Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
i
DEDICATORIA
ii
AGRADECIMIENTO
iii
NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
NDICE GENERAL
INTRODUCCIN
CAPTULO I: DIAGNSTICO
1.1. Resea Histrica de la Empresa:
1.1.1. Nombre de la empresa
1.1.2. Descripcin de la Organizacin, Misin, Visin, Valores
1.1.3. Descripcin de la Estructura Organizativa y
Funcionamiento
1.1.4. Recursos Tecnolgicos
1.2. Anlisis DOFA
1.3. Descripcin de la problemtica encontrada
1.4. Objetivos de la Investigacin
1.4.1. Objetivo General
1.4.2. Objetivos Especficos
BIBLIOGRAFA
ANEXOS
v
INTRODUCCIN
1
PARTE I. PROCESO DE DIAGNSTICO
CAPTULO I
DIAGNSTICO
Misin
Visin
Valores
Honestidad
Compromiso con la satisfaccin del cliente
Responsabilidad
Mejora continua
3
Estructura organizativa
GERENCIA
SUBGERENCIA
CONTADORA SECRETARIA
OBREROS
4
1.1.4. Recursos Tecnolgicos
Nmero de empleados: 06
Nmero de Departamentos: __04__
Departamento de __Gerencia __
Departamento de __Subgerencia_
Departamento de __Contadura
Departamento de __Despacho
EQUIPOS INFORMATICOS
N de Computadoras de Escritorio en el Departamento: 2
N de Impresoras en el Departamento: 1
N de laptops en el Departamento: X
SOFTWARE:
Aplicaciones de Facturacin: __SAP__
Sistema Operativo: WINDOW
Aplicacin de Escritorio/Servicios Informticos: __MICROSOFT OFFICCE 2003,
Otras Aplicaciones usadas administrativamente: __X
SISTEMA DE RED:
MODEM/CABLEADO:_X_
ROUTER:___
WI-FI: ___
HERRAMIENTAS
MATERIAL DE PAPELERIA
5
1.2. Anlisis DOFA
MATRIZ DOFA FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
Clientela excelente Ausencia de estrategias
Buenas ventas de control interno para el
Personal calificado proceso de inventario
Compaerismo Estructura pequea
Precios accesibles Espacio reducido
Carencia de un automvil
propio
Carencia de un
computador para el
Departamento de
Gerencia
6
Estrategias DO: se desarrollarn luego de culminadas las estrategias
DO, tomando en cuenta los conocimientos de los participantes al respecto,
as como los aspectos tratados en los talleres
9
CAPTULO II
2.1. Antecedentes
11
propuesta de mejora en el sistema de control interno del inventario de la
empresa Cenprofort C.A. ubicada en Valencia, estado Carabobo.
La investigacin estuvo enmarcada bajo la modalidad de proyecto
factible, fundamentada en una investigacin de campo, de tipo descriptivo.
Las tcnicas de recoleccin de datos fueron la observacin directa y la
aplicacin de un cuestionario de preguntas cerradas. Las conclusiones
indicaron deficiencias en el almacn, prdida de tiempo al momento de hacer
los despachos.
Asimismo, existe desorganizacin en el rea de almacn por la falta de
identificacin, clasificacin, control del manejo de los materiales por la
escasa implementacin de formularios, formatos adecuados en la aplicacin
y desarrollo de inventarios continuos, compras de insumos, desincorporacin
de mercanca deteriorada.
13
Segn Mantilla, S. (2012) los objetivos del control interno son los
siguientes:
Prevenir fraudes
Descubrir robos y malversaciones
Obtener informacin administrativa, contable y financiera confiable,
oportuna.
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems
activos de la empresa en cuestin.
Promover la eficiencia del personal.
Detectar desperdicios de material innecesario de material, tiempo,
entre otros.
Salvaguardar la integridad de la informacin, implica que el acceso a
los activos y documentos que controlan su movimiento sea solo al personal
autorizado.
15
para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos
de la entidad.
Informacin y comunicacin: Segn Mantilla (2012) este componente
establece la manera como se debe identificar, comunicar la informacin
pertinente a los empleados de la organizacin dentro de un lapso razonable,
para que respondan de manera eficiente con las responsabilidades
asignadas. Los sistemas producen reportes conteniendo informacin
operacional, financiera, de cumplimiento, los cuales hacen posible conducir y
controlar la organizacin.
Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino
tambin informacin sobre acontecimientos externos, actividades y
condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin, as como para
la presentacin de informacin a terceros.
Supervisin o monitoreo: es un proceso que comprueba el adecuado
funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante
actividades de monitoreo o evaluaciones peridicas. Estas actividades
incluyen, tanto las normales de direccin y supervisin como otras llevadas a
cabo por el personal en el cumplimiento de sus funciones.
Es necesario supervisar continuamente los controles internos para
asegurar que el proceso funciona segn lo previsto, pues cuando cambian
los factores externos e internos estos dejan de ser adecuados y de dar a la
gerencia una razonable seguridad. Las actividades de monitoreo permanente
incluyen supervisin continua por las distintas estructuras de direccin.
2.2.2. Inventarios
17
Por lo antes expuesto, los inventarios son indispensables en la
administracin de una empresa, no solo por la gran inversin que estos
acarrean, sino tambin, por el control de las existencias que se encuentran
en los almacenes. Estas definiciones, llevan a la finalidad que poseen los
inventarios como lo puntualiza Vrtice (2013):
De acuerdo con Monks (2012), los inventarios son recursos ociosos que
poseen un valor econmico. Las empresas generalmente clasifican sus
inventarios como a) materia prima, b) productos en proceso o c) producto
terminado. Todos los inventarios representan una inversin designada para
facilitar las actividades de produccin y servir a los consumidores. Dentro de
este marco Foster (2014) se refiere a los tipos de inventario de la siguiente
forma:
18
Inventario de materiales directos. Materiales directos en existencia,
listos para el proceso de fabricacin. Para Moyer (2015) los inventarios de
materia prima se componen de los artculos que una empresa compra para
su uso en su proceso de produccin. La disposicin de materias primas
suficientes concede a una compaa ventajas tanto en sus compras como en
su produccin. Especficamente el departamento de compras se beneficia de
la posibilidad de adquirir los artculos necesarios en grandes cantidades, a fin
de obtener provecho de los descuentos por cantidades ofrecido por los
proveedores. Adems en el caso de una escasez o aumento en los precios
de los productos las empresas poseen las cantidades suficientes de materia
prima para garantizar su produccin.
Inventario de productos en proceso. Productos parcialmente
elaborados pero que an no se terminan Tambin se le conoce como
produccin en proceso. Moyer (2015) seala que estos se componen de
todos los artculos que se encuentran en una etapa intermedia del ciclo de
produccin, sometidos ya sea a algn tipo de operacin o almacenados a la
espera de continuar con el siguiente paso del ciclo de produccin. El
departamento de produccin de una compaa deber mantener razonables
inventarios de productos en procesos, pues estos contribuyen a la
programacin eficiente de las diversas operaciones y a la minimizacin de
costosas demoras y tiempos ociosos.
Inventario en trnsito. Es utilizado con el fin de sostener las
operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compaas con sus
proveedores y clientes, respectivamente.
Inventario en consignacin. Es aquella mercanca que se entrega para
ser vendida pero el ttulo de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario de productos terminados. Los productos acabados pero que
an no se han vendido.
19
Inventario mximo. Debido al enfoque de control de masas
empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar
demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto, se establece un control
de inventario mximo. Se mide por meses de demanda pronosticada.
Inventario mnimo. Es la cantidad mnima del inventario a ser
mantenida en el almacn.
Inventario disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la
produccin o la venta.
Inventario en lnea. Es aquel que aguarda para ser procesado en lnea
de produccin.
Inventario agregado. Se aplica cuando al administrar las exigencias
del nico artculo que representa un alto costo y minimizar el impacto del
costo al administrar el inventario, los artculos se agrupan, bien sea en familia
u otros tipos de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia
econmica.
Inventario en cuarentena. Es aquel que debe cumplir con un perodo
de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de
consumo, generalmente comestible u otros.
Inventario de previsin. Se tiene con el fin de cubrir una necesidad
definida en el futuro. Se diferencia con respecto a los de seguridad en que se
tiene a la luz de una necesidad con certeza razonable, por tanto, involucra un
menor riesgo.
Inventario de seguridad. Es aquel que existe en un lugar dado de la
empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de materia
prima, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores
debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades,
las cuales al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utiliza para
prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas en la demanda.
20
2.2.3. Control Interno de Inventarios
23
CAPTULO III
24
producto de la recoleccin de las respuestas emitidas por la poblacin por
parte del investigador tuvo un carcter primario, debido a que fue recogida en
el escenario donde se desarrolla la problemtica objeto de estudio.
Asimismo, Alfonso (2013) seala en relacin a la investigacin
documental que es un procedimiento cientfico, un proceso sistemtico de
indagacin, recoleccin, organizacin, anlisis e interpretacin de
informacin o datos en torno a un determinado tema (p.126). Es decir, se
realiza una bsqueda bibliogrfica para la elaboracin del basamento terico.
De igual modo, Balestrini (2012) expresa en relacin al proyecto factible que
es una modalidad de investigacin:
25
Segn Arias, F. (2012) la poblacin es un conjunto finito o infinito de
elementos con caractersticas comunes para las cuales sern extensivas las
conclusiones de la investigacin. Esta queda delimitada por el problema y los
objetivos de investigacin (p.81). Asimismo, Hernndez y otros (2014) con
relacin a la muestra la definen como la unidad de anlisis a personas,
organizaciones, quienes van a ser medidas donde se precisar claramente el
problema a investigar y los objetivos de la investigacin (p.209). En esta
investigacin, por ser una poblacin finita (06 sujetos), se determin trabajar
con la totalidad de la misma, es decir, se consider el censo poblacional,
pues estadsticamente ser manejable a los efectos de la aplicacin del
instrumento de recoleccin de informacin.
N tems Si No
1 Sabe la importancia que tiene para la empresa un buen
control de sus inventarios?
2 En la empresa se aplican los procedimientos establecidos en
las actividades realizadas en el almacn?
3 Tiene conocimiento de la cantidad exacta de mercancas que
se encuentra en la empresa?
4 Existe control de la documentacin que se encuentra en el
almacn?
5 El registro contable relacionado con la existencia en la
empresa se encuentra actualizado?
6 Se lleva un registro de la salida de mercancas que se
realiza a diario en la empresa?
7 Existe en la empresa un mtodo de valoracin del inventario?
8 La venta de mercanca se ha visto afecta por el manejo
actual del inventario?
9 Considera que existe desorganizacin en la empresa
respecto al manejo del inventario?
10 Cree que se debe implementar un sistema de control interno
para el proceso de inventario de la empresa?
33%
SI
NO
67%
29
Los resultados presentados reflejan que para el 67% de los encuestados,
si es importante para la empresa la existencia de un buen control de
inventarios, pero para el 33% esto no es importante. Se evidencia que el
personal entiende la importancia de un buen control de inventarios para
poder llevar un registro efectivo de toda la mercanca existente en el
almacn, aun cuando desconocen cmo llevarlo a cabo
tem N 2: En la empresa se aplican los procedimientos establecidos en
las actividades realizadas en el almacn?
Cuadro N 2. Aplicacin de los procedimientos establecidos en las
actividades realizadas en el almacn
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 01 17
NO 05 83
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
17%
SI
NO
83%
30
mayora del personal est consciente de que en la empresa no se estn
llevando a cabo los procedimientos necesarios para ejecutar las actividades
dentro del almacn, lo cual ocasiona demoras en la entrega de mercancas,
as como desconocimiento de la cantidad existente
33%
SI
NO
67%
31
exacta de la mercanca existente, lo cual ocasiona dificultades al momento
de realizar las ventas, pues en algunos momentos estas no pueden
realizarse porque la empresa no tiene informacin proveniente del almacn.
33%
SI
NO
67%
32
detallado de la documentacin existente en el almacn, tales como rdenes
de entrega, facturas de compra, entre otros.
17%
SI
NO
83%
33
eficiente, por cuanto no mantiene actualizada la cantidad de mercanca
existente, es decir, no existe un adecuado inventario.
33%
SI
NO
67%
34
tem N 7: Existe en la empresa un mtodo de valoracin del
inventario?
Cuadro N 7. Existencia en la empresa de un mtodo de valoracin del
inventario
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 01 17
NO 05 83
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
17%
SI
NO
83%
35
impide conocer con certeza, el valor de cada mercanca existente segn la
fecha de compra.
33%
SI
NO
67%
36
tem N 9: Considera que existe desorganizacin en la empresa
respecto al manejo del inventario?
Cuadro N 9. Desorganizacin en la empresa respecto al manejo del
inventario
Opcin Encuestados Porcentaje (%)
SI 05 83
NO 01 17
TOTAL 06 100
Fuente: (2017)
17%
SI
NO
83%
37
producto de un deficiente manejo de la documentacin, por lo cual no se
conoce la verdadera existencia del almacn
SI
NO
100%
38
almacn no existe la cantidad de mercanca requerida en el momento que la
solicitan, o no se lleva un registro de entradas y salidas por el almacenista,
quien desconoce la informacin.
39
almacn, lo que ocasiona demora en el proceso de entrega a los clientes, por
cuanto deben verificar si existe o no la cantidad necesaria.
De igual modo, se evidenci que en la empresa no existe un sistema de
control interno que posibilite realizar una correcta valoracin del inventario, lo
que impide conocer con certeza, el valor de cada mercanca existente segn
la fecha de compra. Asimismo, la ausencia de un control interno del proceso
de inventario genera insatisfaccin en los clientes, por cuanto se producen
demoras en la entrega de la mercanca adquirida, ocasionando
inconformidad y prdida de la clientela.
Tambin se determin que la ausencia de un control interno del proceso
de inventario genera insatisfaccin en los clientes, por cuanto se producen
demoras en la entrega de la mercanca adquirida, ocasionando
inconformidad y prdida de la clientela, pues tampoco se realizan los
registros correspondientes a los procesos de entradas y salidas de la
mercanca, producto de un deficiente manejo de la documentacin, por lo
cual no se conoce la verdadera existencia del almacn.
Para el segundo objetivo: Describir los conocimientos relacionados con el
control interno para el proceso de inventario que poseen los empleados en la
empresa Distribuidora de Oxgeno Mrquez C.A. se determin que el
personal entiende la importancia de un buen control de inventarios para
poder llevar un registro efectivo de toda la mercanca existente en el
almacn, aun cuando desconocen cmo llevarlo a cabo.
Para el tercer objetivo. Elaborar un programa de actualizacin sobre el
control interno para el proceso de inventario, se cumpli luego de analizar los
resultados obtenidos por el cuestionario donde se evidenciaron debilidades
en el personal relacionadas con el conocimiento sobre cmo llevar a cabo un
proceso de control interno.
Para el cuarto objetivo: Disear un sistema de control interno operativo
para el proceso de inventario para la empresa Distribuidora de Oxgeno
40
Mrquez C.A. se cumpli despus de ejecutada la intervencin, por cuanto
se consider el aporte de todos los empleados.
CAPTULO IV
4.1. Conclusiones
41
en horario comprendido entre 2:00 pm y 6:00 pm, dividida en dos sesiones
de cuatro horas cada una.
CAPTULO V
PROPSITO DE LA INTERVENCIN
42
Ofrecer un programa de capacitacin sobre control interno operativo para
el proceso de inventario de la empresa Distribuidora de Oxgenos Mrquez
C.A.
45
Definicin previa de las caractersticas o variables, que se desean
controlar por el sistema. Constituye el diagnstico inicial de lo que se
requiere chequear. A travs de un proceso de evaluacin diagnstica, se
determinan las reas de la estructura organizacional, donde se presenten
debilidades y, en funcin de ello, se categorizan en trminos de variables a
controlar.
Escogencia de los puntos del proceso, en que se establecern los
controles, o sea los homoestatos. Representa, en trminos sistmicos, los
puntos de equilibrio donde se habr de aplicar el control y que van a poder
hacer los registros pertinentes para tomar las decisiones necesarias.
Adopcin de un mtodo confiable, capaz de evaluar las caractersticas
o variables que se medirn como punto de comparacin. Constituye la
estructuracin de un diseo de evaluacin que comprenda el estndar,
tcnicas e instrumentos a aplicar para realizar la evaluacin pertinente en la
cual se habr de comparar la variable ideal con la real.
Establecimiento de criterios definidos de comparacin de los
resultados, con las metas propuestas, que resulten viables, segn las
condiciones del entorno y los recursos disponibles. Se ubica en la definicin
de los criterios de evaluacin, a travs de los cuales se podr definir en qu
medida se han alcanzado los niveles ptimos, buenos, regulares o
deficientes en el desempeo de las funciones a controlar.
Diseo y adopcin de una poltica de decisin uniforme. Se estructura
una poltica de toma de decisiones orientada a definir las disposiciones que
se habrn de tomar en funcin de los resultados observados en las
evaluaciones realizadas en las fases anteriores.
Asignacin de responsabilidades y del poder de decisin, que fuera
menester a las personas encargadas de operativizar las soluciones o
decisiones planteadas.
46
Lo anterior indica que la estructuracin de un sistema de control interno
dentro de una organizacin implica el desarrollo de un proceso de
identificacin, operacionalizacin de las variables de la organizacin que
deben ser medidas y controladas. Igualmente, en la conformacin del
sistema se deben precisar los puntos clave en los cuales se realizar el
control, los mtodos adecuados para la evaluacin, as como los criterios
correspondientes, adems, establecer los procedimientos para la toma de
decisiones en funcin de los resultados obtenidos.
Sistema de control interno operativo: es un proceso ejecutado por la
junta directiva; la administracin y todo el personal de la entidad, diseado
para proporcionar una seguridad razonable, mirando el cumplimiento de los
objetivos de la empresa. Su objetivo primordial es el alcance de la fiabilidad
de la informacin. De manera general se pueden identificar los siguientes
objetivos de control:
Autorizacin de las transacciones.
Adecuado registro, clasificacin e imputacin del perodo contable de
las transacciones.
Verificacin de los sistemas
Obtencin de la informacin exacta y fiable
Adecuada segregacin de funciones.
Salvaguarda y custodia fsica de activos y registros
Cumplimiento de acuerdo a las normas establecidas por la entidad.
Inventarios: son bienes tangibles que se tienen en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para
su posterior comercializacin. Son vitales para la salud de la empresa, por lo
tanto su funcin es vital porque:
Ayudan a la independencia de la relacin operacin-continuidad de las
variaciones de demanda
Determina condiciones econmicas de aprovisionamiento.
47
Determina las ptimas secuencias de operaciones.
Hace uso ptimo de la capacidad productiva.
Control interno de los inventarios: es importante, porque los inventarios
son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Implica un
seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a travs de las
entradas y salidas de inventarios. Requiere la separacin de las
responsabilidades de custodia, contabilidad, la aplicacin de buenos mtodos
de direccin, almacenamiento para impedir acumulaciones de existencias,
deterioros, prdidas de mercancas.
48
CAPTULO VI
49
salidas de mercanca posibilitando retraso en las entregas a los clientes e
incluso prdida de clientela.
50
El programa comprende dos (02) sesiones de cuatro (05) horas cada
una, las cuales cumplieron las dos partes en la cual se divide la intervencin.
La primera sesin, estuvo destinada a ofrecer informacin terica acerca
de control interno y proceso de inventario la cual consisti en un taller, de
cuatro (05) horas en donde se ofreci informacin terica a los participantes
La segunda sesin, consisti en mesas de trabajo, en donde se dise, en
equipo con los participantes, el sistema de control interno operativo para el
proceso de inventario. Para la realizacin de las sesiones fue necesario
contar con una serie de recursos:
Recursos Humanos: seis (06) participantes, facilitadora.
Recursos Materiales: laptop, video beam, pen drive, hojas blancas,
carpetas, lpices.
Recursos Financieros: no hubo erogacin monetaria, pues los recursos
se obtuvieron por autogestin
CUADRO DE PRESUPUESTO FINANCIERO
PRESUPUESTO DE RECURSOS NECESARIOS PARA LA INTERVENCIN
CONCEPTO UNIDAD DE CANTIDAD COSTO COSTO
MEDIDA UNITARIO TOTAL (Bs)
(Bs)
RECURSOS HUMANOS
EMPLEADOS HORAS 48 NO APLICA NO APLICA
RECURSOS MATERIALES
HOJAS UNIDADES 12 300 3.600
LPICES UNIDADES 06 2000 12.000
CARPETAS UNIDADES 06 1500 9.000
MANILA
AGUA MINERAL UNIDADES 12 1000 12.000
RECURSOS TCNICOS
LAPTOP HORAS 11 NO APLICA NO APLICA
VIDEO BEAM HORAS 01 NO APLICA NO APLICA
TOTALES
36.600
51
6.2.2.3.1. Retroevaluacin de la Dinmica
52
Luego de finalizar la intervencin, la investigadora visit nuevamente las
oficinas de Distribuidora de Oxgenos Mrquez C.A., para recolectar el
formulario entregado y as, verificar los efectos generados por la intervencin,
evidenciando que el sistema se estaba implementando, beneficiando tanto a
la empresa como a los clientes, por cuanto se agilizaron los procesos de
entrada y salida de mercanca, adems, se tiene una informacin exacta de
las existencias en el almacn.
Una de las limitaciones fue el horario de aplicacin de la intervencin, por
cuanto fue necesario llevarla a cabo durante los das sbado, dividiendo la
propuesta en dos sesiones de cuatro (04) horas cada una, de acuerdo con
las sugerencias del personal. Con ella se dio cumplimiento a los objetivos
propuestos, interviniendo adecuadamente la situacin detectada durante el
diagnstico.
53
CAPTULO VII
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. CONCLUSIONES
54
incorporado por la empresa, posibilitando un mejor control de las entradas y
salidas de mercanca en la empresa.
7.2. RECOMENDACIONES
55
los controles internos sobre los efectos por cobrar y las ventas, revisando el
corte de fin de ao de las transacciones.
BIBLIOGRAFA
56
Hernndez, A. y Torres, D. (2014). Propuesta de mejora en el
sistema de control interno del inventario de la empresa
Cenprofort C.A. Trabajo de grado no publicado. Universidad de
Carabobo. Valencia
58