Acciones complementarias II Sesin 11

ACCIONES COMPLEMENTARIAS II

Objetivo

Aprender el guardar su libro de trabajo con proteccin y a generar copias de

seguridad.

Aprender a crear plantillas.

Contenido

Proteccin del Libro y la Hoja de Clculo.

Plantillas.

Microsoft Excel 2010 191

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1. Proteccin del libro y la hoja de

clculo
Crear automticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo
original. Para ello:

Elegimos Guardar como... de la pestaa Archivo.

Despus hacemos clic en el botn .

Elegimos Opciones generales...

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar de la derecha.

192 Microsoft Excel 2010

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Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones.

Luego, pulsa Guardar para cerrar el cuadro de dilogo Guardar como.

Proteger libros de trabajo

Excel2010 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante

contraseas.

Existen dos tipos de contraseas:

Contrasea para abrir: para que slo puedan acceder al libro aquellas
personas que conocen la contrasea.

Contrasea de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro

de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que
conozcan la contrasea.

Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo

entre maysculas y minsculas.

Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes

pasos:

Pulsar Guardar como... en la pestaa Archivo.

Microsoft Excel 2010 193

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Hacer clic sobre el botn .

Elegir la opcin Opciones generales...
Aparecer el cuadro de dilogo Opciones generales.

Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea para abrir o en el

recuadro Contrasea de escritura dependiendo del tipo de proteccin
que quieras aplicar.
Al escribir la contrasea aparecern ***** para que nadie pueda verla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha para confirmar la contrasea.
Es una forma de asegurarnos que la contrasea que introduzcamos es la
deseada y no nos hemos equivocado escribindola.
Volver a escribir la contrasea en el recuadro.

Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la confirmacin.

194 Microsoft Excel 2010

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Si las contraseas no coinciden, Excel2010 nos pedir volver a

introducirla.
Hacer clic sobre el botn Guardar para cerrar el cuadro.
El efecto de la proteccin al acceso de libros de trabajo, se comprueba
a la hora de abrirlo.

Si hemos utilizado una contrasea de escritura, aparecer el cuadro de

dilogo de la derecha.

Si conocemos la contrasea, la escribimos en el recuadro y pulsamos

Aceptar. Excel2010 recuperar el libro para poder realizar cualquier
modificacin sobre ste.

Si no conocemos la contrasea, podremos pulsar el botn Slo lectura

en cuyo caso Excel2010 lo abrir pero cualquier modificacin se tendr
que guardar con otro nombre.

Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el libro con

la contrasea para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuacin
realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que
hay en el recuadro de contrasea.

Microsoft Excel 2010 195

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2. Plantillas
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas
hojas de clculo. Puede incluir tanto datos como formatos.

Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:

Pulsa la pestaa Archivo y elige la opcin Nuevo....
Junto a la opcin Libro en blanco, encontramos ms opciones:

- Plantillas recientes nos mostrar un listado de las ltimas plantillas

utilizadas. Elegiremos una y pulsaremos el botn Crear situado bajo la
vista previa que se muestra a la derecha.

- Plantillas de ejemplo contiene varias plantillas ya listas para su

utilizacin, que vienen incluidas con la instalacin de Excel 2010. Algunos
ejemplos son: Informe de gastos, Hoja de asistencia, Informe de ventas,
Presupuesto mensual personal, etc. Elegiremos una y pulsaremos el
botn Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha.

- Mis plantillas abre un cuadro de dilogo que contiene las plantillas

personalizadas que has ido creando.

- Y Nueva a partir de existente abre un cuadro de dilogo muy similar

al que utilizamos para abrir un nuevo archivo. Se trata de buscar un
archivo Excel en el ordenador y pulsar Abrir.

196 Microsoft Excel 2010

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Por ltimo, encontramos en la zona inferior una seccin llamada Plantillas

de Office.com. Las categoras que engloba: Agendas, Calendarios,
Facturas, Formularios, etc. son todo recursos que se encuentran online.

Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el

cuadro de bsqueda. Si utilizas la bsqueda y no encuentras nada con
un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que
te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas
que podran resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de
la necesidad y vayan incluyendo cada vez ms a disposicin de los
usuarios.

Que las plantillas estn online implica, obviamente, que necesitaremos

tener conexin a internet para poder utilizarlas.

Tambin implica que las categoras y ficheros disponibles en este apartado

son susceptibles a variaciones. Dependern de los recursos disponibles
en la pgina web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o
categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.

Microsoft Excel 2010 197

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Al no disponer stas plantillas directamente en nuestro ordenador, la

opcin que aparece junto a la vista previa es la de Descargar.

Crear plantillas

Para crear una plantilla, seguiremos los siguientes pasos:

1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern
comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.

2. Hacer clic en la pestaa Archivo.

3. Elegir la opcin Guardar como...

4. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.

5. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la

derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla
de Excel.

6. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Excel2010 cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que

tu nueva plantilla est siempre disponible al seleccionar la opcin Nuevo
> Mis plantillas.

198 Microsoft Excel 2010

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Resumen

Proteccin del libro y la hoja de clculo

Crear automticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al ar-
chivo original.

1. Elegimos Guardar como... de la pestaa Archivo.

2. Despus hacemos clic en el botn herramientas

3. Elegimos Opciones generales...

4. Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar de la derecha.

5. Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.

6. Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones. Luego,
pulsa Guardar para cerrar el cuadro de dilogo Guardar como.

Proteger libros de trabajo

1. Elegimos Guardar como... de la pestaa Archivo.

2. Despus hacemos clic en el botn herramientas

3. Elegimos Opciones generales...

4. Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea para abrir o en el recua-

dro Contrasea de escritura dependiendo del tipo de proteccin que quieras
aplicar.

5. Hacer clic en el botn guardar.

Plantillas

Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de
clculo. Puede incluir tanto datos como formatos.

Podemos crear plantillas a travs de la ficha Archivo, opcin nuevo; al lado de

esta encontraremos opciones que elegir de plantillas.

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