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ARQUITETOEXPERT.

COM

GUIA DA
PRODUTIVIDADE

ARQ|EXP
Paulo R. Mezzomo

Licenciado para Thais Fontenele - 07860731797 - Protegido por Eduzz.com


1:30h Segundo estatsticas, essa a
mdia de tempo desperdiado

a2h
pelas pessoas durante o horrio
de trabalho, a cada dia.

So at 10h por semana. Por


ms, so 40h! Isso corresponde
a 25% do tempo "trabalhado".

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O que voc faria com duas horas livres a mais por dia?

+2 HORAS
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Dez horas livres a mais por semana?

+10 HORAS
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Para que voc tenha motivaopararealmente colocar em prtica as dicas deste guia, pense
bem nas perguntas acima e anote no papel o que voc faria.

Duas horas a mais por dia de tempo livre uma meta altamente vivel se voc levar o que
falaremos aqui a srio e comprometer-se com a produtividade em alto nvel.

Escreva o que vai fazer com esse tempo extra. Vai dedicar pra sua famlia, praticar um hobby,
estudar, praticar um esporte? Por que voc precisa ser mais produtivo?

Descreva o seu propsito em palavras, por escrito. Ser a sua motivao.

+HORAS
Encontre a sua motivao!
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Agora vire a folha em que voc escreveu e anote no versoqual o preo voc est
disposto a pagar para alcanar esse objetivo. O que voc vai sacrificar e deixar de lado?
Vai investir tempo no final de semana, vai deixar de ver a sua novela, vai aprender a usar
um software diferente, contratar um funcionrio novo, pedir desculpas a algum?

Pense no esforo que voc se prope a realmente fazer para alcanar maior
produtividade e ter ento mais horas livres para aproveitar mais o seu tempo.

Ter clareza do que voc quer e de que preo est disposto a pagar essencial para fazer
esse desafio ser verdadeiro e no apenas fogo de palha. Vamos nessa?

DISCIPLINA
Achar que vamos conquistar algo a troco de nada
um pensamento infantil.
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GERENCIANDO
OTEMPO

Uma breve filosofada sobre o tempo...

Gerenciamento detempo no existe. O tempo flui independente da


nossa vontade. O que podemos administrar a nossa energia ao longo
do tempo. Devemos deixar de viver tanto no passado, pois isso gera
nostalgia, depresso. Tambm no podemos viver apenas no futuro,
pois isso gera ansiedade. O momento presente a unica coisa que
realmente temos. O futuro ainda no existe, e o passado so apenas
memrias. Voc s tem o seu presente.

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REATIVIDADE
ZERO
Cerca de 80% dos problemas de produtividade provm de pequenas decises
tomadas no dia a dia de forma equivocada.

Atender o telefone no momento errado, mudar a agenda para resolver o


problema de outra pessoa, abrir a caixa de e-mailsenquanto est fazendo
alguma tarefa suae ento parar a tarefa que estava fazendo para poder
responder o e-mail (que provavelmente s serve para agilizar a agenda de
quem o enviou para voc)...

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REATIVIDADE
ZERO
Pequenas decises que se acumulam, quebram o seu fluxo de trabalho e
formam um efeito cumulativo, como uma bola de neve que comea a rolar na
segunda-feira de manh e vai aumentando com o passar da semana. A seu
tempo fica totalmente desordenado, como uma nuvem de coisas a fazer
perdidas no espao.

Seja mais ATIVO e menos REATIVO. Ser ativo fazer as coisas e tomar suas
atitudes e decises de acordo com o SEU planejamento, de acordo com a
SUA agenda, e no de acordo com a agenda dos outros.
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Segundo o Autor do best-seller "A nica
Coisa" (TheOneThing), o americano Gary
Keller, temos que separar nosso tempo em
trs blocos: um para produzir, um para
planejar, e outro para os momentos de lazer e
descanso. Ele tambm defende, bem como
outros gurus da produtividade, o foco em uma
nica coisa por vez.

UMA COISA DE
CADA VEZ
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Num sentido macro, no queira abraar o mundo e se
envolver em diversos projetos que paream promissores.
Saber escolher tambm saber dizer no a algumas
oportunidades.

Num sentido micro, evite o multitarefa, querendo fazer


vrias atividades ao mesmo tempo durante o dia. Foque
em uma coisa por vez.

CADA ESCOLHA
UMA RENNCIA
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O DIA
PRODUTIVO
Segundo Tim Ferriss,famosoautor de materiais
sobre aproveitamento do tempo,voc deve ter
apenas um ou no mximo dois objetivos principais Mark Twain segue uma linha parecida e
no dia, e faz-los antes de tudo, logo pela manh, afirmaque, se a primeira coisa que faz
quando sua energia e motivao esto mais de manh engolir um sapo vivo, pode
frescas. Sem distraes, antes de ler e-mails ou avanar pelo resto do dia com a noo
qualquer outra coisa. de que o mais difcil j foi resolvido.

Aps resolver as coisas principais, a sim voc Isto significa simplesmente que deve
parte para as demais tarefas, mais corriqueiras. fazer a sua tarefa mais importante
(geralmente a mais difcil) em primeiro
lugar.
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OCUPADO
IMPRODUTIVO
Ser ocupado no quer dizer que voc produtivo. No
confunda movimento com evoluo. A maioria das
pessoas que muito ocupada, na verdade tem a
produtividade muito baixa.

Osegredo de ter mais tempo para fazer as coisas bem


feitas, fazer menos coisas, com maior concentrao.

Definauma breve lista de coisas a fazer e tambm


uma lista de coisas para NO fazer. Fazer menos o
segredo para se fazer melhor.

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DEFININDO
PRIORIDADES
Para te ajudar na difcil tarefa de
analisar quais so as coisas mais
importantes para voc, Tim Ferriss
elaborou um conjunto de perguntas,
denominadas de Exerccio do Ataque
Cardaco, que auxiliam na deciso de
quais tarefas so prioritrias:

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DEFININDO
PRIORIDADES
- Se voc tivesse um ataque cardaco e s
pudesse trabalhar duas horas por dia, quais
coisas voc faria?

- Se voc tivesse um segundo ataque e s


pudesse trabalhar duas horas por semana, o
que faria nessas horas de trabalho?

- Se tivesse que eliminar 4/5 das atividades


que consomem seu tempo, o que removeria?

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DEFININDO
PRIORIDADES
- Quais so as 3 principais atividades que uso
para preencher o tempo para me sentir como
se estivesse sendo produtivo, mas na verdade
so apenas enrolao? E-mails, telefonemas,
conversas, redes sociais, etc!

Deixe-as para depois de resolver as coisas


realmente importantes e que te levam aos
seus objetivos. Se no forem fazer diferena
para voc na busca de cumprir suas metas,
elimine-as.
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PRESSA
INIMIGA
Pressa no produtividade. Fazer as coisas com
pressa acaba gerando necessidade de retrabalhos,
atrasando ainda mais as atividades.

Muitas vezes fazemos algo com pressa pois


dizemos que no temos tempo, mas depois sempre
arranjamos um tempo pra refazer o trabalho que
ficou mal feito, por ter sido realizado s pressas.

Pressa gera angstia, ansiedade e cortisol no


sangue.

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Como as fundaes de um edifcio, o
corpo fsico a base de todas as

ABASE nossas capacidades, inclusive


intelectuais. O corpo a casa da mente.

Temos que mant-lo hidratado,


Antes de pensar em aplicativos, descansado e bem alimentado. Beba
ferramentas e tcnicas para pelo menos 1,5 litro de gua por dia,
aumentar nossa produtividade, mantenha um plano nutricional com
temos que estar com o corpo so. acompanhamento profissional, pratique
exerccios fsicos e durma no mnimo 7
a 8 horas por noite.

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Esse assunto soa muito clich, um papo
batido que voc j ouviu mil vezes...

ABASE Mas voc pratica isso de verdade?

Se pratica, parabns. Se ainda no


pratica, tente pelo menos fazer isso
Antes de pensar em aplicativos,
durante um ms, com afinco e disciplina.
ferramentas e tcnicas para
aumentar nossa produtividade, Depois venha me contar a diferena
temos que estar com o corpo so. brutal que sentiu na sua disposio e
bem-estar geral. Ento poderemos
conversar sobre produtividade.

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LIBERANDO
ESPAO MENTAL
Libere espao mental para possibilitar mais criatividade.

Deixe de absorver coisas inteis, assistir noticirios que no


agregam em nada, ler pginas policiais e coisas do tipo.

No tente guardar informaes em demasia na sua cabea.


Para guardar informaes importantes, use seu computador,
seu celular, ou at melhor, os bons e velhos papel e caneta.

Reserve para a sua mente a tarefa de criar e desenvolver


pensamentos produtivos e teis, e no torne ela um depsito
de tranqueiras.
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LIBERANDO
ESPAO MENTAL
Tire todos os seus afazeres da cabea e
coloque no papel, para descarregar a mente.

Joo Fernandes, criador do mtodo TAE de


produtividade, recomenda despejar tudo em
uma lista, tudo mesmo: coisas pessoais,
profissionais, eventos sociais... Tanto os
compromissos cotidianos (em uma folha)
como as tarefas mais pontuais e agendadas,
como a entrega de um projeto no dia X (em
outra folha, ou no verso da anterior).

Deixe sua mente livre e leve para desenvolver


solues eter ideias criativas.
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SEM SURPRESAS
Evite ser pego de surpresa no dia a dia.

Tenha planejamento e rotina claros para evitar


imprevistos, pois isso gera estresse e prejudica o
seu desempenho fsico e mental.

Quando est tendo diariamente uma sobrecarga


mental, voc acaba rendendo menos, fica
distrado, de mau humor, dorme mal, no se
importa com os problemas dos outros...

Isso atrapalha seu trabalho, seus relacionamentos,


sua qualidade de vida.

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PLANEJAMENTO
PESSOAL
No adianta produtividade sem planejamento.

Ser mais produtivo em fazer coisas erradas no faz sentido.


S o far chegar mais rpido no lugar errado.

Planeje para chegar de um ponto A a um ponto B da melhor


forma possvel, atravs de uma estratgia.

Necessitamos um objetivo, para ento desenvolver tcnicas


para ser mais produtivos em cumprir a estratgia
desenvolvida para alcan-lo.
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TUDO
PLA
NEJ
FOCO
AME NA EXECUO
NTO O mais importante
terum bom planejamento
TUDO e saber execut-loda forma correta.

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O SEU SONHO
Defina um objetivo bem especfico a ser alcanado a cada ano, que vamos
chamar aqui de sonho. Esse seu sonho anual deve ser alinhado com
sonhos de longo prazo, que voc deve definir para 5 e 10 anos adiante.

Eu sugiro no mximo 03 sonhos por ano, sendo que 01 deles o principal,


o foco das suas aes neste ano.

Agora pegue aquela sua lista que voc fez anteriormente, onde voc
descarregou todas as suas tarefas, atividades, afazeres cotidianos,
planos, etc. e tire dessa lista TUDO o que NO vai te ajudar a alcanar
esses sonhos.

S mantenha na lista e faa as coisas que vo te levar at o seu sonho,


seu foco. Leve isto a srio.

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O SEU SONHO
Como disse antes, os seus sonhos anuais devem ser definidos a
partir do seus sonhos maiores, de longo prazo (5e10 anos).

E a partir de seus sonhos anuais, organize seu planejamento do


ano, com 01 a 03 objetivos a serem alcanados por ms
(alinhados com o sonho anual).

De acordo com os seus objetivos mensais, organize os objetivos


semanais e ento as 02 metas dirias, das quais falamos l no
incio desse guia, a serem feitas logo no incio do dia.

Uma coisa leva a outra. O efeito composto poderoso. Sugiro ler


o livro The Compound Effect, de Daren Hardy.

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TCNICAS E
TTICAS
Manter uma Rotina Produtiva imprescindvel.

Assim como voc faz em seus projetos, projete tambm o seu estilo de
vida. Tenha controle do seu dia.

COMO?

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TCNICAS E
TTICAS
So 03 as premissas bsicas:

1-Antecipao: preciso saber com antecedncia o que eu vou fazer amanh e at mesmo
no dia seguinte. Permitirquesua conscincia se prepare.Isso evita que voctenha
surpresas e fique sempre sendo reativo ao invs de proativo. Voc quem constri a sua
agenda, e tem domnio sobre ela. Portanto, usufrua disso para o seu benefcio.

2-Previsibilidade de longo prazo:ter uma boa ideia do que vai ocorrer durante o ano.
Tenha um planejamento anual detalhado, mesmo que ele possa ser alterado no perodo.

3 -Interrupo zero: Quando voc interrompido, "perde ofio da meada" etem que
comear de novo o que estava fazendo, e isso geramuita perda de energia e tempo. Isso
diz respeito ao "estado de fluxo" ou "flow", do qual falaremos a seguir.
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ESTADO
DE
FLUXO

Voc j esteve totalmente concentrado em um


trabalho? J executou alguma tarefa com a
sensao de que a coisa fluiu naturalmente?
Esta percepo chama-se Estado de Flow.
Em bom portugus, Estado de Fluxo.

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FLOW Criada pelo psiclogo Mihaly Csikszentmihalyi,
a Teoria do Flow diz que ele um estado
mental atingido quando se est totalmente
envolvido em uma atividade. Flow, que do
ingls significa fluxo, uma condio de foco
absoluto que torna qualquer atividade
espontnea e produtiva.

Em suas pesquisas, Mihaly entrevistou diversas


pessoas com profisses, caractersticas e culturas
diferentes, e percebeu que existem elementos
comuns que indicam como atingir este estado de
foco absoluto: envolvimento completo no que se faz,
sensao de estar fora da realidade, clareza interna

FLUXO
sobre o que e como fazer, sensao de serenidade e
motivao.
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DICAS PARA
ATINGIR

A ALTA
PERFORMANCE
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DICA #1
Para atingir a alta performance.

DICA 01 - Para entrar no estado de fluxo, preciso se resguardar, criando um ambiente


propcio. Portanto, organize sua rotina em "Blocos Produtivos". Eles devem ser 50-10-60-30.
Ou seja, voc deve ter 50 minutos de foco total, com interrupo zero, e ento 10 minutos de
descanso. Depois, mais 60 minutos de foco total, seguidos de 30 minutos de descanso.

Proteja seus blocos produtivos com todas as foras. Eles so prioridade. Avise seus colegas
de trabalho para no ser interrompido. Se h pessoas trabalhando no mesmo ambiente, a dica
que dou : coloque fones de ouvido, mesmo se no estiver ouvindo nada neles. Isso inibe os
outros de falarem com voc.

Eduque clientes a no entrarem em contato nos seus horrios de bloco produtivo. No abra
e-mails, facebook, whatsapp, etc. Coloque o celular no silencioso ou deixe com a secretria.
Estamos falando de levar a coisa a srio e entrar no seu estado de concentrao e
produtividade mxima.

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Se voc comear as 8h, por exemplo, quando for 10:30h voc j vai ter resolvido as principais
coisas que voc tinha planejado para o dia. Esquea aquela histria de trabalhar das 8h s
18h. Trabalhe o mnimo que precisar para alcanar os resultados do dia. Defina qual horrio
comea e termina cada turno do seu dia. Ns, profissionais liberais, temos essa liberdade.

Um exemplo: Ana acorda s 6:30h, toma caf, pratica exerccios fsicos, comea seu bloco
produtivo s 8h e vai at s 10:30h. Das 10:30h ao meio dia elacheca e-mails, faz ligaes,
reunies ou qualquer outra atividade pendente e que lhe exija menos do que as atividades do
bloco produtivo.

Ento ela almoa e medita, das 12 s 14h. Das 14hs 16:30h, mais um bloco produtivo. Aps
esse horrio, dependendo do dia, ela resolve uma ou outra coisa mais corriqueira ou pontual
do trabalho, talvez uma urgncia que surgiu no dia. Ou ento vai para casa passar o tempo
com seus filhos.

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DICA 02 - Agrupe tarefas similares para fazer
todas de uma vez.

Exemplo: tem que ir pra rua resolver alguma


coisa? Junte tudo o que tem pra fazer na rua
e faa em uma s ida.

Precisa fazer algo no computador? Rena


todas as tarefas possveis a resolver no
computador naquela mesma leva. Isso evita
perda de tempo. Voc pode tirar um dia
inteiro para visitar todas as obras em
andamento. Dessa forma voc encara todos
os monstros de uma vez s, e vai preparado
psicologicamente.

DICA #2
Para atingir a alta performance.
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DICA 03 - No dia anterior, revise tudo o que tem a fazer no dia seguinte. Alm disso, vamos mais a
fundo:esteja sempre 15 dias a frente.

Faa e revise o seu planejamento todas as semanas nas sexta-feiras, ao fim do seu bloco produtivo
da tarde. Projete e planeje no s a semana seguinte, mas tambm a subsequente, antecipando
assim 15 dias de produo.

Seu crebro j fica preparado, pois j visualizou mentalmente o que tem para fazer. Pode parecer
bobagem ou exagero, mas funciona. Evita desgastes.

No deixe a reunio de planejamento semanal para a segunda-feira, pois isso j atrasa tudo e faz a
semana comear arrastada.O ideal planejar j na sexta anterior, para j comear a segunda
toda. E no esquea de monitoraro andamento dos planos anteriores, para rever e adequar o que
for preciso de acordo com as circunstncias que se apresentarem com o andar da carruagem.

DICA #3
Para atingir a alta performance.
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DICA 04- Deadline antecipada em 48h.

Sempre programe suas entregas e


apresentaes para dois dias antes da
real data da entrega.

E assuma a data antecipada como


sendo a verdadeira.

Desta forma voc cria um senso de


urgncia e uma margem de segurana
para evitar imprevistos.

DICA #4
Para atingir a alta performance.
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VALE A PENA
ESTUDAR
Deixo aqui alguns tpicos e tcnicas diferentes
que valem a pena ser aprofundados por voc, que
deseja aumentar sua produtividade. Avalie cada
qual e tire suas prprias concluses:

- O Princpio de Pareto
- Lei de Parkinson
- Tcnica Pomodoro
- GTD (Getting Things Done)
- Timebox
-Two minute rule
-Zen To Done (ZTD)
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VALE A PENA
BAIXAR
Agora alguns aplicativos interessantes que
valem a pena ser baixados e testados:

- Evernote - Toggl Time Tracker


- Trello - Any.do
- IFTTT - Get Shit Done
- Asana - CARROT To-Do
- G Task - Life Time Alarm Clock
- Tasks - Pocket
- Google Keep - Clear
- WorkFlowy
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OBRIGADO!

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