PELANGGAN SISTEM VOUCHER RESEPSIONIS SALES ADMIN BAG.

KEUANGAN

Mulai 2 Booking 2 Booking 2

Booking e-Voucher
Memo Form

Booking Byr Bank/CC

Input
data & Booking Olah
status Rekap Tagihan
2 Booking
1
e-Voucher e-Voucher

1
e-Voucher Booking 2
Booking 2 2
Memo Invoice
1 Form
Memo
Cek in Booking 1
Booking 1 1
Memo Invoice
From
A

Booking 1
Booking 2 1
Booking 1 From
Confirm Bukti Bayar
Confirm
Booking 1
1 Confirm
e-Voucher
Cek
Transfer
1
Invoice B Masuk

Cek
in
A
Pelang Tanda 2
Database

gan 1 Terima Byr

Menginap B Invoice
Tanda 1
e

Terima Byr
Cek in
Confirm. Memo 2 Tanda 3
Memo 2 Terima Byr
Cek in
Cek in

Proses Byr Memo 1

Cek in 1
Bukti Bayar

1 Kartu 1
Bukti Bayar
Tanda 2
Ucapan
Terimakasih
Terima Byr

Rekap
Pelang Pelang Penda
patan
gan gan Buat Kartu
Cek Out Ucapan
Cek Out
Terimakasih
Tanda 1
Terima Byr

Kartu 1 Laporan
Selesai Ucapan Keuangan
Terimakasih
KONDISI :
1. Pelanggan/Tamu booking Via System Elektronik Voucher ( metode pembayaran tamu : Bank
Transfer/Kartu Kredit ).
2. Pelanggan/Tamu mendapat bukti E-Voucher dari System Elektronik Voucher jika sudah melakukan
pembayaran booking.
3. System Elektronik Voucher mengirimkan E-Voucher ke Pelanggan/Tamu dan Pihak Hotel sebagai bukti
bahwa ada pemesanan dari Pelanggan/Tamu.
4. System Elektronik Voucher membayar tagihan hotel sesuai dengan prosedur pembayaran
berlaku/disepakati. Opsi sebagai berikut DIBAYARKAN SEBELUM TAMU DATANG ATAU SEBELUM TAMU
CHECK OUT.

DIVISI YANG TERLIBAT :

1. Resepsionis.
2. Bagian Keuangan.
3. Sales Admin.

KEBUTUHAN DOKUMEN :
1. E-Voucher/Voucher Elektronik.
2. Memo Booking.
3. Booking Confirmation.
4. Form Booking.
5. Form Tamu.
6. Invoice.
7. Bukti Transfer.
8. Laporan Keuangan.
9. Kartu Ucapan Terima Kasih.

ALGORITMA/NARASI
1. Booking
1.1. Pelanggan/Tamu melakukan process booking pada System Elektronik Voucher dengan langkah
langkah sebagai berikut:
1.1.2. Pelanggan/Tamu mencari hotel pada halaman System Elektronik Voucher.
1.1.3. Pelanggan/Tamu memilih hotel pada halaman pencarian.
1.1.4. Pelanggan/Tamu melakukan pemesanan pada hotel yang dipilih.
1.1.5. Pelanggan/Tamu mengisi data pemesanan (data tamu, tagl cek in dan tanggal cek out ).
1.2. Setelah menginput data pemesanan, Pelanggan/Tamu memilih metode pembayaran
menggunakan Bank Transfer/Kartu Kredit.
1.3. Setelah mendapatkan konfirmasi pembayaran, System Elektronik Voucher mengirimkan e-voucher
kepada Pelanggan/Tamu dan kepada hotel melalui Resepsionis, yang menandai bahwa
pembelian telah sukses.
1.4. Hasil print out/E-Voucher digunakan untuk melakukan cek in pada hotel yang dimaksud
1.5. Resepsionis menerima E-Voucher dari System Elektronik Voucher.
1.6. Resepsionis melakukan input data dan status booking (Penggantian status kamar yang dimaksud
, menjadi ‘dipesan’) dan menulis kode voucher pemesanan.
 1.7. Resepsionis membuat memo booking (2 Rangkap ) , rangkap 1 diinput kedatabase dan dijadikan
arsip, rangkap 2 diberikan ke Sales Admin untuk ditindak lanjuti.
1.8. Bagian Sales Admin menerima memo booking (R2), melakukan rekap dan membuat Booking
Confirmation (2 Rangkap )dan Membuat form booking (2 Rangkap). Booking Confirmation (R1)
dikirimkan ke pihak System Elektronik Voucher menggunakan email bersamaan dengan invoice
yang dibuat bagian keuangan. Booking Confirmation (R2) diberikan kepada bagian keuangan
untuk dibuatkan Invoice.
1.9. Bagian Keuangan menerima Booking Confirmation dan membuat tagihan (Invoice – 2 Rangkap),
Rangkap 1 Invoice diserahkan ke Sales Admin untuk dikirimkan ke System Elektronik Voucher,
Rangkap 2 Invoice sebagai Arsip.vBagian keuangan mencatat booking pada Form Booking.
1.10. Model Voucer Promo/Bonus atau Pembelian Paket Voucer akan di Generate by System Elektronik
Voucher sesuai dengan berbagai macam diskon yg ditawarkan.

2. Cek In
2.1. Resepsionis menerima E-Voucher dari Pelanggan/Tamu.
2.2. Resepsionis melakukan pencocokan kode voucer yang diterima dari Pelanggan/Tamu dengan
kode voucer yang diterima dari System Elektronik Voucher pada Form Booking pada database.
2.3. Jika data data yang diserahkan Pelanggan/Tamu cocok dengan database booking, Resepsionis
membuat Memo Cek-in (2Rangkap ) Rangkap 1 diserahkan kepada Pelanggan/Tamu sebagai
tanda bahwa Pelanggan/Tamu sudah bisa menggunakan fasilitas (menginap ) pada hotel
Karebosi Condotel dan Rangkap ke 2 di serahkan kepada Sales Admin sebagai pemberitahuan
bahwa Booking Sudah Dikonfirmasi.
2.4. Sales Admin yang menerima Memeo cek in memberitahu pihak System Elektronik Voucher bahwa
Tamu sudah cek in dan mengingatkan pembayaran yang harus dilakukan oleh pihak System
Elektronik Voucher kepada Karebosi Condotel.
2.5. Setelah Cek In dikonfirmasi kepada Pihak System Elektronik Voucher, System Elektronik Voucher
akan membayar sejumlah uang via Transfer Bank/CC sesuai dengan Invoice yang diterima dari
hotel Karebosi Condotel.
2.6. Setalah melakukan transfer, System Elektronik Voucher akan mengirimkan bukti transfer ke Sales
Admin Hotel Karebosi Condotel .
2.7. Sales Admin menyerahkan bukti pembayaran System Elektronik Voucher kepada Bagian
Keuangan , Bagian keuangan yang menerima bukti transfer dari Pihak System Elektronik Voucher
melakukan pengecekan pada rekening Bank.
2.8. Setelah Uang diterima , Bagian keuangan membuat Tanda Terima Pembayaran ( pelunasan
pembayaran ) , Tanda Terima Pembayaran dibuat 3 rangkap, 1 rangkap untuk bagian Sales
Admin, 1 Rangkap untuk System Elektronik Voucher, dan 1 rangkap sebagai bukti untuk rekapan
saat membuat laporan keuangan.
2.9. Bagian Keuangan membuat laporan keuangan terhadap transaksi tersebut.
2.10. Laporan keuangan yang dibuat oleh Bagian Keuangan diserahkan kepada pihak management
setelah dilakukan audit.
2.11. Sales Admin yang menerima Tanda Bukti Pembayaran membuat Kartu Ucapan Terimakasih, yang
akan diserahkan ke Bagian Resepsionis. Dimana Kartu Ucapan Terimakasih akan diberikan kepada
Pelanggan/Tamu saat melakukan Cek-Out.
3. Cek Out
3.1. Pelanggan/Tamu menuju Resepsionis untuk melakukan cek out.
3.2. Resepsionis melakukan konfirmasi kepada Pelanggan/Tamu bahwa pembayaran sudah diterima,
dan Resepsionis memberikan Kartu Ucapan Tanda Terima Kasih kepada Pelanggan/Tamu, yang
menandakan bahwa Pelanggan/Tamu diperbolehkan cek out .