PLANIFICACIN,

IMPLEMENTACIN,
VERIFICACIN Y MEJORA
DE LOS SISTEMAS DE
GESTIN

"Calidad significa hacer lo correcto cuando nadie est mirando."

HENRY FORD

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MDULO 4: Planificacin, implementacin, verificacin y mejora de los sistemas de
gestin.
Tiempo destinado: 24 horas

Resultado de aprendizaje: Al final de este mdulo, el estudiante tendr la capacidad de

visualizar los lineamientos base para la implementacin del sistema integrado de gestin,
basado en las normas ISO 9001 de 2015, ISO 14001 de 2015, OHSAS 18001 de 2007.

CONTENIDO

MDULO 4: PLANIFICACIN, IMPLEMENTACIN, VERIFICACIN Y MEJORA DE LOS

SISTEMAS DE GESTIN

a) Planificacin del sistema integrado de gestin

b) Implementacin del sistema integrado de gestin
c) Verificacin y mejora del sistema integrado de gestin

INTRODUCCIN

De acuerdo a las herramientas brindadas en los mdulos anteriores, en el mdulo 4 se

brindar la orientacin enfocada en la implantacin y las bases que debe tener un sistema
integrado de gestin a modo de incluir los factores relacionados en forma de calidad,
medio ambiente y salud y seguridad en el trabajo.

Su sistema documental se realizar de manera integrada, determinando as acciones

encaminadas al mejoramiento continuo de los procesos de la organizacin y la generacin
de acciones para ste; comprendiendo as el cumplimiento de los requisitos aplicables a
las tres normas ISO 9001 de 2015, ISO 14001 de 2015 y OHSAS 18001 de 2007.

El sistema integrado de gestin una vez implantado, dar una visin global a la alta
direccin en materia de diagnstico frente a todos los aspectos posibles que pueden
impactar en la organizacin tanto de manera positiva como negativamente; as tambin sus

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Colaboradores podrn trabajar de una manera ms organizada y sistematizada evitando
los reprocesos y las fallas durante el ciclo productivo, aumentando sus capacidades y
habilidades.

PLANIFICACIN E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Para poder llevar a cabo la implantacin del sistema integrado de gestin, se deben
cumplir los siguientes tems de su contenido:

Resea histrica de la empresa

Contexto de la organizacin
Definir partes interesadas
Alcance
Poltica del SGI
Exclusiones con su debida justificacin
Objetivos del SGI
Mapa de procesos
Caracterizacin de los procesos
Listado de documentos y registros
Procedimientos de los procesos
Perfil de cargos
Matriz de riesgos por proceso
Matriz de aspectos ambientales y riesgos
Controles operacionales de los riesgos
Programa ambiental y SISO
Matriz de requisitos legales
Listado de emergencias que se pueden presentar en la organizacin
Seguimiento y medicin del sistema de gestin

De acuerdo con los tems expuestos, se asignarn algunas herramientas para mayor
facilidad al momento de dar cumplimiento a cada uno de estos. En lo que refiere a la
resea histrica, dentro de un archivo o documento, se plasma la descripcin del servicio o

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|MDULO 4: PLANIFICACIN, IMPLEMENTACIN, VERIFICACIN Y MEJORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN 4
producto ofrecido, sus condiciones; fecha, motivo y nombres de su constitucin, contexto
de convenios, entre otros aspectos que la organizacin considere que se requieran.

En cuanto al contexto de la organizacin, se especifican los factores internos y externos

que impactan en la organizacin, como aspectos legales, normativos, criterios de partes
interesadas, proveedores, entre otros; cabe resaltar, que para definir el contexto de las
partes interesadas, es recomendable desarrollar una matriz donde se identifiquen cuales
son sus partes interesadas, la descripcin de stas o sus necesidades y/o expectativas y
su impacto en clasificacin frente al riesgo.

Dentro del alcance, se establece lo que se quiere conseguir dentro de la organizacin y su

razn social; la poltica integrada, es el punto de partida que me indica el compromiso que
se est estableciendo con el cliente, usuarios y todas las partes interesadas identificadas,
por tal motivo es indispensable cumplir con lo establecido dentro de la misma; algunos
ejemplos de una poltica integrada son:

La Organizacin X, es una entidad cuyo objeto social es la prestacin de servicios

integrales para la construccin, mantenimiento y operaciones comerciales, en los sistemas
de distribucin de energa. Nuestro compromiso se fundamenta en el mejoramiento
continuo del Sistema de Gestin Integrado y el cumplimiento de los requisitos legales
aplicables, para lo cual debemos:
Contar con personal competente, recursos financieros y fsicos necesarios para la
prestacin de servicios integrales con calidad, cumplimiento, precios competitivos,
en armona con el ambiente y el entorno social que garanticen la satisfaccin del
cliente.

Promover un ambiente seguro, evitando la contaminacin, fomentando la

prevencin de los riesgos, el mejoramiento permanente del bienestar, el
autocuidado de la salud y calidad de vida de los asociados y de la comunidad en
general.
La gestin dinmica y continua de nuestros planes, programas y proyectos
aplicando los principios de autocontrol, autorregulacin y autogestin.

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Es responsabilidad de todos los asociados velar por el cumplimiento de esta poltica en el
desarrollo de sus actividades.

Garantizar la eficacia de los procesos de la organizacin X para lograr la satisfaccin

permanente de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, generar un
mejoramiento continuo de la organizacin, prevenir la contaminacin ambiental, los
incidentes en materia de salud y seguridad industrial, garantizando el cumplimiento del
marco legal asociado.

Referente a las exclusiones, se debe mencionar dentro del establecimiento del sistema de
gestin integral con su debida justificacin para no determinar sus mediciones, controles y
no ser auditado durante los procedimientos de auditoras internas; ejemplo:

Se excluye del Sistema de Gestin Integral el proceso X de la empresa X, el numeral 8.3

Diseo y Desarrollo de los productos y servicios, ya que no es objeto de la institucin el
diseo y desarrollo de modelos de atencin en salud.

Para los objetivos del sistema integrado de gestin, es recomendable implantar una matriz
donde se asocien los aspectos ilustrados a continuacin:

Tabla 1: Objetivos del SIG

Poltica Objetivos Nombre Indicador Metas Procesos Frecuencia Responsable
Integral SIG del de gestin asociadas asociados
Indicador

Fuente: Lizzeth Arias

Donde se hace un seguimiento al cumplimiento de los objetivos establecidos por medio de

indicadores de gestin, asociados a lo implantado en la poltica integrada y dando garanta
al compromiso con los requisitos especificados en sta; as como tambin se asocian los
procesos implicados y los responsables en el logro o la afectacin en su cumplimiento.

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En cuanto al mapa de procesos cada organizacin relaciona los procesos asociados a su
estructura, a continuacin se ilustra un ejemplo de ste:

Ilustracin 1: Mapa de procesos

Fuente: Lizzeth Arias

Para la caracterizacin del producto y o servicio, se relaciona el objetivo del mismo, sus
entradas y salidas, requisitos asociados al cumplimiento de normatividad vigente, es decir,
todo el ciclo de actividades que lo componen y los recursos que se requiere para su
adecuado funcionamiento; ste se realiza por medio de un formato establecido en cada
organizacin, se anexa a continuacin un ejemplo:

Tabla 2: Formato caracterizacin de un proceso/servicio

CARACTERIZACIN DEL PROCESO/SERVICIO

MACROPROCESO: NOMBRE DEL PROCESO/SERVICIO:

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 CARACTERIZACIN DEL PROCESO/SERVICIO

OBJETIVO DEL PROCESO/SERVICIO: ALCANCE DEL PROCESO/SERVICIO:

LIDER DEL PROCESO/SERVICIO:

INTERACCIN ENTRE PROCESOS/SERVICIOS

Proveedor (Interno o Producto / Servicio Cliente (Interno o

Entrada Secuencia de actividades del proceso (Ciclo PHVA)
externo) externo)
o Salida

RIESGOS DEL
DOCUMENTOS ASOCIADOS INDICADORES DEL PROCESO
PROCESO:

REQUISITOS LEGALES O NORMATIVOS RECURSOS

Fuente: Lizzeth Arias

En lo que compone el listado de documentos maestros, se relacionan todos los procesos

que componen el sistema integrado de gestin, de manera que se asocien los cdigos de
sus formatos, instructivos, guas y dems documentos de cada uno de stos; adems de la
asignacin de la fecha de su implementacin, su versin y persona responsable de su
revisin y aprobacin. Tambin, se sugiere anexar los documentos externos y obsoletos
con los mismos criterios anteriormente expuestos.

Para realizar los procedimientos de los procesos, se establecen formatos asociados como
instructivo, donde indica el paso a paso del desarrollo de ste, anexando los documentos
asociados al proceso a desarrollar con las indicaciones especficas para el desarrollo
adecuado de la actividad; los criterios que lo acompaan son los siguientes:

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 Objetivo
Alcance
Responsable
Participantes
Requisitos asociado a las normatividad vigente
Recursos
Condiciones generales
Contenido, dentro del cual se establece relacin con el ciclo PHVA, actividades tipo
flujograma, responsable y la descripcin de cada actividad
Anexos y/o glosario

Dentro del perfil de cargos, se definen los criterios correspondientes a:

Identificacin del cargo
Objetivo del cargo
Responsabilidades del cargo ( Especficas y transversales)
Requisitos y responsabilidades ( Educacin, experiencia, habilidades y
competencias)
Condiciones de trabajo
Competencias organizacionales
Competencias especficas

La matriz de riesgos por proceso, se determinan todos los posibles riesgos asociados a los
procesos; los riesgos pueden ser estratgicos, operativos, financieros, de cumplimiento,
tecnolgico, ambiental, en relacin con salud y seguridad en el trabajo, entre otros. A
continuacin, se ilustra el ejemplo:

Tabla 3: Formato Matriz de riesgos por proceso

MAPA DE RIESGOS PARA SEDE XXXXX
PROCESOS MISIONALES - ESTRATGICOS - APOYO
PROCESO EN XXXX

PROCESO XXXXX

EVALUACIN
RIESGO IMPACTO PROBABILIDAD CONTROLES EXISTENTES CLASIFICACIN VAL. DEL RIESGO OPC. DEL RIESGO ACCIONES RESPONSABLES INDICADOR
DEL RIESGO

Fuente: Lizzeth Arias

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Para la matriz correspondiente a los aspectos ambientales y riesgos, se clasifican los
riesgos y peligros en la actividad, zona u oficio; dentro de esta matriz, se especifican los
siguientes aspectos:

Identificacin de peligros:

Tabla 4: Factores en la identificacin de peligros

IDENTIFICACIN DE PELIGROS

TIPO DE PELIGRO FACTOR DE PELIGRO FUENTE DE PELIGRO POSIBLES EFECTOS

Fuente: Lizzeth Arias

Donde el tipo de peligro, es la clasificacin del peligro identificado en fsico, qumico,

psicolaboral, por carga fsica (ergonmico), seguridad (elctrico, mecnico, locativo, fsico
qumico, pblico), biolgico. El factor de peligro, corresponde a la condicin de
generacin al dao, a la propiedad o al medio ambiente. La fuente de peligro, identifica los
objetos, los instrumentos y las condiciones fsicas y psicolgicas de las personas, dentro
de las cuales se encuentra el peligro y que al manipularlas pueden ocasionar incidentes,
accidentes y/o enfermedades. Los posibles efectos, son las consecuencias del evento
peligroso en trminos de una lesin o enfermedad, dao al ambiente del lugar de trabajo o
a una combinacin de efectos.

Actividad:
All, se definen los criterios en cuanto a si la actividad es rutinaria o no es rutinaria.

Expuestos:
Son las personas que posiblemente pueden afectarse, la cantidad y la ubicacin; es decir,
los lugares posibles en que se encuentre propenso a ocurrir un accidente como planta de
produccin, temporales, contratistas, visitantes y la cantidad de colaboradores que
posiblemente se puedan ver afectados.

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 Tiempo de exposicin:
El tiempo de exposicin, hace referencia al tiempo de duracin en horas del
accidente.

Control existente:
El control existente, se clasifica en fuente, medio e individuo; donde la fuente, se refiere al
control en mantenimientos preventivos, medio, se refiere a los protocolos u objetos que
deben incidir dentro del procedimiento; finalmente, el individuo, son los elementos que se
deben tener para desarrollar cualquier tipo de actividad laboral como elementos de
proteccin personal.

Valoracin del riesgo:

Tabla 5: Valoracin del riesgo

VALORACIN DEL RIESGO

CONSECUENCIA
PROBABILIDAD

PELIGRO (GP)
EXPOSICIN

GRADO DE

NIVEL DEL
RIESGO

Fuente: Lizzeth Arias

Para la valoracin del riesgo, se tiene en cuenta los criterios expuestos en la tabla 5;
donde, la probabilidad del riesgo es la exposicin a ste, la organizacin determina su
clasificacin si es alta, media, baja o muy baja. La consecuencia del riesgo, es la
clasificacin frente a los impactos ocurridos en cuanto a daos personales o materiales y
de igual forma cada organizacin determina su clasificacin si es muy grave, grave, medio
y leve.

La exposicin es la frecuencia con que ocurre el riesgo y/o peligro, es decir, si es continuo,
frecuente, ocasionalmente y remota posible, es decir, la persona expuesta una vez al mes
o muy pocas veces al ao. El grado de la valoracin del riesgo, es la multiplicacin de la
probabilidad, la consecuencia y la exposicin, de manera que se evidencia junto con el
nivel de riesgo si es bajo o aceptable, medio o moderado y alto o no aceptable,
dependiendo siempre de la clasificacin estructurada dentro de la organizacin.

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 Acciones de mejora:

Tabla 6: Factores en la identificacin de peligros

ACCIONES DE MEJORA

SEALIZACIN,
EQUIPOS DE
CONTROLES DE ADVERTENCIAS,
ELIMINACIN SUSTITUCIN PROTECCIN
INGENIERA CONTROLES
PERSONAL
ADMINISTRATIVOS

Fuente: Lizzeth Arias

Dentro de las acciones de mejora, se encuentran descritos los aspectos relacionados con
la eliminacin, es decir, los programas u rdenes que permitan eliminar el peligro, es decir,
prohibiciones, proyectos a ejecutar y/o dispositivos mecnicos. Para la sustitucin, se
relacionan los cambios de personal, cambios de lugares de trabajo, sustitucin de
materiales, temperaturas, entre otros. Los controles de ingeniera, hacen referencia a los
mantenimientos, procedimientos, uso de equipos, elementos de proteccin personal, etc.

En cuanto a la sealizacin, advertencias, y controles administrativos, se implementan

memorandos, manuales y sealizaciones. Para los equipos de proteccin personal, se
relaciona con los temas que requieren capacitaciones, entrenamientos, uso de los EPP,
retroalimentaciones, entre otros.

Finalmente, en lo correspondiente al mantenimiento y verificacin, se especifica la

frecuencia en meses o das como lo indique cada organizacin en materia de controles de
seguimiento a las actividades y/o tareas establecidas al respecto.

El programa ambiental y SISO, se clasifica en:

Programa para seguridad y salud en el trabajo, dentro del cual abarca objetivo,
meta, indicadores, alcance, responsable, cronograma de actividades y recursos
necesarios.

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 Programa para el manejo de residuos reciclables, dentro del cual tambin abarca los
aspectos de objetivo, meta, indicadores, alcance, responsable, cronograma de
actividades y recursos necesarios.

La matriz de requisitos legales comprende los aspectos de ley en los que incurre la
organizacin; para mayor facilidad en la elaboracin de dicha matriz, se sugiere establecer
los siguientes criterios en el siguiente ejemplo:

Tabla 7: Matriz legal

MATRIZ LEGAL DEL SECTOR SALUD
REFERENTE REQUERIMIENTOS ESPECFICOS

INTERNACIONAL
NACIONAL
TIPO DE ID NORMA DESCRIPCIN DE LA NORMA AUTORIDAD QUE NOTAS
TEMA SUBTEMA AO ARTCULOS VIGENCIAS /
NORMA LEGAL LEGAL LO EMITE PARMETROS
APLICABLES OBSERVACIO
NES

Rdiaciones Ministerio de
Disposiciones sobre vivienda, Ttulo II, 2.3.5 De las
Riesgos ionizantes y Resolucin/ trabajo y
2400 1979 higiene y seguridad industrial X capitulo V, radiaciones
fsicos no Decreto seguridad
en establecimientos de trabajo 99, 100, 108 ionizantes
ionizantes social

Fuente: Lizzeth Arias

La valoracin para la clasificacin ante posibles emergencias que se puedan presentar en

la organizacin es basada normalmente por la tcnica del semforo, como se muestra a
continuacin:
Tabla 8: Clasificacin ante posibles emergencias

CALIFICACIN INTERPRETACIN REPRESENTACIN

Suceso que puede suceder y del que

POSIBLE no existen razones histricas y
cientficas para decir que no suceder

Suceso esperado y del que exiten

PROBABLE raznes tcnicas, cientficas y
actecedentes para creer que suceder

Suceso que suceder en un lugar y

INMINENTE
tiempo esperado

Fuente: Lizzeth Arias

Dentro de la cual se realiza un listado de las posibles emergencias que podran ocurrir
tanto internas como externas y que pueden afectar la organizacin, su personal y su
infraestructura, como se evidencia en el siguiente ejemplo:

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 Tabla 8: Clasificacin de emergencias
TIPO PROBABILIDAD

No. AMENAZAS AMENAZAS CIENTFICAS DESCRIPCIN INTERNA EXTERNA INMINENTE PROBABLE POSIBLE
(ROJO) (AMARILLO) (VERDE)

Medelln se encuentra localizada en un rea propensa a

1 Movimientos ssmicos, terremotos X X
fallas que originan el movimiento de placas tectnicas

Fuente: Lizzeth Arias

VERIFICACIN Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

El seguimiento dentro de una organizacin, implica utilizar metodologas eficientes,

eficaces y efectivas que permitan controlar las principales variables del negocio a todo
nivel. De acuerdo con esto, las metodologas para la recopilacin de la informacin
suficiente y relativa se realizan por medio de (Ros Giraldo, Ricardo (2014)):

Satisfaccin del cliente

Desempeo de los procesos
Desempeo del sistema
Riesgos del sistema de gestin
Desempeo del producto y/o servicio
Satisfaccin de partes interesadas

Su propsito principal, es recopilar la mayor cantidad de informacin para el desarrollo de

las mediciones de los indicadores, con el fin de evidenciar la satisfaccin de sus partes
interesadas y facilitar la toma de decisiones y acciones pertinentes frente al mejoramiento
continuo de las organizaciones.

El seguimiento en los procesos se desarrolla por medio de actividades de monitoreo se

diferencias de los indicadores del proceso, ya que stas se realizan a las actividades del
proceso y no al producto o resultado, es decir, se refiere a las auditoras, interventoras,
inspeccin, validacin, medicin y control o supervisin (Ros Giraldo, Ricardo (2014)).

La herramienta para el seguimiento al desempeo de la organizacin y del sistema de

gestin, permite determinar la efectividad, productividad, eficacia y eficiencia dentro de la
misma en sus diferentes procesos y procedimientos, consta del seguimiento y medicin de
los indicadores de gestin y su adecuacin como se plasma en el ejemplo a continuacin:

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 Tabla 9: Medicin y seguimiento a los indicadores de gestin

FRECUENCIA DE
9001 18001 - 14001 NOMBRE INDICADOR FORMULA
MEDICIN

Asegurarse de la conformidad del #Certificaciones aprobadas/ # Certificaciones

Conformidad del SIG Semestral
sistema de gestin integral a obtener

Mejorar continuamente la eficacia del # Acciones preventivas reportadas/ #

Gestin de la mejora Anual
sistema de gestin integral Acciones preventivas reportadas ao anterior

Fuente: Lizzeth Arias

Los atributos de una buena medicin se desarrollan de manera transparente y entendible,

de manera que los resultados sean con enfoque en objetividad, pertinencia, precisin,
oportunidad y confiabilidad. Es decir, que sus criterios no sean influenciados por quien lo
mide, que sean coherentes con las polticas y los objetivos establecidos, que los
instrumentos a elegir sean apropiados en definicin de las variables a medir, evitando
alteraciones en la informacin por medio de una gestin oportuna y asegurando que la
informacin recopilada evidencie la situacin real del proceso y del sistema (Ros Giraldo,
Ricardo (2014)).

Al momento de implantar el sistema de gestin integral, las organizaciones desarrollan el

manual de gestin integral, para poder identificar los aspectos guas que se pueden
corregir para su mejoramiento en base a la eficiencia y eficacia; por esto, tambin es de
suma importancia incorporar dicho manual donde se describa el alcance del sistema, se
defina su estructura en documentacin como soporte y la interaccin de los procesos que
componen el sistema. Por esto, los componentes que conforman el manual de gestin
integral son:

Introduccin
Definiciones
Referencias normativas
Alcance del SIG
Exclusiones del SGC y su respectiva justificacin

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 Presentacin de la empresa (Resea histrica, servicios, ubicacin con las
respectivas sedes, nmero de empleados, estructura organizacional)

Misin y visin

Poltica del SIG

Objetivos del SIG

Mapa de procesos

Caracterizacin de procesos

Enfoque por requisitos de las normas del SIG

De acuerdo con los tems expuestos, se relaciona un ejemplo a continuacin:

Tabla 10: Manual de Gestin integral

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

NUMERAL ISO 9001 NUMERA ISO 14001 NUMERAL OHSAS 18001 CUMPLIMIENTO

Fuente: Lizzeth Arias

De acuerdo con esto, se da cumplimiento al desarrollo del manual de gestin integral como
gua base para el registro en materia de cumplimiento a normatividad vigente y
actualizaciones correspondientes.

Estimado Estudiante, por favor descargar los documentos de apoyo del mdulo 1 los
cuales se componen de cada norma de los tres sistemas de gestin; si presentan alguna
duda sobre alguna de ellas y su integracin me puede escribir sin ningn problema al
correo lizzetharias@politecnicosuperior.edu.co

Los esperamos en el siguiente mdulo del diplomado Gerencia de Sistemas

Integrados de Gestin

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 BIBLIOGRAFIA

Ros Giraldo, Ricardo Mauricio, Seguimiento, medicin, anlisis y mejora de los sistemas
de gestin. Tercera Edicin (2014)

NTC ISO 9001:2015 Sistema de Gestin de la Calidad.

OSHAS 18001:2007 Sistema de Gestin para Salud y seguridad en el trabajo.

NTC ISO 14001:2015 Sistema de Gestin de Ambiental.

Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Comit de Diseo Curricular Consejo Acadmico Rectora
21/07/2017 27/07/2017 28/07/2017

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