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Recebimento e Armazenagem

 Recebimento de Materiais: ao receber o que foi solicitado aos fornecedores, o setor


responsável precisa analisar se todos os materiais conferem com as especificações do pedido,
levando em conta os quesitos quantidade e qualidade. Compreende duas fases:
 Recebimento Provisório: não implica necessariamente em aceitação, a qual
será feita posteriormente;
 Recebimento Definitivo: trata-se de análise profunda, minuciosa, a qual
contempla aspectos relacionados à quantidade e à qualidade dos materiais. Se tudo estiver de
acordo com o que foi contratado, é emitido o aceite em documento fiscal.

 Armazenagem: refere-se às atividades de identificação de materiais, movimentação


física, guarda, controle e fornecimento destes quando forem necessários. Objetivos:
 Assegurar que o material entregue esteja em conformidade com as
especificações combinadas;
 Conservar os materiais;
 Aproveitar ao máximo o espaço físico;
 Permitir que o material esteja no local certo, na quantidade adequada e no tempo
ideal;
 Evitar desperdícios.

 Critérios de Armazenagem:
 Por agrupamento: os materiais de características semelhantes são juntamente
agrupados;
 Por tamanho, peso ou volume: materiais com tamanhos, pesos ou volumes
significativos são armazenados próximos uns dos outros;
 Por freqüência: os materiais mais solicitados, isto é, aqueles que têm uma
maior freqüência de movimento, são agrupados;
 Especial: critério que diz respeito à natureza especial do material (inflamável ou
frágil, por exemplo) e aos cuidados necessários no seu armazenamento e manuseio.

 Técnicas de Armazenagem:
 Pallets: são armações de madeira nas quais são acondicionados os materiais,
formando um volume unitário (unitização). Permite racionalizar o uso do espaço e facilitar a
movimentação do material;
 Caixas e Gavetas: indicadas para o acondicionamento de pequenos objetos,
como parafusos, pregos, canetas, entre outros;
 Prateleiras: usadas para armazenar materiais de tamanhos diversos;
 Raques: semelhantes às prateleiras, porém possuem um comprimento muito
maior. Desta forma, são indicados para o acondicionamento de objetos longos, como tubos e
barras de aço, por exemplo;
 Empilhamento: nada mais é do que colocar uma unidade de carga sobre a
outra, aproveitando ao máximo o espaço vertical;
 Contêineres: são grandes caixas de aço, alumínio ou fibra, destinadas ao
transporte unitizado de materiais em qualquer meio de transporte (navios, trens ou até mesmo
aviões).

 Almoxarifado X Depósito: no almoxarifado são guardadas as matérias-primas, isto é,


os materiais iniciais do processo produtivo. Já no depósito são guardados os produtos acabados,
os quais já passaram por todas as fases de produção.

Movimentação de Materiais
 Conceito: nada mais é do que qualquer fluxo de materiais dentro de uma empresa.
 Efeitos de uma Eficiente Movimentação de Materiais:
 Aumento da produtividade;
 Redução de custos e despesas;
 Prevenção de acidentes;
 Utilização racional dos recursos produtivos;
 Redução da fadiga.

 Leis da Movimentação de Materiais:


 Lei da Obediência do Fluxo das Operações: as operações devem ser feitas
de forma sequencial, uma depois da outra, seguindo um fluxo pré-determinado;
 Lei da Mínima Distância: os materiais devem percorrer as menores distâncias
possíveis dentro do processo produtivo;
 Lei da Manipulação Mínima: deve-se evitar ao máximo o contato manual com
os materiais, sendo preferível que todo o processo seja automatizado;
 Lei da Máxima Utilização dos Equipamentos: cada equipamento deve ser
plenamente utilizado, tirando proveito ao máximo de cada uma de suas funcionalidades;
 Lei da Máxima Utilização do Espaço Disponível: deve-se otimizar ao máximo
o uso dos espaços físicos;
 Lei da Segurança e Satisfação: os empregados também devem ser
considerados, ou seja, a movimentação de materiais deve garantir a segurança e tentar diminuir
a fadiga dos mesmos;
 Lei da Padronização: é recomendável usar equipamentos padronizados;
 Lei da Flexibilidade: é preferível que os equipamentos sirvam para várias
funções e exerçam diversas tarefas;
 Lei da Máxima Utilização da Gravidade: além de ser levada em conta, a lei da
gravidade deve ser utilizada ao máximo no desenho do processo;
 Lei do Menor Custo Total: a opção por um ou outro equipamento deve levar
em conta o cálculo do menor custo total (custo inicial, operacional e de manutenção) e o tempo
de vida útil daquele aparelho.

Gestão de Estoques
 Estoque: é toda porção armazenada de mercadoria, isto é, aquilo que é reservado para
ser utilizado em tempo oportuno.

 Métodos de Dimensionamento de Estoque:


 Consumo do último período: bastante simples, usa como base de projeção
apenas o último período analisado;
 Média móvel: é calculada a média de consumo de vários períodos;

ATENÇÃO: As desvantagens do método da média móvel são os valores extremos de alguns


períodos, que distorcem um pouco a realidade, além do fato de todos os períodos (antigos e
mais recentes) terem o mesmo peso no cálculo.

 Média móvel ponderada: também é feita a média de uma série de períodos,


porém com a atribuição de pesos a cada um. Assim, períodos mais recentes recebem pesos
maiores, haja vista que refletem melhor a realidade presente.

 Estoque de segurança: é a quantidade mínima de materiais que a organização mantém


para se proteger de situações contingenciais, para não faltar materiais e assim garantir a
manutenção da produção.

 Ponto de Pedido: é o nível de estoque que, quando atingido, deve levar a um novo
pedido de compra. Seu cálculo é realizado da seguinte maneira:
PP = consumo médio x tempo de reposição + estoque de segurança

ATENÇÃO: Tempo de reposição é o quanto demora desde o


momento do pedido do material até sua chegada ao almoxarifado.

 Rotatividade: indica a quantidade de vezes que o estoque “girou”, se renovou. Quanto


maior, melhor é o aproveitamento dos recursos da empresa. Seu cálculo é bastante simples:

Rotatividade = custo de vendas / estoques

 Nível de Serviço: é a correlação entre todas as requisições recebidas pelo setor de


produção e aquelas que o estoque foi capaz de atender. O ideal é que seu valor seja igual a 1,
ou seja, que sejam atendidas 100% das requisições:

Nível de serviço = requisições atendidas / requisições recebidas

 Lote Econômico de Compra (LEC): é a quantidade ideal que se deve comprar em cada
lote de produto, considerando os fatores custos de armazenagem do produto e custos do pedido:

ATENÇÃO: É vantajoso comprar em grande quantidade porque você pode obter um preço
melhor, um desconto. Porém, como armazenar tanta coisa? Também teríamos maiores custos
de armazenagem, não? É exatamente esse ponto de equilíbrio que buscamos quando
calculamos o Lote Econômico de Compra.

ATENÇÃO: Mesmo que não haja nenhum estoque, ainda sim há custos de armazenagem.
Quando uma empresa aluga um galpão como depósito, por exemplo, independentemente se
nele há mercadoria ou não, ela terá que pagar o seu aluguel.
Controle Patrimonial
 Bens patrimoniais: são aqueles que integram o ativo permanente da organização,
compondo seu acervo patrimonial. Podem ser classificados em:
 Móveis: podem ser deslocados sem alterar sua forma física (ex. computadores,
veículos);
 Imóveis: não podem ser deslocados (ex. imóveis);
 Fungíveis: podem ser misturados, podem ser fundidos (ex. metais);
 Infungíveis: não é possível haver a fundição;
 Divisíveis: podem ser fracionados em partes (ex. um grande área rural);
 Indivisíveis: não podem ser fracionados (ex. automóveis);
 Tangíveis: são palpáveis, possuem massa (ex. mesa, cadeira, telefone);
 Intangíveis: não são palpáveis, não são corpóreos (ex. direitos autorais,
patentes).

 O controle patrimonial de uma entidade se dá por meio de um efetivo registro de


entradas (tombamento), movimentações (ou transferências) e saídas (baixas) de bens.

 Tombamento: é o processo de inclusão, de entrada de um bem permanente no sistema


de controle patrimonial da organização. Modalidades:
 Aquisição: é a compra de determinado bem;
 Cessão: é o empréstimo gratuito de bens a uma entidade pública;
 Comodato: é o empréstimo gratuito de bens a uma entidade privada;
 Doação: é a transferência de propriedade de um bem de uma entidade para
outra;
 Fabricação: é quando o bem é fruto do próprio processo produtivo da
organização;
 Incorporação: ocorre quando no acervo da empresa se encontre, por um período
mínimo de 2 anos, um bem de origem desconhecida. Neste caso, uma comissão especial
avaliará e estimará o valor do bem em questão.
 Após o tombamento, é preciso realizar a fixação de plaquetas, procedimento
em que são coladas lâminas de alumínio em locais visíveis dos bens, contendo um código de
identificação dos mesmos ou, dependendo do caso, um código de barras;

ATENÇÃO: Em alguns casos (devido à grande dimensão de um maquinário,


por exemplo), é inviável a fixação de plaquetas. Nestas circunstâncias, o
controle patrimonial é feito simplesmente a partir da
quantidade e da localização do bem em questão.

 Transferências: ocorrem quando há mudanças em relação ao responsável pela guarda


de determinado bem. A oficialização das transferências é feita por meio da assinatura de um
“Aceite de Transferência”.

 Movimentações: são as saídas de um bem do local de sua guarda sem a troca de


responsabilidade pelo mesmo. Neste caso, sempre é emitido um documento denominado “Nota
de Movimentação”.

 Inventário: é a ferramenta que permite o controle dos dados escriturais com o saldo
físico do acervo patrimonial de cada entidade, permitindo um levantamento da real situação dos
bens e de eventuais disponibilidades dos mesmos, bem como necessidades de reparo e
manutenção. Tipos de inventário:
 Anual: como o nome já diz, é realizado a cada final de ano;
 Inicial: é feito no momento de criação de uma unidade gestora, justamente para
identificar os bens que serão de sua responsabilidade;
 De transferência: é efetuado em situações de troca de direção de uma unidade
gestora, substituição de chefias, etc.;
 De extinção ou transformação: feito quando a unidade gestora é extinta ou
transformada;
 Eventual: realizado em qualquer época.
 Quem realiza os inventários físicos é a comissão de inventário, a qual deve
ser formada por 3 servidores de quadro permanente, no mínimo, e estes não podem pertencer
ao setor de patrimônio da organização.

ATENÇÃO: Durante a realização do inventário, os códigos números e alfanuméricos atribuídos


aos bens necessariamente devem ser sequenciais.

 Desfazimento nada mais é do que excluir um bem do acervo patrimonial. Tal processo
precisa seguir as diretrizes estabelecidas na lei e, logicamente, deve ser autorizado pela unidade
gestora. Situações de baixa:
 Bens inservíveis (ociosos, irrecuperáveis, antieconômicos);
 Devolução de bens em comodato;
 Erros de tombamento.

 Modalidades de desfazimento:
 Alienação: é a transferência do direito de propriedade do bem, seja por meio de
venda, permuta ou doação;
 Inutilização ou abandono: quando a alienação se torna inconveniente ou
impossibilitada, a autoridade pode optar pela inutilização do bem ou até mesmo por sua
destruição. Em todo caso, tudo deve ser devidamente documentado, seja por meio de Termos
de Inutilização ou Justificativas de Abandono.

ATENÇÃO: A alienação de bens da Administração Pública é subordinada à existência de


interesse público devidamente justificado.
Controle de Estoque
 Sistema de Duas Gavetas: método simples, baseado na utilização de duas gavetas ou
espaços.
 Uma delas (gaveta X) é destinada ao armazenamento de materiais para suprir
as necessidades de determinado período;
 Após esta ficar vazia, o almoxarifado faz uma requisição de compra ao setor
responsável;
 Nesse intervalo (enquanto os itens da compra não chegam), são usados os
materiais da gaveta Y, que funciona nada mais como um estoque de reserva.

 Sistema dos Máximos-Mínimos: consiste na atribuição de níveis de estoque máximos


e mínimos desejados pelo administrador, o qual assim o faz por meio de uma análise qualitativa
da expectativa de consumo para um período.

 Sistema de Reposições Periódicas: nada mais é do que estabelecer exatos períodos


de tempo para haver a reposição de determinado material.

 Planejamento das Necessidades Materiais (MRP): complexo sistema que permite o


cálculo do momento certo para a aquisição de materiais, utilizando diversos tipos de dados, como
previsão de vendas, número de pedidos, entre outros.

 Just in Time (JIT): sistema de administração da produção que se baseia na não


utilização de estoques. Em suma, tudo deve ser adquirido, produzido ou transportado no
momento certo, isto é, exatamente conforme a demanda exigir. A essência do JIT é a eliminação
dos desperdícios.

 Métodos de Avaliação de Estoques:


 PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair): as unidades mais antigas são as
primeiras a saírem. Em ambientes inflacionários, gera custos mais baixos e uma lucratividade
maior, no entanto, a empresa também terá que pagar mais tributos;
 UEPS (Último a entrar, primeiro a sair): é o inverno do PEPS, isto é, as unidades
mais recentes saem primeiro. Em ambientes inflacionários, gera custos mais altos e uma
lucratividade menor, no entanto, a empresa também pagará menos impostos.
ATENÇÃO: O método UEPS é o mais vantajoso pelo fato de gerar menos impostos a
recolher. Justamente por isso o mesmo é proibido no Brasil.

 Sistemas de Estocagem:
 Fixa: sempre há um local certo para a guarda de cada tipo de material. A grande
vantagem desse sistema é a facilidade em localizar determinado material quando este for
necessário. No entanto, ocorre um desperdício de espaço, visto que vários locais podem ficar
vazios na eventual falta de um material;
 Livre: os materiais são armazenados em qualquer local. Tal sistema permite
aproveitar todos os espaços (não há locais vazios), porém isso torna bastante complicada a
localização de determinado item.

ATENÇÃO: Os materiais de estocagens especiais (inflamáveis, por exemplo) são armazenados


em local fixo até mesmo no sistema livre. Esta é a única exceção.
Compras
 Conceito: diz respeito aos processos de localização de fornecedores, cotação e
aquisição de materiais, acompanhamento da ordem de fornecimento e recebimento dos
mesmos.

 Objetivo: manter suprida a organização por meio da aquisição da quantidade certa de


materiais, no tempo preciso, com a qualidade desejada e por um preço competitivo.

 Seleção de Fornecedores: antes de optar por um ou outro fornecedor, a empresa deve


analisar uma série de fatores, como preço, qualidade, prazos oferecidos, a regularidade do
fornecedor em oferecer aquele material, serviços de assistência técnica, entre outros aspectos.

ATENÇÃO: Embora seja fundamental, o preço não é o único fator levado em conta na escolha
de um fornecedor.

ATENÇÃO: A empresa deve construir uma relação de confiança e parceria com seus
fornecedores. Em outras palavras, o negócio deve ser bom para ambas as partes (ganha-ganha).

 Centralização X Descentralização: quando as compras são feitas de forma


centralizada, tudo é realizado por um único departamento. Já quando há a descentralização,
estas atividades são feitas por várias unidades.
 Vantagens da Centralização: menores custos e melhores condições de
pagamento, maior homogeneidade, melhor controle;
 Vantagens da Descentralização: maior agilidade, mais flexibilidade, melhor
resposta a situações de emergência.

 Tipos de Fontes de Materiais:


 Única: como o próprio nome já diz, é quando há apenas um único fornecedor
para determinado produto desejado;
 Múltipla: há vários fornecedores oferecendo o mesmo produto;
 Simples: até há outros fornecedores, mas por razões estratégicas, na busca
pela construção de uma parceria de longo prazo, a empresa opta por comprar exclusivamente
de um único fornecedor.

Classificação de Materiais
 Conceito: é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes.
Atributos importantes de uma classificação:
 Abrangência: deve incluir um grande número de diferentes tipos de materiais;
 Flexibilidade: deve proporcionar o inter-relacionamento entre as diversas
classificações;
 Praticidade: deve ser simples e direta.

 Classificação conforme o estágio de processamento:


 Matérias-primas: são os itens iniciais, os insumos básicos do processo
produtivo;
 Materiais em processamento: são aqueles insumos que já não são mais
matérias-primas, mas também não estão prontos, ou seja, estão situados em uma fase
intermediária do processo;
 Materiais semi-acabados: encontram-se em estágio um pouco mais avançado,
porém ainda precisam passar por algumas fases da cadeia produtiva;
 Materiais acabados: são materiais prontos, sejam peças isoladas ou
componentes que precisarão ser anexados ao produto finalizado;
 Produtos acabados: é o produto final oferecido ao cliente após todas as fases
de processamento.
 Classificação conforme a importância operacional:
 Materiais X: não são fundamentais, podem ser substituídos por similares e são
de fácil aquisição no mercado;
 Materiais Y: possuem uma importância média. São necessários para a
realização das atividades, porém podem ser substituídos por similares com facilidade;
 Materiais Z: são imprescindíveis e fundamentais. Trata-se de materiais de
grande importância operacional, insubstituíveis e de difícil aquisição.

 Classificação ABC: baseia-se na importância relativa de cada item. É importante pelo


fato de indicar aqueles materiais que devem receber maior atenção por parte do administrador.
 Materiais A: correspondem a apenas 20% da quantidade de itens, porém
representam 80% do valor total;
 Materiais B: estão em uma situação intermediária;
 Materiais C: correspondem a uma grande quantidade de itens, porém
representam uma pequena fatia do valor total dos insumos.

ATENÇÃO: A lógica da Classificação ABC vem da Teoria de Pareto. Em suma, vale dizer que
os itens de maior valor exigem uma maior atenção, mesmo que sejam em poucas quantidades.

 Materiais críticos: são insumos que, por algum motivo, podem não estar disponíveis no
momento em que forem necessários. Tais materiais podem ser escassos no mercado, ser de
alto custo de aquisição, armazenagem, transporte ou de difícil previsão.

 Materiais auxiliares e de manutenção: são aqueles insumos que não são empregados
diretamente na composição do produto final, mas como o próprio nome já diz, auxiliam no
processo produtivo. Ex: colas, embalagens, produtos químicos, peças de reposição, gasolina,
etc.
CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS

1. Introdução

A proposta de Classificação e Codificação tem como objetivo a melhoria da Gestão Empresarial. Buscando facilitar e otimizar a
identificação e localização dos itens em estoque. Bem como, facilitar a comunicação interna na empresa, evitar a duplicidade de
itens; facilitar a padronização de materiais, permitindo as atividades de gestão de estoques e compras; obter um controle contábil
dos estoques permitindo o pleno controle de estoque e de compras em andamento e de recebimento.

A classificação material visa estabelecer a identificação, a codificação, o cadastramento e a catalogação de todos os materiais da
empresa, para agrupar de maneira uniforme e segundo critérios predefinidos, os dados identificadores dos diferentes itens de
material empregados em uma empresa, de forma que fossem fornecidos e divulgados os elementos necessários aos diferentes fins
de suprimento. Na codificação, proporcionará uma linguagem comum entre parceiros comerciais contribuindo para a eficácia no
processo de comercialização dos produtos.

Como percebemos, as empresas sempre se preocuparam em identificar com facilidade a grande quantidade e diversidade de seus
materiais. Pois a codificação representa por meio de um conjunto de símbolos alfanuméricos ou simples numéricos as
características dos materiais, de maneira racional, metódica e clara, podendo traduzir como exemplo o Código EAN. Assim,
alcançara o objetivo, definindo a sua catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação e todos os
materiais componentes do estoque da empresa.

2. O que vem a ser Classificação e a Codificação de Materiais

A classificação de Materiais é um processo que reúne, agrupa os materiais por características semelhantes. O processo deve ser
abrangente, flexível e prático. A Abrangência consiste em estabelecer uma variedade de características e, não, reunir apenas os
materiais para serem classificados. A flexibilidade deve permitir a interface entre os diversos tipos de classificação e a praticidade
requer uma classificação direta, objetiva e simples; visando estabelecer identificação, a codificação, o cadastramento e a 
catalogação de todos os materiais da empresa, atuando, portanto, como uma função meio destinada ao apoio das demais
atividades de suprimento.

- Identificação de material: está é o primeiro e o mais importante passo para a classificação do material e consiste na análise e no
registro dos principais dados individualizadores que caracterizam e particularizam um item em relação ao universo de outros
materiais existentes na empresa. Busca estabelecer a identidade do material através da especificação das principais características
do item. Elementos básicos necessários para a especificação:

1. Medidas;

2. Voltagem, amperagem, etc;

3. Tipo de acabamento;

4. Material empregado na fabricação;

5. Normas técnicas;

6. Referencias comerciais, compreendendo o número da peça, o número ou nome do modelo;

7. Especificação da embalagem;

8. Forma de acondicionamento;

9. Número e/ou nome do catálogo ou lista de peças;

10. Cor;

11. Nome do fabricante;

12. aplicação do material (identificação do equipamento ou da unidade em que é aplicado).

Algumas empresas até dividem os itens em material técnico e material administrativo. Outras os classificam em peças e em
material simplesmente. Os materiais técnico ou a peças, conforme a distinção feita, são os itens sujeitos à especificação resumida
sem prejuízo para a sua identificação, enquanto os demais necessitam, para a sua individualização, de sua identificação o mais
completa possível, onde entra a maioria dos dados identificativos apresentados.

- Codificação de material: é o segundo passo que consiste na atribuição de um código representativo dos elementos identificadores
do item e que simboliza a identidade do material. Essa codificação visa facilitar as operações na empresa, uma vez que todo um
conjunto de dados descritivos e individualizadores do material é substituído por um único símbolo representativo. Quanto maior
for o universo e a diversidade dos itens torna-se mais ainda a necessidade do código. Com o processamento de dados tornou-se
obrigatório a introdução de códigos que possibilitassem a entrada e o registro de dados em computador, em que podem ser
codificadas no sistema alfabético, sistema alfanumérico ou sistema numérico. Os sistemas de codificação mais comumente
utilizados são:
1. SISTEMA DECIMAL

Também conhecido como sistema numérico ou codificação numérica, esse é um dos métodos mais utilizados por ser
bastante simples. Ele consiste na utilização de algarismos arábicos para a ordenação sequencial dos itens.

Em geral, ela segue o que foi adotado pelo FSC (Federal Supply Classification System), mas pode sofrer algumas
modificações para se adequar às necessidades da empresa.

Os produtos são codificados de acordo com suas características gerais. Depois, são feitas subdivisões a fim de
especificar o tipo de item. Sendo assim, temos:

grupo;classe;subclasse;número verificador;dígito de controle.2. ALFABÉTICA E ALFANUMÉRICA

Essa forma de codificação de mercadorias adota as letras do alfabeto como forma de representar os itens. Foi bastante
utilizada na codificação de livros. Uma particularidade desse método é que ele consegue associar as letras com as
características do produto.

Já a alfanumérica, como o próprio nome diz, consiste na combinação entre letras e números. Hoje em dia, é muito
adotada em peças automotivas e também em placas de automóveis.

A quantidade de números e letras é definida pela empresa que o utilizará. Ou seja, não há nenhuma regra específica
para esses tipos de codificação, sendo bastante flexível, de acordo com as necessidades do negócio.

3. CÓDIGO DE BARRAS

Muito conhecido e bastante utilizado, o código de barras é uma marcação gráfica que facilita a leitura digital. Ele
consiste na combinação de caracteres binários representados com alternância entre espaços e barras estreitas e largas.

Os códigos são gerados de maneira aleatória pelo sistema e permitem um controle de estoque bom mas para ser mais 
eficiente ainda seria necessário identificar a unidade de cada iten o que nem sempre acontece.

Uma parte da numeração do código é cedida e controlada pela EAN Brasil (Associação Brasileira de Automação
Comercial). Os demais dígitos são criados e geridos pela própria empresa que o utiliza.

4. RFID

Correspondendo, em português, à Identificação por Rádio Frequência, esse método é considerado uma revolução na
codificação de mercadorias. Ele representa um grande avanço na tecnologia que pode alterar o gerenciamento e a
comercialização dos produtos.

Basicamente, ele consiste em ondas de rádio que são transmitidas pelos leitores RFID. Por meio de antenas, essas
ondas atingem etiquetas inteligentes (TAGs). Cada TAG é composta por um microchip, que possui um número binário
gravado — o chamado EPC (Código Eletrônico do Produto).

A tecnologia RFID é uma evolução do código de barras, dentre as várias vantagens a mais marcante é  não exigir um
campo visual direto com o item por permitir a leitura à distancia e em massa. Ou seja, a leitura pode ser feita em
grandes volumes, reduzindo o tempo e aumentando a agilidade. Além disso, ele possui uma vida útil maior e uma
grande capacidade de armazenamento de dados. Além disto, cada unidade do item etiquetado receberá um ID único
para um inventário acurado, sem falar que ainda é possível implementar ferramentas de gestão como FIFO.

A experiência do cliente com a marca — seja ele pessoa física ou jurídica — depende muito da qualidade da gestão de
estoques. E investir em produtos codificados pode ajudar nessa tarefa.

Uma boa codificação de mercadorias, além de fornecer dados mais precisos sobre os itens em estoque e facilitar sua
operacionalização, permite uma tomada de decisões mais rápida e eficiente.
A importância do inventário na gestão de estoques

 4 de novembro de 2015

Você sabe exatamente quais bens há em sua empresa? Você saberia dizer a quantidade de um determinado produto que você tem no estoque? Sabe quando é necessário pedir
mais matéria-prima aos fornecedores?

A gestão de estoques é uma área de muita relevância dentro de uma empresa. E o inventário é o responsável por fazer o levantamento de quais e quantos bens estão nos
estoques da companhia. Portanto, para que essa gestão seja bem conduzida, o inventário de materiais é um aspecto que é essencial e não deve, de forma alguma, ser
negligenciado pelos gestores.

Preparamos o post de hoje para explicar a você a importância do inventário e o passo a passo de como fazê-lo. Siga a leitura e saiba mais!

O que é o inventário de materiais?

O inventário é a atividade por meio da qual os gestores realizam a contagem e conferência de todos os materiais disponíveis em estoque e checam os resultados, comparando-os
às quantidades informadas no controle — que pode ser feito por meio de planilhas ou softwares de gestão.

Qual é a importância do inventário na gestão de estoques?

Fazer um inventário nada mais é do que listar todos os bens armazenados na empresa ou em depósitos pertencentes a ela. Mas por que essa listagem é tão importante?
Destacamos os principais motivos:

Redução das perdas

Um bom inventário é capaz de reduzir os custos e evitar desperdícios. Ao quantificar exatamente quantos produtos há em seu estoque, o gestor evita comprar matéria-prima de
forma excessiva, já que os pedidos aos fornecedores são feitos de acordo com a demanda.

Além disso, com o inventário em dia, é possível identificar desvios e trabalhar para evitá-los. Se a relação de produtos do inventário físico estiver em desconformidade com o
contábil, será mais fácil descobrir extravios, furtos e obsolescências.

Melhora do atendimento ao cliente

Ao saber exatamente quais produtos estão disponíveis no estoque, o vendedor otimiza as vendas e aumenta a credibilidade com os clientes. Quando não há controle de estoque, a
propensão aos erros é muito maior: vender um produto indisponível e prometer a entrega imediata, por exemplo, pode irritar o consumidor, que nunca mais fechará negócio com
a sua empresa.

Cumprimento da legislação

Inconsistências entre o inventário físico e o contábil podem fazer com que sua empresa seja autuada pelo FISCO. Se o fiscal detectar que há diferenças entre o estoque declarado
de produtos e o estoque real, poderá penalizar sua empresa com multas altíssimas que poderão, inclusive, ameaçar seriamente a saúde financeira de seu negócio.

Como fazer um bom inventário de materiais?

Fazer um inventário não é uma tarefa fácil, principalmente se a empresa tem muitos bens. Preparamos alguns passos para tornar esse processo mais simples:

1. Escolha o dia certo

O primeiro passo é definir uma data para começar a listagem. Opte por finais de semana ou feriados, quando a sua empresa estará fechada e não haverá movimentação no
estoque. Com o estoque estagnado, sem entradas ou saídas, ficará mais fácil fazer a relação de bens.

2. Separe e organize os itens

Organizar seus produtos em categorias diferentes é indispensável para aumentar a eficiência de seu trabalho. Esse processo poupará muito tempo na contagem dos itens.
Aproveite para criar prateleiras, caixas e armários para cada tipo de produto. Isso não só facilitará o inventário como otimizará as tarefas do dia a dia, como a separação e a
embalagem das mercadorias.

Aponte os itens definidos como obsoletos e informe ao setor de compras que esses itens não precisam mais de ser comprados. Se possível, separe uma área isolada do estoque
para armazenar esses materiais.

3. Especifique cada produto em detalhes

Atribua uma categoria para cada tipo de produto, como, por exemplo, alimentos, material de papelaria, informática, limpeza etc. A partir daí, tente especificar cada produto de
forma mais detalhada possível, incluindo peso, medida, cor, voltagem e se é material para venda ou uso e consumo da empresa. Finalmente, aponte os preços de custo e de venda.

4. Crie códigos

Crie um código para cada produto. Os códigos facilitarão a sua identificação tanto na hora das vendas como no momento de fazer os registros contábeis. Você pode utilizar
sequências de letras e números ou até mesmo usar um software para gerar códigos de barra.

5. Conte item por item

Essa é uma das etapas mais trabalhosas do inventário, mas é extremamente importante. A contagem correta evitará erros futuros e fará com que seu inventário realmente
corresponda ao seu estoque físico de mercadorias.

Para que o inventário seja mais preciso, recomendamos que se façam duas contagens: a primeira feita normalmente, e a segunda para fins de conferência. Caso as informações
entre a primeira e a segunda divergirem, o ideal é que se realize uma terceira contagem.

6. Atualize seu inventário periodicamente

De nada adianta criar um controle de estoque impecável se as entradas e saídas não forem atualizadas com frequência. O ideal é que os inventários sejam realizados em curtos
períodos de tempo. Quando esses intervalos são menores, a identificação das causas e suas resoluções passam a ser mais eficazes.

Atualize as informações dos controles de acordo com os levantamentos que foram realizados no inventário. Isso fará com que as informações disponíveis para o setor de vendas e
para a equipe de separação e expedição sejam as mais exatas possíveis.

7. Utilize um software de gestão

Ainda que algumas pessoas não consigam perceber, a gestão de estoques pode influenciar diretamente os resultados das vendas da empresa, contribuindo para aumentar os
lucros ou causando prejuízos. A dica para agilizar esse processo é usar um software de gestão que atualize essas informações quando uma compra ou venda de sua empresa for
feita.

Como podemos ver, a relevância do inventário na gestão de estoques vai além da conferência de quantidades disponíveis. Ele se faz necessário para melhorar a gestão, reduzindo
índices de não conformidades e conseguindo aprimorar o planejamento de compras, que, por consequência, passa a ter melhores informações a respeito da aquisição de novos
itens.