OBJETIVO DEL CONTROL DE MATERIALES

Ø Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa.

Ø No deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las
especificaciones.

Ø Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el
vendedor, en el caso de materiales dañados o en cantidades distintas a las solicitadas.

Ø Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los
precios adecuados en todos los gastos incurridos.

Ø Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.

Ø Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y

suministros.

Ø Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos
incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales, así como las pérdidas
causadas por las interrupciones en la producción o las ventas pérdidas debido a la falta de
existencias.

2.1.- DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.

En el ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma
sistemática, lógica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organización, estas funciones o
actividades son las siguientes:
 Ingeniería, planeación y distribución de la producción.
 Compra de materiales.
 Recepción e inspección de materiales.
 Almacenamiento y entrega de materiales.
 Contabilización de las transacciones relacionadas con los materiales.
A continuación se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de
control de los materiales.
Ingeniería, planeación y distribución de la producción
En las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos productivos son
muy complejos existe un departamento de ingeniería, planeación y distribución de la
producción, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades
inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniería,
planeación y distribución de la producción son las siguientes:
 Diseñar el producto.
 Especificar los materiales a comprar.
 Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.
 Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de producción o
procesos productivos.
Compras
 Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos: la Requisición
o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.
 El departamento de compras tiene las siguientes funciones:
 Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.
 Solicitar cotizaciones de los proveedores.
 Elaborar y emitir la orden de compra.
 Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la
empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

Recepción e inspección de los materiales

Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e inspección
de los materiales se encuentran:
 Recibir el material con la respectiva orden de entrega.
 Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
 Verificar la cantidad y calidad del material.
 Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
 Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.
 Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
 Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de
Recepción.
 El formulario usado para el control de la recepción de los materiales es el Informe de
Recepción.

Almacén
En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento de recepción
y la persona encargada, tanto de la recepción como almacenamiento de las materias primas,
puede ser la misma. El encargado del departamento de almacén es responsable del adecuado
almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe
cumplir con las siguientes actividades:
 Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.
 Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.
 Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex).
 Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado por el
departamento que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y
costo total.
 Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de
solicitud.
 Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al método de
valuación.
 Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de
materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.
 Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la
correspondiente Orden de Devolución de Compras.
 Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos.
En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacén y transcurrido
cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en
estas circunstancias se elabora la Orden de Devolución de Compras.
Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al
almacén son: el Informe de Recepción y la Requisición de materiales respectivamente, los
cuales se describirán posteriormente.

Contabilidad
Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente a la
contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la contabilidad de
costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene
las siguientes funciones:
 Recibir la factura del proveedor.
 Chequear con la orden de compra.
 Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.
 Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
 Recibir copia de la requisición de materiales
 Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de
fabricación.
 Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

1.  MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA. Es el método más simple pero también el

que demanda más tiempo ara determinar el costo de los materiales utilizados y el
costo del inventario final. Este método requiere mantener un registro del precio de
compra de cada unidad específica y de la cantidad de unidades específicas usadas. El
costo de los materiales utilizados se calcula multiplicando la cantidad usada por el
precio específico de cada material. - COSTO PROMEDIO SIMPLE: Mediante este
 método, los diversos precios de compra se suman y esta suma se divide por la cantidad
total de compras para determinar el costo promedio

2. 10. por unidad. El inventario final de materiales se calcula multiplicando la de unidades

disponibles al final de periodo por el promedio simple. - COSTO PROMEDIO
PONDERADO: Este promedio se obtiene multiplicando primero cada precio de compra
por la cantidad de unidades de cada compra. La suma de los resultados se divide luego
por la cantidad de unidades disponibles para usar. El inventario final de materiales se
calcula multiplicando el número de unidades disponibles al final del periodo, por el
costo promedio ponderado por unidad. - PRIMEROS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR
(PEPS): El método PEPS de costeo de inventario se basa en la premisa de que los
primeros artículos comprados son los que primero se despachan. Mediante este
método, el inventario final estaría compuesto de los materiales recibidos al final, y los
precios, por tanto, reflejarían los costos actuales. Para calcular el costo de los
materiales usados, se trabaja a partir del inventario inicial de materiales o de la
primera compra y se avanza en el tiempo. Para calcular el inventario final de
materiales, se trabaja a partir de las compras más recientes y se retrocede con el
tiempo. - ULTIMOS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR (UEPS): El método UEPS supone
que los últimos materiales recibidos son los primeros que se utilizan. Por lo tanto, el
inventario final refleja los precios de los primeros materiales recibidos. Con el UEPS, el
costo de los materiales usados refleja exactamente los costos corrientes, la
determinación del ingreso debe ser más precisa porque los costos corrientes se
enfrentan con el ingreso corriente. En algunos casos, este método también se adhiere
al concepto de flujos de materiales. El costo de los materiales utilizados se calcula
tomando primero la última compra y luego retrocediendo. El inventario final de los
materiales se calcula a partir del inventario inicial de los materiales o de la primera
compra y se trabaja hacia delante. El principal defecto del método de inventario
periódico es que el costo de los materiales usados no puede determinarse sin un
conteo físico del inventario final de materiales, el cual puede ser costoso y demandar
mucho tiempo.