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Editora-Assistente
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Luis Afonso G. Neira – (afonso@digerati.com.br)
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ISBN: 85-89535-36-3

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 Prefácio
Simplicidade é tudo. Essa frase define de modo claro
aquilo que pensamos ao produzir este livro. Em vez de
incluir dezenas de conceitos teóricos e estender-se em
minúcias e detalhes sem importância sobre a ferramen-
ta, este livro vai direto ao ponto. Traz, passo a passo, e
de maneira prática e descomplicada tudo o que é neces-
sário para usar as principais ferramentas do pacote
Microsoft Office (Word, Powerpoint, Excel e Access).
Nosso intuito com isso é mostrar ao leitor que aprender
a usar essas ferramentas pode ser muito fácil. Basta ter
acesso a um computador e testar as dicas apresentadas.
Para cumprir esse objetivo, selecionamos 300 dicas
práticas sobre este, que é atualmente o conjunto de
ferramentas mais usado por profissionais que se utili-
zam do computador no dia-a-dia de trabalho. Nas 128
páginas deste livro, você terá acesso a dicas que foram
agrupadas visando propiciar um aprendizado gradativo
dos softwares, independente do nível de conhecimento
que o leitor possuir.
Dessa maneira, esperamos sinceramente que você
possa aprender exatamente o que precisa, dominando
rapidamente essas poderosas ferramentas, indispensá-
veis tanto para quem pretende trabalhar com informática
como para os que simplesmente querem fazer seus tra-
balhos escolares. Boa leitura!

Luis Matos
luismatos@digerati.com.br

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 CAPÍTULO I – WORD
1.1 Primeiros passos
01 – Iniciando o Word..............................................................................12
02 – Digitação e navegação....................................................................12
03 – As barras de ferramentas................................................................12
04 – Seleção de caracteres....................................................................13
05 – Salvando um trabalho.....................................................................13
06 – Alteração de zoom..........................................................................13
07 – Exibindo duas partes de um documento simultaneamente............14
08 – Correção ortográfica......................................................................14
09 – Ferramentas Localizar e Substituir.................................................14
10 – Textos divididos em colunas...........................................................15
11 – Comandos Desfazer e Refazer........................................................15
12 – Copiar e Colar..................................................................................16
13 – Modificando o Modo de exibição....................................................16

1.2 Formatação de textos

14 – Estilos de formatação.....................................................................16
15 – Numeração de páginas...................................................................17
16 – Alterando o tamanho e tipo de fonte..............................................17
17 – Minúsculas e maiúsculas................................................................18
18 – Definindo a cor da fonte ................................................................18
19 – Marcadores e numeração...............................................................18
20 – Opções de efeito de texto...............................................................19
21 – Parágrafos......................................................................................19
22 – Alinhamento e espaçamento de parágrafo.....................................19
23 – Criando uma Marca d’água..............................................................20
24 – O recurso Contar palavras..............................................................20
25 – Alterando o nome do autor..............................................................20
26 – Definindo o plano de fundo.............................................................21
27 – Formatação automática..................................................................21

1.3 Inserindo textos e figuras

28 – Comentários no texto......................................................................22
29 – Símbolos..........................................................................................22
30 – Bordas e sombreamento.................................................................22
31 – Notas de rodapé..............................................................................23
32 – Índices para textos..........................................................................23
33 – Organograma...................................................................................24
34 – Autotexto..........................................................................................24
35 – WordArt...........................................................................................24
36 – Figura do arquivo............................................................................25
37 – Tabelas............................................................................................25
38 – Quebras de página...........................................................................26

1.4 Segurança e proteção

39 – Salvando uma cópia de backup do arquivo....................................26
40 – Exigindo senhas para abrir ou alterar um arquivo..........................27

iniciais_dani.p65 4 13/5/2004, 13:17

 41 – Removendo informações ocultas e particulares.............................27
42 – Permitindo alterações controladas e comentários em um documento..27
43 – Removendo e alterando senhas......................................................28

1.5 Recursos de idiomas

44 – Traduzindo um texto........................................................................28
45 – Corrigindo a ortografia de outro idioma.........................................29

1.6 Impressão
46 – Visualizando uma impressão...........................................................29
47 – Configurando uma página para impressão.....................................29
48 – Configurando o tipo de papel para impressão................................30

1.7 Convertendo documentos no Word

49 – Convertendo um arquivo em outro formato....................................30
50 – Documento mestre..........................................................................30
51 – Conversão de um documento em um documento mestre...............31

1.8 Mala direta, envelopes e correspondências

52 – Convertendo um envelope único......................................................31
53 – Personalizando um envelope...........................................................31
54 – Inserindo um endereço do catálogo...............................................32
55 – Criando um diretório de nomes e endereços..................................32
56 – Criando uma mala direta simplificada............................................32
57 – Criação e envio de fax.....................................................................33
58 – Criando currículos padronizados.....................................................33

1.9 O Word e a Internet

59 – Criando hiperlinks.............................................................................33
60 – Ativando ou desativando hiperlinks................................................34
61 – Salvando um arquivo como página da Web....................................34
62 – Criando uma página de Web...........................................................34

1.10 Macros e programação

63 – Gravando uma nova macro.............................................................35
64 – Atribuindo macros a uma barra de ferramentas.............................35

CAPÍTULO II – POWERPOINT
2.1 Primeiros passos
65 – A tela do PowerPoint.......................................................................36
66 – Inserção de slides...........................................................................36
67 – Salvando uma apresentação...........................................................36
68 – Alinhamento de texto......................................................................37
69 – Criação de senhas de segurança....................................................37
70 – Remoção ou alteração de senhas...................................................37
71 – Cabeçalhos, rodapés e slides..........................................................37
72 – Data e hora nos slides de apresentação.........................................38

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 2.2 Desenvolvendo uma apresentação
73 – O plano de fundo do slide................................................................38
74 – Modo de exibição padrão................................................................39
75 – Exibição de grades..........................................................................39
76 – Exibição da guia Tópicos e slides...................................................39
77 – Definição do layout e design do slide.............................................40
78 – Modificação do esquema de cores.................................................40
79 – Configuração de intervalos para apresentações............................41
80 – Adicione efeitos de transição.........................................................41
81 – Desativando intervalos entre slides................................................41
82 – O slide mestre.................................................................................41
83 – Impressão de folhetos....................................................................42
84 – Figuras como plano de fundo de apresentações............................42
85 – Efeitos sonoros em slides...............................................................42
86 – Execução de CDs em apresentações..............................................43
87 – Criação de apresentações a partir de outras preexistentes...........43
88 – Exibição de apresentações.............................................................44
89 – O Assistente de viagem...................................................................44

2.3 Recursos do Office aplicados

90 – Organogramas.................................................................................45
91 – Figuras do arquivo...........................................................................45
92 – Símbolos..........................................................................................45
93 – Recursos do Word em apresentações do PowerPoint.....................46
94 – WordArt...........................................................................................46
95 – ClipArts...........................................................................................46
96 – Comentários.....................................................................................47
97 – Conteúdos em caixas de texto........................................................47
98 – Dados do Excel em apresentações..................................................47
99 – Vínculos entre células e slides........................................................48
100 – Envio de apresentações...............................................................48

2.4 Álbuns de fotografia

101 – Criação de álbuns de fotografia...................................................48
102 – O layout do álbum.........................................................................49
103 – Legendas em fotos.......................................................................49
104 – Fotos e caixas de texto em um álbum..........................................50
105 – Fotos em preto e branco...............................................................50

2.5 Animações
106 – Esquemas predefinidos de animações.........................................50
107 – Sons em animações......................................................................51
108 – Loops de animação.......................................................................51
109 – Início ou final suave para animações...........................................51
110 – Alterando a cor do texto após a animação...................................52
111 – Visualização de animações...........................................................52
112 – Animação após a execução..........................................................52
113 – Menus animados...........................................................................52

iniciais_dani.p65 6 13/5/2004, 13:17

 2.6 A transmissão de apresentações
114 – Gravação e armazenamento de transmissões..............................53
115 – Transmissão de apresentações ao vivo........................................53
116 – Reagendando ou excluindo uma apresentação............................53
117 – Exibindo anotações durante apresentação..................................54
118 – Enviando apresentações por fax..................................................54

2.7 O PowerPoint e a Internet

119 – Visualizando uma apresentação na Web......................................54
120 – Publicando apresentações na Web..............................................55
121 – O botão de ação em um slide.......................................................55
122 – Agendando uma reunião online....................................................55

2.8 Macros do PowerPoint

123 – Gravação e execução de uma macro simples..............................56
124 – Configuração de macros para apresentações..............................56

CAPÍTULO III – EXCEL

3.1 Primeiros passos
125 – Exibição de planilhas.....................................................................57
126 – Organização de planilhas.............................................................57
127 – A largura das colunas...................................................................57
128 – A altura das linhas........................................................................58
129 – Inserindo linhas e colunas............................................................58
130 – Ocultando e excluindo linhas e colunas.......................................58
131 – Salvando uma pasta de trabalho...................................................59

3.2 Edição de dados

132 – Autopreenchimento......................................................................59
133 – Cópia de valores............................................................................60
134 – Movendo e excluindo células........................................................60
135 – O Colar especial............................................................................61
136 – Localizando e substituindo dados.................................................61
137 – Comentários..................................................................................62
138 – Localizando células.......................................................................62
139 – Usando figuras e imagens.............................................................62
140 – Formatação rápida ou Autoformatação.......................................63
141 – Mesclando alterações entre planilhas..........................................63

3.3 Fórmulas e funções

142 – Criação de fórmulas e funções.....................................................63
143 – A média aritmética.......................................................................64
144 – Cálculo do menor e maior número................................................64
145 – Funções para contagem de células..............................................64
146 – Porcentagens................................................................................65
147 – Funções lógicas............................................................................65

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 148 – Fórmulas condicionais..................................................................66
149 – Adição de valores...........................................................................66
150 – Funções para busca de dados........................................................67
151 – Funções Data e Hora.....................................................................68
152 – Arredondamento de valores..........................................................68
153 – Verificações de conteúdo com funções É....................................68
154 – Cálculo de juros............................................................................69
155 – Botões com dupla funcionalidade................................................69
156 – Potência, raiz quadrada e logaritmo.............................................69
157 – Seno, co-seno e tangente............................................................70
158 – Função Valor futuro......................................................................70
159 – Função PGTO................................................................................70
160 – Função IPGTO...............................................................................71
161 – Função NPER................................................................................71
162 – Determinante de uma matriz........................................................71
163 – O botão Inserir função..................................................................72
164 – Erros em fórmulas........................................................................72

3.4 Formatação de planilhas

165 – Número e Moeda...........................................................................73
166 – Data e Hora...................................................................................73
167 – Fração...........................................................................................74
168 – CEP, CIC e telefone.......................................................................74
169 – Mesclando células........................................................................74
170 – Inclinando o texto de uma célula.................................................75
171 – Exportando sua planilha para o formato TXT................................75
172 – Importação de texto......................................................................75
173 – Ordenando dados............................................................................76
174 – Visualização de grandes planilhas..................................................76
175 – A cor de fundo da célula...............................................................76
176 – A borda das células.......................................................................76
177 – Seleção de colunas não adjacentes..............................................77
178 – Invertendo a posição de linhas e colunas....................................77
179 – Copiando células que contêm fórmulas.......................................77
180 – Marcas d’água...............................................................................78
181 – Buscando valores de outras planilhas..........................................78

3.5 Criação de gráficos

182 – O Assistente de gráficos...............................................................78
183 – Tipos de gráfico.............................................................................78
184 – Formatação do eixo do gráfico.....................................................79
185 – Alterando a escala do seu gráfico................................................79
186 – Formatação de legendas e títulos................................................79
187 – Diagramas.....................................................................................80
188 – Gráficos 3D...................................................................................80
189 – Destacando uma fatia de um gráfico...........................................81

3.6 Impressão
190 – Pré-visualização de planilhas.......................................................81
191 – Cabeçalho e rodapé.......................................................................82

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 192 – Margens........................................................................................82
193 – Definindo a área de impressão......................................................83
194 – Linhas de grade na impressão......................................................83
195 – Ocultando trechos da planilha na impressão................................83

3.7 O Excel e a Internet

196 – Visualização de planilhas em um browser.....................................84
197 – Salvando como página da Web.....................................................84
198 – Hiperlinks......................................................................................84
199 – Importando tabelas da Internet para planilhas............................85

3.8 Integração com outros aplicativos

200 – Vinculando objetos........................................................................86
201 – Incorporando objetos....................................................................86
202 – Hiperlinks para acessar outros programas...................................87
203 – Usando o Access Link para trocar informações entre Excel e Access...87
204 – Recuperando dados de uma tabela do Access.............................88
205 – Exportando uma planilha para o Access......................................88
206 – Formulários para inserir dados no Excel......................................88

3.9 Tabelas dinâmicas

207 – Construindo tabelas dinâmicas.....................................................89
208 – Modificando tabelas dinâmicas....................................................89
209 – Construindo gráficos dinâmicos...................................................90

3.10 Dicas avançadas

210 – Vinculando planilhas.....................................................................90
211 – Ferramenta Solver.........................................................................91
212 – Proteção da planilha.....................................................................92
213 – Regras de validação......................................................................92
214 – Nomeando intervalos de células...................................................93
215 – Cenários........................................................................................93
216 – O recurso Atingir meta..................................................................94
217 – Alterando gráficos com a ferramenta Atingir meta.....................94
218 – Relatórios......................................................................................95
219 – Edição de relatórios......................................................................96
220 – Construção de BDs........................................................................96
221 – Formulários de dados.....................................................................97
222 – Conversão de medidas..................................................................97
223 – Trabalhando com o Autofiltro.......................................................98
224 – Opções de Autofiltro......................................................................98
225 – Acrescentando um Filtro avançado..............................................98
226 – Localizando dados com critérios..................................................99
227 – Subtotais....................................................................................100
228 – Protegendo as colunas ou linhas mais importantes...................100
229 – Restringindo o acesso a sua planilha.........................................101
230 – Abrindo um arquivo de texto no Excel.........................................101
231 – Executando uma análise estátistica...........................................102
232 – Usando marcas inteligentes.......................................................102
233 – Linhas múltiplas em células.........................................................102

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 3.11 Macros e programação
234 – Gravando uma nova macro..........................................................103
235 – Execução de macros...................................................................103
236 – Opções de macro........................................................................104
237 – Segurança e vírus de macro.......................................................104

CAPÍTULO IV – ACCESS
4.1 Primeiros passos
238 – Criando um Banco de Dados simples.........................................105
239 – Modelos......................................................................................106
240 – Modos de visualização de dados................................................106

4.2 Tabelas
241 – Criação de tabelas no Modo estrutura.......................................106
242 – Criação de tabelas no Modo folha de dados...............................107
243 – Tipos de campo para a tabela.....................................................107
244 – Definindo a Chave primária.........................................................107
245 – Chave primária em múltiplos campos........................................108
246 – Descrição de campos...................................................................108
247 – Desenvolvendo relacionamentos entre tabelas.........................108
248 – Inserindo dados com uma máscara de entrada.........................109
249 – Filtragem de dados.....................................................................110
250 – Formatanto os campos em maiúsculas e minúsculas.................110
251 – Indexação de campos................................................................110
252 – Preenchendo campos obrigatórios com a propriedade Requerido...110
253 – Imagens na tabela......................................................................111

4.3 Formulários
254 – Criando formulários simples via Assistente...............................111
255 – Alinhando campos e o tamanho da tela.....................................112
256 – Teclas úteis de movimentação em formulários..........................112
257 – Criando formulários no Modo estrutura.....................................113
258 – Construindo subformulários e tabelas relacionadas..................113
259 – Inserindo data ou hora do sistema em um formulário...............114
260 – A Caixa de combinação..............................................................114
261 – A Caixa de listagem....................................................................114
262 – Desenvolvendo um formulário de abertura................................115
263 – Trabalhando com a Ordem de tabulação....................................115
264 – Salvando formulários em HTML.................................................116
265 – Inserindo imagens em formulários.............................................116

4.4 Relatórios
266 – Visualizando relatórios...............................................................116
267 – Criando relatórios rápidos..........................................................116
268 – Adicionando quebras de página.................................................117
269 – Criando relatórios a partir de uma consulta...............................117

iniciais_dani.p65 10 13/5/2004, 13:17

 270 – Criando relatórios sem o uso do Assistente...............................117
271 – Inserindo números de página em relatórios...............................118
272 – Inserindo data ou hora no relatório............................................118

4.5 Consultas
273 – Consulta Simples ou Seleção.....................................................118
274 – Utilizando critérios de consulta.................................................119
275 – Selecionando intervalos de dados ............................................119
276 – Calculando valores no campo.....................................................120
277 – Criando uma tabela a partir de uma consulta.............................120
278 – Atualizando tabelas.....................................................................121
279 – SQL.............................................................................................121
280 – Consulta Exclusão......................................................................121
281 – Localizando registros duplicados................................................122
282 – Consulta União............................................................................122

4.6 Integração com outros programas

283 – Importando planilhas do Excel....................................................122
284 – Importando arquivos .TXT...........................................................123
285 – Exportando dados para o Word.....................................................123

4.7 Recursos de segurança

286 – Protegendo seu Banco de Dados com senhas............................123
287 – Criptografias em arquivos de dados...........................................124
288 – Alterando a proteção de registro...............................................124
289 – Configuração de permissões de acesso.....................................124
290 – Recuperando um BD danificado.................................................124
291 – Backup de BDs............................................................................125

4.8 Personalize o Access

292 – Criando menus............................................................................125
293 – Exportando para XML..................................................................126
294 – Alterando a permissão para novas consultas.............................126
295 – Compartilhando um BD na Rede..................................................126

4.9 Programação
296 – A criação de macros..................................................................127
297 – As ações de um botão..................................................................127
298 – Definindo macros para condições específicas..........................128
299 – Conversão de macros em códigos VBA.......................................128
300 – Módulos e VBA............................................................................128

iniciais_dani.p65 11 14/5/2004, 10:54

 O Word é o processador de texto mais vendido do mundo. Com ele você
pode criar, compartilhar, revisar e publicar documentos. A cada nova ver-
são do produto, você encontra ferramentas de variados tipos e funções,
que aprimoram a produção e formatação dos seus textos. Acompanhe 64
dicas para aproveitar melhor os recursos oferecidos pelo aplicativo.

1.1 Primeiros passos

Dica 1 – Iniciando o Word
Para poder usufruir os recursos
presentes no Word, é preciso sa-
ber como acessá-lo.

1. Para isso, clique no menu Ini-

ciar>Programas>Microsoft Word.
2. Para facilitar a inicialização
do Word, insira um atalho no local
de sua preferência.
3. Com o Word aberto, você verá
a tela do aplicativo.

Dica 2 – Digitação e navegação

Agora é hora de aprender a tecla Enter somente para iniciar um
digitar e navegar na tela do Word: novo parágrafo.

• Inserindo um texto • Navegando no texto

1. Para digitar um texto no Word,
basta clicar na área branca e come-
çar a digitar.
2. Perceba que o Word muda de
linha automaticamente quando você
está digitando e chega ao finalmen-
te um parágrafo; portanto, utilize a
1. Para se movimentar pelo tex-
to, você pode utilizar as barras de
rolagem e depois clicar no local de-
sejado para digitar.
2. Outra opção é usar as teclas
correspondentes às setas para cima
(Page Up ) ou para baixo (Page Down).

Dica 3 – As barras de ferramentas

Como qualquer aplicativo que Para facilitar a vida dos usuários,
rode em ambiente Windows, o os comandos básicos são coloca-
Word fornece um menu que exibe dos em barras de ferramentas. Veja
uma lista de comandos e funções. como inserir novas barras:

12

cap01 word.p65 12 13/5/2004, 12:16


1. Para inserir uma barra de fer-
ramentas na tela principal, clique
Dica 4 – Seleção de caracteres
Selecionar caracteres no Word é
bastante simples. Basta usar o mouse
ou o teclado, seguindo os passos:
1. Para selecionar qualquer
caractere digitado, basta clicar pró-
ximo ao caractere e mover o mouse,
mantendo o botão esquerdo pres-
sionado até o final da seleção.
2. Para selecionar um caractere com
o teclado, use as setas para posicionar
o cursor em frente à palavra desejada.
Mantenha a tecla Shift pressionada e
use as setas para selecionar a palavra
ou qualquer outro caractere.
Dica 5 – Salvando um trabalho
É muito fácil gravar um trabalho
no Word. É possível salvar um do-
cumento de diversas formas, ou
mesmo configurar o Word para salvá-
lo automaticamente. Observe:
Dica 6 – Alteração de zoom
Regulando o zoom, você aproxi-
ma ou distancia a visualização do seu
texto. A ferramenta zoom está locali-
zada na barra de ferramentas padrão.
1. Se preferir, você também
pode alterar o zoom pelo menu
Exibir> Zoom. Na caixa que apa-
cap01 word.p65 13
com o botão direito do mouse so-
bre uma barra já apresentada. Sur-
girão opções de novas barras, se-
lecione algumas e elas aparecerão
no painel de controle.
2. Acomode-as no painel da for-
ma que achar mais prática.
• Uma seleção especial:
Seleção vertical
Ao selecionar uma palavra ou
uma frase, você percebe que o
Word mostra os caracteres na ho-
rizontal. Se você precisa aplicar
uma formatação diferenciada no
meio do texto, a seleção vertical
é a mais indicada. Para selecioná-
la, mantenha pressionadas as te-
clas Ctrl+Shift+Alt e movimente
o mouse na direção desejada até
o final da seleção.
1. Para salvar seu texto, pressi-
one o botão Salvar, localizado na
barra de ferramentas padrão.
2. Se preferir usar teclas de
atalho, pressione Ctrl+B.
rece, selecione um nível ou
percentual de zoom.
2. Nessa caixa você também pode
visualizar várias páginas simultanea-
mente clicando na opção Várias pá-
ginas e escolhendo o número de
páginas a serem mostradas pelo
Microsoft Word.
13
13/5/2004, 12:16
 Dica 7 – Exibindo duas partes de um documento simultaneamente
Muitas vezes, você pode dinamizar
seu trabalho utilizando a tela dividida,
assim tanto a manipulação quanto o
acesso a qualquer parte do texto tor-
nam-se muito fáceis. Para fazer isso
no Word, proceda da seguinte forma:
1. Vá ao item Janela, no painel
de controle e selecione a opção Divi-
dir com o mouse. Aparecerá uma seta
Dica 8 – Correção ortográfica
Por padrão, o Word verifica auto-
maticamente a ortografia das palavras
digitadas, e, quando um determina-
do verbete não é reconhecido ou con-
tém erros, ele é grifado em vermelho.
Porém, como o dicionário do Word é
bastante limitado, nem tudo o que é
grifado está realmente incorreto.
• Ignorando um texto durante
sua verificação ortográfica
1. Selecione o texto ou trecho
de texto que não deve passar pela
verificação ortográfica.
Dica 9 – Ferramentas Localizar e Substituir
Com os recursos Localizar e Subs-
tituir, você pode evitar a repetição
excessiva de um verbete. Confira
como usá-los:
• Localizar
1. Acesse o menu Editar e es-
colha a opção Localizar. Ou, se
preferir, use o atalho Ctrl+L.
14
cap01 word.p65 14
no meio do texto indicando uma di-
visão. Clicando nessa seta, você de-
termina o tamanho da divisão.
2. Para fazer a tela retornar ao
normal, basta dar um duplo clique
na barra de divisão do Word.
2. Acesse o menu Ferramentas
e escolha a opção Idioma e, na
seqüência, a opção Definir idioma.
3. Na janela Idioma, selecione o item
Não verificar ortografia ou gramática.
• Definindo opções da
correção ortográfica
1. Clique no menu Ferramentas
e, em seguida, Opções. Procure a
guia Ortografia e gramática.
2. Para habilitar ou desabilitar a
verificação automática da ortografia
do texto, basta marcar ou desmarcar
a opção Verificar Ortografia ao digitar.
2. Digite em Localizar os caracteres
ou palavras a serem buscados.
3. Na seqüência, pressione o
botão Localizar próxima. Se o Word
achar a palavra solicitada, ela fi-
cará destacada na tela.
4. Pressionando novamente Loca-
lizar próxima o Word vai buscar, se
houver, mais palavras coincidentes.
14/5/2004, 11:01

Dica 10 – Textos divididos em colunas
No Word você também pode criar
textos em mais de uma coluna. Veja
como é fácil:
• Utilizando duas ou mais
colunas no texto inteiro
1. Selecione todo o seu texto, ou
apenas parte dele, com o mouse ou
por meio do atalho Ctrl+T.
Dica 11 – Comandos Desfazer e Refazer
O que fazer quando apagamos aci-
dentalmente algum trecho do texto
que estamos escrevendo? Utilizamos
os comandos Desfazer e Refazer, que
revertem ou desfazem a última exe-
cução. Observe:
cap01 word.p65 15
• Substituir
1. Clique no menu Editar
>Substituir.
2. Digite a palavra a ser substi-
tuída em Localizar, e a nova pala-
vra na opção Substituir por. Clique
em Substituir ou Substituir tudo,
para fazer as alterações.
2. Acesse o menu Formatar, es-
colha a opção Colunas e a quanti-
dade de colunas desejada. Note
que há um ícone na barra de fer-
ramentas padrão que simplifica a
escolha do número de colunas que
serão apresentadas no texto.
1. Digite uma frase.
2. Agora apague qualquer pa-
lavra da frase.
3. Para recuperá-la, pressione
o botão Desfazer ou utilize as te-
clas Ctrl+Z.
15
13/5/2004, 12:16
 Dica 12 – Copiar e Colar
Os comandos Copiar e Colar
podem facilitar bastante a sua
vida. Você pode utilizá-los, por
exemplo, quando houver neces-
sidade de repetir palavras,
caracteres ou figuras. Para
utilizá-los, siga os passos:
Dica 13 – Modificando o Modo de exibição
É possível elaborar seu texto em
diferentes modos de exibição. Do
layout normal ao de impressão,
você pode antecipadamente defi-
nir com qual tipo quer trabalhar.
E estes são os procedimentos:
1.2 Formatação de textos
Dica 14 – Estilos de formatação
Os estilos de formatação são
configurações que você cria para
padronizar seu texto. Suponha-
mos que você sempre utilize a
fonte Bell MT, tamanho 11, itáli-
co, e defina a cor azul para os
subtítulos apresentados no seu
1. Comece digitando seu texto
sem se preocupar com a formatação
de cada título ou subtítulo.
2. Para criar um estilo, vá a
Formatar>Estilos e Formatação.
16
cap01 word.p65 16
1. Selecione um trecho do seu
texto e pressione Copiar. Se prefe-
rir, utilize o atalho, pressionando
as teclas Ctrl+C.
2. Clique sobre um ponto do seu
texto e pressione o botão Colar, ou,
se preferir, use o atalho Ctrl+V.
1. No menu Exibir selecione uma
destas opções: Normal, Layout de
impressão, Layout da Web e Estru-
tura de tópicos. Se não gostar do
resultado, repita o procedimento
selecionando outra opção.
texto. Nesse caso você poupa tem-
po utilizando o recurso de estilos
padronizados, pois ao criar um
estilo para um determinado trecho
do texto, a formatação de qualquer
parte do seu trabalho torna-se
muito mais fácil.
3. No Word 2002 ou XP a ja-
nela de estilos aparecerá no canto
esquerdo superior. Pressione o bo-
tão Novo Estilo.
13/5/2004, 12:16

4. Surgirá uma janela com op-
ções para você criar um estilo. De-
pois de definir o estilo pressione OK.
Dica 15 – Numeração de páginas
Para numerar as páginas de um
trabalho, clique em Inserir>
Número de páginas. Surgirá uma
caixa na qual você deve escolher
se a numeração aparecerá no ca-
beçalho ou no rodapé do texto,
como será o alinhamento do texto
e a página em que se iniciará a nu-
meração. Para alterar as configura-
Dica 16 – Alterando o tamanho e tipo de fonte
Há diversos tipos e tamanhos
de fontes – tipo de letra do seu
texto – no Word. Tal variedade
permite que você personalize seus
textos. Aprenda como fazê-lo:
1. Se você já iniciou o texto, basta
selecionar (marcando com o mouse)
o trecho que deverá ser alterado.
cap01 word.p65 17
5. Agora basta selecionar o tre-
cho do texto e aplicar o padrão
criado. Clique em Opções de esti-
lo e selecione o estilo.
6. Após definir um estilo, você
escolhe um padrão para ele da
mesma forma que para um tipo
de fonte.
7. Dependendo do tamanho do
seu trabalho, talvez não compen-
se usar estilos. Nos mais extensos,
esse recurso poderá poupar um
bocado do seu tempo no processo
de formatação.
ções-padrão para apresentação dos
números, clique em Formatar e es-
colha o novo formato.
2. Na barra de ferramentas
Formatação, clique no menu Fon-
te e escolha um dos tipos de fonte.
3. Para mudar o tamanho da fon-
te, selecione o trecho do texto a ser
alterado e clique no item que apre-
senta o tamanho da fonte na barra
de ferramentas. Nele você define o
tamanho da fonte de que necessita.
17
13/5/2004, 12:16
 Dica 17 – Minúsculas e maiúsculas
Você quer criar um texto que culas e minúsculas em seu texto.
apresente letras maiúsculas e mi- Selecione uma e dê OK.
núsculas em determinados locais?
Veja como proceder:

1. No menu Formatar, clique

no item Maiúsculas e minúsculas.
2. Surgirá uma janela com opções
para alterar a disposição de maiús-

Dica 18 – Definindo a cor da fonte

Se você quiser personalizar
ainda mais seus textos, use a
opção Cor da fonte, na qual você
altera a cor das fontes usadas
em seus textos. Use as coorde-
nadas a seguir.
1. Selecione o trecho a ser modifi-
cado e, na barra de formatação, clique
em Cor da fonte e escolha uma cor.
2. Se preferir, clique em Formatar>
Fonte. Na janela que surge, você esco-
lhe cores e efeitos, entre outros. Por
fim, dê OK para confirmar.

Dica 19 – Marcadores e numeração

Em determinados trabalhos uma, há várias opções de estilo.
é necessário marcar ou nume- Basta selecionar a sua preferida
rar tópicos e passagens impor- e clicar em OK para concluir.
tantes. No Word você encontra
um recurso para isso. Confira
como utilizá-lo:

1. Selecione o trecho a ser mar-

cado ou numerado.
2. Clique em Formatar>
Marcadores e Numeração, esco-
lha um tipo de marcação e dê
OK para concluir.
3. Na tela apresentada você
terá 4 opções principais: Com
Marcadores, Numerada, Vários
Níveis e Estilo de Lista. Em cada

18

cap01 word.p65 18 13/5/2004, 12:16

 Dica 20 – Opções de efeito de texto
Algumas opções do Word pos- uma pré-visualização e saber como
sibilitam que você insira efeitos es- vai ficar na tela do computador. Por
peciais no seu texto. Vale ressaltar fim, pressione OK.
que esses pequenos efeitos de ani-
mação só são visíveis na tela do
computador. Veja, passo a passo,
como inseri-los:

1. Selecione o trecho em que

deseja inserir um efeito.
2. Acesse o menu Formatar,
clique em Fonte e, na guia Efeitos
de Texto, escolha o efeito deseja-
do. Selecione uma opção para ter

Dica 21 – Parágrafos
Muitas vezes, é necessário forma-
tar parágrafos, ou seja, adaptá-los a
certas especificidades de espaça-
mento, recuo e alinhamento. O Word
mantém uma formatação padrão,
mas como você verá, ela pode ser
modificada pelo usuário.

1. Selecione o(s) parágrafo(s) a

ser(em) formatado(s).
2. Clique no menu Formatar e
escolha a opção Parágrafo. Esta tela
será apresentada:
3. Agora basta especificar o recuo,
o espaçamento e o alinhamento. Para
concluir, pressione OK. Vale ressaltar
que, no momento em que as altera-
ções são feitas, o Word gera uma pré-
visualização do seu trabalho.

Dica 22 – Alinhamento e espaçamento de parágrafo

Também é possível modificar o
alinhamento e espaçamento (au-
mentar ou diminuir a distância en-
tre duas linhas) do seu parágrafo
por meio da barra de formatação.
Há quatro formas de alinhar seu
texto: à esquerda, à direita, cen-
tralizado ou justificado. Veja como
alinhar e espaçar seus parágrafos:

19

cap01 word.p65 19 13/5/2004, 12:16

 1. Para obter o alinhamento,
selecione o trecho a ser alinhado.
2. Na barra de ferramentas
clique em um tipo de alinhamento.
3. Para obter o espaçamento,
selecione o trecho para formatação
e, clique em Espaçamento entre
linhas, aparecerá uma lista de va-
lores. Defina um e dê OK.
4 . S e p r e f e r i r, a c e s s e o
menu Formatar >Parágrafos e
defina o espaçamento.

Dica 23 – Criando uma Marca d’água

Veja, nesta dica, como adicionar
uma marca d’água aos seus textos.

1. Clique em Formatar>Plano
de fundo>Marca d’água impressa.
2. Na caixa que se abre, selecio-
ne Marca d’água de figura ou Marca
d’água de texto e dê OK.

Dica 24 – O recurso Contar palavras

Como ter uma estatística comple-
ta sobre o seu trabalho, com conta-
gem de número de páginas, pala-
vras, caracteres, parágrafos e linhas?
O Word processa essas informações
durante à elaboração do texto, veja
como acessá-las:

1. Na barra de ferramentas,
clique em Contar palavras. Assim,
aparecerá uma janela com dados
estatísticos do seu texto.

Dica 25 – Alterando o nome do autor

Colocar seu nome na autoria
de um documento auxilia na sua
identificação autoral. Veja como
fazer isso:
1. Clique no menu Ferra-
mentas>Opções>Usuário.
2. Digite o nome do autor na
caixa Nome e o que mais quiser.
Clique em OK.

20

cap01 word.p65 20 14/5/2004, 11:04

 Dica 26 – Definindo o plano de fundo
No Word você tem à disposição para deixar o fundo do seu texto com
cores e matizes para modificar o aspecto ainda mais diferenciado.
Plano de fundo do seu texto. Veja
como fazer isso:

1. Acesse o menu Formatar>

Plano de fundo.
2. Será aberta uma janela com
algumas cores. Selecione uma e
seu documento terá a cor do pla-
no de fundo alterada.
3. Nessa opção você pode sele-
cionar Efeitos de preenchimento

Dica 27 – Formatação automática

Que tal aplicar automaticamen- • Formatar automatica-
te todos os recursos de formatação
que verificamos? Há dois modos
mente à medida que digita
1. Clique em Formatar>Op-
de fazer isso:
ções de autoformatação.
2. Ao digitar na guia Auto-
• Formatar automaticamente formatação, selecione os itens
após fazer a digitação do texto que preferir.
1. Clique no menu Formatar>
Autoformatação. Surgirá a seguinte tela:

2. Clique em Opções e escolha

o que deseja, marcando e
desmarcando os itens. Depois
pressione o botão OK.

21

cap01 word.p65 21 13/5/2004, 12:16

 1.3 Inserindo textos e figuras
Dica 28 – Comentários no texto
Esta dica é para quem precisa somente em alguns modos de
colocar comentários e observações visualização do Word, acessíveis
gerais ou particulares em seu tra- pelo menu Exibir.
balho, para consultas posteriores.
Veja como é simples:

1. Selecione o trecho em que

deseja inserir um comentário.
2. Clique em Inserir> Comentários.
3. Escreva seus comentários no
balão que surgirá. Lembre-se de
que os comentários são exibidos

Dica 29 – Símbolos
Você também pode colocar sím-
bolos (©, de Copyright, etc.) em seus
textos no Word. Siga os passos:
1. Na barra de ferramentas,
clique no menu Inserir>Símbolo.
Será aberta esta tela:
2. Nessa janela, você localiza uma
grande quantidade de símbolos. Se-
lecione um e clique em Inserir.
3. A opção Subconjunto facilita a
localização de símbolos, pois os se-
para em categorias, como formas de
números. Clicando em Caracteres
especiais, você vê teclas de atalho
que podem ser usadas para inserir
os símbolos mais comuns.

Dica 30 – Bordas e sombreamento

A inserção de bordas e sombre-
amento no seu texto é um recurso
disponibilizado pelo Word para me-
lhorar a aparência de seus trabalhos.
Para fazê-lo, siga estes passos:
1. Selecione o trecho que con-
terá a borda ou o sombreado.
2. Clique no menu Formatar>
Bordas e Sombreamento. Apare-
cerá esta tela:

22

cap01 word.p65 22 13/5/2004, 12:16


Dica 31 – Notas de rodapé
Como você sabe, em muitos traba-
lhos, o uso de rodapés é indispensá-
vel. Também nesse caso, o Word for-
nece um recurso para que notas de
rodapé sejam inseridas no texto. Ob-
serve no passo-a-passo como fazer isso:
1. Posicione o cursor à frente
da palavra ou frase sobre a qual
quer criar um rodapé.
Dica 32 – Índices para textos
Um índice é sempre útil para
localizarmos determinados as-
suntos em um texto. Pois o Word
também disponibiliza esse recur-
so para que você possa editar
seus textos da melhor forma. Veja
como fazê-lo:
1. Clique no menu Inserir e,
em seguida em, Referência>
Índice. Será exibida a seguinte tela:
cap01 word.p65 23
3. Ela apresenta três opções
principais: Bordas, Bordas de pá-
gina e Sombreamento. Clique so-
bre a opção desejada. Nesse mo-
mento, serão apresentados vários
estilos para que você possa esco-
lher. Defina um e dê OK.
4. Se preferir, vá até a barra de
ferramentas padrão e clique no
ícone Bordas, como mostrado na
figura ao lado.
2. Clique no menu Inserir, e
escolha a opção Referência.
3. Clique em Nota de Rodapé
e defina a configuração neces-
sária, o que inclui especificar a
posição em que a nota será
inserida e o seu formato de apre-
sentação. Por fim, dê um clique
no botão Inserir.
2. Basta escolher um tipo de
índice (Remissivo, Analítico, etc.),
e selecionar algumas opções, como
formato e alinhamento do índice.
Além disso, é possível criar vários
estilos de sumários.
23
13/5/2004, 12:16
 Dica 33 – Organograma
Nesta dica você aprenderá a in-
serir automaticamente organogramas
em seu trabalho criado no Word.
1. Clique em Inserir>Figura>
Organogramas.
Dica 34 – Autotexto
Em seus documentos-padrão,
você pode inserir saudações e men-
sagens programadas de acordo com
as normas de comunicação. Saiba
como, a seguir:
Dica 35 – WordArt
O WordArt produz letras
estilizadas, muito usadas em
banners e capas de trabalhos. E o
melhor de tudo é que esse efeito
pode ser facilmente inserido em
qualquer texto feito no Word. Basta
seguir os passos:
1.Clique em Inserir>Figura
>WordArt.
2. No WordArt, você terá à dispo-
sição uma Galeria de opções de arte.
Selecione um estilo e dê OK.
24
cap01 word.p65 24
2. Agora, basta adicionar o tex-
to desejado em cada campo hie-
rárquico do seu organograma.
3. Se necessitar de mais rami-
ficações ou de outra cor, defina-
as em Layout.
4. Você pode adicionar novos
elementos ao organograma
clicando no botão Inserir forma e
escolhendo entre as opções Su-
bordinado, Colaborador ou Assis-
tente, de acordo com o nível hie-
rárquico do elemento que preten-
de adicionar. Existe também o
botão Autoformatação, que permi-
te trocar o estilo de apresentação
do organograma.
1. Clique em Inserir>Autotexto.
2. Você terá uma série de op-
ções de saudações, referências e
assuntos padronizados de acordo
com as formas de apresentação de
relatórios, cartas e correspondên-
cias. Basta escolher uma.
3. Na janela que se abre, digite
a palavra ou frase para receber o
tratamento do WordArt e pressio-
ne o botão OK.
13/5/2004, 12:16
 Dica 36 – Figura do arquivo
Como fazer para adicionar figu-
ras gravadas em seu computador
a um arquivo? Siga este passo-a-
passo e descubra.
1. Clicando em Inserir>Figura>
Do Arquivo, será aberta a seguinte tela:
Dica 37 – Tabelas
Além de um versátil editor de tex-
tos, o Word também é ótimo com
construção de tabelas demonstra-
tivas. Confira, nesta dica, como in-
serir uma no seu documento.
1. Clique em Tabela>Inse
rir> Tabela.
cap01 word.p65 25
2. Selecione a pasta e o arquivo
desejado. Depois, clique em Inserir.
3. Após inserir a figura é possí-
vel redimensioná-la clicando sobre
sua borda e arrastando-a até o ta-
manho desejado.
4. Caso queira mover a imagem,
clique sobre ela e arraste-a para a
posição desejada. Você também
pode usar a Barra de ferramentas
de objeto que surgiu no momento
em que foi inserido o objeto.
2. Surgirá a caixa de diálogo
ao lado. Nela digite a quantidade
de linhas e colunas, e defina como
será o auto-ajuste. Nessa janela,
há um botão de Autoformatação.
Clique nele e serão apresentadas
diversas opções prontas de estilo
de formatação para sua tabela.
Escolha uma e pressione OK. Para
excluir uma tabela, vá ao menu Ta-
belas e clique em Excluir.
25
13/5/2004, 12:16
 Dica 38 – Quebras de página
A quebra de página – represen-
tação da paginação de um docu-
mento – permite que você deter-
mine o ponto em que deseja que
o documento impresso avance
para a próxima página. Veja como
inserir uma:
1. Posicione o cursor onde você
quer que se inicie a quebra de pági-
na. Depois disso, clique no menu
Inserir>Quebra. Será apresentada a
seguinte janela:
1.4 Segurança e proteção
Dica 39 – Salvando uma cópia de backup do arquivo
É importante gerar uma cópia de
segurança de todos os arquivos que
você criar. Isso porque se você apa-
gar o orinal por acidente ou mes-
mo se perdê-lo, ainda terá uma
cópia dele guardada. Para fazê-
lo, siga os passos desta dica. Veja
também como criar backups de
seus arquivos.
26
cap01 word.p65 26
2. Nela, basta escolher a op-
ção Quebra de página e clicar no
botão OK. Nessa janela, você tam-
bém tem outras opções, como por
exemplo, Quebra de coluna ou Que-
bra automática de texto, que ser-
vem para dividir o texto em seções.
3. É preciso tomar cuidado com
esse recurso, se durante a produ-
ção de um texto você quiser divi-
di-lo em partes para aumentar seu
conteúdo. Isso pode ter um efeito
negativo se as divisões não tiverem
por base um critério lógico. Uma
dica é clicar em Visualizar impres-
são para ver como fica.
1. Clique em Arquivo>Salvar ou
Salvar como.
2. Ao abrir a janela Salvar como,
clique em Ferramentas>Opções de
salvamento.
3. Selecione a opção Criar sempre
backup e dê OK. Assim, o Word sem-
pre fará backup dos arquivos salvos.
13/5/2004, 12:16
 Dica 40 – Exigindo senhas para abrir ou alterar um arquivo
É possível trabalhar com docu-
mentos de acesso restrito no Word.
Para tanto, basta inserir uma senha
no seu documento. Veja, passo a pas-
so, como proteger seu documento:
1. Clique no menu Ferramen-
tas>Opções>Segurança.
Dica 41 – Removendo informações ocultas e particulares
Antes de repassar um docu-
mento para alguém, é recomen-
dável remover informações
particulares. Assim, você evita-
rá a divulgação acidental de
informações ocultas, como no-
mes associados a comentários ou
a alterações controladas.
Agora você confere, passo a
passo, como fazer isso:
Dica 42 – Permitindo alterações controladas e comentários
em um documento
Se você tem um trabalho que
pretende enviar para análise de um
revisor ou consultor, e não quer
deixar o documento totalmente vul-
nerável, uma boa opção é mantê-
lo parcialmente protegido, habili-
cap01 word.p65 27
2. Você poderá criar uma senha
de proteção e outra de alteração.
• Criando uma senha para
abrir o arquivo
Na caixa Senha de proteção,
digite uma senha e dê OK. O Word
pedirá a confirmação da senha em
uma pequena janela.
• Criando uma senha para
alteração
Na caixa Senha de gravação,
digite uma senha e dê OK. Confir-
me a senha e clique no botão OK.
1. Acesse o menu Ferramentas
e dê um clique em Opções.
2. Será apresentada a ja-
nela abaixo. Nela, acesse a
guia Segurança.
3. Depois disso, marque o item
Remover informações pessoais des-
te arquivo ao salvar.
4. Pressione o botão OK. De-
pois, salve o documento do Word.
tando-o apenas a sofrer comentá-
rios ou alterações controladas. Veja
como a seguir:
1. Acesse o menu Ferramentas e
clique na opção Proteger documentos.
27
14/5/2004, 12:40
 2. Aparecerá uma janela com
um campo em que você pode
digitar uma senha. Esse procedi-
mento é facultativo.
3. Se você pretende permitir
a revisão do texto, marque Alte-
rações controladas.
4. Já para permitir a inserção de
comentários, marque Comentários.
5. Também é possível liberar al-
terações somente em campos de
formulários ou seções desprotegidas,
selecionando a opção Formulários.

Dica 43 – Removendo e alterando senhas

Você pode, depois de inserir
senhas em seus documentos,
alterá-las ou removê-las desde que
se lembre da anterior. Veja os pro-
cedimentos para isso:
1. Acesse o menu Ferramentas
>Desproteger documento.
2. Aparecerá a janela Senha
para você digitar a senha antiga.
Depois, basta pressionar OK.
3. Também é possível remover
as configurações e alterações de
segurança que foram feitas ante-
riormente. Para isso, basta clicar
novamente em Ferramentas>
Opções>Segurança.
4. Na janela que surge, basta
desmarcar as opções selecionadas
e retirar as senhas.

1.5 Recursos de idiomas

Dica 44 – Traduzindo um texto
Embora possa ser considerado
um tradutor limitado, o Word aju-
da na tradução de textos, frases
curtas ou fragmentos específicos.
Para isso, siga os passos abaixo:
1. Primeiramente, vá ao menu
Ferramentas>Idiomas>Traduzir.
2. Em O Que Traduzir? sele-
cione sua opção com base nas
explicações fornecidas nos pró-
ximos tópicos.
3. Para traduzir uma palavra ou
frase, marque a opção Texto e digite
o texto na caixa correspondente.
4. Para traduzir um trecho, se-
lecione-o e marque Seleção atual.
5. Na opção Dicionário, seleci-
one o idioma desejado. Lembre-
se de que a variedade de idiomas
inseridos nessa caixa depende do
número de dicionários de idioma
instalados. Depois disso, dê OK.

28

cap01 word.p65 28 14/5/2004, 11:05

 2. Aparecerá uma janela com
um campo em que você pode
digitar uma senha. Esse procedi-
mento é facultativo.
3. Se você pretende permitir
a revisão do texto, marque Alte-
rações controladas.
4. Já para permitir a inserção de
comentários, marque Comentários.
5. Também é possível liberar al-
terações somente em campos de
formulários ou seções desprotegidas,
selecionando a opção Formulários.

Dica 43 – Removendo e alterando senhas

Você pode, depois de inserir
senhas em seus documentos,
alterá-las ou removê-las desde que
se lembre da anterior. Veja os pro-
cedimentos para isso:
1. Acesse o menu Ferramentas
>Desproteger documento.
2. Aparecerá a janela Senha
para você digitar a senha antiga.
Depois, basta pressionar OK.
3. Também é possível remover
as configurações e alterações de
segurança que foram feitas ante-
riormente. Para isso, basta clicar
novamente em Ferramentas>
Opções> Segurança.
4. Na janela que surge, basta
desmarcar as opções selecionadas
e retirar as senhas.

1.5 Recursos de idiomas

Dica 44 – Traduzindo um texto
Embora possa ser considerado
um tradutor limitado, o Word aju-
da na tradução de textos, frases
curtas ou fragmentos específicos.
Para isso, siga os passos abaixo:
1. Primeiramente, vá ao menu
Ferramentas>Idiomas>Traduzir.
2. Em O Que Traduzir? sele-
cione sua opção com base nas
explicações fornecidas nos pró-
ximos tópicos.
3. Para traduzir uma palavra ou
frase, marque a opção Texto e digite
o texto na caixa correspondente.
4. Para traduzir um trecho, se-
lecione-o e marque Seleção atual.
5. Na opção Dicionário, seleci-
one o idioma desejado. Lembre-
se de que a variedade de idiomas
inseridos nessa caixa depende do
número de dicionários de idioma
instalados. Depois disso, dê OK.

28

cap01 word.p65 28 13/5/2004, 12:16

 3. No item Várias páginas, você
configura a formatação da sua im-
pressão para uma ou mais pági-
nas por folha ou formato livro.
Dica 48 – Configurando o tipo de papel para impressão
Agora é hora de pensar na adequa-
ção do conteúdo ao tipo de papel uti-
lizado. Veja como a seguir:
1. Clique em Arquivo>Configu-
rar páginas.
2. Será aberta a mesma tela da
dica anterior. Selecione, porém, a
guia Papel.
1.7 Convertendo documentos no Word
Dica 49 – Convertendo um arquivo em outro formato
Veja agora como converter do-
cumentos em outro formato:
1. Clique em Arquivo>Salvar como.
2. Na caixa Salvar como tipo,
selecione o formato de arquivo de-
sejado e clique em Salvar.
3. Além disso, procure sem-
pre salvar seus documentos no
Dica 50 – Documento mestre
Um documento mestre é a
alocação de um conjunto de arqui-
vos separados (subdocumentos). Seu
uso é indicado para configurar um
documento com várias partes. Para
organizar um novo documento mes-
tre, siga estes passos:
1. Clique no ícone de Novo do-
cumento. Clique em Exibir>
30
cap01 word.p65 30
4. No item Aplicar você define
se quer aplicar essa configuração
em todo o documento ou não.
3. Selecione em Tamanho de
papel, o tipo de papel usado, a
largura e a altura do documento
que será impresso. Normalmen-
te, você pode conseguir esses da-
dos na embalagem do papel que
colocará na sua impressora.
formato RTF (Rich Text Format),
para que eles possam ser aber-
tos em outro editor de textos sem
perder suas características origi-
nais. Isso evita também a execu-
ção de macros prejudiciais ao seu
micro, e que estejam incorpora-
das em arquivos .doc.
Estrutura de tópicos. Digite títulos
para o documento e para cada
subdocumento. Dê Enter após
digitar cada título.
2. Atribua um estilo para cada
subdocumento, usando a barra de
ferramentas Estrutura de tópicos.
3. Clique em Elevar nível de tó-
pico para aumentar o nível e Rebai-
xar nível de tópico para diminuí-lo.
13/5/2004, 12:16
 Dica 51 – Conversão de um documento em um docu-
mento mestre
Para converter um documento
do Word em parte integrante das
opções do documento mestre, siga
os passos a seguir:
1. Acesse o menu Exibir>Estrutura
de tópicos. Se os subdocumentos es-
tiverem recolhidos, clique em Expan-
dir subdocumentos na barra de ferra-
mentas Estrutura de Tópicos.
2. Se o documento estiver
protegido, desproteja-o em Es-
trutura de tópicos e clique em
Proteger documentos.
3. Clique no ícone do sub-
documento que você deseja con-
verter, e depois em Exibir docu-
mento mestre na barra de ferra-
mentas Estrutura de tópicos. Para
concluir, clique na opção Remo-
ver subdocumento.

1.8 Mala direta, envelopes e correspondências

Dica 52 – Convertendo um envelope único
Nesta dica você aprende a fa-
zer envelopes com remetente e
endereço do destinatário digitados
e ordenados.
1. No menu Ferramentas vá até
Cartas e correspondências e clique
em Envelopes e etiquetas.
2. Clique na guia Envelopes e
digite os dados do destinatário e
do remetente.
3. Clique no botão Imprimir
ou em Adicionar ao documento
para gravar a etiqueta para fu-
tura impressão.

Dica 53 – Personalizando um envelope

Veja agora como padronizar es- Endereço de devolução) e clique
tilos e fontes para produções de no botão Fonte.
envelopes em massa. 5. Para definir a alteração como
padrão, após efetuar a operação aci-
1. Clique em Ferramentas> ma clique em Padrão e confirme.
Cartas e correspondências >
Envelopes e etiquetas.
2. Clique na guia Envelopes e
digite os dados do destinatário e
do remetente da correspondência.
3. Clique em Opções e será aber-
ta uma pequena caixa. Depois disso,
acesse a guia Opções de envelope.
4. Selecione qual item deseja
alterar (Endereço para entrega,

31

cap01 word.p65 31 13/5/2004, 12:16

 Dica 54 – Inserindo um endereço do catálogo
Um catálogo de endereços no
arquivo pode agilizar bastante o pro-
cesso de produção de envelopes e
etiquetas. Veja agora como criar um:
1. Em Ferramentas>Cartas e
correspondências, clique em En-
velopes e etiquetas.
Dica 55 – Criando um diretório de nomes e endereços
Mesclar dados para um mesmo
documento significa criar um
diretório de membros, uma lista de
nomes e endereços, etc. Agrupá-
los significa dinamizar as informa-
ções. Confira:
Dica 56 – Criando uma mala direta simplificada
Veja nesta dica como criar uma
mala direta. Existem diversos detalhes
e estilos para sua confecção. Observe
na seqüência como iniciar o processo
de criação de uma mala direta:
1. No menu Ferramentas aponte
para Cartas e correspondências e
clique em Assistente de mala direta.
2. Será aberto um assistente
com todas as etapas para gerar sua
mala direta. Na etapa inicial defi-
na se vai trabalhar com carta, e-
32
cap01 word.p65 32
2. Clique na guia Envelopes ou
na Etiquetas e em Inserir endereço.
3. Na caixa Exibir nomes de
você pode selecionar seus con-
tatos ou catálogo de endereços
do Outlook (se você tiver instala-
do). Também poderá, em vez dis-
so, digitar sua base de dados e
armazená-la para posterior uso
no envio de envelopes ou etique-
tas. Basta clicar em Novo e ini-
ciar o cadastro.
1. No menu Ferramentas vá até
Cartas e correspondências e clique
em Assistente de mala direta.
2. Em Selecione o tipo de do-
cumento, marque Diretório. Clique
em Próxima: documento inicial e
siga as instruções.
mail, etiqueta, envelopes, etique-
tas ou diretório. Em seguida, clique
em Próxima: documento inicial.
Suponhamos que você defina o
tipo de documento como Cartas.
3. A partir daí, o Assistente de
mala direta torna-se profundamente
intuitivo. Seguindo corretamente as
instruções, você definirá sucessiva-
mente qual documento será usado,
a lista de endereços a ser consultada
e, por fim, deverá redigir sua mensa-
gem. O Word aplicará automatica-
mente o tratamento gráfico padrão.
13/5/2004, 12:16
 Dica 57 – Criação e envio de fax
Para criar e emitir um fax a par-
tir do assistente do Word, você pre-
cisará ter um computador confi-
gurado para enviar fax ou com
acesso à Internet. Com uma das
opções instaladas, acompanhe os
passos desta dica:
1. Clique em Arquivo>Novo.
2. No painel de tarefas Novo
Dica 58 – Criando currículos padronizados
Observe nesta dica como utili-
zar alguns modelos de currículos
disponibilizados pelos assistentes
de criação do Word para que você
possa escolher o layout mais ade-
quado e preenchê-lo.
1. Clique em Arquivo e escolha a
opção Novo. Surgirá a caixa Novo do-
cumento com modelos predefinidos.
2. Em Outros documentos, sele-
cione a opção Currículo profissional.
1.9 O Word e a Internet
Dica 59 – Criando hiperlinks
Hiperlink é um elemento gráfico
ou um pequeno texto que serve como
caminho de acesso rápido a uma
página da Internet ou a um arquivo
de sistema interno (Intranet). Caso
sua formatação automática de
hiperlink esteja ativada, basta digitar
cap01 word.p65 33
documento, entre em Novo do-
cumento com base em novo, clique
em Modelos gerais e, depois, na
guia Cartas e faxes.
3. Dê um duplo clique em Assis-
tente de fax.
4. Para o envio de fax pela
Internet, clique no botão Opção de
fax pela Internet localizado no As-
sistente de fax.
3. Inclua seus dados no modelo
de currículo. Outra opção seria usar o
Assistente de currículo. Vale testá-la.
um endereço de página já existente
da Internet no documento. Se esti-
ver conectado à Internet, ao clicar
sobre o hiperlink ou apertar
Ctrl+Enter, será aberta a página
indicada. Basta que seu computa-
dor esteja online nesse momento.
33
13/5/2004, 12:16
 Dica 60 – Ativando ou desativando hiperlinks
Para saber se o recurso de
hiperlink está ativo, ou mesmo para
cancelá-lo, é necessário seguir es-
tes passos:

1. No menu Ferramentas clique

em Opções de autocorreção e na guia
Autoformatação ao digitar. Esta é a
caixa de diálogo que será mostrada:
2. Em Substituir ao digitar mar-
que ou desmarque a opção Internet
ou Caminhos de rede por hiperlink. 3. Quando você estiver no meio
Depois disso, basta pressionar o de uma digitação e não quiser que
botão OK. o Word formate automaticamente
um endereço de Internet específi-
co, pressione Ctrl+Z ou clique em
desfazer para que não apareça
mais o hiperlink.

Dica 61 – Salvando um arquivo como página da Web

É possível salvar em arquivo o seu 4. Caso deseje, você pode agilizar
documento do Word já com forma- seu trabalho ao salvar e publicar si-
to para a Web. Veja como a seguir. multaneamente o seu texto na
Internet. Para isso, escolha a opção
1. Selecione o documento ou um Locais FTP no campo Salvar em.
trecho dele que você gostaria de
salvar como página da Web.
2. No menu Arquivo, selecione a
opção Salvar como página da Web.
3. Nessa caixa de diálogo digite
o nome do arquivo a ser salvo e es-
colha a opção Página da Web no
campo Salvar como tipo. Depois dis-
so, pressione o botão Salvar.

Dica 62 – Criando uma página de Web

Se você pretende montar uma construção passa pela tutela do As-
página na Internet a partir do sistente de página na Web. Veja
Word, o pontapé inicial da sua como proceder:

34

cap01 word.p65 34 13/5/2004, 12:16

 1. No menu Arquivo, clique em Novo.
2. Na opção Novo documento,
selecione Modelos e clique na guia
Páginas da Web.
3. Dê um clique duplo em As-
sistente de página da Web. Ele o
orientará, passo a passo, a inserir
1.10 Macros e programação
Dica 63 – Gravando uma nova macro
Criar uma macro é bastante sim-
ples. Seu primeiro passo deve ser gra-
var um comando para transformá-lo
em uma macro. Nesta dica você con-
fere, passo a passo, como fazer isso:
1. Primeiramente, clique no
menu Ferramentas>Macro>Gravar
uma nova macro.
2. Surgirá uma caixa de diálogo.
Em Nome da macro, digite o nome
da macro.
3. Na caixa Armazenar macro
em, clique no modelo ou documen-
Dica 64 – Atribuindo macros a uma barra de ferramentas
Para otimizar ainda mais seu tra-
balho, você pode atribuir uma macro
a uma barra de ferramentas ou a um
menu. Veja como:
1. Na mesma caixa de diálogo
da dica anterior, você encontrará
a opção Ferramentas. Clique nela.
2. Depois, selecione a opção Co-
mandos e clique sobre a macro que
você está gravando.
cap01 word.p65 35
um título, definir os quadros de na-
vegação, adicionar e organizar pá-
ginas, e inserir um tema como fun-
do da sua página. Tudo isso é feito
conforme você preenche a opção
desejada e clica em Avançar. Por
fim, dê Concluir.
to desejado. No campo Descrição,
digite um resumo sobre o funcio-
namento da macro. Dê OK.
4. No canto da tela, surgiu um pe-
queno ícone, e o cursor ganhou o for-
mato de uma fita K7. Sua gravação
começou. Digite a sua macro aqui e
todas as informações serão gravadas.
5. Para interromper a gravação
da macro, clique no ícone Parar.
6. Você pode definir uma macro
para todos os documentos do Word
ou apenas para um em especial.
3. Arraste a macro que está
sendo gravada até a barra de fer-
ramentas ou menu desejado. De-
pois clique em Fechar para ini-
ciar a gravação.
4. No exemplo “Normal.New-
MacrosMacro5”, você incluirá seus
comandos automatizados. Basta
gravar o comando e confirmar.
35
13/5/2004, 12:16
 No PowerPoint você encontra tudo o que precisa para organizar, de-
senhar e construir grandes apresentações (até mesmo com animações)
e slides. Por isso, aproveite estas 60 dicas para aprender a usufruir as
funcionalidades dessa aplicação.

2.1 Primeiros passos

Dica 65 – A tela do PowerPoint
Antes de explorar os recursos do
PowerPoint, é preciso saber como
acessá-lo. Observe:
1. Acesse o menu você pode
a c e s s a r I n i c i a r > P r o g r a m a s>
Microsoft PowerPoint.
2. Se preferir, o programa pelo
atalho que foi criado no seu desktop
durante a instalação do PowerPoint.

Dica 66 – Inserção de slides

Para incluir mais slides na sua
apresentação, siga os procedimen-
tos descritos abaixo:

1. Clique em Inserir>Novo slide.

2. Escolha o layout do texto e o
conteúdo. Depois, insira os dados se-
guindo as instruções apresentadas no
próprio slide. Para apagar um slide,
clique sobre ele e pressione Delete.

Dica 67 – Salvando uma apresentação

Como em outros aplicativos
do Office, salvar seus arquivos
no PowerPoint é um processo
muito simples. Observe:
1. No menu Arquivo, clique em
Salvar ou Salvar como.
2. Aparecerá uma caixa de diá-
logo na qual você definirá o nome
da sua apresentação. Observe que
o “tipo de documento” definido é
o de Apresentação.

36

cap02 powerpoint.p65 36 13/5/2004, 12:20


Dica 68 – Alinhamento de texto
Para definir um alinhamento para o
texto e os objetos de sua apresentação,
basta seguir estes procedimentos:
1. No menu Formatar, clique em
Alinhamento. Aparecerá um submenu.
2. Nele, escolha o tipo de ali-
nhamento desejado: à direita, es-
querda ou centralizado.
Dica 69 – Criação de senhas de segurança
Uma apresentação profissional
geralmente contém informações con-
fidenciais ou exclusivas. Assim, se
precisar enviar o arquivo para um cli-
ente ou para a sua equipe, a opção
de criar senhas para seu trabalho pode
ser muito útil. Veja como fazê-lo:
Dica 70 – Remoção ou alteração de senhas
Caso deseje modificar ou excluir
uma senha, basta repetir o cami-
nho para criação de senhas e exe-
cutar os procedimentos apresen-
tados a seguir:
1. No campo Senha de proteção
ou Senha de gravação (aquela a ser
alterada), digite sua senha atual.
2. Para removê-la, selecione os
símbolos que representam sua se-
nha e apague-os por completo.
Dica 71 – Cabeçalhos, rodapés e slides
Cabeçalhos e rodapés são recur-
sos que auxiliam a organização dos
seus slides, e a rápida identifica-
ção do conteúdo do slide. Nesta
dica você aprenderá como utilizar
esse recurso.
cap02 powerpoint.p65 37
300 Dicas
3. Você também poderá alinhar
seu trabalho pela barra de ferra-
mentas padrão, clicando no ícone
do alinhamento desejado. Em caso
de dúvidas, use o modelo padrão
apresentado pelo PowerPoint.
1. Acesse o menu Ferramentas>
Opções>Segurança.
2. Em Senha de proteção ou
Senha de gravação digite sua
senha e dê OK. Para confir-
mar, digite-a novamente.
3. Se preferir substituí-la, bas-
ta apagar o conteúdo atual, digitar
a nova senha e confirmar.
1. Vá ao menu Exibir e clique
em Cabeçalhos e rodapés.
2. Para adicionar ou remover um
cabeçalho, rodapé ou número de
página, marque ou desmarque a
caixa correspondente.
37
13/5/2004, 12:20
 3. Para adicionar elementos a
um slide, clique em Aplicar. E para
generalizar a alteração, clique em
Aplicar a todos.
Dica 72 – Data e hora nos slides de apresentação
O processo para inserir data e hora
em apresentações, folhetos ou ano-
tações é muito simples. Observe:
1. Clique em Inserir>Data e Hora.
2. Será aberta a janela Cabe-
çalho e rodapé. Nela você pode,
por exemplo, incluir horário e
2.2 Desenvolvendo uma apresentação
Dica 73 – O plano de fundo do slide
Um slide pode ter diversas co-
res de fundo. Para modificar o pla-
no de fundo de um slide, siga es-
tes passos:
1. Selecione os slides nos quais
deseja alterar o plano de fundo.
2. No menu Formatar, clique em
Plano de fundo. Observe a figura:
38
cap02 powerpoint.p65 38
data para um slide da apresen-
tação (ou aplicá-los a todos os
slides). Para fazê-lo, clique na
guia Slide, opção Data e Hora.
3. Após escolher um estilo, defi-
na se você vai Aplicar a todos ou
apenas ao slide corrente, (Aplicar).
3. Em Preenchimento do pla-
no de fundo, clique na pequena
seta à direita e faça suas configu-
rações. Você pode simplesmente
mudar a cor ou colocar efeitos vi-
suais, adaptando-os de acordo
com a sua necessidade. Depois
basta clicar em Aplicar para mo-
dificar os slides selecionados.
13/5/2004, 12:20
 300 Dicas

Dica 74 – Modo de exibição padrão

Se você quiser desenvolver seu
trabalho em um modo de exibição
específico a ser apresentado toda
vez que o PowerPoint for aberto,
acompanhe esta dica.

1. Em Ferramentas, clique em
Opções e, depois, na guia Exibir.
2. Na opção Modo de exibi-
ção padrão, escolha um modo
de exibição.

Dica 75 – Exibição de grades

Grades são linhas entrecruzadas
que auxiliam no alinhamento dos
objetos inseridos na sua apresen-
tação. Saiba agora como ativá-las
ou desativá-las:
1. No menu Exibir, clique em
Grades e guias.
2. Em Definições de grade,
marque ou desmarque a seleção
Exibir linhas de grade na tela.
3. Para que essa definição se es-
tenda a todas as apresentações,
clique no botão Definir como padrão.

Dica 76 – Exibição da guia Tópicos e slides

Assim que você abre o
PowerPoint, a guia Tópicos e slides
pode ser visualizada à esquerda do
vídeo. Ela mostra a estrutura da
apresentação (tópicos), a forma e
o conteúdo de cada slide. Nesta
dica, você aprenderá, passo a pas-
so, como ocultá-la ou mantê-la ativa
durante o seu trabalho.

1. Para ocultá-la, basta clicar

em Fechar, ou arrastar a barra
divisora para a esquerda.
2. Para visualizá-la novamente,
clique no ícone Modo normal (Res-
taurar painéis).
3. Se preferir visualizar os slides
em miniatura, clique no ícone
Modo de classificação normal.

39

cap02 powerpoint.p65 39 13/5/2004, 12:20

 Dica 77 – Definição do layout e design do slide
O layout, ou seja, a disposição,
2. Em Slides informe de quais
do slide é o pontapé inicial para a
deseja modificar o layout. No pai-
construção de uma apresentação. Já
nel Layout do slide, escolha uma
o design relaciona-se à decoração,
ao estilo do seu slide. O PowerPoint das opções e aplique-a.
possui um acervo de formas que você 3. Para definir o design, acesse
pode acionar para alterar um ou mais o menu Formatar>Design do slide.
slides de sua apresentação. Veja
como defini-los:

1. No menu Formatar, clique em

Layout do slide. Aparecerão diversos
formatos que podem ser selecionados.

4. Surgirá o painel de tarefas,

que exibirá o design atual e os de-
mais disponíveis para uso. Selecione
seu favorito e confirme.

Dica 78 – Modificação do esquema de cores

Um esquema de cores é o con-
junto das oito cores usadas nos ele-
mentos da estrutura do slide (pla-
no de fundo, texto, linhas, som-
bra, título do texto, preenchimen-
tos, símbolos e hiperlinks). Veja
como modificar esse esquema:

1. Na barra de ferramentas
formatação, clique em Estrutura e,
no painel de tarefas, em Esquema
de cores.
2. Com os slides já seleciona-
dos, clique na parte inferior do
painel de tarefas, em Editar cores
do esquema.

40

cap02 powerpoint.p65 40 13/5/2004, 12:20


Dica 79 – Configuração de intervalos para apresentações
Uma das características fundamen-
tais de uma apresentação eficiente é o
tempo adequado de transição entre
um slide e outro. Nesta dica você verá
como sincronizar a troca de slides e
sua exposição oral.
1. Acesse a guia Slides e selecio-
ne os slides. No menu Apresenta-
ções clique em Transição de slides.
Dica 80 – Adicione efeitos de transição
Os efeitos de transição são sem-
pre uma boa opção para incre-
mentar sua apresentação. Depois
de definir o tempo de mudança
de um slide para outro, poderá
definir um efeito visual que acom-
panhará essa transição. Veja:
Dica 81 – Desativando intervalos entre slides
Desativar o intervalo entre
slides não os exclui definitivamen-
te. Caso mude de idéia, basta
reativá-los. Observe:
1. No menu Apresentações
clique em Configurar apresentação.
2. Para ativar, vá até Avançar slides
e marque a opção Usar intervalos,
se houver.
Dica 82 – O slide mestre
No slide mestre são armazena-
das informações referentes ao mo-
delo, desde estilos de fonte até for-
mas de layout. Nele, você arquiva
e define qualquer configuração re-
alizada em uma apresentação. Veja
como mantê-lo ao seu dispor:
cap02 powerpoint.p65 41
300 Dicas
2. Marque em Automaticamente
após e digite quantos segundos de-
seja que o slide permaneça na tela.
3. Se preferir, você pode configurar
a apresentação para trocar de slide de
acordo com o comando do mouse. Para
isso, basta selecionar Ao clicar com o
mouse e Automaticamente após.
1. Clique no menu Apresentações
e selecione Transição de slides.
2. Na lista de efeitos, selecione
o que preferir. Se quiser, também
clique em Aplicar a todos os slides.
3. Para não aplicar o mesmo efei-
to a todos os slides, selecione alguns
e programe um efeito para cada um.
3. Para desativar, clique em Avan-
çar slides, e opte por Manualmente.
1. No menu Exibir, selecione Mes-
tre e clique em Slide mestre.
2. É possível, ainda, renomear seu
slide mestre em Modo de exibição de
um slide mestre>Renomear mestre.
3. Para armazenar informações so-
bre estilos de título, clique em Inserir tí-
tulo mestre, no mesmo painel de tarefas.
41
14/5/2004, 10:50
 Dica 83 – Impressão de folhetos
Além da exposição visual da apre-
sentação, o PowerPoint possibilita a
elaboração de folhetos impressos com
os slides. Nesta dica, você aprende a
imprimir suas apresentações.
1. No menu Arquivo, clique em
Visualizar impressão. Para escolher a
orientação da impressão, clique em
Opções, depois em Ordem de impres-
são, e selecione Horizontal ou Vertical.
Dica 84 – Figuras como plano de fundo de apresentações
Além de alterar os matizes do
fundo de sua apresentação, no
PowerPoint você pode inserir em seu
trabalho figuras e imagens compa-
tíveis com a capacidade do
Windows, como os formatos TIF e
BMP. Veja, a seguir, como fazer isso:
1. No menu Formatar, clique
em Plano de fundo. Surgirá uma
caixa com as opções de fundo
para sua apresentação.
Dica 85 – Efeitos sonoros em slides
A combinação música e ima-
gem sempre faz sucesso. Por isso,
nesta dica, você aprende a inserir
efeitos sonoros e musicais – inclu-
42
cap02 powerpoint.p65 42
2. Clique em Opções>Cabeçalhos
e rodapés, defina as configurações e
clique em Aplicar. Em Anotações e
folhetos, defina suas configurações.
3. Se a intenção for realizar uma
impressão de folheto em cores, vá
até o menu Exibir>Cor>Escala de
cinza>Cor. Por fim, certifique-se de
que a impressora esteja no modo
de impressão colorida.
2. Nessa caixa, selecione a op-
ção Efeitos de preenchimento.
3. Na caixa que se abrirá, clique
na guia Figura e aperte o botão
Selecionar figura. Depois basta es-
colher o nome do arquivo de ima-
gem desejado.
sive com sons extraídos de arqui-
vos do seu computador ou da
Internet – em slides. Observe:
13/5/2004, 12:20
 300 Dicas

1. Exiba o slide no qual deseja rir comandar o efeito sonoro com o

incluir os efeitos de som. Clique mouse, escolha a opção NÃO.
no menu Inserir>Filmes e som.
2. Se você for inserir um som
do seu computador, clique em Som
de arquivo.
3. Quando aparecer a mensa-
gem, clique em SIM para executar
automaticamente o som ao ser exi-
bido o slide. Agora, se você prefe-

Dica 86 – Execução de CDs em apresentações

Nesta dica você aprenderá a xa. Nas caixas Em, defina a hora
executar som de CDs em suas inicial e final da execução e dê OK.
apresentações. Observe: 4. Clicando em SIM, a música é
executada automaticamente. Em
1. Coloque o CD de música no NÃO, ela só toca mediante clique
drive de CD-ROM. Depois, clique no no ícone do CD.
slide em que deseja incluir música.
2. No menu Inserir, vá até Fil-
mes e som e, logo em seguida,
clique na opção Tocar faixa de
áudio e CD.
3. Para repetir uma música até
o fim da apresentação, marque a
opção Repetir até parar. Em Tocar
faixa de áudio de CD>Faixas esco-
lha o número inicial e final da fai-

Dica 87 – Criação de apresentações a partir de ou-

tras preexistentes
Se você tem uma antiga apre-
sentação e deseja fazer algumas
modificações para atualizar seu
conteúdo, ou mesmo apenas mo-
dificar alguns detalhes, acompa-
nhe esta dica:
1. Para começar, vá ao menu
Arquivo>Novo. Na janela que apa-
rece, clique em Escolher apresen-
tação, localizada na opção Novo
com base em modelo anterior.
2. Agora, clique na apresentação
que servirá como base para a sua
nova. Depois, pressione Criar nova.
3. Execute as alterações, volte
ao menu Arquivo e clique em Sal-
var como. Digite um nome para a
apresentação em Nome do arqui-
vo e clique em Salvar.

43

cap02 powerpoint.p65 43 13/5/2004, 12:20

 Dica 88 – Exibição de apresentações
Depois de concluir os slides,
chegou a hora de exibir o resulta-
do final do seu trabalho. Veja
como fazê-lo:
1. Abra a apresentação a ser
exibida. Clique em Apresentação
de slides.
2. No menu Apresentação,
clique em Exibir apresentação. Veja
um exemplo de como ela poderá
ser exibida:

3. No Meu computador, abra o

arquivo da apresentação e clique
com o botão direito do mouse so-
bre o seu nome. Para exibi-lo,
clique em Mostrar.

Dica 89 – O Assistente de viagem

O Assistente de viagem auxilia o 2. Na janela que será aberta,
usuário na tarefa de agrupar uma basta clicar na opção apresentada
apresentação para exibi-la em outro e inserir o item solicitado.
computador, com todos os seus
parâmetros inalterados. Para isso, siga
estes procedimentos:

1. No menu Arquivo, clique em

Assistente de viagem.

44

cap02 powerpoint.p65 44 13/5/2004, 12:20

 300 Dicas

2.3 Recursos do Office aplicados

Dica 90 – Organogramas
Se você precisa incluir organo- erárquicas. Para isso, basta usar
gramas em suas apresentações, os ícones da barra.
acompanhe esta dica. 3. Para digitar no interior das
formas, clique sobre Edite seu tex-
1. No menu Inserir, escolha Fi- to e redija as informações.
gura e clique em Organograma.
Aparecerá uma barra de ferramen-
tas e um organograma será inseri-
do no slide atual – em apresenta-
ções, isso geralmente serve para
indicar estruturas hierárquicas.
2. Na barra Organograma, você
pode alterar o layout do organo-
grama ou adicionar ramificações hi-

Dica 91 – Figuras do arquivo

Se você dispõe de uma ou mais
figuras no arquivo do seu computa-
dor que têm ligação com o tema da
sua apresentação e quer colocá-
la(s) em um slide do PowerPoint,
siga estas coordenadas:
1. Selecione o slide em que a
figura será inserida. Depois, acesse
o menu Inserir>Figura>Do arquivo.
2. Procure a figura na pasta de
arquivos do seu computador, sele-
cione-a e clique no botão Inserir.

Dica 92 – Símbolos
Esta dica mostra como adicio- 2. Selecione o símbolo desejado
nar símbolos à sua apresentação. e, logo em seguida, clique em Inserir.
Esses símbolos vão desde caracteres
em latim até marcas de registro de
direitos autorais. Veja como inserir
um símbolo:

1. No menu Inserir, clique em

Símbolos. Aparecerá a janela apre-
sentada ao lado.

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cap02 powerpoint.p65 45 14/5/2004, 10:27

 Dica 93 – Recursos do Word em apresentações do PowerPoint
Nesta dica, você aprenderá como
utilizar um dos recursos do Word em
uma apresentação do PowerPoint. Na
hora de testá-la, você verá que, ape-
sar de estar no PowerPoint, serão
apresentados os menus do Word.

1. Acesse Inserir>Objeto. Na cai-

xa de diálogo Inserir objeto, clique
em Criar novo.
2. Na caixa Tipo de objeto,
clique em Documento de Microsoft
Word e dê OK.
3. Para acessar as ferramentas
disponibilizadas pelo aplicativo,
acesse o menu. Clique fora do qua-
dro para retornar.

Dica 94 – WordArt
WordArts são caracteres
estilizados que permitem variações
quanto à disposição de textos.
Confira como usá-los:
2. No Editor de textos do
WordArt, digite um texto, escolha
o tipo de fonte, tamanho e estilo.
Por fim, pressione OK.

1. Na barra de ferramentas Dese-

nho clique no ícone Inserir WordArt
e escolha o seu estilo favorito.

Dica 95 – ClipArts
ClipArts são elementos de mídia
(figuras e imagens) que podem ser
inseridos em seus slides, incre-
mentando seus trabalhos. Para
usá-los, siga estes passos:
1. Acesse o menu Inserir>
Figura>ClipArt.
2. Você terá disponíveis várias
formas de pesquisa (por texto, ga-
leria, etc.), além da opção de bai-
xar figuras da Internet, no ende-
reço do ClipArts online, que con-
tém um belo acervo de cliparts e
que é atualizado constantemente.

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cap02 powerpoint.p65 46 13/5/2004, 12:21

 300 Dicas

Dica 96 – Comentários
No desenvolvimento da sua apre-
sentação, muitas vezes é necessário
incluir comentários, marcações ou ano-
tações nos slides. Veja como fazer isso:
guardados em um pequeno quadrado.
Para ler seu conteúdo, basta dar um
clique sobre ele.

1. Selecione o slide no qual você

pretende colocar o comentário. No
menu Inserir, clique na opção Comen-
tários. Surgirá um balão de cor ama-
rela, como mostrado na figura ao lado.
2. Digite suas considerações
nesse balão. Para finalizar, clique
fora do balão. Os comentários ficarão

Dica 97 – Conteúdos em caixas de texto

Há quatro tipos de recursos de 2. Depois, clique no corpo da
texto que podem ser adicionados a caixa e digite ou cole seu texto.
um slide: Espaço reservado,
AutoForma, WordArt e Caixa de tex-
to. Os últimos são os mais utilizados.
Veja, nesta dica, como manipulá-las:

1. Na barra de ferramentas De-

senho, clique em Caixa de texto.

Dica 98 – Dados do Excel em apresentações

Suponha que uma planilha ela-
borada no Excel contenha informa-
ções importantes para a eficácia de
sua exposição. Como transferi-las sem
precisar reescrevê-las no slide? Bas-
ta seguir estes passos:
1. Abra o Excel. Selecione as
células que deseja transportar para
a apresentação e clique em Copiar.
2. No Power Point, escolha o slide
que deve receber a informação.
Clique em Editar>Colar especial.
3. Verifique se a opção Colar está
marcada. Para redefinir o tamanho
do fragmento selecionado do Excel
como se fosse uma figura qualquer,
clique em Figura. Se preferir que ele
se torne um objeto incorporado (con-
figurado no Excel), marque a opção
Objeto de planilha do Microsof Office.
Por fim, pressione OK.

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cap02 powerpoint.p65 47 13/5/2004, 12:21

 Dica 99 – Vínculo entre células e slides
Estabelecer um vínculo entre um de diálogo da dica anterior será aber-
documento do Excel e um slide do ta. Marque a opção Colar vinculado.
PowerPoint permite que qualquer 3. Experimente acessar a planilha
alteração de dados na planilha do do Excel, fazer alterações nela e salvá-
Excel automaticamente atualize os la. Depois, volte ao PowerPoint. Você
dados no slide. Confira: verá que os dados alterados na célu-
la foram atualizados no slide.
1. No Microsoft Excel, selecio-
ne as células desejadas e clique
em Copiar.
2. Depois de escolher o slide do
PowerPoint que abrigará as células
vinculadas, clique em Editar e sele-
cione Colar especial. A mesma caixa

Dica 100 – Envio de apresentações

Geralmente, mais de uma pes-
soa está envolvida na elaboração
de apresentações. Para permitir
que todos possam fazer alterações
durante esse processo, o Power-
Point possibilita o envio rápido de
slides. Observe:

1. Em Arquivo>Enviar para, clique 2. Ao escolher um dos itens,

na opção desejada. Antes, porém, sal- será imediatamente aberto o pro-
ve as informações da apresentação. grama correspondente para envio.

2.4 Álbuns de fotografia

Dica 101 – Criação de álbuns de fotografia
Veja, nesta dica, como criar um
álbum de fotos em formato digital
explorando os recursos que o
PowerPoint oferece. Acompanhe:

1. Dirija-se ao menu Inserir>Figura

e clique em Novo álbum de fotogra-
fia. Aparecerá esta janela:

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cap02 powerpoint.p65 48 13/5/2004, 12:21

 300 Dicas

2. Vá até a opção Inserir figura apresentados uma visualização

de e escolha uma destas opções: automática e botões para organi-
Arquivo/Disco ou Scanner/Câmera. zar ou remover as fotos.
3. Repita o procedimento para
inserir outras fotos. Repare que são

Dica 102 – O layout do álbum

Após confeccionar um álbum b) Se quiser um novo formato
de fotografias, é importante defi- de moldura, selecione o seu favo-
nir o seu layout. Observe: rito em Formato de moldura.

1. Abra um álbum de fotografi-

as. No menu Formatar, clique em
Álbum de fotografias.
2. Na caixa de diálogo
Formatar álbum de fotografia, vá
para Layout do álbum. Agora, siga
uma destas direções:
a) Se desejar configurar a foto
ou a caixa de texto no slide, clique
em Layout da fotografia. Mas se 3. Ao final da operação, para qual-
optar por Ajustar ao slide, você não quer das opções, clique em Atualizar.
poderá efetuar alterações no for-
mato do design.

Dica 103 – Legendas em fotos

Colocando legendas em suas das figuras. Isso só não será possí-
fotos, você pode identificar suas vel se você já tiver definido o layout
fotos, lembrar o autor, a data e o do seu álbum como Ajustar ao slide.
local em que foram tiradas; ou Por fim, pressione Atualizar.
mesmo incluir o nome das pesso-
as fotografadas. Veja como utilizar
esse recurso:

1. Abra o álbum ao qual você quer

adicionar legendas e vá ao menu
Formatar>Álbum de fotografias.
2. Em Opções de figura, marque
a caixa de seleção Legendas abaixo

49

cap02 powerpoint.p65 49 13/5/2004, 12:21

 Dica 104 – Fotos e caixas de texto em um álbum
Após definir a estrutura do ál- 2. Na caixa Formatar álbum de
bum, você pode trocar a posição fotografias, em Fotografias no ál-
das fotos e das caixas de textos. bum, selecione o texto ou a foto
Veja como a seguir: que deseja movimentar e clique em
Mover para cima ou Mover para
1. No menu Formatar, clique baixo (sinalizadas pelas setas). Por
em Álbum de fotografias. fim, pressione Atualizar.

Dica 105 – Fotos em preto e branco

As fotos em preto e branco são
hoje uma opção para ter um efei-
to diferente em suas fotos. Se você
tem um álbum de fotos e deseja
saber como ele ficará nesse estilo,
siga estes procedimentos:

1. No menu Formatar, clique

em Álbum de fotografias. Já em
Opções de figura, marque a caixa
de seleção Todas as figuras em pre-
to e branco. Depois, finalize
clicando em Atualizar. Veja ao lado
um exemplo desse tipo de efeito:

2.5 Animações

Dica 106 – Esquemas predefinidos de animações

Para incrementar sua apresen-
tação, você pode usar o recurso
de animação. Nesta dica, apren-
da a adicionar efeitos de abertura
e fechamento ao seu trabalho.
1. No menu Apresentação
de slides, clique em Esquemas
de animação.
2. No painel de tarefas Design
de slide, em Aplicar aos slides se-
lecionados, escolha um esquema
de animação da lista.
3. Se quiser aplicar a anima-
ção para o conjunto de slides,
clique em Aplicar a todos os slides.
Existem mais de 30 opções de ani-
mação divididas por categoria. Bas-
ta escolher uma.

50

cap02 powerpoint.p65 50 13/5/2004, 12:21

 300 Dicas

Dica 107 – Sons em animações

Inserir efeitos sonoros em suas ani-
mações é uma forma de incrementá-
las ainda mais. Veja como fazê-lo:
1. Depois de selecionar o(s)
slide(s), vá ao menu Apresentação e
clique em Personalizar animação.
2. No painel de tarefas Personali-
zar animação, localize a lista de ani-
mações personalizadas, clique na seta
para selecionar um dos itens e, em
seguida, clique em Opções de efeito.
3. Entre na guia Efeitos, localize
a opção Aperfeiçoamentos e clique
na seta da lista de sons. Se o som
desejado estiver na lista, selecione-
o. Se for usar um som gravado em
arquivo, marque Outros sons.

Dica 108 – Loops de animação

Os loops fazem com que uma
animação seja executada repetida-
mente. Nesta dica, você confere
como fazer isso:

1. Acesse o menu Apresentação

e clique em Personalizar animação.
Na lista de animações apresentada,
selecione a animação que deverá ser • Se quiser repetir a animação
um número determinado de vezes,
exibida em loop.
escolha um valor numérico.
2. Clique na guia Intervalo e es-
• Se quiser repetir a animação
colha uma das seguintes opções na
até o clique do mouse, selecione
lista Repetir:
Até o próximo clique.
• Se quiser repetir a animação
até o final da apresentação, clique
em Até o fim do slide.

Dica 109 – Início ou final suave para animações

Outro recurso disponível no mesmo as duas). Algumas anima-
PowerPoint é o de inserir inícios e ções, no entanto, não têm essas
encerramentos suavizados em ani- opções disponíveis.
mações. Veja como utilizá-lo:

1. No painel de tarefas Personali-

zar animação, selecione sua anima-
ção e clique em Opções de efeito.
2. Na Guia Efeitos>Configura-
ções, selecione a caixa de seleção
Início suave ou Final suave (ou

51

cap02 powerpoint.p65 51 13/5/2004, 12:21

 Dica 110 – Alterando a cor do texto após a animação
Você já animou seu texto, mas
gostaria de sublinhar ainda mais
um determinado dado do texto.
Então siga os passos desta dica!
1. No painel de tarefas Personali-
zar animação, clique na seta do item
Dica 111 – Visualização de animações
O PowerPoint oferece um gran-
de número de combinações, vari-
ações e estilos de animação para
incrementar sua apresentação.
Saiba agora como habilitar a
visualização de suas animações:
1. Clique no menu Apresenta-
ções, acesse Personalizar animação
e escolha um destes procedimentos:
Dica 112 – Animação após a execução
Para manter uma animação
sempre pronta para rodar após
cada execução, sem precisar
acioná-la a todo o momento, siga
estes procedimentos:
Dica 113 – Menus animados
No PowerPoint você também
pode inserir animações em me-
nus. Veja como:
1. Clique no menu Exibir>Barra
de ferramentas>Personalizar.
2. Na guia Opções procure a
opção Animações de menu e es-
colha o tipo de animação que pre-
52
cap02 powerpoint.p65 52
Lista de animações personalizadas.
Na seqüência, em Opções de efeito.
2. Na guia Efeitos, em Apri-
moramento>Após animação, defi-
na uma cor e confirme.
• Visualizando animações de
um slide automaticamente:
1. Mostre o slide desejado e
clique em Executar, na seção Per-
sonalizar animação.
• Visualizando animações
após um clique:
1. Clique no botão Apresentação de
slides para que a animação só seja
exibida ao ser acionada com um clique.
1. No painel de tarefas Personali-
zar animação, escolha uma animação
na lista apresentada. Clique na seta.
2. Depois clique em Intervalo.
Por fim, marque a caixa Retroce-
der após a execução.
tende utilizar. Depois, clique em
Fechar para visualizar o efeito.
13/5/2004, 12:21
 Dica 117 – Exibindo anotações durante a apresentação
Visualizar anotações durante a apre- 2. Em Orador, selecione Exibir as
sentação é bastante útil para não se es- anotações do orador junto com a
quecer de mostrar detalhes importan- apresentação. Salve a configuração.
tes. Veja como usar esse recurso: 3. Para fazer anotações, clique
com o botão direito do mouse sobre o
1. Acesse o menu Apresentações, slide e escolha a opção. Anotações
Transmissão online>Configurações. do orador.

Dica 118 – Enviando apresentações por fax

Você já sabe como transmitir
cópias de slides do PowerPoint
para outra pessoa. Nesta dica, você
verá como fazê-lo utilizando um
aparelho de fax.
1. No menu Arquivo, clique em
Visualizar impressão para ver como
ficará o slide.
2. Depois de conferir, escolha
Slides na seção Imprimir. Clique no
botão Fechar.
3. Acesse o menu Arquivo>
Configurar página. Na opção Slides
dimensionados para, escolha Trans-
parência. Nas caixas Largura e Altu-
ra, localizadas em Personalizado, de-
fina as medidas necessárias.
4. Clique em Imprimir. Na op-
ção Nome, selecione o aparelho de
fax e dê OK.

2.7 O PowerPoint e a Internet

Dica 119 – Visualizando uma apresentação na Web
Para verificar como ficaria sua Para isso, seria necessário também
apresentação em uma página da converter o formato para html.
Web, proceda da seguinte maneira:

1. No menu Arquivo, clique em

Visualizar página da Web. Sua apre-
sentação aparecerá no navegador pa-
drão do seu computador, para que
você possa ver como ela seria apre-
sentada em um site na Internet.
2. Note que, por enquanto, tra-
ta-se apenas de um teste, pois o
slide ainda não está na Internet.

54

cap02 powerpoint.p65 54 13/5/2004, 12:21


2.6 A transmissão de apresentações
Dica 114 – Gravação e armazenamento de transmissões
Nesta dica você aprenderá como
gravar e armazenar sua apresenta-
ção para uma futura transmissão.
1. Abra a apresentação a ser
transmitida. Em Apresentações se-
lecione Transmissão online e clique
em Gravar e salvar uma transmissão.
2. Após efetuar alterações na
janela Gravar transmissão da apre-
sentação, clique em Configurações.
Dica 115 – Transmissão de apresentações ao vivo
Para transmitir sua apresentação
ao vivo, é fundamental ter uma
câmera e um microfone acoplados
ao seu PC, seguindo as configura-
ções do computador e do fabrican-
te. O próximo passo é seguir os pro-
cedimentos abaixo:
1. Abra a apresentação a ser
transmitida, acesse o menu Apre-
sentação de slides, selecione Trans-
missão online e clique em Iniciar
a transmissão ao vivo.
2. Na guia Orador, em Salvar ar-
quivos de transmissão em, digite o
endereço do arquivo e clique em OK.
Dica 116 – Reagendando ou excluindo uma apresentação
O PowerPoint fornece um recur-
so que possibilita avisar os espec-
tadores da apresentação sobre
mudanças em datas ou o cancela-
mento da apresentação.
1. No menu Apresentações sele-
cione Transmissão online e clique em
Reagendar uma transmissão ao vivo.
cap02 powerpoint.p65 53
300 Dicas
3. Acesse a guia Orador, que se
localiza em Local do arquivo. Nessa
guia, localize Salvar arquivos de
transmissão em e digite o endereço
do arquivo. Por fim, pressione OK
para salvar as novas configurações.
4. Na caixa Gravar transmissão da
apresentação, clique em Gravar. No fi-
nal, clique em Iniciar para, efetivamen-
te, começar a gravação de sua apre-
sentação. Agora, só falta transmiti-la.
3. Para convidar outras pesso-
as para assistir à apresentação
online, clique em Convidar o pú-
blico. O Outlook será acionado e
você poderá enviar mensagens di-
vulgando sua transmissão. Com
tudo pronto, clique em Iniciar.
4. Neste momento, serão reali-
zados testes de áudio e vídeo para
averiguar se está tudo corretamen-
te configurado. Clique em Iniciar
para começar a transmissão.
5. Lembre-se de que a capaci-
dade máxima de espectadores si-
multâneos é de dez pessoas.
2. Na caixa de diálogo Reagen-
dar transmissão da apresentação,
clique em Reagendar. O Outlook
será ativado.
3. Altere a data e a hora. Salve
as atualizações e clique em Enviar
atualização. Para cancelar, clique
em Excluir.
53
14/5/2004, 10:28

Dica 120 – Publicando apresentações na Web
Sua apresentação foi um sucesso?
Que tal publicá-la na Internet? Veja
os passos necessários para isso:
1. Abra a apresentação a ser
publicada na Web. No menu Arquivo,
clique em Salvar como página da Web.
2. Na caixa Nome do arquivo, no-
meie a página que será publicada.
Em Salvar como tipo, selecione Pá-
gina da Web.
Dica 121 – O botão de ação em um slide
Em apresentações profissionais,
botões de ação são fundamentais,
uma vez que eles orientam os pro-
cedimentos do palestrante e auxili-
am a organização da movimenta-
ção de slides. Veja como inseri-lo:
1. Em Apresentações, selecio-
ne Botões de ação, escolha um
botão e desenhe-o com o mouse
na sua apresentação.
2. Clique em Hiperlink e esco-
lha para qual slide o leitor vai avan-
çar quando clicar no botão.
Dica 122 – Agendando uma reunião online
É possível avisar seus colegas a
respeito de reuniões online usando
o recurso de agendamento online
de reuniões do PowerPoint, um meio
de comunicação rápido e eficaz.
1. No menu Ferramentas clique
em Colaboração online e, depois, em
Agendar reunião. Veja a ilustração:
cap02 powerpoint.p65 55
300 Dicas
3. Clique em Publicar. Localize o
item Publicar o quê? e defina se vai
publicar a apresentação completa ou
apenas alguns slides. Nesse caso, es-
colha os slides.
4. Caso queira fazer configurações
nas suas páginas, clique em Opções
da Web e defina os itens desejados.
5. Para que outros tenham acesso à
sua página, você terá que fazer o upload
dos arquivos para seu servidor na Web.
3. Se quiser, o hiperlink poderá abrir
outro programa. Para isso, basta clicar
em Executar programas e selecionar o
arquivo clicando no botão Procurar.
4. Para adicionar som ao hiperlink,
marque a opção Tocar som e escolha
um efeito sonoro. Por fim, dê OK.
2. Nessa janela, digite os dados
de quem receberá o comunicado
sobre a reunião e clique em OK.
55
13/5/2004, 12:21
 2.8 Macros do PowerPoint
Dica 123 – Gravação e execução de uma macro simples
Gravar uma macro significa ar-
mazenar os comandos mais usados
para serem executados automatica-
mente no futuro. Após gravá-la, de-
vemos executá-la. Veja como:
1. Para gravar uma macro vá ao
menu Ferramentas>Macro>Gravar
nova macro.
2. Na janela que surgir, digite
um título para a macro. Logo abai-
xo, em Armazenar macro em, de-
fina o local em que deseja
armazená-la. Para inserir comen-
tários sobre a macro que está cri-
ando, digite-os em Descrição.
Dica 124 – Configuração de macros para apresentações
Além de gravar e armazenar
macros para a fase de criação da
apresentação, você pode criar uma
especialmente para ser executada
durante a projeção dos slides. Veja:
1. Vá até o slide e defina o objeto a
ser utilizado para a execução da macro.
2. Feito isso, vá ao menu Apre-
sentações e clique em Configura-
ções. Surgirá uma janela.
56
cap02 powerpoint.p65 56
3. Clicando em OK, a gravação
dos procedimentos será iniciada.
Para encerrar a gravação da macro,
pressione Stop.
4. Agora, para executá-la, vá ao
menu Ferramentas>Macro>Macros.
5. Aparecerá a caixa Nome da
macro. Digite ou selecione o nome
da macro na lista apresentada e
clique em Executar.
3. Para executar a macro ape-
nas com um clique, escolha Se-
lecionar com o mouse. Se você
preferir que a macro seja aciona-
da ao passar o cursor do mouse
sobre o objeto, escolha a opção
Selecionar sem o mouse.
4. Clique em Executando
macro e escolha, na lista, a macro
a ser aplicada.
13/5/2004, 12:21
 300 Dicas

Com o Excel, você pode criar variados tipos de planilhas e tabelas, o que
auxilia a organização e análise das suas informações. Além disso, no Excel, a
realização de cálculos – que para muitos é um pesadelo – torna-se algo
extremamente simples. Aproveite estas 113 dicas para entender melhor essa
importante ferramenta.

3.1 Primeiros passos

Dica 125 – Exibição de planilhas
Ao iniciar o Excel, você encontra
uma janela dividida em linhas e colu-
nas – esta é uma planilha. Veja, nes-
ta dica, como inserir ou excluir uma.
1. Abra uma pasta ou arquivo.
2. Na Barra de menus, clique em
Inserir. Surgirão subitens, e você
poderá escolher o que inserir (gráfi-
cos, macros, etc.).
3. Clique na opção Planilha e
automaticamente uma nova
planilha é criada.
4. Para excluir uma planilha,
clique com o botão direito sobre a
aba daquela que deseja excluir.
5. Aparecerão subitens, escolha
a opção Excluir e pronto.

Dica 126 – Organização de planilhas

Para organizar as informações
contidas em sua planilha, acom-
panhe esta dica:

1. Para mudar o nome de uma 4. Para duplicar uma planilha,

planilha, clique com o botão direito do
mouse sobre a aba correspondente.
2. Vários subitens surgirão, esco-
lha a opção Renomear, digite um
nome e confirme pressionando Enter.
3. Para mudar a ordem de uma
planilha, clique sobre a sua aba e
arraste-a para o novo local.
repita o procedimento anterior
pressionando Ctrl antes de soltar
o botão do mouse.
5. Para mudar a cor da aba,
clique com o botão direito do mouse
sobre ela e clique em Cor da guia...
Surgirá uma paleta de cores. Es-
colha uma cor e clique em OK.

Dica 127 – A largura das colunas

As colunas de sua planilha podem
ser redimensionadas. Observe:

1. Posicione o ponteiro do
mouse entre duas colunas e o ca-
2. Clique, arraste e a largura da
beçalho. Ele assumirá a forma de
coluna à esquerda da seta mudará.
uma seta preta dupla.

57

cap03 excel.p65 57 14/5/2004, 10:31

 3. Para determinar um valor para a 4. Digite um valor para a largu-
largura de uma coluna, clique nela e ra e pressione OK.
no menu Formatar>Coluna>Largura...

Dica 128 – A altura das linhas

Também é possível aumentar ou
diminuir a altura das linhas. Observe:
1. Coloque o ponteiro do mouse en-
tre duas linhas e o cabeçalho de linhas
até aparecer uma seta preta dupla.
2. Clique e arraste para cima
ou para baixo para alterar a altura
da linha acima da seta.
3. Para configurar um valor exa-
to para a altura da linha, clique no
menu Formatar>Linha>Altura...
4. Digite o valor e pressione OK.

Dica 129 – Inserindo linhas e colunas

Se você esquecer de digitar al-
guma informação em uma planilha
de cálculos, acrescente a ela linhas
e colunas vazias. Acompanhe:
1. Para inserir uma coluna,
clique na coluna à esquerda
de onde a outra será inserida.
Pressionando Ctrl+Barra de
espaço, você seleciona a co-
luna inteira.
2. Clique em Inserir>Colunas.
3. Para inserir uma linha, clique
naquela abaixo de onde você quer
inserir outra. Selecione a linha toda
e clique no menu Inserir>Linhas.

Dica 130 – Ocultando e excluindo linhas e colunas

Você também pode ocultar
planilhas. Confira como:

1. Clique com o botão direito

sobre o cabeçalho corresponden-
te à linha ou coluna a ser excluída
e na janela de opções que surgir,
escolha Excluir.
2. Para somente ocultar (coluna
ou linha), repita o passo 1, mas
desta vez escolha a opção Ocultar.
3. Para exibi-las novamente,
pressione Ctrl e clique no menu For-
matar>Colunas ou Linhas>Reexibir.

58

cap03 excel.p65 58 13/5/2004, 13:13


Dica 131 – Salvando uma pasta de trabalho
A pasta de trabalho é o conjunto
de planilhas com o qual você tra-
balha no Excel. Veja como salvá-la:
1. Se for a primeira vez em
que a pasta será salva, utilize o
menu Arquivo>Salvar ou Arqui-
vo>Salvar como...
3.2 Edição de dados
Dica 132 – Autopreenchimento
Se ao digitar um texto qualquer
dentro de uma célula, for preciso
gerar uma seqüência dele, como
os meses do ano, utilize o recurso
de Autopreenchimento. Observe:
1. Ao digitar um texto, clique so-
bre a alça de preenchimento e arras-
te-a até onde quiser. Surgirá o ícone
Opções de autopreenchimento, que
ajuda a escolher o que deve ser feito.
2. Clique na seta ao lado do bo-
tão e selecione Copiar células, para
obter cópias da célula original.
3. A opção Preencher seqüên-
cia gera uma lista com a seqüên-
cia do que foi digitado.
4. A opção Preencher formatação
somente copia a formatação da cé-
lula de origem.
cap03 excel.p65 59
300 Dicas
2. Na caixa Salvar em localize o
disco e a pasta de destino para a
gravação do arquivo.
3. Digite um nome na caixa Nome
do arquivo e clique em Salvar.
4. Para salvar alterações, clique
em Salvar. Para salvá-lo em outra
pasta ou renomeá-lo, use o botão
Salvar como...
5. Para os dias da semana há
duas opções: Preencher dias (os sete
dias da semana) e Preencher dias
da semana (de segunda à sexta).
6. Para personalizar mais o pre-
enchimento, digite o primeiro valor
em uma célula e selecione-a junta-
mente com aquelas que participa-
rão da seqüência. Clique no menu
Editar>Preencher>Seqüência...
7. Escolha como a seqüência será
apresentada (Linhas ou Colunas).
Em Seqüência, escolha Linhas; em
Tipo, Linear e na caixa Incremento
digite a variação dos números. Por
fim, clique em OK.
59
13/5/2004, 13:13
 Dica 133 – Cópia de valores
Veja como copiar o conteúdo de lula de origem são copiados para a
uma célula para outro local: de destino.

1. Dê um clique na célula a ser

copiada e vá ao menu Editar>
Copiar. (Note que a célula fica com
um tracejado ao seu redor).
2. Clique na célula de destino
e cole o conteúdo selecionado
acessando o menu Editar>Colar.
3. Uma marca inteligente – o
botão Opções de colagem – surgi-
rá no lado esquerdo da célula.
Clique na seta ao lado do botão e
veja as alternativas.
4. Ao clicar em Manter formatação
original, o conteúdo e formato da cé-
5. O item Fazer correspondên-
cia com a formatação de destino
ignora a formatação de origem,
mantendo a de destino.
6. Se quiser colar somente a
formatação da célula de origem,
sem o conteúdo, escolha a opção
Somente formatação.

Dica 134 – Movendo e excluindo células

Você sabe como mover ou excluir 5. A caixa de diálogo Excluir sur-
suas células? Então, acompanhe: girá, selecione uma opção e clique
em OK.
1. Selecione a célula (ou o conjun-
to de células) a ser movimentada(o).
2. Posicione o ponteiro do mouse
sobre uma das bordas pretas da(s)
célula(s) selecionada(s) e veja que
surgirá uma seta preta de quatro
pontas junto ao ponteiro branco.
3. Clique e arraste para onde qui-
ser. Se houver informações na célula
de destino, surgirá uma mensagem
para confirmar o processo. Se clicar
em OK, o conteúdo da célula de
destino se perderá; e em Cancelar, a
movimentação será ignorada.
4. Para excluir uma célula de
sua planilha, basta selecioná-la e
clicar no menu Editar>Excluir...

60

cap03 excel.p65 60 14/5/2004, 10:31

 300 Dicas

Dica 135 – O Colar especial

Há diversos recursos de
colagem no Excel. Veja, nesta
dica, como utilizar os recursos do
Colar especial.
1. Selecione a célula de origem
e pressione Ctrl+C. Clique em
Editar>Colar especial...
2. Surgirá uma tela com duas
divisões: Colar e Operação. Em
Colar, selecione a opção Tudo, caso
queira fazer uma colagem padrão
(com valores e formatação).
3. Para colar somente a forma-
tação na célula de destino, escolha
a opção Formatos.
4. Há ainda as opções Ignorar em
branco (evita que se colem valores
em branco) e Transpor (selecionan-
do um conjunto de células e
clicando no local de destino na
planilha, muda a ordem dos dados
copiados na célula de destino).
5. Em seguida, clique em Colar
especial>Transpor e depois em OK.
6. Se os dados que você copiou
estavam em linha, ao colar, foram
transpostos em colunas ou vice-versa.

Dica 136 – Localizando e substituindo dados

Para consultar, conferir ou al- 6. Essa tela apresenta os mes-
terar determinado dado de sua mos botões da tela anterior. Ao ter-
planilha, utilize os recursos Loca- minar de digitar, clique no botão
lizar e Substituir. Confira como: Substituir, para ir substituindo o
texto aos poucos ou no botão Subs-
1. Com a planilha aberta, clique tituir tudo para substituir todo o
no menu Editar>Localizar... texto da planilha de uma vez só.
2. A janela que aparece possui
a caixa Localizar. Nela digite o que
quer procurar.
3. Depois clique em Localizar
próxima, para achar a primeira cé-
lula em que o texto aparece.
4. Ao clicar no botão Localizar tudo,
a caixa de diálogo é expandida, e apa-
recem todas as ocorrências do texto
procurado. Clique em um item para ir
até a célula em que ele se encontra.
5. Para substituir informações
por outras, acesse a guia Substi-
tuir. Nela há duas caixas de texto:
a primeira insere o texto a ser loca-
lizado; e a segunda, o que substi-
tuirá o encontrado.

61

cap03 excel.p65 61 13/5/2004, 13:13

 Dica 137 – Comentários
Se você quer ter mais informa-
ções sobre o conteúdo de uma
célula, insira um comentário nela.
Observe como a seguir:
1. Clique sobre a célula em que
quer adicionar um comentário e
acesse o menu Inserir>Comentário.
2. Surgirá um retângulo amare-
lado ao lado da célula selecionada,
com o nome do autor do programa.
3. Digite nessa caixa o texto do
comentário. Para redimensionar a
caixa, clique e arraste uma das al-
ças brancas que aparecem.
4. Na barra Formatar comentário
você altera as cores de fundo.
5. Na guia Fonte você muda o
formato do texto do comentário.
Dica 138 – Localizando células
Se você tiver apenas a referên-
cia ou o endereço de uma célula,
não se preocupe, é possível
localizá-la. Veja como:
1. Digite o endereço ou referên-
cia da célula na Caixa de nome, ao
lado da barra de fórmulas e pressio-
ne Enter. Automaticamente a célu-
la será localizada.
2. Clique no botão Especial para
configurar seleções especiais.
3. Ao selecionar a opção Comen-
tários, as células com comentári-
os serão selecionadas.
Dica 139 – Usando figuras e imagens
Adicionar uma figura ou imagem
armazenada em seu computador ao
seu trabalho é muito simples e rápido.
62
cap03 excel.p65 62
6. Você define o tipo de alinha-
mento na guia Alinhamento.
7. No menu Cores e linhas>Cor,
você altera a cor do fundo do comen-
tário ou uma porcentagem de trans-
parência para a caixa. Após confi-
gurar, clique em OK.
8. Para acessar o comentário de
uma célula, passe o ponteiro do
mouse sobre ela (aparecerá uma
seta vermelha).
9. Para mudar o texto ou a
formatação de um comentário, se-
lecione uma célula e clique em
Inserir>Editar comentário.
10. Já para eliminar o comen-
tário da célula, clique com o bo-
tão direito nela e depois em Ex-
cluir comentário.
4. Se você escolher a opção Ob-
jetos, todos os objetos da planilha
serão selecionados.
5. Ao clicar em Constantes, ne-
nhuma célula com texto se alterará.
6. Depois de escolher, dê OK.
Basta acessar o menu Inserir>Figuras>
Do arquivo e clicar em um arquivo para
inseri-lo na planilha.
13/5/2004, 13:13

Dica 140 – Formatação rápida ou Autoformatação
Com a Autoformatação, você apli-
ca rapidamente uma formatação
padrão na sua planilha. Acompanhe:
1. Selecione toda a sua planilha
e, em seguida, acesse o menu
Formatar>Autoformatação.
Dica 141 – Mesclando alterações entre planilhas
Você também pode mesclar infor-
mações entre planilhas, adicionando
a uma, alterações de outra. Observe:
1. Certifique-se de que as cópias
da pasta de trabalho que será mes-
clada estão armazenadas na mesma
pasta. Para isso, é preciso dar a cada
cópia um nome diferente.
2. Abra a cópia na qual você
deseja mesclar alterações e acesse
o menu Ferramentas>Comparar e
mesclar pastas de trabalho.
3.3 Fórmulas e funções
Dica 142 – Criação de fórmulas e funções
Veja, nesta dica, como criar
uma fórmula:
1. Digite os seguintes valores
nas células indicadas: A1, 12; B1,
30; C1, 27; D1, 45.
2. Para construir fórmulas, utilize
os operadores + - *, e / (porém, sem-
pre inicie fórmulas com um igual (=)).
3. Para realizar uma soma sim-
ples com os valores digitados, em vez
de digitar 12+30+27+45, digite
A1+B1+C1+D1.
4. Pressione Enter e, se a fór-
mula estiver correta, o resultado
aparecerá na planilha.
cap03 excel.p65 63
300 Dicas
2. Escolha uma das opções de
formatação e pressione o botão OK.
3. Para remover a Autoformatação,
acesse o menu Formatar>Auto
formatação>Nenhum.
3. Se solicitado, salve a pasta
de trabalho.
4. Na caixa de diálogo Selecio-
nar arquivos a mesclar na pasta
de trabalho atual, clique em uma
cópia que tenha alterações a se-
rem mescladas e em OK.
5. Para mesclar mais de uma
cópia ao mesmo tempo, mantenha
a tecla Ctrl ou Shift pressionada e
clique nos nomes dos arquivos, em
seguida, em OK.
5. Porém, como já há no Excel,
funções – fórmulas predefinidas –,
experimente usar a função SOMA
neste exemplo, assim: =SOMA(.
6. Após o parêntese, informe o
intervalo de células a ser somado
digitando a primeira célula do in-
tervalo, seguida de dois pontos (:),
digite a última célula do intervalo
e por fim, feche o parêntese.
63
13/5/2004, 13:13
 Dica 143 – A média aritmética
Um dos cálculos matemáticos 4. Digite as células a serem usa-
mais usados em estatística é o da das seguindo as instruções da cai-
média. Veja como aplicá-lo: xa de diálogo.
5. Já para calcular a média de
1. Para calcular a média de células com textos e números, use
uma seqüência de números orde- a função MÉDIAA, que aceita cé-
nada em linhas ou colunas, sele- lulas com textos e números, tra-
cione a célula mais abaixo ou à tando-as como se valessem zero.
direita da lista de valores.
2. Clique na seta preta ao lado do
botão Autosoma e depois em Média.
A função é inserida automaticamen-
te e a seqüência de números fica com
um pontilhado ao seu redor. Para es-
colher outro intervalo, selecione-o com
o mouse e pressione Enter.
3. Para encontrar a média de
células distantes umas das outras,
clique no botão Função.

Dica 144 – Cálculo do menor e maior número

Com as funções do Excel, você do. Para escolher outro intervalo, se-
pode criar planilhas para armaze- lecione-o e pressione Enter.
nar resultados. Observe como: 5. E lembre-se, para encontrar o
maior ou o menor valor em células
1. Ao criar uma seqüência de fora de ordem, crie a função sepa-
valores em coluna ou linha, clique rando cada endereço com ponto e
na célula mais abaixo ou mais à
vírgula (;): =MÍNIMO(D30;D50) ou
direita da lista.
=MÁXIMO(D30;D50).
2. Clique na seta preta ao
lado do botão Autosoma.
3. Depois clique em Min, (fun-
ção Mínimo), para encontrar o me-
nor número; ou Máx, (função Má-
ximo), para encontrar o maior.
4. Para formar essas funções, for-
neça o intervalo de células a ser usa-

Dica 145 – Funções para contagem de células

Para controlar ou contar a planilha, utilize as funções de con-
quantidade de informação em uma tagem de célula. Veja:

64

cap03 excel.p65 64 13/5/2004, 13:13


1. Para saber quantas células têm
conteúdo em um determinado intervalo,
use a função CONT.VALORES.
2. Para contar as células vazias
de um intervalo, utilize a função
CONTAR.VAZIO. Para isso, digite
=CONTAR.VAZIO( e depois seleci-
one o intervalo a ser verificado.
3. Para verificar aquelas com nú-
meros, use a função CONT.NÚM.
4. Para evitar erros de contagem,
é preciso seguir regras ou condições,
Dica 146 – Porcentagens
No Excel, um dos recursos de
cálculo disponíveis é o de porcenta-
gens. Veja casos que utilizam por-
centagens e aprenda como criá-las:
1. Para achar, por exemplo, 23%
de 14200, digite esse valor em uma
célula (A1), e em outra (B1), a fór-
mula =A1*23% para multiplicar o
valor pela porcentagem. Você pode
também digitar 0,23, em vez do si-
nal da porcentagem.
2. Também é possível descobrir a
diferença entre dois valores em por-
Dica 147 – Funções lógicas
Uma função lógica testa se os da-
dos cadastrados em uma planilha são
verdadeiros. Por exemplo, precisamos
encontrar o status (situação) de um
aluno, que será VERDADEIRO se ele
tiver uma média superior a 7 e um
número de faltas inferior a 10. Caso
não consiga atender a algum dos ar-
gumentos (condições), o retorno será
FALSO. Observe:
1. Para criar o status do aluno,
utilize a função E. Digite na célula A1
um valor para a média final do aluno
e, na B1, a quantidade de faltas. A
fórmula final será: =E(A1>7;B1<10).
cap03 excel.p65 65
300 Dicas
por isso digite a função CONT.SE em
qualquer célula.
5. Depois selecione ou digite o
intervalo de células que será verifi-
cado, por exemplo: A1:A30.
6. Agora digite o critério a ser obe-
decido. Suponha que o intervalo se-
lecionado apresente preços de pro-
dutos e você quer contar aqueles
que custam mais de R$ 20,00. Então
o critério será >20 e a fórmula:
=CONT.SE (A1:A30; ”>20”).
centagem. Por exemplo, em uma
planilha de vendas há uma tabela com
o total de vendas de produtos dos me-
ses de maio (325) e junho (340); per-
cebe-se que em junho foram vendi-
dos 15 produtos a mais, a qual por-
centagem essa diferença equivale?
3. Se o primeiro valor está em B3
e o segundo em C3, digite na célula
D3: =(C3-B3)/B3. A subtração serve
para encontrar o aumento nas ven-
das e a divisão, para encontrar o valor
percentual. O resultado deverá ser 5%.
Para ver o resultado, pressione a
tecla Enter.
2. Com a função E, o resultado
só será verdadeiro se todos os argu-
mentos o forem. Para que a fórmu-
la retorne como verdadeira com so-
mente um argumento verdadeiro,
utilize a função OU.
3. Ainda em A1 e B1, altere a
fórmula trocando E por OU. Faça
alguns testes e observe o resultado.
4. Para inverter o valor lógico de
um argumento – se o valor de uma
célula for verdadeiro, o retorno será
falso e vice-versa – utilize a função
NÃO. Assim: =NÃO(C1).
65
13/5/2004, 13:13
 Dica 148 – Fórmulas condicionais
Para saber, por exemplo, a situa-
ção de um aluno ao final do semes-
tre, em uma planilha de controle
de notas, use a função SE. Veja:
1. Construa uma planilha para
controle de notas com 4 colunas
(de B2 a G2) com as notas de 4
bimestres. Na quinta coluna, gere
a média. Em G2 digite a quantida-
de de faltas do aluno. Em H2 colo-
que o status do aluno.
2. Na função SE: =SE(teste ló-
gico; resultado se verdadeiro; re-
sultado se falso) o teste lógico é a
condição a ser verificada. O resul-
tado será verdadeiro ou falso se a
condição o for. Neste exemplo, o
teste verifica a média do aluno,
Dica 149 – Adição de valores
Aprenda, nesta dica, a usar a fun-
ção SOMASE, que soma informações
selecionadas por algum critério.
1. O primeiro argumento da fun-
ção é o intervalo a ser verificado; o
segundo, aquele a ser encontrado;
e o terceiro, o intervalo de soma.
2. Por exemplo, gere uma ta-
bela com dez nomes de vendedo-
res entre aspas (repita o nome de
alguns), da célula A1 até a A10.
Ao lado de cada nome, digite a
quantidade vendida por cada um.
3. Na célula B11, digite =SO
MASE(. O primeiro argumento será
Dica 150 – Funções para busca de dados
Imagine uma planilha de conver-
sões de preços de produtos, com im-
66
cap03 excel.p65 66
que, se maior ou igual a cinco,
apresentará a mensagem “Aprova-
do”, caso contrário, “Reprovado”.
3. Sendo assim, a fórmula seria:
=SE(F2>=5;“Aprovado”; “Reprovado”).
4. Para ampliar as possibilida-
des dessa fórmula, crie funções ani-
nhadas (uma dentro da outra).
Note que se o aluno tiver média
cinco, superior a cinco, ou dez, a
mensagem “Aprovado” surgirá. Mas
o correto seria mostrar “Recupe-
ração” para médias até sete e só
acima disso, “Aprovado”.
5. Para tanto, onde houver
“Aprovado”, crie outra função SE
(> 7 ou não): =SE(F2>= 5;SE-
(F2> =7;“Aprovado”; “Recupe-
ração”);“Reprovado”).
o intervalo de A1 a A10, no qual será
procurado o nome de um vendedor.
O segundo, um dos nomes entre as-
pas e o terceiro, de B1 até B10. Para
somar só os valores correspondentes
ao vendedor José, a fórmula seria:
=SOMASE(A1:A10;”José”;B1:B10).
postos e frete. Como buscar dados
de forma rápida e eficaz? Observe:
14/5/2004, 10:32

1. Crie uma tabela principal com
os seguintes campos: Nomes dos
produtos, Preço de compra, Região
de destino, Frete e Preço de ven-
da, começando pela célula A1. Pre-
encha-as com informações, exceto
as colunas Frete e Preço de venda.
2. Abaixo, crie outra tabela,
contendo Região e Porcentagem
e digite: norte, sul, leste, oeste
e centro, seguido da porcenta-
gem correspondente.
3. Para buscar a porcentagem
correta na lista, use a função
PROCV. Digite-a na coluna de frete.
4. Digite o que deve ser procu-
rado. O segundo argumento é o
Dica 151 – Funções Data e Hora
Com as funções Data e Hora,
você pode, por exemplo, adicionar
meses a uma data ou converter uma
data em dia da semana. Observe:
1. Na célula A1 digite: =AGORA()
para que apareçam a data e a hora
do sistema. Clique em B1, digite
=DIA(A1) e pressione Enter. Apenas
o número correspondente ao dia da
data é retornado. Em C1 digite
=MÊS(A1), na célula D1, =ANO(A1),
em E1, =HORA (A1), em F1,
=MINUTO(A1) e em G1, =SEGUN-
DO (A1). Cada célula retornará os
dados retirados da célula A1.
cap03 excel.p65 67
300 Dicas
intervalo de células com a infor-
mação procurada. Selecione as
células da segunda tabela e colo-
que o sinal de cifrão antes das le-
tras e números da referência.
5. O último argumento é o nú-
mero da coluna dentro da tabela
com o valor que deve ser retornado.
Neste exemplo, a segunda colu-
na, pois nela está o valor da por-
centagem. A fórmula seria:
=PROCV(C2;$A$15: $B$19;2).
6. Assim, o valor da porcenta-
gem que corresponde à região de
frete é calculado na célula D2. Por
fim, arraste a alça de preenchimen-
to até a última célula da tabela.
2. Nas células A2, B2 e C2 digite
respectivamente: 2003, 2, 21, e na
célula vizinha: =DATA(A2;B2;C2).
Assim, as informações que estavam
nas três células foram convertidas
para uma data formatada.
3. Para as horas, digite nas célu-
las A3, 20; B3, 30; C3, 16 e de-
pois: =TEMPO(A3;B3;C3).
4. Para saber o dia correspondente a
uma data, digite em A4, =DIA.DA.-
SEMANA(A1). Para aparecer texto em vez
de número, utilize as funções TEX-
TO e DIA.SEMANA: =TEXTO(DIA.
DA.SEMANA(A1);“ddd” –“ddd” é a
quantidade de caracteres do texto
retornado, como seg para segunda-feira.
67
13/5/2004, 13:13
 Dica 152 – Arredondamento de valores
Com as funções de arredon-
damento, você pode truncar ou ar-
redondar um número. Acompanhe:
1. Digite 32,78 em A1. Você arre-
donda esse número para cima com a
função ARREDONDAR. PARA.CIMA.
O primeiro argumento é o valor a ser
arredondado (A1), e o segundo, o nú-
mero de casas decimais a exibir. Se
não quiser exibi-las, digite 0. A fór-
mula seria: =ARREDONDAR.PARA.
Dica 153 – Verificações de conteúdo com funções É
Para controlar o conteúdo das
células, e saber se há algum erro
ou se estão vazias, utilize as fun-
ções É. Acompanhe:
1. Digite em A1 uma fórmula
incorreta, como: =A2*B. E em B1
digite =ÉERROS(A1). O retorno
será a mensagem VERDADEIRO,
pois essa função verifica se a cé-
lula A1 possui algum erro.
2. Porém, ela verifica apenas se
existe um erro, não informa qual. Para
saber, use a função TIPO.ERRO. O
retorno sempre será um número que
corresponde a um erro:
68
cap03 excel.p65 68
CIMA(A1;0).3. Para arredondar um
número para baixo, use a função
ARREDONDAR.PARA.BAIXO.
2. As funções PAR e ÍMPAR ar-
redondam os próximos números pa-
res e ímpares, respectivamente.
Basta digitar o nome da função e
colocar o endereço entre parênte-
ses: =PAR(A1) e =ÍMPAR (A1).
3. Para truncar um valor (ignorar
suas casas decimais e manter a parte
inteira), utilize a função TRUNCAR.
#NULO! = 1
#DIV/0! = 2
#VALOR! = 3
#REF! = 4
#NOME? = 5
#NÚM! = 6
#N/D = 7
3. Assim, crie uma função para
verificar o tipo de erro: =SE(TIPO.
ERRO(B12)=2;“Você não pode di-
vidir um número por zero”;“OK”).
4. Para verificar se a célula A1 está
vazia, use a função =ÉCÉL.VAZIA.
5. Você pode ainda verificar se o
conteúdo é texto (função ÉTEXTO);
referência (função ÉREF); ou dado
lógico (função ÉLÓGICO).
14/5/2004, 10:33

Dica 154 – Cálculo de juros
Se você fez um empréstimo e
não sabe a taxa de juros que de-
verá pagar para quitá-lo, acompa-
nhe esta dica.
1. Digite na célula B2: Taxa de
juros anual, e em C2, 12%.
2. Digite em B3, Período em
meses, e em C3, 12.
3. Em B4 digite Valor do em-
préstimo, e em C4, 6000.
4. Para calcular a taxa de juros da
mensalidade que paga, utilize a fun-
ção TAXA. Na célula B7, digite Se o
valor mensal fosse, e na célula C7, 600.
5. Na célula B8 digite A taxa
de juros seria, e na célula C8 digite
Dica 155 – Botões com dupla funcionalidade
Nas barras de ferramentas do Excel
existem botões que apresentam dupla
Função principal
Imprimir
Salvar
Visualizar impressão
Classificação crescente
Classificação decrescente
Undo
Dica 156 – Potência, raiz quadrada e logaritmo
Você já viu como criar diversas fun-
ções, mas não sabe fazer cálculos mais
simples, como o de potência ou raiz
quadrada? Então, aprenda agora.
1. Para obter o resultado de um
número elevado a uma potência,
cap03 excel.p65 69
300 Dicas
a função TAXA para calcular os
juros. Informe primeiro o período
de pagamento, no caso a célula
C3. E depois digite o valor mensal
(com o sinal negativo por ser um
pagamento), que seria a célula C7,
e por último informe o valor total
do empréstimo, que corresponde
a célula C4. A fórmula final é:
=TAXA(C3;C7;C4). O resultado será
3% de juros mensais.
6. Para encontrar o valor mensal
a ser depositado para atingir um va-
lor daqui a alguns anos, você deve
utilizar também a função PGTO.
Digite na célula B12: Taxa de juros
anual, e na célula do lado 6%.
funcionalidade. Veja a seguir alguns
deles e suas duplas funções:
Com a tecla Shift pressionada
Visualizar impressão
Imprimir
Imprimir
Classificação decrescente
Classificação crescente
Redo
use a função POTÊNCIA, =POTÊN-
CIA(23;2). Outro meio é usar o
acento circunflexo (^). Assim, para
elevar 23 ao quadrado, basta re-
presentar como 23^2.
2. A raiz quadrada pode ser ob-
tida com a função RAIZ. Basta
69
13/5/2004, 15:48
 digitar o valor ou a referência den-
tro dos parênteses. Como não existe
raiz quadrada de um número nega-
tivo, utilize a função ABS para for-
çar que o número seja positivo. A
raiz quadrada, por exemplo, do nú-
mero 16, ficaria =RAIZ(ABS(16)).
Para encontrar a raiz cúbica de um
Dica 157 – Seno, co-seno e tangente
Nesta dica, você aprende como
encontrar o seno, o co-seno e a tan-
gente de um número.
1. Primeiro converta qualquer
número usado para calcular o seno,
co-seno ou tangente para radianos.
Sendo assim, multiplique o valor em
graus pelo número PI (3,1417...) e
divida por 180 para obter o valor
em radianos. Exemplo:
Dica 158 – Função Valor futuro
Valor Futuro é uma função finan-
ceira que permite calcular o valor de
um investimento ao final de um pra-
zo. Digamos que você queira fazer um
investimento mensal para sua aposen-
Argumento Valor
Taxa 8% / 12
Período 240
Pagamento -350
Investimento atual 0 Quantidade investida até o pre
Tipo 1 1, se o investimento é realizado
Decorridos 20 anos
Dica 159 – Função PGTO
Para saber qual será o valor das
prestações do financiamento de
uma casa cujo valor é de
R$ 200.000,00, sem entrada,
70
cap03 excel.p65 70
número, basta elevá-lo a 1/3, usan-
do a função POTÊNCIA.
3. Para encontrar o logaritmo
de um número, utilize a função
LOG. Seu primeiro argumento é o
número do qual buscamos encon-
trar o logaritmo, e o segundo é a
base que deve ser usada.
=45*PI()/180. Ou use a função
RADIANOS: =RADIANOS(45).
2. Após a conversão, use estas fun-
ções para calcular, respectivamente,
o seno, o co-seno e a tangente:
=SEN(RADIANOS(45)) ou =SEN-
(45*PI()/180)
=COS(RADIANOS(37)) ou =COS-
(37*PI()/180)
=TAN(RADIANOS(25)) ou =TAN-
(25*PI()/180)
tadoria no valor de R$ 350,00 a uma
taxa de 8% ao mês. Qual deve ser o
saldo daqui a 20 anos? Para resolver
essa situação aplique a seguinte fun-
ção: =VF(8%/12;240;-350;1).
Funcionalidade
Porcentagem anual.
12 meses vezes 20 anos.
Valor mensal do investimento.
sente momento.
no começo de cada mês, caso
seja no final do mês, use 0.
R$ 207.531,53.
com juros de 1,5% ao mês duran-
te 20 anos, utilize a função PGTO.
No caso, a fórmula final seria:
=PGTO(0,015 ; 240 ; 200000).
13/5/2004, 13:14
 300 Dicas

Argumento Valor Funcionalidade

Taxa 0,015 Taxa mensal.
Período 240 12 meses vezes 20 anos.
Valor presente 200000 É o valor a ser financiado.
Decorridos 20 anos R$ 3.086,62.

Dica 160 – Função IPGTO

Para calcular o pagamento dos você quiser financiar um apartamen-
juros de um investimento durante um to de R$ 50.000,00, sem entrada,
determinado período, com base nos a uma taxa de 1,5% ao mês por um
pagamentos constantes, periódicos período de dez anos, calcule o pa-
e na taxa de juros constante, utilizegamento dos juros, com a função:
a função IPGTO. Se, por exemplo, =IPGTO(0,015;1;120;50000).
Argumento Valor Funcionalidade
Taxa 0,015 Taxa mensal.
Período (prestação) 1 Indica os juros relativos
à 1ª prestação.
Período 120 12 meses vezes 10 anos.
Valor presente R$ 50.000,00 Valor a ser financiado.
Juro relativo a 1ª prestação R$ 750,00.
Na primeira prestação existe uma ções são decrescentes, pois nas primei-
parcela de juros no valor de R$ 750,00 ras prestações as parcelas de juros são
e a última apresentaria apenas R$ 13,31 muito elevadas, e nas últimas os juros
de juros. Note que os juros nas presta- são menos agressivos ao seu bolso.

Dica 161 – Função NPER

Com a função Nper(), você calcu- mas antes deseje calcular quanto tem-
la o número de períodos ou presta- po levará para quitar a dívida de R$
ções necessárias para amortizar um 30.000,00, a uma taxa de juros de
empréstimo. Vamos supor que você 2% ao mês. Para tanto, utilize a se-
pretenda fazer um financiamento cuja guinte função: =NPER(0,02;-
prestação mensal fixa é de R$ 800,00, 800;30000).
Argumento Valor Funcionalidade
Taxa 2 % ao mês Taxa de juros mensal.
Pagamento R$ 800,00 Valor da prestação.
Valor presente R$ 30.000,00 Valor da dívida.

Dica 162 – Determinante de uma matriz

O Excel pode calcular rapidamen-
te qualquer matriz quadrada (mesma
quantidade de linhas e colunas). Para
tanto, usa-se a seguinte fórmula:
=MATRIZ.DETERM (início da matriz
: fim da matriz).

71

cap03 excel.p65 71 13/5/2004, 13:14

 Dica 163 – O botão Inserir função
Com o botão Inserir função, você 4. Na tela Argumentos da função
acessa todas as funções do aplicativo construa a função SE, cujo único ar-
e, após escolher uma, o Excel auxi- gumento obrigatório é o Teste_lógico.
liará na inserção dos argumentos Digite diretamente na caixa ou utilize
exigidos pela função. Acompanhe: o botão com sinal vermelho.
5. Ao inserir o primeiro argumen-
1. Clique na célula em que de- to, surge uma resposta ao lado do
seja inserir a função e no menu valor digitado. Os outros argumentos
Inserir>Função. servem para você colocar as mensa-
gens, caso seja verdadeiro ou falso,
2. A janela Inserir função tem três
respectivamente. Nas caixas você
partes: na primeira, digite o nome
digita qualquer valor ou até elabora
da função e clique no botão Ir. Se
outra fórmula. Por fim, clique em OK.
ela existir, aparecerá. Para selecionar
uma categoria de função na caixa
abaixo, clique em Todas e os tipos
aparecerão em ordem alfabética.
3. Ao selecionar uma das fun-
ções da lista, surgirão sua sintaxe
(estrutura) e uma breve descrição
da sua finalidade.

Dica 164 – Erros em fórmulas

Para ajudá-lo a resolver proble-
mas de erros em fórmulas, o Excel
apresenta uma pequena caixa cha-
mada marca inteligente. Observe:
1. Simule um erro digitando
=SOMA(a;2;3). Ao pressionar Enter,
surgirá a mensagem de erro
#NOME?. Clique no sinal de excla-
mação ao lado e observe a descri-
ção do erro. Para saber em que par-
te da fórmula há erro, clique em
Mostrar etapas de cálculo...
2. Na janela Avaliar fórmula, ob-
serve que a letra a aparece sublinha-
da. Isso indica que o erro se encontra
nessa letra. Clique em Avaliar.
3. No lugar da letra a, surge uma
indicação de erro, clique em Fechar.
4. A Janela de inspeção pode
ajudá-lo a controlar erros. Para
acessá-la, clique em Exibir>Barra
de ferramentas>Janela de inspe-
ção. Selecione a célula a ser ins-
pecionada e clique em Adicionar
inspeção de variáveis.
5. Depois confira se a referência
está correta e clique em Adicionar.

72

cap03 excel.p65 72 13/5/2004, 13:14


3.4 Formatação de planilhas
Dica 165 – Número e moeda
A formatação de uma planilha
é a mudança da aparência de suas
células, sem alteração de conteú-
do. Nesta dica, você verá um tipo
de formatação de número: como
mudar o formato de uma célula
que contenha um valor e fazê-lo
aparecer com casas decimais ou
símbolos de moeda na sua frente.
1. Selecione a célula que con-
tém o valor a ser formatado e
clique no menu Formatar> Células.
Na tela que surgiu, selecione a
guia Número. Nessa seção você es-
colhe como o valor da célula será
apresentado.
2. Na lista ao lado, clique em
Número. Um exemplo será exibi-
do para que você tenha uma pré-
via do formato do valor antes de
abandonar a caixa.
Dica 166 – Data e Hora
Há diversas opções de exibição
de datas e horas em sua planilha.
Veja a seguir como formatá-las:
1. Selecione uma célula ou
conjunto de células com datas. Acesse
a janela de formatação de células pelo
menu Formatar> Células.
2. Clique na categoria Data na
lista. Selecione um dos modelos de
cap03 excel.p65 73
300 Dicas
3. Clique na caixa Casas decimais
e digite um valor para ela, ou use as
setas para cima ou para baixo.
4. Escolha entre ativar ou não o
separador de milhar e, na caixa a
seguir escolha como será a exibição
de números negativos nessa célula.
5. Escolha a opção Moeda na
lista. Ela traz as mesmas opções
que a Número, com exceção da
Caixa símbolo, que aplica sinais de
moeda na frente do valor.
datas na caixa Tipo e observe o efeito
sobre a data digitada. Depois de
escolher o modelo, clique em OK.
3. Selecione alguma célula que
contenha hora. Retorne ao menu
Formatar>Células. Selecione agora a
categoria Hora e, na caixa Tipo,
selecione um dos modelos disponíveis.
Escolha um e clique em OK.
73
14/5/2004, 10:36
 Dica 167 – Fração
Quando você insere algum valor
fracionário em uma célula, como 5/
2; o retorno será um número como
2,5. Mas você pode formatar células
para que elas sejam mostradas como
2 ½, por exemplo. Observe como:
1. Digite =5/2 em uma célula, se-
lecione-a e pressione Ctrl+1. Na tela
de formatação, selecione Número.
2. Na lista de categorias, sele-
cione Fração e, ao lado, escolha
um modelo. Nesse caso, você
Dica 168 – CEP, CIC, Telefone
Imagine que sempre ao cadas-
trar, por exemplo, o número de te-
lefone dos seus clientes, fosse pre-
ciso digitar parênteses e traços.
Veja como facilitar esse processo:
1. Selecione a célula ou o in-
tervalo a ser formatado. Clique em
Formatar>Células e selecione a
primeira guia.
2. Na caixa de categorias, es-
colha Especial. Ao lado observe os
formatos disponibilizados: CEP+3,
Telefone e CIC.
Dica 169 – Mesclando células
Ao criar planilhas, é interessan-
te colocar títulos na parte de cima
da planilha. Como eles merecem
destaque, você pode aumentar a
célula e fazer com que ela “se jun-
te” às vizinhas. Esse processo se
chama mesclagem de células.
Veja como aplicá-lo:
1. Após definir a quantidade de
dados e colunas da sua planilha,
74
cap03 excel.p65 74
pode escolher Máximo de um dí-
gito e o resultado será: 2 ½.
3. Você ainda pode escolher a
exibição Em décimos ou centésimos.
Depois de escolher, clique em OK.
4. Para fazer isso com frações mai-
ores, digite em uma célula: =24517/
56899, por exemplo. Acesse nova-
mente a janela de formatação de cé-
lulas do menu Formatar>Fração e es-
colha o tipo Máximo de três dígitos.
Por fim, clique em OK.
3. Escolha CEP ou CEP+3 e clique
em OK. Em seguida, digite na célu-
la: 540 e pressione Enter. Observe
que os zeros à esquerda são manti-
dos, respeitando o tamanho do CEP.
4. Retorne àquela tela e seleci-
one Telefone. Digite na célula:
117841584. Pressionando Enter,
automaticamente surgem os pa-
rênteses e o traço.
5. Retorne à tela de formatação e
selecione o tipo CIC. Digite na célula:
98765432100 e observe o resultado.
digite o título nas primeiras célu-
las. Selecione da primeira célula
até a coluna em que termina a ta-
bela e clique em Mesclar e centrali-
zar entre os registros já cadastrados.
2. Outra opção são os botões Lo-
calizar anterior e Localizar próxima.
13/5/2004, 13:14
 300 Dicas

3. Para alterar um registro, bas-

ta clicar no campo a ser mudado,
digitar o novo valor e clicar na bar-
ra de rolagem para confirmar a in-
formação. Para reverter essa ação,
clique em Restaurar.
4. Para cadastrar mais um re-
gistro neste banco, clique no bo-
tão Novo e para eliminar um, loca-
lize-o na tela e clique em Excluir.
Para sair da tela do formulário de
banco de dados, clique em Fechar.

Dica 170 – Inclinando o texto de uma célula

Se você sempre quis aprender
a inclinar o texto de uma célula,
acompanhe esta dica.
1. Selecione a célula com o tex-
to a ser inclinado e acesse o menu
Formatar>Células>Alinhamento.
2. Na seção Orientação, você pode
deixar o texto em pé clicando na pri-
meira caixa. Para incliná-lo em deter-
minados graus, clique nos pequenos
quadrados ao lado da palavra Texto.

Dica 171 – Exportando a sua planilha para o formato .TXT

Se você precisa exportar uma
planilha para o formato .TXT, sai-
ba que o Excel permite fazer essa
conversão mantendo todos os es-
paços verticais e horizontais entre
as linhas e colunas da sua
planilha. Para fazer essa conver-
são, basta acessar o menu
Arquivo>Salvar como>Texto(Sepa-
rado por tabulações).

Dica 172 – Importação de texto

O formato .TXT é um arquivo 2. Surgirá o Assistente de impor-
de “Texto puro”. Para permitir a tação de texto, que irá auxiliar a adap-
importação de dados contidos em tação do arquivo. Para finalizar, siga
arquivos .TXT, a Microsoft criou um as instruções do Assistente.
Assistente de importação de texto
que reconhece a adapta um ar-
quivo .TXT para o Excel. Observe:

1. Acesse o menu Arquivo>Abrir

e na caixa Tipo de arquivo selecio-
ne Arquivos de texto e depois o
arquivo de texto a ser aberto.

75

cap03 excel.p65 75 13/5/2004, 13:14

 Dica 173 – Ordenando dados
Criar uma classificação persona-
lizada em uma tabela é muito útil
para ajudar a visualização dos seus
dados. No Excel você pode organi-
zar a tabela de diversas formas. Veja:

1. Selecione uma célula, colu-

na ou tabela e acesse o menu
Dados>Classificar...
2. Escolha um tipo de classifi-
cação para a sua lista (Crescente
ou Decrescente) e clique em OK.

Dica 174 – Visualização de grandes planilhas

O congelamento auxilia a
visualização de grandes pla-
nilhas. Observe:
1. Selecione a área de dados da
sua planilha (área móvel) e acesse
o menu Janela>Congelar painéis.
2. Agora você pode movimen-
tar-se na planilha mantendo a
área mais importante congelada.
3. Para reverter o processo, clique
em Janela>Descongelamento.

Dica 175 – A cor de fundo da célula

Aprenda, nesta dica, mais um
recurso para mudar a aparência de
suas tabelas. O preenchimento de
células muda a cor do fundo.
1. Selecione a célula ou intervalo
de células cujo fundo será mudado e
clique em Formatar>Células>Padrões.
2. Provavelmente a opção Sem co-
res deve estar selecionada. Clique em
uma cor qualquer para vê-la em ta-
manho ampliado no quadro Exemplo.
Basta escolher uma e clicar em OK.
3. Para personalizar um fundo,
retorne à tela de formatação na
guia Padrões, e escolha a cor do
segundo plano.

Dica 176 – A borda das células

Para deixar sua planilha com apa-
rência de uma tabela, adicione bor-
das personalizadas a ela. Observe:
1. Selecione o intervalo de célu-
las a que deseja acrescentar bordas.
2. Depois pressione Ctrl+1 para
acessar a janela de formatação de
células. Clique na guia Borda.
3. No lado direito da janela, há
a seção Linha, na qual você muda
o estilo da borda e escolhe uma
cor na caixa de opções.

76

cap03 excel.p65 76 13/5/2004, 13:14

 300 Dicas

4. No lado esquerdo da tela você 6. Qualquer borda pode ser re-

define onde aplicar as bordas. Para co-
locar ao redor das células sele-
cionadas, clique no botão Contorno.
5. Para aplicar bordas na parte
interna, escolha outro estilo e cor de
borda, e clique no botão Interna.
tirada ou inserida, basta clicar so-
bre ela dentro da caixa branca de
exemplo. Se quiser tirar a borda su-
perior, clique sobre ela na caixa e
ela sumirá. Por fim, clique em OK.

Dica 177 – Seleção de colunas não adjacentes

Para selecionar células não adja-
centes, mantenha a tecla Ctrl pressi-
onada no momento da seleção de ou-
tras faixas de células. Para desmarcar
uma região selecionada, clique em
qualquer célula da planilha.

Dica 178 – Invertendo a posição de linhas e colunas

Você precisa inverter a posição
das colunas para linhas ou vice-ver-
sa? Veja um “truque” para facilitar
essa tarefa, que se feita manual-
mente, exigiria muito tempo.
3. Acesse o menu Editar>Colar
especial, clique na caixa de sele-
ção Transpor, e em seguida con-
firme no botão OK.

1. Selecione a coluna a ser trans-

portada e clique no menu
Editar>Colar.
2. Posicione o cursor em uma li-
nha vazia – o importante é que a
área de colagem não seja a mesma
da copiada.

Dica 179 – Copiando células que contêm fórmulas

Ao movimentar ou copiar uma
célula que contém fórmulas ou fun-
ções, o Excel pode alterar as refe-
rências das células e com isso alte-
rar o resultado. O exemplo a seguir
ilustra esse problema, observe:
1. A fórmula da célula realiza uma
soma da célula A1 até a A3.
2. Veja que ao copiar a fórmula
da célula A5 para a B5, o valor
encontrado pelo Excel mudou. Isso
ocorreu porque o Excel alterou a
fórmula da célula B5.
3. Para evitar esse problema,
use o argumento $, que impede o
Excel de alterar a fórmula. Exem-
plo: = Soma ($A$1:$A$3).

77

cap03 excel.p65 77 13/5/2004, 13:14

 Dica 180 – Marca d’água
Aplicar uma marca d’água na
sua planilha, além de aprimorar o
visual, dá um caráter profissional e
personalizado ao seu trabalho. Você
pode usar como marca d´água fi-
guras de vários tipos. Basta acessar
o menu Formatar>Planilha>Plano
de Fundo..., selecionar a imagem
e clicar em Inserir.

Dica 181 – Buscando valores de outras planilhas

Imagine que você precise so-
mar valores contidos em diver-
sas planilhas; para isso, basta
digitar na planilha principal uma
fórmula que busque os valores
das outras planilhas. Para, por
exemplo, calcular o valor total de
vendas estipulado distribuído em
duas planilhas de Vendas de Ma-
teriais , é preciso utilizar a fórmu-
la: =Soma (Plan1:Plan2!B12).

3.5 Criação de gráficos

Dica 182 – O Assistente de gráficos
O Assistente de gráficos guia
você durante a construção de um
gráfico. Observe:
1. Acesse a planilha com os da-
dos a serem convertidos em um grá-
fico. Clique no menu Inserir>Gráfico.
2. Escolha um tipo de gráfico.
Use o tipo Pizza ou Rosca, se os
seus dados ocupam apenas uma
linha/coluna ou para mostrar a re-
lação de uma parte com o conjun-
to. Já para gráficos comparativos,
escolha Colunas, Barras, Cone, Ci-
lindro ou Pirâmide.
3. Escolha um subtipo, clique
em Avançar e no botão ao lado da
caixa Intervalo de dados. Clique nas
células necessárias. Clique nova-
mente no botão para voltar ao ta-
manho da tela, um pequeno exem-
plo é exibido. Clique em Avançar.

Dica 183 – Tipos de gráfico

Você já criou um gráfico, mas quer
modificá-lo? Veja como é possível
fazê-lo seguindo estes passos:
1. Selecione a planilha que
contém o gráfico. Suponha que
você tenha criado um gráfico de
Pizza e deseja mudá-lo para Pizza
3D. Para isso, clique com o botão
direito do mouse no fundo do grá-
fico, chamado de Área do gráfico
e depois em Tipo de gráfico...

78

cap03 excel.p65 78 13/5/2004, 13:14


2. A tela da primeira etapa de
criação do gráfico é aberta e você
pode escolher qualquer um dos ti-
pos disponíveis. Clique na guia Ti-
pos personalizados.
Dica 184 – Formatação do eixo do gráfico
Os eixos são linhas que envolvem
o gráfico e controlam as informações
da tabela. Veja como formatá-los:
1. Para ocultar um dos eixos,
clique com o botão direito do
mouse na área do gráfico e, de-
pois, em Opções de gráfico.
2. Clique em Eixos e desmarque/
marque os eixos a ocultar ou mostrar.
Dê OK para confirmar.
3. Você formata o eixo horizon-
tal clicando duas vezes nele. Na
tela Formatar eixo, clique em Pa-
drões. Escolha um estilo para a li-
nha, clicando em Personalizada. Ao
Dica 185 – Alterando a escala do seu gráfico
Para redimensionar um gráfico é
necessário alterar as escalas dos ei-
xos X ou Y de acordo com o tipo de
gráfico. Acompanhe como fazer isso:
1. Dê um duplo clique sobre a
região do Eixo Y. Clique na guia
Escala para alterar os parâmetros.
2. Para redimensionar o esboço
do gráfico, altere o valor de Máximo.
3. Para aumentar o tamanho do
esboço, coloque um número pró-
ximo ao maior valor do Eixo Y.
Dica 186 – Formatação de legendas e títulos
Veja como formatar o título e a
legenda inseridos durante a cria-
ção de um gráfico:
cap03 excel.p65 79
300 Dicas
3. Esses gráficos têm algumas
formatações personalizadas, como
fundos gradientes, por exemplo.
4. Selecione um tipo e clique
em OK.
lado, escolha como as marcas de
escala serão mostradas.
4. Para mudar a aparência do tex-
to, clique na guia Fonte e em OK.
5. Selecione o eixo de valores e
dê dois cliques nele. Na tela de
formatação, clique em Número e
escolha um formato diferente para
representar os valores. Para mudar
o símbolo de Real para Dólar, por
exemplo, clique na categoria Moe-
da, escolha o símbolo do dólar na
caixa Símbolo e clique em OK.
6. Por fim, acesse Alinhamento,
para inclinar o texto ou deixá-lo de pé.
4. E para reduzi-lo, coloque um
número bem maior do que o mai-
or número do Eixo Y.
1. Caso você não tenha colocado
um título, clique com o botão direito
no fundo do gráfico e vá a Opções
79
13/5/2004, 13:14
 de gráfico. Na guia Títulos digite
o título do gráfico e clique em
OK. Para abrir a caixa Formatar
título do gráfico dê dois cliques
no gráfico.
2. Para escolher uma borda e
uma cor de fundo para a caixa do
título, clique na guia Padrões. Es-
colha a borda, clicando em Per-
sonalizada. Na caixa Estilo, mude
a linha para pontilhado ou
tracejado, e escolha a cor e a
Dica 187 – Diagramas
Você tem cinco modelos de di-
agramas para escolher. Veja como
utilizá-los:
1. Clique no menu Exibir>Barra
de Ferramentas>Desenho, caso
essa barra ainda não esteja visível.
2. Em seguida, clique no botão In-
serir Diagrama ou Organograma. Assim,
surgirá uma tela contendo os cinco ti-
pos de diagramas e o organograma.
Selecione um e clique em OK.
3. Com o diagrama criado, já é pos-
sível formatá-lo. Para digitar textos,
clique dentro das caixas. Depois sele-
cione-o para formatá-lo, por meio da
barra de ferramentas de formatação.
Para mudar o tamanho do diagrama,
clique nas alças e arraste.
Dica 188 – Gráficos 3D
Alguns tipos de gráficos
possuem subtipos tridimensionais,
e por esse motivo contam com
configurações especiais. Veja,
nesta dica, como configurar um
gráfico 3D:
80
cap03 excel.p65 80
espessura. Na seção Área, você
pode selecionar uma cor para o
fundo da caixa do título.
3. Para alterar a fonte, vá até
Fonte, para mudar o alinhamento
e inclinação do texto, use a guia
Alinhamento. Dê OK.
4. Ao clicar duas vezes sobre a
legenda, a tela Formatar legenda
aparece – a única guia diferente é a
Posicionamento, que muda o local
da legenda em relação ao gráfico.
4. Clique duas vezes em alguma
parte do diagrama para formatá-lo.
Surgirá a tela Formatar autoforma,
na qual você muda a aparência do
desenho. Em Cores e Linhas>Cor,
escolha uma cor para o preenchi-
mento. Abaixo, defina a porcenta-
gem da transparência da forma. Na
seção Linha, você personaliza, é cla-
ro, a linha. Por fim, clique em OK.
1. Após criar o gráfico e
formatá-lo, você pode fazer alte-
rações que são exclusivas de grá-
ficos 3D. Para aparecer o menu,
clique no fundo do gráfico e de-
pois em Exibição 3D...
13/5/2004, 13:14

2. Para mudar a altura ou a
perspectiva do gráfico, desmar-
que a opção Eixos em ângulo reto
Dica 189 – Destacando uma fatia de um gráfico
Se quiser, você pode simplificar
as informações do seu trabalho cri-
ando um gráfico para sua planilha
e destacando parte dele. Para isso,
3.6 Impressão
Dica 190 – Pré-visualização de planilhas
Após criar e formatar a planilha,
é hora de imprimir o resultado. Mas
para certificar-se de que não há
erros, visualize-o antes. Observe:
1. Abra a planilha a ser
visualizada. Vá a Arquivo>Visualizar
cap03 excel.p65 81
300 Dicas
e utilize as duas setas que apa-
receram para alterar a perspecti-
va e também para digitar a altu-
ra do gráfico. Clique em Aplicar
para ver o resultado.
3. Você também pode mudar a
elevação desse gráfico. Para isso,
use as setas da parte superior da
tela Exibição 3D ou digite direta-
mente na caixa Elevação. As alte-
rações podem ser visualizadas no
esboço do gráfico.
após selecionar a fatia ou setor do
seu gráfico que precisa ficar em des-
taque, basta arrastá-la(o) para uma
região livre do gráfico.
Impressão. A tela da planilha é fe-
chada e você pode analisar o ta-
manho do papel e como a informa-
ção será impressa.
2. Como o papel está sendo exi-
bido por inteiro na tela, pode ser
que as letras estejam pequenas e
81
14/5/2004, 11:12
 você não consiga lê-las. Sendo
assim, clique no botão Zoom ou
simplesmente clique em qual-
quer lugar da tela para aumen-
tar o zoom.
3. Se sua planilha for muito ex-
tensa, ocupando mais de uma pá-
gina, visualize-a clicando em Pró-
Dica 191 – Cabeçalho e rodapé
No Excel você também pode utilizar
Cabeçalhos e rodapés, confira como:
1. Clique em Exibir>Cabeçalho
e rodapé. Surge a tela Configurar
página, e a guia Cabeçalho e
rodapé fica ativa.
2. Há dois retângulos brancos
vazios indicando que ainda não foi
configurado cabeçalho ou rodapé
para esta planilha. Clique na seta
ao lado da caixa Cabeçalho e es-
colha uma opção.
3. Personalize o cabeçalho com o
botão homônimo. Surgirá uma tela
com três retângulos brancos repre-
sentando as três partes da folha. Basta
escolher a caixa e digitar o texto.
Dica 192 – Margens
As margens são aqueles espa-
ços vazios entre a beirada do pa-
pel e o início dos dados. Você pode
definir o tamanho das margens e
a que distância do limite da folha
elas devem aparecer. Observe:
1. Clique no menu Arquivo>
Configurar página>Margens. Note
que há seis caixas representando
a margem esquerda.
82
cap03 excel.p65 82
xima. Para voltar à página anteri-
or, clique no botão homônimo.
4. Para voltar à planilha de tra-
balho, clique no botão Fechar. Para
imprimir somente um gráfico, basta
selecioná-lo antes de entrar na tela
de Visualizar Impressão apresen-
tada pelo Excel.
4. Para formatar o texto, seleci-
one-o e clique no primeiro botão
com a letra A como rótulo. Ao ter-
minar, clique em OK.
5. Clique em Personalizar
rodapé, insira o caminho e o nome
do arquivo no retângulo esquerdo.
Clique no botão com o desenho de
uma pasta amarela. Na seção da
direita, coloque o número da pági-
na, clicando no segundo botão.
Clique em OK.
2. Clique dentro de uma das cai-
xas para ver o traço preto da margem
no exemplo. Altere as medidas das
margens conforme quiser, usando as
setas ou digitando um valor na caixa.
3. Para centralizar a visualização
da impressão da planilha, use a
seção Centralizar na página, na guia
Margens. Nela, selecione as opções
Horizontal e Vertical, pois assim a
planilha ficará centralizada.
13/5/2004, 13:14

Dica 193 – Definindo a área de impressão
Como fazer para imprimir ape-
nas uma parte da planilha? Acom-
panhe este passo-a-passo:
1. Para visualizar as Quebras de
páginas diretamente na planilha,
ver as informações que serão im-
pressas e em que folha cada dado
vai ficar, acesse o menu
Exibir>Quebra de página. O zoom
da planilha é reduzido e os limites
de impressão são representados
por uma borda azul; no centro
aparece a numeração das páginas.
Você define seu próprio limite,
clicando e arrastando as bordas.
Assim, você definirá as células exa-
tas a serem impressas.
Dica 194 – Linhas de grade na impressão
Por padrão, as linhas de grade
não são impressas. Por isso, para
habilitar essas linhas na impressão
de sua planilha, é preciso acessar
o menu Arquivo>Configurar pági-
na. Na seqüência acesse a guia
Planilha e habilite ou desabilite o
recurso de linhas de grade na im-
pressão de sua planilha.
Dica 195 – Ocultando trechos da planilha na impressão
Sua planilha possui trechos
que não devem ser impressos?
Então veja como fazer essa im-
pressão parcial:
cap03 excel.p65 83
300 Dicas
2. Clique no menu Exibir>
Normal para voltar à exibição da
planilha como estava antes.
3. Outro modo de fazer isso é
selecionar as células que interessam
(modo de exibição Normal) e clicar
no menu Arquivo>Área de impres-
são>Definir área de impressão. Ao
redor das células selecionadas, sur-
girá um pontilhado.
4. Visualize a impressão para ter
certeza de que somente as informa-
ções da área definida serão impres-
sas. Retorne à tela do Excel e, para
eliminar a definição criada, clique no
menu Arquivo>Área de impressão>
Limpar área de impressão.
1. Acesse o menu Arquivos>Área
de impressão>Definir área de impres-
são. Após definir a área, acesse o
menu Arquivo>Visualizar impressão.
83
13/5/2004, 13:14
 3.7 O Excel e a Internet
Dica 196 – Visualização de planilhas em um browser
É possível gerar um gráfico no
Excel e exibi-lo na Web. Porém,
antes de publicá-lo é bom
visualizar como ele seria mostrado
em um browser. Para isso, siga
estas instruções:
1. Com a planilha aberta, vá até
Arquivo>Visualizar página da Web.
2. Repare que todas as planilhas
são exibidas. Devido à integração
entre a Web e o Excel, existe uma
barra de ferramentas com botões
de navegação típicos de um nave-
gador, e se você tem acesso à
Dica 197 – Salvando como página da Web
Agora você já pode publicar sua
planilha no formato para Internet.
Veja como:
1. Selecione as células que fa-
rão parte da sua página da Internet.
Para que a página contenha mais
de uma planilha, não selecione
nada. Clique no menu Arquivo>
Salvar como página da Web.
2. Foram acrescentadas algumas
opções na famosa tela Salvar como.
Observe que na caixa Salvar como
Dica 198 – Hiperlinks
Um hiperlink é uma referência
a uma página ou a um local den-
84
cap03 excel.p65 84
Internet, é possível abrir uma pági-
na de dentro da planilha.
3. Clique em Exibir>Barras de
ferramentas>Web. A barra que apa-
receu possui os mesmos botões de
um browser, ou seja, o funciona-
mento da barra é idêntico ao de um
navegador. Se você estiver com vári-
as pastas de trabalho abertas, use o
botão Ir para navegar entre elas.
4. Você pode digitar um endereço
de página da Web na caixa branca e
pressionar Enter. Assim, se você estiver
conectado à Internet, o seu browser pa-
drão será chamado automaticamente.
tipo, no lugar da extensão XLS, es-
tão as extensões HTM e HTML. Você
tem a opção de criar a página con-
tendo todas as planilhas da sua pas-
ta de trabalho ou somente as infor-
mações das células selecionadas.
Para isso, escolha entre os itens:
Pasta de trabalho inteira ou Seleção.
3. Clique em Alterar, para defi-
nir um título para sua página. Esse
texto deve aparecer na barra de
título do navegador Web. Clique
em Salvar para criar a página.
tro da mesma planilha. Veja como
inseri-lo em planilhas:
13/5/2004, 13:14
 300 Dicas

1. Na planilha, um link é repre- va: “Clique aqui para abrir a pági-

sentado como no navegador: azul na da Microsoft”. Clique em OK.
e sublinhado. Para criar o seu pró- 3. O texto da célula fica azul e
prio link, digite um texto, selecio- clicando nela, o site será acessado.
ne uma célula e pressione Ctrl+K. 4. Para retirar o link, selecione-
2. Na tela Inserir hiperlink, de- o, pressione Ctrl+K e clique em Re-
fina a página que você vai vincu- mover vínculo.
lar à célula. Selecione a primeira
opção: Página da Web ou arquivo
existente. Digite na caixa Endere-
ço uma página da Internet. Na
parte superior, defina uma dica de
tela. Por exemplo, se o link vai
acessar o site da Microsoft, escre-

Dica 199 – Importando tabelas da Internet para planilhas

Nas últimas versões do progra-
ma é possível capturar tabelas da
Rede e trazê-las para a sua
planilha. Veja como:
1. Certifique-se de que há co-
nexão com a Internet. Vá ao menu
Dados>Importar dados externos>
Nova consulta à Web.
2. Um browser será aberto. Para
mudar algumas opções de visuali-
zação de páginas, clique no botão
Opções. Na tela que surgir, escolha
qual tipo de formatação será exibi-
do. Dê preferência para Nenhuma.
Clique em OK.
3. Digite um endereço de site
na Caixa de endereço, clique em
Ir e a página será exibida. Ao lado
de cada tabela da página aparece
uma seta amarela. Selecione a(s)
tabela(s) de que você precisa e
clique em Importar.
4. Na tela seguinte indique o
local onde os dados serão coloca-
dos. Clique em Propriedades. Se-
lecione a opção Salvar definição de
consulta, se quiser que as infor-
mações da tabela sejam atuali-
zadas. A opção Ativar atualização
em segundo plano permite que
você continue trabalhando duran-
te a atualização dos dados. Para
estipular um tempo para a atuali-
zação, selecione Atualizar a cada...
e digite o tempo.
5. Se quiser programar a atuali-
zação para o momento de abertura
do arquivo, selecione Atualizar da-
dos em Abrir arquivo. Clique em OK.

85

cap03 excel.p65 85 13/5/2004, 13:14

 Dica 200 – Vinculando objetos
Vincular objetos significa com-
partilhar as informações de um
programa com outro, fazendo-os
trabalhar em conjunto. Se quiser
criar um documento e no meio dele
inserir uma tabela, crie-a no Excel
e jogue-a no Word. Você também
pode modificar as informações em
um programa e atualizá-las em
outro no mesmo instante. Conhe-
ça mais sobre esse recurso:
1. Para criar um vínculo, pri-
meiro defina os arquivos de origem
e de destino. A origem contém as
informações-base que podem ser
modificadas. As informações são
mostradas e atualizadas no desti-
no, conforme a origem. No exem-
plo, a origem seria o arquivo do
Excel e o destino, o documento do
Word. Abra a planilha com a tabe-
la a ser vinculada.
2. Acesse o Word por meio do
menu Iniciar. Ao abrir o programa,
pressione Alt+Tab para retornar ao
Excel. Selecione o intervalo de cé-
lulas que interessa e clique no bo-
tão Copiar da barra de ferramentas.
Dica 201 – Incorporando objetos
Incorporar um objeto é inseri-
lo no programa de destino. Para
fazê-lo, você deve definir quais
serão os arquivos de origem e de
destino. Observe:
1. Selecione um intervalo de cé-
lulas dentro do Excel e copie.
2. Abra um novo documento e
clique em Editar>Colar especial.
86
cap03 excel.p65 86
3. Retorne ao Word, pressionan-
do Alt+Tab novamente. Clique no
menu Editar>Colar especial. Prova-
velmente a indicação do intervalo
de células que foi copiado aparece
na parte superior da janela, como
sendo a origem dos dados.
4. Clique em Colar vínculo e
depois no primeiro item da lista
Como: Essa opção define para o
Word qual tipo de informação está
sendo colada; no caso, está vindo
de uma planilha do Excel.
5. Clique em OK para vincular
os arquivos. Coloque as janelas
lado a lado (se você estiver com os
dois programas abertos, basta
clicar com o botão direito na barra
de tarefas e em Janelas lado a
lado). Altere algo no Excel e veja
se a atualização é feita no Word.
Selecione Colar e escolha a op-
ção Microsoft Excel Worksheet
de planilha do Microsoft Excel
mostrando para o Word que a
informação vem do Excel.
Clique em OK.
3. Novamente faça alguma al-
teração no Excel para ver se há
atualizações no Word.
13/5/2004, 13:14

Dica 202 – Hiperlinks para acessar outros programas
Você já viu que o recurso
hiperlink é capaz de acessar uma
página da Internet ou deslocar-
se para uma parte da planilha
em determinada célula. Agora
você vai aprender a acessar ou-
tros programas por meio de um
link criado no Excel.
1. Abra o arquivo que contém
a planilha do Excel. Dele, abra
um documento do Word.
2. Digite em uma célula o nome
do documento. Selecione a célula
e acesse o menu Inserir>Hiperlink.
Dica 203 – Use o Access Link para trocar informações entre
Excel e Access
A Microsoft disponibiliza al-
guns programas suplementares
do Office 2000 e 2002, e que
podem ser adquiridos gratuita-
mente na página oficial do pro-
grama. O Access Link é um de-
les e permite criar formulários do
Access a partir do Excel, criar
relatórios a partir de dados de
Excel e converter uma lista de
dados de uma planilha para um
banco de dados.
1. Para obter o programa Access
Link, acesse o site: http://office.
microsoft.com/brasil/downloads/
2002/acclnk.aspx.
cap03 excel.p65 87
300 Dicas
3. Na tela que surgir, escolha
a opção Página da Web ou Ar-
quivo existente. Selecione Pasta
atual ou Arquivos recentes para
achar o documento. Se não achá-
lo, use o botão Procurar arquivo.
4. Ao encontrá-lo, digite uma
dica de tela para o link, clicando
no botão Dica de tela... Clique
em OK.
5. Assim, quando você clicar
sobre a célula que contém o link,
o documento será aberto juntamen-
te com o programa Word.
2. Após o download, feche o
Excel e execute o programa
acclnk.exe.
3. Quando finalizar o proces-
so de instalação, execute o
Excel e acesse o menu Ferra-
mentas>Suplementos
4. Na janela de seleção que
surge, escolha Vínculos com o
Microsoft Access.
87
14/5/2004, 12:40
 Dica 204 – Recuperando dados de uma tabela do Access
Você precisa converter um ban- bém pode refinar a consulta cri-
co de dados em planilhas do ando filtros e tabelas dinâmicas.
Excel? Veja como é fácil fazê-lo: Pressione OK para prosseguir.
4. O Excel irá inserir as infor-
1. No Excel, clique no menu mações que você acabou de im-
Dados>Importar dados externos> portar do Access. Note que todos
Importar dados. os dados da tabela que você im-
2. Surgirá a janela Selecionar fonte portou do Access são dispostos na
de dados, selecione Banco de Da- sua planilha.
dos MS Access na caixa de seleção.
Localize a pasta em que está o ar-
quivo de banco de dados do Access
e selecione-o. Clique em Abrir.
3. Na seqüência o Excel solici-
ta que você diga onde serão inse-
ridos os dados provenientes da ta-
bela que você escolher. Você tam-

Dica 205 – Exportando uma planilha para o Access

Veja a seguir como exportar
uma planilha do Excel para um
banco de dados criado no Access.
1. No Access clique em
Arquivos>Obter dados exter-
nos>Importar.
2. Na caixa de diálogo Impor-
tar, selecione o tipo de arquivo
Excel (XLS) e localize o arquivo no
seu computador.
3. Siga as instruções do Wizard
e acerte as colunas da sua
planilha. O Access irá tratar a sua
planilha como uma tabela de
Banco de Dados.

Dica 206 – Formulários para inserir dados no Excel

Para facilitar e organizar a inser-
ção de dados em planilhas gran-
des, é interessante usar um formu-
lário. (Para isso, você precisará do
Access Link: consulte a Dica 203).

1. Com o Access Link instalado,

abra a sua planilha e clique em
Dados>Formulário do MS Access...

88

cap03 excel.p65 88 13/5/2004, 13:14

 300 Dicas

2. Use o assistente do Access para

criar o formulário personalizado. Note
que os dados que você inserir no for-
mulário irão automaticamente para
a sua planilha no Excel.

3.9 Tabelas dinâmicas

Dica 207 – Construindo tabelas dinâmicas
As tabelas dinâmicas permitem
a exibição dos dados de uma ta-
bela de forma eficiente e rápida.
Elas são usadas para manipular
informações muito extensas, do
Excel ou de bancos de dados ex-
ternos. Veja como construí-las:

1. Construa uma tabela, por 2. Agora mostre onde estão os

exemplo, com nome de vendedo-
res, número de vendas, região e
produtos. Clique em Dados>
Relatório de tabela e gráficos di-
nâmicos. Escolha o que será cria-
do, no caso, uma Tabela dinâmi-
ca e clique em Avançar.
dados para a construção da tabe-
la, digitando o endereço na caixa
Intervalo. Se estiver em outro ar-
quivo, clique em Procurar> Avançar.
3. Siga as instruções do Assis-
tente de tabela dinâmica para fi-
nalizar a criação de uma tabela.

Dica 208 – Modificando tabelas dinâmicas

É possível mudar a estrutura ou
layout da sua tabela dinâmica por
meio da barra de ferramentas Ta-
bela dinâmica, que surgiu assim
que a tabela foi criada. Observe:
1. Dê dois cliques no campo em
que está escrito Soma de vendas.
Uma tela se abrirá e você poderá
escolher outro cálculo a ser feito
com os valores. Escolha, por
exemplo, média e clique em OK.
2. Para reorganizar o layout de
uma tabela, arraste os itens para
fora dela. Assim, somente o total
será exibido. Localize a janela Lis-
ta de campos da tabela dinâmica.

89

cap03 excel.p65 89 13/5/2004, 13:14

 Note que os itens em negrito
são os que estão na tabela no mo-
mento. Clique em vendedor e ar-
raste para o local em que estavam
as regiões (em linha) e vice-versa.
3. Para retornar ao assistente
de criação da tabela dinâmica e
alterar configurações, clique na
tabela, depois no botão Tabela di-
nâmica, e em Assistente... Clique
no botão Voltar e selecione um
novo intervalo. Ao terminar, clique
em Concluir.

Dica 209 – Construindo gráficos dinâmicos

Você também pode criar um opções de legenda ou linhas de
gráfico dinâmico, ou seja, que grade e clique em Avançar. Esco-
acessa os dados de outra pla- lha uma nova planilha para colo-
nilha. Acompanhe: car o gráfico modificado e clique
em Concluir.
1. Clique em sua tabela dinâ-
mica. Selecione o botão Tabela
dinâmica e depois Gráfico dinâmi-
co. Assim, um gráfico será gerado
em uma nova planilha e você po-
derá modificá-lo.
2. Clique no botão Assistente
de gráfico. Assim você pode esco-
lher outro tipo de gráfico ou confi-
gurar opções. Escolha o tipo Colu-
nas 3D e avance.
3. Ainda, se quiser, digite títu-
los para o gráfico e eixo, mude as

3.10 Dicas avançadas

Dica 210 – Vinculando planilhas

Se você estiver trabalhando com alguns dos dados que estão em
duas planilhas diferentes em que uma se repetem na outra, qual-

90

cap03 excel.p65 90 13/5/2004, 13:14


quer alteração que ocorrer em
uma, poderá ser feita automa-
ticamente em outra, por meio da
vinculação de planilhas. Observe:
1. Para que os dados de uma
planilha sejam vinculados com os
de outra, clique na planilha de ori-
gem. Selecione o intervalo a ser
vinculado, por exemplo, nomes de
clientes, que devem aparecer em
duas planilhas.
Dica 211 – Ferramenta Solver
O Solver auxilia a resolução de
problemas como este: sabendo que
para chegar a um determinado lucro,
existem diversos valores vinculados a
ele, como saber o que acontece com
esses valores, para que o lucro suba
para R$ 17.000,00, por exemplo?
1. Em C2, digite: =B2*$C$1.
Arraste essa fórmula para as duas
linhas abaixo. Crie uma autosoma
nas células B5 e C5 para os valo-
res de cima, e digite =B5C9+C7C5
para obter o lucro.
2. Acesse o menu Ferramentas>
Suplementos>Solver e clique em OK.
cap03 excel.p65 91
300 Dicas
2. Clique na segunda planilha e
cole as informações dos clientes.
3. Clique em Colar vínculo e em
uma das células que foram coladas.
Observe que o seu conteúdo é algo
como: ‘CADASTRO DE CLIENTES’!
A4. Isso significa que o valor dessa
célula é igual ao da célula A4 da
planilha CADASTRO DE CLIENTES.
4. Faça testes alterando valo-
res em uma planilha, para ver a
atualização na outra.
3. Na tela Parâmetros do Solver
defina a célula de destino para C10.
Escolha Valor de: para definir um
valor exato de modificação da célu-
la, como 17.000. Em Células variá-
veis defina quais células da planilha
poderão sofrer alterações para obten-
ção de lucro. Clique no botão com a
marca vermelha. Selecione a célula
C1 e, pressionando Ctrl, selecione o
intervalo B2:B4 e as células C7 e C9.
Clique no mesmo botão.
4. Adicione restrições às mudan-
ças que o Solver fará na planilha.
Clique em Adicionar. Na primeira
caixa você escolhe em qual célula
será aplicada a restrição, no caso,
selecione o intervalo de C2 até C4.
Ao lado, escolha o sinal de maior e
igual. Na última digite 0 e o Excel
manterá os valores dessas células.
Clique em OK>Resolver.
5. Na janela Resultados do Sol-
ver, aceite a solução proposta, se-
lecionando Manter solução do Sol-
ver. Ou recuse, selecionando Res-
taurar valores originais. Clique em
OK e uma nova planilha (Relatório
de respostas 1) será criada. Use-a
para fazer análises.
91
13/5/2004, 13:14
 Dica 212 – Proteção da planilha
Se várias pessoas acessarão a sua Proteger>Proteger Planilha. Na tela
planilha, algumas informações podem Proteger planilha selecione a primeira
sofrer alterações, por isso, é preciso opção: Proteger a planilha e o
protegê-la. Você pode bloquear a conteúdo das células. Abaixo, digite
edição de células ou colocar uma uma senha que será exigida no
senha para acesso. Observe: momento de desprotegê-la.
4. Na lista maior, selecione as
1. Selecione todas as células da funções a que os usuários terão
planilha e clique no menu Forma- acesso. Clique em OK e se digitou
tar>Células. Selecione a guia uma senha, uma nova tela será
Proteção. Nela existem duas opções: aberta para a sua confirmação.
Travada e Oculta. Desmarque as 5. Para desbloquear, clique em
duas opções e clique em OK. Ferramentas>Proteger>Despro-
2. Agora selecione o intervalo de teger planilha.
células a ser bloqueado. Pressione
Ctrl+1. Clique na guia Proteção.
Escolha Oculta para que ninguém
possa alterar esse intervalo e para que
o conteúdo da célula não seja exibido
na barra de fórmulas. Selecione as
duas opções e clique em OK.
3. A célula ainda não está
bloqueada. Clique em Ferramentas>

Dica 213 – Regras de validação

Ao cadastrar informações em uma
planilha, pode haver erros. Para evitá-
los, adicione regras às células que
precisam ser controladas. Veja como:

1. Selecione um intervalo de cé-

lulas com, por exemplo, a idade dos
clientes. Clique no menu Dados>
Validação... Na tela Validação de
dados defina os critérios para a veri-
ficação: na caixa Permitir, escolha o
tipo de dado a ser digitado. No caso, 2. Para mostrar uma mensagem
escolha Número inteiro. Na próxi- de erro ao usuário, clique em Men-
ma caixa, escolha o critério Maior sagem de entrada e selecione Mos-
do que e na caixa Mínimo que apa- trar mensagem de entrada ao se-
receu, digite 14. lecionar célula.

92

cap03 excel.p65 92 14/5/2004, 10:38


3. Clique em Alerta de erro e
defina a mensagem que o usuário
receberá, se o critério for violado.
Clique em OK.
Dica 214 – Nomeando intervalos de células
Ao elaborar ou alterar fórmulas,
você se depara com intervalos de
células. Se na sua planilha você faz
referências para o mesmo intervalo
de células, é muito fácil nomeá-lo e
usá-lo nas fórmulas. Observe:
1. Clique em uma célula. Ob-
serve que ao lado da barra de fór-
mulas está a caixa de nome, que
mostra o nome da célula ou inter-
valo ativo(a). Selecione o intervalo
de células a ser nomeado.
2. Acesse o menu Inserir>
Nome>Definir... Digite um nome na
Dica 215 – Cenários
Veja como criar um cenário para
fazer previsões financeiras e cal-
cular gastos:
1. Crie uma planilha e selecio-
ne as células B1 e B2.
2. Clique em Ferramentas>
Cenários>Adicionar... Digite um
nome para o novo cenário e clique
em OK. Depois digite suas previsões,
por exemplo: “Se a receita valesse
24780 e as despesas fossem 7410,
quanto eu teria de saldo?” Para res-
ponder a essa pergunta, digite os
valores abaixo dela e clique em OK.
Pressione o botão Mostrar.
cap03 excel.p65 93
300 Dicas
4. Para tirar a validação de uma
célula, volte à tela de validação e
clique em Limpar tudo.
primeira caixa. Se necessário, clique
no botão com a marca vermelha para
selecionar o intervalo. Clique em Adi-
cionar e depois em OK.
3. Se quiser, selecione uma colu-
na de dados já nomeada. Assim, o
nome atribuído para o intervalo será
o título da coluna. Selecione a colu-
na e clique no menu Inserir>
Nome>Criar... Selecione a opção Li-
nha superior e clique em OK.
4. Para eliminar algum nome de
intervalo, retorne à tela de defini-
ção, clique sobre o nome e pressi-
one Excluir.
3. Para ver lado a lado a situa-
ção atual e as projeções futuras
em uma planilha, clique em Resu-
mir... Na próxima tela mostre a cé-
lula com a fórmula afetada pelo ce-
nário, no caso B3. Escolha a opção
Resumo do cenário e clique em OK.
93
14/5/2004, 10:38
 Dica 216 – O recurso Atingir meta
Esse recurso ajuda a analisar
uma situação para chegar a algum
fim. Imagine que uma empresa tem
um lucro mensal de R$ 10.000,00,
mas gostaria de ter R$ 11.000,00.
Quanto será que essa empresa deve
vender a mais para ter esse lucro
ou quanto a menos de despesas
deve ter? Observe:
1. Na célula C2, digite: =B2*
$C$1. Arraste essa fórmula para as
duas linhas de baixo. Crie uma
autosoma em B5 e C5 para os va-
lores de cima e para obter o lucro,
digite: =B5-C9+C7-C5.
2. Para fazer projeções, clique
no menu Ferramentas>Atingir
meta. Na tela Atingir meta, clique
em Definir célula para determinar
Dica 217 – Alteração de gráficos com a ferramenta Atingir meta
Já que as informações cadas-
tradas na planilha podem ser alte-
radas, que tal gerar um gráfico des-
ses dados? Acompanhe como:
1. Na planilha da dica anterior
acrescente duas colunas, a de
quantidade de material e a de pre-
ço unitário. Na célula com os va-
lores de venda, coloque uma fór-
mula para multiplicar a quantida-
de pelo preço. Selecione a coluna
de nomes dos produtos e dos to-
tais de vendas.
2. Clique no Assistente de grá-
fico para gerar um gráfico de Pizza
3D dessas informações. Coloque
94
cap03 excel.p65 94
em qual célula seu objetivo se con-
centra, no caso é a célula do lu-
cro, pois é o lucro que você quer
aumentar. Selecione a célula C10.
3. Na próxima caixa, digite o
valor almejado. E na caixa Alter-
nando célula, defina qual célula
vai sofrer alteração. Selecione-a e
clique em OK.
4. Ao clicar em OK, os valores
da planilha são modificados até
que o lucro seja alcançado.
como rótulo, o valor e o nome da
categoria e posicione o gráfico como
um objeto nessa mesma planilha.
3. Após a criação, vá ao menu
Ferramentas>Atingir meta. Na cai-
xa Definir célula, digite E10 ou use
o botão ao lado da caixa para sele-
cionar a célula. Pressione Tab e
digite 17500 na caixa Para valor. Por
fim, defina na caixa Alternando cé-
lula, a célula B3. Assim, você estará
configurando a tabela para atingir o
lucro de 17500. Clique em OK.
4. Observe as alterações na
planilha, no gráfico e na mensa-
gem. Clique em OK para aceitar
ou em Cancelar para retornar às
informações originais.
13/5/2004, 13:14

Dica 218 – Relatórios
Essa ferramenta oferece recursos
para que você possa criar relatórios
personalizados para impressão. Ela
pertence ao grupo de ferramentas de
suplementos do Excel, portanto, pro-
vavelmente você vai precisar do CD
de instalação do Office para usá-la,
ou se preferir, pode baixá-la do site
da Microsoft. Veja como usá-la:
1. Clique no menu Ferramentas e
acesse a opção Suplementos. Seleci-
one o item Gerenciador de relatórios
e clique em OK. Assim que você
selecioná-lo, um novo comando será
adicionado ao menu Exibir do Excel.
2. Clique em Exibir>Gerenciador
de relatórios. Na tela que aparecer,
defina um novo relatório, clicando
em Adicionar... Digite um nome
para o relatório na primeira caixa.
cap03 excel.p65 95
300 Dicas
Para criar as seções do relatório, caso
você queira, escolha a planilha ou o
cenário que fará parte de cada se-
ção. Clique na lista Planilha e sele-
cione uma planilha.
3. Assim que escolher a pla-
nilha, suas opções aparecerão abai-
xo. Escolha um dos modos de
exibição, caso essa planilha tenha,
clicando na caixa Exibição. Depois
clique em Adicionar para acrescen-
tar uma nova seção à lista abaixo.
Já para criar uma seção baseada
em um cenário, escolha a planilha
com o cenário, clique na caixa
Cenário e em Adicionar.
4. Por fim, clique em OK. Para
ter o documento impresso, clique
em Imprimir, no Gerenciador de
relatórios. Digite o número de có-
pias e clique em OK.
95
13/5/2004, 16:33
 Dica 219 – Edição de relatórios
Todos os relatórios criados es-
tão armazenados no Gerenciador
de relatórios. Veja como editá-los:
1. Para alterar um dos relatórios
criados anteriormente, clique no
menu Exibir>Gerenciador de rela-
tórios. A janela aparece com uma
lista apresentando os relatórios atu-
ais da pasta. Selecione o relatório
a eliminar e clique no botão Excluir
e em OK. Faça isso com os relatóri-
os desnecessários.
2. Você pode reorganizar cada
relatório, em vez de apagá-lo. Por
exemplo, pode mudar a ordem das
seções ou escolher outro cenário para
o relatório. Para isso, selecione na
lista o relatório a ser alterado. Clique
no botão Editar... A tela que surgirá
é a mesma da criação. Se quiser,
mude o nome do relatório na caixa.
3. Abaixo, escolha outra
planilha para fazer parte do rela-
Dica 220 – Construção de BDs
Um banco de dados é como um
arquivo organizado logicamente para
cadastrar grandes quantidades de
informação. Apesar de esse ser o
ponto forte do Access, no Excel você
pode criar e estruturar um peque-
no banco de dados. Observe:
1. Antes de criar um novo ban-
co de dados, defina os campos, o
que é feito pelo tipo. Assim, se
você quer guardar as informações
de clientes, especifique “qual
tipo” de dado será gravado, como
96
cap03 excel.p65 96
tório. Se necessário, escolha outra
exibição ou cenário. Lembre-se,
sempre ao escolher, de clicar no
botão Adicionar, pois só assim a
seção é inserida.
4. As seções presentes no rela-
tório aparecem em uma lista abai-
xo. Se uma dessas seções não for
mais importante para você, basta
excluí-la. Mas se o problema for
só a ordem, use os botões: Mover
para cima e Mover para baixo. Você
ainda pode escolher a opção Usar
números de páginas contínuos para
o momento em que for imprimir.
Nome, Idade, Sexo, Telefone. Des-
sa forma, crie uma nova pasta de
trabalho e renomeie a planilha para
Banco de dados.
2. Clique na célula A1 e digite
Nome. Na célula B1, digite Tele-
fone. Na célula C1, digite Cidade.
Na célula D1, digite Idade e, por
fim, na célula E1, digite Sexo. Se-
lecione esse intervalo de células e
aplique negrito.
3. Comece a cadastrar os seus
clientes, adicionando as informações
de cada um. A esse processo dá-se
13/5/2004, 13:14

o nome de cadastramento de regis-
tros. No caso, cada cliente se tor-
nará, um registro, ou um cadastro.
4. Ao cadastrar, lembre-se de
que você pode excluir ou incluir
Dica 221 – Formulários de dados
Para facilitar, por exemplo, o ca-
dastro de clientes, use a ferramen-
ta Formulário de dados, que ca-
dastra, localiza, altera e exclui in-
formações do banco de dados do
Excel. Saiba como:
1. Selecione os nomes dos cam-
pos na parte superior da tabela, que,
no caso, compreende a célula A1
até a célula E1. Clique em Dados>
Formulário... A janela Banco de da-
dos é aberta e você já pode observar
a estrutura de campos criada.
2. Cada conjunto de informa-
ções pertence a um registro (cli-
ente) diferente. Note que por
meio da barra de rolagem na
tela você navega entre os regis-
tros já cadastrados. Outra op-
ção são os botões Localizar an-
terior e Localizar próxima.
Dica 222 – Conversão de medidas
Se você tem dificuldades em
converter medidas, o Excel é o
programa ideal para usar quando
precisar fazê-lo, uma vez que o
aplicativo faz isso automaticamente.
Veja como proceder:
1. A principal função de
conversão é a CONVERT. Para usá-
cap03 excel.p65 97
300 Dicas
linhas ou colunas entre os regis-
tros. Para isso, clique no cabe-
çalho da linha com o botão di-
reito do mouse e clique em Ex-
cluir ou Inserir.
3. Para alterar qualquer um dos
registros, basta clicar no campo a ser
mudado, digitar o novo valor e clicar
na barra de rolagem para confirmar
a informação. Para reverter essa ação,
basta clicar em Restaurar.
4. Para cadastrar mais um re-
gistro nesse banco, clique no bo-
tão Novo e se quiser eliminar um
dos registros, localize-o na tela e
clique em Excluir. Para sair da tela
do formulário de banco de dados,
clique em Fechar.
la, informe basicamente três
argumentos: o valor a ser convertido,
a unidade de medida atual e a
futura. Digite 45 na célula A1.
2. Em B1 digite: = CONVERT(
e depois informe o valor a ser
convertido, no caso, a célula A1.
3. Agora, informe a unidade de
medida do número e depois a uni-
dade desejada para a conversão.
97
14/5/2004, 11:11
 Cada unidade de medida possui
uma abreviação padrão. Basta
colocá-la entre aspas, para que a
fórmula fique correta. Por exem-
plo, para converter graus Celsius
em Kelvin, digite “C” e “K”. Nes-
se caso, a fórmula final seria:
=CONVERT (A1;“C”; “K”).
4. Todos os tipos de medidas
possuem uma abreviatura. Para sa-
ber o símbolo de cada unidade de
Dica 223 – Trabalhando com o Autofiltro
Imagine que você criou uma
longa planilha em forma de lista.
Com o recurso de filtragem do
Excel, você consegue localizar um
conjunto de dados dentro dessa
lista, rápida e facilmente. O
Autofiltro funciona como uma
Dica 224 – Opções de Autofiltro
A ferramenta Autofiltro ofere-
ce alguns recursos simples, porém
muito úteis para seu dia-a-dia.
Veja a seguir.
1. Quando o recurso de Autofiltro
for aplicado em uma lista, escolha a
Dica 225 – Acrescentando um Filtro avançado
Melhor do que classificar os
dados cronologicamente é exibir na
tela somente as informações ne-
cessárias, sem apagar as demais.
Para tanto, veja como acrescentar
um filtro avançado:
1. Para criar um filtro, clique em
Dados>Filtrar>Autofiltro. Assim,
98
cap03 excel.p65 98
medida, acesse a ajuda do Excel e
pesquise sobre a função CONVERT.
ferramenta que filtra dados de uma
lista de acordo com critérios simples
de localização. Para usá-lo, acesse o
menu Dados> Filtrar>Autofiltro. Note
que o título de cada coluna da sua
lista apresenta uma caixa de seleção.
opção Personalizar para acessar ou-
tros critérios de busca.
2. Note que há outras formas
de procura que podem facilitar
muito o processo de localização de
dados em uma grande lista, como
Diferente de, Maior que e outras.
algumas setas serão inseridas na
sua planilha, cada uma ao lado de
um campo. Clique na seta ao lado
de Cidade. Note que as cidades ca-
dastradas aparecem na lista. Clique
sobre uma delas para mostrar os
clientes dessa região. As setas fi-
cam azuis, ao ser selecionado um
critério de filtragem.
14/5/2004, 10:53

2. Para voltar a mostrar todos
os dados, clique nas duas setas, e
em cada uma, clique na palavra
Tudo. Para personalizar o filtro, es-
colha o campo em que será feito o
filtro, como, Idade. Clique na seta
ao lado do nome do campo e vá a
Personalizar. Nela, defina o inter-
valo de células a ser exibido, como
dos 20 aos 30 anos.
3. Na primeira caixa, escolha a
opção: é maior ou igual a, e na cai-
xa vazia ao lado digite 20. Certifi-
que-se de que a opção E esteja
selecionada. Clique na caixa de
baixo do E, escolha menor ou igual
a e digite ao lado o valor 30. Clique
no botão OK para finalizar. Note
Dica 226 – Localizando dados com critérios
Na busca com critérios você defi-
ne o que deve ser exibido ou qual
registro deve ser acessado. Observe:
1. Para localizar dados, acesse
Editar>Localizar. Então, digite o nome
do cliente, por exemplo, a ser procu-
rado e clique em Localizar próxima.
2. Para localizar os dados depen-
dendo de um critério, acesse a tela
do Formulário do banco de dados,
usando o menu Dados.
3. Nessa tela você visualiza os re-
gistros. Clique em Critérios para definir
cap03 excel.p65 99
300 Dicas
que os clientes com idade entre 20
e 30 estão sendo exibidos na tela.
4. Selecione a célula H1 e
digite nela o texto Cidade. Na cé-
lula de baixo, digite São Paulo. Em
seguida, clique no menu Dados>
Filtrar>Filtro avançado. Na primei-
ra caixa, Intervalo da lista, seleci-
one todo o seu banco de dados.
Em Intervalo de critérios, selecio-
ne H1 e H2. Ative a caixa Copiar
para outro local. Clique na tercei-
ra caixa (agora ativa), selecione a
célula de destino e clique em OK.
uma condição de busca. Note que os
dados presentes nos campos sumiram
da tela. Defina de quais critérios pre-
cisa, digitando no próprio campo.
4. Em seguida clique no botão
Localizar próxima ou Localizar ante-
rior, para navegar somente entre os
registros de telefones começando
com 54 ou, se preferir, clique em
Formulário. Para mudar o critério,
basta clicar novamente em Critérios.
Para eliminar o critério e ver todas as
informações, clique em Limpar e em
Formulário para voltar.
99
13/5/2004, 13:14
 Dica 227 – Subtotais
Agora que você já cadastrou, za. Clique no número 3, para exibir
classificou e alterou o seu banco as informações de venda. No botão
de dados, é hora de trabalhar com 2 são mostrados os totais parciais
os dados gravados. Para dinamizar por vendedor e, no número 1, ape-
o seu trabalho, use a ferramenta nas o total geral das vendas.
Subtotais, que agrupa os dados se- 4. Para alterar a função usada
melhantes para executar algum cál- nos totais, clique em uma célula
culo estatístico com eles. Observe: dos dados e retorne à tela de
subtotais. Clique na lista de fun-
1. Acesse sua planilha com ban- ções e escolha uma função. Clique
co de dados. Se houver itens repe- em OK para alterar. Caso queira
tidos, como um vendedor que apa- excluir os subtotais, acesse a tela
rece várias vezes, porque obteve de Subtotais no menu Dados e
vendas de produtos e em regiões clique na opção Remover todos.
diferentes, como descobrir o total
de suas vendas? Clique em qual-
quer célula do seu banco de dados
e depois em Dados>Subtotais...
2. Na caixa A cada alteração
em: escolha um campo repetido.
Escolha a função que agrupou os
valores e em Adicionar subtotal a:
escolha o campo numérico em que
será feito o cálculo. Dê OK para
gerar os subtotais.
3. Observe que cada vendedor
foi agrupado pela soma de suas ven-
das e ao lado da numeração das li-
nhas, apareceu uma nova barra cin-

Dica 228 – Protegendo as colunas ou linhas mais importantes

Imagine que você tenha criado
uma planilha com muitos detalhes
de formatação e para evitar que
alguém apague ou mova alguma
célula acidentalmente, você pode
utilizar o recurso de “Travamento”
das linhas ou colunas mais impor-
tantes. Para aplicar esse recurso à
planilha, faça o seguinte:
1. Selecione as células da sua
planilha e acesse o menu Forma-
tar>Células.
2. Desabilite a opção Travada,
pois por padrão o Excel deixa todas
as células travadas, e no entanto,
você precisará “Travar” somente
algumas células de sua planilha.

100

cap03 excel.p65 100 14/5/2004, 10:51


3. Selecione apenas as célu-
las que você quer proteger e, em
seguida, acesse o menu Ferra-
mentas>Células e habilite a op-
ção Travada.
4. Acesse o menu Ferramen-
tas>Proteger>Proteger planilha.
Surgirá uma janela na qual você
poderá restringir algumas permis-
sões na sua planilha.
Dica 229 – Restringindo o acesso a sua planilha
Se quiser, restrinja o acesso de
terceiros a sua planilha. Veja como:
1. Acesse o menu Ferramentas>
Opções e clique na guia Segurança.
2. Insira uma senha no campo
Senha de proteção e confirme-a
Dica 230 – Abrindo um arquivo de texto no Excel
Se os dados que você quer
usar no Excel estiverem em um
arquivo de texto que contenha
dados delimitados (separados)
por caracteres de tabulação, vír-
gulas, espaços ou caracteres se-
melhantes, você poderá abrir o
arquivo no Excel.
Para isso, o Excel se utiliza do
de um assistente de importação de
texto altamente eficiente.
O procedimento a ser seguido
é bem simples. Basta clicar no
cap03 excel.p65 101
300 Dicas
no botão OK. Por motivos de se-
gurança, o programa pedirá que
você digite novamente a senha.
3. Agora salve a sua planilha
e toda vez em que o seu arquivo
for aberto o usuário terá que
digitar a senha.
menu Arquivo e escolher a opção
Abrir, exatamente da forma com
que você abriria um arquivo
comum no Excel.
Depois disso, clique na opção
tipo de arquivo, escolha Todos os
arquivos, selecione o arquivo de-
sejado e clique em Abrir. A partir
desta momento, o Excel abrirá um
assistente para guiá-lo na seleção
das opções de abertura do
arquivo.Basta selecionar as opções
desejadas e clicar em Avançar.
101
14/5/2004, 13:13
 Dica 231 – Executando uma análise estatística
O Excel também dispõe de um
recurso para ajudá-lo a elaborar
uma análise estatística, veja como
é fácil usá-lo:
1. Acesse o menu Ferramen-
tas>Análise de dados.
2. Se Análise de dados não es-
tiver disponível, carregue as Fer-
ramentas de análise.
3. No menu Ferramentas>
Suplementos e na lista Suplemen-
Dica 232 – Usando marcas inteligentes
Você pode usar marcas inteli-
gentes para executar ações no
Excel e que geralmente exigiriam
a abertura de outro programa. O
triângulo roxo no canto da célula
de uma planilha indica a presen-
ça de marcas inteligentes. Veja
como usá-las:
1. Acesse o menu Ferramen-
tas> Autocorreção.
Dica 233 – Linhas múltiplas em células
Há duas formas de apresentar
o texto de uma célula em mais
de uma linha. A primeira é acio-
nar as teclas Alt+Enter no ponto
em que as linhas devem ser que-
bradas. A outra forma consiste
em mudar a formatação da célu-
la. Para isso, selecione-a e, no
menu, escolha Formatar>Células.
Traga para o primeiro plano a
orelha Alinhamento e, nela, mar-
102
cap03 excel.p65 102
tos disponíveis, selecione a caixa
Ferramentas de análise e clique
em OK. Se necessário, siga as ins-
truções da instalação.
4. Na caixa de diálogo Análise
de dados, clique no nome da fer-
ramenta de análise que deseja usar
e depois em OK.
5. Por fim, na caixa de diálogo
da ferramenta selecionada, defi-
na as opções de análise.
2. Clique na guia Marcas inteli-
gentes e marque a caixa de sele-
ção Rotular dados com marcas in-
teligentes.
3. Mova o ponto de inserção
sobre o triângulo roxo de uma cé-
lula até surgir a opção Ações da
marca inteligente.
4. Clique na seta ao lado dessa
opção para ver as ações que você
pode executar e selecione uma.
que a caixa Retorno automático
de texto. Nesse caso, você não
precisará mais usar o comando
Alt+Enter. Os textos serão que-
brados automaticamente ao final
de cada linha.
13/5/2004, 13:14
 300 Dicas

3.11 Macros e programação

Dica 234 – Gravando uma nova macro
A macro – gravação de tarefas
repetitivas guardadas na pasta de tra-
balho – automatiza o seu trabalho.
Veja, a seguir, como gravar uma.
3. Clique em Formatar>
Autoformatação. Escolha o estilo de
formatação Clássico2 e clique em OK.

1. Se você freqüentemente pre-

cisar formatar o mesmo trecho de
células com as mesmas configura-
ções, grave a seqüência de ações
em uma macro. Quando refizer a
formatação manualmente, basta
acionar a macro criada.
2. Com a planilha aberta, clique
em Ferramentas>Macro>Gravar
nova macro. Digite um nome para 4. Se quiser gerar um gráfico
a macro e clique em OK. Uma bar- também, selecione os dados e
ra de ferramentas foi aberta na tela, clique no Assistente de gráfico. Se-
o que indica o ínicio da gravação e lecione o tipo de gráfico e avance
que as alterações feitas a partir daí as telas até o final. Por fim, clique
estão sendo armazenadas. em Parar gravação, na barra de
macros do Excel.

Dica 235 – Execução de macros

Após criar e armazenar a macro
no computador, é hora de exe-
cutá-la. Observe:
1. Acesse o menu Ferra-
mentas>Macro>Macros...
2. Observe que surge uma lista que
exibe as macros de todas as pastas de
trabalho abertas. Mas para visualizar
somente as macros da pasta de traba-
lho atual, clique na caixa Macros em:
e escolha Esta pasta de trabalho.

103

cap03 excel.p65 103 13/5/2004, 13:14

 3. Ainda nessa tela você pode
modificar algumas informações da
macro criada: como a tecla de ata-
lho (definida pelo usuário para exe-
cutar a macro rapidamente) e a des-
crição (com detalhes sobre a macro).
4. Para fazer essas alterações,
clique em Opções... Na tela que
surge aparece o nome da macro e
abaixo há uma caixa para você
digitar, se quiser, a tecla de ata-
lho. No caso, será atribuída junto
à tecla Ctrl.
5. Para executar a macro, clique
em Executar. Observe que toda a
planilha foi modificada, conforme
o que foi gravado. Mas cuidado,
pois se as células não tivessem sido
selecionadas, a macro teria
retornado uma mensagem de erro.

Dica 236 – Opções de macro

Nesta dica você aprende como Nova... Digite o nome “Minha
configurar as opções de segurança: macro” para a barra e clique em OK.
3. Clique em Comandos>Macros.
1. Clique no menu Ferra- Clique no botão Personalizar botão e
mentas>Macro. Surgirá a tela do arraste-o para a barra de ferramen-
Visual Basic, clique em Editar. As- tas Minha macro. Clique em Fechar.
sim, você terá acesso ao código in- Pressione o botão Personalizado para
terno da macro. Observe que na es- atribuí-lo a uma macro.
querda da tela toda a estrutura da
pasta de trabalho é apresentada.
Para voltar para o Excel, clique no pri-
meiro botão, Exibir Microsoft Excel.
2. É possível inserir essa macro
em uma barra de ferramentas
clicando no menu Exibir>Barras de
ferramentas, depois clique na guia
Barras de ferramentas e no botão

Dica 237 – Segurança e vírus de macro

No Excel você pode definir um
nível de segurança para proteger
suas macros dos vírus tipo macro,
por meio do menu Ferramentas>
Macro>Segurança.
Obs.: No nível de segurança Alto
pode haver problemas para execu-
ção de macros. Por isso é recomen-
dável selecionar o nível de segu-
rança mais baixo.

104

cap03 excel.p65 104 13/5/2004, 13:14

 300 Dicas

Se o seu ideal é criar um banco de dados seja para uso pessoal,

departamental ou empresarial, o Access é uma ótima opção. Ele oferece
recursos eficientes para armazenar, organizar, compartilhar e gerenciar
seus dados dinamizando o seu trabalho de desenvolvimento de bases de
dados. Aprenda, com as 63 dicas a seguir, um pouco mais sobre o Access.

4.1 Primeiros passos

Dica 238 – Criando um Banco de Dados simples

Um Banco de Dados (BD) é um
conjunto de informações relaciona-
das a um determinado assunto ou
objetivo. Ele pode estar armazena-
do no computador ou compartilha-
do em rede. Veja como montar um:
po de campos que compõem um
dado completo da tabela.
4. Na seqüência, escolha um
nome para o BD e selecione a
opção Sim, defina a chave pri-
mária para mim.

1. Inicie o Access e escolha a op-

ção Banco de dados em branco. No
Access 2000 ou anterior, escolha a
opção Arquivo e em seguida, Novo.
2. Escolha um nome para o
seu BD, pressione o botão Criar
e escolha a opção Criar tabela
usando assistente.
5. Para finalizar, escolha Inse-
rir os dados na tabela usando um
formulário criado pelo assistente e
em seguida pressione o botão Con-
cluir. Note que surgirão na tela os
campos de dados. Para inseri-los,
basta posicionar o mouse em frente
a um campo e digitar os dados.
3. O Assistente do Access dispo- 6. Por fim, feche a janela do
nibiliza tabelas predefinidas que au- formulário. O Access fecha auto-
xiliam o seu trabalho, além de permi- maticamente todo registro novo.
tir personalizar todos os campos. An-
tes de começar a execução, é impor-
tante saber os significados de Campo
e Registro. O primeiro é um conjunto
de um mesmo tipo de informação con-
tida na tabela, e o segundo é um gru-

105

cap04 acess.p65 105 13/5/2004, 16:21

 Dica 239 – Modelos
Conheça, nesta dica, os mo-
delos disponíveis no Access. Es-
colha o que mais lhe convém e
organize seu trabalho. Veja na fi-
gura os modelos prontos para algu-
mas aplicações comuns:
Dica 240 – Modos de visualização de dados
Confira, nesta dica, os modos de
visualização de formulários no Access.
1. Abra um BD e localize a ja-
nela Banco de dados. Clique no
botão Formulário; o Access listará
todos os formulários do projeto.
2. Escolha um formulário e dê um
duplo clique nele para visualizá-lo.
4.2 Tabelas
Dica 241 – Criação de tabelas no Modo estrutura
O Modo estrutura permite a
definição e alteração de todos
os campos da tabela a ser
montada. Acompanhe:
1. Na janela do Banco de dados
clique em Tabelas>Novo. Selecione
a opção Modo estrutura.
2. Note que a janela é dividida
em duas partes. A parte superior
é a região em que foi digitado o
nome e o tipo de campo da tabe-
106
cap04 acess.p65 106
1. No Painel de tarefas, escolha
Modelos gerais>Banco de dados, e
selecione um modelo que supra suas
necessidades. Pressione OK para
prosseguir. Escolha um nome para
o arquivo e pressione o botão Criar.
2. O Access exibirá na tela o
Assistente de Banco de dados, que
vai criar tabelas, formulários, con-
sultas e controles especiais.
• Modo folha de dados e
Modo formulário
1. Ao abrir um formulário,
acesse o menu Exibir>Modo folha
de dados. Note que os dados dos
formulários serão exibidos no for-
mato de tabela. Para retornar ao
modo normal, escolha a opção
Modo formulário.
la. A inferior é dedicada a alguns
ajustes de características, como
Tamanho, Máscara e outros.
14/5/2004, 11:17
 300 Dicas

Dica 242 – Criação de tabelas no Modo folha de dados

Trabalhar no Modo folha de da-
dos é importante para agilizar o pro-
cesso de digitação de um BD. Nes-
se modo o Access define automati-
camente o tipo de dado para o cam-
po. Aprenda, a seguir, como usá-lo:
1. Vá a Tabelas>Novo. Surgirá
uma janela para definir o modo de
criação, escolha a opção Modo fo-
lha de dados e clique em OK.
2. Para definir o nome do cam-
po, dê um duplo clique na coluna e
escreva o nome do campo.
3. Clique em uma célula da tabela
para inserir informações. Uma boa dica
é utilizar o recurso de congelar painéis
ou mesmo organizar a ordem crescente/
decrescente para facilitar a visualização.

Dica 243 – Tipos de campo para a tabela

Um campo de uma tabela é ca- lo ainda no projeto. Veja a seguir os
paz de armazenar um único tipo de tipos de campo do Access, o que ar-
dado. Por isso é importante escolhê- mazenam e qual tamanho suportam:
Tipo de dado Armazenamento Tamanho
Texto Campo padrão que suporta a Número máximo de
combinação de textos e números. caracteres: 255
Número Dados numéricos. 1, 2, 4 ou 8 bytes
Moeda Valor monetário. 8 bytes
Data e Hora Valor de data e hora para os anos de 8 bytes
100 a 9999.
Memorando Parágrafos longos com suporte a Até 64 000 bytes
combinações de textos e números.
Autonumeração Seqüência numérica (n+1). 4 bytes
Sim/Não Valores booleanos. 1 bit
Objeto OLE Componentes OLE. Limite físico do
disco rígido
Hiperlink Atalhos para endereços de 2048 caracteres
arquivos locais ou em rede.
1. Para modificar o tipo de dado estrutura. Na coluna Tipo de dados
do campo, acesse a tabela no Modo escolha as características do campo.

Dica 244 – Definindo a Chave primária

A Chave primária tem a função de nizar uma coleção de livros. Monte a
identificar, de forma exclusiva, um seguinte tabela no Modo estrutura.
campo ou um conjunto deles. Veja
como proceder para definir uma:

1. Suponha que você tenha a in-

tenção de criar uma tabela para orga-

107

cap04 acess.p65 107 14/5/2004, 11:20

 2. O campo Código do Autor não
pode ter repetições, pois é por meio
dele que será possível localizar, de
forma exclusiva, um determinado
registro. Para definir uma chave pri-
mária, clique com o botão direito
do mouse sobre o campo e escolha
a Chave primária. Um ícone em
formato de chave surgirá.
Dica 245 – Chave primária em múltiplos campos
Em certos casos, é funcional
possuir mais de uma Chave Primá-
ria. Isso normalmente ocorre quan-
do existem campos que não são
exclusivos. Veja o exemplo:
1. Considere a seguinte tabela
como exemplo:
Campo 1: Hora
Tipo de dado: Data/Hora
Campo 2: Número do quarto
Tipo de dado: Número
Campo 3: Nome
Tipo de dado: Texto
Campo 4: Exigências
Tipo de dado: Memorando
Dica 246 – Descrição de campos
Inserir descrições e comentári-
os para os campos da tabela serve
para facilitar a compreensão ou até
mesmo as futuras alterações na
estrutura da tabela.
1. Quando uma tabela está sen-
do construída ou editada no Modo
estrutura, o Access exibe três co-
Dica 247 – Desenvolvendo relacionamentos entre tabelas
As informações contidas em
uma tabela do BD podem ser cru-
108
cap04 acess.p65 108
Campo 1: Código do autor
Tipo de dado: Autonumeração
Campo 2: Nome
Tipo de dado: Texto
Campo 3: Sobrenome
Tipo de dado: Texto
Campo 4: Observações
Tipo de dado: Memorando
2. Você pode notar que os cam-
pos Hora e Número não podem ser
usados isoladamente para a loca-
lização de reservas. Para tanto, é
necessário utilizá-los como critéri-
os simultâneos de busca.
3. Para designar duas chaves
primárias em uma tabela, selecio-
ne os dois campos mantendo a te-
cla Ctrl pressionada no Modo es-
trutura. Em seguida, clique no bo-
tão Chave primária localizado na
barra de ferramentas do Access.
lunas: Nome do campo, Tipo de
dado e Descrição. Posicione o
mouse na coluna descrição e digite
um comentário para o campo.
zadas com os dados de outra.
Acompanhe um exemplo:
13/5/2004, 13:23

1. Inicie um projeto de BD con-
tendo duas tabelas: Clientes e Pe-
didos. Crie no Modo estrutura, a
tabela Clientes.
Campo 1: Cód. Cliente
Tipo de dado: Número
Campo 2: Nome
Tipo de dado: Texto
Campo 3: Endereço
Tipo de dado: Memorando
Campo 4: Cidade
Tipo de dado: Texto
Campo 5: Estado
Tipo de dado: Texto
2. Defina como chave primária o
campo Cód. Cliente e insira alguns
dados na tabela. Agora, construa
uma outra batizada de Pedido.
Campo 1: Cód. Cliente
Tipo de dado: Número
Campo 2: Cód. do pedido
Tipo de dado: Número
Campo 3: Data do pedido
Tipo de dado: Data/Hora
Campo 4: Endereço de entrega
Tipo de dado: Memorando
Dica 248 – Inserindo dados com uma máscara de entrada
As Máscaras de entrada auxiliam
a inserção de dados em uma tabela
ou formulário de BD, simplificando
a entrada de dados com um padrão
que você determina. Veja:
1. No exemplo a seguir, elabo-
ramos uma tabela que possui um
campo para a inserção de CEP.
Imagine o trabalho que daria
digitar cada código postal respei-
tando o formato exato. Com a más-
cara, o usuário apenas digitará os
números, sem se preocupar com
hífens ou espaços.
cap04 acess.p65 109
300 Dicas
3. Configure a chave primá-
ria no campo Cód. Cliente. Com
as planilhas já criadas, defina o
relacionamento entre Clientes e
Pedidos. Acesse o menu
Ferramentas>Relacionamentos.
4. Com o botão direito do mouse
clique na janela Relacionamentos,
escolha Mostrar tabelas e selecio-
ne as tabelas Clientes e Pedidos.
5. Para marcar mais de uma ta-
bela, mantenha a tecla Ctrl pres-
sionada. Clique no botão Adicio-
nar seguido de Fechar.
6. O próximo passo é relacionar
o campo Cód. Cliente de Clientes
com o Cód. de Cliente de Pedidos.
Pressione o botão do mouse sobre o
campo Cód. Cliente (tabela de Cli-
entes) e arraste o mouse até o cam-
po Cód. Cliente (tabela Pedidos).
7. Com o relacionamento criado,
você vai inserir dados em Pedidos.
Feito isso, abra a janela Clientes, que
terá uma coluna simbolizada por +.
Clique no sinal e você terá informa-
ções sobre o campo. Assim, você
exibe ao mesmo tempo os dados das
duas tabelas.
2. Para criar uma Máscara de
entrada, abra uma tabela e seleci-
one um campo. Já nas proprieda-
des do campo, localize a opção
Máscara de entrada e pressione o
botão Propriedade.
109
13/5/2004, 13:23
 Dica 249 – Filtragem de dados
O recurso de Filtragem auxilia
o usuário na tarefa de reconhecer
informações importantes com ra-
pidez. Observe:
1. Abra uma grande tabela no
Modo estrutura. Observe que na ta-
bela de exemplo há um campo de-
Dica 250 – Formatando campos em maiúsculas e minúsculas
A propriedade Formato possibili-
ta que você trabalhe com informa-
ções em caixas alta e baixa, e impo-
nha restrições que auxiliarão o seu
trabalho. Acompanhe:
1. Suponha que em um determi-
nado campo de sua planilha você pre-
cise colocar dados em caracteres
maiúsculos obrigatoriamente.
2. Para conversão dos caracteres
digitados pelo usuário em maiúscu-
las, vá ao Modo estrutura>Formato.
Selecione um campo da tabela e
Dica 251 – Indexação de campos
A indexação de campos possibilita
a criação de consultas mais otimizadas
e rápidas em seu banco de dados. Veja
como utilizar esse recurso:
1. Acesse a tabela no Modo es-
trutura e clique no campo que
você quer usar como índice.
Dica 252 – Preenchendo campos obrigatórios com a
propriedade Requerido
Suponhamos que você tenha cria-
do uma tabela, sendo que um dos seus
campos precisa ser preenchido obri-
110
cap04 acess.p65 110
nominado Categoria. Aplique o filtro
para selecionar os registros perten-
centes à categoria Segurança.
2. Para filtrar uma determina-
da informação, posicione o mouse
sobre uma célula e clique no bo-
tão Filtrar por seleção, disponível
na barra de ferramentas do Access.
digite o símbolo maior que (>). Para
converter em minúsculas, use o sím-
bolo menor que (<).
3. Salve a tabela e veja o resul-
tado da alteração.
2. Localize o item Indexado, nas
propriedades de campo. Por pa-
drão, o Access mantém a proprie-
dade Indexado desabilitada. Há
dois tipos de indexação de cam-
po: Duplicação autorizada ou Du-
plicação não autorizada.
gatoriamente. Por padrão, o Access per-
mite gravar um registro mesmo que
não sejam adicionados dados.
14/5/2004, 12:54

1. Acesse o Modo estrutura de uma
tabela e selecione o campo de configu-
ração obrigatória para preenchimento.
2. Para evitar que o Access gra-
ve um campo vazio, é vital habili-
Dica 253 – Imagens na tabela
Quando se trabalha com arquivos
de imagens no Access, é recomen-
dável usar o recurso de objetos vin-
culados, que permite utilizar imagens
independentemente do arquivo de
BD, otimizando alterações. Observe:
1. Para usar imagens na tabela,
é preciso valer-se de um tipo de cam-
po chamado Objeto OLE. Crie uma
tabela chamada estoque para fixar
o conceito de objeto vinculado.
4.3 Formulários
Dica 254 – Criando formulários simples via Assistente
Com a ajuda do assistente,
você vai descobrir uma maneira
rápida de criar formulários sim-
ples no Access. Lembre-se sem-
pre de que um formulário só pode
existir a partir de uma tabela ou
grupo de tabelas relacionadas.
1. Clique no botão Formulá-
rios e escolha a opção Criar for-
mulários usando o Assistente.
2. O Assistente surgirá na tela
perguntando qual será a tabela
origem para criação do formulá-
rio. Na mesma janela, é possível
também determinar quais cam-
pos pertencerão ao formulário.
cap04 acess.p65 111
300 Dicas
tar a propriedade Requerido, ca-
paz de impor ou não a necessida-
de de digitar um dado no campo.
Isso impedirá que o Access salve
um campo nulo.
2. Defina o campo Cód. Produ-
tos como chave primária e salve a
tabela. Agora que ela foi criada,
adicione as informações no Modo
tabela. Para visualizar a imagem
anexada, é imprescindível que um
formulário esteja elaborado.
3. Crie um formulário para a
tabela Estoque no modo de as-
sistente. Por fim, abra um for-
mulário, insira a imagem e
visualize os dados.
3. Na seqüência você deverá
escolher o tipo de layout. No Access
XP, há seis tipos (Coluna, Tabela,
Folha de dados, Justificado, Ta-
bela dinâmica e Gráfico dinâmi-
co), além de existir a possibilida-
de de personalizar esses recursos
visuais. Escolha um formato e
clique em Avançar.
111
13/5/2004, 13:23
 4. O Assistente de formulários ofe-
recerá alguns estilos de formatação.
Selecione o formato que melhor se
adapta ao estilo do formulário. Pres-
sione Avançar para prosseguir.
5. Para finalizar, defina um nome
para o formulário e pressione Concluir.

Dica 255 – Alinhando campos e o tamanho da tela

O alinhamento dos campos
pode ser feito manualmente ou por
meio de algumas formatações pa-
dronizadas. Observe:
1. Para dimensionar o tamanho 2. Para aplicar uma formatação
do formulário na tela, posicione o já definida, selecione todos os
mouse no canto inferior esquerdo campos, acesse o menu Formatar
próximo à régua da tela para au- e escolha um alinhamento pré-de-
mentar ou diminuir o espaço. finido na opção Alinhar.

Dica 256 – Teclas úteis de movimentação em formulários

Algumas teclas de atalho são vos para formulários, como F5 ou
muito úteis para agilizar o processo Ctrl+Z, que também podem ser uti-
de inserção de dados via formulá- lizados no modo de edição de da-
rio. Alguns atalhos não são exclusi- dos em tabela. Veja alguns deles:

Tecla Funcionalidade
F2 Edita o campo do formulário.
Ctrl+X Recorta o dado de um registro para Área de trabalho.
Ctrl+Z Desfaz a última ação.
Ctrl+F6 Circula entre as janelas abertas.
Ctrl+L Localiza e substitui.
F7 Aplica o corretor ortográfico no campo presente.
F5 Pula para um determinado registro.
Tab Movimenta o cursor para o próximo campo.
Shift+Tab Movimenta o cursor para o campo anterior.
Home Posiciona o cursor no primeiro campo do registro atual.
End Posiciona o cursor no último campo do registro atual.
F5+Número Pula para o número do registro digitado.
F2 Edita a célula ativa.

112

cap04 acess.p65 112 14/5/2004, 11:25

 300 Dicas

Dica 257 – Criando formulários no Modo estrutura

Muitas vezes, um determinado tipo
de formulário, criado a partir do as-
sistente do Access, pode não atender
às suas necessidades. O recurso des-
crito nesta dica vai permitir que você
inicie a elaboração do formulário a
partir do zero, personalizando-o com
a adição de outros componentes.
1. Para criar um formulário, cer-
tifique-se de que as tabelas já es-
tejam criadas. Localize o botão For-
mulário e clique em Criar um for-
mulário no Modo estrutura.
2. O Access vai exibir uma jane-
la de Modo estrutura de formulári-
os. Nela, você define livremente o
layout e o estilo do formulário. O
botão Propriedades tem como fun-
ção inserir objetos na tela.
3. Clique na guia Dados da jane-
la Formulário e selecione a tabela ori-
gem na opção Origem de registro.
4. Surgirá uma lista com os campos
da tabela selecionada. Clique na Lista
de campos e arraste-a até o formulário.
Adicione um campo por vez para fina-
lizar o processo de construção de layout.

Dica 258 – Construindo subformulários e tabelas relacionadas

Nos formulários do Access, 1. Vamos elaborar agora um
pode-se utilizar qualquer tipo de exemplo de subformulário simples,
tabela para exibir informações na a partir da criação das tabelas Cli-
tela, seja uma tabela simples, entes e Pedidos, com suas respec-
relacional ou mesmo uma base de tivas Chaves Primárias.
dados em seu computador.
Tabela Clientes
Cód. Cliente Nome Endereço Cidade Estado
18 Matheus Vieira Av. Morais São José SP
89 Ana Vinhedo Rua Treze São Caetano SP
34 Paulo Riera Rua Azaléia Santo André SP
Chave primária: Cód. Cliente

Tabela Pedidos
Cód. Pedido Nome Endereço Cidade Estado
18 Matheus Vieira Av. Morais São José SP
89 Ana Vinhedo Rua Treze São Caetano SP
34 Paulo Riera Rua Azaléia Santo André SP
Chave primária: Cód. Pedido
2. Na seqüência estabeleça o F11 pressionada para acessar a
relacionamento um-para-um entre janela do programa. Selecione
as tabelas. Monte um formulário Pedidos e arraste para dentro
simples para cada uma delas. do formulário Clientes.
3. Para adição de formulári- 4. Salve o formulário e veja o re-
os sobrepostos, abra Clientes em sultado. O novo formulário Clientes
Modo estrutura, com a tecla agora possui o subformulário Pedidos.

113

cap04 acess.p65 113 13/5/2004, 13:23

 Dica 259 – Inserindo a data ou hora do sistema em
um formulário
Se você precisa inserir uma
data ou hora em seus formulários,
siga os passos desta dica.
1. Abra um formulário no Modo
estrutura e adicione uma caixa de
texto. O objeto caixa de texto será
localizado na Caixa de ferramentas.
2. Caso essa caixa não esteja
visível na tela, acesse o menu
Exibir >Caixa de ferramentas.
Dica 260 – A Caixa de combinação
A Caixa de combinação (ou
Combo Box) é um objeto gráfico
de visualização de informações,
muito usado em campos que exi-
jam uma resposta fechada (Sim ou
Não, por exemplo). Veja como usar
esse recurso:
1. Defina primeiramente, a fun-
ção do objeto. Para facilitar o en-
tendimento, montemos o exemplo
Cadastro de Estágio. Uma das op-
ções será Disponibilidade de perío-
do integral em que deve ser respon-
dido “Sim” ou “Não”. Uma caixa
de seleção que permita a escolha
de uma opção deverá ser inserida.
2. Acesse o formulário no Modo
estrutura e substitua o campo Dis-
ponibilidade de período integral por
Dica 261 – A Caixa de listagem
A Caixa de listagem oferece op-
ções para o usuário não precisar
digitar dados diretamente no for-
mulário. Observe:
114
cap04 acess.p65 114
Clique no ícone Caixa de texto e
insira o objeto na área do formulá-
rio. Pressione o botão direito do
mouse sobre o objeto caixa de tex-
to e acesse a guia Todos.
3. Digite a expressão =Data()
para inserir a data do sistema ou
=Hora() para exibir a hora do seu
computador toda vez em que o
formulário for visualizado na tela.
Salve as alterações.
uma Caixa de combinação. Seleci-
one Eu digitarei os valores que de-
sejo e clique em Avançar. Como
essa caixa deverá fornecer as op-
ções “Sim” ou “Não”, digite-os na
listagem da primeira coluna.
3. O Assistente pedirá agora que
você defina o comportamento da
caixa DropDown. Escolha a opção
Armazenar o valor neste campo.
Selecione a opção Disponibilidade
de período integral. A DropDown vai
exibir um item escolhido pelo usu-
ário no campo pergunta, da tabela
Cadastro de Estágio. Para finalizar,
digite o nome da Caixa de seleção
e clique em Concluir.
1. Primeiramente, localize um
formulário já editado para que seja
inserida a Caixa de listagem. Abra
esse formulário no Modo estrutura
13/5/2004, 13:23
 300 Dicas

e aperte o botão Caixa de listagem ta de valores definidos. Pressione

na caixa Ferramentas.
2. O Assistente de configuração
da Caixa de listagem surgirá. Nele
você definirá a forma de obtenção
de dados por meio das fontes Ta-
belas ou Consultas, Valores inseri-
dos ou estabelecidos e Valores
oriundos de campos de tabela.
3. Escolha a opção Eu digitarei
os valores que eu desejo, para que
a Caixa de listagem exiba uma lis-
o botão Avançar para prosseguir.
Digite a lista de valores.
4. A Caixa de listagem pode ar-
mazenar o dado selecionado ou
simplesmente disponibilizá-lo para
um campo do seu BD. Clique na
opção Armazenar o valor neste
campo e escolha o campo que irá
guardar a informação. Na última
etapa, escolha o nome da Caixa de
seleção e encerre o Assistente.

Dica 262 – Desenvolvendo um formulário de abertura

Veja, nesta dica, como criar um
formulário principal, capaz de con-
centrar todos os formulários e con-
sultas já criados.

1. Acesse o Modo estrutura de

um formulário e clique no menu
Ferramentas>Inicializar...
2. Na caixa de diálogo que apa-
rece, você pode personalizar diver-
sos itens do seu BD, tais como o
título do aplicativo, barras e atalhos.
3. Se quiser incluir um botão
de comando para consulta ou
acesso a outro formulário, basta
acessar o Modo estrutura e clicar
no botão Comando.

Dica 263 – Trabalhando com Ordem de tabulação

Pressionando Tab, o Access cia de tabulação dos campos,
move o cursor para o próximo cam- basta arrastar os mesmos para a
po ou objeto de controle do for- seqüência desejada.
mulário. Porém, o programa per-
mite que você altere essa seqüên-
cia padrão. Observe:

1. Acesse o Modo estrutura do

formulário e clique em Exibir>
Ordem de tabulação.
2. O programa exibirá a caixa
de diálogo Ordem de tabulação.
Para organizar uma nova seqüên-

115

cap04 acess.p65 115 13/5/2004, 13:23

 Dica 264 – Salvando formulários em HTML
É muito simples salvar um for- 2. Na caixa de diálogo Expor-
mulário no formato HTML, observe: tar, defina o nome no campo Nome
do arquivo. Em Salvar como tipo,
1. Clique no botão Formulários,
defina como Documentos HTML e
na janela do BD. Selecione o for-
clique no botão Exportar para sal-
mulário a ser exportado e escolha a
var seu arquivo.
opção Exportar, no menu Arquivo.

Dica 265 – Inserindo imagens em formulários

Para inserir imagens em formulári-
os, você precisará localizar o campo
do tipo Objeto OLE. 1. Acompanhe:
1. Se, por exemplo, tivermos o
campo Imagem, em que será anexa-
da a imagem; clique nele com o bo-
tão direito do mouse e escolha a op-
ção Inserir objeto.
2. Na janela que será exibida
escolha a opção Foto do Microsoft
Photo Editor 3.0 (disponível em
algumas versões do pacote Office).
3. Na tela do Photo Editor es-
colha a opção Abrir figura existen-
te e selecione o arquivo de ima-
gem a ser inserido.
4. Para retornar ao Access após
ter aberto a figura, acesse o menu
Arquivo>Sair e retornar.

4.4 Relatórios
Dica 266 – Visualizando relatórios
Para visualizar um relatório no nela Banco de dados. Selecione um
Access, você tem três opções: Modo relatório e clique duas vezes nele.
estrutura (cria e modifica um rela-
tório), Visualizar impressão (exibe
o relatório na folha de impressão) e
Visualizar layout (mostra a estrutu-
ra geral do relatório).

1. Para abrir um relatório,

clique no botão Relatórios, na ja-

Dica 267 – Criando relatórios rápidos

Nesta dica você aprenderá a 1. Na janela Banco de dados,
criar relatórios rápidos. Observe: clique em Formulário e em segui-
da, no botão Novo.

116

cap04 acess.p65 116 13/5/2004, 13:23


2. Escolha a opção Auto-relató-
rio: Tabular. Defina também a ta-
bela ou consulta de origem para
geração do relatório. Pressione OK.
3. Observe que o Access monta
um relatório simples e funcional,
mas se você quiser, pode
personalizá-lo e/ou redimensioná-lo.
Dica 268 – Adicionando quebras de página
A quebra de página possibilita
a divisão e organização de infor-
mações em seu relatório. Veja como
aplicá-la ao seu relatório:
1. Abra seu relatório em Modo
estrutura e clique no local onde
quer que haja a quebra de pági-
Dica 269 – Criando relatórios a partir de uma consulta
Você quer criar um relatório
a partir de uma consulta? Então
acompanhe esta dica:
1. Primeiramente, monte um
relatório. Na janela Inserir, pressi-
one o botão Relatórios e clique em
Novo. Assim que o Access exibir a
janela Novo relatório, selecione a
opção Assistente de relatório.
2. Na caixa de seleção Tabela/
Consulta selecione a origem dos da-
dos. Em seguida, na caixa de listagem
Dica 270 – Criando relatórios sem o uso do Assistente
Outra opção de criação de rela-
tórios é aquela sem a ajuda do As-
sistente. Para tanto, acompanhe
os passos a seguir:
1. Siga o passo 1 da dica ante-
rior, porém em vez de escolher a
cap04 acess.p65 117
300 Dicas
na. Clique no botão Quebra de pá-
gina, na Caixa de ferramentas.
2. Se não visualizar o botão,
clique com o botão direito do
mouse sobre uma das barras de
ferramentas e escolha a opção Per-
sonalizar. Na guia Comandos, se-
lecione Caixa de ferramentas e por
fim, Quebra de página.
Campos disponíveis, selecione um
campo. Clique em Avançar e respon-
da a todas as perguntas do Assisten-
te até a conclusão do processo.
3. Se utilizar uma tabela ou con-
sulta como a origem dos dados, o
Assistente do programa auxiliará
você durante o processo. Caso
queira uma consulta específica no
SQL, lembre-se de que a grade
QBE não pode ser usada. Para edi-
tar esse tipo de consulta, é neces-
sário estabelecer um modo SQL.
opção Assistente de relatório,
clique no Modo estrutura e esco-
lha uma consulta ou tabela de ori-
gem. Dê OK.
2. O Access mostrará o relató-
rio no Modo estrutura. Note que
não haverá campos no formulário.
117
13/5/2004, 13:23
 Para inseri-los, clique e arraste-
os para a região ou seção do relató-
rio chamada Detalhe. Redimen-
sione o tamanho do relatório
clicando nas bordas e arrastando-
as até onde achar necessário. Fi-
nalize salvando seu relatório.

Dica 271 – Inserindo números de página em relatórios

No Access você também tem a
possibilidade de inserir números de
páginas em seus relatórios. O pro-
cesso é bem simples, observe:
1. Abra o relatório no Modo es-
trutura. Vá ao menu Inserir>
Número de páginas.
2. Será exibida a janela Número
de páginas, em que você define o
Formato, Posicionamento e Alinha-
mento dos números de página.
3. Outro meio de inserir núme-
ros de página é manualmente, in-
serindo uma caixa de texto no
relatório e digitando nela a instru-
ção: = “Página” & (Página) & “de”
& (Páginas).

Dica 272 – Inserindo data ou hora em um relatório

Esse é outro recurso presente
nos aplicativos do pacote Office.
Veja como utilizá-lo no Access:
1. Abra o relatório no Modo es-
trutura. Clique no menu Inserir>
Data e hora.
2. Assim como nos relatórios,
você pode fazer esse processo ma-
nualmente, digitando =Data () e
Tempo (), respectivamente em um
campo de texto.

4.5 Consultas
Dica 273 – Consulta Simples ou Seleção
Assim como na elaboração de mas: com o Modo estrutura ou com
formulários, a criação de consul- o Assistente. Observe as etapas ne-
tas pode ser realizada de duas for- cessárias para isso:

118

cap04 acess.p65 118 13/5/2004, 13:23

 300 Dicas

1. Para criar uma consulta sim- 4. Acesse o menu Exibir>Modo

ples em uma tabela, localize a jane- estrutura. Defina o campo e o tipo
la Banco de dados, clique em Con- de classificação para montar sua
sulta e aplique um duplo clique em consulta. Para que o Access bus-
Criar consulta utilizando Assistente. que informações, pressione o bo-
2. O Assistente de construção tão Executar.
de consultas irá solicitar as tabe-
las origem e os campos necessári-
os para a consulta.
3. O Access XP exibirá a tabela con-
sulta em Modo folha de dados. No pro-
grama, você pode trabalhar com três
modos de exibição de uma consulta:
Folha de dados, SQL e Estrutura.

Dica 274 – Utilizando critérios de consulta

Se você precisa encontrar uma
informação em determinada tabe-
la, utilize o recurso Critério de bus-
ca. Veja como:
1.Abra sua consulta no Modo
estrutura e defina a pesquisa. Lo-
calize o campo a ser pesquisado
e digite, na propriedade Critério,
a palavra a ser procurada. Para exe-
cutar, clique no botão homônimo.
2. No Access, as consultas são
muito versáteis, e você pode montá-
las em ordem de classificação ou
mesmo seguindo um critério especí-
fico, de acordo com a sua necessida-
de. Veja alguns critérios de busca:

Expressão Resultado
Data () Localiza um registro com a data atual
do sistema.
Entre Data () E Data () -5 Busca registros entre cinco dias e a data
atual.
Não é Nulo Localiza registros que não são nulos.

Dica 275 – Selecionando intervalos de dados

Um exemplo da praticidade dos re- plo, de um comerciante que precisa
cursos oferecidos pelo Access é a pos- fornecer determinada quantidade de
sibilidade de montagem de dados. produtos a partir de um intervalo de
Veja como organizar dados, por exem- datas limite para entrega:

119

cap04 acess.p65 119 13/5/2004, 13:23

 1. Suponhamos que haja uma tabe-
la denominada Pedidos. O campo su-
gerido neste exemplo, Data de entrega,
deve possuir uma consulta capaz de tra-
balhar com intervalos voláteis de dados.
2. Elabore uma consulta que
localize uma informação entre duas
datas e a adicione a tabela Pedi-
dos; faça o mesmo com os cam-
pos de pesquisa.
3. Na grade QBE, região em que
são definidas as propriedades de
consulta, acesse a propriedade Cri-
Expressão
Entre #07/12/2002 E # 27/01/2003
>1000
Dica 276 – Calculando valores no campo
No Access, você pode gerar con-
sultas a partir de um campo calcu-
lado. Suponhamos que você tenha
uma tabela de preços que precisa
ser reajustada em 15%. Para fazê-
lo, você não precisa alterar cada re-
gistro manualmente. Veja como:
1. Elabore uma consulta inclu-
indo todos os campos da tabela e,
Dica 277 – Criando uma tabela a partir de uma consulta
Veja, nesta dica, como criar uma
nova tabela a partir de dados filtrados
em uma consulta a diferentes tabelas:
1. Monte uma consulta simples
ou uma seleção. Acesse o Modo
estrutura e escolha a opção Con-
sulta ou criar tabela, localizada no
menu Consulta do Access XP.
120
cap04 acess.p65 120
térios do campo, do campo Data
da entrega. Se um registro cuja
data de entrega encontra-se em
um intervalo, é necessário utilizar
a expressão Entre...E. Ficaria as-
sim: Entre #07/12/2002 E #27/
012003 #. No final, pressione o
botão Executar.
4. Buscar um valor entre inter-
valos é realizar uma comparação ma-
temática. Portanto, é possível utili-
zar os clássicos operadores de com-
paração (>,<,<=,>=) na consulta.
Funcionalidade
Busca registros entre 7 de
Dezembro de 2002 e 27 de
Janeiro de 2003.
Pesquisa valores maiores
que 1000.
em seguida adicione um novo
campo para que a consulta possa
efetuar os cálculos sem alterar o
restante da tabela. Crie um cam-
po e o cálculo por meio desta ex-
pressão: Preço [Preço]* 1,15.
2. Salve a operação e pressione
o botão da imagem para que o re-
ajuste seja efetuado, automatica-
mente, em cada registro e preço.
2. Escolha a opção Banco de
dados atual e depois defina um
nome para a nova tabela em
Nome da tabela. Para gravar um
registro em uma tabela já exis-
tente, escolha a opção Outro
banco de dados e clique no bo-
tão Procurar, para definir o nome
do arquivo.
13/5/2004, 16:24

3. Depois de definir como a ta-
bela será armazenada, pressione
OK. Para iniciar a consulta, clique
no botão Executar.
4. Para ver o resultado da pesquisa,
saia do Modo consulta e volte à janela
Dica 278 – Atualizando tabelas
Com a Consulta Atualização,
você altera dados da tabela. Diga-
mos que você precise aumentar em
3% os preços de produtos no BD,
para tanto, realize o seguinte pro-
cesso:
1. Crie uma consulta e inclua os
campos a serem atualizados. Mude
o modo de exibição para o Modo
estrutura. Clique em Consulta atu-
alizar, no menu Consulta. Note que
Dica 279 – SQL
O SQL (Structured Query
Language) é uma linguagem de pro-
gramação muito comum na manipu-
lação de consultas e gerenciamento
de BDs relacionais. Observe como
você pode trabalhar com instruções
do tipo SQL no Access:
1. Para visualizar ou modificar uma
consulta SQL, clique em Modo SQL
no menu Exibir. Depois clique com o
Dica 280 – Consulta Exclusão
Nessa consulta determinados
registros são excluídos de uma ou
mais tabelas. Veja como utilizá-la:
1. Crie uma consulta no Modo
estrutura e arraste uma tabela.
2. Por meio do asterisco, arraste
todos os campos para a grade QBE.
cap04 acess.p65 121
300 Dicas
do BD. Clique em Tabela e dê um
duplo clique na tabela gerada a
partir da consulta. Se você esco-
lheu criar uma tabela em um ou-
tro BD, acesse o menu Arquivo e
abra o BD destino.
o programa altera o título da janela
Consulta para Consulta atualização.
Adicione a expressão [Preço]*1,03
na célula Atualizar.
2. Clique no botão Executar.
Será exibida uma mensagem mos-
trando a quantidade de registros
a serem atualizados. Para confir-
mar a pesquisa, pressione OK.
3. Para visualizar a alteração, saia
do Modo consulta e abra a tabela
para verificar a alteração realizada.
mouse em qualquer parte da tela para
editar ou adicionar uma instrução.
2. Vale lembrar que há quatro
tipos de consulta que podem ser cri-
ados somente via SQL na grade QBE,
onde montamos a consulta. São eles:
Consulta Passa-através, Consulta
Definição de dados, Consulta União
e Consulta Exclusão. Veremos um
pouco mais sobre os dois últimos
tipos nas dicas a seguir.
3. Determine um critério para
excluir os dados e clique em
Consulta>Consulta Exclusão.
4. Surgirá a linha Excluir de,
em que devem ser determinados
os registros que serão excluídos. A
expressão “onde” indica quais re-
gistros serão excluídos.
121
13/5/2004, 13:23
 Dica 281 – Localizando registros duplicados
Nesta dica você aprende a lo-
calizar registros duplicados no
Access. Observe:
1. Clique no botão Consultas, na
janela Banco de dados. Pressione o
botão Novo. Escolha a opção Assis-
tente de consulta localizar duplica-
tas. Pressione OK, para prosseguir.
Dica 282 – Consulta União
A Consulta União pode ser
construída via instruções SQL. Como
resultado, ela cria uma reunião de
campos de uma ou mais tabelas.
Acompanhe a seguir as etapas para
elaboração de uma consulta que
combina dados de duas tabelas: a
Clientes e a Fornecedores.
1. Na janela Banco de dados
pressione o botão Consulta e clique
na opção Novo. Surgirá a janela Nova
Consulta. Escolha a opção Modo
4.6 Integração com outros programas
Dica 283 – Importando planilhas do Excel
Se quiser poupar tempo na constru-
ção de um BD, utilize uma planilha do
Excel. Veja como mportá-la:
1. Acesse o menu Arquivo>Obter
dados externos e importar. Será exi-
bida a janela de seleção de arquivo.
Escolha o tipo de arquivo Excel e se-
lecione a planilha a ser importada.
2. O Assistente de importação irá
auxiliar o processo. Defina qual
planilha será escolhida para impor-
tação e clique em Avançar.
3. No Assistente de importação
também é possível definir os cam-
122
cap04 acess.p65 122
2. O Assistente solicitará a ta-
bela a ser utilizada para verifica-
ção de registros duplicados. Após
selecioná-la escolha os campos
duplicados na tabela e selecione
os dados a serem analisados. Após
cada etapa do processo, pressio-
ne Avançar. Por fim, digite o nome
da consulta e conclua.
estrutura. Ao surgir a janela Mostrar
tabela, clique em Fechar.
2. Acesse o menu Consulta e
escolha a opção União – subitem
da opção específica em SQL.
3. Adicione as seguintes instru-
ções SQL: SELECT [Empresa], [Ci-
dade] FROM [Clientes] e UNION
SELECT [Empresa], [Cidades]
FROM [Fornecedores].
4. Agora salve a consulta e pressi-
one o botão Executar para que o Access
busque as informações solicitadas.
pos que serão indexados. Defina a
indexação selecionando uma coluna
e escolha em Indexado, como será a
característica do campo. Pressione o
botão Avançar para continuar.
4. Agora é preciso definir a cha-
ve primária de sua tabela. O Assis-
tente oferece três opções: Permi-
tir que o Access adicione a chave
primária, Escolher minha própria
chave e Sem chave primária. Para
concluir a etapa, defina um nome
para a tabela e clique em Concluir.
13/5/2004, 13:23
 300 Dicas

Dica 284 – Importando arquivos .TXT

O .TXT É uma extensão de ar- campos são alinhados de acordo com
quivos de texto. No Access, é possí- a disposição definida pelo usuário.
vel realizar transferência de informa- 3. Para concluir, defina como será
ções nesse formato para uma tabe- o armazenamento no Access esco-
la do banco de dados, veja como: lhendo entre as opções Em uma nova
tabela ou Em uma tabela existente.
1. Acesse o menu Arquivo>
Importar>Obter dados externos. Es-
colha o arquivo a ser importado e
clique em Importar.
2. O Assistente exibirá o texto e
solicitará que você escolha como será
a disposição das colunas. Há duas
opções: Delimitado e Largura fixa. Na
primeira, o Access localizará um
caractere especial para separar cada
campo. Na opção Largura fixa, os

Dica 285 – Exportando dados para o Word

Para quem trabalha com textos,
exportar dados de uma tabela para
o Word pode ser um recurso mui-
to útil. Observe:
1. Clique na tabela a ser expor-
tada e escolha a opção Publicar
com o Word, em Ferramentas>
Vínculos do Office.
2. O Word será aberto e os da-
dos da tabela estarão disponíveis
para você salvar o documento em
formato de texto.

4.7 Recursos de segurança

Dica 286 – Protegendo seu Banco de Dados com senhas
Caso você tenha documentos pes-
soais cujos conteúdos você não quei-
ra que outros acessem, proteja-os
com senhas. Veja como proceder:

1. Clique no menu Arquivo>Abrir.

No menu DropDown do botão Abrir,
escolha a opção Abrir exclusivo.
2. Com o documento aberto, vá ao
menu Ferramentas>Segurança>Definir
senha do banco de dados.
3. Insira uma senha e pressione
OK. A partir de agora, toda vez que
esse banco de dados for aberto, o
Access solicitará a senha de acesso.

123

cap04 acess.p65 123 13/5/2004, 13:23

 Dica 287 – Criptografias em arquivos de dados
Por padrão, o Access não criptografa
as informações de um banco de da-
dos. Porém, a criptografia ajuda a au-
mentar o grau de proteção de um ban-
co de dados, pois impede que o seu
conteúdo possa ser visualizado mes-
mo que outros tentem abrir o arquivo
MBD fora do Access. Veja como apli-
car esse recurso ao seu projeto:
1. Acesse o menu Ferramen-
tas>Criptografar/Descriptografar
banco de dados.
2. O Access solicitará que você
defina um novo nome para o arquivo.
Digite um nome e clique em Salvar.

Dica 288 – Alterando a proteção de registro

A proteção de registro determi-
na como os registros serão bloque-
ados, e como eles operarão se mais
de uma pessoa acessá-los simul-
taneamente. Acompanhe:
1. Acesse o menu Ferramen-
tas, selecione Opções e na caixa
de diálogo homônima, clique na
paleta Avançado.
2. Para finalizar, selecione as
opções que quiser em Proteções
de registro: Sem proteção, Todos
os registros ou Registro editado.

Dica 289 – Configuração de permissões de acesso

Se você precisa organizar o ser acessados por determinados
acesso de várias pessoas a deter- usuários ou grupos de usuários.
minados bancos de dados, basta
seguir os passos desta dica:

1. Clique no menu Ferramentas>

Segurança e escolha a opção Per-
missões para usurários e grupo.
2. A caixa de diálogo Permissões
para usuário e grupo será aberta.
Nela, é possível definir quais tabe-
las, relatórios ou consultas podem

Dica 290 – Recuperando um BD danificado

Nesta dica você aprende a recu- 1. Vá ao menu Ferramentas>
perar arquivos MDBs danificados. Utilitário de banco de dados>
Compactar e reparar o BD.

124

cap04 acess.p65 124 14/5/2004, 11:45


Dica 291 – Backup de BDs
Um backup é uma cópia de se-
gurança fundamental para qual-
quer aplicativo, arquivo ou pro-
grama. Veja como executar um
backup no seu BD:
1. Feche o Banco de dados do
Access. No ambiente Windows
4.8 Personalize o Access
Dica 292 – Criando menus
Criando menus, você inclui as fer-
ramentas que mais utiliza em seu
painel de tarefas. Veja como criá-los:
1. Vá ao menu Exibir>Barra de
ferramentas>Personalizar>Nova.
2. Clique em Propriedades. O
Access exibirá a caixa de diálogo Pro-
priedades da barra de ferramentas.
3. Nessa caixa escolha a opção
Barra de menu e em seguida clique
no botão Fechar.
4. A caixa de diálogo Personali-
zar será exibida novamente. Clique
na guia Comandos e escolha quais
funções da lista quer no seu menu
e as adicione a ele.
cap04 acess.p65 125
300 Dicas
2. Essa ferramenta corrige pro-
blemas simples em seu arquivo
MDB, tais como problemas no pro-
cesso de salvação, registros dani-
ficados e outros.
acesse o menu Iniciar>Progra
mas>Acessórios>Ferramentas de
sistema>Backup.
2. Abra o Assistente de backup
do Windows. Defina qual será a
tarefa a ser executada e copie o
banco de dados ou a mídia de
backup específica.
5. Se quiser criar um menu es-
pecífico, escolha a opção Novo
menu e arraste-o até sua barra de
menu. Na seqüência, clique em
Personalizar nome, para definir o
nome do menu.
125
13/5/2004, 13:23
 Dica 293 – Exportando para XML
O recurso de exportação para
XML (Extensible Markup Language)
permite a você montar um arquivo
XML rapidamente. Veja como:

1. Clique em Arquivo>Exportar.
2. Na caixa de diálogo Nome do
arquivo, digite o nome do seu proje-
to. Clique em Salvar como tipo e
depois escolha a opção Documento.

Dica 294 – Alterando a permissão para novas consultas

Em um grupo protegido do
Access, no qual os usuários realizam
consultas com logon e senha, é pos-
sível alterar a permissão de acesso,
que corresponde ao tipo específico
de consulta a ser realizada por cada
usuário. Veja como a seguir:

1.Vá ao menu Ferramentas,

pressione o botão Opções e
clique na guia Tabelas/Consul-
tas. Na seqüência, selecione a
opção Permissões de execução
que você quer utilizar.
2. Se a sua escolha for a opção
Do proprietário, defina as peculia-
ridades da consulta, como se o
usuário terá permissão para
visualizar e executar, se somente o
proprietário poderá salvar, etc.

Dica 295 – Compartilhando um BD na Rede

Uma maneira simples de compar-
tilhar um BD é relacioná-lo a uma pas-
ta na rede. Assim, todos os usuários
poderão acessar o arquivo MBD. Veja:
1. Inicie a operação clicando
com o botão direito do mouse so-
bre a pasta e definindo as proprie-
dades de compartilhamento.
2. Agora é preciso definir como
será feita a inserção de dados, ou
seja, no Modo exclusivo ou no Modo
compartilhado.
3. O primeiropermite o acesso
à somente um usuário. Acesse o
menu Arquivo>Abrir. Clique na seta
à direita do botão para acessar as
opções de abertura. Para concluir,
escolha uma opção.

126

cap04 acess.p65 126 13/5/2004, 13:23

 300 Dicas

4.9 Programação
Dica 296 – A criação de macros
O processo de criação de macros
é simples e rápido. Acompanhe:
1. Vá a janela Banco de dados e
acesse o menu Objetos>Macros>Novo.
2. Agora adicione uma ação a
essa macro (instrução de operação
que pode acionar alarmes sonoros
e até inserir caixas de mensagens).
Para isso, basta clicar na primeira
linha vazia do campo macro, e na
coluna Ação, clicar na seta para
exibir sua lista de ação.

Dica 297 – As ações de um botão

Veja, nesta dica, as ações que rio e associado a uma macro – pode
um botão – incluso em um formulá- executar, separadas por categorias:

Categoria Ação
Navegação de registro Ir para o primeiro
Ir para o próximo
Ir para o último
Localizar próximo
Localizar registro

Operações de registro Adicionar novo registro

Desfazer registro
Duplicar registro
Excluir registro
Imprimir registro
Salvar registro

Operações de formulário Abrir formulário

Abrir página
Aplicar filtro de formulário
Atualizar dados de formulário
Editar filtro de formulário
Fechar formulário
Imprimir formulário
Imprimir formulário atual

Operações de relatório Enviar relatório para arquivo

Imprimir relatório
Relatório de mensagens
Visualizar relatório

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cap04 acess.p65 127 13/5/2004, 16:29

 Aplicativo
Executar aplicativo
Executar bloco de notas
Executar Excel
Executar Word
Miscelânea
Executar consulta
Executar macro
Imprimir tabela
Dica 298 – Definindo macros para condições específicas
Após definir, criar e executar uma
macro simples, você pode criar macros
para serem executadas sob condições
específicas, para que assim atendam
a determinadas funcionalidades soli-
citadas pelo BD. Confira:
1. Na janela Macro clique no ícone
Condições, localizado na barra de fer-
Dica 299 – Conversão de macros em códigos VBA
Se você acha que suas macros
já não são suficientes para execu-
tar determinadas operações em seu
aplicativo, é hora de escrever pro-
cedimentos em código VBA, pois
sua leitura será mais prática. Veja
como converter macros em códi-
gos VBA:
Dica 300 – Módulos e VBA
Como você já sabe, é possível
adicionar novos recursos a uma
macro por meio dos códigos de
programação em VBA. Veja, nesta
dica, como acessar o código de
uma macro. Observe:
128
cap04 acess.p65 128
Encerrar aplicativo
Autodiscagem
ramentas. Na coluna Condições, digite
uma expressão condicional na linha
em que quer inserir uma condição.
Por exemplo: digite [Países] = Brasil,
se esse for o valor no campo de macro
a ser executado.
2. Na coluna Ação, digite a ação
a ser executada quando for pedi-
da determinada condição (verda-
deiro ou falso, sim ou não, etc.).
1. Abra a macro no Modo estrutu-
ra, clique em Arquivo>Salvar como...
2. Digite o nome do módulo em
que deseja salvar sua macro e es-
colha a opção Salvar como módulo.
3. Para finalizar, pressione OK.
1. Crie uma macro. Depois,
acesse o menu Arquivo>Salvar
como... Na opção Como..., sele-
cione Módulo.
2. Por fim, clique em Módulos
e no botão Estrutura para ver o
código pronto.
13/5/2004, 16:29
capa_contra.p65 1 12/5/2004, 17:14