FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

MANUAL MÓNICA 8.5, MÓDULOS: “ESTIMADO” Y

“PARÁMETROS”

INTEGRANTES:
CEDEÑO QUIROZ LENDY PAOLA
CEDEÑO RIVERA KATHERINE LISSETTE
CONFORME MONTESDEOCA SOLANGE MARISOL
CÓRDOVA GOROZABEL LESLIE XIOMARA
DELGADO PILLIGUA DANIEL ALBERTO
ESPINALES JULISSA KATHERINE
INTRIAGO ANCHUNDIA KAREN MIREYA
TORRES CHICA EDWIN ENRIQUE

CURSO:
TERCER SEMESTRE “A”

MATERIA:
INFORMÁTICA APLICADA I

DOCENTE:
LIC. WALTER BAILÓN

MANTA, LUNES 15 DE ENERO DEL 2018

 MONICA 8.5

Es el programa de computador ideal para todo negocio que lleva contabilidad.

Permite realizar facturas, controlar inventario, realizar listas de precios, tener un
archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas
corrientes, y la contabilidad básica de una empresa.

MONICA es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de

cualquier tipo, es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en el computador.

PARÁMETROS DE MÓNICA 8.5

En esta sección se podrá definir las características particulares del programa, por
ejemplo nombre de la empresa, claves de acceso entre otras.

Para ingresar a operar en la sección PARÁMETROS de MONICA 8.5 debemos

seguir estos pasos:

1. Ir a escritorio y dar doble click en el ícono MONICA 8.5

2. Se abrirá el programa en la cual saldrán

dos opciones, como vamos a ingresar
daremos click en

3. Aparecerá un cuadro de inicio con todas las

secciones que componen el programa MONICA
8.5 COMO: Facturas; Cuentas por cobrar,
contabilidad, Cuentas por pagar, Inventario,
Cuentas corrientes, Estimado, Guía de
Remisión, Clientes, Proveedores, Ayudas,
Parámetros y Salir.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
4. Daremos click en y nos aparecerá otro cuadro en la cual
saldrá el nombre de la empresa con sus respectivos datos, y también aparecerá la
dirección donde está instalado el programa y todos los registros que se hayan
almacenado en ella.

GENERALES

Define el nombre de la empresa, dirección, y parámetros

generales (formato de impresión, tipo de moneda, logo etc)
es necesaria que esta opción sea revisada cuando se
instale el software por primera vez, ya que aquí se
encuentran los parámetros más importante para definir el negocio.

Al dar click en esta sección se desplegará el siguiente cuadro con cuatro opciones,
que son:

-Básicos

-Contables

-Accesiorios

-Retornar

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
BÁSICO

Permite difinir el nombre de su empresa (dirección, teléfono, etc) moneda, tipo de

fecha a utilizar, el lenguaje, el formato de la factura a imprimir(pre-impreso o papel
en blanco) el logo de su empresa.

Aquí se establecen las características básicas que permitren un correcto

funcionamiento del programa en su negocio.

En esta sección se llenará toda la

información de la empresa.

En esta sección se podrá especificar la

moneda que usa la empresa, el idioma,
el redondeo de decimales, país y formato
de fecha.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
Esta opción permite inicializar las
secuencias de numeración de facturas,
estimados y órdenes de compra, además
permite indicar el incremento para obtener
el próximo número.

En esta sección se podrá configurar la

clase de factura que se querrá utilizar,
y el sistema da para elegir entre dos a
tres formatos de facturas para utilizar.

Aquí se elegirá el logo de la empresa, la cual

será de gusto por la persona que dirige el
negocio.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
CONTABLES

Aquí se definen los parámetros para el módulo contable: fecha de inicio de

contabilidad, cuentas de cierre, etc.

En esta sección se pondrá la fecha del inicio de

la empresa, en este caso se puso 01/01/2018,
damos click en aceptar cambios.

Aquí se tendrá que definir las cuentas de

cierre y la cuenta del capital, pero antes
de eso se tendrá que llenar un plan de
cuentas para poder definir este
parámetro.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
 Aquí se define el día de vencimiento de
las cuentas pendiente de cobro,
también se definirá el día en que se
vence la factura y se agrega el
porcentaje que se tendrá que cobrar
por mora.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
ESTIMADO

El módulo de estimados es usado para cotizar precios a un cliente. Un estimado,

que también es llamado proforma, es útil para enviarle al potencial cliente el costo
de una venta.

Es importante tener en cuenta que una factura es un documento legal y contable,

y en el cual el cliente adquiere productos del negocio mientras que el estimado no
es un documento contable, y mayormente es para uso interno de un negocio. Por
ejemplo, si su negocio vende artículos electrodomésticos, puede usar esta opción
para estimarle a su cliente el costo de 1 cafetera, 1 radio y una tostadora. De esta
manera si el cliente decide adquirir dichos productos unos días después, Ud.
solamente tiene que convertir dicho estimado en factura, sin tener que volver a
tipear la factura, ni tener que recalcular los precios de venta que le había ofrecido
a dicho cliente en días anteriores.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
Se recomienda usar esta opción antes de realizar una factura. Solamente cuando
el cliente ha visto el estimado y está de acuerdo en cerrar la venta, entonces se
puede transferir dicho estimado en una factura de compra-venta.

En esta sección al igual que en facturas, se puede crear, modificar, imprimir los
estimados. Inclusive cambiar el nombre del documento de impresión (por ejemplo,
en lugar de estimados a "proforma"). Asimismo, tiene la opción de generar y
manejar reportes de dichos estimados. Puede enviar los estimados por el correo
internet a sus clientes. Igualmente, si su computador tiene fax-Modem, puede
enviar directamente por fax desde su computador el estimado a su cliente.

Crear Estimados

La opción de crear y modificar estimados es similar a realizar una factura. Recordar

que un estimado no es un documento contable y por lo tanto puede ser modificado
las veces que sea. Los estimados le permiten realizar un contacto inicial con su
cliente.

La botones que se muestran en la forma de crear estimados son auto explicativos

y tienen la misma función que al hacer una factura. Un botón interesante de
mencionar y que no se encuentra en la facturación es la posibilidad de importar un
estimado desde una lista de texto o una lista de Excel.

Por ejemplo, su cliente puede haberle solicitado que le cotice (o que le haga una
proforma), de una lista de productos. Algunas veces dichas listas son un tanto
extensas y su potencial cliente puede haberle enviado dicha lista vía correo internet
en una lista de texto o una lista de Excel.

Para evitar volver a tipear los códigos de los productos, simplemente cargar la lista
en el folder de Mónica (puede ser cualquier otro folder) y luego en la pantalla de
creación de estimados presionar botón Importar de ..., esto le permitirá ver la
siguiente pantalla en la cual debe especificar donde se encuentra la lista a importar.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
OTRA EMPRESA

Permite crear una empresa adicional, de hecho se puede crear

hasta 99 empresas, todas independientes entre sí, también se
pueden eliminar empresas que ya no hagan falta.

Simultáneamente se tiene la opción de utilizar la lista de clientes y proveedores, así

como el catálogo de cuentas de otra empresa.

CHEQUEAR ARCHIVOS

Revisa y repara archivos que se hayan dañado por cortes

eléctricos inesperados, virus, etc.

Usando estas opaciones generalmente se reparan dichas incontinencias en los

archivos a desarrollar dentro de MONICA.

En esta opción se pueden revisar

los kardex, balances de clientes,
módulo contable, reconstruir
índices y revisar lista de facturas.

Se escoge la opción que desa

revisar y da click en Iniciar proceso.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”
RESPALDAR

Respalda la información en el disco duro de su computador,

también puede restaurar en caso de pérdida de información
(ataque de virus por ejemplo).

Permite transferir información de su empresa a otro subdirectorio de el computador.

Cuando MONICA se instala se crea un folder o dirección con el nombre de
MO8_XXX (donde xx pueden ser letras o números), este directorio está ubicado en
el disco C: de su computador si desisntala el programa estas copias de seguridad
NO son eliminadas.

Mónica 8.5
Módulos: “Estimado” y “Parámetros”