26/11/2017

EAP Desenhando e detalhando o escopo do meu projeto

Entrevista GRH Coletar informaes

Definir atividades
Elaborar e divulgar
Coletar informaes
questionrio AE

Levantar Analisar
procedimentos procedimentos
Consultar
procedimentos chave
Entrevista KM e AE Analisar informaes
GPP

Funes e
atividades AE
Diviso
Procedimento
Montagem
por reas
Formatao
Reviso

Aprovao
Virtual
Divulgar o GPP Verses
Fisca

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Aluno - Pricila Yessayan Matrcula - 91701260
Modalidade - Esp. em Gesto Estrat. de Negcios Disciplina - Planej. e Gesto de Projetos
Professor - Jorge Ramn DAcosta Rivera Data - 26/11/2017

Dicionrio de EAPs
1. GPP, Guia de Processos Padronizados, ir auxiliar as Assistentes Executivas (AE) a
entender melhor os procedimentos no qual esto envolvidas. Para elabor-lo, sero
necessrias as seguintes aes:

1.1. Definir atividades definir quais so as atividades e funes comum a todas AE;

1.1.1. Entrevista GRH entrevista com o Gestor Responsvel no Recursos

Humanos (GRH) sobre como o Recursos Humanos (RH) define as
funes e atividades das AE no momento da contratao;

a. Coletar informaes - Escrever um texto explanando a funo da AE

e listando as atividades comuns a todas elas;

1.1.2. Elaborar e divulgar o questionrio AE com base nas informaes

adquiridas no item 1.1 e seus subitens, dever ser formulado um
questionrio simples para avaliar quais atividades realmente so comuns
a todas. A divulgao do questionrio ser feita pelos mailings list interno.
O questionrio dever ficar disponvel por duas semanas;

a. Coletar as informaes - novamente dever ser feita uma anlise,

desta vez com o auxlio de grficos para definir quais os
procedimentos comuns a todas assistentes. Reescrever o texto
mencionado no item 1.1.1.a acima com base nessas novas
informaes;

1.2. Consultar procedimentos chave - mapear apenas os procedimentos em que as AE

esto envolvidas;

1.2.1. Levantar procedimentos pesquisar na Intranet os procedimentos

existentes;

a. Analisar procedimentos verificar qual o papel das AE nesses

procedimentos. Caso os procedimentos encontrados no possuam
fluxogramas elabor-los;

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1.2.2. Entrevista KM e AE entrevistar e/ou fazer um questionrio com Membros

Chaves de Cada rea (KM) e/ou departamento e com as AE que esto a
mais de 5 anos no escritrio;

a. Analisar informaes comparar os procedimentos analisados

anteriormente com as respostas do KM e das AE. Elaborar textos
explanando o papel da AE em cada procedimento. Atualizar o
fluxograma caso seja necessrio;

1.3. Montagem - organizar as informaes coletadas e elaboradas em um nico

documento;

1.3.1. Diviso o GPP dever possuir um sumrio separando os assuntos por:

a. Funes e atividades AE texto descritivo, de no mximo uma lauda,

sobre as funes das AE, seus deveres e obrigaes e as
expectativas do escritrio sobre cada uma delas. Lista das atividades
mais comuns entre as assistentes.

b. Procedimento por reas Dividido por reas, cada procedimento

dever conter um texto, de um pargrafo, descrevendo o
procedimento em questo, seu objetivo, as partes interessadas e as
excees que possam ocorrer, alm de definir o papel da AE. O
Fluxograma dever seguir a descrio do procedimento ilustrando-o.

1.3.2. Formatao o documento dever obedecer s regras da ABNT utilizando

fonte Arial ou Times New Roman, tamanho 11 ou 12, espaamento
entre linhas de 1,5, deslocamento na primeira linha de 1,25, tamanho
da folha A4, margens superior e esquerda 3 cm e inferior e direita 2
cm, a no ser que haja um outro padro estabelecido pelo escritrio;

1.4. Reviso: solicitar a ajuda das AE, dos KM e do GRH para revisar o GPP. Fazer as
alteraes recomendadas por eles.

1.5. Aprovao apresentar o GPP ao BMC, entregar uma via impressa a cada
membro como tambm disponibilizar as verses virtuais;

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Modalidade - Esp. em Gesto Estrat. de Negcios Disciplina - Planej. e Gesto de Projetos
Professor - Jorge Ramn DAcosta Rivera Data - 26/11/2017

1.6. Divulgar o GPP:

1.6.1. Verses:

a. Virtual: Apresentao em PowerPoint, verso resumida apenas com

alguns pontos e fluxogramas e PDF, verso completa com hyperlinks
para facilitar a busca;

Intranet disponibilizar as verses em PowerPoint e em PDF na

Intranet da empresa;

E-mail elaborar um e-mail junto Comunicao para divulgar

o GPP, encaminh-lo a todos colaboradores;

Apresentao colocar-se a disposio de apresentar o GPP

aos colaboradores.

b. Fsica - ser impresso apenas para a aprovao do Business

Management Council (BMC). Quem quiser cpias dever solicitar
previamente e depender da disponibilidade dos materiais
mencionados abaixo para que no haja custo:

Pasta fichrio com divisrias;

Papel couch A4;

Impresso colorida.

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