MDULO

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1 Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP

Mdulo: Conociendo los ERPs
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Curso: SISTEMAS INTEGRADOS ERP

Conociendo los ERPs

ndice

1. Introduccin...................................................................................................................................................... 1
2. Qu es un ERP? ............................................................................................................................................... 2
2.1 Origen de los ERPs ....................................................................................................................................................... 2
2.2 Propsito de los ERPs .................................................................................................................................................. 3
2.3. Tipos de ERP ............................................................................................................................................................... 4
a. Generalistas ............................................................................................................................................................... 4
b. Especializados............................................................................................................................................................ 4
2.4 Estructura de los ERPs ................................................................................................................................................. 4
2.5 Cmo elegir un ERP ..................................................................................................................................................... 6
2.6 Lenguajes de Programacin en los ERP ....................................................................................................................... 7
a. Caja Negra .............................................................................................................................................................. 7
a. Diseado a la medida ............................................................................................................................................. 7
b. Cdigo abierto ........................................................................................................................................................... 8
c. Pago por uso .............................................................................................................................................................. 8
2.7. Roles de usuarios ........................................................................................................................................................ 9
3. Cierre .............................................................................................................................................................. 11
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Mapa de Contenido

Origen

Propsito

Generalistas

Tipos

Especializados

ERP Estructura

Eleccin de ERP

Lenguaje de Programacin

Roles de usuario
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RESULTADO DE
Explica a travs de una descripcin por escrito qu son los ERPs e identifica sus
APRENDIZAJE
funcionalidades bsicas y su funcin al interior de una empresa.
DEL MDULO

1. Introduccin
Hoy en da, producto de la globalizacin y de la necesidad de obtencin de informacin oportuna y precisa,
se presenta un tema de mucha relevancia en el mundo empresarial: los Software de Gestin Integrada o bien
conocidos ERP.

La idea de generar los ERP nace especficamente de la necesidad de las empresas por controlar y
gestionar la informacin que se genera en cada una de las unidades o departamentos existentes en un
slo sistema.

Cabe mencionar que dicho sistema debe ser capaz de integrar y presentar en el momento que se
necesite, de manera de ser de utilidad para la toma de decisiones.

La informacin debe estar disponible en todo momento, no slo

para los dueos, sino para cada uno de los empleados que forman
parte de la empresa. Los empleados son quienes interactan
directamente con los sistemas, y quienes en definitiva proveen de
informacin a stos, a fin de que sean capaces de entregar la
informacin financiero, contable, operativa, entre otra.

En Contabilidad existe definido un principio bsico para todo

negocio: la Puesta en Marcha. Sin duda el contar con informacin
en lnea, en todo momento, le da ms fuerza an a ste, puesto
que permite a la Alta Administracin las herramientas necesarias
para detectar potenciales desviaciones que puedan atentar contra
la mencionada continuidad.
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2. Qu es un ERP?
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning o Planificacin de Recursos Empresariales.

ERP es un sistema informtico de gestin y de datos

nico, donde converge toda la informacin de una
empresa, la cual es utilizada para tomar decisiones.

Podemos decir entonces que un ERP es un conjunto de sistemas de informacin que permite la integracin
de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la produccin, la logstica,
el inventario y la contabilidad.

2.1 Origen de los ERPs

El nacimiento de los ERP se puede remontar a la necesidad de
planificacin y gestin de recursos blicos asociados a la Segunda
Guerra Mundial. En este conflicto, los ejrcitos necesitaban organizar
una serie de procesos involucrados, tales como planificacin y control
del personal, materiales, alimentos; por lo que deban contar con algo
que les permitiera no slo dar ordenamiento a cada uno de estos
temas, sino tambin centralizarlo. Con este primer enfoque,
inicialmente militar los sistemas de informacin fueron
evolucionando para dar soporte a todo tipo de empresas en sus
necesidades de gestin cotidianas.

Hoy en da, los ERPs poseen un funcionamiento integrado, es decir, tiene un panel de acceso nico, el que
opera a travs de interfaces, sin embargo, poseen distintos mens modulares, razn por la que cuentan con
una base de datos nica y centralizada, la que contiene la totalidad de la informacin de la empresa.
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2.2 Propsito de los ERPs
El propsito de los ERPs dentro de las empresas, es apoyarlos a
travs del otorgamiento de respuesta a sus problemas, as como
un eficiente manejo de informacin que permita la toma de
decisiones.

Los ERPs pueden ser utilizados en todo tipo de empresas y su

seleccin depende de factores como el tamao de la empresa, el
tipo de empresa, procesos, recursos, etc. Sin embargo, dada su
complejidad y los costos asociados slo es posible que empresas
de gran tamao lo adquieran.

Bsicamente, un software de estas caractersticas ayuda a las empresas a realizar una administracin
adecuada de los distintos procesos que posean, a travs de la automatizacin de stos, as como al control de
todos los bienes que posee la organizacin (stock e inventario) o que realiza (flujos de trabajo).

Una empresa con un ERP posiblemente est en ventaja respecto a otra que
no disponga de un sistema de este tipo...
Por qu?

Porque a travs de este software la empresa automatiza su gestin, por ende posee un mayor control de lo
que hace y un ahorro de costes (eficiencia y eficacia). Dichos beneficios producidos por la implementacin de
un ERP hacen a las empresas ms competitivas, debido a que facilita la realizacin de acciones, como por
ejemplo rellenar un formulario en la pantalla y pulsar aceptar; con lo que automticamente llegar a toda la
empresa, frente a acciones manuales como rellenar un formulario en papel, lo que traera consigo el riesgo
de prdida en el envo, as como mayor trabajo asociado a la carga de la informacin.

Cabe mencionar que un ERP no slo sirve para realizar acciones especficas, sino que en general integra las
actividades de todos los departamentos de una compaa en una sola aplicacin, permitiendo modificar
datos, realizar consultas y generar informes rpidamente.
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2.3. Tipos de ERP
a. Generalistas
Los ERP generalistas, tambin llamados horizontales, es el tipo de software que sirve para la administracin
de cualquier empresa y tiene posibilidades de configuracin que permite personalizar la solucin para un
determinado caso.

b. Especializados
Los ERP especializados, tambin llamados sectoriales o verticales, intentan dar soluciones a sectores
especficos como la sanidad, la distribucin, los medios audiovisuales o la construccin por indicar varios
ejemplos. Da soluciones con un software especializado para determinada industria, y responde a necesidades
puntuales.

2.4 Estructura de los ERPs

Tal como ya se indic, la estructura de un sistema ERP es
modular, es decir, se encuentra dividido en partes
independientes, puesto que intenta organizar y vertebrar a
todos los departamentos de una compaa, razn por la que al
igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERPs
se organizan en mdulos (normalmente asociados a los
departamentos de la empresa).
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Los mdulos fundamentales de una empresa son:

CRM

Recursos
Finanzas
Humanos

Ventas

Compras Otros...

Logstica

a. Finanzas: mantiene la informacin de la tesorera de la empresa, financiacin (prstamos),

inversiones, contabilidad, etc.
b. Compras: mantiene la informacin y gestin de las compras (aprovisionamientos) de la empresa,
proveedores, etc.
c. Ventas: mantiene la informacin y gestin de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas, precios
de venta, etc.
d. Logstica: mantiene la informacin y gestin de los almacenes, stocks, transportes, etc.
e. Recursos humanos: mantiene la informacin y gestin del personal, nminas, categoras laborales,
horas extra, impuestos, etc.
f. CRM (Customer Relationship Management o Sistema de Gestin de Relaciones con Clientes): es un
subsistema que mantiene la informacin y gestin de las relaciones con clientes (datos, contratos,
etc.).
g. Otros: dependiendo del tamao y tipo de empresa se pueden ir aadiendo diferentes mdulos, entre
ellos destacan, gestin de proyectos, marketing, produccin y fabricacin, gestin documental,
Business Intelligence.
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2.5 Cmo elegir un ERP
Si bien es cierto que no todas las empresas tienen un ERP, s podemos decir que todas las medianas y grandes
empresas lo poseen (o algo similar a un ERP).

Al momento de elegir un ERP, los dilemas con los que se enfrenta una empresa son:

Lo cual conlleva gastos importantes de desarrollo y

Desarrollar un ERP propio?
mantenimiento de software.

O usar uno existente en el

Lo que permite ahorra costes
mercado?

Pero se adaptar plenamente a la realidad y filosofa de la empresa?

La tendencia en los ltimos aos, respecto al uso de los ERPs existentes en el mercado ha ido decantando,
quizs con mdulos adicionales desarrollados especficamente para la empresa, o adaptados para que se
ajusten a las necesidades especficas, no obstante lo anterior siguen existiendo muchas empresas que utilizan
ERPs de diseo interno.

Cuando la empresa ya ha elegido el ERP ms adecuado (ya sea por desarrollo propio, o de los existentes en el
mercado), un siguiente paso, no menos difcil, es implementar el ERP dentro de la empresa. Para ellos es
necesario considerar que un ERP tiene una forma de funcionar y una organizacin de datos a los que tendrn
que adaptarse tanto los empleados como los directivos de la compaa.

Para elegir el ERP ms adecuado para la empresa, se deben tener en cuenta diversos factores, entre ellos
destacan:

Grado de especializacin: No es lo mismo un laboratorio farmacutico

que una cadena de supermercados, por ejemplo.
Tamao: No es lo mismo tener 50 empleados que 50.000.
Escalabilidad del ERP: Si ser posible que el software se adapte a la
previsin de crecimiento que tiene la empresa.
Seguridad: No es lo mismo una empresa de gestin de centrales
nucleares que una envasadora de hortalizas.
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Segn estudios realizados, se estima que un 10% de los proyectos de implementacin de un ERP no llegan a
buen trmino por distintas dificultades: el mal uso que le dan los empleados, por errores en el diseo, por
presentar fallas en las interfaces, etc. Uno de los fracasos ms conocido fue el de la multinacional Nike, que
no slo gast decenas de millones de dlares en desarrollar un ERP, sino que su implantacin fue un desastre
con nefastas consecuencias econmicas, hasta que decidieron tomar la opcin de desistir del cambio y
abandonarlo.

2.6 Lenguajes de Programacin en los ERP

De manera general, sabemos que los lenguajes de programacin ms utilizados en los ERP son ABAP
(lenguaje propio de la empresa SAP), Java y lenguajes .NET como C#, adems de los lenguajes propios de
desarrollos web cuando se trata de aplicaciones web.

Sin embargo, no existe informacin especfica sobre el lenguaje en que estn desarrollados. A continuacin
veremos algunas caractersticas que explican esta situacin.

a. Caja Negra
La comparacin con una caja negra nace a partir de que se sabe lo
que hace el software, pero no cmo lo hace internamente. Todo esto,
dado que los sistemas se instalan, se inicializan y se pueden comenzar a
utilizar (introducir facturas, realizar apuntes contables, extraer informes
de situacin, etc.), sin necesidad de realizar mayores modificaciones o
adecuaciones.

En el caso de requerirse, deben solicitarse de forma especfica a la

empresa que realiza la implementacin, de tal forma que estos cambios
se aadan a la funcionalidad requerida, sin embargo, cualquier trabajo adicional a la implementacin tendr
asociado un costo adicional, el que debe quedar plasmado en un contrato de mantenimiento que suele ir
incluido en el propio proyecto de implantacin de un ERP.

a. Diseado a la medida
Tambin es muy frecuente que en el rea de Sistemas de la empresa se disee un producto a la medida, el
que considera cada uno de los requerimientos especficos de la empresa, considerando que el soporte se
realizar al interior de la misma, por ende el apoyo tcnico estar disponible en todo momento. La situacin
antes mencionada suele ocurrir en empresas medianas o grandes, donde existe un pequeo o gran
departamento de informtica.

Si la empresa es una compaa cuyos procesos de negocios son muy cambiantes o varan mucho a corto-
mediano plazo, es importante que el ERP elegido tenga consideradas frmulas de adaptacin fciles, de
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manera de invadir lo menos posible el funcionamiento del sistema, evitando potenciales errores o
inconsistencias en la informacin.

b. Cdigo abierto
El mercado ofrece algunos ERPs open source (cdigo abierto) los cuales permiten
que cualquier persona con conocimientos informticos puede modificar el software.
Estos software son gratuitos en teora, puesto que lo que es gratis realmente son las
licencias del software, la implantacin del mismo, es decir los servicios de
consultora no son gratuitos; razn por la que disponer del software puede no ser
til si no sabemos cmo implantarlo, configurarlo y hacerlo funcionar.

c. Pago por uso

Aquellos software que asocian pago por uso, implican que se adquiere un ERP, al cual se accede va web, y se
paga por tiempo utilizado o por nmero de usuarios. Esto es recomendable para empresas pequeas o
medianas, por el ahorro de costes en cuanto a mantenimiento y hardware, pues la empresa no maneja estos
factores.

Sin embargo, los datos de la empresa quedan almacenados por un tercero al estar
en la nube (e-cloud), lo cual puede tener riesgos de seguridad.

Para palear este inminente riesgo, las mismas empresas que ofrecen estos
servicios, mantienen copias de seguridad y acceso a datos con securizacin y
encriptado, lo que hace que en general estos sistemas puedan calificarse como
seguros.

IMPORTANTE

El lenguaje de programacin resulta fundamental si se elige al final la opcin de desarrollar un ERP propio y desde
cero. En caso contrario, es necesario preguntarse si deseamos que sea va web o no, considerando el acceso que
ser necesario o la ubicacin desde donde tendremos que acceder.

Por ejemplo, si necesitamos acceder a los datos de forma remota desde mltiples puntos, la respuesta es que
necesitamos tecnologa web; por el contrario, si se trabaja en una oficina todo el tiempo, y en sta se realizan
todas las operaciones, lo adecuado es no contar con un acceso va web.
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2.7. Roles de usuarios
La primera mirada para definir los roles de usuarios en la empresa es
analizando la estructura jerrquica y funcional de sta, es decir, analizar
su organigrama.

En la mayora de las empresas existen muchos departamentos cuyos

usuarios comparten actividades, funcionalidades, responsabilidades y
niveles de seguridad, tales como: compras, ventas, produccin,
contabilidad, financiero, almacn, etc.

Normalmente los roles se segmentan de dicha forma, asignando a los usuarios de cada
departamento un rol comn, por ejemplo se define un rol de comprador, el que posee las
atribuciones correspondientes, y se asigna a quienes realizan esa actividad al interior de la
empresa.

Usuarios Rol Comn

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El responsable de cada departamento puede tener un rol superior, con una capacidad de
interaccin y anlisis con el ERP de nivel superior, tales como acceso a otras pantallas, manipulacin
de datos de configuracin o sensibles, visibilidad para ciertos datos, etc. Por ejemplo, un jefe del rea
de compras tendr la atribucin de autorizar las compras realizadas por los empleados. Cabe
mencionar que la direccin y los responsables de reas ms amplias que las circunscritas a un solo
departamento poseeran roles de mayor nivel.

Responsable: Rol superior

Esta estructura no siempre es vlida, pues en ocasiones se dispone de personal multitarea, que
ejerce funciones ms transversales entre los distintos departamentos, caso en el cual a esos
usuarios se les concede diversos roles, aunque ello puede ocasionar algn tipo de conflicto entre s,
o en determinados ERP, si el usuario es mono-rol, se realiza mediante la configuracin de un nuevo
rol que combina varios de ellos.

Obviamente, los roles, deberan ser previamente consensuados entre el consultor y el interlocutor
vlido en la empresa cliente, debiendo someterse a validaciones y revisiones asociadas a la adecuada
segregacin de funciones, lo cual ayuda a la empresa a organizar de mejor forma sus procesos.

Personal Multirarea: Diversos roles

Entonces, podemos decir que basta estudiar el organigrama de una empresa para que se deduzcan los roles
necesarios. El nmero de columnas puede variar en funcin de las reas funcionales de cada empresa, tanto
incrementarse como decrecer.
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Por ejemplo

Configuracin por roles de los usuarios de una empresa, las leyendas indicaran lo siguiente:

: Rol de usuario
: Rol de responsable rea
: Rol de administrador, accesos mximos

Usuario/Rol Ventas Compras Produccin Almacn Contable Financiero

Usuario 1
Usuario 2
Usuario 3
Usuario 4
Usuario 5
Usuario 6
Usuario 7
Usuario 8

Admin

Por supuesto, el nivel de detalle de esta matriz puede ampliarse, aunque algo bsico como lo anterior es
suficiente para muchas empresas y es el primer paso para una configuracin ms compleja en el futuro:

Desglose de cada columna en base a si se le autoriza al usuario a: aadir, editar o borrar registros.
Acciones admitidas y/o restringidas por formulario y/o tabla.
Permisos para determinados tipos de transacciones.

3. Cierre
Qu aprend?
Durante este mdulo han conocido qu es un ERP y cules son sus principales caractersticas asociadas,
pudiendo identificar claramente cul es la naturaleza de stos y por qu se genera la necesidad de contar con
ellos, es decir, para qu sirven los sistemas integrados.

Adems han podido observar la estructura bsica de todo ERP y el funcionamiento e interrelacin que genera
en las distintas reas de la empresa.
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Desafos
Es necesario promover, en todos los niveles de la organizacin, una predisposicin al cambio de los procesos
de negocio y su operativa. Esto significa en muchos casos, un cambio en la cultura empresarial existente, lo
cual slo ser posible si todo el personal est implicado, pudiendo obtener resultados ptimos.

Cliente y proveedor deben colaborar estrechamente no slo para automatizar los procesos existentes, sino
para redisearlos, eliminarlos, mejorarlos, permitiendo de este modo un mayor aprovechamiento de las
funcionalidades aportadas por el nuevo Software.

Hay que buscar que los procesos verticales sean sustituidos por horizontales, en los que la informacin sea
visible por todos los implicados y que se mejore la rapidez, servicio, calidad e innovacin.

El cliente debe comunicar al consultor las particularidades de su negocio. El consultor aporta el conocimiento
operativo del Software y debe traspasarlo al cliente. Esta sinergia debe concluir en un rediseo de los
procesos de negocio que busque el mximo aprovechamiento del ERP.

El cliente debe tener claro qu quiere mejorar, cunto y en qu plazo. El consultor debe ayudar a que la
simbiosis Software/Cliente d el mximo beneficio o ROI.

APORTE A TU FORMACIN

El objetivo fundamental de este mdulo fue presentar a los estudiantes la importancia en la integracin de cada
uno de los procesos existentes en las empresas, de manera de poder optimizarlos y hacerlos eficientes en su
funcionamiento, mediante la utilizacin de las herramientas disponibles en el mercado que son beneficiosas para
la toma de decisiones de cualquier negocio.
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Bibliografa

Obligatoria
Manual de SAP R/3. Bilioteca SAP Mc Graw Hill. Osborne - McGraw-Hill, 2000. 889 pginas.

Utilizacin del Sistema SAP R/3. Raquel Hijon Neira. Universidad Pontificia Comillas, 2006.

Los Sistemas ERP en la prctica. Jose Vicente Tomas Miquel. Universidad Politecnico de Valencia. 2009.

Complementaria
Como Implantar un ERP. Adolfo Blum( E-book)

Fundamentos Organizativos de los sistemas integrados de Gestin (ERP). Salavdor Bueno Avila. Ed.
Universitario.

Software ERP: El nuevo gran hermano de las organizaciones ( E-Book). Pablo Iacub.