UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

FUNDAÇÃO EUCLÍDES DA CUNHA – FEC/UFF

PROJETO ACERVO DOCUMENTAL DA SECRETARIA DE

PATRIMÔNIO DA UNIÃO (SPU) – PROJETO BID/UFF

2º RELATÓRIO TRIMESTRAL DE METAS E PRODUTOS

SETEMBRO DE 2017
INTRODUÇÃO

Ao longo do período, várias atividades foram realizadas pela equipe do Projeto, além
daquelas rotineiras prevista no TED. A primeira delas, trata-se do desenvolvimento das novas
fichas de catalogação do Acervo que vem sendo desenvolvidas em conjunto com a SPU
Nacional.

Várias reuniões tem sido realizadas - em geral, nas tardes de terça-feira e nas de
quinta-feira - visando adequar o software em desenvolvimento através de uma empresa
contratada, às demandas do Projeto Acervo.

Tais reuniões periódicas envolveram toda a equipe do Projeto, além dos funcionários
da SPU- RJ. No atual momento, estamos no aguardo da nova versão do software para que
possam ser feitas as testagens necessárias e, a devida aprovação, para que o novo modelo
possa entrar, finalmente, em operação.

1
 Após um minucioso trabalho de restauração e captura das imagens por câmera
fotográfica digital, outra atividade em desenvolvimento refere-se à transcrição paleográfica do
manuscrito Translado dos Autos do Inventário da Fazenda de Santa Cruz Sequestrada aos
Denominados Jesuítas no Anno de 1779, que vem sendo realizada pelo Laboratório de
História Regional do Espírito Santo e Conexões Atlânticas (LACES/UFES) coordenado pelo
Prof. Luiz Cláudio Moisés Ribeiro, conforme Relatório anexo.

Trata-se de um documento fundamental para os estudiosos da História do Brasil

Colonial - mais antigo documento do Acervo SPU - e que não se encontra disponibilizado pelo
Arquivo Nacional do Brasil e nem, pelos Arquivos Portugueses, especialmente o Arquivo da
Torre do Tombo.

META 3 – Validar a metodologia de organização e tratamento (técnico, de conservação e

de restauração) do acervo documental histórico da SPU.

Produto 3.1 - Relatório técnico sobre o acervo documental piloto resgatado para
teste da metodologia e da solução eletrônica desenvolvidas.

A construção, desenvolvimento e validação da metodologia de organização e

tratamento (técnico, de conservação e de restauração) do Acervo Documental - "Meta 3", até
agora constou:

 de material oriundo do prédio da Usina;

 dos relacionados ao Kardex;
 daqueles que compõe a “pasta rosa”;
 das fichas financeiras;
 e, do material cartográfico.

Atendendo à demanda da Secretaria do Patrimônio da União (DF) de disponibilizar em

uma plataforma digital pública os documentos iconográficos já tratados, conservados,
identificados, organizados e digitalizados pela SPU-RJ, elaboramos um catálogo, a partir, dos
registros armazenados em Access e PDF, intitulado “Acervo Iconográfico”, cujo intuito foi de
definir aqueles documentos que apresentassem qualidade de imagem e portassem grande
relevância histórica e social.

2
 Ao final do trimestre supra, foi disponibilizado o Catálogo constante de um de
conjunto iconográfico organizado por eixos temáticos, que dão corpo a 12 dossiês, de acordo
com o Ofício nº 14, entregue no dia 24 de outubro de 2017 :

1. Porto do Rio de Janeiro;

2. Caixa Especial dos Portos;
3. Igrejas e Instituições Religiosas;
4. Clubes, Associações, Grêmios e Sindicatos;
5. Fazenda Nacional Santa Cruz;
6. Jardim Botânico e Lagoa Rodrigo de Freitas;
7. Estradas de Ferro e Ferrovias;
8. Instituições Públicas Civis;
9. Instituições Públicas Militares;
10. Cartografia Nacional;
11. Cartografia da Cidade do Rio de Janeiro;
12. Atividades Econômicas.
Ressalve-se que a "pretensa demora, deveu-se ao fato de que esperávamos a liberação
do software de gestão documental para que pudéssemos já entregar o material de acordo com
o novo modelo de indexação. Por tal razão, o material agora disponibilizado contém uma
planilha excel com os dados oriundos do Acess e as respectivas imagens geradas
originalmente em PDF", conforme consta do referido Ofício. No atual momento estamos
avaliando as novas digitalizações do material iconográfico visando possíveis novas
disponibilizações.
Finalmente, devido às próprias características do Projeto, que envolve a Equipe UFF,
os estagiários CIEE e os próprios funcionários da SPU atuantes do Projeto Acervo SPU,
optamos por apresentar os dados globais referentes à digitalização, abertura de caixas, etc,
conforme relatório disponibilizado pelo setor.

ACERVO ICONOGRÁFICO DIGITALIZADO NO PERÍODO: 4327

SELECIONADAS POSSÍVEL DE SER DISPONIBILIZADO NA INTERNET: 944

3
Meta 4 – Validar a metodologia de catalogação e indexação de acervo documental com
base nos resultados da aplicação ao acervo documental piloto da SPU.

Produto 4.1 Relatórios técnicos trimestrais das atividades de catalogação e

indexação do acervo documental.

Visando tornar mais claro o desempenho da equipe da UFF no período, considerando a

digitalização da documentação da SPU no principal critério de aferição do Projeto
UFF/BID/SP, deve-se detalhar a complexidade do processo de trabalho quando se trata de
documentação na sua maior parte bastante antiga:

 Abertura das caixas de arquivo e identificação preliminar dos processos (total

de 400 caixas, conforme tabela ao final deste Relatório);

 Higienização de cada processo constante da caixa.

 Os documentos que merecem uma intervenção de maior porte, devido ao

estado físico do suporte são agrupados em uma caixa e posteriormente enviados
para o Laboratório de Restauração, setor responsável por este trabalho.

o Ressalta-se ainda que os processos encaminhados ou separados para o

Laboratório de Restauração só poderão ser digitalizados após o
demorado tratamento físico exigido visando a sua perpetuidade ou
ainda, quando se trata de um processo considerado pelo SPU como de
extrema urgência, é realizada uma cópia pelo moroso e pouco
qualificado processo de fotografia com câmera digital, o que não atende
às exigências legais previstas pelo CONARQ enquanto se realiza o
restauro.

 O passo seguinte é a separação entre os que merecem pequenos e médios

reparos e que deverão ser encaminhados para digitalização. Nesta fase do
processo de trabalho torna-se necessária uma segunda avaliação referente ao
tamanho do papel, em vistas ao equipamento de escaneamento mais adequado e
disponível.

o É digno de nota que ao nos depararmos com a documentação mais

antiga e muito mais numerosa, identificamos que os tamanhos das

4
 folhas processuais são bastante diversos, com o predomínio do tamanho
ofício, somente há pouco tempo substituída pelo tamanho A4 nos
documentos oficiais.

 Devido a essa realidade, ou se digitaliza com ligeireza nos 2 equipamentos

Fujitsu FI-7280, que realiza o escaneamento de muitas páginas em poucos
minutos, mas que apenas suporta formatos A4; ou se digitaliza os documentos
de maior dimensão - a maior parte do Acervo - nas máquinas com
procedimentos e softwares mais lentos (a exemplo da Planetária), nas quais
operacionalmente a digitalização tem que ser realizada folha a folha. Essa
realidade, não prevista na elaboração do Projeto original, impactou
significativamente na velocidade de nossas digitalizações.

o Urge lembrar que no TED estava prevista a aquisição de novos

equipamentos visando minorar o problema. Como até o presente
momento não ocorreu o repasse pela SPU para tal fim e nem ocorreu
uma formalização pela SPU se realizaria ou não o repasse, tais
equipamentos não foram adquiridos.

 Mesmo com tais dificuldades contabilizamos até o mês de junho um total de

126.635 digitalizações realizadas.

 Finalmente, após a digitalização em formato TIFF, a documentação pode ser

indexada e inserida no SEI, completando-se o processo.

QUADRO DA PRODUÇÃO

PERÍODO JULHO/SETEMBRO1

Processos de Trabalho de Reconhecimento, Tratamento e Conservação

1
fonte: PROJETO ACERVO SPU

5
 Triagem dos Processos Encontradas na Sede da SPU-RJ 863

Triagem das Caixas Encontradas 695

Folhas de Processos Kardex Higienizadas 4480
Folhas de Processo Kardex Reparadas 480

Processos Separados para Tratamento em Laboratório 525

Produção do Centro de Conservação e Laboratório de Restauração (Janeiro/Junho)

Higienização 397folhas
Reparos (Conservação) 539 folhas
Restauração 236 folhas
Acondicionamento 27 documentos

Processos de Trabalho de Catalogação, Cadastramento e Indexação

Pasta Rosa
Dossiês Pasta Rosa Avaliados 100
Reconstituídas 94
Processos Buscados 581
Processos higienizados 463
Processos não localizados 118
Digitalizações 4515
KARDEX (Acervo Sub Judice)
Caixas 209
Processos 4480
Digitalizados 0
Ficha Financeira 54528

Cartográfico 1.446
Outros setores SPU/RJ
Processos 70
Digitalização 8842

Processos de Origem SAMF

Caixas 127
Processos 1903
Digitalização 62127
COREP
Caixas 64
Processos 793
Digitalização 74264

TOTAL 201.207

6
 Visando dar maior precisão aos dados acerca das digitalizações realizadas, foi feita
uma recontagem dos procedimentos, especialmente no que tange às fichas financeiras, com a
utilização de um software específico para tal fim. Por tal razão, apresentamos abaixo, o quadro
retificando os dados dos relatórios anteriores.

PROJETO BID / DIGITALIZAÇÃO - QUANTITATIVO

ACERVO 2016 2017 TOTAL

Jan./Jun. Jul./Set.

Ficha Financeira 52.800 -- 54.528 2 107.328 3

Cartográfico 2.990 -- 1.446 4.542
Processual 4 11.263 121.775 145.2335 314.805

T O TAL 67.053 121.775 201.207 390.035

TOTAL DE DIGTALIZAÇÕES DESDE O INÍCIO DO PROJETO: 390.035

Meta 5 – Validar a metodologia de digitalização e vinculação da documentação com base

nos resultados da aplicação ao acervo documental piloto da SPU.

Produto 5.1 Relatórios técnicos trimestrais das atividades de digitalização e

vinculação da documentação.
2
digitalização em blocos, de fichas A3.Sendo quebradas por registros inseridos nos bancos de dados em
ACCESS (Ficha Fianceira), utilizando scanners disponíveis na COCAI/SPU-RJ e Scanwork;
3
digitalização encerrada - total contabilizado pelo Programa Software Contador de Nº de Página em cada PDF
(site: htpps://www.coolutils.com/CountPages_PDF)
4
processos reconstituídos de documentação origem "pasta rosa", classificados no âmbito da SPU/RJ, resgatados
(Kardex - sub judice)
5
equipamentos e datas de início do uso : 01 planetária – 07/04/2015; 01 scanner A3 – 05/10/2017; 03 scanners
A4 (dois na SPU/RJ e dois na SAMF/RJ, em parceria) – 20/04/23017 e 02 scanners de grandes formatos
(plantas): SmatLFSC 36 – 06/05/2015 e SmartLFSG – 22/06/2017

7
 Ao longo do período em apreço vem sendo desenvolvido um novo modelo de fichas
descritivas digitais para a identificação, catalogação e consulta interna e externa a ser
empregadas em todo o acervo. Estas ampliam, complexificam, desmembram e incorporam as
informações atualmente existentes, procurando dotá-las de alguns descritores (obrigatórios
ou não; abertos ou eletivos; numéricos ou alfanuméricos) e informações valiosamentre
complementares.

O trabalho de digitalização, conforme anteriormente descrito, vem sendo modificado

para poder se adequar às orientações do CONARQ. Neste sentido, a digitalização vem sendo
realizada em TIFF e, posteriormente, se extraindo uma cópia em PDF, que atualmente é
inserida no SEI, pelos funcionários competentes.

Após a implementação do novo sistema, a geração da cópia em PDF será automática,

bem como para os documentos já digitalizados em JPEG, provenientes do sistema SPIUNET.

Para tanto, tem ocorrido duas reuniões semanais entre a equipe da UFF e o setor de TI
da SPU e da empresa contratada para o desenvolvimento do sistema necessário para as novas
indexações. Aguardamos para os próximos dias a disponibilização do sistema para que seja
testado, avaliado e posteriormente implementado.

Este trabalho vai além das capacidades do fichário Acess, permitindo buscas globais e
individualizadas, num sistema on line com diferentes gradações de níveis de
inserção/editoração de dados, metadados e cópias digitais fiéis, além de acesso por parte
tanto do público em geral, quanto do corpo funcional do órgão.

No momento, cabe uma reflexão acerca do Projeto de Lei nº 7920/2017, que tramita na
Câmara dos Deputados após aprovação no Senado Federal, o qual dispõe sobre a eliminação
de documentos públicos após passarem pelo processo de digitalização. Não vamos nos ater às
críticas acerca desta proposta de Lei, embora seja fundamental ressaltar que, do ponto de
vista probatório e testemunhal, apenas os documentos originais possuem como características
intrínsecas a autenticidade e a genuinidade. Assim sendo, um documento “digitalizado” (em
qualquer formato, programa ou mídia) nada mais é que uma cópia, não possuindo os
elementos que permitam fundamentar a veracidade de seu conteúdo. Mesmo passando pelos
procedimentos de autenticação (assinatura digital/certificado digital) propostos no PL.

8
 Entrementes, o que importa para nós neste momento é assegurarmos que todo o
processo de digitalização do acervo SPU/RJ, cujo projeto servirá como modelo para todas as
superintendências regionais do Brasil, siga os parâmetros mais rigorosos de tratamento e
produção das cópias digitais. Para tanto, queremos acentuar a necessidade de trabalharmos
com o padrão de cópias TIFF, reconhecido (inclusive por resolução do CONARQ) como o
mais seguro e verossímil disponível. Essa operação requer uma expansão da capacidade de
armazenamento de informação digital de forma segura e estável, condição si ne qua non para
a sua plena execução, utilização do acervo e manutenção da qualidade das cópias digitais.

Frente a essa proposta que tramita no legislativo nacional neste momento, devemos
estar seguros de que as ações que desenvolvemos não acarretarão em custos adicionais em
decorrência dos processos já formatados, nem pela necessidade de refazer o trabalho já
realizado.

Salientamos, ainda, que as ações do PROJETO ACERVO DOCUMENTAL DA

SECRETARIA DE PATRIMÔNIO DA UNIÃO (SPU) – PROJETO BID/UFF já
guardam margens tangenciais seguras tanto com o conteúdo das discussões em curso no
Congresso Nacional, quanto com as críticas que vem sendo colocadas pela comunidade
arquivística, fato este que nos posiciona de forma segura frente ao futuro.

Niterói, de 2017

Professor Titular Cezar Teixeira Honorato, PhD

Coordenador do Projeto Acervo Documental SPU (UFF/BID)

9
ANEXO 1

10