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Equipe do Laboratório para Melhorias Contínuas

Para começar

Desenvolver gradualmente a equipe Antes de criar sua equipe Identifique um método, ou


para MC, você deve pensar na ferramenta de trabalho, que
interna é dar às pessoas o reconheci- necessária infra estrutura para possa auxiliar a equipe com
possibilitar os trabalhos. Sem clareza de processos e com
mento de sua importância na organi- esse preparo, corre-se o risco evidências dos resultados
zação e facilitar o maior conhecimento de ver a equipe se dispersar, alcançados e os pendentes
sem um rumo claro e sem que exigem perseverança para
por todos dos processos locais. vistas aos objetivos a serem al- resolver. Disponibilize esse
cançados. Veja abaixo algumas método para a equipe.
ideias sobre como criar uma
infra estrutura: Identifique consultores
externos que possam contribuir
Melhorias Contínuas (MC) no auxílio no reconhecimento Seja um líder e comece por para a organização inicial e a
laboratório é um método para dos problemas e na imple- criar a participação dos colabo- formulação da prática para MC.
agir no sentido de se obterem mentação de soluções. Criar a radores na equipe de MC, de
melhores práticas para o equipe, dar nomes respectivos preferência de modo volun- Desenvolva membros locais
serviço e a qualidade. O núcleo ao grupo e ao líder garante tário, ou com discretas formas para assumirem com mais
desse método está na equipe maior comprometimento e de nelas despertar motivação, envolvimento a leitura de tex-
de colaboradores, que por ser melhores resultados. partindo de você. tos, coleta e análise de dados,
intrínseca ao laboratório, pode buscas na internet.
garantir sustentabilidade e Desenvolva o espírito de
MC, mostrando claramente Garanta o patrocínio da alta
a importância do laboratório administração, que é elemento
prestar o melhor serviço, com fundamental para o sucesso do
qualidade e nos prazos com- processo de MC.
patíveis.

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O LiVer – Listas de Verificacao, é u m método de trabalho Recrutando os membros da equipe


para as Melhorias Contínuas. Informe-se!
Na dependência do porte do Tenha em mente que a equipe
laboratório, você poderá con- não deve ser grande e tenha
tar com pessoas de diferentes como parâmetro o número de
habilidades e conhecimentos, até cinco componentes.
bem como também dife-
rentes comportamentos e Um dos membros da equipe
iniciativas para montar uma será o Auditor Interno (AI), que
equipe. Veja como conseguir ao final assume um papel de
motivar as pessoas que pos- líder. Pode ser o proprietário
sam contribuir e, sobretudo, do laboratório, ou outra pessoa
possam trabalhar em grupo. designada. O auditor interno
Laboratórios de porte menor terá maior familiaridade com
podem ter restrições quanto o método de trabalho, será
a esse recrutamento, o que é responsável por agendar e con-
natural, dado o menor número duzir as reuniões e irá apresen-
de pessoas disponíveis. Ainda tar os indicadores de evolução
assim, é possível motivar e en- da atividade para a adminis-
volver colaboradores nos obje- tração.
tivos de MC, incluindo a direção.

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Estabelecendo o quadro geral Com a utilização da infra es-


trutura, o método de trabalho Número total de itens;
e com esses marcos a equipe
deverá atuar e apresentar seus Número de itens atendidos
resultados para a admi- pelo laboratório;
As equipes são mais efetivas se a equipe, que como exemplo, nistração.
todos têm clareza das razões poderia ser: Número de itens não atendi-
para esse trabalho e dos obje- Para o escopo específico su- dos (Não conformidades);
tivos que se pretende alcançar. Meta: Adequação do labo- gerido acima, deverá avaliar
O quadro geral, estabelecido ratório ao marco legal da An- a lista de requisitos das RDC Número de reuniões realiza-
pela administração, o escopo visa, segundo a RDC 302/2005. 302/2005, verificar a quais o das.
delimitado dos trabalhos, os laboratório atende e a quais
prazos para realização e as Prazo: três meses, a partir não atende. Feito isso, passa- Quanto à solução de proble-
pessoas envolvidas e que rece- de15/01/2015. se à criação de um plano de mas, no Plano de Ação Corre-
berão atribuições constituem- ação para cuidar dos requisitos tiva, o AI apresentará à
se elementos fundamentais e Equipe envolvida: Fulano, não atendidos. O processo de administração:
são os marcos dos processos. Sicrano, Beltrano verificação de grupos de itens
Uma ideia para essas refe- deve ser realizado em reuniões Número de não conformi-
rências é que se estabeleça Auditor interno: Fulano das MC, previamente agenda- dades;
um compromisso claro para das.
Número de Não conformi-
A administração do laboratório dades encaminhadas;
pode estabelecer a meta
principal e os indicadores de Número de Não conformi-
Antes de criar a equipe, é importante ter claros quais progresso do alcance dessa dades em atraso;
os objetivos ela deve alcancar. Essa é a meta para a meta, que serão apresentados
pelo AI. São parâmetros sim- Não conformidades que re-
equipe. ples, mas que dão boa ideia do querem ações da adminis-
andamento dos trabalhos. tração.

Podem ser:

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Os melhores resultados virão com


Ao avaliar esses indicadores a
administração irá tomar as me-
a equipe de MC, fazer ajustes
e correção de rumos, visando
o trabalho articulado entre os membros
didas necessárias para apoiar atingir os objetivos no prazo da equipe e entre a equipe e a adminis-
determinado.
tração.

A equipe de MC e o trabalho de auditoria

Os melhores resultados virão reuniões. Portanto, as reuniões


com o trabalho articulado entre são muito importantes para
os membros da equipe e entre esse trabalho e serão de três
a equipe e a administração, tipos. A estratégia de realizar
sobre o escopo definido sobre reuniões é muitas vezes critica-
quais os assuntos serão trata- da, porque alguns consideram
dos. improdutiva. Nosso entendi-
mento é que se trata de uma
A verificação das conformi- boa prática e se for bem con-
dades conforme uma lista duzida é o modo de operar que
(citamos o exemplo da RDC satisfaz plenamente no alcance
302/2005) é a melhor definição dos objetivos e crescimento
de escopo e se dá por meio de das pessoas.

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Algumas ideias devem ser tratadas para os bons resultados das Num primeiro momento, as reuniões serão de avaliações quanto
reuniões da equipe de MC: ao atendimento dos requisitos e o registro dessa situação. Usando
um método online, tenha disponível um computador, ou tablet, para
Na primeira reunião, definam o papel de cada membro e porque ler o requisito, qual a evidência deve ser apresentada para comprovar
estão ali; o atendimento.

Definam o modelo de decisão como decisão por consenso, com Após verificados todos os requisitos, crie um Plano de Ação Corre-
respeito ao outro membro e todos com grande habilidade para ouvir; tiva, para encaminhamento de soluções para as não conformidades.

Estabeleçam a agenda, dentro do possível e compatível com as Com um plano de ação, as reuniões passam a ser propositivas,
rotinas do laboratório e as necessidades de se cumprirem os prazos discutindo-se as ações a serem tomadas para as correções de re-
estabelecidos para o cumprimento da meta; quisitos não atendidos.

Reuniões regulares têm como sustentação a disciplina: data Façam-se as atribuições de responsáveis e prazos. É muito im-
agendada, hora de início e de término inalteráveis, pontualidade para portante a figura de um responsável, mesmo que ele vá incluir outras
uma e outra; pessoas, mas tal não dilui a responsabilidade;

Planejem a pauta, ou seja, qual(is) categorias de requisitos serão Num terceiro momento, as reuniões passam a ser para acompa-
discutidas naquela reunião. O método de trabalho ajuda nesse sen- nhamento dos encaminhamentos de soluções, avaliação das dificul-
tido; dades e estudo de diferentes modos de encaminhamentos.

Façam uma ata sucinta, com o registro dos participantes, os as-


suntos discutidos (as categorias), a data e hora de início e de término;

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Abordagem dos requisitos-Auditorias

Na definição do escopo, o labo- No início de cada reunião,


ratório deve escolher qual a devem-se apresentar os indi-
lista de requisitos será tratada cadores de progresso, reava-
para realização de auditorias liando a agenda de reuniões e
internas. Sugerimos que o la- os prazos.
boratório se avalie inicialmente
pela RDC 302/2005 da Anvisa, Os requisitos são distribuí-
que se trata de conformidade dos na lista por categorias.
legal e é uma obrigação para o Isso permite que o AI trabalhe
laboratório. grupos de requisitos e, se julgar
necessário, poderá convidar
Auditorias são métodos de outras pessoas a participarem
trabalho em que se busca ava- das reuniões, sempre evitando
liar a situação da organização, excesso de participantes. Por
melhor ainda tendo como exemplo, pode agendar dis-
referência os requisitos de cussão de verificação do grupo
As reuniões para cada meta serao de tres tipos e seguirao algum organismo de padrões de requisitos 5.8 - Limpeza,
esse padrao e ordem da figura acima. Serao inicialmente reconhecidos. Consiste em Desinfecção e Esterilização
repassar os requisitos de uma e para essa convidar pessoas
avaliativas, depois propositivas e por último de acompa- lista e avaliar se o laboratório diretamente envolvidas com
nha mento de solucões. atende, não atende, ou se o esses processos. Idem para
requisito não se aplica porque é 5.2 - Recursos Humanos, e a
um assunto não pertinente. discussão específica dos re-

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quisitos dessa categoria com podem ser registradas também


pessoas que lidam nessa área e para cada um, bem como uma
que não fazem parte da equipe nota geral para o processo de
MC. auditoria como um todo.

Algumas listas de verificação, No decorrer do processo, vai-se


como a do DICQ e a do PALC percebendo o quanto o labo-
apresentam junto a cada re- ratório está em conformidade.
quisito a evidência que deve ser As Não conformidades são
apresentada pelo laboratório, separadas, para constituírem
comprovando o o Plano de Ação Corretiva, ou
atendimento ao mesmo. O seja, estratégia para buscar
laboratório pode editar es- soluções e transformar as Não
sas listas e acrescentar suas conformidades em itens aten- Final
próprias determinações em didos. Ao final tem-se o cum-
cada requisito, para maior primento da meta estabelecida,
clareza dessas evidências. que espera-se tenha sido no Uma equipe que se mantém aprendizado na atuação com
prazo determinado.. coesa, persistente e diligente aquela equipe. Em virtude da
Outras notas de observações é a chave para os bons resul- maturidade conquistada no
tados no processo de Melho- trato das questões, essa equipe
rias Contínuas. Certamente será considerada quando se
que cada um dos membros estabelecerem outras metas
irá reproduzir em seu local para as Melhorias Contínuas.
de trabalho os benefícios do

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Publicado em Janeiro 2015

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