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Il processo di Approvvigionamento
Corso di
Gestione Integrata del Business
14 Dic 2009
La Catena del Valore
Attività Primarie
Definizione
Il processo comprende tutte quelle attività che devono essere attuate dalla nascita di un
fabbisogno di materiali e servizi da approvvigionare fino al soddisfacimento del
fabbisogno ed al conseguente pagamento del Fornitore
Ex:
Per ottenere lo stesso beneficio in termini di
margine operativo che ottengo con un risparmio
di 1 euro sugli acquisti, devo incrementare il
fatturato di 10 euro"
Il Processo di Approvvigionamento
Sono diversi i fattori che determinano l intensità della concorrenza in un settore e quindi
l attrattività (ovvero redditività) dello stesso. Tra questi fattori ne vengono
tradizionalmente individuati 5 particolarmente rilevanti
barriere all entrata: la presenza di barriere legate alla dimensione degli investimenti necessari o
a regimi autorizzatori o a tecnologie particolari costituisce un ostacolo (ma anche un opportunità,
una volta dentro) per chi intende entrarvi;"
intensità della concorrenza tra imprese: la necessità di mantenere/conquistare posizioni di
mercato dà luogo a strategie aggressive sui prezzi, ad investimenti in comunicazione, a nuovi
prodotti, al perfezionamento del livello di servizio, che incidono sulla posizione dei concorrenti a
favore degli acquirenti;!
concorrenza dei prodotti sostitutivi: le imprese di un settore concorrono anche con i settori che
producono beni sostitutivi, che pongono un limite ai prezzi che le aziende possono stabilire;"
potere contrattuale dei clienti: i clienti mirano, ponendo in concorrenza le imprese fornitrici, ad
ottenere diminuzioni di prezzo, migliore qualità del prodotto e del livello di servizio. Tale situazione
ha effetti negativi sui profitti dei fornitori;"
potere contrattuale dei fornitori: i fornitori, se detengono un elevato potere contrattuale,
possono attuare aumenti di prezzo o riduzioni della qualità dei prodotti, comprimendo il tasso di
profitto del settore."
Il Processo di Approvvigionamento
1.Analisi dell ambiente di fornitura
Caratteristiche principali
La tipologia della domanda:
• correlata alla domanda dei beni finali (domanda derivata ), quindi variabile in relazione
a quest ultima;
• tendenzialmente anelastica rispetto al prezzo (almeno nel breve periodo: nel medio/
lungo periodo un aumento dei prezzi può indurre un cambiamento dei processi
produttivi);
• fluttuante (ed amplificata) rispetto a quella di beni finali: un aumento/ diminuzione nella
domanda dei consumatori può causare un aumento/ diminuzione più che proporzionale
nella domanda dei produttori nel periodo successivo.
In generale, le strategie in cui le posizioni delle parti non sono in equilibrio dovrebbero
tenere conto dei seguenti orientamenti:"
SFRUTTARE: privilegiare relazioni di breve termine con i fornitori, orientarsi verso il buy,
esercitare pressioni sul fornitore per mantenere scorte, intraprendere programmi di"
miglioramento del prodotto e dotarsi di strutture logistiche adeguate."
DIVERSIFICARE: privilegiare relazioni consolidate, istituire scorte di sicurezza, cercare"
prodotti e fornitori sostitutivi, valutare il passaggio al make, avviare programmi interni di"
miglioramento del processo finalizzati a ridurre la rilevanza dell input."
Il Processo di Approvvigionamento
Per ogni articolo ed in particolare per quelli a carattere strategico e tenuto conto
anche della strategia individuata in base alle considerazioni sopra esposte,
l impresa è infine chiamata a definire un mix adeguato di politiche di acquisto:
prodotto, fonti di acquisto, relazioni con i fornitori, prezzo.!
• individuare il numero dei fornitori più idoneo per tipologia di prodotto, ovvero decidere
se utilizzare un fornitore unico, ridurre il parco dei fornitori, determinare il numero
ottimale di fornitori alternativi;"
• Selezionare le fonti di acquisto tramite una opportuna valutazione dei fornitori, basata
su criteri di valutazione formalizzati;"
4.Prezzo
La misura in cui è possibile agire sulla leva prezzo dipende dal tipo di
mercato e dalla relazione con il fornitore. "
"
Prodotti generici (commodities) o comunque piuttosto standardizzati e"
rispetto ai quali c è una pluralità di produttori, generalmente sono quotati dal
mercato, "
Prodotti specifici richiedono una quotazione da parte del fornitore che può
variare in relazione alla quantità acquistata o alla difficoltà di reperimento sul
mercato. "
In caso di mercato monopolistico (fornitore unico o cartello dei fornitori) si
ricorre alla negoziazione ovvero alla contrattazione vis à vis dei termini di
fornitura (con pochi margini di negoziazione, in generale funzionali alla
rilevanza relativa del cliente in termini di volumi di acquisto). "
In caso di numero circoscritto di fornitori si ricorre all offerta competitiva,
cioè alla scelta della più conveniente tra una rosa di offerte."
Le attività del processo di Approvvigionamento
2.Individuazio
1.Analisi ne, 4.Emissione
3.Negoziazion 5.Following 6.Gestione
Fabbisogno preselezione e ordine di
e e selezione Ordine Fatture
Materiali qualificazione acquisto
fornitori
Attività operative: hanno normalmente carattere routinario e possono ripetersi nel tempo per
acquisti simili. "
Attività strategiche: hanno natura normalmente progettuale (in relazione alla specifica
fornitura)."
Flusso dei documenti: generato dalle diverse attività segue temporalmente il flusso delle
attività"
Flusso delle informazioni: ha andamento inverso. La valutazione fornitori, ad esempio,
restituisce informazioni ai soggetti responsabili delle attività precedenti (spec. monitoraggio e
controllo, negoziazione, individuazione qualificazione fornitori)."
1. Analisi Fabbisogno Materiali
produzione Amministrazione produzione
Verifica
Richiesta
necessità di solleciti
approvazione
materiale
produzione produzione
Formulazione Emissione
richiesta RDA RDA
Pianificazione
Richiesta
approvazione
Fase
Gli input : Gli output :
• Programma manutenzione; • Richiesta d´acquisto
Analisi
• Schede tecniche delle Fabbisogno
macchine; Materiali
• Approvazione all´acquisto
• Forecasting di
programmazione
2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori
Acquisti Acquisti Acquisti Acquisti
Predisposizione
Predisposizione Qualificazione Trasmissione
Registro
Lista Fornitori Fornitori Preventivo
Fornitori
Una volta predisposta la lista si attiva il processo di qualificazione, che consiste in una
ulteriore selezione dei nominativi, effettuata sulla base della raccolta di dati aggiuntivi e sulla
base dei requisiti stabiliti a priori."
"
A seguito di tale attività i fornitori selezionati entrano a far parte di un registro dei fornitori
qualificati ."
2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori
Principali variabili nella scelta del fornitore
Spesso l acquirente è condizionato nella scelta del fornitore in termini di:
• Caratteristiche soggettive (forma giuridica, iscrizione Albi, autorizz.pubbliche/ambientali)
• Affidabilità (lead time, capacità di fornitura, lotti minimi di acquisto);
• sevizio post vendita (assistenza in loco, garanzie);
• collocazione geografica del fornitore
Oltre a …
• Migliori termini di pagamento
• reciproci accordi di business
Il prezzo non è l'unico fattore da tenere in considerazione per prendere decisioni di acquisto.
Nella fase di negoziazione è possibile effettuare: una contrattazione dei prezzi, delle condizioni di
fornitura e di pagamento che assicurino un mutuo beneficio.
Il prezzo ha un limite superiore ed uno inferiore:
• il mercato stabilisce il limite superiore;
• il venditore calcola il limite inferiore sulla base dei costi di trasformazione e delle aspettative di
profitto;
…… dunque può essere negoziato quanto più il compratore ha competenza e potere contrattuale.
2. Individuazione, preselezione e qualificazione fornitori
Fase
Input:
Output:
• Richiesta di acquisto
Individuazione, • Short List fornitori
• Cataloghi ed informazioni preselezione e ideali
tecniche e/o commerciali
qualificazione
fornitori
• Data base dei fornitori
• Tavole di valutazione
fornitori;
3. Negoziazione e selezione
Lo scopo della fase di negoziazione è ottenere le migliori condizioni dai fornitori selezionati al
fine di individuare la proposta maggiormente soddisfacente."
"
Per questa ragione è importante che le scelte di acquisto, specialmente per gli acquisti
strategici , se non gestite direttamente dalla Direzione aziendale, vengano da questa
monitorate attentamente"
"
A seguito della fase di negoziazione ha luogo la selezione."
"
Uno dei principali strumenti di valutazione è la griglia di valutazione dei fornitori, che
mira a fornire un rating dei fornitori in base ai fattori ritenuti importanti per la propria
azienda."
Questo strumento implica l individuazione preventiva di una serie Metriche:!
• qualità del prodotto/servizio, "
• prezzo, "
• tempi di consegna, "
• affidabilità nei tempi di consegna, "
• servizi accessori, "
• competenza del fornitore, "
• esperienza del fornitore, "
• Certificazioni."
3. Negoziazione e selezione
Fase
Input:
Output:
• Short List fornitori;
• Nominativo
Negoziazione e fornitore;
selezione
4. Emissione dell ordine di acquisto
Acquisti Fornitore Acquisti
Acquisti Acquisti
Emettere Distribuire
ordine copie ordine
N.B.
L'ordine d'acquisto è un impegno legale a comprare, preparato sulla base delle richieste di
acquisto e dell'offerta nonché di altre informazioni necessarie.
Una volta accettato dal fornitore diventa un contratto legalmente valido per la consegna
dei beni come stabilito nei termini e condizioni specificate nell' accordo d'acquisto.
Per il mezzo, fino ad alcuni anni fa non era valido il fax, ora è accettato dai giudici come
documento probatorio.
Input
Emissione Output
ordine di
• Dati del fornitore ottimale
acquisto • Ordine d'acquisto
• Conferma ordine
5. Following dell Ordine
Acquisti Logistica
Analisi stato
Tracking
merce
Obiettivo
Monitorare l'avanzamento dell'ordine per assicurare che le date di consegna siano
rispettate (Ente Acquisti) e che la merce sia conforme (Logistica).
Azioni
Nel caso l'ufficio acquisti abbia dubbi sul rispetto delle date di consegna, si devono
intraprendere azioni correttive in tempo utile:
• sollecitare il trasporto
• trovare un fornitore alternativo
L'ufficio acquisti è responsabile in caso di cambiamento nei requisiti della fornitura:
la richiesta può cambiare nel tempo, pertanto può essere necessario sollecitare
alcune voci e tentare di ritardarne altre.
Input
Output
• Solleciti o variazioni dal
Following • Invio solleciti o comunicazione
reparto richiedente
ordine di variazioni ai fornitori
• Database dei fornitori alternativi
acquisti
6. Gestione Fatture
contabilità
Richiesta
Ricezione Archiviazione
eventuali
fattura fatture
chiarimenti
Approvazione Eventuali
Pagamento
dati chiarimenti
fattura
banche
amministrazione
Una volta approvata la verifica, la fattura viene inviata alla contabilità per la registrazione e
successivamente all amministrazione per il pagamento previa autorizzazione.
Le fatture pagate vengono poi archiviate.
Input
Output
• Fatture ricevute
Gestione
• Fatture pagate ed
Fatture archiviate
Grazie per l attenzione
ANGELO CORALLO
Angelo.corallo@ebms.unile.it
FABRIZIO ERRICO
fabrizio.errico@ebms.unile.it