PROCESSOS ADMINISTRATIVOS: Gestao de Estoques 0 QUE E GESTAO DE ESTOQUES “Administra materiais € ter os materiais necessérios, na quantidade, local ¢ tempo certos, & disposicdo dos érgdos de produgao da empresa.” A Organizagao, ou o Sistema-Empresa, € definida como a ordenagdo e agrupamento de atividades ¢ recursos visando ao alcance dos objetivos estabelecidos. A Administrago de Matérias ¢ um sub-sistema do Sistema-Empresa. Seu enfoque fundamental é determinar 0 qué, quanto ¢ como adquirir a0 menor custo - desde 0 momento de sua concepedo até ‘seu consumo final - para repor 0 estoque. OBJETIVO DA GESTAO DE ESTOQUES A fungio do controle de estoques € maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas néo realizadas, ajudando no ajuste do planejamento da produgao, A administragdo do controle de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro ¢ aumenta continuamente, uma vez que 0 custo financeiro também se eleva. Uma empresa nao poderé trabalhar sem estoque, pois sua fungdo amortecedora entre varios estagios de produgao vai até a venda final do produto. O estoque do produto acabado, matéria-prima € material em processo nfo serdo vistos como independentes. Todas as decisdes tomadas sobre um dos tipos de estoque, influenciardo os outros tipos. As vezes acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organizacdo mais tradicionais e conservadoras, Somente algumas matérias-primas tém a vantagem de estocar, em razo da influéncia da entrega do fomnecedor. Outras matérias-primas especiais, o fornecedor precisa de varios dias para produzi-la. O controle de estoques tem também o objetivo de planejar, controlar ¢ replanejar o material armazenado na empresa. Quanto maior € 0 investimento, também maior é a capacidade ¢ a responsabilidade de cada setor da empresa. © controle de estoques ¢ de suma importincia para a empresa, sendo que controla-se os desperdicios, desvios, apura-se valores para fins de andlise, bem como apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro. Os objetivos dos departamentos de compras, de produgdo, de vendas e financeiro, deverio ser conciliados pela administrago de controle de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. A responsabilidade da divisio de estoques jé € antiga: os materiais caem sobre 0 almoxarife, que zela pelas reposigBes necessérias.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS. Na administragiio moderna, a responsabilidade dos estoques fica sob uma tinica pessoa. Os departamentos tradicionais ficam livres desta responsabilidade ¢ podem dedicar-se 4 sua fungio priméria, Atingir 0 equilfbrio ideal entre estoque ¢ consumo é meta primordial, portanto deve existir uma integragio das atividades como, compras, recepgao ¢ estocagem desses materiais, com o Sistema de Abastecimento, que, juntamente com outros componentes do Sistema, necessitam de uma coordenago especifica, de forma a permitir a racionalizago de sua manipulagdo, Logo, a Administrago de materiais tem como finalidade gerir e coordenar esse aglomerado de atividades, insumos materiais e estabelecer normas, critérios e rotinas operacionais de modo que tudo funcione regularmente. OBJETIVOS ESPECIFICOS * Minimizar o investimento em estoques; * Prever necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as condigdes de mercado; * Manter contato permanente com fomecedores, tanto atuais como em potencial, verificando pregos, qualidade © outros fatores que tenham influéncia no material ¢ nas condigdes de fornecimento; * Pesquisar continuamente novos materiais, novas técnicas administrativas, novos equipamentos ¢ novos fornecedores; * Padronizar materiais, embalagens e fornecedores; * Controlar disponibilidades de materiais e situagdo dos pedidos, tanto em relagdo a fornecedores como em relagdo & produgao da empresa; Obter seguranga de fornecimento; Obter precos minimos de compra. FUNGOES BASICAS DE UM SISTEMA DE GESTAO DE ESTOQUES Suas fungdes bésicas, interligadas pelo Planejamento Controle da produgdo, so: Programagao; Aquisigao; Estocagem; Distribuigao. aepe A Administragio de Materiais € uma fungSo administrativa semelhante a outras fungées de administragio de recursos, tais como a Administragio Financeira, a Administragio de Recursos Humanos, etc. Comumente é denominada, também, de “Administragdo de Suprimentos”, adquirindo um conceito um pouco mais geral, englobando também servicos energia. Quando associada & distribuicdo de produtos e materiais em geral é denominada “Logistica”. Em algumas organizagGes as atividades de compras esto em um setor, as de estocagem em outro € as de movimentagdo em outro. A localizagao no organograma depende do tipo de empresa.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS. PRINC{PIOS BASICOS PARA A GESTAO DE ESTOQUES Para se organizar um setor de controle de estoques, inicialmente deveremos descrever suas principais fungdes: a) Determinar o que deve permanecer em estoque. Numero de itens; b) Determinar quando se deve reabastecer 0 estoque. Prioridade; ¢) Determinar a quantidade de estoque que sera necessério para um perfodo pré-determinado; 4) Acionar o departamento de compras para executar a aquisi¢ao de estoque; ¢) Receber, armazenar ¢ atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; £ Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informagdes sobre sua posigio; 2) Manter inventérios periGdicos para avaliacio das quantidades e estados dos materiais estocados; hh) Identificar e retirar do estoque os itens danificados. Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoques. Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em uma fébrica, Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial sio: matéria-prima, produto em processo, produto acabado e pecas de manutengao, PRINCIPAIS ENFOQUES DA GESTAO DE ESTOQUI Para a consecugdo dos objetivos, o Administrador de Materiais deve ter como seus principais enfoques: 1. Administrago de Recursos: que ¢ em grande parte baseada em técnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura ¢ otimizam a utilizagao de pessoas, materiais © instalagdes ou equipamentos); 2. Sistema de Controle de Informacées: pois sua utilizago correta leva a uma melhoria de produtividade, através da distribuigdo de informagées; integrando gestores, funcionérios, clientes, fornecedores ¢ setores da empresa envolvidos com seu abastecimento, como: Informagées para os usuérios; InformagGes para a gestio; Informagdes para compras; Informagdes para o almoxarifado; Informagdes para inventério. E um processo, que coleta, organiza e dissemina informagdes tecnoldgicas, com uma rede estabelecida para comunicar tecnologias recém-identificadas. Sistema-Empresa fazendo bem 0 uso de suas informagSes estard a frente em relago aos seus concorrentes, porque a disponibilidade e distribuigdo onipresente da informacdo faz parte de um dos vetores para a competitividade das empresas.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS: Utilizando bem esses recursos, informagées pessoas, o Administrador de Materiais estard apto a exercer as suas fungdes de forma eficaz, ou seja, gerenciando as entradas ¢ safdas dos materiais necessérios & empresa. RESSUPRIMENTO DE ESTOQUES Para contomar problemas, tais como estimativas exageradas que implicam a imobilizagio desnecesséria de recursos financeiros (além de congestionamento de éreas de armazenagem), utiliza-se parimetro de ressuprimento, que tem por finalidade manter os niveis permanentemente ajustados em fungdo da lei de consumo, do prazo de reposigao, da importancia operacional e do valor de cada material. POL{TICA DE GESTAO DE ESTOQUES A administragéo geral da empresa deverd determinar ao departamento de controle de estoques 0 programa de objetivos a serem atingidos, isto é, estabelece certos padrdes que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de critérios para medir 0 desenvolvimento do departamento. Estas politicas so diretrizes que, de maneira geral, so as seguintes: a) Metas de empresas quando hé tempo de entrega dos produtos ao client b) Definigao do mimero de depésitos de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles; ©) Até que nivel deverdo flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa demanda ou uma alteragao de consumo. ‘As definigdes das politicas so muito importantes ao bom funcionamento da administragio de estoques. Percebe-se, entiio, que uma gestio inadequada pode resultar em efeitos danosos, tais como, inseguranca na empresa, elevados custos, perda de tempo, falta de confiabilidade de funciondrios, fornecedores ¢ clientes. Resultando o possfvel fechamento da empresa.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Aquisigao ESPECIFICACAO © Antes de se iniciar uma especificago, é fundamental ter em mente, de forma clara: O QUE se quer comprar, PARA QUE servird esse produto,e QUEM fard uso dele; * Depois de definido 0 produto, sua utilidade ¢ 0 usuério, o segundo passo € procurar conhecer bem o produto. Nao se pode descrever algo que ndo se conhece bem. a) Custo-beneficio Conhecido bem o produto, atingi-se a fase mais dificil da especificacZo: a relagdo custo-beneficio. Uma boa especificagio nfo deve prever apenas as caracterfsticas dos materiais e o custo da compra, mas deve ser também uma forma de fazer com que o dinheiro gasto na compra renda mais. Esta dificil tarefa de estabelecer critérios na especificagdo capazes de favorecer a qualidade ¢ 0 uso adequado do produto - sem, no entanto, encarecé-lo ou suprimir caracteristicas julgadas supérfluas - €a aplicagao prética da RELACAO CUSTO-BENEFICIO. Quanto mais conhecemos um produto ¢ o fim para o qual deve ser utilizado, mais nos aproximamos da relagao custo-beneficio. Nem sempre mais barato é ruim, como também nem sempre o mais caro é 0 melhor. Assim, somente um estudo, envolvendo os usuarios, os técnicos e os responséveis pelas especificages, poderd determinar o material que melhor atende &s suas necessidades, para depois, dentre as varias ofertas de mercado, optar-se pela de melhor prego. Uma das formas de se analisar 0 custo-beneficio é formular as seguintes perguntas: - O que € realmente necessério? - Qual é a durabilidade, tamanho, forma, cor ¢ tudo mais que for desejével no produto? = O que faz o produto? - Quanto custa? . Suas caracteristicas favorecem o usuario? b) Utilizagio Quem especifica deve conhecer como se utiliza 0 produto que serd comprado. Ajudado pelos usudrios finais € pelos responsdveis pelo recebimento, o “especificador " faré constar da especificagao as qualidades necessérias para correta utilizagio € os defeitos que, se presentes, causardo a recusa do produto. Nao é possivel fazer uma boa especificagdo sem se manter contato com os outros setores de compras.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS SOLICITACAO DE COMPRAS A Solicitagio de Compras é um documento que dé a autorizagio para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos ela é solicitada para um programa de producio, para um projeto que se esté desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. E 0 documento que deve informar 0 que se deve comprar, a quantidade, 0 prazo de entrega, local da entrega e, em alguns casos especiais, os provaveis fornecedores. COLETA DE PRECOS A cotagdo € 0 registro do prego obtido da oferta de diversos fomecedores em relagdo ao material cuja compra foi solicitada. Ndo deve ter rasuras ¢ deverd conter prego, quantidade e data do recebimento na Seco de Compras; deverd ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e anélise de Auditoria quando for solicitada. E um documento que precisa ser manuseado com atengdo; os elementos af contidos devem fornecer ndo somente ao comprador, mas também a qualquer outro os informes completos do que se est4 pretendendo comprar, para que a cotagio dada corresponda exatamente ao prego do produto Tequerido ¢ ndo surjam diividas futuras por insuficiéncia de lados ou das caracteristicas exigidas. Para melhor andlise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa que é a cépia fiel das cotagdes recebidas, a fim de que se tenha uma melhor visualizagdo. Existem casos em que a empresa utiliza a propria solicitagao de compras para registro da coleta de pregos. CONDICOES DE AQUISICAO Ao se fazer uma cotaco de precos para determinado equipamento ou produto, os fomecedores em potencial enviam propostas de fomecimento, que informam prego, prazo, reajuste ¢ uma serie de condigdes gerais que estabelecem. A empresa, por intermédio do comprador, fixa também diversas condigdes para o fornecedor. Vejamos algumas das condigdes mais usuais que so feitas pelos fornecedores. a) Condigao De Pagamento Em casos de atrasos na entrega de mercadorias sem culpa do fomecedor, as datas dos pagamentos permanecerdo as mesmas, como se a entrega tivesse sido feita na data devida. Se as condigées de Pagamento, inclusive as relativas ao reajuste de pregos, nao forem observadas além da corregio monetéria, a ser calculada com base nos indices conjuntural publicado pela F.G.V. proporcional a0 atraso ocorrido, 0 comprador ficard sujeito ao pagamento de multa moratéria de 1% ao més sobre as importiincias devidas sem necessidade de qualquer interpelagao, judicial ou extrajudicial. © comprador no pode suspender ou reduzir os pagamentos baseado em reclamagGes nio reconhecidas como procedentes pelos vendedores. Se, por ocasidio do término da fabricacao nao for possivel o despacho do material, por motivos alheios & vontade do fomecedor, efetua-se 0 respectivo faturamento, correndo a armazenagem por conta exclusiva do comprador.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS © pagamento inicial efetuado pelo comprador, mesmo sem o envio do pedido, traduz a concorréncia técita do volume do fornecimento, das caracteristicas técnicas € das condigdes constantes da proposta. Consistindo o pedido em varias ou diferentes unidades, assiste-nos o direito de fomecer e faturar cada unidade separadamente. As duplicatas extraidas em conformidade com as condigdes de pagamento ajustados devem ser aceitas nos termos da legislagdo em vigor. Um eventual reajuste de preco deverd ser pago contra apresentacdo da respectiva fatura, b) Prazo de Fabricagéo Os prazos de fabricagdo so geralmente indicados na proposta em dias uteis de trabalho, de acordo com a programago estimada na data da proposta. Portanto, para que tenha validade, por ocasifio da encomenda, os prazos devem ser expressamente confirmados. O prazo de fabricagdo deverd ser contado a partir da data do recebimento do sinal e da primeira parcela do prego de venda ou da data de nossa confirmagao, por escrito, do pedido expressamente aceita por nés, O prazo, inclusive para efeito do célculo do reajuste de prego, ficaré prorrogado de tantos dias quantos forem os dias da mora no pagamento das prestagdes ajustadas ou nos casos de qualquer das seguintes ocorréncias: * Informagées, documentagao ¢ esclarecimentos pedidos ao comprador, a pessoas ou entidades indicadas pelo mesmo comprador, e ndo respondidos ou entregues no devido tempo; * Atrasos por motivos de forga maior, tais como guerra, revolugo, motim perturbagdo da ordem, epidemias, inundagées, incéndio, explosio greves ¢ de, modo geral, geral, acontecimentos fortuitos, alheios 4 vontade; inclusive falhas de fabricagio e impossibilidade na obtengo de matérias-primas. ©) Local De Entrega Salvo o que diferentemente for estabelecido, a entrega do material é efetuada na fébrica. O material, ‘uma vez pronto, total ou parcialmente, deverd ser retirado logo apés o aviso. Na impossibilidade da retirada do mesmo, por motivos independentes & sua vontade, o fornecedor reserva-se o direito de despaché-lo ao enderego do comprador, por sua conta ¢ risco, ou de armazené-lo, igualmente por sua conta ¢ risco, mantendo-o & distéincia do mesmo, sendo considerado entregue. Os vencimentos, para efeito de pagamento, so contados a partir da data do aviso de disponibilidade. Excegdes ou modificagdes dessas “Condigdes Gerais" somente serio vélidas quando forem aceitas por escrito, Na existéncia de condigdes de compra, estabelecidas pelo comprador, contrérias as condigdes gerais, prevalecem estas titimas, PEDIDO DE COMPRA O Pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condigdes ¢ caracteristicas da compra af estabelecidas; razio pela qual 0 fomecedor deve estar ciente de todas as cléusulas ¢ pré-requisitos constantes do impresso, dosPROCESSOS ADMINISTRATIVOS procedimentos que regem o recebimento das pecas ou produtos, dos controles ¢ das exigéncias de qualidade, para que 0 pedido possa legalmente ser considerado em vigor. As alteragdes das condig6es iniciais também devem ser objeto de discusses ¢ entendimentos, para que nao surjam diividas e vena a empresa a ser prejudicada com uma contestago pelos fornecedores envolvidos, O Pedido de Compra tem forga de contrato ¢ a sua aceitagio pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condigdes af estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, freqéncia de entregas, prazos, precos ¢ local de entrega. Deve-se alertar o fornecedor para a propriedade dos desenhos marcas exclusivas da compradora e para as implicagGes legais daf decorrentes, Cuidados especiais devem ser tomados na negociago que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta especifica, evitando-se que a mesma no venha a ser fornecida a terceiros. Os pedidos de compra devem sempre ser remetidos ao fornecedor por intermédio de um protocolo, para o qual se fardo registros e controles. Sio bastante normais atrasos nos prazos de entrega dos fornecedores, porém esta situagao deve, na medida do posstvel, ser evitada; o comprador deverd manter um acompanhamento constante desses prazos, comunicando ao fornecedor quando os atrasos passam a ser significativos. E bastante comum que no verso do Pedido de Compra cada empresa registre as suas condigdes de compra, que so caracteristicas especiais da estrutura de cada empresa € da sua politica de ‘Compras. Essas Condigdes poderiam ser, de maneira geral, as seguintes: 1. As mercadorias deverio ser entregues absolutamente dentro do prazo combinado. A néo- observancia da presente cléusula garante-nos 0 direito de cancelar este Pedido de Compra em todo ou em parte, sem qualquer prejuizo de nossa parte; 2. Todo material fomecido deverd estar rigorosamente de acordo com o nosso pedido, no que se refere a especificagses, desenhos etc., € sua aceitagao é condicionada A aprovacio de nossa inspegio. Em casos de rejei¢do serd colocado a disposi¢ao por conta risco do fomecedor, até sua retirada. Qualquer despesa de transporte, relativa a materiais assim rejeitados, ocorrera por conta do fornecedor; 3. Reservamo-nos 0 direito de recusar e devolver, as custas do fornecedor, qualquer parcela de material recebido em quantidade superior Aquela cujo fornecimento foi autorizado pela presente; 4. A presente encomenda nao poderé ser faturada por prego mais elevada do que aquele aqui estabelecido, salvo prévia modificagao e posterior consentimento de nossa parte; 5. Nilo serdo aceitas responsabilidades de pagamentos referentes a transporte, embalagem, seguros etc, salvo se especificadamente autorizados pela presente; 6. Qualquer débito resultante de pagamento por parte do fornecedor sobre transporte, embalagem, seguro etc., quando autorizado, deverd ser corretamente documentado junto a fatura correspondente ao fornecimento feito; 7. Fica expressamente entendido que 0 fornecedor seré considerado estritamente responsdvel por qualquer obrigagdo ou dnus resultante da venda ou fabricago de qualquer dos itens destePROCESSOS ADMINISTRATIVOS pedido de compra que viole ou transgrida qualquer lei, decreto ou direitos de patentes e de copyright ou marca registrada; 8. Nao assumimos qualquer responsabilidade por mercadorias, cujas entregas nao tenham sido autorizadas por um Pedido de Compra devidamente aprovado ou que, de qualquer modo, néo estejam de acordo com os termos ¢ condigdes supra-estabelecidas; 9. Garanta a possibilidade de novos pedidos respeitando o estabelecido nos itens acima. Pedimos, em beneficio reciproco, avisar-nos por telefone, telegrama ou carta sobre qualquer dilatagio que venha a sofrer 0 prazo de entrega originalmente fixado ou sobre sua impossibilidade de cumprir qualquer das cldusulas acima. Ao receber um produto do fornecedor existem normalmente algumas divergéncias entre aquilo que foi solicitado e 0 que efetivamente 0 forecedor entregou, ou divergéncias com qualquer negociagfio combinada anteriormente constante no Pedido de Compra. Para evitar comunicagies extensas e periédicas, langa-se mio de uma carta-padrio, aonde estvam englobadas todas as irregularidade que porventura venham a acontecer. LICITACOES Para o setor piblico 0 instrumento utilizado para compras € a licitago, como forma de dar transparéncia & compra piblica, Licitagéo € 0 procedimento administrativo pelo qual uma pessoa govemamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou servigos, segundo condigdes por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentacdo de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em fungio de parémetros antecipadamente estabelecidos ¢ divulgados. Esta exigéncia encontra fundamento na Constituigio Federal, no seu artigo 37 inciso XXI. Este procedimento visa garantir duplo objetivo: * De um, lado proporcionar as entidades governamentais possil mais vantajoso; * De outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem entre si a participacdo nos negécios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares. lidade de realizarem 0 negécio a) Quem Esté Obrigado A Licitar Unido, Estados, Municipios, Distrito Federal, Territérios ¢ autarquias esto obrigados a licitar, em obediéncia as pertinentes leis de licitago, 0 que é ponto incontroverso. O problema que se pde é saber se as sociedades de economia mista e empresas piblicas também se sujeitam ao dever de licitar. b) Inexigibilidade De LicitagioPROCESSOS ADMINISTRATIVOS S DE ADM A obrigatoriedade somente no se aplica em determinados casos descritos a seguir conforme decreto-lei N° 200 de 25 de fevereiro de 1967: Art. 126. As compras, obras ¢ servicos efetuar-se-fo com estrita observancia do principio da licitagao. § LOA licitagdo s6 sera dispensada nos casos previstos nesta lei. § 2.0, E dispensAvel a licitagao: * Nos casos de guerma, grave perturbagao da ordem ou calamidade publica; * Quando sua realizagdo comprometer a seguranca nacional, a juizo do Presidente da Republica; * Quando néo acudirem interessados & licitagdo anterior, mantidas, neste caso, as condigdes preestabelecidas; © Na aquisigdo de materiais, equipamentos ou géneros que sé podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, bem como na contratagio de servigos com profissionais ou firmas de notoria especializagio; Na aquisigdo de obras de arte ¢ objetos hist6ricos; ‘Quando a operaco envolver concessiondtio de servigo piblico ou, exclusivamente, pessoas de direito piblico interno ou entidades sujeitas ao seu controle majoritério; Na aquisigdo ou arrendamento de iméveis destinados ao Servigo Publico; Nos casos de emergéncia, caracterizada a urgéncia de atendimento de situago que possa ocasionar prejufzos ou comprometer a seguranca de pessoas, obras, bens ou equipamentos; ‘* Nas compras ou execugdo de obras ¢ servigos de pequeno vulto, entendidos como tal os que envolverem importéncia inferior a cinco vezes, no caso de compras e servicos, e a cinquenta ‘vezes, no caso de obras, o valor do maior salério minimo mensal. ©) Prinefpios De Licitacao A Lei N°.8-666, de 21 de junho de 1993, dispoe no artigo 3° que as licitagbes serdo processadas € julgadas na conformidade com os seguintes principios: da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrative, da vinculagio ao instrumento convocatério, do julgamento objetivo e dos que Ihe so correlatos. Além dos prinefpios arrolados na Lei 8,666/93, Hely Lopes Meirelles acrescenta outros como sigilo na apresentago das propostas: adjudicacdo compuls6ria e procedimento formal, d) Modalidades Da Licitacgio Cinco sio as modalidades de licitagao previstas na lei -art. 22 (O § 8' veda a criago de outras modalidades licitatérias ou sua combinagio): © Concorréncia - € a modalidade de licitago prépria para contratos de grande valor, em que se admite a participagio de quaisquer interessados, cadastrados ou néo, que satisfagam as condigdes do edital, convocados com a antecedéncia minima prevista na lei, com ampla publicidade pelo érgao oficial e pela imprensa particular; ‘© Tomada de precos - é a licitagdo realizada entre interessados previamente registrados, observada a necesséria habilitagao, convocados com a antecedéncia mfnima prevista na lei, por avisoPROCESSOS ADMINISTRATIVOS publicado na imprensa oficial e em jornal particular, contendo as informages essenciais da licitagao € 0 local onde pode ser obtido o edital. A nova lei aproximou a tomada de pregos da concorréncia, exigindo a publicagéo do aviso e permitindo 0 cadastramento até o terceiro dia anterior & data do recebimento das propostas; Convite - é a modalidade de licitagio mais simples, destinada as contratagGes de pequeno valor, consistindo na solicitagdo escrita a pelo menos trés interessados do ramo, registrados ou nio, para que apresentem suas propostas no prazo minimo de cinco dias titeis. O convite nfo exige publicagio, porque é feito diretamente aos escolhidos pela Administragdo através de carta- convite, A lei nova, porém, determina que cépia do instrumento convocatério seja afixada em local apropriado, estendendo-se automaticamente aos demais cadastrados da mesma categoria, desde que manifestem seu interesse até vinte e quatro horas antes da apresentaco das propostas; Concurso - é a modalidade de licitagdo destinada & escolha de trabalho técnico ou artistico, predominantemente de criacdo intelectual. Normalmente, h4 atribuigio de prémio aos clasificados, mas a lei admite também a oferta de remuneragao; Leilao - € espécie de licitacao utilizével na venda de bens méveis ¢ semoventes e, em casos especiais, também de iméveis. e) Publicagao Dos Editais Os editais de concorréncia, tomada de precos, concurso ¢ leilio deverdo ser publicados com antecedéncia, no minimo, por uma vez no Diério Oficial da Unido, no Difrio Oficial do Estado, ou em jomal de grande circulagio no Estado e também, se houver, em jomal de circulagdo no Municipio, dependendo da estncia da licitagao. £) Limites Das Licitagies artigo 23 define 3 modalidades de Licitagdo em fungao dos tipos de servigos solicitados, tendo em vista o valor estimado da contratagio. Estes limites foram recentemente alterados pelo Decreto 1n, 9.618, publicado no Diério Oficial da Unido em 28/05/98 com os seguintes valores: Para Obras ¢ Servicos de Engenharia: Convite: valores de até R$ 150.000,00 Tomada de Pregos: valores de R$ 150.000,00 a R$ 1.500.000,00; Concorréncia: valores acima de R$ 1.500.000,00. Para Compras ¢ Servigos nao referidos no t6pico anterior: Convite: valores de até R$ 80.000,00 Tomada de Pregos: valores de R$ 80.000,00 a R$ 650.000,00; Concorréncia. : valores acima de R$ 650.000,00.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS g) Dispensa de Licitacio O Artigo 24 define que a Licitagdo é dispenssvel nos seguintes casos: © Para obras ¢ Servicos de Engenharia; até o valor de 10% do limite previsto no caso da modalidade Convite (RS 15.000,00), desde que ndo se refiram a parcelas de uma mesma obra ou servigo ou ainda para obras ¢ servigos da mesma natureza € no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente; * Para Compras ¢ outros Servicos: até 0 valor de 10% do limite previsto no caso da modalidade convite (R$ 8.000,00), desde que nao se refiram a parcelas de um mesmo servico ou compra de maior vulto que possa ser realizada de uma s6 vez. h) Prazos Para Publicacdo Do Edital prazo minimo que deverd mediar entre a tiltima publicago do edital resumido ou da expedigéo do convite ¢ 0 recebimento das propostas serd: © De quarenta e cinco dias para: - Concurso; - Concorréncia: do tipo "melhor técnica” ou "técnica ¢ prego", ou execugdo por empreitada integral; © De trinta dias para: - Concorréncia, nos casos nao especificados acima; - Tomada de pregos, quando a licitagao for do tipo "melhor técnica” ou "técnica e prego"; * De quinze dias para: ~ Tomada de pregos, nos casos ndo especificados acima; - Leildo; © De cinco dias titeis para: - Convite. i) Procedimento Da Licitagio Apesar dos atos que compdem o procedimento terem, cada um, finalidade especifica, eles tém um objetivo comum: a selegdo da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento é um ato unilateral que se inclui dentro do proprio certame, diferentemente do contrato, que & externo a0 procedimento. "O procedimento da licitagao ser4 iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado ¢ numerado, contendo a autorizagdo respectiva, a indicago sucinta de seu objeto e do recurso préprio para a despesa, e ao qual serfo juntados oportunamente:..." Da Requisigao de Compra deverd constar obrigatoriamente:PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Justificativa do pedido, endossada pelo titular do érgio; Especificagdo adequada do produto a ser adquirid Indicagao do recurso préprio a ser onerado, devidamente confirmado pela Seco de Contabilidade da unidade requisitante; Atendimento ao princfpio de padronizagdo, sempre que possfvel for; Indicago dos fatores a serem considerados ¢ expressamente declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas. Segundo Hely Lopes Meirelles, esta é a fase interna da licitagdo qual se segue a fase externa, que se desenvolve através dos seguintes atos, nesta ordem: 1. Edital ow convite de convocagdo dos interessados; 2. Recebimento da documentagao e propostas; 3. Habilitacdo dos licitantes; 4, Julgamento das propostas (classificagao) 5. Adjudicacio e homologacao. A modalidade em que todas as fases da licitagdo se encontram claramente definidas ¢ a concorréncia. 1 - Edital "E © instrumento pelo qual a Administragdo leva ao conhecimento piiblico a abertura de concorréncia, de tomada de pregos, de concurso € de leilio, fixa as condigdes de sua realizagio convoca os interessados para a apresentagdo de suas propostas. Como lei interna da licitagao, vincula a Administragdo e os participantes. Fungées do edital Segundo a ligo de Celso Anténio Bandeira de Mello, o edital: Dé publicidade a licitagao; Tdentifica 0 objeto licitado ¢ delimita o universo das propostas; Circunscreve 0 universo dos proponentes; Estabelece os critérios para andlise ¢ avaliago dos proponentes e das propostas; Regula atos ¢ termos processuais do procedimento; Fixa cléusulas do futuro contrato. 2- Habilitacsio A habilitagdo, por vezes denominada “qualificagdo”, é a fase do procedimento em que se analisa a aptidao dos licitantes. Entende-se por aptidao a qualificagdo indispensavel para que sua proposta possa ser objeto de consideragio, sendo que o licitante pode ser habilitado ou néo pelo érgéo competente,PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Obs: Na modalidade de licitagdo chamada “‘convite” inexiste a fase de habilitagdo, Ela € presumida; é feita a priori pelo proprio érgio licitante que escolhe e convoca aqueles que julga capacitados a participar do certame, admitindo, também, eventual interessado, no convidado, mas cadastrado. 3 - Classificaciio “E 0 ato pelo qual as propostas admitidas sfio ordenadas em fungdo das vantagens que oferecem, na conformidade dos critérios de avaliagdo estabelecidos no edital”. (Celso A. Bandeira de Mello - ob. cit. pg. 3 14) ‘Apés se confrontar as ofertas, classificam-se as propostas ¢ escolhe-se 0 vencedor , a partir das vantagens que oferecem, na conformidade dos critérios de avaliagdo estabelecidos no edital a quem deverd ser adjudicado 0 objeto da licitagao.” (ob. cit. pe , 272) A classificagiio se divide em duas fases: © Na primeira, ocorre a abertura dos envelopes “proposta" entregues pelos participantes do certame. Os envelopes so abertos em ato piiblico, previamente designado, do qual se lavraré ata circunstanciada; ‘* Na segunda, hé o julgamento das propostas, que deve ser objetivo e em conformidade com os tipos de licitagao. Critérios de classificagao Existem quatro tipos bdsicos de licitagio (4 critérios bésicos para avaliagdo das propostas): © Licitacio de menor preco - € a mais comum. O critério do menor prego , sem diivida, o mais objetivo, E usual na contratagiio de obras singelas, de servicos que dispensam especializacdo, na ‘compra de materiais ou géneros padronizados; © Licitacéo de melhor técnica - esse critério privilegia a qualidade do bem, obra ou servigo propostos em fungao da necessidade administrativa a ser preenchida, O que a Administragao pretende € a obra, o servigo, o material mais eficiente, mais durdvel, mais adequado aos Objetivos a serem atingidos; * Licitagio de técnica e prego - neste tipo de licitagdo, combinam-se os dois fatores: técnica ¢ prego. Esse critério pode consistir em que a técnica e preco sejam avaliados separadamente, de modo a que, apés selecionar as propostas que vierem a alcancar certo indice de qualidade ou de técnica, 0 prego serd o fator de decisio. Pode-se, ainda atribuir pesos, ou seja, ponderacdo aos resultados da parte técnica ponderagio a0 prego, que serdo considerados em conjunto; © Licitaciio de maior I oferta - nos casos de alienagdo de bens ou concessio de dircito real de uso (art. 45 § 1' da Lei 8.666/93).PROCESSOS ADMINISTRATIVOS {As propostas que estiverem de acordo com o edital serio classificadas na ordem de preferéncia, na escolha conforme 0 tipo de licitago. Aquelas que nio se apresentarem em conformidade com 0 instrumento convocatério serao desclassificadas. Nio se pode aceitar proposta que apresente pregos unitérios simbélicos, irrisérios ou de valor zero, ainda que o instrumento convocatério nao tenha estabelecido limites minimos (v. § 3' do art. 44 da Lei 8,666/93). i) Conelusio O processo de compras puiblicas se assemelha em quase sua totalidade ao do sistema privado, sendo assim, todas as técnicas de compras devem ser observadas ¢ sempre que possivel aplicadas, seguindo o que foi visto neste trabalho. fator diferencial para compras ptblicas € 0 uso do instrumento para a efetivacio da compra: a licitagio, que consiste geralmente de um processo longo e extremamente burocrético com grande quantidade de documentaco. Sua utilizacio pode ser explicada pela preocupagao de se garantir a Gtica no que se trata ao uso do dinheiro piiblico. A licitagdo visa evitar fraudes ¢ vicios do sistema, por isso é um processo rfgido com pouca flexibilidade o que dificulta o desenvolvimento de inovagées. Estes fatores vém a reforgar os argumentos para que geralmente se compre em grandes quantidades (gerando aumento no custo final da mercadoria). Na verdade o que realmente deve-se fazer é tomar a licitago como a restrigdo do sistema e, por este motivo, deve-se concentrar esforgos ¢ subordinar as outras atividades a restricdo para se otimizar ao méximo 0 processo, possibilitando a redugdo dos estoques. Umas das atividades com enorme relevancia neste sentido é a de planejar rigorosamente a aquisigao dos materiais para que 0 estoque dos mesmos ndo termine antes da adjudicacao de um novo lote. Certamente este método nao deve ser adotado pelas empresas privadas pois jé est4 garantido 0 controle do emprego do dinheiro pelo dono do capital, gozando entio do beneficio de utilizar processos mais flexiveis ¢ eficientes, proporcionando menores custos ¢ melhores resultados & empresa.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS DE MATERIA Classificagao 0 QUE E CLASSIFICACAO Sem 0 estoque de certas quantidades de materiais que atendam regularmente as necessidades dos varios setores da organizagio, néo se pode garantir um bom funcionamento e um padrao de atendimento desejavel. Estes materiais, necessérios & manutengdo, aos servigos administrativos e & produgdo de bens ¢ servigos, formam grupos ou classes que comumente constituem a classificago de materiais. Estes grupos recebem denominagio de acordo com o servigo a que se destinam (manutengio, limpeza, ctc.), ou A natureza dos materiais que neles sio relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda, estocagem, etc. Classificar um material entéo € agrupé-lo segundo sua forma, dimensio, peso, tipo, uso etc. A classificagao néo deve gerar confusio, ou seja, um produto no poderd ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificagao, ainda, deve ser feita de maneira que cada género de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos quimicos poderio estragar produtos alimenticios se estiverem préximos entre si, Classificar material, em outras palavras, significa ordend-lo segundo critérios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhanga, sem, contudo, causar confuséo ou dispersiio no espaco e alterago na qualidade. OBJETIVO DA CLASSIFICACAO O objetivo da classificagéo de materiais é definir uma catalogagdo, simplificagio, especificagio, normalizagao, padronizagio ¢ codificagdo de todos os materiais componentes do estoque da empresa, IMPORTANCIA DA CLASSIFICACAO O sistema de classificagao é primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois sem ele no poderia existir um controle eficiente dos estoques, armazenagem adequada e funcionamento correto do almoxarifado. CRITERIOS DE CLASSIFICACAO Entre outros, costuma-se dividir os materiais segundo os seguintes critérios: 1- Quanto A Sua Estocagem a) Materiais estocaveis Sio materiais que devem existir em estoque e para os quais serio determinados critérios de ressuprimento, de acordo com a previsdo de consumo,PROCESSOS ADMINISTRATIVOS b) Materiais nfio-estocéveis ‘So materiais nao destinados & estocagem ¢ que néo so criticos para a operagio da organizacdo; Por isso, seu ressuprimento ndo é feito automaticamente. Sua aquisic¢ao se d4 mediante solicitagao dos setores usudrios, ¢ sua utilizagio geralmente é imediata. c) Materiais de estocagem permanente Sio materiais mantidos em nivel normal de estoque, para garantir 0 abastecimento ininterrupto de qualquer atividade. Aconselha-se 0 sistema de renovagao automética. d) Materiais de estocagem temporéria ‘io so considerados materiais de estoque e por isso so guardados apenas durante determinado tempo, até sua utilizacao. 2- Quanto A Sua Aplicacao a) Materiais de consumo geral Sao materiais que a empresa utiliza em seus diversos setores, para fins diretos ou indiretos de producao. b) Materiais de manutencio: ‘Sao os materiais utilizados pelo setor espectfico de manuteng&o da organizacio. PRINCIPIOS DA CLASSIFICACAO A classificagdo de materiais est4 relacionada a: 1 - Catalogagio A Catalogacao é a primeira fase do processo de classificagao de materiais e consiste em ordenar, de forma Iégica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas reas da empresa. Simplificar material é, por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas pecas para uma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificagao, ou seja, a opeao pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalizacao, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cademnos com capa, mimero de folhas e formato idénticos contribuem para que haja a normalizacdo.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Ao requisitar uma quantidade desse material, o usuério ird fornecer todos os dados (tipo de capa, mimero de folhas e formato), o que facilitaré sobremaneira no somente sua aquisigao, como também o desempenho daqueles que se servem do material, pois a néo simplificagao (padronizago) pode confundir o usuério do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente. 2- Especificagio Aliado a uma simplificagdo € necesséria uma especificagdo do material, que é uma descrigao minuciosa para possibilitar melhor entendimento entre consumidor e 0 fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado, 3-Normalizagio A normalizagdo se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronizagio ¢ identificagdo do material, de modo que tanto o usuério como 0 almoxarifado possam requisitar ¢ atender os itens utilizando a mesma terminologia. A normalizacao €aplicada também no caso de peso, medida e formato. 4- Codificagio Ea apresentagao de cada item através de um cédigo, com as informagées necessérias e suficientes, por meio de mimeros e/ou letras. E utilizada para facilitar a localizagdo de materiais armazenados no almoxarifado, quando a quantidade de itens é muito grande. Em fungdo de uma boa classificago do material, poderemos partir para a codificago do mesmo, ou seja, representar todas as informagdes necessérias, suficientes ¢ desejadas por meios de nimeros e/ou letras. Os sistemas de codificago mais comumente usados sio: 0 alfabético (procurando aprimorar o sistema de codificagdo, passou-se a adotar de uma ou mais letras o cédigo numérico), alfanumérico ¢ numérico, também chamado “decimal”. A escolha do sistema utilizado deve estar voltada para obtengdo de uma codificago clara e precisa, que nfo gere confusio ¢ evite interpretagSes duvidosas a respeito do material.. Este processo ficou conhecido como “cédigo alfabético". Entre as intimeras vantagens da codificagio esté a de afastar todos os elementos de confusdo que porventura se apresentarem na pronta identificagdo de um material. a) Objetivos da codificacio * Desenvolver métodos de codificagao que por um modo simples, racional, metédico ¢ claro, identifique-se os materiais; Facilitar 0 controle de estoques; Evitar duplicidade de itens em estoque; Facilitar as comunicagdes internas da organizacio no que se refere a materiais € compras; Permitir atividades de gestdo de estoques ¢ compras; Definir instrugdes, técnicas de controle de estoques e compras, indispensdveis ao bom desempenho das unidades da empresa.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS, 'b) Métodos de codificacdio. - Mimero Seqiiencial E 0 método pelo qual se distribui seqiiencialmente ntimeros ardbicos a casa material que se deseja codificar. Este método embora simples, néo deixa de ser bastante eficaz, especialmente em empresas de pequeno médio portes. - Método Alfabético A codificagao pelo sistema alfabético é a que utiliza letras em vez. de mimeros, para a identificagdo dos materiais. E um sistema bastante limitado especialmente hoje, quando as maquinas que ndo aceitam simbolos alfabéticos j4 sdo tdo largamente aceitas nas empresas modemnas, No sistema alfabético 0 material € codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificagio do material. Pelo seu limite em termos de quantidade de itens ¢ uma dificil memorizagéo, este sistema esta em desuso. + Método Alfanumérico ou Misto Este método caracteriza-se pela associagio de letras e algarismos. Permite certa flexibilidade porquanto as letras que antecedem os mimeros poderio indicar lotes ou representar a inicial do material codificado, Apesar de ser o método mais difundido no Brasil, apresenta 0 problema da no aceitacdo das letras pelos sistemas mecanizados. O sistema alfanumérico é uma combinagio de letras ¢ mimeros ¢ permite um miimero de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Normalmente é dividido em grupos e classes, assim: AC--3721 (classe, grupo e c6digo indicador) = Método decimal (simplificado) Este método de codificago apoia-se na “Decimal Classification”, do famoso bibliotecdrio norte americano Melville Louis Kossuth Dervey. E uma adaptagdo de idéia genial de Dervey, uma simplificagéo de seu sistema. Consiste basicamente na associagao de trés grupos e sete algarismos. 0 método mais utilizado nos almoxarifados para a codificacao dos materiais. 1° Grupo-00 - Classificador: designa as grandes “ Classes ” ou agrupamentos de materiais em estoque; 2° Grupo-00 - Individualizador: identifica cada um dos materiais do 1° grupo; 3° Gmupo-000 - Caracterizador: descreve os materiais pertencentes ao 2° grupo, de forma definitiva, com todas as suas caracterfsticas, a fim de torné-los inconfundfveis.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ‘Sendo o mais usado nas empresas, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque € informagGes incomensuréveis, - Exemplo Suponhamos que uma empresa utilize a seguinte classificagao para especificar os diversos tipos de materiais em estoque: Matéria-prima; Gleos, combusttveis e lubrificantes; Produtos em processos; Produtos acabados; Material de escritério; Material de limpeza, Podemos verificar que todos os materiais estio classificados sob ttulos gerais, de acordo com suas caracteristicas. E uma classificagio bem geral. Cada um dos titulos da classificago geral é submetido a uma nova divisdo que individualiza os materiais. para exemplificar tomemos o titulo 05 — materiais de escritério, da classificagao geral, e suponhamos que tenha a seguinte divisdo: 05 - Material de Escritério lépis canetas esferogréficas locos pautados Papel carta Devido ao fato de um escritério ter diversos tipos de materiais, esta classificago toma-se necesséria ¢ chama-se classificagio individualizadora. Esta codificagao ainda nio é suficiente, por faltar uma definiggo dos diversos tipos de materiais. Por esta razio, cada titulo da classificagio individualizadora recebe uma nova codificagao, por exemplo, temos o titulo 02 - caneta esferogrifica, da classificacdo individualizadora, e suponhamos que seja classificada da maneira seguinte: 02 - canetas esferogréficas marca alfa, escrita fina, cor azul marca gama, escrita fina, cor preta Esta nova classificagdo € chamada de “‘codificagio definidora” e, quando necessitamos referir-nos a qualquer material, basta que informemos os mimeros das tés classificagdes que obedecem & seguinte ordem: Nr da classificagao geral; © Nr da classificacao individualizadora; * Nrda classificagao definidora.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Por exemplo, quando quisermos referir-nos a “caneta esferogréfica marca alfa, cor vermelha, escrita fina”, basta que tomemos os mimeros: 05 da classificagio geral; 02 da classificagdo individualizadora; e 003 da classificagao definidora, e escrevemos: 05 - 02- 003 sistema numérico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes variagées, sendo uma delas o sistema americano “Federal Supply Classification” que tem a seguinte estrutura: XX wnee NX wees XXXXXK ones X Digito de controle Cdigo de identificagao Classe Grupo Assim mesmo, ele pode ser subdividido em subgrupos ¢ subclasses, de acordo com a necessidade da empresa e volume de informagdes que se deseja obter de um sistema de codificagio, Para comparago com 0 exemplo anterior, a classificago geral seria 0 grupo, o subgrupo a classificagao individualizadora, e a classe, a classificagao definidora, ¢ os quatros digitos faltantes do e6digo de identificacdo serviriam para qualquer informagao que se deseja acrescentar, 5 Padronizacio E 0 processo pelo qual se elimina variedades desnecessérias, que, sendo geralmente adquiridas em pequenas quantidades, encarecem sobremancira os materiais de uso normal, Dentro desta conceituacdo de padronizagao estabelecem-se padres de medigao, qualidade, peso, dimensio do material, etc. No estudo de padres, deve-se atentar para os organismos de padronizagdo em geral (ABNT, ISO, ASTM, NEMA, ANSI, etc.), procurando-se normas impostas por legislaco e de maior uso no mercado fornecedor. AABNT - Associagdo Brasileira de Normas Técnicas é 0 organismo oficial de normalizacao no Brasil, representando-o nos organismos internacionais. 8) Objeti . Eliminar as variedades desnecessdrias, excluindo desta forma os desperdicios ¢ as sobras, economizando tempo, espaco ¢ dinheiro. A padronizagao deve ser de acordo com 0 padrio de mercado, com maior nimero de fornecedores, facilitando sua aquisi¢ao e minimizagdo dos custos. 'b) Vantagens da padronizacéo © Favorece a diminuigdo do mimero de itens;PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Simplifica o trabalho de estocagem; Permite a obtengio de melhores pregos; Reduz o trabalho de compras; Diminui os custos de estocagem; Permite a aquisicio dos materiais com maior rapidez ¢ economiza com consertos € substituigées de pegas. Pela padronizagio se adquire a certeza de no haver confusdo entre os tipos de materiais que se assemelham sem se equiparem, ficando, portanto, distintamente classificados pela propria especificagdo. ¢) Desvantagem da padronizacio * Um programa de padronizagéo, se no for sabiamente realizado, poderé acarretar muita confusio; * As Normas para Padronizacio seguem algumas recomendagdes previamente utilizdveis na aplicagdo da técnica de padronizagao de materiais: Consulta de Catélogos; Informagdes dos Fomnecedores; Anélise dos Estoques existentes; Informagoes do Setor Usuario. 6 —Identificagio a) Conceito de item O termo item de material € aplicdvel a um conjunto de objetos (materiais) que possuem as mesmas caracteristicas. Como exemplo, consideremos as latas de cerveja de 330 ml em uma caixa de latas de um supermercado. Apesar de poder haver diferenga entre uma lata e outra (pequenas diferengas dimensionais, de peso, etc), para o cliente que adquire uma lata da caixa essas diferengas praticamente nfo tém interesse algum. A lata de cerveja do exemplo acima é um item de material (0 c6digo de barras que identifica 0 produto é o mesmo para as diversas latas). As caracteristicas que definem essa lata (volume liquid, composigGo, tipo de lata, marca, tipo de cerveja, data de validade etc.) so as mesmas para as diversas latas da caixa, Um item pode especificar, também, um produto vendido a granel. Quando colocamos combustivel em um posto, o lcool comum é um item. Um item pode se referir, ainda, a um conjunto de pegas iguais em uma embalagem (uma caixa de borracha escolar com vérias borrachas) ou a um conjunto de pecas diferentes (um “kit” de ferramentas, por exemplo). Numa empresa existem itens que so estocados ¢ itens que sao utilizados imediatamente apés a aquisigo (ou que se comportam, para fins contébeis, como se fossem utilizados imediatamente apés a aquisigGo). Geralmente so denominados, respectivamente, “itens de estoque'e “itens ndo de estoque”.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS NOGOES DE ADI ‘A embalagem com que o material € comercializado, por ser uma caracteristica que pode ser importante para o cliente, pode determinar a existéncia de itens diferentes para 0 mesmo material bisico. Como exemplo, dlcool em embalagens de 1 litro é um item diferente de élcool em embalagens de ¥ litro. A marca do produto é uma caracteristica importante para o cliente em um supermercado, devido ao prego, & confianga na marca, & forma da embalagem etc. No supermercado, para cada marca tem-se um item diferente. Em um setor de manutenggo de uma empresa a marca do Alcool utilizado para a limpeza nao é importante, desde que o produto tenha a qualidade requerida. Neste caso, para as vérias marcas tem-se um s6 item. +b) Conceito de mimero da parte A identificagdo de itens de material em uma organizagdo pode ser feita de diversas formas, dependendo de onde é utilizada: c6digo interno, nimero de desenho, cédigo do fabricante, cédigo do fornecedor, ntimero de catélogo, amostra, protétipo, modelo, aplicagdo, nome, descrigio, norma técnica, especificago, cédigo internacional de produtos (c6digo de barras) etc. Os c6digos de identificagdo de itens de material sio geralmente conhecidos, na indistria, como “niimero de parte”. No comércio costuma-se dar a denominacao de “cédigo do produto”. As vezes so denominados “ntimero de pega”, 0 que nem sempre é adequado, principalmente para materiais vendidos a granel (exemplo: mangueira vendida em metros) ou vendidos em caixas com vérias pecas (exemplo: caixa com 4 velas para um motor de automével).. c) Conceito de mimero de Hi situagdes em que se torna importante a distingfo de cada uma das pegas de um item. Como exemplo tipico, os itens que possuem garantia (televisores, méquinas em geral, etc.) tomam necesséria a identificagdo de cada pega isoladamente. Essa identificagio é feita por um cédigo denominado “niimero de série”. O mimero de série é, portanto, uma espécie de detalhamento do niimero de parte. Os itens onde hd necessidade de utilizagao de mimero de série séo conhecidos, habitualmente, como “serializados”. O mimero do chassi de um automével é um nimero de série tipico. Na fabrica de automéveis todos os chassis com as mesmas caracterfsticas correspondem ao mesmo item, porém possuem mimeros de série diferentes. O niimero de série individualiza o material. d) Identificagdo de lotes Certos materiais, tanto por necessidade legal como por interesse de controle de qualidade, devem ser identificados por lotes de fabricagdo. Essa identificagdo pode ser feita no préprio produto ou em sua embalagem ¢ visa localizar todos os produtos (pegas, remédios, produtos metalirgicos, alimentos, etc.), com algum tipo de problema detectado tanto pelos clientes como pela propria empresa. Uma empresa que fabrica parafusos, por exemplo, pode detectar uma incidéncia muito grande de refugos no processo de fabricagaio. E importante, nesse caso, que 0 controle de produgao permitaPROCESSOS ADMINISTRATIVOS rastrear 0 processo de fabricagdo até a identificagdo do lote da matéria prima utilizada no processo, para poder pesquisar as possiveis causas do problema. Essa caracteristica de “rastreabilidade” & muito importante no processo de fabricagio para se poder ter garantia de qualidade do processo. A identificagio por lotes é uma espécie de intermediério entre 0 mimero de série ¢ © mimero de parte. Nos produtos serializados o lote fica facilmente identificado pela faixa de nimeros de série. ¢) Identificacdo pelos atributos A descrigao de um item através de suas caracterfsticas (atributos, propriedades), conhecida por “nome”, “nomenclatura”, “descrigdo”, "denominacdo”, “designacdo”, ” especificagao”, etc., & uma das formas de identificagio de materiais. O termo especificagao é, em geral, empregado com 0 significado de identificar precisamente 0 material, de modo a tomé-lo inconfundfvel (ou seja, especifico), principalmente para fins de aquisicao. O conjunto de descrigdes de materiais forma a nomenclatura de materiais da empresa. E altamente interessante a padronizagdo da nomenclatura. Uma nomenclatura padronizada é formada por uma estrutura de nomes ou palavras-chaves (nome bésico e nomes modificadores), dimensdes, caracteristicas fisicas em geral (tensio, cor, etc.), embalagem, aplicagdo, caracteristicas quimicas, etc. E conhecida, também, como “nomenclatura estruturada”. O “nome basico” € a denominagao inicial da descri¢ao (exemplo: arruela, parafuso, etc.), enquanto © “nome modificador” € um complemento do nome bésico (exemplo para arruela: pressio, lisa, cobre, etc.). Um nome basico pode estar associado a varios modificadores. Exemplo: arruela lisa de cobre, espessura 0,5 mm, didmetro interno 6 mm, didmetro externo 14 mm (nome basico = arruela e modificadores = lisa, cobre,...) ‘A nomenclatura deve ser apresentada em catélogos em diversas ordens, para facilidade de se igo de identificagao a partir do nome ou vice-versa, ou ento para se encontrar 0 ‘material pretendido a partir de caracteristicas conhecidas. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS Uma vez. identificado e codificado, 0 material cadastrado. © Cadastramento € o registro, em computador, dos materiais com todos os dados identificadores, como: nome, e6digo, unidade, etc., de interesse da empresa. De posse do cadastro de materiais, a organizagdo terd facilmente & mo as, listagens de materiais, tfo necessérias para consultas ¢ anélise econdmico-administrativas.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS. Armazenamento SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO (estoqcagem) © Carga unitéria: embalagens de transporte (“‘pallets”) arranjam uma certa quantidade de material (como se fosse uma unidade), facilitando o manuseio, transporte e armazenagem, economizando tempo de armazenagem, carga e descarga, esforgo, mao-de-obra e érea; © Caixas ou _gavetas: ideal para materiais de pequenas dimensdes, como parafusos, arruelas, material de escrit6rio, etc, até na propria seco de produgdo; * Prateleiras: destinadas a materiais de tamanhos diversos e para 0 apoio de gavetas ou caixas. Adequadas para pecas pequenas ¢ leves € quando 0 estoque nao é muito grande. Constitui 0 sistema mais simples e econdmico © Ragues: para pecas longas e estreitas (como tubos, barras, tiras, vergalhdes ¢ feixes). Podem ser montados em rodizios, para facilitar o deslocamento; © Empilhamento: uma variante das caixas, para aproveitar ao méximo o espago vertical, reduzindo a necessidade de divisdes nas prateleiras (formando uma tnica prateleira) ¢ facilitando a utilizagdo das empilhadeiras. As caixas ou pallets sio empilhados uns sobre 0s outros, obedecendo a uma distribuigao quantitativa; © Container flexivel: ¢ uma das técnicas mais recentes, utilizada para s6lidos a granel ¢ Ifquidos em sacos. ARMAZENAMENTO CENTRALIZADO X ARMAZENAMENTO DESCENTRALIZADO CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO Estocagem em um Gnico|Estocagem junto aos pontos de local utilizagao Facilita o planejamento [A entrega e o inventério so mais da produgdo, 0 inventério | répidos, 0 trabalho com 0 fichério € € 0 controle documentagao é menor INVENTARIO F{SICO E a verificagdo da existéncia dos materiais da empresa, através de um levantamento fisico de contagem, para confrontagdo com os estoques registrados nas fichas, efetuado periodicamente, para efeito de balango contdbil fisico e financeiro do almoxarifado, segdes, depésitos e de toda a empresa, atendendo a exigéncia fiscal da legislagao.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS 1- Levantamento © Os inventariantes sio escolhidos e agrupados em duas equipes: “de contagem” (ou “de teconhecimento”) e “revisora” (ou de revisio); * Dever ser agrupados os itens iguais, identificados com os cartdes ¢ isolados os que nao serio inventariados. 2-Contagem 1) Cada item é contado duas vezes; 2) A primeira contagem € feita pela “equipe recolhedora”, que fixard o cartio de inventério em cada item, anotando a quantidade da contagem no destaque do "cartio de inventério"; 3) A Segunda contagem é feita pela “equipe revisora", Obs: Todos os registros de movimentagdes de estoque devem ser atualizados até a data do inventdrio, quando deverdo ser suspensas para evitar erros 3- Apuragio © coordenador do inventério deverd conferir ambas as contagens, Se positivo, o inventério para 0 item esté correto, se ndo deveré haver uma terceira contagem por outra equipe diferente, 4- Conciliagdo Em caso de divergencias, os responséveis pelo controle do estoque deverio justificar as diferengas entre 0 estoque contdbil ¢ inventariado, através de relatério. OBJETIVOS DA ARMAZENAMENTO © avango tecnolégico proporcionou a otimizago de uma série de processos e rotinas das organizagées. Na area de armazenagem, introduziram-se novos métodos de racionalizagao e fluxos de distribuigdo de produtos, estendendo as melhorias & adequago das instalagdes e utilizagao de novos equipamentos para movimentar cargas. A prética do armazenamento visa utilizar 0 espago nas trés dimensdes, da maneira mais eficiente possivel. Logo, as instalagdes devem proporcionar répida movimentagao de materiais, de maneira fécil e prética. CUIDADOS ESSENCIAIS PARA A ARMAZENAMENTO 1. Determinago do local; 2. Definigdo adequada do layout; 3.Definigao de uma politica de preservagao, com embalagens convenientes aos materiais; 4. Ordem, arrumacdo e limpeza, de forma constan 5. Seguranca patrimonial, contra furtos, incéndios, etc.PROCESSOS ADMINISTRATIVOS RESULTADOS DA OTIMIZACAO DA ARMAZENAMENTO ‘Maxima utilizagdo do espago; Efetiva utilizagio dos recursos disponiveis; Pronto acesso a todos os itens (seletividade); Maxima protegao aos itens estocados; Boa organizacio; Satisfagdo das necessidades dos clientes. ayrene CRITERIOS DE ARMAZENAGEM Existem dois tipos de armazenagem, a simples ¢ a complexa. O que determina a complexidade da armazenagem so as caracteristicas intrinsecas dos materiais, que variam em relagéo Fragilidade | Combustibilida de Volatizagio | Oxidagio Explosividade |ntoxicagio Radiagio | Corrosao Tnflamabilidad | Volume e Peso Forma Esses materiais demandam as seguintes necessidades bésicas: Preservagao especial Equipamentos especiais _anti- incéndio Equipamentos _especiais _paa| Meio ambiente especial movimentagao Estrutura de armazenagem especial _|Manuseio especial ‘TIPOS DE ARMAZENAMENTO © esquema de armazenagem escolhido por uma empresa depende da situagao geogréfica de suas instalagdes, da natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor. A disposicao dos materiais deve se enquadrar em uma das alternativas que melhor atenda a seu fluxo: a) Armazenagem por agrupamento ~ facilita as tarefas de arrumagdo e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espaco; ) Armazenagem por tamanhos — permite bom aproveitamento do espaco; ©) Armazenagem por frealiéncia — implica armazenar t4o proximo quanto possivel da saida os ‘materiais que tenham maior freqtiéncia de movimentos; d) Armazenagem Especial