FORMULIR ANALISIS JABATAN

1. NamaJabatan : Kabid Kearsipan

2. KodeJabatan :-

3. Unit Organisasi
a. Eselon I :
b. Eselon II : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
c. Eselon III :
d. Eselon IV :

4. KedudukandalamStrukturOrganisasi :

Kepala Dinas

Kelompok Jabatan Sekretaris Dinas

Fungsional
Kabid Kearsipan Kabid Perpustakaan

Kasi Pembinaan dan

Kasi Pengelolaan Arsip Kasubbag Perencanaan dan
Pengembangan
Dinamis Keuangan
Perpustakaan

Kasi Layanan dan Kasubbag Umum dan

Kasi Pengelolaan Arsip Statis Kepegawaian
Pengembangan Koleksi

5. IkhtisarJabatan :
Memimpindanmelaksanakantugas perumusan rencana,dan pengkoordinasian, pelaksanaan kebijakan, pemantauan,evaluasi serta
pelaporan di bidang pengelolaan arsip, pengembangan, perlindungan dan penyelematan arsip dan perijinan penggunaan arsip.

6. UraianTugas :
a. Menyusun rencana operasional di lingkungan bidang kearsipan berdasarkan program kerja bidang kearsipan serta
petunjuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;(TM)
1) Menelaah program kerja unit eselon II;
2) Merancang tahap-tahap pelaksanaan program kerja;
3) Merencanakan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja;
4) Merumuskan kerangka acuan kerja sebagai panduan operasional dalam pelaksanaan program kerja.
b. Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan bidang kearsipan sesuai dengan tugas pokok dan tanggung
jawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien;(TM)
1) Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan;
2) Mengklasifikasi kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggung jawab bawahan;
3) Menentukan waktu penyelesaian untuk pelaksanaan tugas.
c. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan bidang kearsipan sesuai dengan peraturan dan
prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas;(TM)

[1]
 1) Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh bawahan;
2) Menghimpun saran dan masukan yang terkait dengan pelaksanaan tugas unit;
3) Memberikan arahan/petunjuk pelaksanaan tugas berdasarkan acuan/pedoman tugas kepada bawahan.
d. Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan bidang kearsipan secara berkala sesuai dengan peraturan dan
prosedur yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang diharapkan;(TM)
1)
Menentukan jadwal penyeliaan tugas bawahan;
2)
Menentukan standar kualitas dan kuantitas hasil kerja;
3)
Mengidentifikasi permasalahan/kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan;
4)
Membuat koreksi pada hasil kerja bawahan.
e. Menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip;
1) Menyusun kebijakan perlindungan dan penyelamatan arsip;
2) Merumuskan program kegiatan perlindungan dan penyelamatan arsip;
3) Mengkoordinasikan pelaksanaan perlindungan dan penyelamatan arsip;
4) Menyelenggarakan pelaksanaan perlindungan dan penyelamatan arsip;
5) Mengevaluasi hasil perlindungan dan penyelamatan arsip

f. Menyelenggarakan pengembangan pengelolaan dan pemanfaatan arsip;

1) Menyusun kebijakan pengembangan pengelolaan dan pemanfaatan arsip;;
2) Merumuskan program kegiatan pengembangan pengelolaan dan pemanfaatan arsip;
3) Mengkoordinasikan pelaksanaan pengembangan pengelolaan dan pemanfaatan arsip;
4) Menyelenggarakan pelaksanaan pengembangan pengelolaan dan pemanfaatan arsip;
5) Mengevaluasi hasil pengembangan pengelolaan dan pemanfaatan arsip;

g. Menyelenggarakan kegiatan pembinaan kearsipan terhadap organisasi perangkat daerah, BUMD, Ormas, Parpol,
Sekolah, Desa;
1) Menyusun kebijakan dalam pembinaan kearsipan;
2) Merumuskan bahan pelaksanaan pembinaan kearsipan;
3) Mengkoordinasikan pelaksanaan pembinaan kearsipan;
4) Menyelenggarakan pelaksanaan pembinaan kearsipan;
5) Membina pelaksanaan kearsipan;
6) Mengevaluasi

h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan bidang kearsipan dengan cara membandingkan antara
rencana operasional dengan tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan perbaikan
kinerja di masa yang akan datang;(TM)
1) Menentukan jadwal evaluasi berkala;
2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3) Menganalisis permasalahan dan upaya penyelesaiannya
4) Melaporkan hasil evaluasi kepada pimpinan.
i. Menyusun laporan pelaksanaan tugas bidang kearsipan sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala
sebagai bentuk akuntabilitas kinerja; (TM)
1) Menelaah laporan capaian pelaksanaan tugas bawahan;
2) Mereview konsep laporan;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada pimpinan;
4) Memfinalisasi laporan.
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

[2]
7. Bahan Kerja :
No BahanKerja Digunakandalamtugas
1. Program Unit Eselon II Penyusunan Rencana Operasional Bagian/Bidang
2. Beban Kerja Unit Pendistribusian tugas kepada bawahan
3. SOTK dan Rencana Operasional Pemberian Petunjuk dan Arahan
4. SOTK dan Rencana Operasional Penyeliaan Pelaksanaan Tugas Bawahan
5. Perda, Juklak, data Penyeliaan Pelaksanaan Tugas Bawahan
6. Perda, Juklak, data Penyeliaan Pelaksanaan Tugas Bawahan
7. Perda, Juklak, data Penyeliaan Pelaksanaan Tugas Bawahan
8. Laporan Kegiatan Bawahan Pengevaluasian Pelaksanaan Tugas
9. Laporan Hasil Kegiatan Penyusunan Laporan
10. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain

8. Perangkat/AlatKerja :
No AlatKerja Digunakandalamtugas
1. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Rencana Operasional Bagian/Bidang/Subdit
2. SOTK (Tupoksi) Mendistribusikan Tugas
3. Kerangka Acuan Kerja Memberi Petunjuk Pelaksanaan Tugas
4. Kerangka Acuan Kerja Menyelia Pelaksanaan Tugas
5. DPA, DPAP, SK, Hasil koordinasi Menyusun Pelaksanaan Teknis Kegiatan
6. DPA, DPAP, SK, Hasil koordinasi Menyusun Pelaksanaan Teknis Kegiatan
7. DPA, DPAP, SK, Hasil koordinasi Menyusun Pelaksanaan Teknis Kegiatan
8. Rencana Operasional Bagian/Bidang Mengevaluasi Pelaksanaan Tugas
9. SOP dan Petunjuk Teknis Membuat Laporan
10. Surat Perintah dan Peraturan terkait Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain

9. HasilKerja :
No HasilKerja Satuan
1. Rencana Operasional Bagian/Bidang/Subdit Dokumen
2. Jadwal dan Pembagian Tugas Dokumen
3. Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas Dokumen
4. Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil Kerja Dokumen
5. Terjaganya arsip Depoarsip
6. Sumber informasi Depo arsip, SIKD
7. Tertib arsip di OPD Arsip di OPD
8. Hasil Evaluasi Kegiatan Dokumen
9. Laporan Kegiatan Dokumen
10. Laporan Tugas Kedinasan Lain Dokumen

10. TanggungJawab :
a. Kelancaran Kegiatan Operasional di lingkungan dinas perpustakaan dan kearsipan;
b. Ketepatan sasaran kegiatan pada bidang Kearsipan;
c. Kualitas kegiatan pada bidang Kearsipan
d. Keefektifan kegiatan pada bidang Kearsipan

11. Wewenang :
a. Mengarahkan pekerjaan pada bawahan;
b. Mengendalikan kegiatan;
c. Mengawasi Kegiatan ;
d. Mengevaluasi Kegiatan;
e. Melaporkan kegiatan

12. KorelasiJabatan :

[3]
 No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1. Kepala Dinas Dinas Kearsipan Perpustakaan Menerima arahan,
2. Subag Umum Semua OPD Pengelolaan arsip
3. Bawahan dilingkungan Dinas Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Pengawasan pelaksanaan tugas
dan Perpustakaan
4. Kabid Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Koordinasi

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan
1. Tempatkerja Di dalamruangan
2. Suhu Suhukamar normal
3. Udara Sirkulasibaik
4. Keadaanruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidakberisik
8. Keadaantempatkerja Bekerjadenganberkaskertas
9. Getaran Tidakada

14. Resiko Bahaya :

No BahayaFisik/Mental Penyebab
1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Pembina, IV/a
b. Pendidikan : Sarjana
c. Diklat
1) Penjenjangan : Diklat PIM Tk. III
2) Teknis :
 Kearsipan
 …
d. Pengalaman Kerja :
1) Menguasai Kesrekretariatan;
2) Menguasai bidang kearsipan
e. Pengetahuan Kerja :
1) Administrasi
2) Menguasai Komputer
f. Keterampilan Kerja :
1) Melakukan koordinasi dengan lembaga terkait;
2) Melakukan pengawasan;
3) Melakukan kajian.
g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) V: Verbal
3) Q: Ketelitian
h. Temperamen :
1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau
merencanakan.
2) F: Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari
sudut pandangan pribadi.

[4]
 3) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan
kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.
i. Minat Kerja :
1) Artistik
2) Konvensional
3) Realistik
j. Upaya Fisik :
1) Berbicara
2) Duduk
3) Berdiri
k. Kondisi Fisik :
1) JenisKelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidakadasyaratkhusus
3) TinggiBadan : tidakadasyaratkhusus
4) BeratBadan : tidakadasyaratkhusus
5) PosturBadan : tidakadasyaratkhusus
6) Penampilan : rapi
l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : Mengkoordinasikan;
Menganalisa;
Menyusun.
2) Orang : Menasehati;
Berunding;
Menyelia:
Mempengaruhi.
3) Benda :

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu penyelesaian
No Hasil Kerja Volume (setahun)
(menit)
1. Rencana Operasional Bidang Kearsipan 2.400 4 kegiatan
2. Jadwal dan Pembagian Tugas 1.200 4 kegiatan
3. Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas 1.800 11 rapat
4. Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil Kerja 1.800 11 kegiatan
5. Arsip sebagai suber data 3.600 2 kegiatan
6. Arsip sumber informasi 1.200 1 kegiatan
7. Tertib arsip di semua OPD 36.000 1 kegiatan
8. Hasil Evaluasi Kegiatan 1.800 11 evaluasi
9. Laporan Kegiatan 4.800 4 kegiatan
10. Laporan Tugas Kedinasan Lain 0.090 6 tugas dinas

17. Butir Informasi Lain : -

[5]
[6]