Ao del Buen Servicio Al Ciudadano

INFORME N 001- 2017-SERFOR-CAF/D/SYEJ.

A : ING. FAVIO ALFREDO ROS BERMDEZ

Director Ejecutivo del Programa SERFOR-CAF

ATENCION : ING. MIGUEL ALVA REATEGUI

Coordinador del PIP 1.

ASUNTO : Informe del Mes de octubre de Servicio Especializado para

Digitalizacin de Informacin Forestal de Fauna Silvestre de la
Regin Junn.

REF. : Orden de Servicio N 0000633

FECHA : San Ramn, 27 de Octubre del 2017

Es grato dirigirme a usted, para saludarlo cordialmente y en atencin al documento de

la referencia, remitir el informe del Servicio Especializado para Digitalizacin de
Informacin Forestal de Fauna Silvestre de la Regin Junn para el Programa SERFOR
- CAF, primer entregable correspondiente al mes de octubre, las actividades que se
desarrollaron estn enmarcadas en el tem 6 de los trminos de referencia, las cuales
se especifican.
Coordinar con los responsables del procesamiento de Informacin Forestal y de
Fauna Silvestre en la Regin Junn para la oportuna digitalizacin de informacin
generada de los diversos procedimientos.

Recopilar y escanear la informacin forestal y de fauna silvestre generada en la

Regin Junn.

Digitalizar la informacin recibida en formato fsico segn corresponda.

Remitir la informacin digitalizada al colaborador designado por SERFOR en la

sede central, de acuerdo a lo requerido.

I. INTRODUCCIN

Este documento sistematiza las actividades establecidas en los trminos de

referencia del Programa SERFOR-CAF; a fin de realizar el Servicio Especializado
para Digitalizacin de Informacin Forestal de Fauna Silvestre de la Regin Junn.

El Programa SERFOR CAF en la Regin Junn viene desarrollando diferentes

actividades de acuerdo a la programacin de trabajo:

II. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

En el presente mes se ha cumplido con el 1er entregable; informe de diagnstico

del proceso de Digitalizacin de Informacin Forestal y de Fauna Silvestre,
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generada en la Administracin Tcnica Forestal y de Fauna Silvestre Gobierno

Regional Junn; para lo cual se ha desarrollado las siguientes actividades:

2.1 Coordinacin con los responsables del procesamiento de informacin

Forestal y de Fauna Silvestre en la Regin Junn:

- Se coordin con la Ing. Gina Valencia Ramos, Coordinadora Regional

Junn del Programa SERFOR CAF, para el inicio de actividades de
digitalizacin y con el Administrador Tcnico de la ATFFS-SELVA
CENTRAL Ing. Francisco Tueros Yance.

- Con fecha 09 de Octubre del presente ao en curso, a horas 11:00 a.m.,

se lleva a cabo una reunin de coordinacin con el Lic. ngel Chvez
Tolentino-Coordinador Administrativo SERFOR ATFFS SELVA
CENTRAL, Ing. Juan Escobar Areche responsable de Estadstica
SERFOR ATFFS SELVA CENTRAL, Ing. Hernn Campos Rivera
responsable del rea de Procedimiento Administrativo Sancionador
SERFOR ATFFS SELVA CENTRAL, y la Srta. Katty Salome Daz
encargada de archivos de SERFOR ATFFS SELVA CENTRAL, con la
finalidad de determinar los procedimientos adecuados para iniciar las
actividades de digitalizacin de la informacin.

- Segn acuerdos tomados en la reunin, es que la digitalizacin de la

Informacin generada de los diversos procesos, se realizar por cada
archivo o expediente, y deber realizarse en tres partes: Resoluciones,
Informe Tcnico y solicitud.

- Se est utilizando el escner color blanco marca Epson, asignado por el

programa SERFOR CAF, en la modalidad de afectacin en uso a la
ATFFS Selva Central.
Asimismo, se acord que la digitalizacin de informacin se iniciar con
los documentos correspondientes al ao 2016, una vez culminado se
proceder con los documentos que corresponden al ao 2015, luego el
del 2014 y as sucesivamente.
Una vez procesado la digitalizacin de los documentos del ao 2016, los
expedientes que tengan permiso de renovacin se ira agregando en cada
expediente la informacin en las carpetas ya creadas para cada archivo,
las que no estn en las listas se crearan nuevas carpetas para los
mismos, de acuerdo a los aos solicitados y aprobados los informes con
su respectiva resolucin.

2.2 Recopilacin y escner de la informacin:

La recopilacin de la informacin se realiza en forma diaria en formato fsico
ao 2016, siendo la Srta. Katty Salome Daz - responsable de la custodia del
archivo, quien me hace entrega en horas de la maana los expedientes
previo conteo y enumerando la cantidad de entrega, luego se procede a la
digitalizacin de la informacin forestal y de fauna silvestre generada en la
Regin Junn hasta la hora de salida, momento que se procede a hacer la
devolucin de la documentacin fsica entregada, lo cual es revisado,

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verificado que se encuentre completo y conforme por la responsable de la

custodia del archivo. Se adjunta fotos (Anexo 02).
2.3 Digitalizacin de la informacin:
Se procede a la digitalizacin de acuerdo a lo requerido por los responsables;
en tres partes por cada expediente, teniendo el debido cuidado de realizarlo
tal como est y en su totalidad:

- La digitalizacin se realiza revisando y separando cada expediente en

tres partes como lo sugirieron los responsables del procesamiento de la
informacin Forestal y de Fauna silvestre.

- Resoluciones 2016.

- En los informes se ha encontrado planos que son difciles de escanear

por ser muy grandes, comprende generalmente a los planos de
localizacin y ubicacin de la persona solicitante o de la Comunidad
Campesina y/o Nativa solicitante.

- As mismo cuando se levanta las observaciones tambin contienen

planos de gran dimensin dificultndonos nuestro trabajo.

- De igual forma los informes realizados en campo se encuentran

generalmente engrampados, para lo cual se procede a desengrapar y
luego a grapar.

- Los expedientes de proyectos se encuentran anillados, por lo que primero

se procede a retirar los anillos, luego con mucho cuidado a escanear por
que los huequitos del anillado se pegan y luego se traban las hojas, una
vez concluido se vuelven a anillar todo el expediente de 150 a ms folios
en algunas ocasiones.

- A la fecha se ha digitalizado ms de 34 archivos (proyectos) que

comprenden a personas naturales, as mismo personas jurdicas que son
las Comunidades Campesinas, Comunidades Nativas de todo el mbito
de Regin Junn. Se adjunta cuadro de la relacin de proyectos
escaneados a la fecha (Anexo 03).

2.4 remisin de la informacin:

Se cumple con remitir al Ing. Juan Escobar Areche, responsable de
Estadstica SERFOR-ATFFS-SELVA CENTRAL, colaborador designado por
SERFOR ATFFS SELVA CENTRAL, la informacin Forestal y de Fauna
Silvestre en la Regin Junn; informacin digitalizada segn requerimiento
de TDR, correspondiente al ao 2016 habido en los archivos de SERFOR
ATFFS SELVA CENTRAL. Se adjunta cuadro (Anexo 04).

III. DIAGNOSTICO:

- Previa las coordinaciones con los responsables de la ATFFS-SELVA

CENTRAL, y Coordinadora de la Regin Junn del Programa SERFOR
CAF, para determinar el procedimiento adecuado a ser utilizado para
proceder con el servicio de digitalizacin de la informacin, el mismo

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que previo acuerdo se determina que se debe realizar por cada archivo
o expediente debe efectuarse en tres partes; resoluciones, informe
tcnico y solicitud.

- A la fecha los documentos no estn clasificado de forma ordenada como

se menciona lneas arriba, ya que no se identifica el tipo de archivo
utilizado, lo que dificulta para una rpida digitalizacin.

- La informacin en fsico alcanzada del ao 2016 se encuentra

incompleta por estar en la fiscala algunos archivos (custodia).

- Los documentos no se encuentran en un espacio adecuado para su

conservacin, ya que se debe tener en cuenta que el clima es uno de
los factores determinantes para su conservacin.

- La informacin recibida en formato fsico alcanzada por SERFOR

ATFFS SELVA CENTRAL no identifica el tipo de archivo que han
utilizado, para la custodia de los mismos.

- El estado del formato fsico identifica que cada personal que estuvo a
cargo, uso su criterio para el archivo del mismo, lo que se debera
considerar contar con una normativa para el archivo y custodia
de documentos.

- Se observa que la documentacin ha sido foliada hasta por 4 veces sin

poder identificar cul de ellos es la foliacin correcta, lo que dificulta
para poder guiarnos del orden.

- Se observa que en la gran mayora los flderes se encuentran en un

mal estado de conservacin encontrndose bastante deteriorados,
llenos de polvo y mosquitos por el mismo ambiente.

- Los archivadores no se encuentran debidamente forrados para su

conservacin corriendo el riesgo de deteriorarse fcilmente.

- No hay continuidad en el orden de los permisos y/o resoluciones,

porque hay archivos segn me informan, que se encuentran en custodia
en la fiscala.

IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

- Se ha cumplido con las coordinaciones necesarias con los responsables para

determinar el procedimiento adecuado a ser utilizado para proceder con el
servicio de digitalizacin de la informacin, el mismo que previo acuerdo se
determina que se debe realizar por cada archivo o expediente y efectuarse
en tres partes; resoluciones, Informe tcnico y solicitud, de igual forma dando
inicio el servicio de digitalizacin con los documentos del ao 2016, 2015 y
2014 as sucesivamente.

- Se ha cumplido con la recopilacin y escner de la informacin

correspondiente a una parte del ao 2016.

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- A la fecha se ha cumplido con la digitalizacin ms de 34 archivos (proyectos)

que comprenden a personas naturales, y as mismo a personas jurdicas que
son las Comunidades Nativas de todo el mbito de la Regin Junn.

- Se cumple con remitir la informacin digitalizada al personal de la ATFFS

SELVA CENTRAL, informacin que corresponde a una parte del ao 2016.

- Se recomienda se deba identificar el tipo de archivo utilizado, el que debera

estar debidamente etiquetado.

- Implementar un lugar adecuado para la conservacin del formato fsico,

asimismo adquirir ms anaqueles y/o armarios para contar con un archivo
ordenado y de fcil ubicacin de los documentos, lo que facilitara el trabajo
de la digitalizacin.

- Facilitar los flderes y archivadores necesarios para la conservacin de los

documentos, lo que facilitara el trabajo de digitalizacin.

- Realizar la compra de papel lustre y Vinifan para una mejor conservacin

e identificacin de la documentacin existente.

- Se recomienda que se deba capacitar a un personal estable para el manejo

y custodia del archivo.

V. ANEXOS

Anexo 01: Imagen de la recopilacin del informacin del formato fsico para
la respectiva digitalizacin.

Aexxo 02: Imagen de digitalizacin de documetos.

Anexo 03: Adjunto cuadro de informacin con la relacin de los proyectos

y/o archivos digitalizados a la fecha en excel.

Anexo 04: Adjunto medio digital (DVD) con Resoluciones.

Es todo cuanto informo para su conocimiento y fines pertinentes.

Atentamente,

_______________________________
Sonia Yolanda Eulogio Javier
Digitalizador
SERFOR-CAF

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CARTA N001 -2017-SERFOR CAF/D/SYEJ.

Seor:
ING. FAVIO ALFREDO ROS BERMDEZ
Director Ejecutivo del Programa SERFOR-CAF

ATENCION : ING. MIGUEL ALVA REATEGUI

Coordinador del PIP 1.
LIMA. -

ASUNTO : Informe del Mes de octubre del Servicio Especializado para la

Digitalizacin de Informacin de Fauna Silvestre de la Regin
Junn.

REF. : Orden de Servicio N 0000633

Es grato dirigirme a usted, para saludarlo cordialmente y en relacin al documento de la

referencia, remitir a su despacho, el Informe correspondiente al mes de octubre del
Servicio Especializado para Digitalizacin de informacin y de Fauna Silvestre de la
Regin Junn, primer entregable, las actividades que se desarrollaron estn enmarcadas
en el tem 6 de los trminos de referencia.
Al respecto, la suscrita cumple con adjuntar al presente la siguiente documentacin:

1. Orden de Servicio.
2. Recibo por Honorarios.
3. Constancia de retencin 4ta categora
4. Informe N 001-2017-SERFOR -CAF/D/SYEJ.
5. Copia R.N.P
6. Copia D:N.I
7. 01 DVD con informacin digitalizada de Resoluciones Administrativas 2016, un
archivo (Excel) relacin de proyectos existentes y aprobados durante el 2016.

Agradeciendo anticipadamente la atencin al presente documento, me suscribo de

usted.

Atentamente,

_________________________________
Tec.Sec. Sonia Yolanda Eulogio Javier
Digitalizadora
SERFOR-CAF

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