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PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRO

POP EGTIC001 COMO ELABORAR UM POP

Unidade do CCE:
ESCRITRIO DE GOVERNANA DE TIC EGTIC
Elaborado por: Data:
VALMIR ANTUNES PEREIRA 24/09/2014
Aprovado por: Data:
AMARLIO MOTTA FLORIANO 01/10/2014
Responsvel(is) pela Execuo do POP:
DAU, DOF, DRD, DMEI, EGTIC, DSS, DSI, DWEB, DIREO, SECRETARIA

REVISO Data Responsvel Alteraes Realizadas


1 06/10/2014 Amarlio Motta Floriano Alterado o prazo anual de reviso para
permitir aes posteriores ainda no ano de
exerccio. Includa formatao para data de
reviso.
2 15/10/2014 Valmir Antunes Pereira Melhorada a descrio relativa ao
preenchimento do campo O que
Necessrio Ter/Saber para Executar o
Procedimento? no item 2.6.
3 14/04/2015 Amarlio Motta Floriano Invertida a ordem dos passos 2.7 e 2.8
(antes era recomendao, tornou-se
orientao). Includo passo 2.9.
4 11/05/2015 Amarlio Motta Floriano Atualizao do Objetivo do Procedimento.
Passo 6.2 incorporado como orientao no
passo 6.1.
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Qual o Objetivo do Procedimento?

Gerenciar o ciclo de vida de um Procedimento Operacional Padro - POP, conforme as


normas e padronizaes definidas pelo Escritrio de Governana de TIC EGTIC, incluindo a
escolha do procedimento a ser descrito, a elaborao da documentao, a aprovao pela
chefia, o mapeamento do processo, as revises do procedimento e sua oportuna
descontinuao.

O que Necessrio Ter/Saber para Executar o Procedimento?

- Computador com Editor de Textos (Writer) e navegador web (Firefox, Chrome, IE);
- Acesso ao diretrio \\docs.ufpr.br\cce\Documentos\POPs;
- Escolha do procedimento a ser descrito de acordo com os critrios a seguir:
a) consome excesso de recursos;
b) apresenta histrico de falhas;

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c) geralmente complexo, com muitas etapas e muitos executantes;


d) no satisfaz, na ntegra, o cliente;
e) compromete a eficcia da unidade gerencial ou servio;
f) prejudica o atingimento da misso da unidade gerencial ou servio e da prpria
UFPR;
g) sua ineficincia impacta no resultado de outros processos;
h) apresenta riscos: para os executantes, aos clientes, ao ambiente e prpria
organizao.
- Conhecimento apurado do procedimento que se pretende descrever.

Quais so os Riscos Envolvidos Caso o POP NO Seja Executado


Corretamente?

Impacto: No existe impacto significativo, porm pode haver necessidade de retrabalho na


correo dos POPs que foram baseados neste.

Pontos Crticos que Devem ser Destacados: Nomenclaturas do arquivo e do POP; correto
preenchimento e manuteno dos campos/sees conforme modelo.

Descrio do Procedimento

1. Obtenha o arquivo modelo para elaborar o POP

1.1. Acesse o link <http://www.cce.ufpr.br/portal/wp-content/uploads/2015/03/POP-


modelo.odt> no seu navegador de Internet;

1.2. Salve o arquivo POP modelo.odt na pasta de sua unidade/diviso. Ex:


\Documentos\POPs\DAU;

1.3. Renomeie o arquivo (clicar com boto direito do mouse sobre o arquivo e escolher a
opo Renomear), conforme o padro a seguir:
a) POP [SIGLA-UNIDADE]xxx [Nome do POP]. Ex: POP DSS001 Como
mapear o DOCS no computador.odt;
b) O nome do arquivo deve ser o mesmo ou passar a mesma informao do
nome a ser dado ao Procedimento, pois os profissionais devem ser capazes de
identificar o POP correto pelo nome do arquivo;

1.4. Abra o arquivo no Writer.

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2. Preencha o POP

2.1. No cabealho do documento, digite o nome do Procedimento no formato:


a) POP [SIGLA-UNIDADE]xxx [NOME DO POP] em letras MAISCULAS. Ex:
POP DSS001 COMO MAPEAR O DOCS NO COMPUTADOR;

2.2. No campo Unidade do CCE:, digite o nome de sua unidade/diviso acompanhado


da sigla, em letras MAISCULAS. Ex: DIVISO DE APOIO AO USURIO - DAU;

2.3. No campo Elaborado por: informe o nome do responsvel pela elaborao original
do POP, em letras MAISCULAS. Ex: GILCELLY FERNANDA BAHL e no campo
Data: informe a data do trmino da elaborao no formato dd/mm/aaaa;

2.4. No campo Responsvel(is) pela Execuo do POP: descreva o nome completo do


responsvel direto ou responsveis pela execuo do POP, em letras
MAISCULAS. Ex: IVANETE PAULINO XAVIER, JEFFERSON DAMINELLI GARCIA;
a) Quando o POP for destinado a todos os servidores de uma unidade/diviso,
ento pode ser informada a sigla da unidade/diviso. Ex: DSI, DRD;
b) possvel ainda especificar um papel responsvel pela execuo do POP dentro
da unidade/diviso. Ex.: Equipe de Anlise, Equipe de Desenvolvimento, Chefia
da Diviso, Estagirios, Fornecedor de servio Tecnoset;

2.5. Na seo Qual o Objetivo do Procedimento? descreva de maneira clara e objetiva


qual a finalidade do POP. Ex: Orientar a criao de contas de e-mail institucionais
(@UFPR.BR) por profissionais da DSS;

2.6. Na seo O que Necessrio Ter/Saber para Executar o Procedimento?, cite quais
recursos ou informaes relevantes so necessrios para que o profissional possa
executar o POP, incluindo aquelas que devem ser fornecidas pelo usurio na
abertura do chamado, quando aplicvel. Ex: Possuir credencial (usurio e senha)
com perfil de Administrador no sistema SIE; Ter um chamado registrado no Orculo
informando matrcula e lotao do usurio requerente; Cdigo da disciplina, etc;

2.7. Na seo Descrio do Procedimento descreva detalhadamente o passo-a-passo


que um profissional deve seguir para executar o POP da maneira mais adequada. Ex:
este POP.

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a) No se deve informar senhas no corpo do POP, com exceo apenas para


aquelas temporrias e padronizadas pelo Setor, cuja divulgao no
comprometa a segurana do(s) sistema(s);
b) Descreva o passo-a-passo tendo em mente que o POP poder ser executado
por um profissional novo na unidade.

Fique vontade para incluir imagens ou telas que


facilitem a compreenso do procedimento.

2.8. Na seo Quais so os Riscos Envolvidos Caso o POP NO Seja Executado


Corretamente? preencha os subcampos:
a) Impacto: Descreva textualmente qual seria o impacto previsto danos,
efeitos colaterais, perdas, retrabalhos que poderiam ocorrer caso haja erros
na execuo do POP. Ex: Poderia ocasionar parada por tempo indeterminado
do servio de e-mail institucional;
b) Pontos Crticos que Devem ser Destacados: Ressalte, caso existam, pontos
crticos do procedimento onde no pode haver erros na execuo. Ex: Antes de
apagar os arquivos do diretrio home do usurio, necessrio realizar o backup
dos dados e se certificar de que o backup est ntegro.

2.9. Revise o POP, certificando-se que o Cabealho, Objetivos, Recursos e Riscos


informados esto em conformidade com a Descrio do Procedimento.

Boa Prtica: Ao trmino da elaborao, importante que


o elaborador repasse o POP aos colegas que utilizam o
procedimento, para complementao e validao.

3. Aprove o POP

3.1. Submeta o POP aprovao da chefia da Unidade/Diviso. Para Unidades que se


encontrarem sem chefia, a Direo do CCE designar responsvel pela Aprovao;

3.2. No campo Aprovado por: registre o nome do responsvel pela aprovao do POP,
em letras MAISCULAS. Ex: EDSON FLVIO DE SOUZA e no campo Data: informe
a data do trmino da aprovao no formato dd/mm/aaaa.

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4. Represente graficamente o procedimento

4.1. Cada POP dever ter seu fluxo representado por meio de diagrama, em notao
BPMN Notao de Modelagem de Processos de Negcio, utilizando software
BizAgi (http://www.bizagi.com/bpm-suite/bpm-products/modeler). Sendo
necessrio, esta atividade poder contar com apoio/suporte/treinamento do EGTIC.

4.2. O mapa do procedimento deve ser salvo em arquivo separado do POP, em formato
BPM, porm com o mesmo nome do POP. Ex: POP EGTIC001 Como elaborar um
POP.bpm.

5. Revise o POP

5.1. REGRAS
a) Revises so obrigatrias pelo menos UMA vez por ano;
b) Revises tambm so obrigatrias quando o procedimento registrado tiver
alteraes no dia-a-dia, a qualquer tempo;
c) Os prazos de reviso sero determinados e monitorados pelo EGTIC. Salvo
determinao contrria, fica estipulado o prazo para reviso anual para o
ltimo dia til de outubro de cada ano.

Correes ortogrficas e/ou gramaticais no texto podem


ser realizadas a qualquer tempo e no precisam ser
tratadas como reviso.

5.2. Para preencher o quadro de REVISO, proceda assim:


a) No campo Data, preencha a data relativa ao trmino da reviso, no formato
dd/mm/aaaa;
b) No campo Responsvel, preencha o nome completo do responsvel pela
reviso, em letras minsculas;
c) No campo Alteraes Realizadas, descreva as alteraes efetivadas no
documento, de maneira resumida e clara.
i. Ex1: realizadas correes no procedimento no item 2.3 para refletir
alteraes implementadas no servio;
ii. Ex2: foram acrescentadas novas tarefas relativas a perfis de acesso

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para os executantes do POP na pgina 2;


iii. Ex3: no foram necessrias alteraes nesta reviso.

6. Descontinue o POP

6.1. Quando um POP no tiver mais funo, motivo para existir, deve ser renomeado e
mantido na mesma pasta e nunca deve ser excludo do servidor, para fins de
histrico. Renomeie segundo o padro: POP [SIGLA-UNIDADE]xxx (DESC) [Nome
do POP]. Ex: POP DSS001 (DESC) Como mapear o DOCS no computador.odt. A
numerao dos POPs descontinuados (Ex: DRD012) no deve ser reutilizada.

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