se pueden realizar las
acciones de: Envo Fsico, Envo Digital y Comentar.
Acciones de un documento especfico de la bandeja No Enviados

Acciones que se puede realizar con un documento especfico que dando clic en el popud
ingresa a la ventana flotante con la informacin.
51 BANDEJA NO ENVIADOS
52 BANDEJA ENVIADOS
Aqu se encuentran todos los documentos sobre los cuales se dio la accin de Firmar/
Enviar, y se pueden realizar las acciones de: Informar,Archivar y Comentar.
53 BANDEJA ENVIADOS
Acciones de un documento especfico de la bandeja de Enviados

54 ACCIN DE GENERAR SOBRE
Permite editar los datos del sobre antes de enviar a imprimir, por defecto muestran los
datos del destinatario.
55 BANDEJA REASIGNADOS
Aqu se encuentran todos los documentos que el usuario reasign a otros usuarios de su
misma rea o de otras reas de su Unidad, se puede realizar las acciones de : Informar y
Comentar.
56 BANDEJA REASIGNADOS
Acciones de un documento especifico de la bandeja Reasignados

57 BANDEJA ARCHIVADOS
Aqu se encuentran todos los documentos sobre los cuales se realiz la accin de
Archivar sobre los cuales se puede realizar las acciones de: Informar, Restaurar y
Comentar.
58 BANDEJA ARCHIVADOS
Acciones de un documento especifico de la bandeja Archivados

Acciones que se puede realizar con un documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la informacin.
59 BANDEJA INFORMADOS
Aqu se encuentran todos los documentos sobre los cuales se realiz la accin de
Informar sobre los cuales se puede realizar las acciones de: Informar, Eliminar y
Comentar.
60 BANDEJA INFORMADO
Acciones de un documento especifico de la bandeja Informados

61 ACCIN DE ELIMINAR
Para eliminar un documento de esta bandeja, se realiza lo siguiente:

Seleccionar el documento.
Dar clic en el botn Eliminar.
En el campo comentario, se digita la descripcin de la eliminacin.
Se da clic en el botn Aceptar y despliega el mensaje de que el documento se ha restaurado
a la bandeja original.
62 OPCIONES ADICIONALES
Cuando se encuentra en Datos del Documento, se puede realizar las siguientes

acciones:
63 ANEXOS
Cuando un documento va a ser enviado con archivos adjuntos.

64 RECORRIDO
Permite visualizar el recorrido del documento por las diferentes reas, fechas, acciones,
tiempos de elaboracin, comentarios y cambios en el texto del documento.
65 CARPETAS
Permite visualizar los documentos que se encuentran almacenados en la ubicacin virtual,

seleccionada en la seccin de Informacin de Documentos.
66 DOCUMENTOS ASOCIADOS
Permite asociar documentos relacionados al actual, as como la visualizacin de los

asociados automticamente por el sistema.
67 TAREAS: INTRODUCCIN
Accin que permite realizar reasignaciones a mltiples usuarios para que tengan acceso
de lectura sobre un documento.
A diferencia de la accin Reasignar que permite pasar el documento a un solo usuario
con acceso completo.
68 TAREAS: ASIGNACIN DE TAREAS DESDE LA BANDEJA

RECIBIDOS

RECIBIDOS
Al realizar la accin Nueva Tarea desde la bandeja de Recibidos, podr asignar tarea a
ms de un usuario.

RECIBIDOS
Para realizar la accin Nueva Tarea, se debe:
Seleccionar el rea en la cual est el usuario a quien va a realizar la asignacin de la tarea,
Seleccionar el usuario.
Cambiar la fecha mxima de trmite.
Agregar el texto de la tarea que est asignando.
Presionar el botn Aceptar.
Y se queda en la misma pantalla para realizar la asignacin de la tarea al siguiente usuario,

siguiendo los pasos anteriores.
No se podr asignar ms de una tarea a un mismo usuario en el mismo documento.

RECIBIDOS
Finalizada la asignacin presionar el botn Regresar.
Los documentos sobre los cuales se asign una tarea estarn disponibles en la bandeja
Tareas Enviadas.
72 TAREAS: ASIGNACIN DE TAREAS DESDE UN

DOCUMENTO SELECCIONADO
Dando clic en el popud se selecciona un documento especfico recibido sobre el
cual se desea asignar tareas.
73 TAREAS: BANDEJA DE TAREAS
Todos los documentos que tienen tareas asociadas se encontrarn en la Bandeja Tareas
Recibidas o en Tareas Enviadas, que se encuentran en el men izquierdo.
74 TAREAS: BANDEJA TAREAS RECIBIDAS
En esta bandeja se presenta un filtro inicial de Pendiente que muestra las tareas
pendientes que debe realizar el usuario actual. Si desea puede seleccionar en el criterio
Estado Todos, para consultar todos los estados en los que se encuentran las tareas.
75 TAREAS: BANDEJA TAREAS ENVIADAS
En esta bandeja se presenta un filtro inicial de Todos que muestra todas las tareas que
el usuario actual envo a otros usuarios.
Desde cualquiera de las dos bandejas anteriores, tambin puede asignar una tarea a un
documento, para realizar esta accin seleccione el documento y presione la accin
Nueva Tarea.
76 TAREAS: BANDEJA TAREAS ENVIADAS

77 TAREAS: ESTRUCTURA PESTAA DE TAREAS
Desde la Bandeja de Tareas Recibidas y Enviadas se puede seleccionar un documento, al

ingresar al documento se visualiza la pestaa de Tareas.
Al ingresar a la pestaa de Tareas se presenta dos secciones una las Tareas Asignadas al
usuario y Tareas Asignadas a otros usuarios.
Tareas Asignadas al usuario

Es la seccin en la cual se listar la tarea que le asignaron al usuario actual.
Tareas Asignadas a otros usuarios
Es la seccin en la cual se listarn todas las tareas que el usuario actual asign a otro(s)
usuario(s).
Cuando el usuario asigna tareas, el documento queda con todos los permisos para el
usuario que asign la tarea. No pasa lo mismo que en una reasignacin, cuando el
usuario que reasigna queda con el permiso de lectura sobre el documento reasignado.

81 TAREAS: CONOS DE ACCIONES SOBRE UNA TAREA

ASIGNADA POR EL USUARIO
82 TAREAS: CONOS DE ACCIONES SOBRE UNA TAREA

ASIGNADA AL USUARIO
83 TAREAS: ACCIONES SOBRE UN DOCUMENTO CON

TAREA ASIGNADA POR EL USUARIO
Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el documento se va a la bandeja

Tareas Enviadas y el usuario actual del documento sigue siendo el mismo usuario que
asign las tareas, por ello el usuario puede realizar todas las acciones sobre un
documento recibido.

TAREA ASIGNADA POR EL USUARIO
Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el documento se va a la bandeja

Tareas Enviadas y el usuario actual del documento sigue siendo el mismo usuario que
asign las tareas, por ello el usuario puede realizar todas las acciones sobre un
documento recibido.
85 TAREAS: ACCIN DE REASIGNAR
Si se reasigna un documento con tareas, se reasignar el documento y las tareas. El dueo

de las tareas ser el usuario al cual se reasign el documento.
86 TAREAS: ACCIONES DE RESPONDER, INFORMAR,

ARCHIVAR, COMENTAR, DAR FSICO
Sern iguales a las que se realizan sobre un documento Recibido.


TAREA ASIGNADA AL USUARIO
Si el usuario tiene tareas asignadas sobre un documento tendr disponible solo tres
acciones sobre el documento.
88 TAREAS: RECORRIDO DE LA TAREA
Una tarea tendr asociada a ella un recorrido, en el cual se almacenar todas las acciones
realizadas, el usuario que la realiz, fecha hora y la accin realizada.
89 TAREAS: ACCIONES SOBRE UNA TAREA
Las acciones a ejecutar sobre una tarea dependen de la Tarea y el estado.

90 TAREAS: CREAR UNA TAREA HIJA
Para crear una tarea hija lo puede hacer desde la bandeja de Tareas Recibidas, o desde la
pestaa de Tareas.
Para crear desde la pestaa de Tareas, presionando el icono de una tarea recibida.
El procedimiento para crear una tarea hija es similar a la asignacin de tareas.
91 TAREAS: EDITAR UNA TAREA
La edicin de una tarea podr ser ejecutada solo por el usuario que la creo y en la
edicin se puede modificar o cambiar totalmente el texto de la Tarea y la fecha mxima
para finalizar la Tarea.
92 TAREAS: COMENTAR UNA TAREA
El agregar un comentario a una tarea lo puede realizar el usuario que asign y el usuario
que tiene asignada la tarea.
93 TAREAS:REABRIR UNA TAREA FINALIZADA

CANCELADA
Una tarea que est finalizada o cancelada se la puede reabrir, esto lo puede realizar solo
el usuario que cre la tarea.
La accin de Reabrir es similar a la funcin de crear la tarea, solo que sobre una tarea
finalizada o cancelada. Esta accin queda registrada en el recorrido, la fecha mxima de
finalizacin de la tarea se modifica, pero el texto de la tarea contina con el texto inicial.
94 TAREAS: FINALIZAR UNA TAREA
Una tarea se puede finalizar y lo puede realizar el usuario que tiene asignada la tarea, al
finalizar automticamente se coloca en el porcentaje de avance 100%.
95 TAREAS: REGISTRAR AVANCE DE UNA TAREA
En una tarea se puede registrar un porcentaje de avance mientras est pendiente, esto lo
puede ejecutar el usuario que tiene asignada la tarea.

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2 UNIDAD 1. SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

INTRODUCCIN AL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

SUPER ADMINISTRADOR.- Es el usuario que brinda capacitacin y soporte a los

FUNCIONARIO.- Es un usuario perteneciente a alguna de las unidades Policiales

BANDEJA DE SALIDA.- Se refiere a la generacin y emisin de documentacin hacia otras

6 INGRESO AL SISTEMA DOCUMENTAL

El sistema docPOL funciona adecuadamente en el explorador Mozilla Firefox.

7 INGRESO AL SISTEMA DOCUMENTAL

8 INGRESO AL SISTEMA DOCUMENTAL

En esta pantalla damos clic en Ingresar al Sistema y Despliega la pgina de ingreso al

9 INGRESO AL SISTEMA DOCUMENTAL

En esta pantalla, el usuario debe digitar: Nmero de Cdula y Contrasea.

Cdula que es la Cuenta de Usuario.

10 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DOCUMENTAL

11 ELABORACIN DE UN NUEVO DOCUMENTO

Se debe elaborar un nuevo documento en los siguientes casos:

Para elaborar un nuevo documento:

12 ELABORACIN DE UN NUEVO DOCUMENTO

13 PASOS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTO

1. Clic en para BUSCAR DE/PARA.

14 PASOS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTO

Tal como se aprecia en la siguiente pantalla:

15 PASOS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTO

16 PASOS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTO

17 ADJUNTAR DOCUMENTOS ANEXOS

19 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

Una vez elaborado el documento se podr realizar las siguientes acciones:

20 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

21 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

22 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

23 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

24 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

25 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

Y realizar las siguientes acciones:

26 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

27 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

28 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

29 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

Sale la siguiente pantalla:

30 REVISIN DEL DOCUMENTO, FIRMA Y ENVO

Una vez realizada la firma manual sucede lo siguiente:

31 FLUJOPARA LA ELABORACIN DE NUEVOS

Todos los documentos internos y externos por tramitar, se presentan en la bandeja de

Despliega la ventana flotante con la informacin del documento, en la que se puede

Se reasigna un documento cuando el trmite se lo quiere pasar a otro usuario.

Se responde un documento cuando se va a elaborar la contestacin o trmite del mismo.

Se archiva un documento cuando su trmite ha finalizado o cuando NO se va a realizar

Despliega la pantalla para ingresar el comentario

Flujo para el trmite de documentos:

Aqu se encuentran los documentos en edicin y pueden ser modificados.

1. Listado de documentos en elaboracin.

Elimina el documento, al dar clic en el botn Eliminar despliega la pantalla:

1. Se escribe la justificacin por la cual se elimina el mismo.

1. Listado de documentos recibidos.

47 ACCIN DE DAR FSICO

48 ACCIN DE DAR FSICO

49 ACCIN DE DAR FSICO

Acciones de un documento especfico de la bandeja No Enviados

Acciones de un documento especfico de la bandeja de Enviados

54 ACCIN DE GENERAR SOBRE

Acciones de un documento especifico de la bandeja Reasignados

Acciones de un documento especifico de la bandeja Archivados