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Tem várias fases e são elas:

 abertura;
 o registo das entradas;
 a distribuição;
 a resposta ou arquivo;
 a assinatura;
 o registo de saída;
 e a expedição e arquivo

Abertura-No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir


a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.

Registo de entradas- Nas grandes empresas, esta fase da correspondência


concentra-se num só departamento.
Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no
departamento e o outro seguir para o respectivo destino.
Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado
o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada.

Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada.

O que significa que:


 se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai
imediatamente para o arquivo, com a devida indicação no canto superior
esquerdo e a assinatura do ordenando;
 se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias
para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário
encarregar-se-á de a escrever.

Não esquecer que:


toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata;

Como já foi dito relativamente à entrada de correspondência, o registo das saídas


também é normalmente feito em livro próprio.
Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente.

 Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se:


 a carta esta datada e assinada;
 contém o material referido em anexo;
 o endereço corresponde ao do sobrescrito.

 toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em


arquivo a respectiva cópia;
 quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser
arquivado um exemplar do talão de aceitação;
 no caso do registo ser com aviso de recepção, este, após ser devolvido
pelo destinatário com a respectiva assinatura, deve também ser
arquivado com a cópia da correspondência.
Todo o documento é uma fonte de informação como, por
exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a
fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita
magnética etc.
Documento de arquivo:
São todos os que produzidos e/ ou recebidos por uma pessoa
física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas
atividades, constituem elementos de prova ou de
informação.
Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que
se vinculam, expressando os atos de seus produtores no
exercício de suas funções. Assim, a razão da sua origem ou
a função pela qual são produzidos é que determina a sua
condição de documento de arquivo e não a natureza do
suporte ou formato.
Documentos Públicos:
São todos os documentos de qualquer suporte ou formato,
produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na
condução de suas atividades, São também documentos
públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de
caracter público e por entidades privadas e responsáveis pela
execução de serviços públicos.

A receção, registo e distribuição


dos documentos
Circuito da Correspondência
Considera-se correspondência toda e qualquer forma de
comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas
jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre
órgãos e servidores de uma instituição.
A correspondência é tratada de várias formas, tendo em
conta:
. a sua natureza;
. origem;
. conteúdo;
. e o seu destino.
Difere de empresa para empreso consoante:
. as suas dimensões;
. e a sua estrutura organizativa
Tem várias fases e são elas:
. abertura;
. o registo das entradas;
. a distribuição;
. a resposta ou arquivo;
. a assinatura;
. o registo de saída;
. e a expedição e arquivo

Resposta ou Arquivo
Depois de ser lida, a correspondência deve ser
convenientemente tratada.
O que significa que:
. se não for necessário dar sequência ao assunto, a
correspondência vai imediatamente para o arquivo, com
a devida indicação no canto superior esquerdo e a
assinatura do ordenando;
. se é necessário uma resposta, devem ser feitas as
anotações necessárias para a sua execução ou, então,
se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de
a escrever.
Não esquecer que:
toda a correspondência urgente deve ter uma resposta
imediata;
não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes,
tornando-os eternamente esquecidos.
A execução de uma carta resposta implica disponibilidade de
tempo e disponibilidade mental. Portanto, a redação da carta
deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a
minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade
de comunicação
Expedição e Arquivo
Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se
verificar se:
. a carta esta datada e assinada;
. contém o material referido em anexo;
. o endereço corresponde ao do sobrescrito.

Abertura da correspondência
5.1- Registo das entradas
Nas grandes empresas, esta fase da correspondência
concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos
originais recebidos, para um exemplar ficar no
departamento e o outro seguir para o respetivo destino.
Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser
colocado o respetivo carimbo da entrada contendo a data e
o número da entrada.
Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas,
utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.

Ato de colocar a correspondência em pastas


(arquivamento)
Os documentos recolhidos têm três destinos:
1) Arquivamento definitivo (fase permanente): processos
não descartáveis por possuírem conteúdo relevante ou de
caráter histórico para o Tribunal, devendo permanecer
preservados fisicamente;
2) Arquivamento provisório (fase intermediária):
processos ainda detentores de valor arquivístico, passíveis de
reabertura, nova apreciação ou ocasionais consultas solicitadas
por unidades do Tribunal ou demais interessados. Depois de
cumprida a fase intermediária desses documentos, eles são
encaminhados à destinação final (descarte ou arquivamento
definitivo) de acordo com o que estabelece o código de
classificação por assunto; e
3) Descarte: processos que, tendo cumprido seu objetivo na
fase intermediária e desprovidos de valor permanente, são
encaminhados para a fragmentação.

Todos os dias e mesmo várias vezes ao dia, a informação escrita


chega às empresas sob diversas formas:
1 Cartas comerciais;
2 Circulares;
3 Ofícios;
4 Memorandos;
5 Faxes;
6 Convocatórias;
7 Comunicações internas;
8 E-mail.

9 Correspondência Interna
Devido à importância da correspondência interna no funcionamento da
empresa é necessário que lhe seja dado um tratamento atento por
parte do profissional de secretariado, para que o seu circuito seja
eficiente:
◦ Afixar os avisos de carácter geral em locais apropriados, para
que todos os interessados tenham acesso a essa
informação;
◦ Reduzir a escrito e em impresso próprio as mensagens
telefónicas recebidas e fazê-las chegar de imediato ao
destinatário;
◦ Fazer circular as ordens de serviço acompanhadas de uma
folha que os seus destinatários rubricam a fim de confirmar
a recepção das mesmas.
Geralmente utilizam-se envelopes específicos de formato A4 que
podem ser utilizados diversas vezes para tratamento do mesmo
assunto.

• Correspondência externa
A correspondência externa pode ser classificada da seguinte forma:

Existem diversas formas de tratar os diferentes tipos de


correspondência.
Relativamente à correspondência recebida há que fazer
cuidadosamente uma triagem, ou seja, a separação
da correspondência. A correspondência não deve ser aberta, mas sim
dirigida de imediato aos seus destinatários.
Os comerciantes são obrigados a arquivar a correspondência, os
documentos que provarem pagamentos e toda a escrituração mercantil,
devendo conservar tudo pelo espaço de tempo de 10 anos.

Correspondência Recebida
Triagem – Selecção da correspondência.
Abertura – Verificar se a carta está datada e se contém o nome e
endereço do remetente, excepcionalmente se isto não acontecer é
imprescindível agrafar o envelope.
Registo de entradas – Verificação e registo dos dados considerados
importantes em livro próprio.
Distribuição – Reencaminhamento para o destinatário que acusa a sua
recepção rubricando o envelope próprio para o efeito ou de um livro de
protocolo.
Arquivo – Depois de dar seguimento ao assunto a correspondência
deve ser devidamente arquivada em local próprio.
Correspondência expedida
Realização da carta e assinatura – Depois de elaborada, a carta deve
de ir a despacho, ou seja, deve ser verificada, aprovada e assinada
pelo responsável do sector ou departamento.
Registo de saídas – Verificação da existência de anexos ou instruções
especiais para a sua expedição. Ex. Enviada c/ conhecimento para
diversos destinatários, registada, correio azul. Todos estes dados
devem ser registados em livro próprio.
Arquivo – Deve ser feita uma cópia de toda a correspondência emitida,
para posteriormente arquivar.

DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E BANCÁRIA

TEMAS | |
* Documentação Comercial | |
* Fases do Contrato de Compra e Venda | |
* A Documentação da Compra e Venda | |
* Operações Bancárias | |
* Transferências Bancárias | |
* Empréstimos Bancários | |
* Operações de Financiamento | |
* Depósitos Bancários | |
* Contas Bancárias | |
*Títulos de Créditos | |
* Legislação Fiscal | |
* IVA | |
* Imposto de Selo | |
* Anexos | |

DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL

Documento – é o suporte material de uma ideia ou de uma informação que vai ser
conservada ou transmitida, servindo para consulta, estudo ou prova.

Factores a ter em conta na elaboração de um documento

Clareza – deve ser fácil de preencher e defácil leitura;


Integralidade – deve conter todas as informações necessárias à
execução das operações a que serve de suporte;
Economicidade – deve ser pouco dispendioso;
Conformidade – deve satisfazer as exigências legais.

O QUE É O CIRCUITO DOCUMENTAL?


É o percurso efectuado pelos documentos até chegarem ao destino final.
Resulta da comunicação oral e escrita, entre empresas ou a
nível interno.

TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA EXISTENTES:

Correspondência recebida – a correspondência quando


entra é verificada e separada em correspondência
necessária, não necessária ou dirigida à empresa. Depois é
registada num livro próprio e enviada para a secção
correspondente ou eliminada (exemplo: carta de
apresentação, etc.).

Correspondência expedida – é a correspondência que sai da organização


para o exterior, primeiro passa pelo departamento logístico, é registada em
livro próprio, seleccionada e depois expedida (ex: orçamento).

Correspondência interna – é a correspondência que circula no interior da


empresa, devendo ser efectuado um registo de saída com todos os
pormenores (ex: memorandos, comunicados, ordens de serviços, etc.). Esta
correspondência deve ser colocada num local acessível, para que todos
tomem conhecimento da informação divulgada.

NO QUE CONSISTE O PROCESSO DE VERIFICAÇÃO


DA CORRESPONDÊNCIA?
Confirma-se se a correspondência é realmente toda destinada à empresa e
procede-se à separação da mesma, subdividindo-se em informação
necessária, ou não necessária. A correspondência necessária divide-se em
três grupos: a que é dirigida a uma pessoa em particular, a confidencial e a
que é dirigida à empresa em geral. A correspondência não necessária, vai
para o arquivo, onde é guardada por algum tempo, ou é eliminada, se não
tiver interesse para a empresa.

Livro de registo de correspondência recebida


ordem Data Corresp. Data Entrada Entidade Assunto Observações