Universidad Tecnolgica de Santiago

(UTESA)

rea de Arquitectura e Ingeniera

Carrera de Informtica

Gestin de la calidad del Software

Investigacin de un software de gestin de calidad

Presentado a:

Ing. Luis Santana

Presentado por:

Wandy Rodrguez Gutirrez 2-13-1868

Santiago de los Caballeros, Repblica Dominicana

Noviembre del 2017
Contenido

LOGO DEL SOFTWARE 3

I- DESCRIPCIN 4

II- FUNCIONES 4

1. PROCESOS 4
1.1 CREAR NUEVO PROCESO 5
2. RECURSOS 6
2.1 CARGOS 6
2.2 PERSONAL 7
2.3 FORMACIONES 7
2.4 INFRAESTRUCTURA 8
2.5 PERFILES KMKEY 9
3. DOCUMENTACIN 9
3.1 DOCUMENTOS 9
3.2 PERMISOS 10
3.3 INFORMES 10
4. MEJORAS 10
4.1 AUDITORAS 11
4.2 NO CONFORMIDADES 14
4.3 A CORRECTIVAS 17
4.4 A MEJORA 20
4.5 A PREVENTIVAS 23
5. SEGUIMIENTO 27
5.1 COMITS DE CALIDAD 27
5.2 REVISIN DIRECCIN 28
5.3 INDICADORES 29
5.4 OBJETIVOS 31
5.5 RIESGOS 33
5.6 REGISTROS 37
6. PARTES INTERESADAS 38
6.1 CLIENTES 38
6.2 PROVEEDORES 39
6.3 OTRAS PARTES 42
6.4 QUEJAS 44
6.5 ENCUESTAS 45
6.6 SOLICITUDES 47

III- VENTAJAS 49

IV- DESVENTAJAS 50

V- CASOS DE USO 50

VI- SERVICIOS 51
LOGO DEL SOFTWARE
 KMKEY Quality
I- DESCRIPCIN

KmKey es un software multi-norma tipo pgina web, que asegura ser ideal para la
implantacin y mantenimiento de sistemas de gestin de calidad de cualquier tipo segn la
configuracin elegida, que se basa en las configuraciones establecidas por las siguientes normas:

ISO 9001 APPCC

ISO 14001 BRC
OHSAS 18001 IFS
Sistema Integrado (SGI) ISO 17025
Global Gap

II- FUNCIONES

Las funcionalidades de este sistema se dividen en varias categoras, estas son: procesos, recursos, documentacin,
mejora, seguimiento y partes interesadas. Cada una de estas categoras engloba un conjunto de funcionalidades y opciones
que en conjunto permiten el control o gestin de la calidad de la propiedad de sus usuarios, agrupando las funciones en
tabuladores que se activan o desaparecen en funcin de las normas o permisos dados.

1. Procesos
Esta categora es la que presenta el mapa de procesos, aqu se define a la organizacin por procesos y se dibuja
automticamente un diagrama de los procesos que la componen, separados por el tipo de proceso (proceso estratgico,
clave o de apoyo). Aqu una imagen de ejemplo de una pantalla de esta parte:

En esta parte es posible filtrar los resultados dado un proceso especfico o de forma general.
 1.1 Crear nuevo proceso
En esta pantalla se crean nuevos procesos que se agregarn al mapa. Para ello simplemente se completan los datos
solicitados y se cliquea en el botn guardar.

Entre los datos solicitados para crear un nuevo proceso se encuentra el cargo responsable del proceso, que se
selecciona desde esta pantalla, que se obtiene al hacer clic sobre el botn Seleccionar ubicado debajo de la etiqueta Cargo
Responsable del Proceso:

Y por ltimo, junto al cargo responsable, se pueden especificar otros intervinientes en el proceso, desde la pantalla
que aparece luego de hacer clic sobre el botn Seleccionar ubicado debajo de la etiqueta Otros intervinientes en el
Proceso, esta es esa pantalla:
 2. Recursos
Esta categora se divide en dos partes: recursos humanos e infraestructura.

La parte de recursos humanos es donde se especifican los miembros del personal, cargos y responsabilidades
correspondientes a cada uno. Aqu se denomina perfiles KimKey al conjunto de detalles de esos datos.

La parte de infraestructura define las maquinarias, equipos y edificios propiedad de la empresa, para con ellos poder
controlar datos de calibraciones y mantenimiento.

En esta seccin de recursos se pueden realizar diversas tareas, entre ellas:

2.1 Cargos
Crear nuevos cargos, modificarlos, eliminarlos, agregar notas a esos cargos (anotaciones), crear documentos sobre
ellos, copiarlos, asignarles permisos, gestionarlos y mostrar informes sobre ellos.
 2.2 Personal
Registrar nuevos empleados, modificar los datos de empleados existentes, agregar anotaciones sobre los empleados,
crear documentos, mostrar informes, aadir elementos informativos o relacionados a algn empleado, gestionar, dar
seguimiento o eliminar empleados. Adems se muestra una lista completa de todos los empleados registrados, pudiendo
estos ser filtrados por los procesos a los que pertenece cada uno, y junto con ello se muestra un perfil completo de cada
empleado del que se desee consultar, como se ve en esta imagen:

2.3 Formaciones
En la pestaa FORMACIONES se maneja la creacin, administracin y gestin de las formaciones dentro de la
empresa, esto se refiere a actividades de formacin o preparacin de algn tema o actividad programada. Adems el sistema
ofrece opciones de control de plazos para esas formaciones, permite especificar las opciones, detalles y definiciones, detallar
un plan, crear documentos asociados a dichas formaciones y visualizar informes sobre ellas.
 2.4 Infraestructura
En esta parte el sistema ofrece opciones para registrar recursos de infraestructura, especificando la categora a la que
pertenece, datos de mantenimiento, responsables, fecha de alta, descripcin y un ttulo representativo, teniendo ms tarde
la opcin de modificar estos datos en cualquier momento. Adems se presenta una visualizacin en forma de listado que
ofrece informaciones de los ltimos y prximos mantenimientos requeridos por cada uno de los recursos.

Adems, esta seccin presenta otras opciones de manejo de mantenimientos, y nos permite visualizar las
informaciones correspondientes al estado de la maquinaria y otros recursos de infraestructura, definirlos, agregar
documentacin, gestionarlos y presentar informes.

Un ejemplo de un informe de infraestructura es el presentado en la siguiente imagen:

Esta imagen es una captura de pantalla del documento de Excel generado al solicitar un informe de infraestructura.
 2.5 Perfiles KmKey
En esta parte se visualizan los listados de perfiles segn los cargos correspondientes, ofrecindose las opciones de
agregar documentacin, gestionar y generar informes sobre estos perfiles.

3. Documentacin
Esta parte corresponde a la gestin documental del sistema, aqu se incluyen los datos histricos del uso del sistema
mismo. Adems aqu se permite elaborar documentos en colaboracin a travs de internet, gestionando las labores de
edicin, revisin y aprobacin por los usuarios designados. Junto con esto, el sistema tiene integrado un sistema de
notificaciones internas y por correo electrnico que se encarga de facilitar la comunicacin entre los usuarios y avisar sobre
las acciones que se realizan con cada documento.

3.1 Documentos

Cada uno de los elementos visualizados en la lista de esta primera imagen puede ser ampliado para obtener
informacin ms detallada y enlace a los documentos adjuntos a cada entrada.

Del lado izquierdo, se visualiza un listado

tipo estructura de rbol, con todas las
carpetas y subcarpetas de documentos
existentes.

Esta seccin permite adems la opcin de

crear nuevos repositorios, modificar
repositorios existentes, aadir carpetas
ISO, aadir carpetas normales y borrar
carpetas.
 3.2 Permisos

Esta seccin de
la categora
Documentacin ofrece
las opciones de
configuracin de
permisos a los distintos
tipos de usuarios,
usuarios y perfiles
registrados dentro del
sistema. Adems de
administrar el bloqueo
de usuarios

3.3 Informes
Aqu se puede visualizar un listado de informes pre-programados que podrn ser solicitados al sistema.

4. Mejoras
Esta seccin se divide en: auditoras, no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora.

La parte de auditoras se encarga de generar los planes y lanzar la programacin de las auditoras, controla su
realizacin y relaciona los hallazgos y no conformidades.
 Las no conformidades se refieren al registro, tratamiento, seguimiento y cierre de las no conformidades recibidas por
el sistema.

Las acciones correctivas y todo el registro y seguimiento de ellas se lleva en la seccin que lleva su mismo nombre.

4.1 Auditoras
4.1.1 Control de plazos
En esta opcin se puede visualizar informacin concerniente al estado de las auditoras programadas, as como crear
nuevas y modificar las opciones de las existentes, adems de visualizar otros detalles de cada una.

Junto con lo mencionado anteriormente, permite iniciar nuevas tareas, modificarlas, tomar notas, agregar documentos,
enviar correos electrnicos, borrar tareas y aadir elementos informativos, temporales o personalizados a dichas tareas.

4.1.2 Plan Auditoras

En esta seccin se puede observar la distribucin de las actividades programadas, en un diagrama tipo Gantt.
 4.1.3 Editar planificacin
Esta seccin permite visualizar un listado de las planificaciones registradas y modificarlas.

4.1.4 Definicin
En esta parte se pueden visualizar detalles de definicin de las auditoras registradas.
 4.1.5 Documentos

4.1.6 Permisos
En esta parte se manejan todas las opciones referentes a la seguridad de acceso, otorgando permisos segn tipos de
usuarios, usuarios en especfico y manejando el bloqueo de acceso a ciertos usuarios a los planes de auditora.

4.1.7 Gestin
Esta seccin presenta informaciones importantes referentes a las actividades de la auditora
 4.1.8 Informes
Esta pantalla ofrece un listado de reportes de auditoras que pueden ser solicitados para visualizar en hojas de
clculo.

4.2 No conformidades
4.2.1 Control de plazos
En esta seccin se puede visualizar un listado de no conformidades, as como filtrar estos resultados y registrar
nuevas no conformidades

Para el registro de una no conformidad se deben completar un conjunto de datos, entre ellos un ttulo que
identifique a la no conformidad en cuestin, la fecha de creacin, una descripcin detallada, especificar si fue detectada por
un usuario interno o externo y especificar quien lo detect, las normas afectadas, los procesos afectados, la fuente donde
ocurri la no conformidad (puede ser auditora interna o externa, observacin de personal, reclamacin de un cliente,
revisin del sistema o seguimiento de procesos), quien debe recibir notificacin del problema, tipo (potencial o real), fecha
lmite y el grado o criterio de importancia (puede ser leve, menor, mayor, critica o sin asignar).
 4.2.2 Definicin
Esta seccin permite visualizar los detalles de definicin de todas las no conformidades registradas en el sistema, as
como modificarlas, borrarlas, crear nuevas, agregar documentos relacionados, enviar correos electrnicos y aadir elementos
informativos.

4.2.3 Documentos
Esta seccin permite llevar un control de versiones de las no conformidades, as como modificar las existentes, hacer
anotaciones, agregar documentos, descargar las versiones, aadir informaciones o borrar las no conformidades.
 4.2.4 Permisos

En esta seccin se manejan los permisos

relacionados al acceso y edicin de no
conformidades en el sistema. Aqu se
incluye la asignacin de permisos a grupos
de usuarios, a usuarios en particular y
opciones de bloqueo.

4.2.5 Gestin
La seccin de gestin permite visualizar el estado de las no conformidades registradas, adems de filtrar mediante
una serie de opciones los resultados mostrados.
 4.2.6 Informes
Aqu se presentan opciones de visualizacin, edicin y modificacin de informes sobre no conformidades.

4.3 A Correctivas
Esta seccin presenta todas las opciones presentes para las no conformidades, pero orientadas a las acciones
correctivas.

4.3.1 Control de plazos

 4.3.2 Definicin

4.3.3 Documentos
Aqu se puede ver una pantalla de las opciones de filtrado para la visualizacin de los documentos de acciones
correctivas.

4.3.4 Permisos
 4.3.5 Gestin
En la siguiente imagen se puede observar la creacin de una entrada de accin correctiva. Para ello se ingresa una
fecha exacta de entrada, se especifica un ttulo y descripcin apropiadas, se nombran las personas que deben recibir
notificaciones de este evento y se marca el progreso de la accin.

4.3.6 Informes
 4.4 A Mejora
Al igual que las secciones de auditora, no conformidades y acciones correctivas, esta seccin se divide en 6 partes
que son: control de plazos, definicin, documentos, permisos, gestin e informes. Estas partes presentan las mismas
funcionalidades mencionadas anteriormente en las secciones que llevan esas mismas partes, pero esta vez enfocadas a las
acciones de mejora

4.4.1 Control de plazos

4.4.2 Definicin
4.4.3 Documentos

4.4.4 Permisos
 4.4.5 Gestin
En esta imagen se pueden observar las opciones de filtrado disponibles para el proceso de gestin de actividades de
mejora.

4.4.6 Informes
Como en todas las secciones denominadas Informes dentro de este sistema, aqu se visualiza un listado de reportes
disponibles para generar y descargar.
 4.5 A Preventivas
Como en el resto de secciones encontradas dentro de la categora Mejoras, esta se divide en 6 partes cuyas
funcionalidades son iguales a la del resto de secciones que las contienen, pero enfocadas ahora a las acciones preventivas.

4.5.1 Control de plazos

Aqu tambin podemos filtrar los resultados mostrados, segn las opciones vistas a continuacin:
4.5.2 Definicin
 4.5.3 Documentos
Aqu podemos visualizar las opciones de filtrado de esta seccin:

4.5.4 Permisos
 4.5.5 Gestin
En esta imagen podemos visualizar las opciones de filtrado en el rea de gestin de acciones preventivas:

4.5.6 Informes
 5. Seguimiento
5.1 Comits de calidad
En esta parte el sistema ofrece opciones y funcionalidades para organizar las reuniones de cualquier tipo de comits
dentro del sistema, esto incluye desde la convocatoria a la reunin hasta el registro de los resultados obtenidos en ella.

Al igual que el resto de secciones del sistema, esta presenta las opciones de control de plazos, definicin,
documentos, gestin, permisos e informes. A continuacin veremos algunas imgenes de estas partes:

5.1.1 Crear comit

5.1.2 Visualizacin de datos un comit ya definido

 5.2 Revisin Direccin
En esta parte se maneja el envo de las convocatorias, el registro de los resultados y se presentan las opciones de
seguimiento.

5.2.1 Crear nueva revisin

5.2.2 Visualizacin de una revisin ya registrada

5.3 Indicadores
Esta seccin muestra o ayuda a conocer los indicadores que se definieron para los procesos y dejar registro de ellos.

5.3.1 Crear nuevo indicador

5.3.2 Visualizar indicadores

 5.4 Objetivos
Da la opcin de conocer los objetivos aprobados de la organizacin y dejar registro de su seguimiento dentro del
sistema.

5.4.1 Crear objetivo

5.4.2 Visualizacin de objetivos

5.4.3 Editar planificacin

5.4.4 Cuadro de mando

 5.5 Riesgos
En esta parte podemos definir riesgos, asignarles indicadores, frecuencia elegida para el anlisis del riesgo,
gestionamos tareas asociadas a acciones correctivas y/o preventivas que se destinaron para disminuirlo. Adems luego de
eso se vuelve a analizar la matriz definida para evaluar el avance o situaciones producto de las acciones realizadas.

5.5.1 Crear riesgo

5.5.2 Visualizar matriz

5.5.3 Editar matriz

5.5.4 Cuadro de mando

5.5.5 Grfica de riesgos

5.5.6 Definicin de riesgos

5.5.7 Documentos

5.5.8 Gestin
5.6 Registros
Aqu se pueden disear formularios para recoger todo tipo de informacin y tener disponibles los registros
correspondientes.

5.6.1 Crear registro

5.6.2 Visualizar registro

5.6.3 Seguimiento de registros

6. Partes interesadas
6.1 Clientes
Aqu se dan opciones para hacer y enviar encuestas a una lista de personas para evaluar acontecimientos, es
decir, para poder evaluar la satisfaccin de los clientes sobre los productos y servicios. Adems se generar
estadsticas automticamente basadas en dichos resultados.

6.1.1 Registrar Cliente

6.1.2 Visualizacin de clientes

 6.1.3 Gestin de clientes

6.2 Proveedores
Al igual que con los clientes, el sistema ofrece opciones de control y seguimiento a proveedores.

6.2.1 Crear proveedor

6.2.2 Visualizar proveedor

6.2.3 Aadir evaluacin

6.2.4 Opciones
6.2.4.1 Filtrado de resultados
6.2.4.2 Agregar anotaciones

6.2.4.3 Aadir documentos

6.2.4.4 Envo de correos

 6.2.4.5 Aadir informaciones

6.3 Otras partes

En esta seccin se manejan los datos de administraciones, terceros, etc.

6.3.1 Crear parte

6.3.2 Visualizar partes

6.3.3 Documentos

6.3.4 Permisos
 6.3.5 Gestin

6.4 Quejas
Esta parte tiene la funcionalidad de llevar el manejo de las quejar, reclamaciones y sugerencias. Aqu se registrar y se
da seguimiento a cada una de ellas, se dan cierre a reclamaciones y quejas atendidas.

6.4.1 Crear queja

6.4.2 Visualizar Quejas

 6.4.3 Agregar anotaciones

6.4.4 Agregar documentacin

6.5 Encuestas
Esta seccin ofrece opciones para acceder a los registros de las mediciones de satisfaccin de los clientes y seguir su
evolucin, adems de poder dar seguimiento a las acciones definidas en funcin de los anlisis hechos con los datos arrojados
por esas encuestas.
6.5.1 Crear encuesta

6.5.2 Visualizar encuesta

 6.5.3 Aadir respuesta

6.6 Solicitudes
En esta parte se gestionan las solicitudes de cualquier tipo, su flujo de aprobacin o denegacin y los resultados
comunicados al solicitante.
6.6.1 Crear solicitud

6.6.2 Visualizar solicitud

 6.6.3 Informes

III- Ventajas

El uso de un sistema de este tipo tiene mltiples ventajas, entre algunas de las principales podemos mencionar:

Centralizacin de datos importantes.

Fcil manejo de estadsticas e informaciones que apoyen a la toma de decisiones.
Aseguramiento de la seguridad tanto de los datos de los usuarios mismos como de los resultados de los
procesos.
Proteccin de procesos.
Aseguramiento del cumplimiento de actividades.
Aseguramiento del cumplimiento de objetivos.
Control de la calidad de los procesos, informaciones, resultados y actividades.
Eficiencia organizativa.
Control y mejora de estrategias.
Apoyo a la atencin a clientes, empleados, proveedores y dems participantes.
Competitividad.
Simplificacin de la comunicacin con los participantes.
Documentacin de procesos y registros.
Flexibilidad.
 IV- Desventajas

Requiere de mucho esfuerzo mantener actualizada toda la informacin y preparar al personal para su uso.
Se generan documentaciones largas regularmente.
Requiere el uso de recursos.

V- Casos de uso

Este software es utilizado por grandes compaas alrededor del mundo, debido a la gran cantidad de funcionalidades
que ofrece y a la flexibilidad del mismo, debido a su presencia online, ya que es un sistema web. Entre algunas de las
compaas que lo utilizan podemos mencionar las siguientes:

Mercedes-Benz: Esta compaa famosa en el mundo de los autos, utiliza KmKey para gestionar la calidad de
su red de concesionarios. Elegido por ellos por la flexibilidad del software para adaptarse a sus
procedimientos y forma de trabajar, adems de la libertad y facilidad al ser un sistema completamente online
que podran usar sin problemas desde cualquiera de sus ubicaciones. Lo implantaron en el ao 2014 y
actualmente cuentan con 1,000 usuarios en este sistema.
Agencia Estatal de Seguridad Area (AESA): Este es un organismo del estado de Espaa, su trabajo es
controlar las normas nuticas en conjunto con las de aviacin civil del pas. Eligieron este sistema debido a su
necesidad de controlar y coordinar documentos y trabajos en un entorno de internet. Esta empresa
pertenece al rea de administracin. Implantado el sistema en el ao 2016 y cuenta con 300 usuarios.
Dachser (Inteligent Logistics): Uno de los lderes en el sector de logstica de la pennsula Ibrica. Eligieron este
software como su opcin para optar por su certificacin en las normas ISO 9001:2015 en todos sus centros de
ubicacin y plataformas. Esta empresa pertenece al rea de logstica y servicios, implantaron el sistema en el
ao 2016 y actualmente cuentan con 3,500 usuarios.
Pizza Hut (Costa Rica): Esta empresa alimentaria dedicada al sector de comida rpida utiliza KmKey Quality
para gestionar la actividad y calidad de la cadena de franquicias ubicadas en el pas. Implantaron el sistema
en el ao 2014, y cuentan actualmente con 500 usuarios.

Las mencionadas anteriormente son solo algunas de las empresas que utilizan este sistema para gestionar sus
actividades y asegurar la calidad de sus procesos y tareas. Otros ejemplos de empresas grandes que lo utilizan son estos:

Incometal (Chile): Es una empresa que provee aceros especiales a empresas petroqumicas, hidroelctricas y
de extraccin de ridos en Chile. Decidieron implantar este software para controlar y coordinar el trabajo de
la sede principal con el de las diferentes sucursales. El factor principal en su decisin fue la presencia 100%
online del sistema. Esta empresa pertenece al sector industrial e implant el sistema en el ao 2014,
actualmente cuenta con 100 usuarios y est certificada por las normas ISO 9001:2008 y est postulada para
una certificacin medioambiental.
Austin Powder: Empresa del sector industrial, dedicada a la produccin de explosivos en Argentina. La razn
por la que decidieron implantar el sistema fue debido a su deseo de implantar los procedimientos
recomendados por las normas de calidad. El sistema se implant en el ao 2013 y actualmente cuentan con
100 usuarios.
EuroGroup: Empresa europea del sector alimentario y de logstica, que se dedica al envo de frutas desde
Espaa a toda Europa a travs del uso de camiones. Cada pas de Europa tiene ciertas normas que deben
cuidarse en las cargas de cada camin. El uso de este software les ha permitido poder mantenerse
informados desde cualquier lugar de las actividades y estados de cada carga realizada junto a informacin
sobre sus productos. EuroGroup instal KmKey Quality en el ao 2008, y cuenta con 100 usuarios. Junto a la
instalacin de KmKey Quality esta empresa utiliza KmKey Project, que es otro software de la compaa
creadora de KmKey Quality, especializado en la gestin de proyectos.
Grupo EI: Empresa del sector logstica, dedicada a ofrecer sus servicios a empresas de importacin y
exportacin de Mxico y el extranjero. Utiliza el software KmKey Quality como su solucin global para las
tareas de gestin de calidad de sus diversas ubicaciones. El sistema lo implantaron en el ao 2010 y cuenta
con 300 usuarios.
 Los servicios de la empresa son utilizados en pases como: Espaa, Mxico, Venezuela, Colombia, Ecuador, Costa Rica,
Argentina, Uruguay, Chile, Bolivia, Paraguay, Guatemala, Puerto Rico, Nicaragua, El Salvador y Honduras.

VI- Servicios

A continuacin se presenta una tabla que resume los niveles de servicio ofrecidos por este sistema:

La empresa que desarroll Kmey Quality no cuenta nicamente con este software tan completo, no se limita al rea
de control de calidad, sino que tambin ofrece una serie de softwares de control de otras reas como: gestin de proyectos,
gestin de incidencias, sistema especializado para gestin de calidad alimentaria, sistema especializado de gestin de
calidad para fertilizantes, y el sistema de gestin de calidad enfocado tanto a las normas ISO 9001:2008 como a las normas
ISO 9001:2015.

Todos los servicios ofrecidos por esta compaa son totalmente online, y en sus servicios se incluyen implantacin,
configuracin, puesta en funcionamiento y ms tarde mantenimiento. Estos se dividen en dos categoras, servicios peridicos
y puntuales.

Los servicios peridicos, como su nombre lo indica, se realizan cada cierto tiempo para asegurar el correcto
funcionamiento y la calidad del propio sistema. Por otro lado, los servicios puntuales, se ofrecen bajo solicitud, que puede ser
hecha en cualquier momento que lo requiera.

Como segunda opcin para aquellos que no confan en poner sus datos en internet, o que simplemente desean
tenerlo instalado en su propia infraestructura fsica o en un servidor contratado, la empresa KmKey permite la instalacin en
servidores propios, y pone a opcin del cliente si desea que este tenga acceso a internet o no. Escogida esta opcin queda
bajo total responsabilidad del cliente todos los procesos de mantenimiento y seguridad de comunicaciones, aunque tambin
puede contratar los servicios de mantenimiento y soporte remoto a la compaa.