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Cmo lograr ventaja competitiva del Business Travel gracias al BI 1

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ndice
Qu puede hacer el Business
Intelligence por tu empresa?
Descubre cmo el Business Travel y el Business Intelli-
gence se unen para ofrecer una ventaja competitiva a
tu empresa.

Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Ms all de la transformacin digital de la empresa. . . . . . . . . . . . . . . . 4

Cmo y porqu implementar una arquitectura BI. . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

El Business Intelligence Analyst, una figura indispensable. . . . . . . . . . . 8

Cmo usar la inteligencia empresarial en los gastos de viaje. . . . . . . . 10

Agradecimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

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Introduccin
En un mundo totalmente globalizado y con una generacin ingente de informacin nace
una nueva preocupacin: la gestin de los datos. Cmo ordenarlos? Cmo convertirlos
en informacin que nos brinde nuevas oportunidades? En el intento de encontrar la res-
puesta aparece el Business Intelligence (BI). Los avances tecnolgicos en la actualidad
han hecho que cada vez sea ms fcil registrar y almacenar los datos que generan los
diferentes mbitos empresariales. Aunque es cierto que la vorgine de datos que puede
crear una corporacin a nivel diario por si solos pueden no tener sentido. Si hay un proce-
so que convierte estos datos en informacin la situacin es muy distinta. El BI te permite
extraer esta informacin de los datos para que acaben transformndose en conocimiento.
As, se entiende por Business Intelligence el conjunto de estrategias, conceptos y meto-
dologas que tienen un objetivo comn; clarificar los datos para tomar decisiones.

El Business Travel es una fuente de datos, que si son tratados y contextualizados, pueden
transformarse en una ventaja competitiva. Es decir, los datos que provienen de la herra-
mientas de autorreserva, agencias de viaje, notas de gastos, entre otras fuentes, pueden
transformarse en reports, gracias a las herramientas BI. Cules son los hoteles preferidos
entre los trabajadores de una empresa? Cundo se realiza mayor nmero de reservas al
ao? Cunto se gasta en kilometraje? Por tanto, una vez conseguida la informacin hay
que hacer las preguntas adecuadas para transformarla en conocimiento. Un conocimien-
to que servir de brjula en la toma de decisiones.

Desde Captio estamos convencidos que el BI y el Business Travel pueden ir de la mano y

convertirse en una ventaja empresarial, con esta voluntad nace esta gua.

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Ms all de la transformacin digital de

la empresa
La transformacin digital de las empresas es un concepto que conlleva otros asociados
como la innovacin, cambio de paradigma en los procesos, en definitiva, una nueva ma-
nera de llevar a cabo los objetivos empresariales. Aunque es difcil determinar una frmula
de xito para todas las empresas, s que es cierto que para lograr una transformacin di-
gital global hay ejes imprescindibles en los que una corporacin debe centrarse para dar
el salto a la transformacin digital.

Antes de dar el paso a la transformacin digital del negocio surgen dudas razonables en
relacin a la implantacin, coste, seguridad y compatibilidad con los procesos vigentes.
De hecho, nuevos conceptos tecnolgicos como el Cloud, IoT, el BI y Big Data, entre
otros, seguramente concentran el debate de estas dudas en el seno de la empresa en la
actualidad. Aunque antes de llegar a incorporar estos conceptos en los procesos de la
empresa hay que seguir con paso firme en el camino de la transformacin digital desde de
la base. Pero no solo se trata de una base tcnica, es decir, de migracin de un sistema
a otro, sino de un cambio de mentalidad. La digitalizacin ha llegado para quedarse y no
solo va afectar departamentos como marketing o ventas sino que ser una transformacin
global de las organizaciones empresariales.

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Transformacin digital y business travel

En el salto digital de las empresas hay procesos que pueden verse realmente beneficia-
dos. Uno de ellos es la gestin de los viajes de empresa y los gastos generados. En este
caso, la incorporacin de nuevos flujos de gestin de datos y procesos pueden sumar
eficiencia a la empresa. Adems, si se da un paso ms all en la gestin de los gastos
y los transformamos en informacin que nos ayude en la toma de decisiones habremos
convertido los datos fruto de la gestin de viajes en inteligencia empresarial.

En Espaa la transformacin digital hoy todava es una asignatura pendiente. Solo un 19%
de las empresas espaolas estn preparadas para afrontar la transformacin digital. As lo
confirma un estudio sobre las competencias digitales en la empresa espaola elaborado
por ICEMD (Instituto de la Economa Digital de ESIC) y la consultora Millward Brown. Por
este motivo, es una buena oportunidad para que tu empresa pueda avanzar posiciones en
el mercado gracias a una apuesta firme por la transformacin digital.

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Cmo y porqu implementar una

arquitectura BI
El trato de lo datos, informacin y creacin de conocimiento posterior son claves para la
toma de decisiones de la empresa contempornea. En este escenario es donde el Busi-
ness Intelligence est consolidando su presencia. Sobre todo en las empresas que ya se
encuentran en un estadio avanzado de transformacin digital.

Para integrar una arquitectura BI es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Identificar la informacin que se quiere obtener.

Es decir, cules son las preguntas a las que se quiere dar respuesta con el sis-
tema BI.

2. Identificar los orgenes de datos.

De dnde obtenemos los datos a analizar? Del CRM, del ERP, de una combi-
nacin de sistemas? El sistema origen debe proporcionar los datos para respon-
der a las preguntas identificadas en el primer punto.

3. Crear un modelo de datos.

En base a la informacin disponible, y a lo que se pretende analizar, se debe
crear un modelo de datos que permita obtener el conocimiento deseado a partir
de los datos disponibles. El proceso de modelado es un anlisis lgico previo al
desarrollo, en el que se disea la estructura de datos y las relaciones jerrquicas
entre los elementos.

4. Crear infraestructura de base de datos (DWH) y proceso de carga

(ETL).
Las herramientas BI no suelen consultar los datos de las bases de datos tran-
saccionales, para evitar bloqueos o sobrecargas. Es por este motivo que se
construye un almacn de datos (Datawarehouse o DWH) con una estructura
adecuada para el modelo de datos definido. En este DWH se cargar la informa-
cin que se extrae de los sistemas origen. Esta extraccin y carga se realiza con
procesos ETL (del ingls Extract, Transform, Load), que extraen los datos del
sistema origen, los procesan (limpiar datos, regularizar nombres de diferentes
orgenes, etc.) y los cargan en el DWH.

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5. Implementar el modelo de datos, el sistema de reporting y cuadros de

mando
Una vez se ha definido el DWH y ya contiene datos, se puede utilizar una herra-
mienta de BI para plasmar el modelo de datos y crear reportes o cuadros de mando
con la informacin requerida para dar las respuestas buscadas.

Es seguro el BI?
Para tener un sistema de BI no es necesario que los datos abandonen los servidores de la
empresa. El DWH y el proceso ETL se pueden montar en la infraestructura propia de la em-
presa, por lo que es igual de seguro que el resto de sistemas.

Si se opta por una solucin Cloud hay que tener en cuenta que hoy estas soluciones garan-
tizan la seguridad y confidencialidad, por lo que los datos estn seguros.

Herramientas ms utilizadas
Para el sistema de anlisis y reporting hay varias herramientas lderes, como por ejemplo Mi-
crostrategy, QlikView, Tableau, SAP Business Objects o Microsoft Power BI. Para la ETL exis-
ten herramientas como Informatica Power Center, Talend o Microsoft Integration Services.

Diferencias entre BI y Big Data

La principal diferencia es el volumen de datos procesados. En el Big Data se procesan y
mueven grandes cantidades de datos, esto hace que la infraestructura y el modo de procesar
estos datos sea diferente en el aspecto tcnico.
Adems, en Big Data, al disponer de ms informacin, se pueden usar modelos matemticos
y estadsticos para tratar de predecir de manera ms precisa lo que pasar en el futuro. As
que la diferencia est en la informacin disponible y en cmo esta se trata y organiza a nivel
tcnico.

Aunque, en cierta manera, el BI y el Big Data parecen incompatibles lo cierto es que no lo

son. El BI te ayuda a encontrar respuesta a preguntas que conoces y el Big Data te ayuda a
descubrir preguntas que no sabas que queras preguntar.

Por otro lado, aunque se prev que el Big Data y el BI coexistan; s que es cierto que la
tendencia actual es que se aprovechen los datos del Big Data tanto para hacer anlisis pre-
dictivo como para dar respuestas a preguntas de negocio como se viene haciendo en el BI
tradicional.

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El Business Intelligence Analyst, una

figura indispensable
En un contexto de creciente inters por el BI, la figura del Business Intelligence Analyst
es cada vez ms demanda. Pero, cul es la funcin principal de este perfil? El Business
Intelligence Analyst es el experto que va a ser el artfice de la creacin de la arquitectura
BI de tu empresa. Adems, ser el encargado de:

Mejorar los flujos de trabajo. Participar en el proceso de planificacin de los

flujos de trabajo y aportar soluciones gracias a la informacin obtenida del BI.

Aportar previsin. Apoyar la gestin y planes de previsiones de la demanda de

servicios.

Perfeccin de los procesos de negocio. Llevar a cabo anlisis de los procesos

de negocio funcionales y participar en el desarrollo de casos de negocio apoyan-
do los cambios en los procesos.

Buenos consejos. Aconsejar a los ejecutivos sobre cmo optimizar su gestin

empresarial en funcin del BI.

Detectar patrones. Explorar los datos para descubrir patrones, relaciones signi-
ficativas, anomalas y tendencias.

Por otro lado, aunque esta figura es indispensable en la creacin de la arquitectura BI, la
tendencia en el anlisis de los datos es la proliferacin de los sistemas llamados de self-
service BI, donde a partir de un fichero excel se pueden usar herramientas de BI para
visualizar los datos y detectar patrones.

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Retrato profesional del BI Analyst

La ingeniera informtica es la ms frecuente entre las cursadas por los BI Analyst de
las grandes empresas. Quienes disponen de estudios de administracin de negocios,
sistemas de informacin o tecnologa en general tambin es frecuente que recaigan en
esta posicin segn las estadsticas. El Business Intelligence Analyst tiene conocimientos
exhaustivos de software SQL y otros programas especficos de este tipo de procesos.
Evidentemente, es un experto en software relacionado con el BI. Adems, el reporting y
la capacidad de comunicacin tambin son puntos fuertes de esta figura profesional de
futuro. En trminos de experiencia laboral la media ms comn se sita entre 3 y 5 aos.

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Cmo usar la inteligencia empresarial en

los gastos de viaje
Los gastos de viaje en la empresa suelen asociarse a una tarea tediosa que se concentra
a finales de mes y que afecta a todos lo departamentos. Tiques perdidos, nmeros que no
cuadran, notas de gastos a ltima hora e infinidad de situaciones comunes que viven las
empresas entorno a la gestin de gastos.

Por otro lado, otro denominador comn asociado a la gestin de gastos en el mundo em-
presarial es la cantidad de datos que se generan en este proceso. Unos datos que pierden
valor si no se pueden contextualizar, analizar y convertir en informacin. Es decir, la clave
de obtener una ventaja competitiva, a nivel de empresa, con relacin a los gastos de viaje
es sencilla; la digitalizacin.

Cmo podemos digitalizar los gastos de viaje para poder con-

vertirlos en informacin?
Aqu es donde nace la necesidad de contar con una plataforma online de gestin de gas-
tos de viaje que permita, por una parte, la digitalizacin, y por otra el almacenamiento de
los datos categorizados en el Cloud. De esta manera, una vez estos datos se transformen
en informacin de una nota de gastos y se integren en el ERP de la empresa ya podemos
hablar de conocimiento y no solo de datos desconexos.

Por tanto, en este caso, hay dos escenarios vinculados con el concepto de inteligencia
empresarial o tambin conocida como BI. Lo primero es obtener la informacin directa-
mente de la plataforma de gestin de gastos. Lo segundo es contextualizar esta infor-
macin con el resto de las herramientas BI con las que cuente nuestra empresa. De este
modo, aadimos profundidad y sentido a nuestra anlisis de los datos.

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Qu informacin se puede extraer de la gestin de gastos de via-

je digitalizada?
A travs de indicadores habituales de los gastos de viaje podemos llegar a extraer anlisis.
Es decir, podemos saber informacin vinculada a la estacionalidad como, por ejemplo,
cunto se gasta nuestra empresa en kilometraje segn pocas del ao. Tambin se puede
obtener informacin de cunto puede costar a nuestra empresa el desplazamiento de uno
de nuestros
profesionales al extranjero y determinar un patrn para saber si ciertas reuniones han sido
o pueden ser rentables. En definitiva, datos que se convierten en informacin y posterior
conocimiento para la toma de decisiones de la empresa.

Adems, el control de los gastos nos va a permitir determinar si se ha realizado fraude

interno, de qu tipo y tomar medidas al respecto.

Por otro lado, si la informacin obtenida de los gastos de viaje puede cruzarse con el mar-
co de los gastos de la empresa de distinta ndole la radiografa va definindose cada vez
con ms exactitud.

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Indicadores de los gastos de viaje

Categora: un eje analtico totalmente bsico es la agrupacin de gastos de

viaje en funcin de su tipologa.

Mtodo de pago: si bien este campo responde principalmente a necesida-

des operativas (de l depende de si un gasto debe ser reembolsado), tambin
puede proporcionar informacin interesante sobre maneras de proceder del
equipo de trabajadores durante los viajes.

Justificacin del motivo de gasto: este concepto se encuentra bajo muchas

formas; clientes relacionados con el gasto, cdigos de proyecto, evento, cam-
paa, entre otros casos. La finalidad es la misma, definir el motivo final por el
que se ha realizado un gasto.

Origen y destino: en el caso de gastos de locomocin, se guardan los lu-

gares relacionados con el viaje. De este modo es posible identificar trayectos
habituales.

Pas: sobre los gastos internacionales es interesante conocer en qu pas

se han realizado. Si bien esta informacin se puede derivar directamente de la
moneda en la que se ha pagado el gasto, a menudo sta se transforma durante
para el reporte y contabilizacin.

Fecha: el eje temporal es bsico para analizar las tendencias y la evolucin

de los gastos.

Nmero de noches: de forma similar, para poner en perspectiva el precio de

la estancia en un hotel es necesario saber cunto tiempo se ha estado en l.

Los indicadores anteriores son algunas de las categoras que nos van a permitir poder ex-
traer de los datos, gracias a las herramientas BI, informaciones que se pueden transformar
en predicciones, tendencias o escenarios What-if.

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Agradecimientos

lex Martnez
Product Manager en Captio

Este ebook se ha realizado gracias a la colaboracin del Product Manager de Cap-

tio lex Martnez. lex es ingeniero informtico de formacin y cuenta con expe-
riencia como BI Analist y BI Programmer.

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sobre el mundo del business travel.
En Captio nos encanta el mundo de los viajes de negocios, por eso deseamos contribuir a su
avance difundiendo los mejores recursos formativos y herramientas.

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