A.

DEFINISI DAN PERAN AKUNTANSI

Akuntansi sangat erat kaitannya dengan informasi akuntansi. Badan
yang berwenang dan beberapa ahli memberi pengertian yang bervariasi
tergantung pada sudut pandang dan penekanan yang mereka anut. Pengertian
akuntansi juga berubah sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan
dibidang teknologi yang selalu terkait dengan akuntansi, khususnya dengan
kemajuan dibidang teknologi komputer dan telekomunikasi.
Definisi akuntansi yang dimuat dalam Accounting Terminology
Bulletin No. 1 (1965) adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan
transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna
dan dalam bentuk satuan uang, dan menginterpretasikannya hasil proses
tersebut. Akuntansi menurut Statement of Accounting Principle Board No. 4
(1970) adalah kegiatan jasa yang menyediakan informasi kuantitatif tentang
unit-unit usaha ekonomik, terutama yang bersifat keuangan yang diperkirakan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi.
Gray (1996) mengatakan akuntansi sebagai salah satu kesatuan dengan
aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses
manajemen di semua tingkatan. Operasional dalam usaha hotel cukup
kompleks karena keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu
layanan, tetapi juga ditentukan oleh persepsi konsumen atas layanan yang
diberikan. Peran akuntansi dalam usaha hotel ditunjukkan pada jenjang antara
kos yang berhubungan dengan layanan, dimana memerlukan keakuratan dan
keandalan dalam pencatatannya.

B. SIKLUS AKUNTANSI PERHOTELAN

Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan
siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya. Dalam setiap periode akuntansi,
siklus akuntansi diawali dengan pencatatan transaksi dan berakhir pada post-
closing trial balance. Proses akuntansi dapat dilakukan secara manual ataupun
menggunakan aplikasi komputer. Ada beberapa transaksi penting dalam
operasi hotel, yaitu :
 a. Penjualan dan produk jasa, untuk efisiensi dan mempermudah
pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian penjualan produk dan jasa
dicatat dalam buku khusus penjualan, diakhir periode akuntansi baru
dibuatkan jurnal khusus penjualan.
b. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement), merupakan
transaksi dari penagihan dan penjualan tunai harian dimana hasil
penagiahn, penjualan tunai dan pengeluarankas harian dicatat dalam
buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.
c. Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah
pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan
jasa dicatat buku khusus pebelian, diakhir periode akuntansi dibuatkan
jurnal khusus pembelian.
d. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian
personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai
dengan departemen dimana karyawan tersebut bekerja.
Dasar akuntasi untuk usaha hotel menggunakan double-entry
bookkeeping, dimana setiap entry data harus ada yang sama dan yang
berlawanan sehingga hasilnya akan sama.
1. Journal entry , mencatat perubahan neto setiap akun yang
mempengaruhi saldo debet dan kredit.
2. General ledger , mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun
individual.
3. Trial balance , menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode.
4. Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang
biasanya disiapkan pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan
atau tahunan.

1. SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI

Sistem dapat dijelaskan dari dua pendekatan, yaitu pendekatan
prosedur dan pendekatan komponen. Dari pendekatan prosedur, sistem
adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang dilengkapi dengan formulir
dan catatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Sistem akuntansi terdiri
dari :
 1. Subsistem Akuntansi Utama
Sistem akuntansi ini meliputi organisasi formulir, catatan, dan
laporan. Sistem akuntansi dalam perusahaan jasa terdiri atas
formulir atau dokumen, jurnal buku besar, buku pembantu, catatan
lain dan laporan.
2. Subsistem Akuntansi Penjualan/Piutang Hotel
Sistem akuntansi ini dirancang untuk mencatat terjadinya transaksi
piutang dan berkurangnya piutang.
3. Subsistem Akuntansi Pembelian/Utang Hotel
Sistem akuntansi dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya
utang dan berkurangnya utang.
4. Subsistem Akuntansi Aktiva Tetap Hotel
Sistem akuntansi aktiva tetap dirancang untuk menangani transaksi
yang bersangkutan dengan perpindahan aktiva tetap.
5. Subsistem Penggajian dan Pengupahan Hotel
Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji
dan upah karyawan dan pembayarannya.
6. Subsistem Kas Hotel
Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas.
Sedangkan dari pendekatan komponen, sistem adalah kumpulan
dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur adalah
urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu
bagian atau departemen atau lebih untuk menangani transaksi secara
seragam dari transaksi yang sama dan terjadi berulang-ulang. Tujuan
utama dati sistem khususnya sistem informasi adalah untuk menghasilkan
informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna
bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus
didukung oleh tiga pilar ini, yaitu tepat kepada orangnya (relevance), tepat
waktu (timeliness), dan tepat nilainya (accurate).
Tugas dari sistem khususnya sistem informasi adalah melakukan
siklus pengolahan data (data processing life cycle) atau disebutjuga siklus
informasi (information life cycle). Sistem informasi mempunyai enam
buah komponen, yaitu (1) komponen input, (2) komponen model, (3)
 komponen output, (4) komponen teknologi, (5) komponen data base, dan
(6) komponen kontrol. Komponen-komponen tersebut dapat digambarkan
seperti gambar Komponen Sistem Informasi dibawah ini.

2. STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN (SPI)

Pengendalian intern dapat mempunyai arti sempit dan arti luas.
Secara garis besar pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua
kelompok, yaitu:
1. Pengendalian Akuntansi (Accounting Control)
Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan semua
prosedur catatan yang berkaitan dengan pengaman aktiva dan dapat
dipercayainya catatan keuangan.
2. Pengendalian Administratif (Administrative Control)
Pengendalian administratif terdiri dari struktur organisasi dan semua
metode dan prosedur yang berkaitan dengan efisiensi operasi dan
dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Ikhsan (2008) pada bukunya menyebutkan unsur-unsur
pengendalian internal dimana unsur tersebut harus diperhatikan oleh pihak
manajemen hotel yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan hotel.
Adapun unsur-unsur tersebut yakni :
1. Unsur organisasi
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
3. Praktek yang tepat
4. Karyawan yang mampu menjalankan tanggung jawabnya
Struktur pengendalian intern menurut Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway (COSO) adalah suatu proses yang
dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan pegawai lainnya yang
didesain untuk memperoleh keyakinan yang memadai terkait dengan
tujuan efektivitas dan efisiensi dari aktivitas operasi, kehandalan dari
laporan keuangan, dan ketaatan kepada peraturan perundangan dan
kebijakan yang terkait. Struktur pengendalian intern menurut COSO terdiri
dari lima komponen, yaitu:
1) Lingkungan pengendalian (control environment)
2) Penilaian risiko (risk assessement)
 3) Aktivitas pengendalian (control activites)
4) Informasi dan komunikasi (information and communication)
5) Pemantauan (monitoring)
The Canadian Institute of Chartered Accountants of Control
Committee (CoCo) telah menyusun model pengendalia intern yang mirip
dengan COSO tetapi mempunyai perbedaan cukup signifikan yang
meliputi empat komponen berikut :
1. Purpose (Tujuan)
a) Tujuan harus dinyatakan dan dikomunikasikan kepada seluruh
stakeholder
b) Risiko signifikan baik dari dalam maupun luar organisasi yang
terkait dengan pencapaian tujuan harus diidentifikasikan dan
dinilai
c) Kebijakan yang didesain untuk mendukung pencapaian tujuan
organisasi dan pengelolaan risiko harus dibuat,
dikomunikasikan dan dipraktekkan sehingga pegawai mengerti
apa yang diharapkan dan kebebasan yang diperlukan untuk
bertindak
d) Perencanaan untuk menuntun pencapaian tujuan organisasi
harus disusun dan dikomunikasikan
e) Tujuan dan perencanaan terkait harus mencantumkan target dan
indikator kinerja

2. Commitment (Komitmen)
a) Nilai-nilai etika termasuk integritas harus dibuat secara formal,
dikomunikasikan kepada seluruh stakeholder dalam organisasi
b) Kebijakan dan praktek manajemen SDM harus konsisten
dengan etika dan nilai-nilai dan pencapaian tujuan
c) Wewenang, tanggungjawab dan akuntabilitas harus secara jelas
didefinisikan dan konsisten dengan tujuan organisasi sehingga
keputusan-keputusan dan pelaku-pelaku diperagakan dengan
benar oleh pegawai
d) Atmosfir kepercayaan yang tinggi harus dipelihara dan
didukung oleh informasi yang mengalir antara pegawai dan
kinerja mereka dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi
3. Capability (Kemampuan)
 a) Pegawai harus memiliki pengetahuan, keahlian dan peralatan
yang cukup untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi
b) Proses komunikasi harus mendukung nilai dan pencapaian
organisasi atas tujuan yang telah ditetapkan
c) Informasi yang cukup dan relevan harus diidentifikasi dan
dikomunikasikan pada saat yang tepat sehingga pegawai dapat
menjalankan tugasnya dengan baik
d) Tujuan dan aktivitas dari bagian yang berbeda dalam suatu
organisasi harus dikoordinasikan
e) Aktivitas pengendalian harus didesain sebagai kesatuan yang
menyeluruh dari suatu organisasi dengan mempertimbangkan
tujuan, risiko dan hubungan terkait antar komponen
pengendalian
4. Monitoring and Learning (Pengawasan dan Pembelajaran)
a) Lingkungan internal dan eksternal harus dimonitor untuk
memperoleh informasi sehingga tujuan dan pengendalian
organisasi tetap mutakhir
b) Kinerja harus dimonitor dibandingkan dengan target dan
indikator yang telah ditetapkan
c) Asumsi yang digunakan dalam penentuan tujuan dan sistem
harus secara periodik dikaji ulang
d) Informasi yang dibutuhkan harus dikaji terus menerus sesuai
dengan adanya perubahan tujuan atau adanya pelaporan yang
menunjukan penyimpangan
e) Prosedur tindaklanjut harus disusun dan dilakukan untuk
menjamin bahwa perubahan dan kegiatan yang tepat dilakukan
f) Manajemen secara periodik menilai efektifitas pengendalian
dan kemudian mengkomunikasikan hasilnya kepada yang
berwenang.

C. STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN AKUNTANSI

PERHOTELAN
Departemen akuntansi pada usaha hotel biasanya terdiri dari
beberapa bagian yang saling terkait satu sama lainnya, seperti bagian kredit
dengan account receivable, cost control dengan purchasing dan lain
sebagainya. Adapun bagian-bagian yang ada dalam departemen akuntansi
adalah :
1. General cashier, merupakan kasir yang mempunyai tanggung jawab
penuh atas semua penerimaan dan pengeluaran hotel.
2. Cashier outlet, seperti front office, restoran, bar, kasir outlet
bertanggungjawab atas penerimaan pada masing-masing outlet.
3. Income auditor, adalah orang mempunyai tugas untuk mencocokan
semua hasil penjualan hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night
auditor.
4. Night audit, merupakan orang yang bertanggungjawab atas kebenaran
dan ketelitian pemasukan data penjualan dalam satu hari dari masing-
masing outlet.
5. Credit, merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab atas
besarnya kredit yang telah digunakan oleh tamu, dan menyetujui batas
kredit untuk setiap tamu, serta melakukan analisa atas guest bill.
6. Account receivable, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas
penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan
reservasi melalui agen.
7. Account payble, merupakan bagian yang bertanggung jawab atas
hutang hotel pada pihak luar khususnya supplier.
8. Cost control, bertanggung jawab atas pengendalian niaya-biaya yang
dikeluarkan oleh masing-masing dapertement, mencek harga barang di
pasar, menyetujui pembelian barang untuk keperluan hotel.
9. Personalia bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian dan
pembayaran gaji karyawan.
10. Electronic data processing (EDP) bertaggung jawab atas sistem
informasi yang digunakan hotel khususnya dalam pemrosesan data.
11. Purchasing, bertanggungjawab dalam pembelian barang keperluan
hotel.
12. Storeroom, bertanggung jawab dalam menerima barang yang dibeli
dan menyimpannya, melakukan pencatatan atas persediaan di gudang.
 13. Accounting/bookkeeper, bertanggungjawab dalam menyiapkan
laporan keuangan.

D. DEPARTEMEN DALAM HOTEL

1. Room Departmen:
a. Room Division, berfungsi dalam administrasi yang berkaitan
dengan kamar.
b. Front Office, berfungsi dalam memberikan pelayanan pada tamu
bagian depan hotel.
c. Housekeeping, befungsi dalam hal menyiapkan dan membersihan
kamar juga area hotel.
d. Reservation, menerima reservasi atau pesanan kamar dari tamu
atau agent travel.
2. Food & Beverage Departement:
a. Cook, bertugas menyiapkan menu sesuai orderan dan bertugas
pada F & B produksi.
b. Waiter/Waitress, berfungsi memberikan pelayanan pada tamu dan
bertugas pada F & B service.
c. Steward, membantu cook dan membersihkan peralatan di dapur.
3. Accounting Department:
a. General Chasier, berfungsi untuk mengadinistrasikan penerimaan
dan pengeluaran kas dan bertugas pada back office.
b. Income Audit, berfungsi untuk melaporkan pendapatan hotel dan
bertanggung jawab atas pengendaliannya.
c. Credit, berfungsi untuk melakukan analisa kredit dan kebutuhan
modal kerja hotel.
d. Staff (Account Receivable, Account Payable) membantu
pengadministrasian piutang dan hutang.
e. Bookkeeper, berfungsi membuat penyesuaian dan memposting data
akuntansi serta menyusun laporan keuangan.
f. Marketing/Sales, berfungsi sebagai administrasi pemasaran hotel.
g. Personel, berfungsi dalam administrasi karyawan hotel.
4. Minor Departement:
a. Operator, berfungsi sebagai pelayanan telepon.
b. Laundry, memberikan pelayanan laundry.
c. Sport, berfungsi memberikan pelayanan dan fasilitas olahraga.
5. Fungsi Lain:
a. Purchasing, berfungsi melakukan pembelian barang keperluan
hotel.
b. Securtity, berfungsi menjaga keamanan hotel.
 DAFTAR PUSTAKA

A.A G.P Widanaputra, Herkulanus Bambang Suprasto, Dodik Aryanto, MM dan

Ratna Sari. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.

Arfan Ikhsan, Teddy Prianthara. 2008. Sistem Akuntansi Perhotelan. Graha Ilmu :
Yogyakarta.