¿Para qué sirve Microsoft office?

Artículo trasladado de Aprende Informática

Hola de nuevo a todos, sigo con un poco más de “teoría” y es que los artículos que estoy
escribiendo últimamente son para ir tapando huecos e ir teniendo una buena base, y una
buena base no es solo saber instalar un sistema y configurarlo tambien debemos de conocer
otras cosas, como por ejemplo las útiles herramientas de google para realizar operaciones o
conversiones que vimos el último día, pero corto ya que me lío…

Este es un enunciado que a primera vista puede parecer fácil o absurdo, porque todos
sabemos que es Office ¿Verdad? todos sabemos para que sirve ¿A que si? y bueno… que
hay otros programas como Office ya lo sabemos porque en este mismo espacio hemos
hablado de ellos, pero… ¿Os acordáis de cual es sin buscar en el blog? seguro que no…

¿Que es el Office?

Esto es lo que todo el mundo sabe… Microsoft Office es un paquete ofimático, es decir, es
un conjunto de utilidades diseñadas para cubrir las necesidades ¿?¿?Administrativas¿?¿? de
las empresas, no son herramientas que sirvan para desempeñar un trabajo excesivamente
técnico y si es bien sabido que están orientadas a transmitir información entre personas por
lo que se puede decir que Microsoft Office es un conjunto de aplicaciones para la
empresa que permite crear y transmitir información y/o ideas entre socios, colegas y
clientes de una forma sencilla y con un sistema de trabajo único para toda la suite. Ha
sido así medio improvisado pero yo creo que esta bastante acertado aunque parezca un
slogan de Microsoft, esto… sigamos…

Para que sirve?

Del paquete Microsoft Office son muy conocidas las utilidades Microsoft Word, Excel y
Outlook incluso PowerPoint pero ¿Crees que esto es todo? pues no… y has tenido suerte
porque tengo la mala manía de instalar el Office entero en mi Pc así que te voy a poder
listar los paquetes que hay (Al menos los que tengo yo).

1. Microsoft Word
2. Microsoft Excel
3. Microsoft PowerPoint
4. Microsoft Outlook
5. Microsoft OneNote
6. Microsoft Access
7. Microsoft Publisher
8. Microsoft Visio
9. Microsoft Groove
10. Microsoft InfoPath

Ahora más de uno de los que me estáis leyendo estará alucinando viendo que como mucho
conocía 5 ó 6 de las utilidades del paquete Office, ah, y antes teníamos Microsoft
FrontPage que ha pasado a mejor vida y ahora tenemos Microsoft Expression Web (si mal
no recuerdo…), madre mía como me enrollo, a lo que voy, breve microdescripción de las
utilidades que he citado antes

Microsoft Word
Antes se conocían como editores de texto, hoy en día han llegado mucho más allá y es que
podemos hacer un libro sin necesidad de abrir otro programa más, podemos crear tablas,
gráficos, diseñar portadas y en definitiva crear documentos 100% profesionales y de uso
empresarial.

Microsoft Excel
Si señores, hojas de cálculo, y ¿Para que sirve una hoja de cálculo? pues yo no me atrevo a
decir nada ya que en principio debería ser para calcular datos según valores que vamos
introduciendo nosotros pero hoy en día yo lo utilizo para diseñar tablas, hacer gráficas y
casi cualquier cosa menos calcular aunque reconozco que tengo una verdadera hoja de
cálculo para la economía familiar con gráficas y un montón de cosas que voy ampliando
poco a poco.

Microsoft PowerPoint
Si me pongo un poco borde podría decir que PowerPoint es un programa para enviar SPAM
y es que ahora esta de moda mandar un ppt por correo con chistes y cosas en vez de un
correo tradicional y es que es bastante sencillo hacer una presentación rápida con
PowerPoint, porque es para eso para lo que sirve realmente, hacer presentaciones que
después expondremos a nuestros compañeros mediante un videoproyector o a través de una
red informática.

Microsoft Outlook
Pues esto es lo que se conoce como cliente de correo, pero vamos, Microsoft lleva ya tantos
años mejorando y mejorando estos sistemas y este paquete ofimático que cualquier utilidad
hace cientos de cosas que antes hacíamos con 4 o 5 programas diferentes. Por ejemplo, hoy
con Outlook podemos gestionar los contactos, los del móvil o PDA por ejemplo, yo lo
utilizo también como agenda ya que como se sincroniza con la PDA puedo pasarme las
citas de uno a otro muy facilmente, también podemos tomar notas ah!! y sirve también para
mandar y recibir correos electrónicos…

Microsoft Access
A este le tengo manía, es para eso de las bases de datos o como se dice en algunas partes
BBDD. Una base de datos es… es una base de datos, a ver como os lo intento explicar…
una base de datos sirve para almacenar información según unos criterios que nosotros
necesitamos y que una vez tiene información podemos procesarla y trabajarla según nuestro
interés, esto claro esta si sabemos manejarla… pero un ejemplo fácil de BBDD puede ser el
siguiente:

Nombre: Perico
Edad: 23
Sexo: Hombre
Nombre Perica
Edad: 45
Sexo: Mujer
Nombre: Ana
Edad: 21
Sexo: Mujer
Nombre: Felipe
Edad: 35
Sexo: Hombre
Nombre: Luisa
Edad: 28
Sexo: Mujer

Imaginemos que metemos esto en una base de datos, pues bien, con esos pocos datos
podríamos hacer montones de cosas, por ejemplo, obtener la edad media de todas las
personas que tenemos registradas o la edad media de los hombres, o de las mujeres, o la
media de letras que tiene un nombre, o el porcentaje de hombres y mujeres… vamos que
podemos hacer cualquier cosa…

Microsoft Publisher
Este software es uno de los que más me gustan, sirve para hacer publicaciones impresas y
otros, yo lo utilicé mucho en su momento para hacer los folletos de la empresa y la verdad
es que con un poquito de calma queda muy muy profesional y elegante, podemos diseñar
un tríptico, un folleto, sobres, boletines, prospectos, postales, tarjetas e incluso también
plantillas para enviar por e-mail o hasta una página web… una maravilla.

Microsoft OneNOte
Esto es como un post-it pero digital, un completísimo software de gestión de información
del día a día, como comentaba antes todo esto esta muy orientado al departamento
administrativo de una empresa, aunque utilidades como Excel o Access pueden requerir de
especialización técnica para manejarlas bien (ojo, el resto de la suite también pero no es tan
necesario como en estas dos). A lo que voy, que es un software de tomar notas, que es lo
que podrá hacer hoy por hoy no lo sé pero si sé porque lo he probado que permite ir
tomando apuntes rápidos, por ejemplo si te llaman por teléfono y luego puedes consultarlos
sin problema sin necesidad de abrir un programa escribir, guardar, ponerle el nombre…

Microsoft Visio
Este es un software muy curioso, yo lo he utilizado tanto para hacer el diagrama de una red
como el plano de una casa así que se puede decir que es un software que nos sirve para
hacer diagramas de todo tipo, por supuesto viene con imágenes y componentes integrados.
Ahora mismo le estoy pegando un vistazo y por ejemplo podemos hacer (dentro de la
categoría Ingeniería) diagramas de flujo del proceso, Sistemas de control industriales,
electricidad básica o energía de fluidos, de igual forma que podemos hacer un plano de
planta o diseñar oficinas…

Microsoft InfoPath
InfoPath sirve para diseñar impresos “formales” como un impreso para una reunión, un
parte de horas de trabajo o documentos de este tipo que serán impresos y rellenados a
mano.

Microsoft Groove
Este reconozco que acabo de darle un vistazo a la Web de Microsoft porque no me
acordaba ya para que era… bueno este sirve para colaboración entre varias personas por
ejemplo un equipo de ingenieros que trabajan en un proyecto y no se encuentran en la
misma oficina pueden trabajar más fluidamente con este tipo de software.
 Otros componentes de Office:
5. Microsoft Access: Edición de base de datos.

6. Microsoft InfoPath: Edición de formularios basados en XML.

7. Microsoft OneNote: Software para facilitar la toma de notas caseras o para

reuniones, la recopilación de información, y la colaboración multiusuario.

8. Microsoft Project: Software de administración de proyectos.

9. Microsoft Publisher: Diseño de Publicaciones y páginas web (Autoedición)

10. Microsoft SharePoint Workspace: Software P2P dirigidas a grupos de trabajo

11. Microsoft Visio: Editor de gráficos vectoriales

12. Microsoft Lync: Cliente de comunicaciones orientado para conferencias y

reuniones en tiempo real.