SISTEMA DE GESTIÓN IPS

AUTORES:
Ismael Manuel Mejia López
Mónica Liliana Delgado Velandia
Edgar Duvan Narváez Andrade
Vanessa Miranda Calvache

Trabajo presentado para la fase AP1 - AA1 - EV1 Formulación de Proyecto

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE VIRTUAL – SENA

Programa Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

2017
 SISTEMA DE GESTIÓN DE IPS
AUTORES:
Ismael Manuel Mejia López
Mónica Liliana Delgado Velandia
Edgar Duvan Narváez Andrade
Vanessa Miranda Calvache

Trabajo presentado para la fase AP1 - AA1 - EV1 Formulación de Proyecto

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Instructores
Ilmer Cuello Garcia
Sonia Novoa Novoa
Jhon Donato

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE VIRTUAL – SENA

Centro de la Servicios IPS

REGIONAL DISTRITO CAPITAL

Programa: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
2017
 Contenido
Descripción del proyecto 4

Justificación 5

Objetivos 6

Alcance del proyecto 7

Beneficiarios 8

Impacto 9

Restricciones 10

Riesgos 11

Productos o resultados 12
Descripción del proyecto
Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de la
empresa como el de los usuarios, dando de esta manera un punto de partida al
presente proyecto, puesto que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo.

1.1 La empresa
El presente proyecto se desarrollará en la empresa ESE vidasinú, ubicada en la ciudad
de Montería Córdoba, con un promedio de 5 trabajadores, quienes serán los primeros
usuarios del sistema de información acorde a esta empresa, cabe destacar también
que esta entidad lleva en funcionamiento 16 meses, en los cuales la compañía ha
desarrollado procesos de citas médicas vía telefónicas. Como lo realizan muchas IPS y
EPS a nivel nacional, principalmente en esta zona del país; debido a la poca difusión,
desarrollo e implementación de sistemas de información acordes a las necesidades,
que optimicen procesos y solucionen problemáticas frente al tiempo, distancia y
circunstancias que se pueden presentar a los usuarios, como sucede en la empresa
anteriormente mencionada.

1.2 Delimitación del proyecto

Al observar los procesos llevados en la empresa ESE Vidasinú, se logra analizar que la
mayoría de la citas médicas, se dan de manera telefónica, factor que puede hacer este
sistema vulnerable a pérdida de información y por otro lado centralizado; puesto que
solo pocos usuarios pueden acceder a las citas médicas, ya que, se tendrá que
verificar si están en las bases de datos, por ello se sugiere empezar por analizar y
desarrollar un sistema de información accesible desde la web, centrada en los
procesos de citas médicas y controles médico, puesto que en primer lugar la empresa
está en el deber de brindar una excelente atención a su usuarios, en segundo lugar se
considera que es necesario delimitar el sistema de información, puesto que se desea
dar solución a la necesidad más relevante de la empresa y generar cambios
importantes en el progreso de la misma con este sistema.
Para finalizar es necesario aclarar que existen varios sistemas de información con el
mismo objetivo para dar citas médicas en las IPS, EPS, ya que hoy en día muchas
empresas desean sistematizar y automatizar procesos, debido a la relevancia del
control de las bases de datos en una compañía, sin embargo, este va a estar enfocado
especialmente en el control y seguimiento de bases de datos para las respectivas citas
médicas, de la empresa aquí mencionada.
Justificación

La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida la

necesidad de tener información más conveniente y oportuna. Actualmente las
organizaciones, ya sean públicas o privadas, se han abocado a los avances
tecnológicos de la época, los cuales tienden a convertirse en una herramienta
importante para el desarrollo de las mismas, trayendo a favor un desenvolvimiento del
personal y rapidez en los procesos, lo que genera un mejor servicio.
Debido a esta gran necesidad de cambio, nos enfocamos en la E.S.E Vidasinú, ubicada
en la ciudad de Montería, debe decirse que la motivación principal nació por la
necesidad que se ha evidenciado en sus usuarios para acceder a los servicios de
manera rápida y eficaz, donde se desarrollará la automatización de las actividades que
se realizan en los diferentes procesos de la E.S.E Vidasunu, como es el registro de cita
médicas. Por esta razón el proyecto busca mejorar sus procesos actuales en términos
de tecnología y manejo en la base de datos, que permita solucionar sus necesidades y
bajar los niveles de PQRS, planeando un cronograma de ejecución, una
implementación y un estado de mejoramiento continuo en los logros que se pretenden.
Objetivos

General
Crear un sistema de bases de datos que muestre, guarde y controle las existencias de
citas médicas de los usuarios de E.S.E Vidasinú

Específicos

 Orientar el Sistema de Control de bases de datos a la web.

 Controlar el acceso de información y del sistema para los usuarios, el personal

médico y administrativos.

 Mejorar el proceso de solicitud de citas médicas,

 Brindar al usuario la posibilidad de selección de médicos, hora, fecha y lugar.

Alcance del proyecto
El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de las citas médicas, la
información general de cada paciente (usuario), con el fin de obtener todos los datos
necesarios de cada uno de una manera organizada, confiable y correcta.
Se lograrán mejoras en la E.S.E Vidasunu, que se reflejarán en sus servicios, manejo
en el control de cada usuario, agenda de cada médico e ips, ya que esta tiene varios
centros de atención vinculados.
Este sistema se realizará para el uso exclusivo de E.S.E Vidasunu.

Beneficiarios
 Los beneficiarios directos vendrían a ser todos quienes estén afiliados a E.S.E
Vidasunu

 Los beneficiarios indirectos serán los empleados que se relacionen con el

software.
Impacto
El proyecto busca generar un impacto en la población de Montería específicamente en
las personas afiliadas a la entidad E.S.E Vidasinu, con esto se pretende que los
usuarios tengan acceso a un mejor servicio, evitando así quejas o reclamos por
deficiencias puede llegar a presentar la entidad anteriormente mencionada. Dentro del
impacto que busca el proyecto se tendrá en cuenta tres aspectos:
Económico:
Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que nuestro sistema al
realizar sus respectivas funciones brindará tiempo valioso que sería empleado en otras
actividades laborales optimizando el rendimiento y a su vez aumentando las ganancias
generadas a la ESE vidasunu.
Ambiental
La creación de bases de datos digitales lleva consigo un beneficio importante, el cual
es l reducción del consumo innecesario de papel, puesto que estas son unas
herramientas importantes que permite el fácil acceso a grandes cantidades de
información en cualquier momento.

Tecnológico
En plena era digital es vital que las empresas hagan un buen uso de las TICS, debido a
que al implementarles se pueden facilitar trámites que anteriormente llevaban
demasiado tiempo, esto genera inconformidad por parte de los usuarios. Es oportuno
menciona que ya existen políticas desde MinTic en donde intentan que Colombia este
a la vanguardia en el tema de la tecnología con diversos programas como Talento
digital; dicho esto el proyecto se convierte en un grano de arena que contribuye a la
implementación de herramientas digitales.
Restricciones

 La falta de actualización de los registros de los usuarios

 Banco de datos incompletos

 La falta de acceso telefónico e internet de los usuarios.

 Falta de patrocinio
Riesgos
Los riesgos del proyecto permiten identificar problemas potenciales con la estimación
de los costos, lo cual puede que un proyecto sea muy costoso; una planeación no
adecuada del proyecto, personas no comprometidas con su rol; recursos limitados;
definición de los requerimientos y su impacto en el proyecto software, temor y
resistencia al cambio y estimación de tiempos.
Principales riegos:

 Recurso Humano:

El recurso humano es el factor más importante y complejo de estos procesos

debido a que el personal pueden sentirse temerosos o amenazados por
aspectos, como: considerar que se aumenta el volumen de trabajo, pueden
pensar que el proceso no es efectivo o también sentirse amenazados por la
posibilidad de perder sus empleos.

 Infraestructura adecuada:

Dentro de su planeación debe realizar un presupuesto o costos estimados de

toda la inversión esto con el objetivo de determinar los costos adicionales en los
que puede incurrir la compañía para modificar el sistema de información, se
debe hacer un análisis de riesgos y los controles asociados y sugeridos para
implementar en cada uno de los procesos que involucran el nuevo sistema, esto
con el objetivo de establecer parámetros adecuados que permitan mitigar los
riesgos operativos y financieros de la compañía.

 Procesos no claros por parte del cliente o mal definidos por el implementador:

Para desarrollar un sistema de información se deben definir los objetivos y

alcance del sistema, un proceso mal definido o mal interpretado permite una
efectividad nula y un reproceso en la compañía

 Tecnología adecuada:

Se requiere una infraestructura requerida para la implementación adecuada a la

viabilidad técnica del proyecto. Un ejemplo de este tipo de riesgos es que la
compañía no cuente con una red calidad que garantice la transferencia de datos
oportuna.
Productos o resultados

 Con la plataforma Asterisk se implementará el sistema ivr transaccional con el

cual los usuarios podrán solicitar citas médicas y demás información, a través de
una llamada, donde podrán encontrar sus datos actualizados, médicos
disponibles y centros de salud, dando opción de presionar un botón y escoger su
respuesta sin necesidad de esperar a que conteste un operador.

 Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el acceso al
sistema, vía internet.

 Formularios en la página de internet para el ingreso de los datos de cada usuario

de la EPS.

 Este producto será realizado para la E.S.E Vidasinu, como plan piloto por lo cual
será patrocinio de la misma, dando nosotros nuestra mano de obra y
conocimiento.

 Este proyecto tiene un valor aproximado de $ 30.000.000 a $ 40.000.000

millones todo depende de cuantas tarjetas sean utilizadas, líneas y extensiones
telefónicas.