LANZAMIENTO DEL II CONGRESO PERUANO DE TURISMO - CONPETUR AREQUIPA 2016

LANZAMIENTO DEL II CONGRESO

PERUANO DE TURISMO
CONPETUR AREQUIPA 2016

(28 de Abril)

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PRESENTACIN

El II Congreso Peruano de Turismo CONPETUR AREQUIPA 2016 es por excelencia, el mximo evento del sector orientado a
los estudiantes y profesionales en turismo, con la finalidad principal de contribuir a las competencias de los participantes, es
decir; desarrollar sus capacidades para una exitosa carrera profesional basados en tres elementos: conocimiento, habilidad
y actitud, poniendo a su servicio expositores de primer nivel de talla nacional e internacional, creando un espacio para el
intercambio de experiencias, investigacin, anlisis y debate.

Este congreso se estar realizando del 07 al 11 de noviembre en las instalaciones del Palacio Metropolitano de Bellas Artes
Mario Vargas Llosa y la Universidad Nacional de San Agustn - UNSA, con el objetivo de Realizar un evento de excelencia,
cuyo encuentro permita el intercambio de conocimientos, experiencias y anlisis de la realidad turstica nacional,
desarrollando lineamientos que orienten la insercin del turismo responsable en el Per.

En tal sentido el Comit Ejecutivo Organizador, presidido por la Estudiante Ruth Marisol Mamani Pea de la Escuela
Profesional de Turismo y Hotelera de la Universidad Nacional de San Agustn viene organizando el LANZAMIENTO del II
CONGRESO PERUANO DE TURISMO - CONPETUR AREQUIPA 2016, que se llevara a cabo el jueves 28 de abril en las instalaciones
del Aula Magna Simn Bolvar de la Universidad Nacional de San Agustn.

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PLAN DE TRABAJO

1. FUNDAMENTACIN

El LANZAMIENTO busca:
- Sustentar el congreso.
- dar a conocer de manera oficial el
- Presentar el CONPETUR a las instituciones de Turismo a nivel nacional e internacional,
Entidades Pblicas y Privadas, posibles patrocinadores.
- Difundir el II CONGRESO PERUANO DE TURISMO - CONPETUR AREQUIPA 2016.
- Afianzar lazos de amistad y confianza en relacin a la organizacin del CONGRESO.
- Obtencin de base de datos y contactos estratgicos.

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Presentar oficialmente el II CONGRESO PERUANO DE TURISMO - CONPETUR AREQUIPA 2016
para potenciar su difusin a nivel nacional e internacional

2.2. OBJETIVO ESPECIFICOS

- Impulsar la participacin de los estudiantes y pblico en general.
- Lograr que el CONPETUR tenga acogida y presencia en las redes sociales,
universidades, institutos e instituciones pblicos y privados vinculados al turismo y
afines.
- Ser reconocidos por nuestro publico como el evento ms importante de turismo que se
realizara en el presente ao.
3. METAS
- Tener al menos 400 inscritos en el formulario entre estudiantes, profesionales,
autoridades, entidades pblicas y privadas.
- 200 asistentes al evento como mnimo
- 95% de aceptacin como evento muy bien organizado
- Cumplir al 100% con el cronograma de actividades establecido.
- Superar las expectativas del pblico asistente.

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4. ORGANIZACIN DEL EVENTO

4.1. COMIT HONORARIO

Municipalidad Provincial de Arequipa
Sub Gerencia de Turismo y Relaciones Exteriores
Universidad Nacional de San Agustn
Escuela Profesional de Turismo y Hotelera

4.2. COMIT RESPONSABLE

Comit Ejecutivo Organizador del II CONGRESO PERUANO DE TURISMO -
CONPETUR AREQUIPA 2016

4.3. ORGANIGRAMA

5. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

5.1. COORDINADOR GENERAL

Responsable: MARISOL MAMANI PEA

MARIBEL AGERO SALAZAR

Funciones Pre Evento:

- Elaborar el Plan de Trabajo del evento.

- Elaborar la cartilla de rol de actividades.
- Convocar a una reunin general para presentacin del plan de
trabajo y asignar funciones.
- Coordinar la participacin de los ponentes.
- Mantener una continua comunicacin con los coordinadores.
- Realizar el cronograma de actividades en coordinacin con
coordinador la Direccin Acadmica.
- Manejar informacin completa del evento.
- Revisar y responder los correos o mensajes de los participantes.
- Invitar personalmente a las distintas autoridades y empresarios
vinculados al turismo y afines de nuestra regin.

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- Convocar a una reunin general de supervisin un da antes del

evento.

Funciones en el Evento:

- Verificar el cumplimiento de las actividades y mantener el orden en todo

el desempeo del evento.
- Designar funciones si en caso las circunstancias lo ameriten.
- Ser representante ante cualquier eventualidad.
- Supervisar la presencia de todos los organizadores 1 hora antes del
evento con su adecuada vestimenta.

Funciones en el Post evento

- Recibir los informes de cada direccin

- Recibir los resultados y conclusiones de las encuestas.
- Elaborar informe General, conclusiones y observaciones.
- Convocar a una reunin para presentar el informe general y
conclusiones.

5.2. DIRECCIN ACADMICA

Responsable: Jasmine Maricela Cruz Condori

Funciones Pre Evento

- Elaborar el Plan de Trabajo del evento conjuntamente con el coordinador

general.
- Elaborar el cronograma de actividades del evento en coordinacin con el
Coordinador General
- Elaborar el formato de encuesta
- Mantener una continua comunicacin con las direcciones.
- Elaboracin del programa del evento.

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Funciones en el evento

- Verificar el cumplimiento de las actividades y mantener el orden en todo

el desempeo del evento en coordinacin con el coordinador general.
- Ser representante ante cualquier eventualidad.
- Entregar las encuestas a los participantes y recoger.

Funciones Post Evento

- Elaboracin del informe final con el coordinador General.

- Exposicin del informe final.
- Anlisis de la encuesta y entregar informe al CONSEJO DIRECTIVO para
los fines pertinentes.

5.3. DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN

Responsables: Olga Consuelo Nez Santos.

Funciones Pre evento:

- Elaborar el formato de inscripcin va web de los participantes.

- Elaborar el formato de inscripcin y control de asistencia presencial para el
da del evento de acuerdo a las necesidades de la comisin (Nombre y Ap.,
DNI, cargo, institucin al que representa, etc.)
- Elaborar cartilla de certificados para los asistentes.
- Estar en constante comunicacin con las direcciones y el coordinador
general si encaso la situacin lo requiera.
- Manejo de informacin general del evento y responder correos de
participantes.
- Coordinar con AUSPICIOS y DIRECCIN GENERAL DE LOGISTICA los materiales
a entregar a los asistentes
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- Coordinar con la DIRECCIN GENERAL DE MARKETING el diseo del material

entregable.
- Coordinar y designar recepcionistas del da del evento.
- Coordinar con la TESORERA DEL II CONPETUR AREQUIPA 2016 las formas de
pago y el proceso de pago para certificados de participacin.

Funciones en el evento:

- Realizar el control de asistencia de los inscritos va web.

- Realizar el registro de ingreso de participantes.
- Control de seguridad del evento
- Tomar nota de quienes son las personas que ganaron sus premios, ingresos
a talleres, al congreso, paquetes, etc.
- Entrevistarse con las personas quienes ganaron los beneficios y tomar sus
datos necesarios.
- Organizar y decorar mesa de recepcin.
- Coordinar con la TESORERA DEL II CONPETUR AREQUIPA 2016 el pago de
certificados de participacin.
- Entregar certificados a los ponentes.
- Entregar el material a los participantes.
- Informar a los asistentes sobre la posterior entrega de la certificacin.

Funciones post- evento:

- Realizar el informe respecto a la cantidad de asistentes registrado y no
registrados del evento.
- Realizar un informe quienes son las personas beneficiadas directamente
por el evento.

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- Rendicin de cuentas y saldos finales del evento con el coordinador general

y la TESORERA DEL II CONPETUR AREQUIPA 2016.

5.4. DIRECCIN DE LOGSTICA

Responsable: LAURA PACHECO MELGAREJO

Funciones Pre - evento:

- Elaborar presupuesto (Recursos materiales, humanos, tecnolgicos).

- Realizar el inventario de los recursos y/o materiales para el evento.
- Compra, Traslado y almacenar el material correspondiente para evento.
- Impresin de diplomas, constancias, hojas membretadas, encuestas,
afiches, en coordinacin con la DIRECIN GENERAL DE ADMINISTRACIN.
- Facilitar las cmaras.
- Separar el auditorio para el lanzamiento del II CONPETUR AREQUIPA 2016
- Acondicionamiento, ambientacin y decoracin del Auditorio.

Funciones en el evento:
- Coordinar la apertura del auditorio 1 hora antes del evento
- Verificar la totalidad de los materiales y el funcionamiento ptimo de los
recursos tecnolgicos (laptops, mesas, parlantes proyector, micrfonos y
otros).
- Reparto de solaperas (identificacin) para la comisin organizadora.
- Supervisar el cumplimiento de las actividades del staff (Filmacin e
Impresin de constancias).
- Guardado y traslado de todos los materiales.

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Funciones Post- evento:

- Elaborar el inventario de materiales sobrantes.

- Elaborar un informe (con conclusiones y observaciones).

5.5. COORDINADOR DE RELACIONES PUBLICAS Y PROTOCOLO:

Responsables: CAROLINE SUCSO JARRO.

Funciones Pre evento:

- Elaboracin del resumen del C.V. de los invitados ponentes.
- Designar a moderador.
- Designar anfitrionas y coordinar sus funciones.
- Coordinar la presentacin (vestimenta) de los miembros de la comisin
organizadora.
- Coordinar taxis de invitados.
- Relacionista pblico para promover el evento en Universidades en
coordinacin con comunicaciones en coordinacin con el Coordinador
General.
- Coordinar el COFFE BREAK.
Funciones en el evento:

- Coordinar traslado y recepcin de los invitados ponentes.

- Presentar autoridades y ponentes organigrama de la COMISION
ORGANIZADORA DEL II CONPETUR AREQUIPA 2016.
- Organizar el anfitrionaje.
- Coordinar la presencia de invitados ponentes conjuntamente con el
Coordinador General.

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Funciones post- evento:

- Elaborar un informe (con conclusiones y observaciones).

5.6. DIRECCIN DE MARKETING Y PUBLICIDAD

5.7.
Responsable: DEYVIS VENTURA ESCALANTE.

Funciones Pre evento:

- Promocionar el evento por redes sociales y otros medios.
- Elaboracin del formulario de inscripcin y evento en redes sociales en
coordinacin con Direccin General de Administracin.
- Elaboracin y diseo de programa general del II CONPETUR AREQUIPA 2016,
afiches y flyer del evento.
- Elaboracin del diseo las diplomas, constancias y material entregable, en
coordinacin con Direccin General de Administracin.
- Administrar la fan page.
- Edicin de videos y fotos para promocin del evento.
- Promocionar los distintos premios que se sortearn en el LANZAMENTO.

Funciones en el evento:

- Tomar fotos constantemente.

- Trabajar conjuntamente con el Coordinador General para subir fotos
instantneas del evento en las redes sociales.

Funciones post- evento:

- Elaborar un informe (con conclusiones y observaciones).

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- Presentacin de resultados de las encuestas mediante cuadros estadsticos

del evento en la reunin post-evento.
- Editar fotos y videos post al evento y publicar los mismos.

5.6. DIRECCIN DE ACTIVIDADES RECREATIVAS

Responsable: LUCERO LARICO LARICO.

Funciones Pre evento:

- Coordinar alguna actividad cultural que se va presentar en el evento (danza,
teatro, etc.)
- Coordinar con AUSPICIOS para conseguir paquetes tursticos y sorteos.

Funciones en el evento:

- Presentar actividad cultural.

- Sortear paquetes tursticos.
- Apoyar a las dems direcciones.

Funciones post- evento:

- Elaborar un informe (con conclusiones y observaciones).

6. ACUERDOS DEL COMIT EJECUTIVO ORGANIZADOR:

(PROPUESTAS QUE SERAN EVALUADAS EN LA PROXIMA REUNIN DEL CEO)

PRIMERO: Dentro de los premios se sortearn () entradas integrales al congreso (NO

SON TRANSFERIBLES).

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SEGUNDO: Al culminar el evento se lanzar un precio promocional de (s/. ) por (.)

das hbiles.

Nota 1: La TESORERA DEL II CONPETUR AREQUIPA 2016 se encargara de los cobros,

verificacin de billetes y de emitir los recibos y facturas correspondientes.

Nota 2: El material a repartir en el ingreso ser: (solo son propuestas esta sujeto a cambios)
- Folder de con relacin al II CONPETUR AREQUIPA 2016
- Hoja membretada,(apuntes)
- 1 ticket para los diferentes sorteos,
- Folletos con relacin al congreso, cronograma de actividades, ponentes, folletos de
destinos, material de auspiciadores.

Nota 3: Los certificados a los ponentes y asistentes inscritos antes de la realizacin del
evento (3 das de anticipacin) sern entregadas al finalizar el evento por la Direccin
General de Administracin.

Nota 4: Los certificados para los que se inscribieron durante los tres das antes del
LANZAMIENTO sern regularizados el 2 de Mayo del 2016.

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

7.1. DIAGRAMA DE GANNT:

ACTIVIDAD S1 S2 S3 S4 RESPONSABLE
(04ABR) (11ABR) (18ABR) (25ABR)

Elaboracin del perfil del

Marisol Mamani Pea
Lanzamiento II CONPETUR Maribel Agero Salazar
AREQUIPA 2016.
Elaborar el formato de encuesta
Jasmine Cruz Condori
para el participante.

Elaboracin del formato de

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inscripcin va web Olga Nez Santos

Elaboracin del presupuesto para

Laura Pacheco Melgarejo
el lanzamiento del II CONPETUR
AREQUIPA 2016.
Laura Pacheco Melgarejo
Reserva del auditorio

Designacin y entrenamiento de
Carolina Sucso Jarro
anfitriones (as)

Elaboracin de material Deyvis Ventura Escalante

Marisol Mamni Pea
publicitario del II CONPETUR Maribel Agero Salazar
AREQUIPA 2016. Jasmine Cruz Condori
Impresin de material publicitario Deyvis Ventura Escalante
Marisol Mamani Pea
II CONPETUR AREQUIPA 2016. Maribel Agero Salazar

Lanzamiento oficial publicitario por

Deyvis Ventura Escalante
redes sociales.

Publicidad del evento

Deyvis Ventura Escalante
(Lanzamiento) II CONPETUR
AREQUIPA 2016.
Abrir nmeros de cuenta
Renato Cuadros
bancarios para depsito. Torreblanca
Marisol Mamani Pea
Coordinar auspiciadores.
Juan Carlos Cabrera

Coordinar grupo de participacin

Lucero Larico Larico
cultural para el da del evento.

Supervisin del cumplimiento del Marisol Mamani Pea

Maribel Agero Salazar
cronograma de actividades.

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8. CRONOGRAMA DEL DIA DE LANZAMIENTO DEL II CONPETUR AREQUIPA 2016 28 DE

ABRIL

Jueves 28 de abril
8:30 - 9:30 am Preparacin de auditorio

9:30 - 10:00 am Inscripcin y recepcin de participantes

10:00 - 10:10 am Inauguracin del evento

10:10 10:20 am DECANO - FCHS

10:20 - 10:50 am Marisol Mamani Pea PRESIDENTA II CONPETUR

AREQUIPA 2016

10:50 - 11:20 am Ponente 1

11:20 11:30 am Sorteo: 2 entradas al II CONPETUR y 2 paquetes tursticos

11:30 - 12:00 pm Ponente 2:

12:00 - 12:10 pm Sorteo: 2 entradas al II CONPETUR y 2 paquetes tursticos

12:10 - 12:15 pm Convocatoria edecanes anfitriones

12:15 - 12:30 pm Acto cultural

12:30- 12:40 pm Sorpresas (cierre de evento)

12:40 - 12:50 pm Cortesa (de la comisin organizadora del II CONPETUR 2016

(Sujeto a cambios)

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9. PRESUPUESTO

9.1. Recursos materiales (cada direccin debe hacernos llegar el presupuesto)

Recursos materiales Cantidad Costo Unitario Costo Total

(Por adquirir)
Folders (Conpetur) 250
Hojas membretadas. 250
Encuestas 250
Diplomas (Ponentes invitados) 2
Constancia de participantes
Talonario de tickets. 3
Fotocheck
Afiches (material de conpetur)
Coffe Break
(Sujeto a cambios)

9.2. Recursos humanos

Recursos Humanos Cantidad S/

Organizadores 32 00.00

Invitados ponentes 2 80.00

(Sujeto a cambios)

9.3. Recursos Tcnicos e institucionales

Recursos Tcnicos Cantidad Precio unitario Precio Total

Alquiler Auditorio 1 00.00 00.00
Equipo multimedia 1 00.00 00.00
Parlante
Micrfono 3
Laptop 2 00.00 00.00
Filmadora 1 00.00 00.00
Cmara profesional 1 00.00 00.00
Trpode 1 00.00 00.00

(Sujeto a cambios)

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9.4. Valor total del proyecto

Tipo de Recurso Precio Total

Materiales
Humanos
Tcnicos
TOTAL

10. FINANCIAMIENTO

Todo gasto es por cuenta de:

- Financiamiento Propio.
- Escuela Profesional de Turismo y Hotelera.

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