Funcionamiento de un sistema de gestión de conocimiento
Suelen distinguirse cuatro acciones clave en todo sistema de Gestión de conocimiento, al
objeto de promover un flujo constante de información (tanto entre personas como entre bases de datos) para su posterior tratamiento y conversión en conocimiento: Diseminar: A nivel interno, la empresa ha de promover el intercambio de conocimientos entre sus miembros. En este estudio, herramientas como la intranet corporativa juega un papel importante Recoger: El mero intercambio de conocimientos no basta. A partir del software especializado, la información considerada relevante se almacena y codifica para que pueda ser recuperada fácilmente en caso de necesidad Organizar: La información recogida se convierte en conocimiento. Se clasifica, relaciona y actualiza de manera que cuando se realiza una búsqueda se obtenga una respuesta de calidad. Este es el objetivo de los nuevos motores de búsqueda, ya no basados en búsquedas por palabras, sino en áreas de conocimientos Asimilar: Las herramientas de gestión de conocimiento han de ser sencillas y manejables. Cualquier miembro de la empresa debe poder utilizarlas y entender la información que obtiene de ellas. Al igual que ha cedido a la empresa sus conocimientos, hará suyos los conocimientos de la empresa. Y de nuevo comenzara el ciclo: un proceso constante de entrega y adquisición de conocimiento. Las anteriores acciones son realizadas por personas de la organización, aunque cuenten con soporte tecnológico. Así pues, estas personas realizan dentro de la gestión de conocimiento uno o varios roles. Dichos roles dependerán fundamentalmente de la estructura de la organización y de su negocio, y reconocerlos requiere un elaborado y exhaustivo trabajo por parte de los consultores y de los integrantes de la propia organización, aunando la experiencia en el campo de la gestión de conocimiento de los primeros y la cultura de empresa de los segundos. Dichos roles pueden servir como primera referencia para comenzar a trabajar a la hora de modelar un caso práctico y real. En algunos casos será aplicable en su totalidad, en otros requerirán cortes o ampliaciones y en todos modificaciones Señalado lo anterior, y a efectos de su generalización, se pueden distinguir tres tipos de roles: KM Broker: Que gestiona y controla el conocimiento KM Supplier: Que proporciona y crea conocimiento KM Consumer: Que consume el conocimiento creado y gestionado Tal como se ha señalado, las acciones y por tanto el desempeño de los roles citados dentro de un sistema de Gestión del conocimiento, están sustentados por herramientas tecnológicas que lo agilizan y fomentan Para crear y compartir conocimientos, en el entorno empresarial empieza a primar la implantación de la intranet, un sistema que reproduce una red similar a la internet en el entorno corporativo. La intranet intenta estimular la comunicación vía PC de los empleados (desde lo más cercanos hasta los que se encuentran en emplazamientos diferentes) a través de correo electrónico, alertas, foros, videoconferencias, etc. La gestión del conocimiento también promueve que las bases de datos sean un lugar común donde introducir la información que se considera relevante. Para ordenar y realizar un tratamiento conceptual de los conocimientos adquiridos existen motores de indexación y búsqueda que lo hacen de manera casi automática. El diseño de estos motores (también fabricados para gestionar la información de portales y pagina web) intenta ser cercano al usuario y agilizar la búsqueda de información. Las herramientas que mas éxito han tenido son aquellas que presentan sus contenidos y funcionalidad a través de portales de acceso (como SAP-Knowledge Warehouse) ya que hacen de la consulta, el aporte y la gestión, un trabajo intuitivo y familiar por su interfaz de navegador y la facilidad del acceso vía web, amén de sus potentes motores de búsqueda de contenidos. Pasos para la creación de un sistema de gestión del conocimiento Hasta aquí se ha abordado el funcionamiento de un sistema de gestión de conocimiento y de sus roles, ahora es tiempo de definir los pasos que han de darse para diseñar, implementar y optimizar dichos sistemas. Determinación de los grupos que conforman la empresa, fuentes de conocimiento y flujos. En esta fase el equipo del proyecto en colaboración con el cliente determinara que grupos conforman la empresa, su actividad, composición, etc. El objetivo de esta distinción es no dejar fuera del sistema de gestión del conocimiento a ningún integrante de la empresa, dado que todo conocimiento es útil y potencialmente ventajoso. El segundo objetivo, y más importante, es detectar y conocer la información que cada grupo proporciona y puede, potencialmente, proporcionar. En lo referente al flujo se busca determinar que caminos sigue el conocimiento dentro de cada grupo y de este al exterior del grupo, a fin de estructurarlos y darles un formato más eficiente; amen de definir nuevos flujos si fuese positivo para la circulación del conocimiento Determinación de las necesidades de conocimiento. Detectar las necesidades de conocimiento de cada grupo mediante reuniones con representantes de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que las necesidades de conocimiento pueden tener como fuentes otros grupos. Asimismo, es necesario detectar las necesidades de conocimiento de toda compañía, tanto visibles como no percibidas. Determinación de roles. Una vez que se han definido las necesidades y flujos en primera aproximación, se procede a definir los roles de cada miembro de la organización. La determinación de roles ha de ser lo más general posible en cada grupo, es decir, que en todos los grupos que exista la misma estructura de roles o tienda a ello (la cultura y estructura del cliente predomina por lo general). A nivel general, la estructura será única y consensuada por los miembros de los diferentes departamentos. Implementación del sistema. Se implementa el repositorio y flujos generales de conocimiento. En paralelo se implementa el repositorio y flujo del primer área piloto. Se refina en esa primera implementación lo determinado en los pasos anteriores con este grupo. Una vez concluida la implementación con el primer grupo se procede secuencialmente con los demás grupos una vez concluida la implementación con el primer grupo se procede secuencialmente con los demás grupos. Se incorporan los refinos que han ido aportando las implementaciones anteriores si procede. Monitorización seguimiento y optimización. Previamente, a la puesta en marcha, se procede al refinado de todas y cada una de las implementaciones y la monitorización seguimiento y optimización. Una vez puesto en marcha el sistema se supervisará su funcionamiento por los expertos e implementadores a fin de detectar errores o ineficiencias y corregirlas (o definir nuevos flujos o procesos si se considerase necesario) Por otra parte, sería un error considerar un sistema de gestión del conocimiento como algo estático. Auditorías periódicas. Lo ideal es realizar estas auditorías para continuar con la optimización e incorporar los cambios en la empresa (nuevos grupos o flujos) al sistema. Es uno de los temas más importantes a tener en cuenta, pues permite mejorar la eficacia y eficiencia del sistema, dejando así al cliente satisfecho.