Manual de

Políticas y Procedimientos
Administrativos
(Aplicado a Empresas Asociativas Rurales de Café)

Facilitar la función administrativa de organizaciones de

pequeños productores de café, para lo cual se han diseñado
Objetivos
los procedimientos para cada uno de los procesos más
importantes

 
 Tabla de Contenidos

Introducción 4

Organicazión y Funcionamiento de Coopecafé

Fines y Objetivos Institucionales

Asamblea General
Gerente General o Director
Áreas de Trabajo
Misión 6
Visión
Nuestros Valores
Control Interno
Ambiente de Control
Sistema de Comunicación e Información
Actividades de Control
Evaluación de Riesgos
Supervisión

Procedientos Administrativos

Procedimientos de Manejo de Cuentas Bancarias 10

Procedimientos de Emisión de Cheques

 
 Procedimientos para Conciliaciones Bancarias
Procedimientos para Pago de Gastos de Operación
Procedimientos para Manejo de Caja Chica
Procedimientos para Captación de Ingresos
Procedimientos de Anticipos para Gastos
Procedimientos de Compras - Contratación Servicios
Procedimientos para Activos Fijos
Procedimientos para uso de Vehículos
Procedimientos Administrativo para Personal
Procedimientos para Presupuestos
Procedimientos para Gestion de Viaticos
Procedimientos para Créditos
Procedimientos para Inventarios
Política de Ventas

Varios 51

Mantenimiento del Manual 53

 Introducción
En el marco del proyecto “Creación de Capacidades en Capacitación y Asistencia Técnica
a Productores de Café de Guatemala”, financiado por McDonald’s de los Estados Unidos
de América y ejecutado por la Red de Asistencia Técnica a Productos Primarios Sostenibles
(SCAN- Guatemala), se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Administrati-
vos, el cual tiene como como objetivo facilitar la función administrativa de organizaciones
de pequeños productores/as de café, para lo cual se han diseñado los procedimientos para
cada uno de los procesos más importantes. La obligación de velar porque los procedimien-
tos descritos en el presente manual se cumplan descansa en el Contador General y en el
Gerente. La aplicación del Manual es de carácter obligatorio para todo el personal de la
organización.

El manual de procedimientos administrativos tiene también como objetivos:

1. Mantener la consistencia en los procedimientos de aprobación, revisión y visto bueno,
definiendo que personas al final dan el visto bueno.
2. Estandarizar procedimientos en las diferentes áreas o departamentos de la Entidad.
3. Mantener la consistencia de respaldar con la documentación financiera y legal, especial-
mente con lo establecido en el Decreto 10-2012, artículos 20 y 21.
4. Velar porque la organización cumpla con los objetivos para la que fue creada.
5. Documentar todas las transacciones para facilitar la inducción al personal de nuevo in-
greso.
6. Proporcionar un documento que sirva de respaldo para los auditores y verificar el cum-
plimiento de procedimientos prescritos.
7. Asegurar la continuidad de las operaciones aún en situaciones de cambio de personal.
8. Fomentar la eficiencia en la ejecución de las operaciones.

4
 
 Organización y Funcionamiento
de Coopecafé
Fines y Objetivos Institucionales
COOPECAFE es una organización sin fines de lucro creada el xx de xx de 20xx con los ob-
jetivos siguientes (detallar los objetivos de cada organización).

De acuerdo a sus estatutos la estructura de Coopecafé está integrada de la siguiente mane-

ra: Asamblea General, Junta Directiva o Consejo de Administración, Comisiones de Trabajo,
Gerencial General y Responsables de Áreas Técnicas y Administrativas.

Asamblea General
Son tareas asignadas a la asamblea general:
1. Elegir a los miembros de la Junta Directiva cada xxx años
2. Establecer las cuotas ordinarias y extraordinarias que deben pagar los asociados
3. Conocer y aprobar los informes de actividades realizados anualmente
4. Aprobar los estados financieros
5. Aprobar o rechazar situaciones que le competen conforme a lo establecido en sus esta-
tutos.

Junta Directiva o Consejo de Administración

La Junta Directiva como máxima autoridad debe-
 
rá difundir y vigilar la observancia de los valores
éticos que constituyan un sólido fundamento mo-
ral para su conducción y operación. Tales valores
deben enmarcar la conducta de funcionarios y
empleados orientando su integridad y compromi-
so personal. Para difundir y que se adopten en la
institución esos valores, deberá implementarse un
código de ética.
Las atribuciones de la junta directiva serán las siguientes:
1. Velar por el cumplimiento de las normas de conducta y ética de la institución, poniendo
el ejemplo de cada uno de sus integrantes.

5
 2. Velar por el seguimiento general y los avances de los proyectos de la organización.
3. Conocer el informe financiero mensual de ejecución presupuestaria institucional o de
proyectos
4. Conocer el informe financiero semestral de ejecución de proyectos
5. Conocer los resultados trimestrales, semestrales y anuales.

Gerente General o Director

El gerente/director con las diferentes áreas o departa-
mentos de trabajo se reúnen para:

1. Obtener el informe de las comisiones de trabajo

2. Discutir el avance financiero sobre la ejecución del
proyecto, con base a los reportes contables prepa-
rados por el contador. Definir qué acciones tomar en
caso de sub o sobre ejecución.
3. Discutir el avance real de cada uno de los proyectos,
definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre
ejecución,
4. Discutir y analizar la efectividad y aplicabilidad de
las estrategias del proyecto.
5. Responsable de preparar los Planes Operativos
Anuales.
6. Preparar los informes de avance para junta directiva.  

7. Velar porque se cumplan con los objetivos de los

convenios

El gerente presidirá el comité quien al final será el res-

ponsable de la ejecución de los proyectos.

Áreas de Trabajo
Las áreas de trabajo, tendrán un responsable quien se encargará de velar por los objetivo
para que fueron creadas para:

1. Preparar los proyectos que sean necesarios para la entidad

2. Formar planes concretos para poder ejecutar la estrategia del proyecto.
3. Velar que el desarrollo de sus productos tengan la aceptación requerida.

6
 
4. Ajustar los planes de trabajo.
5. Apoyar en la preparación de los informes narrativos y financieros.
6. Velar porque los distintos manual de procedimientos y aplicarlo en sus atribuciones
cuando sea necesario.
Las autoridades, funcionarios y empleados, deben caracterizarse por tener un nivel de com-
petencia que les permita comprender la importancia del control interno. Para el control
interno es esencial que el proceso de gestión se lleve a cabo con personas cuyo nivel de
competencia profesional se ajuste a sus responsabilidades y comprendan suficientemente
la importancia, objetivos, y procedimientos del sistema de control.

El nivel de competencia la organización lo define en su propio reglamento de trabajo o en

un instructivo como el que se detalla más adelante.

Misión
Es el propósito que posee la organización, surge de las leyes,
decretos, o estatutos de la entidad, se expresa claramente y en
forma resumida.

Visión
Como se espera que sea vista la organización en el futuro por
parte de sus miembros. La visión debe ser expresada en pocas
palabras que se relaciona con los valores de la organización.

Nuestros Valores  
Constituyen la personalidad de la organización y reflejan las
convicciones y códigos de ética a los cuales se adhiere.

Control Interno
El control interno como sistema es un proceso efectuado por
la dirección y el resto del personal de un ente, diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en
cuanto a consecución de objetivos dentro de las siguientes ca-
tegorías:

¤ Eficacia y eficiencia de las operaciones

¤ Confiabilidad de la información financiera  

¤ Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

7
 El modelo COSO como herramienta para evaluar el sistema de control interno provee una
estructura de cinco componentes:

1. Ambiente de control
2. Sistema de comunicación e información
3. Actividades de control
4. Evaluación de los riesgos
5. Supervisión

Ambiente de Control
Se refiere al establecimiento de un entorno de ética y de valores a todo nivel, que debe
reflejarse en la actitud y compromiso de los directivos y de la gerencia respecto de la impor-
tancia que otorgan al sistema de control interno. Es decir que dentro de la organización se
respire un ambiente de confianza, producto de la ética y de valores a todo nivel.

Esta definición refleja los siguientes conceptos fundamentales:

Sistema de Comunicación e Información

Los controles que se implementan son para garantizar lo siguiente:

¤ Que todas las transacciones se registran inmediatamente y por sus importes correctos
en las cuentas y en periodo correspondiente.
¤ Que la entidad perciba todos los ingresos que le corresponden
¤ Que todas las transacciones estén debidamente autorizadas
¤ Que todos los activos estén debidamente registrados y protegidos
¤ Que todos los pasivos están debidamente registrados
¤ Que todas las transacciones significativas y poco usuales y no recurrentes se
identifiquen e informen a la gerencia y se revelen de ser apropiado en los estados
financieros
¤ Que los errores e irregularidades cometidos al procesar la información sean detectados
oportunamente
¤ Que se protejan los archivos, registros contables y documentación contra destrucción,
daño uso indebido o robo.

8
 
Actividades de Control
Son aquellos procedimientos y políticas que se adicionan al ambiente de control estable-
cido por la administración para proporcionar una seguridad razonable y no absoluta. Las
actividades de control se realizan en toda la organización, en todos los niveles y en todas
las funciones. Como ejemplo las actividades de control siguientes: Autorización de opera-
ciones, indicadores de rendimiento, registro oportuno de las operaciones.

Evaluación de Riesgos
Todas las entidades, independientemente del tamaño que sea, se
encuentran expuestas a distintos riesgos que de repente no son
identificados. El riesgo es inherente a todas aquellas actividades y el
control interno es esencial para limitarlo. Por lo tanto los funcionarios
y empleados son los responsables de identificar aquellos riesgos
importantes e implementar controles preventivos que eviten pérdidas
importantes dentro de la organización.

Una vez identificados los riesgos, deben adoptarse las medidas pre-
ventivas, para el efecto deben evaluarse los costos que representan
esos controles preventivos que pueden ser seguros ante posibles  
robos de furgones, cámaras de seguridad ante robos de empleados,
implementación de manuales, etc.

Supervisión
El proceso de supervisión asegura que el control interno continúa funcionando adecuada-
mente. Este proceso comprende la evaluación por parte de empleados de nivel adecuado,
de la manera en que se han diseñado los controles.

Para disminuir los riesgos de pérdida en las organizaciones los manuales juegan un papel
importante para el control interno, de esa cuenta, se implementa el manual de procedimien-
tos que contiene lo siguiente:

Procedimientos Administrativos
El presente manual define los procedimientos para cada una de las áreas estableciendo
las políticas para mantener la consistencia en las operaciones de la entidad por lo tanto

9
 las disposiciones aquí contenidas son de observancia obligatoria dentro de la entidad y los
aspectos no previstos, serán consideradas y resueltas por la junta directiva. Los procedi-
mientos son los siguientes:

Procedimientos de Manejo de Cuentas Bancarias

Objetivo
Establecer los lineamientos para el registro y control de las transacciones contables aplica-
das al manejo de cuentas de la organización.

Alcance
Desde que se genera la transacción contable hasta la generación de reportes financieros
de cada cuenta.

Responsable (s): Jefe de contabilidad

Contador general es responsable de registrar los movimientos contables y generar los esta-
dos de cuenta correspondientes. Alta dirección y personal de la organización es respon-
sable de cumplir con los requerimientos de este procedimiento.

Políticas

¤ Los documentos de soporte deben ser archivados en el lugar correspondiente y con

su respectiva identificación, para fácil acceso de consulta.
¤ Los registros se archivarán por lo menos cuatro años o más, según el tiempo que
determine las leyes del país o convenios específicos.
¤ Todo gasto debe estar justificado o incluido en el presupuesto de la organización.
¤ Antes de realizar una transacción contable debe revisarse la nomenclatura contable
establecida.
¤ Al realizarse una transacción contable debe revisarse la cuenta a la que se hará el
cargo o gasto.
¤ Las notas de débito y crédito deberán ser entregadas al contador para que a la mayor
brevedad posible sean operadas donde corresponde.
¤ Contador general es responsable de solicitar la aprobación de uso de cada cuenta de
la Organización.
¤ Los fondos destinados a ejecutar proyectos específicos se ingresaran a cuentas de

10
 
 depósitos bancarios. Se utilizarán cuentas independientes, según lo determine la
Gerencia y Junta Directiva.
¤ Toda cuenta bancaria debe estar a nombre la organización
¤ Se manejarán cuentas bancarias en moneda quetzal o US$ para cada unidad de
negocios y/o proyecto.
¤ El reporte de auxiliar de bancos presenta un desglose de los cheques generados, el
nombre de la persona u empresa a la que se entregó, cantidad monetaria y fecha de
emisión del mismo.
¤ Contabilidad tiene la responsabilidad de ordenar y centralizar la información financiera
en relación a con las disponibilidades y los egresos.
¤ Todos los cheques que se emitan deberán tener las firmas autorizadas para tal fin y
la firma de los cheques debe ser mancomunada.
¤ El manejo de chequeras estará a cargo de Contador general.
¤ Contador general llevará un control diario de la disponibilidad en las cuentas bancarias
por medio del auxiliar de bancos.
¤ Contador general mensualmente hará una conciliación de saldos de cada cuenta,
contra los saldos del registro auxiliar. Las conciliaciones deben ser entregadas a la
Gerencia General quien será el responsable de entregarlas a Presidente de junta
directiva, cuando lo solicite. Luego serán archivadas junto con el resumen bancario y
los cheques devueltos.
¤ Las partidas o ajustes que surjan de los reportes de conciliaciones deben explicarse
y hacer la anotación necesaria.

Desarrollo
1. Contador general verifica los gastos o cargos realizados y el motivo del gasto o destino
del cargo.
2. Contador general clasifica cada operación contable según el listado de cuentas y la
nomenclatura contable establecida.
3. Contador general verifica la cantidad monetaria del gasto o cargo y verifica el tipo de
moneda.
4. Contador general realiza la transacción contable y la aplica a la cuenta correspondiente
en base al documento de soporte.

11
 5. Contador general genera los reportes que se le soliciten: estado financieros mensuales,
reporte de disponibilidades por cuenta, reporte de diario, auxiliar de bancos, etc.
6. Gerente revisa el reporte de estados financieros, revisa y autoriza las conciliaciones
bancarias.
Diagrama de Flujo: Procedimiento de Manejo de Cuentas Bancarias

Procedimientos de Emisión de Cheques

Las políticas para este instructivo han sido creadas con la
intención de regular la emisión de cheques, de tal forma
que éstas se lleven a cabo de una manera consistente. Las
políticas son las siguientes:
1. Las cuentas serán utilizadas para pagar todo tipo de
gastos de la organización.
  emitirse en orden correlativo
2. Se utilizará el sistema de cheques voucher, los que deben
y con firma mancomunada. Para el efecto firmarán las siguientes personas: XXX y XXX
3. En el voucher del cheque debe quedar evidencia de las personas que participaron en el

12
 
 proceso de elaboración, revisión, aprobación; además del nombre y firma de la persona
que recibe el pago, así como la fecha en que lo recibió.
4. Todo cheque que se emita debe estar debidamente soportado por una factura que justi-
fique la naturaleza del egreso. Las facturas deben contener los siguientes datos:

a. La identificación impresa del nombre “FACTURA”.

b. Número impreso de la factura.
c. Debidamente impresos el NIT, nombres y apellidos completos y nombre co-
mercial del proveedor, si es persona individual; razón social y nombre comer-
cial, si es persona jurídica y dirección del establecimiento.
d. La fecha correcta de emisión del documento que corresponda al período que
se liquida.
e. El nombre de organización.
f. Dirección de la entidad:
g. El número de identificación Tributaria (NIT)
h. Descripción de la compra o la obtención del servicio. No se aceptarán des-
cripciones como “Por su compra”, “por su consumo”, “por la prestación de
servicios”. Todo pago por servicios continuo, debe hacerse referencia al con-
trato respectivo.
i. Valor total con inclusión del Impuesto al Valor Agregado.
j. Sello del régimen de ISR: 1) sujeto a pagos trimestrales, 2) Sujeto a pago di-
recto con factura electrónica y 3) Sujeto a retención definitiva. La retención se
aplica en éste último caso.
k. Sello de régimen de IVA cuando proceda.

5. odo cheque anulado llevará la leyenda “ANULADO”, perforando el espacio de las firmas,
archivándose con el correlativo para mantener el control.
6. No deben emitirse cheques post fechados ni en blanco.
7. Todos los cheques emitidos mayores de Q X,000 deben llevar la leyenda de “NO NEGO-
CIABLE”.
8. Todos los cheques sin utilizar de-
berán estar en buen resguardo Pagado
bajo llave, delegando la respon- Cheque No.
sabilidad al Gerente o Contador Cuenta Contable
General.

13
 9. Todos los documentos que acompañen la liquidación deberán ser invalidados con el
sello de “PAGADO”, el cual se colocará inmediatamente después de emitido el cheque.
10. Para entregar el cheque al beneficiario debe obtener la firma en el voucher, el nombre y
la fecha en las casillas correspondientes como constancia de haberlo recibido.
11. Si se anula un cheque se debe adjuntar a la copia del voucher respectivo y proceder a
anular mediante el sello de “ANULADO”.
12. El cheque voucher deberá quedar archivado en orden correlativo, con su respectivo do-
cumento de soporte y separados adecuadamente por el mes correspondiente en el que
fueron emitidos.
13. Siempre que se emita un cheque deberá ser codificado a la correspondiente cuenta de
gasto, para que las personas que firman de aprobado y autorizado el egreso, den su
consentimiento en cuanto a la distribución y aplicación del gasto.
14. Previo a la entrega de cheques debe comprobarse que:
15. El servicio haya sido recibido en forma satisfactoria.
16. El bien haya sido recibido completamente y en forma satisfactoria.
17. Se haya emitido la constancia de retención.
18. Los pagos serán efectuados de lunes a viernes de 8 de la mañana a las 5:00 de la tarde.
19. Se llevará un registro de control el libro auxiliar de bancos que permita al Gerente Gene-
ral revisar en forma práctica la correlatividad de los cheques emitidos.

Procedimientos para Conciliaciones Bancarias

Considerando que las cuenta bancarias son utilizadas para las operaciones del giro habitual
de la organización, se necesitan que estén debidamente conciliadas con las siguientes
políticas:
1. Los estados de cuenta serán recibidos por el Gerente General, quien revisará que los
cheques devueltos no hayan sido alterados, para el efecto firmará el estado de cuenta
en señal de revisado antes de trasladarlo al departamento de contabilidad.
2. Se deberán conciliar mensualmente los saldos según el banco contra los saldos del re-
gistro auxiliar.
3. Las conciliaciones se harán en el formulario, que para tal efecto se ha diseñado.
4. Las partidas o ajustes poco usuales que surjan en las conciliaciones, deberán quedar
claramente explicadas, por ejemplo, notas de cargo y de crédito.
5. Las conciliaciones llevarán las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración

14
 
 (auxiliar contabilidad), revisión (Contador) y Vo. Bo. por parte del Gerente General.
6. Los cheques que permanezcan en circulación por más de noventa días deberán ser
investigados, y si es posible debe establecerse comunicación con el beneficiario del
cheque.
7. Todo cheque que no sea entregado en un plazo de veinte días después de su emisión
debe ser anulado, iniciando el proceso de pago como que fuera una factura normal.
8. Las conciliaciones ya aprobadas deben ser archivadas en forma ordenada junto con el
extracto bancario. Los cheques devueltos por el banco se adjuntarán al cheque voucher
como constancia de la transparencia de las operaciones.

Procedimiento para Pago de Gastos de Operación

Objetivo

Establecer los lineamientos generales para el registro y control de los gastos de operación.

Alcance

Desde que el solicitante hace el requerimiento de pago hasta que se genera la póliza con-
table del gasto realizado.

Responsable

Contador general es responsable de operar las transacciones contables realizadas en el

sistema contable. Personal de la organización es responsable de la solicitud de pago de
gastos de operación.

Políticas:

¤ Contabilidad debe mantener un control de las pólizas de egresos de la organización.

¤ Los gastos de operación deben estar considerados en el presupuesto de la organización
o ser justificados y luego aprobados por Junta directiva.
¤ Personal que recibe los documentos (facturas, recibos, tickets, etc.) debe revisar que
las facturas tengan los datos correctos de la organización.
¤ Administración debe comprobar que la naturaleza del egreso sea congruente con las
unidades, precios y la calidad de los bienes y servicios cancelados.
¤ Contabilidad debe verificar que los documentos por cancelar, sean aprobados por el
nivel de autoridad correspondiente.
¤ Se consideran como gastos de operación el pago de servicios ( agua, luz, teléfono,

15
 alquiler), pago de personal (como planilla, IGSS), mantenimiento de vehículos,
compras de útiles de oficina y de utensilios y materiales de limpieza.
¤ Para algunos pagos contabilidad elabora directamente el cheque para cancelar los
gastos (planillas, IGSS, impuestos)
¤ Contabilidad archiva los documentos originales de las operaciones realizadas.
¤ Se mantendrá un buen control sobre las obligaciones de la organización, para evitar
duplicidad de pagos o incumplimientos con los compromisos contraídos.
¤ Mensualmente se imprimirá una integración de las cuentas por pagar vigentes, ésta
se obtendrá del sistema contable por medio del reporte de Mayor General. Contador
general escribirá notas aclaratorias que indiquen el porqué de la cuenta por pagar, así
como la fecha en que probablemente será cancelada.

Desarrollo
1. Contador General recibe factura o recibo para hacer el pago de los gastos de opera-
ción.
2. Según el monto y fecha de vencimiento del pago, Gerencia decide si realiza el pago
con fondo de caja chica o solicita el cheque correspondiente.
3. Administración solicita a contador general el cheque para pago de factura, detallando el
gasto a cancelar.
4. Contador general revisa la solicitud de cheque y verifica que corresponda a gastos de
la organización.
5. Contador general verifica la aprobación de solicitud del cheque o verifica que el gasto
este presupuestado.
6. Una vez aprobada la solicitud, contador general procede a la generación del cheque
correspondiente a la solicitud hecha.
7. Contador general entrega cheque a solicitante y pide firma de recibido.
8. Solicitante hace el pago correspondiente, ya sea con el cheque recibido o con fondo de
caja chica.
9. Solicitante entrega las facturas de los pagos realizados a contabilidad.
10. Contabilidad opera los gastos realizados en el sistema contable.

16
 
Diagrama de Flujo: Procedimiento para pago de Gastos de operación.

17
 Procedimiento para Manejo de Caja Chica
El objetivo primordial del Fondo de Caja Chica es cubrir gastos y
compras menores y normales para la operatividad diaria de la orga-
nización de acuerdo a su giro habitual. Está cargo y en custodia de
la secretaria o asistente administrativo para la operación de la orga-
nización.

Objetivos

Establecer los lineamientos generales para el manejo y control de

caja chica por las personas asignadas por la organización.

Alcance
 
Desde la solicitud de cheque para disponibilidad de caja chica hasta
la liquidación de gastos relacionados con este movimiento.

Responsable: Jefe de contabilidad

¤ Responsable de caja chica debe cumplir las actividades descritas en este

procedimiento.
¤ Contabilidad es responsable de operar las transacciones contables de caja chica en
el sistema contable.
¤ El Gerente es responsable de la autorización de fondos para manejo de caja chica
según lo definido por Junta Directiva.
Políticas

¤ Se establece un fondo de Caja Chica de XXX (XXX), los cuales deben rotar como
máximo dos veces al mes. Dicho fondo podrá ser incrementado previo análisis de la
Junta Directiva o Gerencia General.
¤ El fondo fijo de Caja Chica será autorizado por la Junta Directiva y la Gerencia General
será el encargado de autorizar los gastos o pagos.
¤ La persona responsable de la custodia de los fondos de caja chica será XXX
¤ El fondo de caja chica, debe liquidarse el formato específico al final de cada mes para
que los gastos queden registrados en el mismo mes y no en otro.
¤ Se establece un límite máximo de pago con el fondo de caja chica de Q.XXX, los
pagos mayores de dichas cantidades se efectuarán con cheque.
 

18
 
¤ Se permitirá el uso de vales dentro del fondo, los cuales deben ser liquidados en un
plazo de 48 horas. Los vales deben ser destruidos a la liquidación final.
¤ Todos los documentos de soporte que integran la caja chica y el fondo fijo, deben
ser revisados por el contador, quien será el responsable de su vigilancia y llevarán el
visto bueno del Gerente General o del jefe inmediato superior, aún cuando no sean
facturas.
¤ No se emitirán facturas especiales por gastos efectuados con el fondo de caja chica.
Se aceptarán facturas o recibos simples por gastos de papelería y útiles, materiales
de oficina, correo, enseres de limpieza, reparación, viáticos, dietas, mantenimiento de
equipo de computación y servicios varios necesarios para el buen funcionamiento de
la administración de la Entidad.
¤ La persona responsable del manejo de los fondos asignados, debe encargarse de la
solicitud de reintegro y liquidación de gastos cuando se haya gastado un 70%.
¤ La persona encargada del fondo de caja chica, debe mantener en orden todos los
documentos para que los arqueos que efectúe auditoria ó el contador, se haga sin
demoras de tiempo.
¤ Los cheques de reintegro de los fondos, deben ser emitidos únicamente a nombre de
la persona encargada, quien será responsable de cobrar el cheque.
¤ El cajero a cargo de los fondos antes de cancelar una factura debe verificar que tenga:
a. La identificación impresa del nombre “FACTURA”.
b. Número impreso de la factura.
c. Debidamente impresos el NIT, nombres y apellidos completos y nombre co-
mercial del proveedor, si es persona individual; razón social y nombre comer-
cial, si es persona jurídica y dirección del establecimiento.
d. La fecha correcta de emisión del documento que corresponda al período que
se liquida.
e. El nombre de la organización.
f. Dirección de la organización
g. El número de identificación Tributaria (NIT)
h. Descripción de la compra o la obtención del servicio. No se aceptarán des-
cripciones como “Por su compra”, “por su consumo”, “por la prestación de
servicios”.
i. Valor total con inclusión del Impuesto al Valor Agregado.

19
 j. Sello del régimen de ISR: 1) sujeto a pagos trimestrales, 2) Sujeto a pago di-
recto con factura electrónica y 3) Sujeto a retención definitiva. La retención se
aplica en éste último caso.
¤ Las facturas o recibos correspondientes a cada gasto deben corresponder al mes
contable que se esté trabajando.
¤ Las liquidaciones deberán contener el listado de los documentos que se presentan,
en orden cronológico (por fecha de menor a mayor), el proveedor, concepto y valor de
la compra. Dichas liquidaciones deben ser revisadas por Administración.
¤ No se permiten vales para gastos personales, únicamente se aceptarán vales por
efectivo retirado para efectuar compras que competan a la Entidad.
¤ Contador general efectuará arqueos periódicos de caja chica, por lo menos una
vez cada tres meses, sin previo aviso, dejando evidencia del cumplimiento de su
obligación.
¤ No está autorizado realizar las operaciones siguientes a través del fondo de caja chica:
¤ Compras de activos fijos
¤ Compra de repuestos o refacciones que se controlan por inventarios
¤ Préstamos a empleados
¤ Pago de horas extras
¤ Pago de vacaciones
¤ Reembolso de gastos médicos
¤ Compra de licor
¤ Compra de bienes y servicios que no sean para los objetivos de la organización.
¤ Liquidaciones para reintegro por montos que superen el fondo autorizado.
¤ Liquidaciones con facturas que contengan borrones, tachones, y alteraciones.
¤ Liquidación con facturas llenadas con lápiz y no con lapicero.
¤ Liquidaciones sin la razón en el reverso de quien ejecutó los gastos y sin la autorización
de visto bueno del Gerente General ó del jefe inmediato superior.
¤ Reembolsos de facturas que no sean emitidas a nombre de la organización.
¤ Pago de gastos por montos mayores de Q XXX.00
¤ Cambio de cheques personales de empleados ó particulares.

20
 
 ¤ Las liquidaciones de gastos deben llevar las firmas de las personas que participaron
en el proceso siguiente:

a. Elaboración: cajera

b. Revisión: Contador, quien verificará que todas las operaciones efectuadas es-
tén adecuadamente soportadas conforme a los requerimientos señalados en
las leyes vigentes del país y en las políticas del presente manual.

c. Visto Bueno: Gerente General

¤ Contabilidad archivará los documentos que acompañan la liquidación de caja chica,

en forma correlativa y cronológicamente junto al voucher del reintegro realizado por el
mismo.
¤ Todos los documentos que acompañen la liquidación deberán ser invalidados con
el sello de “Pagado”, indicando el número de cheque y fecha, el cual se colocará
después de emitido el cheque.

Desarrollo

1. Gerente General designa al responsable de caja chica y el monto del fondo.

2. Solicitante elabora un vale de caja chica y solicita autorización de Contador General

3. Una vez aprobado el gasto, solicitante entrega el vale al responsable de la caja chica y
firma el vale contra la entrega del efectivo correspondiente.

4. Solicitante realiza el pago o compra para el que solicitó el efectivo.

5. Solicitante liquida el vale entregando los documentos de soporte del gasto realizado
(factura, recibo, ticket, etc.) al responsable de caja chica.

6. Responsable de caja chica revisa los documentos recibidos y anula el vale respectivo.
Con los documentos de las compras de procederá a hacer la liquidación de caja chica,
cuando corresponda.

7. Responsable de fondo elabora la liquidación de caja chica detallando los gastos

realizados con dicho fondo.

8. Responsable de fondo entrega a Contador general la hoja de liquidación de caja chica,

adjuntando los documentos de soporte (facturas, recibos, tickets, etc.).

9. Contador general revisa documentos recibidos, si todo esta correcto envía liquidación

21
 a Administración.

10. Administración aprueba hoja de liquidación de caja chica.

11. Contador general elabora cheque y solicita las firmas de autorización.

12. Contador general entrega cheque a solicitante.

13. Solicitante firma de recibido.

14. Contabilidad alimenta el sistema contable con la transacción realizada.

Diagrama de Flujo: Procedimiento para manejo de Caja Chica

22
 
Procedimientos para Captación de Ingresos
La captación de ingresos en efectivo a cheques a favor de la organización, son originados
por concepto de ventas, donaciones, membresías, publicaciones, servicios y gestión de
proyectos.

Estas políticas han sido creadas con la intención de coordinar los ingresos, de tal forma
que se lleven a cabo de manera consistente y apegada a los criterios que beneficien a la
organización, y a la vez permitan efectividad y eficiencia en dichas transacciones, siendo
las siguientes:

Políticas

1. Por todo ingreso proveniente de cobro a clientes locales y del exterior por ventas al
crédito de productos, cuotas de socios, reintegro de fondos, préstamos obtenidos, etc.
se extenderá un recibo de caja ó recibo de ingreso.

2. Todos los cheques recibidos deberán ser extendidos a nombre de la organización, en

ningún caso deberán recibirse cheques endosados por terceros.

3. Todos los ingresos provenientes de lo mencionado anteriormente, se depositarán intactos

en un plazo máximo de 24 horas a las cuentas respectivas de la organización.

4. El recibo de caja debe cumplir con el contenido siguiente:

5. El nombre impreso de recibo de caja ó recibo de ingreso.

6. El número impreso correlativo.

7. El nombre impreso de la organización.

8. El logo impreso de la organización

9. La dirección debidamente impresa de la organización

10. Las palabras lugar y fecha.

11. La palabra “recibido de” con el espacio para poner el nombre de la persona que entrega
efectivo.

12. La palabra “la cantidad de” con el espacio para poner en letras la cantidad que coincida
con el valor en números.

23
 13. La palabra “por concepto de” con el espacio para poner la explicación clara del ingreso.

14. La palabra “nombre del receptor”, con el espacio para poner el nombre de la cajera.

15. El espacio para la firma de la cajera.

16. Los recibos de caja se emitirán en duplicado siendo los siguientes:

a. Original, copia blanca para el cliente.

b. Duplicado, copia XXXX para contabilidad

17. No se cambiarán cheques personales a empleados y particulares con los ingresos

diarios.

18. No se debe, bajo ninguna circunstancia, tomar dinero de los ingresos diarios para
efectuar pagos.

19. El Contador efectuará arqueos por lo menos una vez al mes de los fondos de caja para
verificar si se están cumpliendo con las políticas establecidas.

Desarrollo

1. La persona que recibe el efectivo, preparará la boleta de depósito, la cual debe conciliar
el efectivo con el total de recibos de caja.

2. La suma de los reci¬bos debe coincidir contra los depósitos. El contador debe verificar
las sumas, nombre y número de cuenta y firmar de conformidad de los datos consignados
en la liquidación de ingresos y de recibido los documentos.

3. Se llevará un archivo específico para guardar los recibos de caja con su correspondiente
boleta de depósito.
Procedimientos de Anticipo para Gastos
1. Los anticipos para gastos, se harán con cheque iniciando el procedimiento con la
solicitud de cheque.

2. No se harán anticipo para viáticos. Los gastos de viáticos serán pagados previamente
con una liquidación debidamente firmada por las personas que participaron en el proceso
de elaboración, revisión y aprobación.

3. Los respectivos abonos recibidos deberán indicar con claridad, el número de recibo de
ingreso, la fecha y el monto respectivo.

24
 
4. Se llevará un registro auxiliar en contabilidad para controlar éste rubro, el cual se cargará
con el valor del cheque emitido y se rebajará en base a los comprobantes presentados
para su liquidación que no podrá ser en un lapso mayor de quince días hábiles
posteriores inmediatos de haberse emitido el cheque. En caso de no liquidar en ese
período, se autoriza a la administración para efectuar los trámites de cobro.

Procedimientos de Compras - Contratación Servicios

Políticas

La política fue creada para coordinar las compras de la organización, de tal forma que se
lleven a cabo de manera consistente y apegada a criterios que beneficien a la Entidad y a
la vez permitan efectividad y eficiencia en dichas transacciones.

La organización, ha identificado los tipos de productos y servicios para mejorar el grado

de control y eficiencia del proceso total, siendo: compra de café principalmente pergamino
exclusivamente a socios, para venderlos a los clientes locales y del exterior de la organización.
Los tipos de productos son:

¤ Producto del giro habitual: Todas las compras serán efectuadas exclusivamente con el
asociado de la entidad, siempre que la entidad haya asignado el precio. La asignación
del precio se hace con un margen del XX para la Entidad. En todo caso las compras
adicionales se harán con las empresas y personas siguientes:
¤ XXX, compra de suministros
¤ XXX, compra de costales
¤ XXX, compra de materiales de construcción
¤ Producto no del giro habitual: Todo aquel artículo que tiene un uso eventual y puede
ser comprado por organización. Por ejemplo la compra de un vehículo.
¤ Servicio fijo: Todos aquellos pagos que son originados por el giro habitual de la
organización, como por ejemplo: Servicio telefónico, renta, pago de agua, luz, pago
de sueldos, mantenimiento, etc.

Las políticas serán las siguientes:

1. Deben estar segregadas las funciones de la persona responsable de compras de las

relativas a contabilidad.

2. Deben requerirse cotizaciones en los procesos siguientes:

25
 ¤ 1 cotización por escrito ó anuncio de prensa por compras mayores de Q 1,000.00 y
menores de Q 10,000.
¤ 3 cotizaciones por escrito de proveedores para todas las compras y servicios a ordenar
arriba de un diez mil quetzales (Q10,000), pero menores de veinticinco mil quetzales
(Q25, 000).
¤ Por compras mayores de Q 25,000, se requieren tres cotizaciones y con la
correspondiente aprobación en punto de acta de la junta directiva.

3. Es necesario mantener un registro actualizado de proveedores calificados debidamente

identificados por tipo de productos o servicios a suministrar.

4. Para la contratación de servicios profesionales y el pago sea por concepto de honorarios,

es necesario que se prepare un contrato en el que se establezcan las condiciones de
pago y que no tienen derecho a prestaciones laborales, además es necesario que se
obtenga como documento de soporte para el correspondiente pago una factura por
parte del prestador de servicios.

5. De las cotizaciones recibidas por productos similares y de igual calidad aparente deberá
seleccionarse la de más bajo precio; si no fuere así, el funcionario que autoriza la compra
tendrá que dejar constancia de la razón por la cual es seleccionada una compra de
cotización mayor. Para las requisiciones de bienes y servicios se hará una descripción
clara y exacta de los requerimientos técnicos para el material, producto o servicio a
comprar.

6. Cuando solo se reciben entregas parciales de las compras efectuadas, el contador

deberá abrir una tarjeta de control manual o computarizado para controlar que las
unidades facturadas por el proveedor ingresen a la Entidad, para que sean respetados
los términos previamente convenidos.

Desarrollo

1. Solicitante hace la requisición a administración del bien o servicio que necesite.

2. Para compras mayores la Gerencia debe solicitar 3 cotizaciones a los proveedores, las
que serán archivadas en un lugar específico.

3. Para compras menores establecidas en el presupuesto de la organización, el gerente

elige el proveedor que mejor cumpla con los requisitos solicitados.

26
 
4. Gerencia elabora la solicitud de cheque correspondiente a la compra o realiza el
programa de pago.

5. Contabilidad elabora cheque y lo entrega al solicitante

6. Gerencia revisa la solicitud del proveedor y pacta las fechas de pago y fechas de entrega
del producto y/o servicio.

7. Gerencia verifica que la organización haya recibido los productos o servicios solicitados.

8. Gerencia liquida las facturas de las compras realizadas.

9. Contabilidad registra los gastos realizados.

Diagrama de flujo: Procedimiento para realización de compras

27
 Procedimientos para Activos Fijos
Activos son todos aquellos inmuebles, muebles, equipos,
vehículos, y otros enseres adquiridos directamente por la
organización o a través de proyectos de cooperación o
donaciones de parte de otras agencias privadas, socios,
gobierno, entre otros.

Políticas

1. Se preparará un archivo específico para guardar la  documentación original que

documenta la propiedad sobre los mismos, dejando una fotocopia del documento en el
cheque voucher.

2. Se llevará un control de todas las adiciones de Activos Fijos durante el año, que incluirá
la integración total de activos fijos de acuerdo al origen de los fondos propios o producto
de la ejecución de convenios de cooperación.

3. Todo activo fijo que sea menor de Q. 500 se llevará a gastos en el momento de efectuar
la compra, ejemplo: engrapadoras, lápices, plumas y demás accesorios de oficina.

4. Cualquier venta de activos fijos con valor original menor de Q 5,000 se autoriza al gerente
para la asignación del precio que debiera ser el de mercado, pero cuando la venta de
bienes sea mayor a Q 5,000 la junta directiva asigna el precio en punto de acta. Esta
política también se aplicará para la baja de bienes cuando estos sean inservibles.

5. Se deberá al menos una vez al año, realizar un inventario físico de todo activo, propiedad
de la Entidad.

6. Se codificará el activo fijo de acuerdo a la distribución contable que puede ser mobiliario y
equipo, equipo de computación, vehículos, terrenos, edificios, maquinaria, herramientas,
etc.

7. Los usuarios de los activos tendrán la responsabilidad de los mismos, debiendo preparar
la tarjeta de responsabilidad. Cuando un empleado ingrese a la Entidad se le entregarán
los activos que utilizará y que estarán bajo su responsabilidad a través de una tarjeta
de responsabilidad, en donde se describen los artículos y se les consigna un valor,
posteriormente se anotarán las adquisiciones o ventas y al retirarse todos deberán
entregar contra su respectiva tarjeta. Estas serán operadas y archivadas por el contador.

8. Se empezará a depreciar el activo un mes después de la adquisición, aplicando los

28
 
 porcentajes siguientes: 20% anual para mobiliario, 5% para edificios, 20% para vehículos
y 33.33% anual para equipo de computación.

9. La cantidad a depreciar mensual será con base a los datos del año inmediato anterior.
En el mes de diciembre se actualizará las depreciaciones de los activos que se hayan
comprado en el período. Para determinar el cargo mensual se aplicará el porcentaje
mencionado anteriormente dividiendo entre 12 para efectuar la partida de depreciaciones.

10. El registro auxiliar tendrá como objetivo servir de control para mostrar.

a. Total del Activo Fijo por rubro.

b. Individualmente cual es el valor invertido.
c. Control de la existencia física del activo.

11. En cada Activo Fijo, contendrá la información siguiente como mínimo.

a. Fecha de adquisición, que será la indicada en la factura de compra y/o en la

entidad de compra
b. Nombre del proveedor y número de factura.
c. Descripción del Activo adquirido, enumerando características básicas tales
como: nombre del activo, modelo, serie, color, etc.
d. Costo de adquisición.
e. Número correlativo de control con el que se identifica el activo.

12. La baja del activo es el procedimiento administrativo por medio del cual se sacan bienes
del patrimonio de la organización y se eliminan del inventario, la baja puede originarse
por venta, donación, obsolescencia técnica, desuso, pérdida, robo, destrucción física
parcial o total.

13. Una vez al año el Contador General deberá informar a la Gerencia General de la
situación del activo y formular recomendación para dar baja, con el objetivo de mantener
actualizado el valor real del patrimonio de la organización.

14. Para dar de baja por obsolescencia técnica, se deberá contar con un dictamen de un
experto en materia cuando el bien sea de un valor original de Q 50,000. Para dar de baja
por robo o pérdida, se deberá contar con la denuncia ante las autoridades policiales
correspondientes. En caso de baja pro destrucción parcial, o total se deberá contar
con el reporte correspondiente. En ambos casos se deberá asegurar el reembolso del
seguro si el bien se encuentre asegurado.

29
 15. Para dar de baja se detallarán los bienes en punto de acta.

Procedimiento para Uso de Vehículos

El presente reglamento, tiene propósito facilitar la
administración de los vehículos, mediante una serie
de indicaciones que el personal de la organización
deberá tomar en cuenta desde la asignación, hasta la
devolución de los mismos. El reglamento se aplicará
con todo el personal de tiempo completo y consultores
que la organización contrate, y que estén autorizados
para usarlos, y serán empleados exclusivamente para
actividades relacionadas con el trabajo de la organización.
 
1. La personas que tendrán asignación permanentemente
de vehículos serán:

¤ El Gerente General de la organización, como un beneficio que se otorga al cargo, este

deberá estar especificado en el contrato de trabajo con la Entidad.
¤ El Piloto/Mensajero que por las funciones contenidas en el Contrato de Trabajo se le
otorga la responsabilidad de los mismos, personal con especialidad técnica como
chofer.

2. Todo el personal que por razones de trabajo requiera movilizarse de la sede de trabajo
a otros lugares puede hacer uso del vehículo previa solicitud y autorización. La
autorización del uso de vehículo se realizará para actividades como las que se enumeran
a continuación:
¤ Movilización del personal exclusivamente a otros lugares para actividades de trabajo.
¤ Compras de insumos, bienes y otros para el funcionamiento las oficinas de la Entidad.
¤ Traslado de visitantes (reuniones, talleres o todas aquellas actividades relacionadas
con la Entidad) donde sea indispensable su utilización.
¤ Reuniones de coordinación interinstitucional, dentro de la ciudad o en el interior de la
república.
¤ Traslado de Materiales o equipo para reuniones, talleres o eventos.
¤ Trabajo de mensajería, cuando se considere necesario.
¤ Viajes fuera del país.

30
 
3. Tendrán preferencia las programaciones que contengan:

¤ Solicitudes que incluyan 2 o más miembros del personal

¤ Transporte de suministros o equipo que no sea posible llevar en servicio público.
¤ Transporte de personal cuyos caminos sean de terracería.
¤ Lugares donde no existe servicio público de transporte.
¤ Actividades programadas para el mantenimiento de vehículos.

4. Las condiciones mínimas para autorizar por parte del Administrador General el uso de
vehículos serán las siguientes:

¤ Que tengan tarjeta de circulación vigente

¤ Calcomanía del año.
¤ El seguro vigente
¤ En buen estado mecánico y herramientas mínimas.
¤ Que cumpla con las regulaciones de tránsito (Triángulos, extinguidor, etc.)

5. Las personas que conducen deberán:

¤ Tener Licencia de conducir vigente y que cumpla con la regulación de tránsito para
manejar los tipos de vehículos de La Entidad
¤ Conocer y aplicar las condiciones de los seguros contratados
¤ Conocer y aplicar el reglamento de tránsito de Guatemala.
¤ La responsabilidad de no beber licor de ningún tipo, ya que la aseguradora no paga
en estos casos.

6. En caso de accidente, se hará él trámite ante la aseguradora, y seguirán las instrucciones

contenidas en las pólizas de seguros.

7. Si hay negativa de parte de la aseguradora de cubrir costos por transgresiones a las

regulaciones de las pólizas, y son comprobadas, los costos no amparados por el seguro
y las responsabilidades civiles serán imputables únicamente a la persona que haya
incumplido con dichas regulaciones. De acuerdo a las disposiciones del Gerente General
de la organización se podrían aplicar otras sanciones disciplinarias y dependiendo del
caso, se dará el curso legal correspondiente.

8. Toda multa por mal estacionamiento, exceso de velocidad o incumplimiento de las

disposiciones de tránsito será pagada por la persona responsable del vehículo en ese
momento.

31
 9. Es responsabilidad del que conduce un vehículo de la organización, llevar la tarjeta de
“Uso de Vehículo” en la que se registrará, lugar y fecha, kilometraje, motivo del uso y
nombre de la persona que conduce. Al regresar, anotar él Kilometraje recorrido, tiempo
empleado, se anotará asimismo la cantidad de gasolina que se pone al vehículo.

10. En caso de robo del vehículo o accidente, debe de informarse de inmediato a la Agencia
de Seguro y Gerencia de la Entidad.

11. No se debe transportar en vehículos de la organización a personas que no estén

relacionadas con la actividad para la que fue autorizado el uso, asimismo, cualquier
materia, artículo o sustancia de carácter ilegal. En el caso de pick-up (aun con camper)
no se podrá transportar a personas en la parte trasera.

12. Los vehículos no deben circular en días de asueto, feriados y fines de semana, excepto
que sea por razones de trabajo debidamente comprobados y autorizados.

13. Si un vehículo fuera usado sin autorización y sufriera daños o fuere robado, el responsable
deberá cubrir gastos del deducible y aquellos que no cubra el seguro.

14. Si el vehículo sufriera accidentes por irresponsabilidad del piloto al haber ingerido licor
ó haberse drogado, los gastos del deducible y aquellos que no cubra el seguro correrán
a cuenta del piloto.

15. Después de haber utilizado el vehículo de la organización, éste deberá ser entregado
nuevamente a la persona responsable de su administración. En ningún caso, los vehículos
podrán permanecer en las residencias de empleados en horas y días inhábiles.

16. El vehículo será resguardado los días inhábiles; y en períodos largos (vacaciones,
feriados o asuetos prolongados) en los parqueos de las oficinas de organización.

17. Los gastos por combustible, servicio de parqueos, reparaciones de llantas se cancelarán
mediante liquidaciones de gastos amparadas por facturación de los lugares que prestaron
el servicio. Las reparaciones mayores deben ser coordinadas por la administración
con el fin de obtener el mejor taller para la reparación, en el mejor lugar y al costo más
favorable según política de compras en lo relativo a cotizaciones.

18. Todos los costos, seguros, reparaciones y gastos de operación de los vehículos correrán
por cuenta de la organización, siempre y cuando no hayan sido violadas las indicaciones
dadas en este reglamento.

32
 
19. Será responsabilidad de la Administración General:

¤ Velar por el cumplimiento adecuado del presente manual.

¤ La contratación de seguros.
¤ El pago a las aseguradoras que mantenga la vigencia de los seguros
¤ La supervisión del encargado directo de los vehículos
¤ La elaboración de programaciones de uso
¤ La entrega y recepción
¤ La calendarización del mantenimiento de los vehículos
¤ Velar por el buen estado mecánico y limpieza de los vehículos
¤ Llevar el record de viajes y de la utilización de los vehículos
¤ Cuando sea utilizado por otra persona, entregarlo y recibirlo de acuerdo a las
especificaciones en la guía de entrega y recepción.

20. Los viajes fuera del país:

¤ Se autorizaran únicamente para viajes relacionados con el trabajo de la organización:

¤ Se observarán las regulaciones aduaneras al respecto.
¤ Se autorizaran únicamente si hay cobertura del seguro (extensión) al país donde se
viaje.

21. Serán anexos al presente reglamento:

¤ Ley de tránsito
¤ Regulaciones de la compañía aseguradora

Procedimiento Administrativo para Personal

1. Para llevar un buen control sobre la actuación del personal, se abrirá un archivo para
cada empleado, asignándole un número y elaborando una ficha de datos generales.
2. Todo asunto relacionado con personal será resuelto por el Gerente General y cuando se
trate de despedir o contratar a una persona, deberá informar por escrito las razones y
criterios utilizados.
3. Anualmente se procederá a evaluar al personal dejando copia de los resultados en el
archivo de cada persona.
4. Anualmente en el mes de diciembre se cancelarán a todos los empleados el aguinaldo
que les corresponde de acuerdo a los artículos 1 y 2 del decreto 76-78 del código de

33
 trabajo, el bono 14 en la primera quincena del mes de julio de acuerdo a los artículos del
1 al 4 del Decreto 42-92.
5. Como política institucional se pagará la indemnización universal en el mes de diciembre
de cada año, para el efecto se preparará el correspondiente finiquito laboral debidamente
autenticado.
6. Se pagará mensualmente la cantidad de Q. 250 de bonificación legal, de acuerdo a lo
establecido en el Decreto 37-2001, la cual debe ser separada en la planilla de sueldos
ó en el recibo de pago.
7. Todo empleado deberá pasar por un período de prueba de dos meses.
8. Las sanciones quedarán reglamentadas de acuerdo a la siguiente escala:
¤ Amonestación verbal
¤ Amonestación por escrito
¤ Suspensión sin goce de sueldo
¤ Despido
9. En caso extremo, considerar deducir las responsabilidades del caso.
10. Cubrir las prestaciones laborales de acuerdo a lo que establece la legislación laboral
del país.

Desarrollo
1. Al ingresar el empleado llena un formulario y completará el expediente con los documentos
siguientes:
2. El contrato de trabajo debe ser enviado al Ministerio de Trabajo para su autorización y de
acuerdo al artículo 15 del Código de Trabajo el contrato individual debe extenderse por
escrito, en tres ejemplares: uno que debe recoger cada parte en el acto de celebrarse
y otro que el patrono queda obligado a hacer llegar al departamento Administrativo de
Trabajo, directamente o por medio de la autoridad de trabajo más cercana, dentro de los
quince días posteriores a su celebración, modificación o novación.
3. En el mes de enero de cada año todos los empleados con ingresos mayores a Q
48,000.00 anuales (incluyendo sueldos, bonificaciones, kilometraje y otros ingresos)
están en la obligación firmar ante el patrono, la Declaración Jurada de Impuesto sobre
la renta, para determinar si procede o no efectuar retenciones de dicho impuesto. De
igual forma en el mes de enero de cada año deben presentar una planilla de crédito
fiscal con la correspondiente evidencia que fue presentada ante la Superintendencia de
Administración Tributaria (SAT) para justificar el reintegro de Impuesto sobre la Renta del
período fiscal. En caso de que no se obtenga la planilla no se devolverá ningún saldo.
 

34
 
4. En el archivo del empleado se deberá adjuntar copia de las notificaciones de aumentos,
reconocimientos de méritos o sanciones, constancia de vacaciones gozadas y pago de
prestaciones laborales.
5. Todos los permisos que soliciten los empleados los deberán hacer por escrito dirigidos
al Gerente General y se solicitarán con 2 días de anticipación.
6. Para un eficiente control de los pagos a los empleados en concepto de las prestaciones
que indica la ley y los requisitos complementarios que conllevan, se utilizarán los
siguientes documentos:
¤ Solicitud de empleo
¤ Formatos de Liquidación debidamente autenticado.
7. Este último se usará cuando se termine la relación laboral entre el empleado y la Entidad
y no se indica todo el procedimiento de llenarlo ya que los datos que solicita son
específicos.
8. Constancia de Goce de Vacaciones: este se usará cuando un empleado goce de
vacaciones. Se debe elaborar con copia, la cual se archivará en el file personal de cada
empleado
9. Ficha de Personal: En este formulario se anotarán los datos generales del empleado que
el documento requiere, los cuales serán tomados de la solicitud de empleo. Se deben
elaborar con copia, la cual se archivará en el file personal de cada empleado.
10. Cuando sea contratación de servicios profesionales ó servicios técnicos y el pago sea
por concepto de honorarios, es necesario que se prepare un contrato de servicios en el
que se establezca que no tienen derecho a prestaciones laborales, además es necesario
que se obtenga como documento de soporte para el correspondiente pago una factura
por parte del prestador de servicios.
11. Documentar en punto de acta la decisión de la Junta Directiva por la política a asumir en
cuanto al pago de prestaciones laborales, la cual debe aplicarse de manera uniforme al
personal de la Entidad.

Procedimientos para Presupuesto

Objetivo

Establecer los lineamientos generales para la elaboración, revisión, aprobación monitoreo

y control del presupuesto de la organización tanto a nivel general como de programas o
centros de costo.

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 Alcance

Desde la identificación de gastos hasta la liquidación del mismo.

Responsable

Junta Directiva, Gerencia y Administrador/Contador General.

Procedimiento

1. El presupuesto operativo anual deberá ser aprobado por la Asamblea General de la

entidad.
2. Mensualmente se hará una ejecución presupuestaria para conocer el grado de avance
del presupuesto.
3. Debe hacerse una evaluación mensual de la ejecución del presupuesto para determinar
las variaciones entre lo presupuestado y lo gastado. Trimestralmente quedarán
justificadas en punto de acta las variaciones importantes de los proyectos definiendo los
ajustes a realizar.
4. Toda la información que sirva para medir lo ejecutado o gastado deberá ser extraída de
los registros contables.

Desarrollo

1. La Junta Directiva con la Gerencia prepararan el presupuesto anual y éste es presentado

y aprobado por la Asamblea General.
2. La ejecución presupuestaria equivale a lo gastado en un período menor al período que
abarca el presupuesto, por ejemplo: La ejecución
de tres meses en un presupuesto anual, representa
el 25% del avance en tiempo, por lo tanto un 25%
debe estar ejecutado transcurrido el plazo de tres  
meses, 50% seis meses, 75% en 9 meses. Una
variación de más cinco o menos cinco por ciento
se considera razonable en la ejecución institucional
o de proyectos.
3. La evaluación presupuestaria equivale a comparar lo
gastado en función del tiempo. Ejemplo: lo gastado
en un trimestre se compara con el presupuestado
anual identificando si hay una variación importante.

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Procedimientos para Gestion de Viáticos

Objetivo

Establecer los lineamientos generales para el manejo y control de gastos relacionados con
viáticos necesarios para las actividades desarrolladas por personal de la entidad.

Alcance

Desde la solicitud para gastos de viáticos hasta la liquidación del mismo.

Responsable

Personal con gastos autorizados para viáticos debe cumplir las actividades descritas en
este procedimiento.

Poíticas

1. Se entenderá como viáticos los conceptos siguientes: alimentación, hospedaje y

transporte.
2. Los pagos de viáticos se harán con fondos de caja chica, siempre que el monto no
exceda de Q X00, de lo contrario se emitirá el cheque correspondiente.
3. La autorización de gastos para viáticos corresponde al jefe inmediato.
4. El departamento contable es responsable de proporcionar el pago correspondiente para
gastos de viáticos autorizados.
5. El personal a quien le sea autorizado un anticipo de gastos para viáticos, realizará la
liquidación de los mismos en un tiempo máximo de tres días luego de terminar la comisión
asignada. En caso de no hacerse la liquidación en esta fecha, contabilidad podrá
descontar el monto del anticipo del sueldo del solicitante,
hasta cancelar la cantidad total del anticipo.
6. Debe liquidarse un fondo para gastos de viáticos, antes
de obtener un nuevo fondo para dichos gastos.
7. La liquidación del fondo para gastos de viáticos
debe ir acompañada de los documentos de soporte
correspondientes (facturas, recibos, tickets, etc.). Cada
documento debe ir debidamente razonado (al reverso o
en cualquier área que no altere los datos del documento)
con la descripción correspondiente a cada gasto.
 

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 8. El valor del transporte asignado a toda persona (empleado o miembro de junta directiva)
por traslado de ida y vuelta a las ciudades serán las siguientes: Los viajes a Guatemala
se harán como máximo de dos días; La asignación por transporte para las siguientes
rutas serán xx; Transporte interno diario en la ciudad capital: Q XX.XX. El monto por
gastos de alimentación serán de Q X5 por comida, los cuales no necesitan factura sino
una liquidación de los gastos efectuado, la tarifa establecida para el kilometraje es Q 1
por kilómetro recorrido en vehículo propio.

9. Para viáticos se asignará una cuota (liquidable) de acuerdo al destino del solicitante y
conforme a las siguientes cantidades:

Destino Desayuno Almuerzo Cena Hospedaje

Interior del País Q40.00 Q50.00 Q50.00 Q200.00
Centro América USD5.00 USD10.00 USD10.00 USD50.00
Fuera C.A. USD10.00 USD15.00 USD10.00 USD100.00
Notas: 1. Los US dólares, serán pagados en quetzales al tipo de cambio vendedor según el Banco de Industrial, S. A. en
la fecha de la solicitud; 2. Los gastos de hospedaje establecidos como monto máximo y liquidable con facturas.

10. Los pagos de viáticos, deben liquidarse en el formato designado para el efecto.
También adjuntarán una comparación de las actividades programadas con lo que se
hizo (en una segunda columna) y definiendo en una tercera columna lo que se dejó
pendiente y los mecanismos a implementar para que en la siguiente visita (anotando la
fecha) se complete..

12. No constituyen viáticos los pagos de alimentación a invitados especiales, para el efecto
deberán obtener la autorización del jefe inmediato, los cuales serán liquidables con
factura.

13. Cuando se suspendan las actividades programadas y los viáticos no son utilizados,
deberán ser reintegrados con la obtención de un recibo de caja.

Desarrollo

1. El solicitando prepara un presupuesto estimado de los gastos para viáticos y lo

acompaña con la solicitud del cheque.

2. El jefe inmediato autoriza el anticipo de gastos para viáticos, por medio de una solicitud
de cheque, para entregarla al colaborador asignado.

3. El departamento contable elabora el cheque para anticipo de gastos correspondiente

a los gastos asignados para viáticos.

38
 
4. El departamento contable entrega los cheques o anticipos a cada solicitante.

5. Solicitante firma el recibo o el anticipo de gastos.

6. Solicitante hace una liquidación de gastos en relación al anticipo recibido, adjuntando

los documentos de soporte.

7. El departamento contable clasifica cada operación contable de gastos de viáticos,

según la nomenclatura contable establecida para COOPECAFE y opera la póliza
correspondiente.

Diagrama de Flujo: Procedimiento para la gestión de viáticos

Procedimientos para Créditos

Créditos son todos aquellos desembolsos que la organización
otorga en calidad de crédito a sus beneficiarios para que
los utilicen en el proyecto que han presentado, por lo tanto
este instructivo ha sido creado con la intención de que se
mantenga una consistencia en el otorgamiento de los créditos,
el seguimiento y la recuperación de los mismos.
 

39
 1. Por todo crédito otorgado se emitirá cheque

2. Solo podrán ser beneficiarios de los miembros asociados, conforme lo establece los
estatutos para elevar el nivel de vida del asociado, elevar el nivel educativo y social el
mismo mediante la financiación de su proyecto.

3. Todo crédito devengará un interés mínimo del 6%

4. El monto máximo del crédito será de diez mil quetzales exactos (Q 10,000).

5. No se dará crédito sobre otro crédito, sino que se hará un nuevo expediente hasta que
el crédito anterior haya sido cancelado en su totalidad.

6. Todo crédito atrasado devengará una mora del 5% mensual.

7. Crédito será otorgado a la tasa de interés del 2% mensual.Para el efecto tendrá tres días
de gracia para evitar el cobro de mora.

8. Todo expediente del beneficiario deberá contener:

¤ Fotocopia de cedula de vecindad o DPI

¤ Solicitud de préstamo
¤ Aprobación del comité de crédito
¤ Aprobación del técnico de la evaluación económica para dar el crédito. Esta evaluación
identificará un flujo de ingresos que permita la recuperación del crédito.

9. Las instancias que conocerán y decidirá sobre las solicitudes de crédito serán las
siguientes:

¤ Área de Crédito: revisa el expediente y aprueba o desaprueba el proyecto.

¤ Gerencia: Da el visto con base a la revisión del expediente
¤ Junta Directiva: Evalúa mensualmente con base a
los reportes preparados por el departamento de
contabilidad.

Nota: En aquellos casos en que su giro habitual es otorgar

créditos, se sugiere la implementación de un reglamento de
créditos más amplio.

 
 

40
 
Procedimientos para Inventarios
Las políticas para este instructivo han sido creadas con la intención de regular el ingreso
y el despacho así como el control específico en la bodega central donde se recibe el café
pergamino y su despacho para la maquiladora para convertirlo en café oro de exportación y
el despacho al cliente final. También se define los documentos a utilizar en todo el proceso
hasta la emisión de la factura final.

En caso se tengan bodegas auxiliares

1. En cada bodega habrá una persona encargada, quien será el responsable de recibir
el café y efectuar los pagos al productos, para el efecto firmarán la tarjeta del productor
como constancia de la recepción.

2. En cada bodega únicamente se recibirá café pergamino de los socios.

3. Únicamente se recibirán quintales de café (bulto de 100 libras que incluye 1 libra de tara
por el saco de polipropileno limpio entregado por la Organización) ó su equivalente en
arrobas.

4. Se devolverá al socio el café excedente del quintal, excepto al final de la cosecha que
se aceptarán las libras.

5. Todo quintal de café recibido se hará la prueba de calidad en cuanto a limpieza, fermento
y humedad.

6. Todo quintal de café recibido deberá ser vaciado al costal propiedad de la Entidad.

7. Todo quintal de café recibido deberá hacerse nuevamente la prueba de calidad ya con
el nuevo costal.

8. El café es pesado para dejarlo en 101 libras cada bulto.

9. Al recibirse el producto se llenará una tarjeta media carta (verde para el orgánico y
amarilla para el de transición o convencional) que es asignada al socio. Dicha tarjeta
debe llevar impreso en el anverso:

a. El logo que identifica la Entidad.

b. El nombre de la organización
c. La dirección: XXX.
d. TEL: XXX

41
 e. Los logos de XX, XX
f. Tarjeta de entrega perteneciente a: para anotar el nombre del productor.
En el anverso de la tarjeta deberá tener un encabezado con los datos siguientes:
g. Nombre de la tarjeta: CONTROL DE ENTREGA DE CAFÉ CALIDAD XZXX para
la tarjeta verde CONTROL DE ENTREGA DE CAFÉ EN TRANSICIÓN, para la
tarjeta amarilla.
h. El nombre del asociado que debe ir impreso y el espacio para anotar el nombre.
i. Código impreso y espacio para anotar el código.
j. Número de DPI
k. Compromiso, impreso con el espacio para anotar la cantidad en quintales.
l. El domicilio, impreso con el espacio para anotar la comunidad, el municipio, el
departamento y el Área.
La tarjeta debe llevar un cuadro con 8 subdivisiones, cada subdivisión tendrá
impreso los encabezados siguientes:
m. Número de entrega: Tendrá impreso los números del 1) al 10) correlativo para
hacer constancia del número de entregas para cada cosecha.
n. Fecha: para anotar cada una de las fechas de entrega de café.
o. Quintales entregados: para anotar la cantidad de quintales de café entregados.
p. Quintales acumulados: Para sumar la última entrega con los quintales
acumulados a ésta última entrega. Para la primera entrega será la misma
cantidad que se anotará en quintales entregados y en quintales acumulados.
q. Q/quintal: para anotar el precio de cada quintal recibido.
r. Total de quetzales: para anotar la multiplicación de los quintales por el valor de
cada quintal.
s. Firma bodeguero/acopio de café: Espacio para estampar la firma de quién
recibió el café.
t. Firma bodeguero pago: Espacio para estampar la firma de quién efectuó el
pago.
10. Todo café recibido únicamente será guardado en las bodegas de la Entidad o habilitadas
para el efecto.
11. Las entregas de café serán efectuadas únicamente al piloto autorizado y que se tenga
claro que ha sido contratado para el traslado de café a las bodegas centrales.

42
 
12. Por cada entrega de café pergamino se llenará en triplicado una nota de envío. La
original (blanca) y el duplicado (amarillo) para ser entregadas al piloto y el triplicado
(rosada) para ser archivada en forma correlativa por el bodeguero regional para efectos
de control.

13. La nota de envío debe contener lo siguiente:

a. Los logos impresos de la organización y XXX.

b. Los espacios para anotar la fecha de entrega.
c. La palabra ENVIO, impreso y con un número correlativo impreso para llevar el
control.
d. ENVIO A BODEGA CENTRAL, Impreso como un título para identificar
claramente lo que se indica en los incisos del e) al i).
e. AREA, impreso, y el espacio para anotar el área que les corresponde.
f. ALDEA, impreso, y el espacio para anotar la aldea.
g. Nombre del fletero impreso y el espacio para anotar el nombre del piloto.
h. Cédula: para anotar el número de cédula el cual debe ser confrontado con la
cédula o la licencia de conducir.
i. Residencia: para anotar la dirección del piloto.
j. CAFÉ CALIDAD: XXX, Impreso como un título para identificar claramente lo
que se indica en los incisos del k) al q).
k. PESO quintales, impreso y el espacio para anotar la cantidad de quintales
recibidos por el piloto y entregados por el bodeguero regional.
l. No. de sacos, impreso y el espacio para anotar la cantidad de sacos recibidos
por el piloto y entregados por el bodeguero regional.
m. Recibí, impreso con el espacio para la firma del fletero.
n. Entregué, impreso con el espacio para la firma del bodeguero.
o. Hora de salida, impreso: para anotar la hora de salida del vehículo
p. Horas estimadas de traslado, impreso: para anotar las horas estimadas de
traslado del vehículo de la bodega regional a la bodega central.
q. Hora de entrada, impreso: para anotar la hora de entrada de vehículo. Se
permitirá un atraso máximo de media hora, en caso contrario debe hacerse la
justificación en el espacio de observaciones mencionado en el inciso v).
r. RECIBIDO EN BODEGA CENTRAL, Impreso como un título para identificar

43
 claramente lo que se indica en los incisos del s) a la z).
s. PESO quintales, impreso y el espacio para anotar la cantidad de quintales
recibido por el bodeguero general y entregados por el piloto del vehículo.
t. No. de sacos, impreso y el espacio para anotar la cantidad de sacos entregados
por el piloto y recibidos por el bodeguero general.
u. Diferencia de peso: Libras de más, Libras de menos impreso y los espacios
para anotar si hay diferencia de más o de menos.
v. Observaciones, impreso y el espacio para anotar cualquier observación
importante.
w. Recibí: firma del bodeguero, impreso y el espacio para estampar la firma del
bodeguero general como constancia de haber recibido el producto.
x. Entregué: firma del fletero, impreso y el espacio para estampar la firma del
fletero como constancia de haber entregado el producto.
y. PRODUCTO CERTIFICADO POR XX, Impreso y con letras mayúsculas al final
del envío que debe ser emitido en hoja tamaño carta, entregando el duplicado
(copia amarilla) para que el fletero tenga la constancia para el cobro ó el piloto
del camión propio, pueda cobrar su sueldo mensual.
z. Los envíos originales serán archivados en forma cronológica y guardados por
el bodeguero general, las copias por el departamento de contabilidad y el
triplicado por el bodeguero regional.
14. Todo envío será firmado tanto por el piloto del vehículo como del bodeguero.
15. Se llenará una planilla con copia. La original se envía al departamento de contabilidad
y la copia queda en poder del bodeguero regional con la firma de quien lo recibió.
Dicha planilla servirá al departamento de contabilidad para preparar el pago a los socios
productores.
16. Los envíos servirán de base para preparar un registro auxiliar de control (kardex o registro
auxiliar en Excel) que muestre las entradas, salidas y saldo de café pergamino y que
pueda demostrar en cualquier momento la existencia de café en bodega y que debe
coincidir físicamente con la existencia de café. En caso de llevar el registro auxiliar
computarizado, se imprimirá todos los lunes a las 8:00 de la mañana para ser entregado
al contador general debidamente firmado.
17. Se define que los días XXX de todas las semanas a las XXX de la mañana el contador
efectúe la comparación de la tarjeta con la existencia física. En caso de diferencia
preparar un reporte donde mencione la diferencia, el cual debe ser firmado por el Gerente
General como constancia de haberlo recibido.

44
 
18. Los sacos a utilizar para la recepción del producto de los productores serán en sacos
de polipropileno: Los rojos y amarillos serán utilizados para café orgánico y los sacos
blancos para café convencional o de transición.

19. Todos los sacos de café deben estar identificados con una etiqueta. La etiqueta debe
llevar el nombre del productor, la procedencia, el código (véase inciso 50) y la calidad si
es orgánico o convencional (transición), la fecha y el peso.

20. El transporte a utilizar debe estar exento de basura, químicos ó de cualquier otro material
contaminante, para el efecto se delega la responsabilidad al bodeguero regional de
confirmar dicha situación.

21. Los bodegueros son los responsables de calibrar las pesas antes de recibir el café
pergamino.

22. El bodeguero general definirá con los bodegueros regionales los días de recepción de
café en cada una de las trece bodegas, considerando que los bodegueros ganan Q.
5.00 por cada quintal recibido.

23. El café debe permanecer como máximo una semana en las bodegas regionales. En
caso de no completar la carga para el camión en ese plazo, debe quedar constancia de
las razones por la falta de traslado.

24. La bodega central únicamente recibirá café enviado por las bodegas ubicadas en XXX

25. El café recibido se confirma el peso indicado en la nota de envío, anotando si hay
diferencias.

26. Previo a ser firmada la nota de envío por parte del bodeguero central, selectivamente
verifica tres bultos cuando es pick up y diez bultos cuando es camión para comprobar
la calidad del producto en cuanto a limpieza, fermento y humedad. Normalmente debe
seleccionarse los bultos que vienen en la parte de arriba y de los costados.

27. Comprobada la calidad y peso del producto, proceden a firmar la nota de envío el fletero
y el bodeguero. El bodeguero deberá estampar un sello como constancia de haberse
recibido. La original le queda al bodeguero para el archivo cronológico y la copia al
fletero para efectuar el cobro en las oficinas administrativas.

28. En la bodega central únicamente se recibirá café de las 8:00 de la mañana a las 6:00 de
la tarde, por lo tanto los bodegueros regionales podrán efectuar los envíos entre las 5:00
de la mañana y las 2:00 de la tarde.

45
 29. Los bultos de café recibido debe venir amarrados con cinta de nylon, los cuales deben
ser cosidos en la bodega central con máquina eléctrica la cual es efectuada por una
persona designada por el encargado de bodega.

30. Las pesas a utilizar serán las habilitadas marca XXX, que tienen una capacidad máxima
de 10 quintales. Una de éstas es utilizada para el café pergamino y dos para café oro.

31. El café será estibado en la bodega de almacenamiento de café pergamino en las

áreas físicas que se han definido de la siguiente forma: XXX. En las separaciones debe
considerarse las áreas que tienen café estrictamente duro (SHB) con altura mayor de
1300 metros sobre el nivel del mar, duro (HB) con altura entre 1,300 y 1,000 metros sobre
el nivel del mar y semiduro (XHAB) con menos de 1,000 metros sobre el nivel del mar.

32. Considerando que las ventas al exterior son normalmente en oro, se requiere que el
café pergamino sea trillado exclusivamente en las instalaciones del beneficio de XXX. Se
estima que se puede trillar 250 quintales de café pergamino diarios con un rendimiento
promedio de 1.30 quintales de café pergamino por un quintal de café oro.

33. El trillado de café se hará dependiendo del contrato con el cliente. Cada trillado se hace
por un múltiplo de 250 bultos equivalente a 375 quintales de café oro que es el equivalente
al peso para un contenedor. Por ejemplo si el contrato es para tres contenedores se hará
trillado de 1,125 quintales de café oro equivalente a 1,500 quintales de café pergamino.

34. Por cada trillado de contenedor se hará la separación física de 500 quintales de
café pergamino ó el múltiplo correspondiente, para el efecto deberá pesarse el café
nuevamente antes de trasladarlo a la tolva de procesamiento. Para el efecto deberá
llenarse un formato como constancia del nuevo peso.

35. El café para trillar se vacía en la tolva de procesamiento que tiene una capacidad de 50
quintales, pasando por una primera fase donde hace la separación de la basura, la cual
debe ser pesada y desechada, anotando la cantidad en el formato respectivo que se ha
definido.

36. La segunda máquina hace la separación de cascabillo, catadura o granza y café oro. La
catadura ó café granza debe ser pesado en ésta fase y anotar la cantidad en el formato
respectivo.

37. El café oro es trasladado a la bodega donde están las tolvas de recepción de café oro
que traslada a las bandas para hacer la escogedura. El café escogido (identificando
los quebrados y manchados) debe pesarse al igual que el café oro. Dichas cantidades
deben anotarse en el formato respectivo para obtener la conciliación con el café
pergamino trillado.
 

46
 
38. El café oro limpio se vaciará en sacos de yute con el peso de 150 libras equivalente a
69 kilos.

39. Los sacos deben llevar la rotulación en la parte de adelante lo siguiente: CLEAN COFFEE,
Producto de (product Of) Guatemala, Cosecha (CROP) 2006-2007 (dependiendo de
la cosecha), 150 Lbs. Span.net, con el logo y la palabra de Naturland, tres cuadros
que identifican: el primer cuadro que el código once (11) impreso, como código del
país exportador, en el segundo el código setecientos dieciocho (718) impreso como
código de exportador asignado por la Entidad Nacional del Café (ANACAFE) y el último
cuadro el número de lote, el cual es asignado y marcado por la Entidad dependiendo
del número de exportación. Para la primera exportación se le asigna el número 1, para
la segunda exportación el número 2 y así sucesivamente. En la parte trasera el saco
debe tener impresoXXXX, Identificando a la organizaciòn, identificando la marca del café
que identifica la agencia certificadora con el código respectivo, poniendo los códigos
asignados por los compradores o número de contrato.

40. En el proceso de trillado, la máquina XXX será graduada cada hora con un equivalente
de 300 gramos de café oro, para el efecto deberá completarse el formulario, llenando la
fecha, la hora, el porcentaje de humedad y el porcentaje de manchas.

Los datos de control de trillado, deberá llevar los siguientes datos:

a. Los logos impresos de la organización y

b. Los espacios para anotar la fecha de entrega.
c. La palabra CONTROL DE TRILLADO, impreso y con un número correlativo
impreso para llevar el correlativo.
d. TRASLADO A BODEGA CENTRAL, Impreso como un título para identificar
claramente lo que se indica en los incisos del e) al h).
e. Fecha, impreso en una columna para anotar la fecha del café recibido.
f. No. de envío, impreso en una segunda columna, para anotar el número del
envío. Por ejemplo la primera exportación se anotará 1, la segunda exportación
2 y así sucesivamente.
g. Pergamino, impreso en una tercera columna para anotar la cantidad de café
pergamino trasladado.
h. Clase, impreso en una cuarta columna para anotar si es café orgánico y de
transición.
i. Importador, impreso para anotar el nombre del cliente a quien se le hará la

47
 exportación.
j. La palabra CONCILIACIÓN DEL CAFÉ PERGAMINO, impreso como título para
cuadrar lo que se indica en los incisos k) a la n).
k. La palabra integración impreso, en una primera columna: para anotar basura,
granza, escogedura, cascabillo, café oro y total.
l. La palabra cantidad, impreso en una segunda columna para anotar las
cantidades de basura, granza, escogedura, cascabillo, café oro y total.
m. La palabra porcentaje, impreso para anotar la relación porcentual a la par de
las cantidades de basura, granza, escogedura, cascabillo, café oro y total.
El estándar permitido es del XX% para cascabillo, X% para basura, X% para
granza y X% para escogedura. Cualquier punto arriba de estos porcentajes
deberá justificarlo adecuadamente el bodeguero general e investigado por el
departamento de contabilidad. Para el efecto el departamento de contabilidad
deberá incluir en el informe mensual que se menciona en el inciso 53, las
variaciones surgidas de éste reporte.
n. Observaciones: para comentar algo anormal.

41. Se llevará una tarjeta de control que muestre los ingresos, salidas y saldos de granza y
escogedura. Dichas existencias serán verificadas físicamente por el contador general
todos los días lunes a las 8 de la mañana.

42. Por las salidas de café, el auxiliar de café preparará un envío en triplicado debidamente
impreso y con el bodeguero general verificarán que coincida el total de bultos con lo
indicado en el envío. Los envíos serán firmados por el representante legal, el bodeguero
general, el ó los pilotos del camión, el bodeguero y el piloto del contenedor.

43. El envío debe contener como mínimo lo siguiente:

a. El logo de la organización
b. No. de envío correlativo.
c. Lugar y fecha
d. La cantidad de sacos indicando que es café en oro orgánico o convencional y
su equivalente en kilos, indicando el código de Guatemala (11), el código de
exportador (718) y el número de lote. (1 si es el primero).
e. Nombre de la compañía transportista.
f. Unidad de transporte, anotando si es cabezal o camión.

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 g. No. de placas del contenedor o camión.
h. El nombre del ó los pilotos.
i. Destino: anotando si es para el puerto de santo Tomás de Castilla
j. Nombre del cliente: anotando el nombre del cliente del exterior.
k. Número de licencia del piloto.
l. Número de marchamo.
m. Número de contenedores.
n. Espacios para las firmas de: Representante legal, bodeguero central, auxiliar
de contabilidad y piloto.

44. Cuando el café no sea entregado directamente al piloto del contenedor, el auxiliar de
contabilidad acompañará el camión hasta la entrega del café al piloto del contenedor, en
ese caso especial el auxiliar firmará también el envío.

45. Los envíos firmados deberán distribuirse de la siguiente forma: original (copia blanca
para el transportista), duplicado para el bodeguero (copia amarilla que retendrá cuando
el café sea despachado) y triplicado copia rosada para el departamento de contabilidad
con la firma de recibido por parte del piloto del contenedor.

46. Inmediatamente el auxiliar de comercialización, preparará la factura en US dólares y en

triplicado para documentar la exportación, con base a los valores de la bolsa Nueva York
(Datos obtenidos de ANACAFE). En caso de que el pago sea por un pago mayor se
efectuará una nota de débito para conciliar el valor recibido en US$ con la documentación
de soporte.

47. La factura de venta tendrá como soporte la póliza de exportación a nombre de la Entidad,
la que servirá de base para comprobar la salida de mercadería del país.

48. El permiso de embarque por ANACAFÉ, será adjuntada a la factura.

49. El departamento de contabilidad archivará correlativamente las facturas adjuntando los

documentos originales mencionados en los incisos 50) y 51) anteriores y la nota de envío
(copia de ésta última), así como los otros documentos que sirvieron de base para la
exportación como por ejemplo: aviso del embarcador, BL, etc.

50. Con base a los formularios de envíos y planillas (ambos enviados por los bodegueros
regionales), control de trillado, envíos (para el contenedor). Facturas y notas de débito, el
contador deberá preparar un informe mensual para el Gerente General que proporcione
los quintales de café pergamino recibidos, quintales de café pergamino pagados a los

49
 productores, café pergamino procesado, quintales de café oro obtenido, rendimientos,
quintales exportados y hallazgos de control interno en todo el proceso.

Diagrama de Flujo: Procedimiento Ingreso de Producto

50
 
Políticas de Ventas
La política fue creada con la intención de coordinar las ventas de la organización, de
tal forma que se lleven a cabo de manera consistente y apegadas a aspectos legales y
criterios que beneficien a la organización, y a la vez permitan efectividad, eficiencia en
dichas transacciones y permitan no acumular contingencias fiscales. Las políticas serán
las siguientes:

1. Las operaciones de la organización serán las siguientes:

a. Ventas al contado y al crédito de café en oro y pergamino y (otros)

b. Ventas al crédito de café en oro y pergamino

2. Únicamente se efectuarán ventas al crédito y a un plazo máximo de un mes a los clientes

siguientes: (enumerar).

3. El monto máximo de venta al crédito para cada cliente será de Q XX.XX (detallar los
clientes) o su equivalente en quetzales, salvo autorización expresa en punto de acta de
la Junta Directiva.

4. Por las ventas al crédito se utilizarán facturas cambiarias, las cuales serán firmadas
por el cliente, como constancia de haberse aceptado. Las facturas se emitirán con
copia. La original (copia blanca) será para el cliente y el duplicado (copia amarilla) para
contabilidad.

Varios
Manejo y Control de Talonarios
1. La persona autorizada para el manejo de talonarios de recibos, facturas, facturas
especiales, notas de crédito y débito que se manejan en las oficinas de la organización,
es el Gerente General.

2. El Contador General o Auditor Interno revisa la correlatividad de los talonarios de recibos

y facturas y firma como constancia de haberlos revisado.

3. Cada talonario tendrá un número correlativo como constancia para evitar equivocarse en
el uso de talonarios.

4. Los responsables del manejo de talonarios deben llenar totalmente los recibos y facturas

51
 con letra clara, sin manchas ni alteraciones, y especificando el motivo que dio origen al
pago.

5. En caso de tachones, manchas errores u omisiones, debe anularse el recibo o factura y

adjuntarse el original y copias en el correlativo.

Archivos Específicos

1. Se deben establecer archivos específicos y llevarlos en orden cronológico para la

siguiente documentación:

¤ Conciliaciones bancarias con sus respectivos estados de cuenta

¤ Declaraciones de impuestos (IVA, ISR, etc).
¤ Planillas de sueldo mensuales
¤ Planillas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
¤ Declaraciones juradas ante el patrono.
¤ Cheques Vouchers.
¤ Recibos de Caja.
¤ Pólizas de Diario.
¤ Facturas Especiales.
¤ Estados Financieros mensuales, principalmente el balance general y el estado de
resultados, así como la mayorización de operaciones.
¤ Liquidaciones de caja chica
¤ Liquidaciones de anticipos de gastos y viáticos

Aspectos Fiscales

Derivado de las obligaciones fiscales, las políticas y procedimientos de la Entidad serán las
siguientes:

1. Efectuar retenciones de impuesto sobre la renta a funcionarios y empleados cuando

proceda y pagarlos a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) dentro de
los diez días hábiles siguientes del mes vencido. El contador verificará mensualmente
que se estén aplicando correctamente las respectivas retenciones, para lo cual verificará
el registro auxiliar, haciendo los ajustes correspondientes por lo menos trimestralmente.

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2. Efectuar retenciones de Impuesto sobre la renta a proveedores cuando el régimen sea
de retención del 6% en el año 2013 y 7% en el 2014 por el valor de la factura legal menos
el IVA y enterarlos a la SAT dentro de los 10 días hábiles del mes siguiente.

3. Emitir facturas especiales cuando los proveedores de bienes y servicios no extiendan

factura de venta y retener el Impuesto al Valor Agregado e Impuesto sobre la Renta.
Dichas retenciones se harán efectivas a la SAT dentro del mes siguiente, como lo estipula
en las respectivas leyes. El límite mínimo para hacer facturas especiales será de Q XXX.

4. Llevar libros de contabilidad (inventario, diario, mayor y balances), libro de compras,

ventas, libro de salarios, libro de actas.

5. Pagar el salario mínimo de acuerdo a las leyes laborales del país.

6. El responsable de cumplir con los aspectos fiscales mencionados anteriormente es el

Contador.

Mantenimiento del Manual

La actualización del presente manual de COOPECAFE es responsabilidad del Gerente
General y el Contador a quienes se le asigna la responsabilidad de hacer los ajustes durante
todo el año para que los cambios aprobados por Junta Directiva sean implementados a
partir del siguiente año. No solamente debe considerarse los cambios fiscales sino los de
índole financiera. El incumplimiento del presente manual será sancionado con llamada
de atención verbal la primera vez, llamada de atención por escrito la segunda vez, receso
de tres días sin remuneración para la tercera vez y despido para la cuarta vez conforme ó
conforme a lo regulado en el reglamento interno.

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