PROCEDIMIENTO

FP 17 PR 01
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OBJETIVO
Definir la forma de gestionar la informacin documentada del Sistema de Gestin de Calidad de
INEFOP

ALCANCE
Este procedimiento se aplica a la informacin documentada:
a) requerida por ISO 9001:2015 y
b) determinada por INEFOP como necesaria para la eficacia del SGC (por ejemplo: documentacin
de origen externo). Por tanto, la informacin documentada (en los formatos y medios de
comunicacin que corresponda) se refiere a:
El sistema de Gestin de la Calidad (manual de gestin), incluyendo los procesos
relacionados (procesos documentados)
Informacin creada con el fin de que la organizacin funcione (procedimientos, instructivos,
protocolos, especificaciones, etc.)
Informacin que controlar de origen externo
Evidencia de los resultados obtenidos (registros)

RESPONSABLES
Analista en Gestin de la Calidad y Mejora Continua

DESCRIPCION

1. Creacin y Actualizacin:
Nivel de documentacin Elementos de gestin
Identificacin y descripcin Formato Medios de Elaboracin Revisin Aprobacin
comunicacin

Manual de Gestin Cdigo (MG 01) y nombre Word/ PDF Intranet Analista en Gestin de la Analista en Gestin de Responsable
Calidad y Mejora Continua la Calidad y Mejora del Proceso, o
Procesos Cdigo (FP X, donde x es n Word/ PDF Intranet Analista en Gestin de la Continua, Responsable Secretario
correlativo 1,2,3) y nombre Calidad y Mejora Continua y del Proceso o Ejecutivo o
Responsable del Proceso Secretario Ejecutivo Consejo
Procedimientos Cdigo (PR X. Y) donde x.es el Word/ PDF Intranet Analista en Gestin de la Directivo
nmero de proceso e Y el nmero Calidad y Mejora Continua y
de procedimiento) funcionario o responsable del
Instructivos Cdigo (IT X. Y) donde x.es el Word/ PDF Intranet proceso asociado
nmero de proceso e Y el nmero
de procedimiento)
Especificaciones Nombre Word / PDF Intranet Analista en Gestin de la
(compras de bienes y/o Calidad y Mejora Continua y
servicios) Responsable del Proceso
asociado a la especificacin
Protocolos Cdigo (PT X, Y) donde x es el Analista en Gestin de la
nmero de proceso e Y el nmero Calidad y Mejora Continua y
de protocolo responsable del proceso
asociado
Registros Por su nombre. Los registros Word, Excel En su formato a Formato: elabora la Analista en Analista en Gestin de Responsable
estn referenciados en los los involucrados Gestin de la Calidad y Mejora la Calidad y Mejora del Proceso o
procesos, procedimientos o en Intranet, Continua y comunica al Continua, Responsable Secretario
instructivos que los requieren Biblioratos, etc. responsable del proceso del Proceso, Ejecutivo
para dar evidencia de los asociado o viceversa cuando
resultados obtenidos corresponda
Documentacin externa Nombre El generado por la En su formato a -- -- --
Cuando aplique: edicin, fecha fuente que elabora los involucrados
de creacin, etc. el doc. ext. en Intranet

Nota: Cuando existan documentos que no se identifican directa y nicamente con un proceso su
codificacin ser S.I.G (Sistema Integrado de Gestin) y la referencia al documento y nmero.
Ejemplo: S.I.G.- PR 01 // S.I.G.- IT 01, etc.
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2. Control de la informacin documentada

Nivel de Elementos de gestin

documentacin
Disponibilidad/ Proteccin Distribucin, Recuperacin Almacenamiento y Control de Retencin Eliminacin
punto de uso acceso conservacin cambios
Manual de Gestin Intranet Acceso Intranet Plan de Sharepoint En el campo Se retienen En la carpeta obsoletos
Uso: solo lectura como solo mantenimiento Modificaciones hasta el (que es vista
todo el personal lectura Cambios: (respaldo respecto de la prximo nicamente por la
Intranet (PDF) solo informtico) edicin anterior cambio de Analista en Gestin de
permitidos a edicin la Calidad y Mejora
la Analista en requerido Continua)
Procesos Gestin de la
Procedimientos Calidad y
Mejora
Instructivos Continua
Protocolos
Especificaciones En el mbito de Acceso
operacin del como solo
proceso lectura
respectivo
Registros En el mbito de Medio En el mbito Para los Servidor (medio No aplica Para los Destruccin:
operacin del electrnico: de operacin registros en electrnico) registros Para los registros del
proceso plan de del proceso medios Medio papel: En el electrnicos un SGC se eliminarn a
respectivo respaldo respectivo electrnicos: mbito de ciclo de mejora los 3 aos
Medio papel: Plan de operacin del (3 aos) Para los registros de
aplicando mantenimiento proceso Nota: registros los procesos centrales,
las buenas (respaldo respectivo, medio de llamadas se mantienen sin ser
prcticas de informtico) papel: aplicando telefnicas 10 eliminados durante 3
cuidado de los cuidado de aos aos, excepto registros
dao, dao, perdida, contables (ajustarse a
perdida, deterioro: normativa)
deterioro

3. Documentos y registros

La informacin documentada que establece como se opera el Sistema de Gestin de la Calidad es

la que figura en Intranet, en la carpeta Gestin de Calidad, sus carpetas y subcarpetas.
Los registros que dan evidencia de los resultados estn detallados en los procesos y son
responsabilidad de cada responsable de proceso.

4. Documentos externos: (Ver detalle de Cumplimiento Legal)

Documentacin externa al SGC

Cdigo Denominacin N edicin / Fecha Distribucin / punto de uso
Ej. S/cod Norma ISO 9001 2015 2015 Intranet (Gestin de Calidad)
Ej. Ley N 18.406 Ley de creacin de INEFOP 24/10/2008 Sitio web INEFOP

FORMATO DE DOCUMENTOS:

PROCESOS:

Encabezado

FICHA DE PROCESO FP XY
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Fecha: 01.09.2016 Formato: Word N de edicin: 01 Soporte: electrnico Pgina 2 de 4

Desarrollo
IDENTIFICACIN DEL PROCESO

Ficha de Nombre del proceso. Los procesos figuran rea/Unidad Se describe la Responsable Se detalla quien es el responsable de
proceso en un mapa que los detalla, junto con su Gerencia/Unidad responder en la auditora interna y externa
interrelacin sobre la realizacin del proceso
Objetivo Documentamos el objetivo o los objetivos Alcance Se fija la frontera o lmite del proceso
del proceso. Cul es la misin del Qu est incluido y qu est excluido
proceso?
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ELEMENTOS DE ENTRADA / RECURSOS

Recursos Listamos los cargos asociados al proceso
humanos Se derivan de un organigrama
Los cargos se asocian a personas que, a travs de legajos, dan evidencia que cumplen los requisitos del cargo
Materiales, Listamos los documentos que se requieren para realizar el proceso:
informacin Procedimientos, Manuales (que no estn detallados en una actividad especfica)
Reglamentacin externa
Otros documentos base del Instituto
Software / Listamos
herramientas Infraestructura necesaria para desarrollar el proceso
informticas Equipos (por ejemplo: servidores, sistemas de comunicacin)
Software

PROCESO
Actividades Planes, Procedimientos, Criterios de control y Registros (cuando aplique) Relacin con otros procesos
Instructivos seguimiento

Lgica Vertical
Se describen las actividades principales del proceso. Por ejemplo: 1. Recepcin de una
solicitud interna de materiales 2. Solicitud de precios. 3. Seleccin de proveedor. 4.
Realizacin de la compra 5. Evaluacin de la calidad del material contra lo especificado

Lgica Horizontal
Se describe, PARA CADA ACTIVIDAD, si:
o Hay un procedimiento, instructivo, protocolo que se asocia a la actividad
o Si no hay un procedimiento, cules son los controles que se requieren para
asegurarse que la actividad se realiza correctamente
o Cules son los registros asociados a la actividad
ELEMENTOS DE SALIDA
Describimos cules son los resultados del proceso, las salidas esperadas

PROCEDIMIENTOS

Encabezado

Desarrollo
Cuenta con la siguiente informacin

1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Consideraciones previas o Definiciones (cuando sea necesario)
5. Descripcin
6. Registros
7. Referencias
8. Anexos
9. Modificaciones

Nota: el Manual de Gestin e Instructivos presentan una estructura similar a los procedimientos.

Pie de pgina:
Cargo- Gerencia/Unidad Nombre y Apellido Firmas Fecha
Elaborado por Analista en Gestin de la Calidad y Mejora Continua 2017-05-23
Revisado por Gerente Descentralizacin Territorial 2017-05-23
Aprobado por Consejo Directivo / Secretario Ejecutivo 2017-05-23
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INSTRUCTIVOS

Mismo formato que los Procedimientos, agregando siempre los captulos de: Objetivos,
Responsables, Descripcin y Modificaciones. La inclusin de los dems ser solo en los casos que
apliquen.

5. Publicacin:
Se utilizar un formato definido por la responsable de la documentacin, para atender aquellos
documentos que son aprobados por el Consejo Directivo.

6. Otros Documentos:
Cualquier otro documento que requiera INEFOP utilizar en su Sistema de Gestin de Calidad para
ser integrado al mismo puede ser elaborada por el funcionario o responsable de la actividad pero
siempre deber ser revisado por la Analista en Gestin de la Calidad y Mejora Continua, quien es
la persona responsable por todo la documentacin del Sistema.

REGISTROS
No aplica

REFERENCIAS
No aplica

ANEXOS
No aplica

MODIFICACIONES
No corresponde por ser primera versin

Elaborado por: Analista en Gestin de la Revisado por: Secretario Ejecutivo Aprobado por: Secretario Ejecutivo
Calidad y Mejora Continua
Formato: PDF Soporte: electrnico Fecha: 2017-01-31