TEMA:

“Propuesta de un Software para la

Gestión documentaria en la
Municipalidad Distrital de Pillco-
Marca”
INGENIERIA EMPRESARIAL

DOCENTE: Ing. Luis MEZA ORDOÑEZ

RESPONSABLES:

 Barra Espinoza, Anthony

 Cayetano Echevarria, Gabino

Huánuco - 2017
INDICE

INTRODUCCION .............................................................................................................2
CAPITULO I .....................................................................................................................2
1. PREANALISIS O DATOS DE LA INSTITUCIÓN ............................................ 2
1.1. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: ............................................................... 2
1.2. PERFIL DE LA INSTITUCIÓN ................................................................... 2
1.3. DATOS DEL CONTACTO ........................................................................... 2
1.4. MISIÓN .......................................................................................................... 3
1.5. VISIÓN .......................................................................................................... 3
1.6. OBJETIVOS INSTITUCIONALES .............................................................. 3
1.7. ORGANIGRAMA ......................................................................................... 6
CAPITULO II ....................................................................................................................7
2. PLAN DEL PROYECTO ...................................................................................... 7
2.1. REALIDAD PROBLEMÁTICA ................................................................... 7
INTRODUCCION

CAPITULO I
1. PREANALISIS O DATOS DE LA INSTITUCIÓN

1.1. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN:

“MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PILLCO – MARCA”

1.2. PERFIL DE LA INSTITUCIÓN

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL

La Municipalidad Distrital de Pillco Marca, para el cumplimiento de sus

objetivos ha diseñado su Organización Municipal teniendo en cuenta la
naturaleza de sus actividades, volumen de operaciones y en base al criterio
de racionalidad. Es así que a continuación se detalla la relación de
autoridades, relación de funcionarios y la estructura orgánica:

RELACION DE AUTORIDADES

ALCALDE : Alejandro Condezo y Alvarado

REGIDORES :

 Aliaga Tucto, Ely Katherine

 Bravo Cisneros, Willian Shomwgimi
 Charri Vargas, Gaudencio
 Quispe Morales, Maria Dionicia
 Ramirez Martel, Rolando Richard
 Roque Salcedo, Geni Yonny
 Simon Rivera, Gisela

1.3. DATOS DEL CONTACTO

La Municipalidad Distrital de Pillco Marca con su capital en el Distrito de

Cayhuyana fue creado por Ley Nº 27258 con fecha 05 de mayo del 2000,
publicándose en el diario oficial el peruano el 7 de mayo del mismo año,
creándose de esa manera el Nuevo Distrito Huanuqueño, llamado Distrito de
Pillco Marca.
El Distrito de Pillco Marca se encuentra ubicado en la Sierra Central del país,
en el espacio geográfico incompleto de la micro cuenca de ñausilla e
interfluvio ñausilla que está débilmente articulado a la capital del Distrito de
Huánuco y escasamente habitado, ya que la densidad poblacional alcanza
a 6.50 hab / km2. Además, está ubicado en el espacio completo interfluvio a
la capital del Distrito de Huánuco y altamente habitado, ya que la densidad
poblacional bordea los 150 hab/ km2 en el espacio.

Datos Geográficos:

Los datos fueron tomados del Compendio Estadístico Huánuco 2014

elaborado por el INEI.
Distrito: Pillco Marca
Provincia: Huánuco
Departamento: Huánuco
Altitud: 2,076 msnm
Superficie: 68,74 Km2
Latitud Sur: 09º 57` 42``
Longitud Oeste: 76º 14` 49``
Densidad Poblacional: 347,63 (hab/km2)
Categoría: Villa
Región Natural. Sierra
Límites del Distrito:
Norte: Distrito de Huánuco
Oeste: Distritos San Pedro de Chaulan y San Francisco de Cayran.
Este: Distrito de Amarilis
Sur: Provincia de Ambo
1.4. MISIÓN
MISION INSTITUCIONAL

“Brindar los servicios públicos con calidad en beneficio del ciudadano Pillco
Marquino, teniendo como pilares una gestión participativa, transparente,
eficiente, eficaz e innovadora”.

1.5. VISIÓN
VISION INSTITUCIONAL

“Al 2018 ser una institución Modelo en la Gestión Pública de Gobierno Local
Brindando a la población servicios públicos de calidad y promoviendo un
Distrito Saludable, Seguro, Moderno, Solidario y de Gobernabilidad
Participativa”.

1.6. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

VALORES INSTITUCIONALES

 Responsabilidad: En Pillco marca los parámetros y normas se

cumplen, actuando con la firme disposición de asumir las
consecuencias de las propias decisiones y respondiendo a ellas.
  Honestidad: Desempeñar nuestras funciones honestamente en un
clima de rectitud, esmero y confianza.

 Compromiso: Autoridades y colaboradores comprometidos en servir

y dar lo mejor con una superación constante.

 Ética: En cada decisión que tomemos, estará inmiscuida siempre la

ética, como uno de nuestros cimientos de conducta moral.

 Respeto: Predominar el buen trato y reconocimiento con los

trabajadores, ciudadanos, proveedores y gobierno; con el medio
ambiente y demás entorno social.

 Transparencia: Proceder con veracidad e información abierta y

oportuna.

Los propósitos de la actual Gestión Municipal es convertir a la Municipalidad

Distrital de Pillco Marca en una Institución modelo, que brinda servicios públicos
de calidad al ciudadano Pillco marquino a través de una administración y gestión
municipal eficaz y eficiente.
Específicamente con respecto a la tributación municipal, se brindara una mejor
atención pública al usuario, buscando mecanismos de incentivos en especial a
los contribuyentes cumplidores, a fin de incrementar los ingresos propios. Por
otro lado se enfatizara en potenciar las áreas de catastro y de ejecución coactiva
a fin de reducir tanto la subvaluación de los predios así como reducir el volumen
de la morosidad agregando que estas acciones administrativas estarán a cargo
de la Gerencia de Administración Tributaria.
Finalmente, nuestro propósito para el año 2018 es continuar con el desarrollo de
los objetivos institucionales relacionado con el Plan de Desarrollo Concertado,
que señala que la ciudad de Pillco Marca, será dentro de poco una ciudad
ordenada, limpia y segura, cuyo progreso está basado en el esfuerzo y decisión
de los diferentes estamentos que conforman la organización Municipal.
En este sentido los recursos consignados en el Presupuesto Institucional de
Apertura, se dispuesto con el propósito de alcanzar los objetivos y metas
programadas para el año 2016, en base a los Objetivos Generales que nos va a
permitir orientar el trabajo de la entidad en cada una de las unidades orgánicas
y programas que la conforman y se detalla a continuación:

 Objetivo Institucional 1
 Garantizar una adecuada administración de los recursos económicos,
financieros, humanos y logísticos.
 Objetivo Institucional 2
 Garantizar un ambiente agradable y sano a sus pobladores en armonía
con el medio ambiente, mejorando la Gestión Integral de Residuos
Sólidos.
 Objetivo Institucional 3
 Promover la seguridad integral del Distrito reducir la tasa de incidencia de
Inseguridad Ciudadana en el Distrito de Pillco Marca.
 Objetivo Institucional 4
 Garantizar el desarrollo Urbano del Distrito, para garantizar a los
ciudadanos una mejor calidad de vida de una ciudad ordenada.
 Objetivo Institucional 5
 Mejorar la Infraestructura de saneamiento básico, Educación y la
infraestructura Vial Urbana y Rural.
 Objetivo Institucional 6
 Desarrollar las capacidades y la inclusión social de la población
organizada para propiciar su participación y mejorar su calidad de vida.
1.7. ORGANIGRAMA
CAPITULO II

2. PLAN DEL PROYECTO

2.1.REALIDAD PROBLEMÁTICA

En la gran mayoría de instituciones públicas del Perú el trámite documentario se

realiza de forma manual. A continuación se describen algunas consecuencias de
esta práctica:

Se deben realizar cobros adicionales para cubrir los costos del abundante
material de escritorio empleado.

En la municipalidad de Pillco-Marca existen solo copias del expediente de un

trámite, que es transportada físicamente, en cada etapa del flujo. En la mayoría
de casos el flujo es inexistente, y el camino se decide en cada proceso. Si el
personal asignado a un trámite desea revisar un expediente debe esperar a que
éste esté disponible, lo que puede tardar mucho tiempo. Incluso algunas
instituciones, destinan personal exclusivamente al traslado de documentos.
También existe el problema potencial de la alteración deliberada de documentos.
No es fácil detectar en qué están ocupados los empleados de cada área ni las
razones de los retrasos. Todo ello producto de la falta de control de esta forma
de administrar los documentos.
Todos estos problemas tienen como consecuencia que las instituciones
adquieran una mala imagen frente a los usuarios y a los propios empleados. En
instituciones públicas el grupo de usuarios puede llegar a ser una ciudad o un
país entero.

En el Perú existen algunas instituciones estatales y privadas que cuentan con

Sistemas de Trámite Documentario basados en web (por ejemplo: El Ministerio
de Salud, El Ministerio de Educación, El Ministerio de Agricultura, entre otros,
también encontramos aplicaciones de escritorio como el proyecto SIGAA de la
Universidad Privada San Pedro, STDZ9 Sistema de Trámite Documentario Z9
de Tech Era, SISDOC Sistema de Trámite Documentario del SENASA (Servicio
Nacional de Sanidad Agraria). La mayoría fueron desarrollados por distintas
empresas de software, generalmente estos sistemas se dedican solo a manejar
el seguimiento de documentos dentro de la institución. Aquellos sistemas que
cuentan con un flujograma predefinido lo tienen escrito en el código fuente. De
esta forma cualquier cambio al flujo de documentos debe ser codificado y
recompilado.
Una limitación muy común en nuestro entorno presentado por estas soluciones,
es el hecho de depender de una plataforma específica (como MS Windows),
obligando a las instituciones a realizar mayores gastos en licencias de software.
Quienes resultan perjudicados con este manejo son los usuarios, obligados a
acudir físicamente y a realizar largas esperas para poder acompañar su trámite.
En algunos casos el usuario debe incluso visitar las áreas internas de la
organización.