Pgo2 Planeacion Estrategica

SITEMA INTEGRADO DE GESTION
PROCESO: GESTION ORGANIZACIONAL

CODIGO:
TITULO: PLANEACION ESTRAGICA PGO2
JOSE MARIA VARGAS MOTA
INGENIERO CIVIL
01 Diciembre del REVISION:
NIT. 19.252.119 - 8
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ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
ANDREA RODRIGUEZ HERNAN DARIO VARGAS JOSE MARIA VARGAS MOTTA
CARGO:
CARGO: CARGO:
GERENTE
COORDINADOR HSEQ SUB GERENTE
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
1. Objetivos
Implementar una metodologa apropiada a la realidad institucional para formular, desarrollar,

implementar y evaluar la Planeacin Estratgica de JMVM., teniendo en cuenta todos los actores
que intervienen en la prestacin de los servicios, con un enfoque de mejoramiento continuo.
2. Alcance
El presente modelo incluye la metodologa y herramientas para la formulacin,

divulgacin y evaluacin de la planeacin estratgica para toda la organizacin,
identificando los responsables de la misma.
3. REFERENCIAS
Manual del Sistema Integrado de Gestin de JOSE MARIA VARGAS

MOTTA
Norma ISO 9001
Norma OHSAS 18001
Norma ISO 14001
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4. RESPONSABILIDADES
1.1 GERENCIA
La Gerencia es responsable de cumplir el presente procedimiento.

Planificar la revisin del Sistema integrado de gestin de Jose Maria
Vargas Motta.
Revisar la planeacin estratgica de Jose Maria Vargas Motta.
Asegurarse de la conveniencia, adecuacin y eficacia continua del
sistema integrado de gestin.
5. CONTEN IDO.
1.2 METODOLOGA PARA LA FORMULACIN ESTRATGICA
Descripcin General del Modelo
La formulacin estratgica se inicia con la etapa de preparacin para la

planeacin estratgica, en la cual se realiza:
Bsqueda de los insumos necesarios para la definicin de la planeacin

estratgica.
Integracin del equipo planificador.
Capacitacin del equipo planificador.
Posterior a la etapa de planeacin general se contina con el diagnstico

institucional lo cual considera un anlisis del contexto internacional, nacional y
local analizando las variables de globalizacin, Tecnolgico, Econmicos, Polticos,
Sociales y Geogrficos y Demogrficos, seguido de la elaboracin de un anlisis
interno donde se tendrn en cuenta factores como historicidad, cultura
organizacional, pertenencia del personal, desarrollo de aprendizajes capacidad de
aprender, creatividad, cultura de calidad, reactividad, complejidad,
interdependencia, capacidad directiva, produccin de servicios (indicadores),
cumplimiento de las metas del plan de desarrollo, capacidad tecnolgica,
capacidad talento humano, capacidad competitiva, lealtad y satisfaccin del
Cliente, capacidad financiera, factores de riesgo e infraestructura.
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Este anlisis permite la evaluacin y ajuste del direccionamiento estratgico y del

Sistema de Gestin de la Organizacin lo cual favorece la adaptacin empresarial
a las exigencias de entorno. Dentro del anlisis tambin se tuvo en cuenta la
responsabilidad social de JMVM con sus contratistas, Proveedores y Medio
Ambiente, las personas de la organizacin y su familia, la comunidad en general y
el Estado, como los clientes fundamentales de la Empresa, el desarrollo de
potencialidades humanas en su personal, aportar al mejoramiento de la calidad
de vida de la comunidad del rea de influencia y generar la estabilidad econmica
que permita su sostenibilidad en el tiempo.
Del anlisis realizado se identifican cules de estos aspectos son fortalezas y

cules debilidades organizacionales en el mbito interno y cules son amenazas u
oportunidades en el mbito externo. La calificacin y ponderacin de estos
factores por su criticidad llevados a la matriz interna - externa (MIME), la cual
identifica la orientacin estratgica de la Empresa, mientras que el anlisis de la
competitividad de la organizacin frente al crecimiento del sector, apoyando la
decisin de la orientacin estratgica global. El cruce de los factores crticos
internos y externos valorados anteriormente y analizados por medio de la Matriz
DOFA permite la identificacin de las estrategias de los procesos.
Una vez definidas las estrategias de los procesos se formulan los proyectos del
plan de desarrollo los cuales se traducen en planes de accin. El plan de accin
define el objetivo, meta, actividades, responsables y recursos necesarios.
Anualmente, los planes de accin son revisados y formulados por la Gerencia y
alineados a los planes estratgicos por proceso, en los cuales se desglosan las
actividades del plan de accin en tareas y se articulan con las oportunidades de
mejoramiento priorizadas para la vigencia, posteriormente se define un
cronograma, se establecen responsables, recursos necesarios para su ejecucin,
indicadores de monitoreo y se identifican potenciales barreras para la
implementacin, con sus respectivos puntos de control.
Trimestralmente se realiza la evaluacin de la planeacin estratgica

organizacional por medio de las reuniones gerenciales y se toman los correctivos
a que hubiese lugar. A continuacin se presenta el esquema grfico del modelo
de planeacin estratgica de JMVM.
Grafica 1. Modelo de Planeacin Estratgica.
MODELO DE PLANEACIN ESTRATGICA

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EJECUCIN
EJECUCIN DE
DE EVALUACIN
EVALUACIN
DIAGNOSTICO DE MASSEQ Y
ESTRATGIAS
ESTRATGIAS Y MEJORA
MEJORA
PROYECTOS E INGENIERIA S.A.S.
Planeacin
Planeacin estratgica
estratgica
ANALISIS Valores
Valores yy principios
principios
ANALISIS DEL
DEL Identificacin
CONTEXTO
CONTEXTO
Misin
Misin
amenazas
NACIONAL
NACIONAL EE Visin
Visin
INTERNACIONA
INTERNACIONA Objetivos
Objetivos estratgicos
estratgicos
LL Estructura
Estructura funcional
funcional
Polticas
Polticas Generales
Generales yy
Especificas
Especificas
EVALUACIN
Identificacin
EVALUACIN DE
DE
PROVEEDORES oportunidade
PROVEEDORES
s
Plan
Plan dede desarrollo
desarrollo
IDENTIFICACIN Proyectos
Proyectos
IDENTIFICACIN
NECESIDADES
NECESIDADES C.C.
Plan
Plan de
de accin
accin
Anlisis
Anlisis Externo
Externo
EXTERNO
EXTERNO Direccionamiento
Direccionamiento
Gestin
Gestin HSEQ
HSEQ
Gestin
Gestin Estratgica
Estratgica
RES
INDI
RES
INDI
NIT
MO
OR
CO
DO
CA
NIT
MO
OR
CO
DO
CA
Gestin
Gestin Comercial
EO
Comercial
EO
N
N
ESTUDIO
ESTUDIO DE
DE Explotacin
Explotacin yy Cargue
Cargue
MERCADEO
MERCADEO Evaluacin
Evaluacin del
del anlisis
anlisis interno
interno yy Planta
Planta yy Proceso
Proceso
Externo
Externo Gestin
Gestin Financiera
Financiera
Gestin
Gestin Administrativa
Administrativa yy del
del
talento
talento Humano
Humano
REVISIN
GERENCIAL
Anlisis
Anlisis Interno
Interno
REFERENCIACI Identificacin
N
fortalezas
Planes
Planes estratgicos
estratgicos por
por proceso
proceso
IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN
NECESIDADES Comits
Comits Gerenciales
Gerenciales
NECESIDADES
CLIENTE Planes
Planes de
de mejora
mejora
CLIENTE INTERNO
INTERNO
Identificaci
n
debilidades
Planes Operativos Anuales

Consolidacin de insumos para el diagnstico estratgico
Con el propsito de facilitar la labor del equipo que conducir el proceso de

planeacin estratgica, corresponde a los miembros del comit Directivo la
responsabilidad de recolectar y consolidar los insumos necesarios para la
realizacin de un diagnstico estratgico preciso y consistente y de organizar la
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logstica para que el proceso de planeacin pueda transcurrir de manera armnica

y productiva. En efecto, sera paradjico que de un proceso de planeacin se diga
que est mal planificado.
Para el efecto, y con una anticipacin no inferior a 4 meses, con respecto al inicio
del proceso de planeacin estratgica, los miembros del Comit estratgico
verificarn la existencia y disponibilidad de los productos requeridos para el
proceso.
Los productos o insumos considerados como claves para el proceso de planeacin

estratgica incluyen, pero no se limitan, a los siguientes componentes:
Evaluacin y anlisis de resultados del plan de desarrollo Estrategico del perodo

anterior.
Informes sobre las necesidades y expectativas de los Clientes (Ver Mapa de

Procesos), obtenidas mediante encuestas de satisfaccin.
Informes sobre las necesidades y expectativas de los trabajadores directos y por

outsourcing, obtenidas mediante encuesta de clima organizacional y encuesta a
terceros.
Informes sobre las necesidades y expectativas de los clientes corporativos

obtenidas por encuestas a clientes, proveedores y entidades de control.
Anlisis DOFA por procesos y/o servicios.
Informes de satisfaccin de las partes interesadas.
Informe de revisin anual de prioridades de planes y los resultados de las

mediciones de la calidad de los servicios.
Resultado, anlisis, conclusiones de los informes de gestin (auditoras Internas).
Informes de auditoras externas realizadas por las diferentes entes

gubernamentales o entes certificadores.
Otra informacin adicional que pueda considerarse relevante sobre el factor

externo: contexto nacional e internacional de las variables sociales, demogrficas,
econmicas, polticas y tecnolgicas, entre otras.
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Estos productos de entrada en el Mapa de Procesos sern cuidadosamente

revisados, validados, y organizados, a fin de extraer la informacin significativa en
la cual se fundamentar el diagnstico estratgico.
Integracin del Equipo Planificador
Antes de emprender la formulacin de la plataforma estratgica de JMVM, debe

definir los equipos que harn parte del proceso, para asegurar con ello la
integridad. Habitualmente, el equipo planificador estar integrado por:
Un miembro de la Junta de Socios.

Gerente
Lider de Proyectos ingeniero Residente.
Jefe Administrativa y Financiera
Jefe Talento Humano.
Coordinador de HSEQ
Lderes o coordinadores de los procesos
Podrn participar como invitados otros grupos o personas, dependiendo del

contexto y necesidades de la organizacion al momento de la planeacin.
Capacitacin del Equipo Planificador
Una vez identificados los miembros del equipo planificador, JMVM, debe
emprender, con ellos y para ellos, un proceso de capacitacin que permita
fortalecer sus competencias con respecto al tema de planeacin estratgica y el
modelo de planeacin estratgica organizacional. Esto permitir unificar criterios
entre los miembros del grupo y lograr una participacin activa y contribuyente en
el anlisis de la informacin y la formulacin estratgica empresarial. Por
consiguiente, la capacitacin incluir, como mnimo, los siguientes temas:
Fundamentacin Conceptual.
Tipos de direccionamiento estratgico.
Modelo de planeacin estratgica de JMVM
Instrumentos de Trabajo.
Revisin Y Anlisis de la Informacin
Posterior a la formacin en competencia de planeacin y a la unificacin de

criterios el equipo planificador realiza la revisin de la informacin relevante para
la formulacin estratgica del periodo, la cual incluye:
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Anlisis del Contexto Externo:
Anlisis del crecimiento econmico del pas en el contexto de la globalizacin:

comportamiento de la inflacin, tasas de inters y sus expectativas, IPC general,
UPC y expectativas de ajuste, tasa de desempleo y proyecciones, costo de la
mano de obra, productividad, poltica industrial, estmulos del gobierno a las
empresas, situacin de la inversin nacional y extranjera, barreras arancelarias,
entre otras.
Sobre las variables sociales debe estudiar los siguientes factores: clima social del
pas y rea de influencia, mercado laboral, perfil demogrfico con sus cambios y
expectativas, poblacin con NBI, ndice de escolaridad, ndice de desnutricin,
ndice de pobreza general y por regiones o ciudades, entre otros factores.
En cuanto se refiere a variables de tecnologa se debe analizar factores tales

como: procesos y mtodos de produccin, sistemas de informacin y de
comunicaciones, apoyo de las instituciones a la investigacin y el desarrollo,
conocimientos cientficos y tcnicos, desarrollo cientfico, tecnolgico e
informtico, infraestructura.
Se debe realizar un anlisis de mercado potencial y competitividad en el sector.
Ls variables poltico-legales tienen una gran importancia en Colombia, y sobre

todo en nuestra empresa, por cuanto son de una gran movilidad dada la situacin
compleja de gobernabilidad y de normatividad que presenta el pas. Algunos de
los factores que debe analizarse son: la situacin poltica actual, la poltica
econmica y fiscal, la legislacin laboral y de riesgos laborales.
Los planes estratgicos nacional, departamental y municipal, as como los planes,

programas, proyectos y polticas especficas en el sector, las emanadas del
Ministerio de trabajo, Ministerio de Minas y Energia, de la Direccin Nacional de
Planeacin o de otros organismos competentes.
Anlisis del Contexto Interno:
Resultados de los Indicadores que integran la Matriz de Indicadores HSEQ de

JMVM
Informe gerencial, Revision por la Direccion, que da cuenta del desempeo de los
procesos y el nivel de implementacin del Sistema Integral de Gestin.
Informacin relevante extractada de los Informes de auditoras internas y
externas realizadas en la JMVM, de las encuestas a clientes internos y externos y
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de otros productos recolectados durante la etapa de preparacin para la

planeacin.
Informes de ventas, produccin, costos y utilidades por centro de costos.
Cadena de valor y estructura de la empresa.
Historicidad y Cultura organizacional.
Capacidad Directiva y del Talento Humano.
Capacidad tecnolgica y de sistemas informticos.
Capacidad Competitiva y Financiera.
Niveles de satisfaccin de las partes interesadas.
Consolidacin del Diagnstico Estratgico
Una vez que el equipo planificador tiene claro el modelo de planeacin estratgica
de la institucin y est enterado de las principales variables internas y externas
que configuran el entorno estratgico, se da inicio a la construccin del
diagnstico estratgico.
El diagnstico estratgico comienza con la elaboracin de un resumen sobre la

historia de MASSEQ PROYECTOS E INGENIERIA S.A.S., y sobre los resultados del
plan estratgico anterior, como punto de partida para garantizar la continuidad
poltica Integral.
El segundo paso consiste en la evaluacin y anlisis de resultados del plan de

desarrollo organizacional del perodo anterior:
Objetivos y metas alcanzadas.

Objetivos y metas no alcanzadas.
Causas de no cumplimiento.
El tercer paso consiste en la revisin sistemtica de la informacin

correspondiente a las variables internas y externas.
Estos insumos permitirn la clasificacin de la informacin en cuatro grandes

grupos:
Aspectos Positivos de Carcter Interno: Fortalezas.

Aspectos Negativos de Carcter Interno: Debilidades.
Aspectos Positivos de Carcter Externo: Oportunidades.
Aspectos Negativos de Carcter Externo: Amenazas.
Esta clasificacin permitira avanzar hacia la siguiente etapa: el anlisis

estratgico.
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Anlisis Estratgico
La etapa de anlisis estratgico inicia con la presentacin de informacin

relevante por la Gerencia, y el Grupo de Planeacin la recopilacin y el
anlisis realizado durante los meses previos, y concluye con la clasificacin
de los datos como Debilidades, Oportunidades, Fortalezas o Amenazas.
La informacin sustentada se vierte en un primer formato denominado

Matriz de Evaluacin Factores Externos MEFE y la Matriz de Evaluacin
Factores Internos MEFI las cual se presentan a continuacin en la tabla 1 y
2.
Tabla 1. Matriz de Evaluacin de Factores Externos (MEFE)
Variables
Entorno
Amenazas Oportunidades
Entorno Jurdico,

Poltico y Normativo
Entorno Ambiental y

geogrfico
Entorno Tecnolgico
Entorno Social
Entorno econmico
Tabla 2. Matriz de Evaluacin de Factores Internos (MEFI)
Variables
Entorno
Debilidades Fortalezas
Entorno Directivo
Entorno Financiero
Entorno Tecnolgico
Entorno Competitivo

o Mercadeo
Entorno Talento

Humano
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Entorno
Comunicacin e
Informacin
Para un mayor aprovechamiento de este instrumento se procede de la siguiente

manera:
Se listan en cada casilla no ms de 5 factores por cada Entorno.

Se ponderan los factores crticos por su importancia relativa, asignando un valor a
cada uno.
Se clasifican los componentes del FACTOR EXTERNO e INTERNO en:
Probabilidad de
Ocurrencia
1 Largo Plazo
Mediano
2 Plazo
3 Corto Plazo

Factibilidad
1 Baja
2 Media
3 Alta

Impacto
1 Baja
2 Media
3 Alta
Mediante el uso de las Tablas 3 y 4 se lleva a cabo la evaluacin estratgica del

factor externo y del factor interno, respectivamente. Para este efecto se
multiplica el valor ponderado por la clasificacin asignada y se obtienen los
totales de cada factor por separado (Externo e Interno).
Tabla 3. Evaluacin Estratgica del Factor Externo

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IMP
Proba FACTI
ACT
bilidad BILID
O
Ocurre AD
FACTOR ncia
3- Pon
ES 3-
Alta der
ENTORNO DETER 3- Alta
2- aci
MINANT corto 2-
Me n
ES 2- Medi
dia
medio a
1-
1- 1-
Baj
Largo baja
a
AMENAZAS / OPORTUNIDADES
Entorno
Jurdico,

Poltico y
Normativo
Entorno

Ambiental
Entorno

Tecnolgico
Entorno

Social
Entorno

Econmico
Pro
me
dio

INDICE
0
MEFE
Tabla 4. Evaluacin estratgica del factor interno
Probabilidad
FACTIBILI
Ocurrencia
FACTORES
ENTORNO DETERMINAN 3-
3-corto
TES 2-
2-medio
1- baja
1- Largo
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DEBILIDADES / FORTALEZAS
Entorno Directivo
Entorno Financiero
Entorno Tecnolgico
Entorno Competitivo o Mercadeo
Entorno Administrativo
Entorno Talento Humano

INDICE MEFI 0
Posteriormente, los totales obtenidos en la evaluacin estratgica del factor

externo y del factor interno, deben integrarse en la Matriz de Evaluaciones de
Factores Determinantes la cual permitir ubicar a JMVM., en uno de 9 cuadrantes,
como se aprecia en el Grfico 2.
La matriz es una tcnica analtica sencilla que facilita el cruce de dos dimensiones
claves: los resultados totales ponderados de factores internos colocados en el eje
de la X y los resultados totales ponderados de factores externos llevados al eje de
la Y. Segn el cuadrante en el cual quede ubicada JMVM, , se podr afirmar que la
institucin se encuentra localizada en una de las siguientes regiones estratgicas,
la cual determina el enfoque o carcter predominante que tendr la estrategia
global que debe adoptar la institucin, y que se constituye en el primer
componente de la plataforma estratgica. La organizacin que se localice en las
regiones I, II, IV estn en condiciones favorables y sus estrategias tendran como
meta un mayor crecimiento y desarrollo de servicios.
Grafico 2. Evaluacin de Factores determinantes

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Adicionalmente este resultado debe correlacionarse con la matriz de estrategia

global la cual analiza la competitividad de la Empresa frente al crecimiento del
sector, como se describe en el siguiente numeral.
Formulacin o Actualizacin de la Plataforma Estratgica
A partir del anlisis estratgico de JMVM , se procede a formular o revisar su

Plataforma Estratgica, la cual est conformada, en principio, por los siguientes
elementos:
Estrategia global de JMVM

Misin y visin.
Valores o principios.
Otros componentes de la plataforma estratgica.
Mapa de procesos.
Se analizan a continuacin estos componentes y los aspectos claves que se deben

tener en cuenta para su formulacin.
Estrategia Global de JMVM

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La formulacin de la estrategia global, constituye un enorme esfuerzo de sntesis

que consiste en resumir, en un solo prrafo, el enfoque que guiar las actuaciones
de la organizacin durante el perodo correspondiente al plan estratgico.
La estrategia debe empezar con un verbo en infinitivo, por cuanto se constituye

en el gran objetivo de la organizacion durante el perodo. La estrategia global
debe ser consistente con la situacin general de la empresa al momento del
diagnstico estratgico. En efecto, una entidad con fuertes debilidades y
amenazas probablemente formular una estrategia de tipo defensivo, mientras
que si la situacin es contraria; esto es, con grandes oportunidades y fortalezas,
la estrategia global tender a ser de crecimiento y aprovechamiento.
Para el efecto, se debe consultar la matriz de regiones estratgicas anteriormente

formulada, y decidir la estrategia con base en los siguientes lineamientos:
REGIN: I II IV: Si los resultados de la evaluacin de los factores crticos se

ubican en esta regin, la estrategia global debe ser de crecimiento y desarrollo:
mayor penetracin, mayor desarrollo de servicios, creacin de alianzas, entre
otros.
REGIN: III V VII: Si los resultados de la evaluacin de los factores crticos se

ubican en esta regin, la estrategia debe ser de mantenimiento, consolidacin y
resistencia: identificar y controlar costos de no calidad, polticas de austeridad en
el gasto, fortalecimiento cauteloso de servicios claves.
REGIN: VI VIII IX: Si los resultados de la evaluacin de los factores crticos se

ubican en esta regin, la estrategia debe ser defensiva, de reingeniera o de
cambio: reduccin agresiva de costos y activos, cambios rpidos y drsticos para
garantizar la supervivencia de la organizacion.
Misin
Cada organizacin es nica porque sus principios, sus valores, su visin, la

filosofa de sus dueos, los colaboradores y los grupos con los que interactan en
el mercado son para todos diferentes. Esta diferencia se refleja precisamente en
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la definicin, en el propsito de la organizacin, el cual se operacionaliza en la

visin.
La misin es, entonces, la formulacin de los propsitos de una organizacin que

la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus
productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de estos
propsitos.
Visin
Es la capacidad de la organizacin de ver ms all en el tiempo y en el espacio.

Es una meta a largo plazo para tener muy claro a donde se quiere llegar en el
trmino de duracin del plan estratgico o plan de desarrollo institucional.
En la formulacin de la visin se debe considerar: A. El espacio, referido al

escenario prospectivo del sistema social con sus caractersticas de historicidad,
complejidad, fragmentacin, incertidumbre y dependencia y, B. El tiempo
proyectado para incentivar a la fuerza social que planifica.
La Visin debe representar un horizonte exigente pero alcanzable, fundamentada

en las posibilidades corporativas, orientada a ser competitiva en la prestacin de
servicios de su competencia y teniendo en cuenta que de ella surge la orientacin
para los proyectos especficos.
En la elaboracin o actualizacin de la visin se debe tener presente que, ms all

de la retrica, su contenido debe ser evaluable de manera objetiva.
Un aspecto importante en la actualizacin de la visin es la revisin sobre el

grado de logro de la visin anterior, y en este sentido es muy importante contar
con indicadores que permitan determinar si efectivamente se cumpli, y con el
concepto de los clientes internos y externos y dems agentes involucrados,
quienes en ltimo trmino dirn si la institucin lleg o no a donde lo haba
propuesto en su anterior plan.
Mapa de Procesos
Posterior al anlisis estratgicoJMVM realiza una revisin del mapa de

procesos, para garantizar que se ajuste a los requerimientos de la empresa
y procede a introducir los correctivos a que haya lugar.
Formulacin de las Estrategias Funcionales

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Al llegar a este momento del proceso se tendr entonces claridad sobre la

posicin competitiva de JMVM., , expresada en su estrategia global, sobre la
plataforma estratgica que orientar el perodo de 1 ao de gestin, y sobre el
enfoque predominante que deben tener las estrategias especficas que se
adoptarn.
Para la formulacin de las estrategias funcionales se utiliza la matriz DOFA, en la

cual se cruzan las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas identificadas
como factores crticos de xito en el anlisis interno externo, convirtindose en
elemento encadenador de la plataforma estratgica.
Tabla 5. Matriz DOFA - Formulacin de Directrices Estratgicas
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

1. 1.
2. 2.
ANLISIS 3. 3.
INTERNO 4. 4.
5. 5.

ANLISIS
EXTERNO
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS (F-0) ESTRATEGIAS (D-O)
(O)
1. Cmo utilizar las Cmo superar las
2. fortalezas para debilidades para
3. aprovechar las aprovechar las
4. Oportunidades? oportunidades?
5.
ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS DE
OFENSIVAS ADAPTACIN
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS (F-A) ESTRATEGIAS (D-A)
1. Cmo utilizar las Cmo superar las
2. fortalezas para debilidades para
3. hacer frente a las hacer frente a las
4. amenazas? amenazas?
5.
ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS DE
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DEFENSIVAS SUPERVIVENCIA
Para el efecto, se aplicar la siguiente metodologa:
Se enuncian, en las casillas correspondientes, las oportunidades, amenazas,

fortalezas y debilidades consideradas en las tablas 3 y 4.
Se cruzan para generar los cuatro tipos de directrices estratgicas: FO (Fortaleza -

Oportunidad), FA (Fortaleza - Amenaza), DO (Debilidad - Oportunidad), DA
(Debilidad - Amenaza).
Las directrices estratgicas as obtenidas, sern un insumo fundamental para la

formulacin de los proyectos estratgicos y del plan estratgico, los cuales se
abordan a continuacin.
Formulacin del Plan Estratgico
Cuando una Empresa como MASSEQ PROYECTOS E INGENIERIA S.A.S., formula un

plan estratgico, este plan necesariamente debe estar alineado con la visin y
misin que le sirven de marco, y as mismo en los valores o creencias que
generan la motivacin e inspiracin a todas las personas que conforman sus
cuadros directivos y operativos.
Para el efecto, se parte de las lneas estratgicas registradas en los 4 cuadrantes

de la matriz DOFA, las cuales deben concretarse en objetivos estratgicos que
permitan expresar de forma clara a toda la organizacin qu se quiere lograr, el
cmo y para qu lograrlo. Estos objetivos a su vez se deben concretar en metas
estratgicas que son los resultados o fines esperados por toda la organizacin
una vez termine el perodo de formulacin del plan y as poder evaluar los
resultados obtenidos.
Para el efecto, se realizar un MAPA DE PROCESOS, estableciendo de las

perspectivas a abordar el objetivo estratgico respectivo:
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Tabla 6. Planilla para formulacin de objetivos por cada perspectiva estratgica
PERSPECTIVA OBJETIVO ESTRATGICO

A. CRECIMIENTO Y
1
APRENDIZAJE
B. PROCESOS INTERNOS 1
C. RESULTADOS CLIENTES 1
D. RESULTADOS
1
FINANCIEROS
Formulacin de Proyectos para las Estrategias
Cuando se tienen definidos las lneas estratgicas y los objetivos estratgicos, se

proceder a diligenciar el formato Para Seguimiento y Evaluacin del Plan
Estratgico Ver Anexo, en el formato el grupo planificador debe:
Formular los proyectos que se ejecutarn.

Realizar la articulacin de la lnea estratgica y los proyectos
Establecer las metas de cada lnea estratgica en relacin con los proyectos y
define indicadores que permitan monitorear la eficacia en su implementacin
Establecer los planes de accin identificando:
Iniciativas propuestas.
Descripcin de las iniciativas.
Actividades a desarrollar en cada lnea de accin para asegurar la ejecucin del
proyecto.
Identifica los productos esperados.
Define plazos para la ejecucin de las acciones.
Define responsable de la ejecucin de las acciones.
Desarrollo de Planes Operativos
La formulacin y elaboracin de los planes de accin le permite a cada rea y/o

proceso, contar con una valiosa herramienta de planeacin para los prximos
aos que direccione el desempeo del proceso al logro de los objetivos y metas
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institucionales. Cada proceso anualmente con base en los planes de accin

definidos en la planeacin estratgica institucional y las oportunidades priorizadas
a partir del seguimiento de los planes organizacionales y la revisin del
desempeo de los procesos, hace la formulacin del plan estratgico de proceso.
El Plan Operativo Estratgico es la manera de concretar y bajar al terreno

operativo los objetivos, estrategias y metas formuladas, para dar respuesta a las
preguntas de: qu, quin, cundo, cmo, dnde y cunto. En desarrollo del Plan
Operativo Estratgico se proyectarn los ajustes organizacionales necesarios para
garantizar la exitosa ejecucin de los mismos.
En este contexto se considerarn:
Planeacin del Recurso Humano en cuanto a cantidades y perfiles.

Planeacin de los Recursos Fsicos: adecuaciones locativas, adquisicin de
tecnologa.
Planeacin de recursos financieros requeridos para la ejecucin de las
actividades.
Planeacin de los Recursos Informticos: necesidades de adecuacin del
sistema de informacin (puntos de red, cableado, equipos, programas,
licencias, entre otros).
Adicionalmente toda la planeacin organizacional se ajusta a la planeacin

estratgica aplicable a la vigencia, entre lo cual se considera:
Presupuesto Aprobado.
Plan de inversin anual.
Plan de compras.
Plan de comunicaciones informativo y organizacional.
Plan de mantenimiento.
Plan de bienestar social e incentivos.
Plan de emergencias.
Plan de formacin.
Plan de induccin, re induccin y entrenamiento.
SEGUIMIENTO A LA PLANEACIN ESTRATGICA
Para que la planeacin estratgica institucional y los planes operativos anuales

que de l se derivan conduzcan a los resultados esperados, resulta indispensable
monitorearlos de manera peridica y sistemtica, a fin de identificar
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tempranamente los posibles desfases en su ejecucin e introducir los correctivos

necesarios de manera oportuna. En este captulo se describen los mecanismos y
herramientas adoptados por JMVM para monitorear la ejecucin de sus planes.
Utilizacin de los Sistemas de Informacin
Los sistemas de informacin cumplen tres objetivos bsicos dentro de una

organizacin:
Automatizacin de procesos operativos.

Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.
Instrumentos para el Seguimiento y Evaluacin del Plan
Para lograr un sistema de evaluacin del Plan que cumpla con el propsito de
verificar y validar la correcta orientacin de objetivos y metas hacia las grandes
directrices y estrategias de JMVM, , a la vez que permita hacer seguimiento a la
integralidad del Plan, se define la estructura tcnica del plan y su sistema de
evaluacin, en donde se puede observar que se presentan dos niveles de
evaluacin, el Nivel Estratgico, que evala el cumplimiento de los objetivos y
metas estratgicas del Plan y el Nivel Operativo que hace seguimiento a la
planeacin de las diferentes reas, expresada en sus planes operativos
estratgicos anuales y que evala el cumplimiento de los objetivos y metas
operativas.
La responsabilidad de la evaluacin en el nivel estratgico estar en la alta

direccin y se realizar de forma trimestral en dos instancias: Gerencia y HSEQ
de JMVM, y para ello se utilizar la Matriz de Indicadores de Gestion Estrategica
HSSEQ.
La evaluacin y control contempla el anlisis y verificacin del nivel de

cumplimiento de las metas y objetivos estratgicos. En caso que no se cumplan
dichos objetivos y metas, se proceder analizar, de acuerdo a las mismas
directrices cuando se realiza el plan:
Objetivos y metas alcanzadas.

Objetivos y metas no alcanzadas.
Causas de no cumplimiento.
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En este orden de ideas, se procede con la inmediata retroalimentacin. En efecto,

de acuerdo con el resultado, se proceder a adoptar las medidas respectivas,
siguiendo el ciclo PHVA.
Nivel Estratgico: Matriz de indicadores de Gestion Estrategica HSSEQ
El Cuadro de Mando Estratgico HSEQ es una adaptacin que propone JMVM

para evaluar el plan acorde con el enfoque de evaluacin del Balanced
Scorecard (BSC) analizando los resultados en cuatro perspectivas, partiendo de
la perspectiva de aprendizaje y organizacin del talento humano, siguiendo con la
perspectiva de procesos, continuando con las perspectiva financiera y de clientes,
para alinear toda la unidad del negocio en torno a la Visin organizacional
propuesta de largo plazo. Este enfoque tiene la particularidad de que permite la
evaluacin del plan siguiendo las cuatro reas de procesos claves de una
organizacin lo cual involucra estructura, proceso y resultado.
Nivel Operativo: Plan de Cumplimiento de Objetivos Integrales
El Cuadro de Mando Estratgico HSEQ es un instrumento de evaluacin que

alinea estratgicamente los planes operativos de las reas de planeacin con la
Visin-Misin y el direccionamiento estratgico de JMVM. La estructura del cuadro
permite observar los objetivos operativos de las reas que apuntaron con sus
actividades, proyectos y programas a un objetivo estratgico de una directriz
estratgica. Este cuadro permite hacer la evaluacin cualitativa y cuantitativa de
los objetivos y metas por medio de una matriz de ponderacin de las directrices y
de los objetivos.
5. GESTION DEL RIESGO
La gestin de riesgos es la integracin de un grupo de competencias

administrativas y gerenciales, que incorpora la aplicacin sistemtica de
polticas, procedimientos, mediciones y controles para identificar riesgos
potenciales y disminuir su impacto sobre JOSE MARIA VARGAS MOTTA, esto se
identifica y se controla con el procedimiento gestin del riesgo
6. DOCUMENTOS
7.
FGO16 Contextualizacin de la organizacin.
FG134 Gestin del riesgo.
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8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DE
CAMBIO
No. EMISION
0 01/12/2017 Creacin del documento

Pgo2 Planeacion Estrategica

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SITEMA INTEGRADO DE GESTION

PROCESO: GESTION ORGANIZACIONAL

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Implementar una metodologa apropiada a la realidad institucional para formular, desarrollar,

El presente modelo incluye la metodologa y herramientas para la formulacin,

Manual del Sistema Integrado de Gestin de JOSE MARIA VARGAS

La Gerencia es responsable de cumplir el presente procedimiento.

1.2 METODOLOGA PARA LA FORMULACIN ESTRATGICA

Descripcin General del Modelo

La formulacin estratgica se inicia con la etapa de preparacin para la

Bsqueda de los insumos necesarios para la definicin de la planeacin

Posterior a la etapa de planeacin general se contina con el diagnstico

Este anlisis permite la evaluacin y ajuste del direccionamiento estratgico y del

Del anlisis realizado se identifican cules de estos aspectos son fortalezas y

Trimestralmente se realiza la evaluacin de la planeacin estratgica

Grafica 1. Modelo de Planeacin Estratgica.

MODELO DE PLANEACIN ESTRATGICA

Planes Operativos Anuales

Con el propsito de facilitar la labor del equipo que conducir el proceso de

logstica para que el proceso de planeacin pueda transcurrir de manera armnica

Los productos o insumos considerados como claves para el proceso de planeacin

Evaluacin y anlisis de resultados del plan de desarrollo Estrategico del perodo

Informes sobre las necesidades y expectativas de los Clientes (Ver Mapa de

Informes sobre las necesidades y expectativas de los trabajadores directos y por

Informes sobre las necesidades y expectativas de los clientes corporativos

Anlisis DOFA por procesos y/o servicios.

Informes de satisfaccin de las partes interesadas.

Informe de revisin anual de prioridades de planes y los resultados de las

Resultado, anlisis, conclusiones de los informes de gestin (auditoras Internas).

Informes de auditoras externas realizadas por las diferentes entes

Otra informacin adicional que pueda considerarse relevante sobre el factor

Estos productos de entrada en el Mapa de Procesos sern cuidadosamente

Integracin del Equipo Planificador

Antes de emprender la formulacin de la plataforma estratgica de JMVM, debe

Un miembro de la Junta de Socios.

Podrn participar como invitados otros grupos o personas, dependiendo del

Capacitacin del Equipo Planificador

Revisin Y Anlisis de la Informacin

Posterior a la formacin en competencia de planeacin y a la unificacin de

Anlisis del Contexto Externo:

Anlisis del crecimiento econmico del pas en el contexto de la globalizacin:

En cuanto se refiere a variables de tecnologa se debe analizar factores tales

Se debe realizar un anlisis de mercado potencial y competitividad en el sector.

Ls variables poltico-legales tienen una gran importancia en Colombia, y sobre

Los planes estratgicos nacional, departamental y municipal, as como los planes,

Anlisis del Contexto Interno:

Resultados de los Indicadores que integran la Matriz de Indicadores HSEQ de

de otros productos recolectados durante la etapa de preparacin para la

Consolidacin del Diagnstico Estratgico

El diagnstico estratgico comienza con la elaboracin de un resumen sobre la

El segundo paso consiste en la evaluacin y anlisis de resultados del plan de

Objetivos y metas alcanzadas.

El tercer paso consiste en la revisin sistemtica de la informacin

Estos insumos permitirn la clasificacin de la informacin en cuatro grandes

Aspectos Positivos de Carcter Interno: Fortalezas.

Esta clasificacin permitira avanzar hacia la siguiente etapa: el anlisis

La etapa de anlisis estratgico inicia con la presentacin de informacin

La informacin sustentada se vierte en un primer formato denominado

Tabla 1. Matriz de Evaluacin de Factores Externos (MEFE)

Tabla 2. Matriz de Evaluacin de Factores Internos (MEFI)

Para un mayor aprovechamiento de este instrumento se procede de la siguiente

Se listan en cada casilla no ms de 5 factores por cada Entorno.

Mediante el uso de las Tablas 3 y 4 se lleva a cabo la evaluacin estratgica del