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AlfaCon Concursos Públicos

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

ÍNDICE
Valor do Documento ......................................................................................................................................2
Administrativo - Primário ..........................................................................................................................2
Histórico - Secundário ................................................................................................................................2
Processo Mnemônico ..................................................................................................................................2
Planejamento do Sistema de Arquivamento ................................................................................................4

Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou 1
não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
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apresentarem valor secundário e quais serão recolhidos ao


Valor do Documento Arquivo Permanente por apresentarem valor secundário.
Administrativo - Primário As rotinas de classificação são: receber a correspondência;
Suporte/apoio às atividades; valor temporário; valor admi- separar oficial da particular; distribuir a particular - lembran-
nistrativo, finalidade de servir à administração. do-se que a correspondência pessoal não deve ser expedida
pelas unidades de protocolo - separar as de caráter ostensivo
Histórico - Secundário da sigilosa; encaminhar a sigilosa; abrir a ostensiva; interpretar
Presente no documento que perdeu o valor admi- e classificar a correspondência; apor o carimbo do protocolo;
nistrativo; utilizado em pesquisas do público externo ou para a anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição;
própria instituição; finalidade de servir à história; será recolhido elaborar um resumo do assunto; encaminhar os papéis ao setor
ao arquivo permanente; jamais será eliminado. de registro e movimentação.
Processo Mnemônico ˃ Arquivo Intermediário - Os documentos são utiliza-
dos com menor frequência, mas não perderam seu valor
» 1ª Idade - Corrente - Ativo - Valor Primário
administrativo; a transferência do arquivo corrente para
» 2ª Idade - Intermediário - Semi Ativo - Valor o intermediário permite a otimização do espaço, pois
Primário não há necessidade de ficarem próximos aos setores.
» 3ª Idade - Permanente - Inativo - Valor Secundário. Documentos deste arquivo podem passar por duas si-
˃ Arquivo Corrente - é onde se localizam os documen- tuações:
tos mais utilizados; esta é a fase em que são criados os » Eliminação, quando cumpriram sua função e não
documentos; sua tramitação é acentuada e o índice de possuem valor histórico ou secundário;
consultas é elevado, sua localização deve ser de fácil » Guarda permanente, já cumpriram sua função ad-
acesso, podendo existir arquivos setoriais. ministrativa, mas possuem valor histórico. Este pro-
Os documentos com alta frequência de uso ou com grande cedimento é a Destinação Final.
possibilidade de uso fazem parte de um arquivo corrente e O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica
um documento de elevado valor primário deve permanecer e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja
próximo ao seu local de uso em função de constantes consultas evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a
por parte dos gestores ou administradores. política arquivística da instituição.
→ Rotinas de arquivamento na fase corrente: A transferência dos documentos do arquivo corrente para
˃ Inspeção = verificar se realmente dever ser arquivado. o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam
Se é para anexar ou apensar ou fornecer uma informa- racionalizar os trabalhos, pois facilita o arquivamento e a loca-
ção. lização dos documentos e libera espaço e economiza recursos
˃ Análise = classificar e determinar como será codifica- materiais. Saliente-se que a transferência e o recolhimento são
do. feitos em razão da frequência de uso do documento e não do
˃ Ordenação = dispor os documentos conforme a codi- seu valor. Assim, a divisão em corrente, intermediário e perma-
ficação. nente são gradações de frequência de uso e não de valor docu-
mento.
˃ Arquivamento = inserir o documento na unidade pré
estabelecida. O arquivo intermediário também pode ser chamado de
transitório, pois os documentos que estão no arquivo interme-
˃ Empréstimo ou consulta = regras para as retiradas do diário conservam a classificação que lhes foi dada no arquivo
documento. corrente. Aqueles que produziram o documento mantém
O registro dos documentos é uma atividade típica dos poder sobre o mesmo podendo dar autorização para que outros
Arquivos Correntes e deve ser realizado no momento da criação o consultem. O arquivo deve, portanto, ser dirigido por profis-
ou no do recebimento desses documentos. Pela lei 8.159?1991 sionais de arquivo conhecedores dos métodos tradicionais de
“Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedi- classificação e elaboração de instrumentos de pesquisa.
mentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramita- Os arquivos intermediários também são conhecidos como
ção, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e interme- pré-arquivos e na França a noção de pré-arquivo nasceu após
diária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda ter sido adotada nos Estados Unidos e na Inglaterra. No Brasil
permanente”. Os Arquivos Correntes muitas vezes respondem a utilização do termo pré-arquivo deve-se à legislação, isso é,
pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movi- ao decreto 76.387 de 2 de dezembro de 1975 que estabeleceu
mentação e expedição dos documentos correntes, por isso, fre- que o arquivo nacional passaria a contar, a partir daquela data,
quentemente encontra-se na estrutura organizacional das insti- de uma “divisão de pré-arquivo” instalada em Brasília, que
tuições e designação de órgãos de protocolo e arquivo, arquivo foi o primeiro centro regional de arquivos intermediários que
e comunicação. Embora as atividades de protocolo, expedição receberia a documentação dos ministérios e demais órgãos do
e arquivo corrente sejam distintas, o ideal é que funcionem de governo federal.
forma integrada, com vistas à racionalidade de tarefas comuns.
Os documentos no arquivo intermediário conservam
A eliminação de documentos pode ser feita no arquivo a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. Os
corrente, pois a gestão de documentos compreende três fases símbolos ou notações que lhes foram atribuídos no arquivo
distintas: produção, utilização e destinação. Após análise e intermediário serão usados apenas para a localização no
avaliação dos documentos acumulados em arquivo se estabe- momento de atender às consultas. Esses símbolos devem ser
lece seus prazos de guarda e determinam-se quais serão eli- transcritos nas duas vias das listas de transferência antes da res-
minados por não possuírem mais valor administrativo e não tituição ao órgão recolhedor da via que lhe é destinada.
2 Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com fins comerciais ou
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São objetivos do arquivo intermediário: evitar a manu- de um levantamento deve-se fazer qualquer alteração, e esta,
tenção de documentos por um longo período nos setores de quando feita, deve ser para corrigir erros na estrutura geral do
trabalho e o recolhimento prematuro de documentos ao conjunto documental e determinar se os desvios são atribuídos
arquivo permanente, garantir a redução dos custos de conser- a enganos ou resultados de modificações temporárias de con-
vação de documentos e potencializar o acesso à informação. servação de documentos.
Esta fase evita que documentos que ainda possam ser utiliza- Prazos de Guarda de Documentos
dos sejam arquivados permanentemente e as novas notações
que são feitas no arquivo intermediário tem a única função → É o tempo de permanência nos arquivos Corrente e Inter-
de facilitar sua consulta quando necessário. Saliente-se, ainda mediário. Relaciona-se ao valor do documento:
que, a classificação feita na fase corrente deve ser mantida. ˃ Frequência do uso;
˃ Arquivo Permanente - lei 8159/1991, Art. 8º, § 3º, ˃ Observância das Leis e Decretos que regulam a prescri-
“Consideram-se permanentes os documentos de valor ção legal;
histórico, probatório e informativo e devem ser defini- ˃ Existência de duplicidade em relação à informação
tivamente preservados”, ou seja, possuem Valor Secun- contida nos documentos;
dário. ˃ Precaução em função das práticas administrativas.
Documentos que já perderam seu valor administrativo são → Características dos documentos de acordo com o prazo
guardados por seu valor histórico, probatório ou informativo e de guarda:
permitem conhecer a história da instituição, revelam a origem
e constituição da instituição e, portanto, jamais serão elimina- ˃ Guarda Eventual: são os documentos de interesse pas-
dos. sageiro que não possuem valor administrativo e jurídico
para o órgão. Exemplo: material de divulgação de ter-
O arranjo documental se baseia em dois métodos, estrutu- ceiros, convites e correspondência recebida que não se
ral e funcional, e sua aplicação tem gerado controvérsias na lite- relacionam com o desempenho de nenhuma atividade
ratura e na prática arquivística. Contudo, observa-se, tanto na do órgão.
literatura internacional quanto nacional, que não há a adoção
de um método puramente estrutural ou funcional. Uma das ˃ Guarda Temporária: são aqueles em que prevalece o
dificuldades encontradas na aplicação do princípio da prove- interesse administrativo como determinante do seu
niência refere-se à determinação das unidades administrativas valor e, consequentemente, do seu prazo de retenção.
que irão se constituir em fundos de arquivo. A escolha desses Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documen-
fundos deverá obedecer a dois critérios: estrutural, quando tos:
constituído de documentos provenientes de uma mesma fonte » A. cujos textos tenham sido reproduzidos em sua to-
geradora de arquivos e funcional, quando constituído de do- talidade ou parcialmente e as informações essenciais
cumentos provenientes de mais de uma fonte, reunidos pela acham-se recapituladas em outros;
semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio da » B. que apresentem repetição da informação e quali-
proveniência. dade técnica inferior;
As cópias de documento desvinculadas de dossiês podem » C. que sejam cópias e duplicatas de originais desti-
ser descartadas, desde que o documento original esteja em boas nados à guarda permanente;
condições fato comprovado pelo “manual de arranjo e descri- » D. que, mesmo originais, detêm in-
ção de arquivos” da associação dos arquivistas holandeses que teresse administrativo apenas por
afirma que esta é uma das regras para o arranjo dos documen- determinado período.
tos tendo ainda: o método de arranjo deve se sempre baseado
˃ Guarda Permanente: são documentos de valor pro-
na organização primitiva; o arranjo original pode ser modifi-
batório, isto é, relativos a direitos, tanto de pessoas
cado para corrigir desvios; documentos que não estavam ori-
físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e de valor
ginalmente juntos, só devem ser combinados se forem absolu-
informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos,
tamente da mesma natureza; documentos originais não devem
considerados cientificamente relevantes.
ser descartados, mesmo estragados ou fragmentados.
→ Quanto aos órgãos públicos a guarda permanente deve
A atividade de arranjo é típica dos arquivos permanentes
abranger os seguintes documentos:
e é um processo de agrupamento de documentos singulares
em unidades significativas e de agrupamento, é, portanto, a » A. Relativos à origem, aos direitos e aos objeti-
ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries vos da instituição. Exemplo: atos de criação (leis,
dentro dos fundos e, caso necessário, dos itens documentais decretos, portarias, resoluções); atos constitutivos
dentro das séries. A escolha das séries e subséries obedecerão (estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos re-
à mesma orientação adotada para os fundos, uma vez que se lativos a direitos patrimoniais;
constituem em parte dos fundos. Os arquivos intermediários » B. Que reflitam a organização e o desenvolvi-
não existem métodos ou princípios específicos de arranjo, já mento da instituição. Exemplo: todos os atos que
que é mantido o feito no arquivo corrente. digam respeito à sua organização e funcionamento
A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjun- (regulamentos, regimentos); planos, projetos e pro-
tos documentais remanescentes das eliminações, obedecen- gramas que tratem das suas atividades-fim; gráficos
do a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, (organogramas, fluxogramas); acordos, convênios,
interna e externamente e a associação dos arquivistas holande- ajustes; atas e relatórios da direção; correspondência
ses cita que entre as várias regras para o arranjo deve ser esta- que trate de suas atividades-fim;
belecida, tanto quanto possível, a ordem originária e só depois » C. Visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida

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da instituição. Exemplo: programas audiovisuais, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,


ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda perma-
sobre comemorações, solenidades e obras; nente”.
» D. Que firmam jurisprudência. Exemplo: parece- Gestão = planejamento + organização + controle +
res normativos apreciados judicial ou administrati- coordenação + recursos humanos + espaço físico +
vamente e que possuam características inovadoras equipamentos = aperfeiçoar o ciclo documental
não encontradas nos textos legais; Objetivos
» E. Relativos à administração de pessoal. Exemplo: ˃ Garantir, assegurar de forma eficiente a produção, a
acordos e reajustes salariais, planos de remunera- administração, a manutenção e a destinação dos docu-
ção e classificação de cargos, pastas de assenta- mentos;
mentos funcionais, processos de aposentadoria;
˃ Garantir que a informação estará disponível no
» F. Que respondem a questões técnico- científicas momento necessário;
relacionadas às atividades específicas da insti-
˃ Eliminação de documentos que não possuem Valor Ad-
tuição. Exemplo: projetos, pesquisas, marcas e
ministrativo, Fiscal, Legal ou Valor Histórico;
patentes, plantas, manuais e relatórios técnicos;
˃ Assegurar o uso correto da Micrográfica, do processa-
» G. De divulgação ou de promoção da institui-
mento automatizado de dados;
ção, dos quais deve ser guardado pelo menos um
exemplar como amostra. Exemplo: folhetos, ˃ Contribuir para o acesso e preservação dos documentos
boletins, formulários, cartazes, convites e postais; que deverão ser guardados e preservados.
» H. Cujas características extrínsecas sejam de Planejamento do Sistema de Arquivamento
valor artístico e cultural. Exemplo: documentos Definir se há centralização ou descentralização dos
que contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias espe- Arquivos Correntes.
ciais e ortografias obsoletas.
A opção pela descentralização ocorre somente na Fase
Destinação Final dos Documentos Corrente. Na fase Intermediária ou Permanente é obrigatória
→ Quando o documento perde o seu Valor Administrativo a centralização.
ou Valor Primário. Pode seguir os seguintes caminhos: Arquivos Intermediários tem como principal função a eco-
˃ Eliminação = documento perde o Valor Administrati- nômica, em função dos custos de se manter um arquivo com
vo e não tem Valor Histórico; baixo número de consultas.
˃ Guarda Permanente = documento perde o Valor Ad- Fases da Gestão de Documentos
ministrativo, mas tem Valor Histórico; → São três fases básicas:
˃ Transferência = passagem dos documentos do Arquivo ˃ Produção = elaboração dos documentos em razão das
Corrente para o Intermediário; atividades específicas de uma instituição ou setor. É a
˃ Recolhimento = passagem dos documentos do Arquivo 1ª fase com as seguintes características: otimização na
Corrente e Intermediário para o Arquivo Permanente. criação, evitar a reprodução desnecessária de documen-
A transferência de documentos dos arquivos correntes tos e ocorre na Fase Corrente.
para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma ˃ Utilização = fluxo percorrido pelos documentos; ne-
listagem de transferência e esta listagem descritiva do acervo cessário para o cumprimento de sua função administra-
é elaborada com o objetivo de controlar a entrada de docu- tiva. É a 2ª fase com as seguintes características: envolve
mentos em arquivo intermediário e arquivo permanente. Por as atividades de protocolo; classificação dos documen-
listagem de eliminação entenda-se a relação de documentos tos; controle de acesso e recuperação da informação; é
cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. desenvolvida a gestão de Arquivos Correntes e Interme-
Também chamada de Lista de Eliminação. diários.
Ciclo Vital dos Documentos ˃ Destinação = atividades de análise, seleção e fixação de
˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste ele prazos de guarda dos documentos; deve-se decidir quais
será eliminado; os documentos a serem eliminados e quais serão preser-
vados. Acontece no arquivo Corrente e Intermediário.
˃ Documento criado na fase Corrente; cumpre seu prazo Deve-se avaliar e selecionar os documentos para deter-
de guarda e é transferido para o Arquivo Intermediário, minar o prazo de vida dos mesmos de acordo com seus
onde cumprirá seu prazo de guarda e após será eliminado; valores informativo e probatório e, caso não os tenha, a
˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste será eliminação.
recolhido ao Arquivo Permanente; Schellenberg ressaltou que a gestão na fase corrente tem
˃ Documento criado na fase Corrente, ao fim deste como objetivo “fazer com que os documentos sirvam aos pro-
é transferido para o Arquivo Intermediário, onde pósitos de sua criação, tanto econômica quanto eficiente-
cumprirá seu prazo de guarda e após segue para o mente possível, e realizar sua adequada destinação depois que
Arquivo Permanente. tiverem atendido aos seus objetivos”.
Gestão da Informação de Documentos → Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de
Pela lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, art. 3º “considera- gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em
se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e ope- quatro níveis:
rações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, ˃ Nível Mínimo: estabelece que os órgãos devem contar,
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ao menos, com programa de retenção e eliminação __________________________________________


de documentos e estabelecer procedimentos para __________________________________________
recolher à instituição arquivística pública aqueles de __________________________________________
valor permanente; ___________________________________________
˃ Nível Mínimo Ampliado: complementa o primeiro, __________________________________________
com a existência de um ou mais centros de arquivamen- __________________________________________
to intermediário; ___________________________________________
__________________________________________
˃ Nível Intermediário: compreende os dois primeiros,
__________________________________________
bem como a adoção de programas básicos de elaboração
__________________________________________
e gestão de formulários e correspondência e a implanta-
___________________________________________
ção de sistemas de arquivos;
__________________________________________
˃ Nível Máximo: inclui todas as atividades já descritas, __________________________________________
complementadas por gestão de diretrizes administra- ___________________________________________
tivas, de telecomunicações e o uso de recursos da __________________________________________
automação. __________________________________________
→ Em relação ao seu Valor os documentos podem ser: __________________________________________
˃ Permanente Vitais = conservados indefinidamente por ___________________________________________
serem de importância vital para a organização; __________________________________________
˃ Permanente = conservados indefinidamente, apesar de __________________________________________
não serem vitais, a informação que possuem devem ser ___________________________________________
preservadas em caráter permanente; __________________________________________
__________________________________________
˃ Temporários = podem ser descartados, após determi- __________________________________________
nado prazo, quando cessa o Valor do documento. ___________________________________________
01. Julgue o item seguinte relativo a ações culturais e edu- __________________________________________
cativas em arquivos permanentes. Entre outras inicia- __________________________________________
tivas, a promoção de um acervo permanente pode ser __________________________________________
feita por meio da exposição de documentos, da divulga- ___________________________________________
ção de eventos na imprensa e da publicação de material __________________________________________
impresso. __________________________________________
Certo ( ) Errado ( ) ___________________________________________
02. Assinale a opção correta com relação aos arquivos inter- __________________________________________
mediários: __________________________________________
__________________________________________
a) Os documentos mantidos no arquivo intermediário ___________________________________________
possuem, necessariamente, valor fiscal ou legal. __________________________________________
b) Os documentos do arquivo intermediário pertencem __________________________________________
à unidade que tem por atribuição o gerenciamento do ___________________________________________
arquivo intermediário. __________________________________________
c) São formados por documentos semiativos, que não __________________________________________
precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos. __________________________________________
d) A economia na gestão dos arquivos justifica a descen- ___________________________________________
tralização do arquivo intermediário. ___________________________________________
__________________________________________
e) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o
___________________________________________
documento vai ter como destinação final a eliminação.
__________________________________________
GABARITO ___________________________________________
01 - CERTO __________________________________________
02 - C ___________________________________________
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Anotações:
__________________________________________
__________________________________________ ___________________________________________
__________________________________________ __________________________________________
__________________________________________ ___________________________________________
___________________________________________ __________________________________________
__________________________________________ ___________________________________________
__________________________________________ __________________________________________
__________________________________________ __________________________________________
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