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SESIÓN 1
1
ACUERDOS
2
SISTEMAS DE GESTIÓN
3
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Es la forma en la que una empresa u organización dirige y
controla el funcionamiento de las actividades de sus procesos.
4
CONCEPTOS FUNDAMENTALES: Gestión por
Procesos
5
DEFINICIONES DE PROCESO
6
DEFINICIONES DE PROCESO
MODELO EFQM
VARIABLIDAD
REPETITIVIDAD
9
ESQUEMA DE UN PROCESO
Lo que tiene
Lo que se
que suceder RR HH Recursos consigue
para que materiales después de
comience
ejecutado el
proceso
PROCESO
ACTIVIDADES E
ENTRADAS SALIDAS
INTERACCIONES
Conocimientos
Información 10
ELEMENTOS DE UN PROCESO
Directrices
Recursos
12
ENTENDER LOS PROCESOS
PRODUCTOS
RECURSOS
MACROPROCESO
13
CADENA DE VALOR (Enfoque de Gestión
para resultados
RECURSOS RESULTADOS
TANGIBLE PROBABLE
14
DOCUMENTACIÓN DE UN PROCESO
FICHA DE PROCESOS
DIAGRAMA DE FLUJO
Dos Claves:
15
DOCUMENTACIÓN DE UN PROCESO
ACTIVIDADES CARACTERISTICAS
DIAGRAMA DE FICHA DE
FLUJO PROCESO
Cómo es el proceso?
Qué actividades se realizan?
Cuál es su propósito?
Quién realiza las actividades?
Como se relaciona con el resto?
Cómo se realizan las actividades?
Cuáles son sus entradas y sus salidas?
16
FICHA DEL PROCESO
Herramientas para la Gestión por Procesos
17
FICHA DE PROCESO. Qué es?
• Documentación necesaria.
• Descripción de aspectos relevantes.
• Para transmitir el conocimiento.
• Actualización permanente.
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FICHA DE PROCESOS OPERATIVOS CÓDIGO: FP-XX
ENTRADA: Necesidad entrante que nos empuja a poner en marcha este proceso
Comienza: Primera actividad o acción que se lleva a cabo
Incluye: Hasta dónde o a quien abarca y que no
Termina: Última actividad que da paso a otro proceso
SALIDA: Elemento saliente que cubre la necesidad inicial aportando un valor añadido
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Información incluida en la Ficha de Proceso
Misión u objeto: Es el propósito del proceso. Hay que preguntarse ¿Cuál es la razón de ser
del proceso? ¿Para qué existe el proceso?. La misión u objeto debe inspirar los indicadores y
la tipología de resultados que interesa conocer.
Propietario del proceso: Es la función a la que se le asigna la responsabilidad del proceso y,
en concreto, de que éste obtenga los resultados esperados (objetivos). Es necesario que tenga
capacidad de actuación y debe liderar el proceso para implicar y movilizar a los actores que
intervienen.
Limites del proceso: Los límites del proceso están marcados por las entradas y salidas, así
como por los proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes (quienes reciben las
salidas). Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos, y es necesario
asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y en el propio mapa de
procesos. La exhaustividad en la definición de las entradas y salidas dependerá de la
importancia de conocer los requisitos para su cumplimiento.
Alcance del proceso: Aunque debería estar definido por el propio diagrama de proceso, el
alcance pretende establecer la primera actividad (inicio) y la última actividad (fin) del proceso,
para tener noción de la extensión de las actividades en la propia ficha.
Indicadores del Proceso: Son los indicadores que permiten hacer una medición y seguimiento
de cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión u objeto. Estos indicadores
van a permitir conocer la evolución y las tendencias del proceso, así como planificar los valores
deseados para los mismos.
Variables de control: Se refieren a aquellos parámetros sobre los que se tiene capacidad de
actuación, dentro del ámbito del proceso.
Inspecciones: Se refieren a las inspecciones sistemáticas que se hacen en el ámbito del
proceso con fines de control del mismo. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el
propio proceso.
Documentos y/o registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos
documentos o registros vinculados al proceso. En concreto los registros permiten evidenciar 21 la
conformidad del proceso y de los productos con los requisitos.
DIAGRAMAS DE FLUJO
Herramientas para la Gestión por Procesos
22
DIAGRAMA DE FLUJO. Qué es?
23
DIAGRAMA DE FLUJO. Para qué sirve?
• Para detallar un proceso y analizar la posibilidad de simplificarlo o
modificarlo.
• Describe como se realizan una serie de actividades consecutivas.
24
SÍMBOLOS MÁS UTILIZADOS EN EL
DIAGRAMA DE FLUJO
25
SÍMBOLOS MÁS UTILIZADOS EN EL
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento de entrada: Simboliza el documento de entrada necesario
para que algo suceda. En su interior se anota el nombre que corresponda:
26
SÍMBOLOS MÁS UTILIZADOS EN EL
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una
decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen
del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta
real:
No
Sí
Documento de salida: Recoge los documentos de salida que genera la
actividad o tarea:
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SÍMBOLOS MÁS UTILIZADOS EN EL
DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso predefinido: Indica una tarea o actividad que en sí misma
es un proceso y ha sido definido como tal.
28
COMO CONTRUIR EL DIAGRAMA DE
FLUJO.
29
DIAGRAMA DE FLUJO
30
VENTAJAS DIAGRAMA DE FLUJO
31
IDEAS CLAVE DE UN PROCESO
• Conjunto de actividades
32
PROCEDMIENTOS Y FORMATOS
33
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTO
34
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTO
• Incluye:
Qué materiales.
Qué equipos.
35
DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTO
36
DOCUMENTACIÓN DE UN
PROCEDIMIENTO
37
¿QUÉ ES LA GESTIÓN POR PROCESOS?
38
¿QUÉ ES LA GESTIÓN POR PROCESOS?
Conjunto de actividades
Actividades mutuamente relacionadas
coordinadas para que interactúan, las cuales
dirigir y controlar una transforman los elementos
organización de entrada en resultados
Cómo?
SISTEMA DE
Objetivos Resultados
GESTIÓN
40
Definir nuestros procesos y sus interacciones y
gestionarlos de forma eficiente.
Valor
Responsable añadido
Entradas Salidas
Recursos
41
CLAVES DE LA GESTIÓN POR PROCESOS
• 2. NORMALIZAR PROCESOS
44
ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS
45
PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL
ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE
POR PROCESOS
GESTIÓN FUNCIONAL O GESTIÓN POR PROCESOS
DEPARTAMENAL
Organización por departamentos o Organización natural orientada a los
procesos
áreas especializadas
46
PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL
ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE
POR PROCESOS
GESTIÓN FUNCIONAL O GESTIÓN POR PROCESOS
DEPARTAMENAL
Principios de burocracia, Principios de eficiencia, flexibilidad y
formalismo y centralización en la descentralización en la toma de
toma de decisiones decisiones
Ejercicio del mando por control Ejercicio del mando por excepción
basado en la vigilancia basado en el apoyo y la supervisión
47
PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL
ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE
POR PROCESOS
GESTIÓN FUNCIONAL O GESTIÓN POR PROCESOS
DEPARTAMENAL
Orientación a resultados generales
Orientación a resultados parciales
49
QUÉ ES CALIDAD
50
REQUISITOS DE LA CALIDAD
51
REQUISITOS DE LA CALIDAD
54
QUÉ ES LA NORMA ISO 9001
55
56
57
58
EJEMPLOS DE EXTRACTO DE NORMA ISO 9001: 2008
7.4 Compras
6.2.1 Generalidades
El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe
ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.
NOTA La conformidad con los requisitos del producto puede verse afectada directa o
indirectamente por el personal que desempeña cualquier tarea dentro del sistema de gestión de la
calidad.
6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia
La organización debe:
a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la
conformidad con los requisitos del producto,
b) cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la
competencia necesaria, c) evaluar la eficacia de las acciones tomadas,
d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus
actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, y
e) mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (véase
4.2.4).
6.3 Infraestructura
La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr
la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:
a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados,
b) equipo para los procesos (tanto hardware como software), y
c) servicios de apoyo (tales como transporte, comunicación o sistemas de información).
6.4 Ambiente de trabajo
La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la
conformidad con los requisitos del producto.
NOTA El término "ambiente de trabajo" está relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales
se realiza el trabajo, incluyendo factores físicos, ambientales y de otro tipo (tales como
62 el ruido, la
temperatura, la humedad, la iluminación o las condiciones climáticas).
1. Alcance
2. Referencias Normativas
3. Términos y Definiciones
4. Entorno de la Organización
4.1 Entendiendo la organización y su entorno.
4.2 Entendiendo las necesidades y expectativas de las partes
interesadas
4.3 Establecimiento del alcance de Sistema de Gestión de la
Calidad
4.4 Sistema de Gestión de la Calidad
4.4.1 Alcance
4.4.2 Enfoque basado en procesos.
5. Liderazgo
5.1 Liderazgo y Compromiso
5.2 Política
5.3 Roles, responsabilidades y autoridad.
63
6. Planificación
6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades
6.2 Objetivos de la calidad y la planificación para alcanzarlos
6.3 Planificación y control de cambios
7. Soporte
7.1 Recursos
7.1.1 Generalidades
7.1.2 Infraestructura y ambiente de trabajo
7.1.3 Seguimiento y medición de equipos de
medición
7.1.4 Requerimiento de conocimientos
7.2 Política
7.3 Concienciación
7.4 Comunicación
7.5 Información Documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
64
8. Operaciones
8.1 Planificación y Control Operacional
8.2 Interacción con los clientes y otras partes interesadas
8.2.1 Determinación de los requisitos relacionados
al producto
8.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el
producto.
8.2.3 Comunicación con el cliente
8.3 Alistamiento Operacional
8.4 Control de procesos o productos externos
8.5 Diseño y Desarrollo
8.5.1 Definición
8.5.2 Análisis
8.5.3 Implementación
8.5.4 Verificación y Validación
8.5.5 Transferencia de Operaciones
8.6 Ejecución / Implementación
8.6.1 Control de la producción y la presentación de
los servicios.
8.6.2 Validación de los procesos de la producción y/
o de la prestación de servicios
8.6.3 Identificación y Trazabilidad
8.6.4 Seguimiento y Medición del Producto.
8.6.5 Control de Producto Conforme
8.6.6 Propiedad de partes interesadas 65
10. Mejoramiento
10.1 No conformidad y acción correctivas
10.2 Mejoramiento
66
Fin de Sesión
Ing. MBA Edgard Perea
edgardperea@gmail.com
67