| DIRECTIVA GGIOAF N° 002-2010 is E | trtuto: “NorMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA COMISION DE SERVICIOS N DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL” c 7 Fecha de Aprobacién: |_| Aprobado por: — Gerente General IG 109 1 20/0 Cc © | Reemptaza a Fecha de Publicaci GGIOAF N° 003-2008 20109 |Zz0/0 1 OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos para toda Comisién de Servicios que realicen dentro del territorio nacional los funcionarios, servidores y personal contratado bajo la modalidad de Contrato Administrative de Servicios ~ CAS, i FINALIDAD ‘+ Dar cumplimiento al Decreto Supremo N° 028-2009-EF en donde se establecen la ‘scala de vidticos para viajes en comision de servicios en el terrtorio nacional ‘+ Que todas las dependencias del SENCICO a nivel nacional cuenten con un instrumento normativo que les permita programar, presupuestar, autorizar y rendir los vidticos otorgados en comision de servicios. ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento de todos los funcionarios ptiblicos, servidores pUblicos, personal de confianza y de las personas contratadas bajo la modalidad de contrato administrativo de servicios que laboran en la Sede Central y las Sedes Zonales del SENCICO. BASE LEGAL + Decreto Supremo N° 028-2009-EF establecen Escala de Vidticos para Viajes de Comisién de Servicios en el Terrtorio Nacional. ‘+ Resolucién Directoral N° 002-2007-EF/77.15: Directiva de Tesoreria N° 001-2007- EFI7.15 + Regiamento de Comprobante de Pago aprobado por Resolucion de ‘Superintendencia N° 007-99/SUNAT y modificatorias.vl DEFINICIONES Comisién de Servicios.- Situacién del funcionario 0 servidor piblico que labora fuera de ‘su puesto habitual durante un tiempo determinado. ‘Comisionado.- Persona que realiza comisién de servicios Rendicién de cuentas.- Sustento de los gastos en que incurrieron funcionarios servidores piblicos durante le comisién de servicios dentro del cumplimiento de las funciones asignadas como comisionado. Rendicién documentada.- Es la obligacién de entregar documentos a la instancia competente, de aquellos hechos realizados y resultados obtenidos Rindente.- Persona que justifica las acciones realizadas y el costo que ello significé. Vidticos.- Dinero que se entrega para el gasto de alojamiento, alimentacion y movilidad a Quien realiza un viaje en comision de servicios. DISPOSICIONES GENERALES 6.1 Los viaticos son recursos financieros que se asignan con cargo a rendir cuenta documentada, a los funcionarios puiblicos, personal de confianza, servidores publicos y las personas contratadas bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios — CAS, que realizan comision de servicios 62 La autorizacién de vidticos para la comisién de servicios debera contar con la disponibilidad presupuestal otorgada por la Oficina de Planificacion y Presupuesto, en coordinacién con la dependencia usuaria 6.3 Las comisiones de servicio tendran una duracion superior a veinticuatro (24) horas: fen caso sea menor a dicho periodo, el viatico sera otorgado de manera proporcional a la horas de comisién. 6.4 Las Comisiones de Servicio dentro del territorio nacional no podran exceder su duracién mas de (quince) 15 dias calendarios; de requerirse mayor tiempo debera contar con la autorizacién de la Gerencia General 65. El Departamento de Contabilidad a través del encargado del control previo.de viaticos, actualizara diariamente la relacion de los viaticos otorgados y pendientes de rendicién de cuentas, en coordinacion con el Departamento de Tesoreria, debiendo remitir 2 la Oficina de Administracion y Finanzas la relacién del personal que no ha rendido los viaticos otorgados en el piazo previsto en la presente Directiva. 68 El personal que realiza comision de servicios y no cumple con la rendicion de los. vidticos y otros importes recibidos, se les descontaré el importe total otorgado en su planilla de remuneraciones 0 en los pagos de contraprestacion de servicios. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 7.1 Programacién, Autorizacién y Tramite Administrative para Comision de Servicios en el territorio nacional ~ Sede Central 7.1.1 Toda dependencia con presupuesto autorizado para el Ejercicio Fiscal en curso que haya previsto realizar comisiones de servicios @ nivel nacional, debera programar los requerimientos de vidticos, pasajes terrestres 0 aéreos1) 73 En caso de realizarse comisiones de servicio con el vehiculo de propiedad de Ia insttucién, deberd programarse para el chofer del vehiculo, una asignacion econdmica para el llenado de! combustible en ruta de acuerdo 2 la distancia del viaje; asi como peajes, ademas de los vidticos correspondiente. 7.1.2 Los requerimientos de viéticos y pasajes, deberdn ser autorizados por el jefe de la dependencia soiicitante, segiin el Anexo N° 01 que deberd ser remitide: al Dpto. de Abastecimiento, cinco (05) dias antes del inicio de la Comision de Servicios para los fines de tramite y registros administrativos y contables 7.4.3 El Departamento de Abastecimiento elaboraré la Planilla de Vidticos, la cual sera visada en sefial de autorizacion por el Jefe de Abastecimiento y el Gerente de Administracion y Finanzas, para luego ser dervada al Departamento de Contabilidad para el compromiso y devengado en el SIAF = SP, previa revision del encargado del control previo. Aprobada la fase del devengado, la Planilla sera derivada a la Tesoreria, 7.1.4 El Departamento de Tesoreria abonaré el importe de ia planilla de viaticos, ‘en la cuenta bancaria del trabajador comisionado que realizara la comisién de servicios, y por razones justificadas _podra girar un cheque, debiendo registrarse la Fase de Girado en el SIAF para emitir el Comprobante de Pago correspondiente. Aprobada esta fase, se entregara al comisionado los. viaticos y otras asignaciones econémicas autorizadas. 7.4.5 Cuando se haya iniciado el trémite de requerimiento de viaticos y pasajes, y la comision de servicios es suspendida o reprogramada, se deberd ‘comunicar inmediatamente via mail al Dpto. de Abastecimiento, con copia al Dpto. de Contabilidad, Dpto. de Tesoreria y la OAF. y para asegurar la ‘oportuna comunicacion deberé comunicarse telefonicamente al Dpto. de Abastecimiento, a fin de suspender el trémite de pago de viaticos y la adquisicion de los boletos de viaje. Una comunicacién oportuna, sobre la suspensin de los boletos aéreos, deberd realizarse el mismo dia en que se solicité su emision al Dpto. de ‘Abastecimiento, considerando que las agencias de viajes pueden anular el boleto aéreo el mismo dia de la emision, con 06 horas de anticipacién al viaje sin costo alguno para la entidad. Programacién, Autorizacién y Tramite Administrativo para Comision de Servicios en el territorio nacional — Gerencias Zonales Las Gerencias Zonales del SENCICO, deberdn programar, autorizar y realizar el tramite administrativo para la realizacion de las Comisiones de Servicio, de acuerdo a su competencia y personal astgnado, en concordancie con lo establecido en el punto 6.1 Otorgamiento de Vidticos, Pasajes y otros. 7.3.1 Los vidticos comprenden los gastos de alimentacion, hospedaje y movilidad hacia y desde el lugar de embarque, asi como la movilidad utiizada en el lugar donde se realiza la comision de servicios, 7.3.2 La asignacién de viatioos diarios para viajes de comision de servicios dentro {del teritorio nacional, se otorga de conformidad a la escala establecida en el14 733 73.4 735 Decreto Supremo N° 028-2009-EF y de acuerdo a la estructura organica del SENCICO. \Nivel de Funcionarios Pablicos, Empleados de | Escala de Viiticos Confianza, Servidores Publicos y CAS | si. |nredeb_ssinsac v soitbiv eb 2oineimieunen 20) _JS.t-0_ Presidente Eco T 25000 + Gerente General, Jefe de la Secretaria General, Jefe del Grgano de Control Insttuconal, Gerentes de la Sede Centrl, Gerentes Zonales, Asesores de Alta Direccin, y FFuncionaros que desemperien cargos de rive equivalents 210.00 y las personas contralades bajo la modaldad de Contratos ‘Acministratvos. de Servicos ~ CAS, que desemperien funciones equivalents + _Jefes de Departamento. Espedaistas, Técnicos, Atlas ‘Servidores en general y las personas contratadas por la | 180.00 ‘modaliad de Contratos. Admiistratvos de Servicios ~ | CCAS, que desemperien funciones equivalentes. | El Dpto. de Abastecimiento en la Sede Central y quien haga sus veces en las Gerencias Zonales, es la dependencia autorizada para la adquisicion de asajes aéreos, de acuerdo a las normas de contrataciones. Asimismo, por razones de celeridad, el valor del _pasaje terrestre sera incluido en la planilla de viaticos del comisionado, Tratandose de viajes por via aérea nacional, se incluiré en la Planilla de \Vidticos, el importe que corresponde a la Tasa Unica por Uso de Aeropuerto =TUUA Cuando se realice a Comisién de Servicios en vehiculo de propiedad de la Institucién, se incluird en la planilla de vidticos del chofer, el importe referencial del valor de! combustible que necesitaré en ruta, el importe referencial para peajes y los vidticos del caso, con cargo a la rendicién de ‘cuentas correspondiente, no pudiendo utilizar el importe especitico asignado a cada rubro en otros gastos, bajo responsabilidad Rendicién de Cuenta Documentada 744 Elaboracién y Presentacién La rendicion documentada de los Viaticos otorgados, deberé ser presentada ante el Dpto. de Contabilidad o quien haga sus veces dentro del plazo maximo de diez (10) dias calendarios de finalizada la comision, utiizando e| formato “Rendicion de Cuentas” (Anexo N° 02) y adjuntando la documentacién sustentatoria del caso que deberd contar con lo siguiente: * Los Comprobantes de Pago SUNAT deberan ser emitidos a nombre de SENCICO, con RUC N? 20131377810. + La Rendicion de gastos deberd sustentarse con los documentos siguientes: a Copia de Planilla de Viaticos b. — Facturas ylo Boletas de Venta ¢. Tickets 0 cintas emitidas por maquinas registradoras, d_ Boletos expedidos por las comparifas de aviacién comercial742 743 74.5 TAT © Tickets por el pago de ~ TUUA. f. Boletos de viaje por las empresas de transporte. 9 Declaracién Jurada por movilidad hacia y desde el lugar de embarque y movilidad local donde se realiza la comision de servicios. h. _ Recibo de Ingreso de ser el caso (Devoluciones), Informe de la Comision de Servicios. ‘+ Los documentos antes indicados, deberdn estar debidamente visados ylo ssellados por el comisionado y su jefe inmediato, en el reverso de cada ‘comprobante de gasto. + La fecha de emision de los documentos sustentatorios de gasto deberan corresponder a la fecha de la Comisin de Servicios autorizada ‘= El comisionado debera recabar el cargo de la rendicién documentada de vidticos entregada al Dpto. de Contabilidad 0 al area administrativa de la Gerencia Zonal, en sefial de haber cumplido con la rendicion de cuentas, lo cual no implica conformidad de la documentacién presentada, Declaracién Jurada ‘Cuando no sea factible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT, el Comisionado podra utilizar la Declaracién Jurada para sustentar sus gastos, sin exceder el 10% de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. Cabe indicar, que estos gastos son materia de verificacién por parte de los controles intemos, udiendo ser observados y no aceptados, cuando no se ajuste a la realidad © exista incongruencias en su contenido. Saldos a devolver a Caja En el caso de existir devolucién de dinero al término de la comisién de servicios, el Comisionado debera entregario al Departamento de Tesoreria 0 a quien haga sus veces, recabando un Recibo de Ingreso, cuya fotocopia deberd ser adjuntada a la rendicion de gastos. Verificacién de Rendicién Documentada de Vidticos El Departamento de Contabilidad revisard la rendicién documentada de vidticos presentado por el Comisionado, verificando el gasto de los viaticos, y el gasto de otros importes otorgados, 'y en un plazo méximo de cinco (05) dias habiles desde la fecha en que fue presentado por el Rindente, debera formular las observaciones del caso (gastos 0 topes no autorizados io diferencias encontradas y otros), procediendo a devolver de inmediato la rendicién documentada al Rindente, para subsanar las observaciones en un plazo maximo de 05 dias habiles cuando se trate de la Sede Central y de 10 dias habiles cuando se trate de las Sedes Zonales. Informe de la Comisién de Servicios EI Comisionado deberd adjuntar a la rendici6n de cuenta documentada el formato de Informe de Comision de Servicios (Anexo N° 04), en donde se refleja las acciones realizades y/o los resultados alcanzados. El Informe ‘deberé ser suscrito por el Comisionado y su Jefe Inmediato Superior. ‘Sustento de Gasto Irregular Los documentos que presenten signos de aduiteracion y/o falsedad sera responsabilidad del Comisionado en cualquier etapa de los controles internos posteriores, siendo pasible de sancién de acuerdo los dispositivos legales vigentes.7.4.8 Demora u Omisién en Rendir Cuentas Cuando el Comisionado no presente su Rendicién de Cuentas en el plazo previsto en la presente Directiva, el Dpto. de Contabilidad y quienes hagan Sus veces a nivel nacional, informaran de ello a la Oficina de Administracion y Finanzas, adjuntando la relacion detaliada de quienes no han presentado ‘su rendicion de cuentas para el descuento correspondiente en la planilla de haberes © de la contraprestacién de servicios, debiéndose considerar la ‘aplicacién de los intereses de acuerdo a la Tasa de Interés Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 81 El personal que labora en cada Gerencia Zonal deberé cumplir con las disposiciones contenidas en el presente documento de acuerdo a su competencia funcional, 82 Las Comisiones de Servicios al extranjero estarén sujetos a lo disposiciones legales ue regulan los viajes al exterior al momento de su requerimiento. 8.3. Cualquier situacién no prevista en la presente Directiva, serd resuelto por el Gerente de Administracion y Finanzas. ANEXOS ‘Anexo N°.01 — Requerimiento de Vidticos ‘Anexo N°.02 ~ Rendicion de Cuentas de Comision de Servicios ‘Anexo N° 03 — Declaracién Jurada por Comision de Servicios ‘Anexo N° 04 — Informe de Comision de Servicios ‘Anexo N° 05 - Planilla de Vidticos. Registrese, Comuniquese y Publiquese Gerente de Administracion y Finanzasz ¥ fs REQUERIMIENTO DE VIATICOS 1. DATOS DEL COMISIONADO: FUNCIONARIO, SERVIDOR, CAS ‘Apellidos y Nombres Cargo. Modalidad de Contratacién IN® de Cuenta de Ahorros DNL 2. DATOS DE LA COMISION DE SERVICIOS. Destino Det 5 5 Fi Al s fs Total Dias ; : Medio de Transporte (terrestre, aéreo, movilidad institucional) Actividad o proyecto 3. MOTIVO DE LA COMISION DE SERVICIOS z APROBACION DE LA COMISION DE SERVICIOS fae) Responsable de la Dependencia Solicitante Gerente de Administracion y Finanzas _/__Gerente Zonal del 20...ANEXO N2 02 RENDICION DE CUENTAS DE LA COMISION DE SERVICIOS Planilla de Vidticos Apellidos y Nombres del Trabajador Dependencia Cargo Destino y Lugar de Trabajo DOCUMENTO JUSTIFICATORIOS : ‘DOCUMENTOS oe | Fecha |omorobante Proveedor pos es de Pago N" . ‘Total Gastado s Importe Recibido (Ptanilla de Visticos) ‘Saldo a Devolver s adel 20... Firma del Trabajador Comisionado Firma y Sello del Jefe de la Dependencia bec C/K 22010 Pract pu oni eo nt Ten an:ANEXO N® 03 DECLARACION JURADA POR COMIISION DE SERVICIOS. Identificado (a) con DNIN®... sre nencrnnnnen ON CL CABO GE dela Oficina ‘del SENCICO, DECLARO BAJO JURAMENTO, jurante. las a - , ampardndome a lo dispuesto en el articulo 71° de la Directiva de Tesoreria 'N® 001-2007-£F/77.15, aprobada por Resolucién Directoral N° 002-2007-EF/77.15, por lo que al no recibir compro- bantes de pago, deciaro la autenticidad del gasto efectuado de conformidad, los mismos que si son materia de ‘observacién me comprometo a devolver. Ne de Importe Orden | Fecha Concepto Sf. TOTAL S/. \de lo cual firmo la presente Declaracién, de. -del 20... Firma del Comisionado a me = VS bee’)ANEXO N203 INFORME DE LA COMISION DE SERVICIOS (RESUMEN) Nombre del Comisionado Cargo Modalidad de Contratacién Destino Petiodo de la Comisién Plana de Vidticos N2 ACTIVIDADES REALIZADAS FECHA de de 20.. ‘ComisionadoBh Ppccinin ioe ANEXO N2 05 PLANILLA DE VIATICOS Autorizado con Proyecto : A favor de Medio de Transporte : Escala Viajara por : Dependencia Fecha Salida Destino Fecha Retorno CONCEPTO Dias MONTO S/. TOTAL Si. TOTAL VIATICOS S/. AFECTACION PRESUPUESTAL comisionapo OFICINA DE ADMINISTRACION Y DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD TINANZAS